Gevinstrealiseringskurs

Gevinstrealiseringskurs «Velferdsteknologi i kommunane i Sogn og Fjordane» 2 4. A u g u s t 2 0 1 6 G r e t e K v e r n l a n d - B e r g L i z a N i e n o v a

Plan for dagen 9.00 15.00 Introduksjon Gevinstrealisering hva og hvorfor Pause Hovedsteg i gevinstrealiseringsprosessen Steg 1 - Gevinstkartlegging Lunsj Steg 1 - Gevinstkartlegging - forts. Steg 2 - Gevinstplanlegging Steg 3 - Gevinstoppfølging Oppsummering

Innovasjon er en idé som er realisert og skaper verdi for mennesker, organisasjoner og samfunnet. Innovasjon er ikke en ting, det er et resultat.

Innovasjon = Idé + Implementering Organisasjon Innovasjon Mennesker Teknologi

Tjenesteinnovasjon = Tjenestedesign Gevinstrealisering Forankring

Gevinstrealisering hva og hvorfor

Hva gevinstrealisering er Gevinstrealisering handler om aktiviteter som gjennomføres for å oppnå gevinster. Gevinst er verdier, positive effekter som oppnås ved å implementere nye løsninger i drift.

Gevinster realiseres i form av unngått kostnad, spart tid og økt kvalitet UNNGÅTT KOSTNAD TID KVALITET Unngåtte korttidsopphold Utsatt behov for institusjonsplass Unngått oppbemanning Redusert antall besøk av hjemmetjenesten Redusert tid forbrukt på nøkkelhåndtering Redusert tid forbrukt på leteaksjoner Økt trygghet, mestring og frihet for brukere Redusert belastning for pårørende Bedre tjenester Bedre arbeidshverdag for ansatte

Gevinster kan realiseres ved å endre på tjenester og arbeidsprosesser Dagens tjeneste og arbeidsprosess Slik jobber vi i dag Ny tjeneste og arbeidsprosess Slik skal vi jobbe Endring Endring som ny måte å jobbe på medfører Gevinst Positiv effekt av endringen

For å realisere gevinster, må mennesker ledes gjennom en endringsreise

Å endre på noe påvirker folks følelser Gevinster realiseres ikke før ansatte er kommet opp av «dumpa» + Stabilitet Sjokk Integrasjon Fornektelse Forståelse Sinne Aksept Testing og nyorientering - Uro og sorg Tid Kilde: Kübler-Ross

Aktiviteter i gevinstrealisering handler om å drive og utløse endring DRIVE ENDRING UTLØSE ENDRING Planlegging, måling, oppfølging Dialog, engasjement, samarbeid Kunnskap, evner, atferd Visjon, strategi, mål, måleindikatorer Organisering, arbeidsprosesser, roller og ansvar Kultur, følelser, behov, ønsker

Hovedsteg i gevinstrealiseringsprosessen

Gevinstrealisering tar mest tid før og etter prosjekt Før prosjekt Under prosjekt Etter prosjekt Angitt tidsforbruk til gevinstrealisering

Gevinstrealiseringsprosessen består av tre trinn 1 2 3 GEVINST- KARTLEGGING GEVINST- PLANLEGGING GEVINST- OPPFØLGING Definere gevinster Beregne gevinster Vurdere gevinster mot kostnader Utarbeide gevinstrealiseringstiltak Etablere oppfølgingsstruktur Tildele roller og ansvar Måle gevinster Feire resultater og fange opp avvik Iverksette korrigerende tiltak

HAMPSHIRE COUNTY COUNCIL UTFORDRING - Økende andel eldre - Ønske om bedre omsorgstjenester - Økende kostnader - Presset kommuneøkonomi LØSNING - Velferdsteknologi til 15.000 personer innen 2018 - Skreddersys til hver enkelt innbyggers behov - Grundig opplæring av hundrevis av ansatte - Ansatte i førstelinje er med på å kartlegge gevinster - Gevinster er definert som kvalitet og unngåtte kostnader - Gevinster måles og følges opp jevnlig EFFEKT - Bedre tjenester - Gratis tjeneste - Fornøyde tjenestebrukere - Økt trivsel blant ansatte - 1 mill. årlig unngått kostnad

Kjennetegn for tilnærmingen i Hampshire County Council Gevinstkartlegging utføres av ansatte i førstelinje Unngåtte kostnader følges opp per bruker, valideres og revideres Økt kvalitet måles jevnlig gjennom spørreundersøkelser Resultatindikatorer følges opp kontinuerlig

Kjennetegn for tilnærmingen i Hampshire County Council (1/4) Gevinstkartlegging utføres av ansatte i førstelinje Unngåtte kostnader følges opp per bruker, valideres og revideres Økt kvalitet måles jevnlig gjennom spørreundersøkelser Resultatindikatorer følges opp kontinuerlig

