INVITASJON TIL PREKVALIFISERING FOR RAMMEAVTALER VEDR. FØLGENDE TJENESTER: UAVHENGIG KONTROLL 1
INNHOLD PREKVALIFISERING DEL 1: DEL 2: DEL 3: Invitasjon og grunnlag for prekvalifisering Orientering og kriterier for prekvalifisering Prekvalifisering Sjekkliste for dokumentasjon Omfang av ytelser Beskrivelse av oppgave TILBUDSKONKURRANSE Del 4, 5 og 6 sendes i andre runde til de prekvalifiserte. DEL 4: DEL 5. DEL 6: DEL 7: Konkurransegrunnlag Beskrivelse og tildelingskriterier Kontrakts bestemmelser Generelle-, Spesielle-, og Andre bestemmelser Omfang av ytelser Beskrivelse av administrative oppgaver Tilbud Rådgivers endelige tilbud på oppdraget 2
DEL 1: INVITASJON OG GRUNNLAG FOR PREKVALIFISERING Kristiansand Eiendom (KE) inviterer med dette interesserte firma til prekvalifisering og etterfølgende tilbudskonkurranse om leveranse av tjenester vedr. Uavhengig kontroll i.h.t. PBL. til Kristiansand Eiendom, Prosjektavdelingen og Eieravdelingen. Det vises til PBL. kap. 24 og byggesaksforskriften (SAK 10) 1.1 Oppdragsgiver Kristiansand Eiendom. Kontaktperson i forbindelse med prekvalifiseringen: Se pkt. 1.11. 1.2 Konkurransen gjelder Kristiansand Eiendom gjennomfører investeringsprosjekter innenfor bygg og anlegg på vegne av Kristiansand Kommune. Prosjektene varierer i omfang og kompleksitet. Med utgangspunkt i PBL. krav til uavhengig kontroll som trådte i kraft 1/1-13, ønsker KE og inngå rammeavtaler med utvalgte firma for gjennomføring av kontrollarbeidet. Kontrollen vil omfatte prosjektering og utførelse iht. PBL. Omfang av tjenestene er nærmere redegjort for i Del 3, Omfang av ytelser. Det vil bli gjennomført en prekvalifisering for å sikre at tilbyderne er kvalifisert til å gjennomføre avtalen, etterfulgt av tilbudskonkurranse. Krav til eventuelle kandidater er fremsatt i dette dokument. Kristiansand Eiendom vil, dersom det er tilstrekkelig mange kandidater, pre kvalifisere mellom 5 og 7 virksomheter som vil bli invitert til å gi tilbud. 1.3 Kunngjøring Konkurransen er kunngjort i DOFFIN, TED-databasen og Fædrelandsvennen 12.04.13 1.4 Anskaffelsesprosedyre Anskaffelsen gjennomføres som en prekvalifisering med etterfølgende tilbudskonkurranse med pre kvalifiserte tilbydere i h.h.t. loven om offentlige anskaffelser (LOA). 1.5 Varighet Det tas sikte på å inngå rammeavtale med 4 års varighet, med opsjon på ett års forlengelse. 1.6 Arbeidssted Det må påregnes noe møtevirksomhet hos Kristiansand Eiendom. For øvrig ser vi for oss at arbeidet kan utføres i egne kontorer, deltakelse på prosjekteringsmøter og på aktuell byggeplass. 1.7 Tilbyders dokumentasjon for prekvalifisering Grunnlaget skal utarbeides og sendes / leveres i én original samt en digital versjon, i lukket konvolutt. merket: Prekvalifisering Uavhengig kontroll - til følgende adresse: Kristiansand Eiendom, prosjektavdelingen v/ Ingvald Grønningsæter Serviceboks 417 4604 Kristiansand Ved personlig levering skal dokumentene være levert Kristiansand Eiendoms sekretariat, Kirkegt. 11, 1. etasje. Grunnlaget må være Kristiansand Eiendom, Prosjektavdelingen, i hende senest: Torsdag 30. mai 2013, kl. 12.00. 3
De leverte dokumenter skal ha ansvarlig signatur i medfølgende oversendelsesbrev. 1.8 Kvalifikasjonskrav (kriterier for prekvalifisering) og krav til dokumentasjon Følgende kriterier vil bli lagt til grunn ved utvelgelse: A: Foretakets økonomiske og finansielle stilling B: Oversikt over hvilke fagområder det søkes om prekvalifisering for. C: Erfaring og referanser. D: Foretakets tekniske godkjenninger og utrustning A: Foretakets økonomiske og finansielle stilling (gjelder det enkelte firma): Oppdragsgivers kvalifikasjonskrav A1. Tilbyder og eventuelle underleverandører skal ikke ha restanser på skatter og avgifter som tilbyder ikke har fått fastsatt en nedbetalingsavtale for med skatte- og avgiftsmyndighetene. A2. Tilbyder og eventuelle underleverandører skal ha et system for ivaretakelse av sikkerhet, helse og arbeidsmiljø i henhold til internkontroll forskriften. A3. Det kreves at tilbyder har et lovlig etablert foretak. A4. Siste godkjente årsregnskap for foretaket. Dokumentasjon som kreves som bevis for at de stilte krav er oppfylt. Attest utstedt av den kompetente myndighet der hvor foretaket er registrert, som bekrefter at tilbyder