Presentasjon gruppe a Alta, 20.12.2010
Hvem er gruppe A Gunvor Isaksen (regnskap) Hill Jorunn Kåberg (personal) Nina Sørensen (barn- og unge) Sylvi Bellika (kultur og landbruk) Ingunn Torbergsen (helse- og sosial) Siri Isaksen (helse- og sosial) Trond Einar Uglebakken (drift- og utbygging) Jørgen Kristoffersen (ASU) May Britt Elvedal Johansen (Tillitsvalgt)
Avklaring av mandatet for gruppa Gruppa har tatt utgangspunkt i de føringer som er gitt: Rådmannen er tydelig på at rådmannsnivået må samlokaliseres på Rådhuset. Betyr nødvendigvis ikke at de hele tiden må sitte på rådhuset. Styringsgruppa (formannskapet) har bedt rådmannen igangsette utredningsarbeid med basis i det som framkommer i prosjektbeskrivelsen. Det er videre gitt signaler om at man ønsker kommunalledere med ansvar for virksomheter innenfor samme tjenesteområder. Arbeidsgruppa har derfor lagt dette til grunn for det videre arbeidet.
Gruppa s oppgave Hvilke funksjoner kan være lokalisert sentralt og hvilke må være ute i virksomhetene Begrunne hvorfor og hvilke konsekvenser det medfører Oppretting av kommunalledere Hvilke virksomhetsområder skal de ha ansvar for? Annet?
Annet Begrepsavklaringer Hva innebærer en flatere struktur Legger ned nivåene mellom den enkelte virksomhet og strategisk lederteam. Betyr ikke nødvendigvis en rein tonivå-modell Ny organisasjonsform kan bidra til å få endret ledelsesstrukturen få en resultatrettet ledelse og bedre helhetstenking. Få til en bedre og mer effektiv tjenesteproduksjon ved at beslutningene tas nærmest mulig brukerne. Betinger at ansvar og fullmakt blir delegert ut til virksomhetene. Sektorbegrepet utgår like typer virksomheter hører til under samme tjenesteområde.
MODELL C
Argumentasjon for Modell C Samle like typer virksomheter i samme tjenesteområde. I de ulike tjenesteområdene kan det absolutt diskuteres hvor noen virksomheter hører hjemme. Noen virksomheter er tjenesteovergripende. Bl.a Ungdommens Hus, Frivillighetssentralen. Kjøkken og kantiner, bør de alle være under en paraply? Det opprettes et prosjektkontor innenfor avdelingen for Samfunnsutvikling. Alle større tverrfaglige prosjekt legges til avdeling for Samfunnsutvikling, for eksempel Altamodellen. Viktig å få distanse fra den daglige drift. Miljø,park og idrett er plassert under drift og utbygging fordi de fleste arbeidsoppgaver er driftsoppgaver. Helse- og sosial er et tjenesteområde med en kommunalleder. Sosialtjenesten og flyktningetjenesten er organisert under NAV, men medarbeiderne er ansatt i Alta kommune Skal de fortsatt være en virksomhet i Alta kommune?
Argumentasjon for Modell C Kultur bør være godt synlig og beholdes derfor som et eget tjenesteområde. Kultur er viktig for Altasamfunnet og er med å påvirke bolyst. Kan også påvirke til bedre omdømme for Alta kommune. Kanskje ikke nødvendig med en kommunalleder kun for kultur, men at en av kommunallederne også har ansvar for kulturområdet.
Modell D Forslag fra Helse og sosial
Argumentasjon for modell D helse og sosial er et tjenesteområde med en kommunalleder modell D er en hybrid løsning med områdeledere for områdene bistand, omsorg og helse områdelederne skal bistå både kommunalleder og virksomheter felles stabsfunksjon og fagstab er tegnet inn mellom strategisk lederteam og tjenesteområdene fordi de skal utføre oppgaver for begge områdene
Argumentasjon for modell D kommunalleder med stab bør være lokalisert på Alta helsesenter kommuneoverlege og miljøretta helsevern bør høre til under helse- og sosial fagstab og fagrådgivere som arbeider med oppgaver innenfor helse- og sosial bør være lokalisert på helsesenteret. Det samme gjelder fagutviklere IKT.