Kjennetegn for tilnærmingen i Hampshire County Council (2/4) Gevinstkartlegging utføres av ansatte i førstelinje Unngåtte kostnader følges opp per bruker, valideres og revideres Økt kvalitet måles jevnlig gjennom spørreundersøkelser Resultatindikatorer følges opp kontinuerlig 2 5 6 8 9 10 14 15 17 19 21 28 29 34 38 39 40 41 43 AIS Date of numb Referral er Team Actual Installation Date Uninstall Date Client Group Res Contribution (average) Existing care package per week Chargeable personal budget 1st Panel Date after installati on Increase in care package Actual Res Care Start Date Date of Death Care manager description of change Weekly savings Adjusted Total Weekly Savings minus Contrib. Gross Gross annuali savings sed savings 412047 12/12/2013Eastleigh North 14/03/2014 OP 50 49 reduce dom care 105 61 3,171 1,586 691 941511 30/12/2013 Community Independence 1080143 29/01/2014 Rushmoor Community 15/01/2014 OP 161 30 0 12/02/2014 OP 508 97 532345 10/02/2014Gosport North 06/03/2014 15/02/2014 OP 161 5 102 RH County 1060275 14/02/2014 Hospital 170655 15/07/2014 Basingstoke Integrated LD Gosport South 296471 22/03/2014 Community Winchester 1026523 04/06/2014North Community 1104173 05/06/2014 Basingstoke Community 1013482 11/06/2014 Southampton General Hospital Winchester 1108744 13/06/2014North Community 19/02/2014 11/11/2014 OP 161 16/07/2014 LD 25 408 13/05/2014 OP 5 0 07/07/2014 OP 161 281 282 26/06/2014 OP 04/07/2014 OP 30/06/2014 OP 36 0 993818 20/06/2014CRT South East 24/06/2014 11/09/2014 OP 50 46 1060065 26/06/2014 Rushmoor Community 29/04/201 4 09/04/201 4 25/02/201 4 30 avoid res care/carer support Net annual savings after Telecare costs 450 351 8,768 4,384 3,489 194 reduce dom care 116 116 928 464 ( 431) 16 25/07/20avoid residential 14 care 15/06/20avoid residential 14 care sleep in to replace waking night avoid dom care/carer support avoid res care/carer support 360 311 6,258 3,129 2,234 300 351 4,563 2,282 1,387 90 90 4,680 4,680 3,785 99 99 5,132 2,566 1,671 150 87 4,502 2,251 1,356 avoid dom care/carer support 100 7 349 175 ( 720) 22/07/20 palliative 14 0 0 0 0 ( 895) avoid dom care/carer support 112 112 5,824 2,912 2,017 11/09/20 reduce dom care 105 105 5,460 2,730 1,835 14 11/07/2014 OP avoid dom care 40 0 0 0 ( 895)

Steg 1 - GEVINSTKARTLEGGING

GEVINSTKARTLEGGING 1 2 3 GEVINST- KARTLEGGING GEVINST- PLANLEGGING GEVINST- OPPFØLGING Definere gevinster Beregne gevinster Vurdere gevinster mot kostnader Utarbeide gevinstrealiseringstiltak Etablere oppfølgingsstruktur Tildele roller og ansvar Måle gevinster Feire resultater og fange opp avvik Iverksette korrigerende tiltak

Gevinstkartlegging kartlegge tjenestereise

Gevinstkartlegging tjenestereise kartlegges i workshops KARTLEGG DAGENS TJENESTEREISE OG LAG FREMTIDENS TJENESTEREISE

Eksempel på tjenestereise Knut Berit Knut faller i trappen Berit er bekymret for sin mann Berit kontakter Servicetorget Knut mottar søknad Berit fyller ut søknad og sender den inn Knut får tlf om hjemmebesøk Knut og Berit venter i en måned Servicekontoret Setter over til Tildelingskontoret Møte for å forberede hjemmebesøk Tildelingskontoret Snakker med Berit, registrerer samtalen i profil Sender søknad Mottar søknad og registrerer Ringer for å sette opp hjemmebesøk Fordeler søknaden, setter opp interne møter Profil Profil Hvor henvende seg? Berit føler at ingenting skjer

Gevinstkartlegging identifisere gevinster 1 2 3 Hvilke endringer i arbeidsprosesser har blitt identifisert? Hvilke gevinster skaper endringene? Hva kreves for at arbeidsprosessen blir endret som planlagt og gevinstene realisert?