har oppfylt sine forpliktelser med hensyn til betaling av skatter, trygdeavgifter og merverdiavgift. Attesten må ikke være eldre enn 6 måneder. SHA - egenerklæring i samsvar med byggherreforskriftens 11 om at foretaket oppfyller eller ved eventuell tildeling av kontrakt vil oppfylle, lovbestemte krav i Norge innen helse, miljø og sikkerhet. Egenerklæringen skal være medundertegnet av en fra de ansatte i bedriften. Attest for registrering i det faglige register som bestemt ved lovgivningen i det land hvor leverandøren/entreprenøren/tjenesteyteren er etablert, f.eks. Foretaksregistret i Brønnøysund, samt eventuell fastsatt klassifikasjon for Registeret der dette finnes. B: Oversikt over fagfelt det søkes om prekvalifisering for : B1: Foretaket må her oppgi hvilke fagfelt det søkes om prekvalifisering for. Det er ingen forutsetning for å bli prekvalifisert at foretaket tilbyr uavhengig kontroll på alle fagfelt. Det skal i midlertid fremgå av oversikten hvilke fagområder som er aktuelle med tilhørende tiltaksklasse. C: Erfaring og referanser: C1: Vi stiller krav til kompetanse innen fagfelt oppgitt under Del 3 i dette dokument: Det må dokumenteres at foretaket har personell med nødvendig utdanning, praksis og erfaring, jfr. SAK 10 kapitel 9,10 og 11 med veiledning. 4
D: Foretakets tekniske godkjenninger: D1: Beskrivelser av foretakets tekniske godkjenninger (ansvarsrett) innenfor alle relevante godkjenningsområder i tiltaksklasse1,2 og 3. Kristiansand Eiendom vil sette krav om sentral godkjenning for de tilbudte fagfelt. 1.9 Presentasjon / demonstrasjon Kristiansand Eiendom forbeholder seg retten til å kalle inn kandidater til presentasjon og eventuelle avklaringer i forbindelse med prekvalifiseringen. 1.10 Avlysning Kristiansand Eiendom forbeholder seg retten til når som helst å avlyse konkurransen. 1.11 Kontaktperson - prekvalifisering All korrespondanse og forespørsler som berører denne prekvalifisering skal sendes til: Kristiansand Eiendom, prosjektavdelingen v/ Ingvald Grønningsæter Serviceboks 417, 4604 Kristiansand Telefon : 38 07 55 00 Mobiltelf : 98 25 65 70 Faks : 38 07 55 25 E-post : ingvald.gronningsaeter@kristiansand.kommune.no Kristiansand, 12.04.13 Ingvald Grønningsæter Byggesjef 5
DEL 2: PREKVALIFISERING 2.1 Sjekkliste for vedlegg Skjemaet nedenfor skal i utfylt stand følge grunnlaget for prekvalifiseringen. Vedleggs nr. skal påføres. Dokumentasjon, jfr. 1.7 A1:Skatteattester for skatte, arbeidsgiveravgift og merverdiavgift NB: 2 vedlegg, ett fra kommunekasserer og ett fra skattefogden A2:Egenerklæring HMS, jfr. vedlegg Vedlegg nr A3:Firmaattest (Foretaksregisteret i Brønnøysund) A4:Siste godkjente års regnskap B1: Oversikt over fagområder det søkes om prekvalifisering for. C1: Dokumentasjon på erfaring og referanser D1: Beskrivelse av foretakets tekniske godkjenninger. 6
DEL 3: OMFANG AV YTELSER 3.1 Uavhengig kontroll Tjenesteyter skal utføre uavhengig kontroll for Kristiansand Eiendom. Kontraktsform vil være basert på NS 8402. Tjenesteyter vil være engasjert i oppdrag for Prosjektavdelingen og Eieravdelingen. Det vises til følgende link: http://byggeregler.dibk.no/dxp/content/uavhengigkontroll Her følger deler av utdrag fra dibk.no: For følgende fagområder i tiltaksklasse 1 kreves det uavhengig kontroll av: fuktsikring av søknadspliktige våtrom i boliger lufttetthet i nye boliger Kravet gjelder også for fritidsboliger med mer enn én boenhet. For fagområder i tiltaksklasse 2 og 3 kreves det uavhengig kontroll av: bygningsfysikk konstruksjonssikkerhet geoteknikk brannsikkerhet Dokumentasjonskrav Kontrollreglene medfører at kommunen nå får flere søknader om ansvarsrett for kontroll enn tidligere. Planlagt og utført kontroll skal fremgå av gjennomføringsplanen. Kontrollerklæring skal ikke sendes kommunen, men til ansvarlig søker for oppbevaring. Godkjenning av kontrollforetak Foretak som skal gjennomføre kontroll, må godkjennes av kommunen i den enkelte byggesak. Der kontrollforetaket har en sentral godkjenning for kontroll, og ansvarsområde for kontroll og tiltaksklasse ligger innenfor den sentrale godkjenningen, skal kommunen tildele ansvarsrett uten å vurdere kvalifikasjoner og system. Dette innebærer at kommunen kun skal påse at ansvarsområdet for kontroll og