Oppsummering Strategisk lederteam 5 7 kommunalledere all erfaringsmateriale sier at det ikke er ei god løsning med færrest mulig kommunalledere. Entydighet i navnet: kommunalledere Jobbe strategisk Være gode personalledere Sikre at de kan gjøre en god jobb, ved bl.a. å vurdere hvor mange virksomheter de kan ha ansvar for. Kommunallederne har ansvar for samordning av virksomhetene innenfor sitt område og mellom tjenesteområdene i kommunen
Andre organisasjonsformer Hva kan man vurdere på sikt. Vil det være fornuftig å vurdere organisering i flere KF er? I dag utredes bl.a. ny eiendomsforvaltning innenfor Bygg og eiendom Kommunesamarbeidsmodeller IKT Skatt- og innfordring Andre områder
Felles stabsfunksjoner
Felles stabsfunksjoner Gruppa har ikke en entydig forståelse av begrepene fagrådgiver og fagstab. Dette må kartlegges og forklares i den videre prosess. Hva betyr det å være organisert sentralt? Betyr at like typer oppgaver organiseres under samme paraply/leder, MEN det betyr ikke at man kun skal sitte på rådhuset. For å lykkes med tenkt organisering er det alfa og omega at fellestjenestene fungerer godt. Lederne, både kommunallederne og virksomhetslederne, må ha gode administrative stabsfunksjoner for at de skal bli gode i lederrollen sin.
Felles stabsfunksjoner Staben må forstå sin rolle staben skal yte tjenester både til virksomhetene og til lederteamet. Premisser/forventninger må avklares i den videre prosess. Stabens organisering blir ressursene utnyttet godt nok? Dagens opplevelse av staben er både og. Har staben god nok kompetanse? Opplæringsplaner Systematisk utvikling av ansatte, tjenester Utnytter vi verktøyene våre effektivt nok? Har staben gode nok arbeidsprosesser? Hvilke tjenester bør ligge i den enkelte virksomhet? Merkantil støtte direkte relatert til tjenesteproduksjon må være ute i den enkelte virksomhet.
Felles stabsfunksjoner Hva med dagens sektorstaber? Sektorstabene er ulike i de ulike sektorene i dag. Noen ansatte vil naturlig tilhøre en felles stab, mens andre ikke. Ved endring i organisering må man være obs på om noen oppgaver blir igjen. De ulike fagfeltene i felles stab? Fagrådgivere Hvem er de? Dette må kartlegges i den videre prosess. Er for eksempel en personalkonsulent en fagrådgiver og bør inngå i felles stab under personalavdelingen? Fagrådgivere som er virksomhetsovergripende må vurderes bør de tilhøre den enkelte kommunalleder? Også ulikt i de ulike sektorene. På noen tjenesteområder kan det være behov for virksomhetsovergripende fagrådgivere, mens på andre tjenesteområder ikke, fordi hver virksomhet har sine fagrådgivere.