Gevinstkartlegging eksempel

GRUPPEARBEID 1: Kartlegg tjeneste og definer gevinster Oppgavebeskrivelse: - Kartlegg hvordan tjenesten utføres uten velferdsteknologi. Dere skal benytte utdelte maler og små lapper - Kartlegg hvordan den samme tjenesten utføres med velferdsteknologi. Velg teknologi som dere driftssetter i deres kommune. - Fyll ut endrings- og gevinstoversikt. Vurder hvilke positive effekter den fremtidige måten å jobbe på kan medføre, og definer minst 3 gevinster. Noter ned hva dere tror skal til for å realisere gevinstene

Gevinstkartlegging vurdere gevinster

Velg SMARTe resultatindikatorer S M A R T pesifikke. Velg en en indikator som er er så så konkret som mulig. F.eks. dersom brukertilfredshet skal være en en måleindikator: resultatindikator: Gjelder Gjelder det det brukertilfredshet alle til alle innbyggerne? Eller en en utvalgt gruppe? ålbare. Indikatoren bør kunne måles og og følges opp. En En god måleindikator resultatindikator vil typisk vil inkludere typisk inkludere ord som ord antall, som andel, antall, sum andel, osv. sum En osv. målbar En målbar indikator indikator gir mulighet gir mulighet for å kartlegge for å kartlegge utvikling utvikling over tid over og tid igangsette og igangsette korrigerende korrigerende tiltak ved tiltak avvik. ved avvik. kseptertav av alle. de fleste. Husk at Husk endringsledelsen at endringsledelsen står sentralt står sentralt i gevinstrealisering. i gevinstrealisering. Måleindikatorene Resultatindikatorene bør være bør være godt godt forankret forankret i i kommunen/ikt-samarbeidet for at for de at skal de skal bli integrert bli integrert i etablerte i etablerte rapporteringssystemer. ealiserbare. Ikke vær for for ambisiøs. Prøv i i størst mulig grad å bygge på på tilgjengelige eksisterende data-og rapporteringssystemer. Dersom måleindikatoren resultatindikatoren er for er for ressurs-krevende ressurskrevende blir blir den den ikke ikke brukt. brukt. idsbestemt. Definerer hvor ofte måleindikatoren resultatindikatoren skal skal måles måles og innen og innen hvilken hvilken periode kommunen ønsker å oppnå målet. Tydelige tidsintervaller driver kommunen frem til til målet.

Eksempel Unngåtte kostnader

Eksempel Spart tid

Eksempel Økt kvalitet

GRUPPEARBEID 2: Definer hvordan gevinstene kan måles Oppgavebeskrivelse: - Ta utgangspunkt i gevinstene din kommune identifiserte. - Definer hvordan gevinstene kan måles. Fyll ut malen for gevinstvurdering som deles ut.

GEVINSTPLANLEGGING 1 2 3 GEVINST- KARTLEGGING GEVINST- PLANLEGGING GEVINST- OPPFØLGING Definere gevinster Beregne gevinster Vurdere gevinster mot kostnader Utarbeide gevinstrealiseringstiltak Etablere oppfølgingsstruktur Tildele roller og ansvar Måle gevinster Feire resultater og fange opp avvik Iverksette korrigerende tiltak

Planlegg godt hva som skal gjøres for å realisere gevinster og hvordan dette skal følges opp 1 2 3 4 Hva skal du gjøre for å realisere gevinster? Hvordan kan du vite at gevinsten er realisert? Hvordan skal du «omsette» gevinsten til goder for innbyggere og næringsliv? Hvem skal ha ansvar for at gevinsten blir realisert?

Gevinstrealiseringsplan eksempel fra Horten kommune

GRUPPEARBEID 3: Utarbeid gevinstrealiseringsplan Oppgavebeskrivelse: - Ta utgangspunkt i gevinstene din kommune identifiserte. - Utarbeid en plan for gevinstrealisering ved å fylle ut malen som deles ut.

GEVINSTOPPFØLGING 1 2 3 GEVINST- KARTLEGGING GEVINST- PLANLEGGING GEVINST- OPPFØLGING Definere gevinster Beregne gevinster Vurdere gevinster mot kostnader Utarbeide gevinstrealiseringstiltak Etablere oppfølgingsstruktur Tildele roller og ansvar Måle gevinster Feire resultater og fange opp avvik Iverksette korrigerende tiltak

En god resultatoppfølging: Har tydelig fokus fra ledelsen Etablerer tydelige roller og ansvar Jobber med kontinuerlig endringsledelse i organisasjonen Skaper ansvarskultur Feirer måloppnåelse Sikrer målrettet innsats Gir mulighet til å identifisere og håndtere avvik

Mal for gevinstoppfølging

Oppsummering

TAKK FOR OSS