tiltaksklasseplasseringen i den aktuelle saken ligger innenfor den sentrale godkjenningen. Kontrollforetak som ikke har sentral godkjenning for kontroll, må vurderes av kommunen i forhold til kvalifikasjoner, herunder kontrollpraksis, og system på vanlig måte. Sammenligningstabell for ansvarsrett Direktoratet har laget en tabell som sammenligner nye godkjenningsområder for kontroll (gitt etter januar 2012) med tidligere godkjenningsområder (fra juli 2010 til desember 2011). Tabellen viser hvilke av de tidligere kontrollområdene (høyre kolonne) med tilhørende tiltaksklasse som kan legges til grunn ved søknad om ansvarsrett for kontroll i byggesaker etter 1. januar 2013. 7
Eksempel: Foretak med sentral godkjenning for det tidligere området Kontroll av prosjektering av brannkonsept i tiltakslasse 2 vil få tildelt ansvarsrett uten vurdering av kvalifikasjoner og system for Kontroll av brannsikkerhet i tiltaksklasse 2. Kontrollpraksis For å tilfredsstille krav til kontrollpraksis, må foretak ha erfaring med kontroll av andres arbeid, så som byggeleder, prosjekteringsleder, ekstern kvalitetsleder, takstmann og lignende. Forutsetningen er at foretaket har kvalifikasjoner som omfatter en eller annen form for ekstern kontroll og kvalifikasjoner innenfor fagområdet de skal kontrollere. Kommunens vurdering av uavhengighet Kontrollerende skal være uavhengig av det foretaket som utfører arbeidet som kontrolleres. Det betyr at: kontrollforetaket må være en annen juridisk enhet enn foretaket som skal kontrolleres. I praksis innebærer det at foretakene må ha ulike organisasjonsnumre det ikke skal være noen personlig eller økonomisk tilknytning mellom foretakene som kan påvirke kontrollen uavhengighet skal bekreftes av det aktuelle foretaket ved avkryssing i ansvarsrettssøknaden, mens ved tvil skal tilknytningen beskrives. Kommunen skal legge til grunn opplysningene i søknaden og behøver ikke foreta noen nærmere vurdering av uavhengigheten Hvis foretaket opplyser om at de er i tvil om sin uavhengighet, må kommunen vurdere om søknaden skal avslås. Hvem skal bestille kontrollen? Tiltakshaver er ansvarlig for å bestille kontrollforetak til å gjennomføre den obligatoriske kontrollen. Tiltakshaveren må sørge for kontroll i samsvar med plan- og bygningsloven, men kan bestille en mer omfattende kontroll og kontroll på andre områder enn det forskriften krever. Hva skjer dersom kontrollen avdekker feil eller mangler? Feil som oppdages under kontrollen skal meldes til de ansvarlige foretakene som har prosjektert eller utført arbeidet. Prosjekterende eller utførende foretak har ansvar for å utbedre feilen. Hvis den avtalte fristen for lukking av avvik ikke overholdes, skal kontrollforetaket varsle ansvarlig søker. Dersom avviket fremdeles ikke lukkes, skal kontrollforetaket melde fra til kommunen om det åpne avviket. Ved åpne avvik kan ansvarlig kontrollerende avgi kontrollerklæring, forutsatt at prosessen er fulgt og kommunen er orientert om avviket. Dersom kommunen får melding om avvik, er alternativene: å avvente det foreligger ingen frist for kommunal behandling av avviksmelding å opprette tilsynssak, herunder kreve ytterligere dokumentasjon gi pålegg om retting og varsel om tvangsmulkt avslå midlertidig brukstillatelse/ferdigattest fordi det foreligger et åpent avvik og dermed brudd på regelverket 8
utstede midlertidig brukstillatelse/ferdigattest hvis kommunen finner samsvar med regelverket eller at overtredelsen er bagatellmessig Tidspunkt for kontrolldokumentasjon Kontrollerklæring for brannsikkerhet må foreligge før første relevante igangsettingstillatelse. Kontrollerklæring for bygningsfysikk, konstruksjonssikkerhet og geoteknikk trenger ikke foreligge før senest ved anmodning om ferdigattest, eventuelt ved søknad om midlertidig brukstillatelse. Kommunen kan gjøre unntak fra kravet om kontroll I to tilfeller kan kommunen gjøre unntak fra hele eller deler av kontrollen: når kontroll anses unødvendig for å sikre at tiltaket er i samsvar med regelverket, jf. SAK10 14-5 i særlige unntakstilfeller der det som følge av kapasitetshensyn ikke har vært mulig å få tak i kontrollforetak, jf. SAK10 14-9 Det kan ikke gjøres unntak fra kontroll av brannsikkerhet. Unntaksbestemmelsen i SAK10 14-9 gjelder frem til 1. januar 2014. 9