Felles stabsfunksjoner IKT-tjenesten I dag er ikke alle IKT-ressursene organisert under samme paraply/leder. IKT ressursene er spredt noen tilhører sentral stab, mens noen tilhører helse og sosial og barn- og ungesektoren. Det å være underlagt en leder betyr ikke at alle hele tiden må være på Altagård. Fordel med samordning: Bedre utnytting av ressursene, kan unngå dobbeltarbeid Standardisering av utstyr og samkjøre innkjøp Få bedre tydelighet og avklarte roller Får styrket kompetanse og større innsikt på totalsystemet. Høste felles gevinster. Eventuelle ulemper/bekymringer Virksomhetene kan miste nærhet til konsulentene Mange behøver hjelp til fagsystemer
Felles stabsfunksjoner Personalavdelingen Fagkonsulenter innenfor personalfaget er i dag ikke organisert under samme paraply/leder. Personalkonsulentene spredt noen i sentral stab, noen innenfor helse og sosial, barn- og unge, drift- og utbygging. Formålet er å utnytte ressursene best mulig, bedre samkjøring, unngå dobbeltarbeid osv. Fordel med at alle er samlet fordi da vet alle virksomhetene hvor de skal henvende seg.
Felles stabsfunksjoner Tildelingskontor Vil det være fornuftig å samordne tildeling av ulike tjenester, bl.a. Omsorgstjenester, bistandstjenester, boliger, startlån, barnehage, SFO osv.? Vil medføre at kartlegging og tildeling blir skilt fra selve tjenesteytingen. Kan oppnå større grad av likebehandling av kommunens innbyggere. Må utredes i den videre omstillingsprosess.
Felles stabsfunksjoner Juridisk enhet Vil det være hensiktsmessig og samlokalisere juristene? Selv om de har ulikt fagområde? Kan bidrag til et større fagmiljø. Innkjøp en viktig funksjon som vil gi effektiviseringsgevinst. Overformynderi Eiendomsskatt
Mulig gjennomføringsprosess Prosjektbeskrivelsen sier at prosjektet skal være avsluttet innen juni 2011, mens gjennomføringsfasen må ta lengre tid. Rådmannens lederteam samlokaliseres på rådhuset innen 1.kvartal 2011. Lederteamet kan da starte sin prosess med intern organisering/ tilpassing. I første omgang er et viktig arbeid å ha fokus på kostnadskontroll og kostnadsreduksjon. Arbeide videre med å utrede hvordan kommunen kan organiseres på en framtidsrettet best mulig måte, hvor hensynet til utvikling, effektiv tjenesteproduksjon og økonomisk utvikling er det sentrale Tilrettelegge for at ansvar og myndighet (fullmakter) blir delegert ut til virksomhetene.
Mulig gjennomføringsprosess Felles stabfunksjoner Staben kan starte sitt arbeid med gjennomføringsprosessen straks vedtak er fattet. Det er sannsynlig at noe vil ta lengre tid, mens andre tilpasninger vil ta kortere tid. Vedtatte endringer gjennomføres som en prosess i løpet av 2011, men må være fullført innen utgangen av 2011. Virksomhetstilpasninger Prosessene med å utvikle robuste virksomheter som skal ha fullt ansvar og myndighet innenfor personal, økonomi og fag, kan starte straks lederteamet er samlokalisert. Dersom det er store og komplekse endringer, må tidsaspektet for gjennomføring vurderes underveis. Arbeidet bør senest være gjennomført i løpet av 2012.
Annet Hva med andre omstillingsprossesser som pågår kommunedelplanarbeid osv. Viktig å ta hensyn til pågående prosesser. Hva med tidligere OU-prosjekter Er de gjennomført og evaluert, og er vi for dårlige til å fullføre og evaluere organisasjonsendringer? Mye arbeid er allerede gjort i forrige OU-prosess, for eksempel delegasjonsreglement. Delegasjonsreglement for virksomhetsledere er bare delvis fulgt opp. Dette må vi ta tak i og tilpasse til dagens omstilling og gjennomføres. Umulig å være leder når vi ikke har realistiske budsjett? Et område som MÅ gjennomgås for å avklare årsak. Er det bare generelt for lite penger har vi for stort aktivitetsnivå? Har ikke virksomhetene tilpasset tjenester til faktisk budsjett, økonomioppfølging, tidligere innsparingsvedtak osv. Har man reelt ansvar for å holde sine budsjetter? hvilke eventuelle konsekvenser bør være????