Ikke bare et intranett 15. nov. 2016 Torunn Gjerustad
Etater i den sentrale helseforvaltningen KUNNSKAPSLEVERANDØR FAGMYNDIGHET TILSYNSMYNDIGHET
Samfunnsoppdrag Folkehelseinstituttets samfunnsoppdrag er å produsere, oppsummere og kommunisere kunnskap for å bidra til godt folkehelsearbeid og gode helse- og omsorgstjenester. På denne måten bidrar Folkehelseinstituttet til bedre helse i Norge og globalt. Camilla Stoltenberg er direktør, vi er 1400 ansatte og holder til i Oslo og Bergen.
Organisering 2016 Psykisk og fysisk helse (SIRUS og fellesbibliotek) Direktør og stab Kommunikasjon Instituttstab og administrasjon Smittevern, miljø og helse Helsedata og digitalisering Rettsmedisinske fag Kunnskapssenteret i Folkehelseinstituttet Sekretariatet for Vitenskapskomiteen for mattrygghet
Agenda 1. Vi trenger nytt intranett 2. Mange valg 3. Hvordan jobbet vi i prosjektet? 4. Hvordan skal vi jobbe etter lansering? 5. Erfaringer, kanskje noen tips
En dødende plattform Siste versjon des. 2009 Ikke support Innlemmelse av Sirus, VKM og Kunnskapssenteret Viktig å få et felles nytt intranett Nyhetssyken Ser ikke menyen for bare menyer
Strategisk forankring (2014-2018) Råd Invitere til åpen diskusjoner i og utenfor instituttet som ledd i utarbeidelse og revisjon av råd. Formidling Videreutvikle kanaler og arenaer for toveiskommunikasjon med målgruppene. Legge til rette for åpne diskusjoner i og utenfor instituttet som ledd i utarbeidelse og revisjon av råd. Organisasjon og ledelse Arbeide samordnet og effektivt, og dele kunnskap og erfaring. Inspirere all medarbeidere for å oppnå høy kvalitet og nyskaping Ha en fleksibel organisasjon som tillater rask respons på nye utfordringer og oppdrag. FHI skal arbeide samordnet og effektivt, og dele kunnskap og erfaring. Videreutvikle intern faglig samhandling og tilrettelegge for kreativitet og innovasjon.
Ordsky fra strategien
Behovet for et digitalt knutepunkt PUBLISERING SAMHANDLING Agora det digitale knutepunktet Administrative og tekniske systemer
Agenda 1. Vi trenger nytt intranett 2. Mange valg 3. Hvordan jobbet vi i prosjektet? 4. Hvordan skal vi jobbe etter lansering? 5. Erfaringer, kanskje noen tips
Konsept for nytt intranett Intranettet er ansattes interne kunnskapsbase og verktøykasse Intranettet bidrar til at ansatte løser sine arbeidsoppgaver effektivt Intranettet spiller en viktig rolle som kulturbygger på Folkehelseinstituttet Intranettet skal bidra til dialog og samhandling
Grad av samhandling/ integrering Alternativ 1: Ren CMS/ informasjonskanal Alternativ 2b: CMS, men koble på andre samhandlingsverktøy Alternativ 2a: Et samhandlings- og publiseringsverktøy. Lite integrering, Ren CMS/ publiseringsverktøy (eks: EpiServer) Hybridpunktet Det beste fra to verdener eller det verste? Mye integrering, eks arbeidsrom (eks: SharePoint)
Hvorfor SharePoint?
SharePoint valg
Agenda 1. Vi trenger nytt intranett 2. Mange valg 3. Hvordan jobbet vi i prosjektet? 4. Hvordan skal vi jobbe etter lansering? 5. Erfaringer, kanskje noen tips
Prosjektorganisasjon og mandat
Hva ønsker vi å oppnå? Samarbeidsplattform og nytt intranett en løsning for brukeren
Manuell migrering av innholdet Slette, Beholde, Forbedre og Fornye
Veien frem til en temaordliste Veldig viktig, broen mellom intranettet og samarbeidsløsningen Vi hadde egen metadatagruppe i prosjektet Flat liste eller inndelt i nivåer? Fritt frem eller fast? Biblioteket tar ansvaret og eierskapet for lista
Agenda 1. Vi trenger nytt intranett 2. Mange valg 3. Hvordan jobbet vi i prosjektet? 4. Hvordan skal vi jobbe etter lansering? 5. Erfaringer, kanskje noen tips
Innføringsplan «Prøverom» er klar til utprøving. Manuell migrering av innhold på intranett har startet. Overordnet utrullingsplan besluttet Nytt intranett lanseres og de første brukerne tar i bruk samarbeidsplattform Nye grupper brukere tar gradvis samarbeidsplattformen i bruk Lansering av Pulsen på intranettet Primo mai Medio juni 4. november Våren 2017 Informasjon og opplæring til innholdseiere Informasjon og opplæring til prøvebrukere Migrering av innhold i nytt intranett Utprøving av samarbeidsplattformen Planlegge utrulling av brukergrupper og migrering av dokumenter fra filserver Planlegge og forankre gevinstrealisering Sommerferie Opplæring av brukergrupper/ kartlegging og flytting av dokumenter Oppfølging av brukere og gevinster, og migrering av dokumenter fra filserver Etablering av styrings -og forvaltningsmodell Operasjonalisering av styrings- og forvaltningsmodell Forvaltning og videreutvikling Opplæring av forvaltningsorganisasjon Kommunikasjon om hva, hvorfor og hvordan dvs. løsning, mål og gevinster, utrulling, opplæring og migrering
Organisering og fora 1/1-2017 Medio 2017 Styringsgruppemøter Eierstyring (program Digital arbeidsplass) Innføringsforum Innføringsprosess for samarbeidsplattformen Opusredaksjonen Koordinering Opus-forum Brukerforvaltning - Intranett Metadataforvaltning Stand up osv. Systemforvaltning = Eksisterende fora = Nye fora Support og infrastruktur (NHN)
Utrullingsprosess for samarbeidsplattformen Kartlegging Opplæring Realisering Oppfølging Hvilke arbeidsrom trengs? Hvilke dokumenter skal overføres? Klasseromsundervisning Microlearing (via epost) Selvbetjent e-learning Opprettelse av arbeidsrom Flytting av dokumenter «Etterutdanning» Superbrukerforum Ukas tips IT-support Innføringskoordinatorer Alle brukere Innføringskoordinatorer Innføringskoordinatorer Superbrukere Brukere
My Site (tagging) konkurranse og premie for å få fokus på tagging av my site Kinogavekort 6 x 300 kr Kinogavekort til de som er flinke å tagge
Førstesiden
Dialog og bruker generert innhold
FagPrat
Arbeidsstøtte
Arbeidsrom
Godt søk
Agenda 1. Vi trenger nytt intranett 2. Mange valg 3. Hvordan jobbet vi i prosjektet? 4. Hvordan skal vi jobbe etter lansering? 5. Erfaringer, kanskje noen tips
Suksesskriterier Lanserer først intranettet Backup av det gamle ut året Gradvis innføring av samarbeidsplattformen Lære, justere og modnes Har en styrings og forvaltningsmodell Forankre ut i organisasjonen Fokus på tagging av tema og nøkkelord Lanserer «boblene» i mars 2017
Er ikke hugget i stein!
Takk for oppmerksomheten