US-SAK NR: 69/2010 UNIVERSITETET FOR MILJØ- OG BIOVITENSKAP UNIVERSITETSDIREKTØREN 1302 1901 SAKSANSVARLIG: OLE-JØRGEN TORP SAKSBEHANDLER:BJØRG EKERHOLT DYSVIK ARKIVSAK NR:2008/11 Oslofjordalliansen - samarbeidsavtale Dokumenter: a) Saksframlegg b) Vedlegg 1. Forslag til samarbeidsavtale, datert 28.04.2010, mellom Universitetet for miljø- og biovitenskap (UMB), Høgskolen i Buskerud (HiBu), Høgskolen i Vestfold (HVE) og Høgskolen i Østfold (HiØ) om Oslofjordalliansen Forslag til vedtak: Samarbeidsavtalen mellom Universitetet for miljø- og biovitenskap (UMB), Høgskolen i Buskerud (HiBu), Høgskolen i Vestfold (HVE) og Høgskolen i Østfold (HiØ) om Oslofjordalliansen godkjennes. Avtalen vedlegges protokollen. Ås, 04.05.2010 Siri Margrethe Løksa universitetsdirektør
2 a) Saksfremlegg Som omtalt i US-sak 43/2010, Alliansesamarbeidet innenfor Oslofjordalliansen (OFA) og Universitetsalliansen OSLO, skal en samarbeidsavtale mellom de 4 institusjonene i Oslofjordalliansen legges frem til behandling i styrene ved de respektive institusjonene. Samarbeidsavtalen, se vedlegg 1, legges med dette frem for UMBs styre. Avtalen vil være fundamentet for samarbeidet mellom UMB, HiBu, HiVe og HiØ, slik at de 4 institusjonene ved å samarbeide skal stå bedre rustet til å møte de oppgaver, forventninger og utfordringer som sektoren og institusjonene vil stå overfor. Gjennom å satse på utdanning og kunnskapsutvikling innenfor forskning og forskerutdanning, skal institusjonene være attraktive for studenter, ansatte og samarbeidspartnere. Alliansen vil være en betydelig aktør innen utdanning og forskning regionalt, nasjonalt og internasjonalt. Hensikten med avtalen er å formalisere organiseringen av Oslofjordalliansen, beskrive hvordan arbeidet ledes og hvordan oppfølgingen av alliansens arbeid utøves. Samarbeidsavtalen innebærer ingen myndighetsoverføring fra de respektive styrene ved institusjonene, utover det som besluttes ved styrevedtak og de respektive institusjonenes delegasjonsreglement. Medbestemmelse er tatt inn som et eget kapittel i utkastet til samarbeidsavtale innenfor Oslofjordalliansen. Som nevnt i US-sak 43/2010 er det mellom Kunnskapsdepartementet og berørte organisasjoner fremforhandlet en avtale om medbestemmelse for samarbeidet innen Oslofjordalliansen. Ifølge denne avtalen, skal medbestemmelse innen Oslofjordalliansen utøves i felles informasjons- og drøftingsmøter (ID-møter) før saker behandles i styringsgruppen for alliansen, og gjennom deltakelse i prosjekt- og pilotgrupper. Direktørgruppen har ansvaret for ID-møtene. Samarbeidsavtalen synliggjør at Oslofjordalliansen ledes av en styringsgruppe som består av de 4 rektorene og 2 studentrepresentanter utpekt av de 4 studentparlamentene. Den administrative støtten til arbeidet i alliansen styres gjennom direktørene ved de 4 institusjonene. De 4 direktørene sørger for at styringsgruppen for alliansen, pilotprosjekter og faggrupper får nødvendig administrativ og teknisk støtte ut fra de ressurser som er tilgjengelig. Styringsgruppen for Oslofjordalliansen behandlet samarbeidsavtalen den 28.04.2010 og ga sin tilslutning til avtalen slik den nå foreligger. Universitetsdirektørens vurderinger Universitetsdirektøren finner at samarbeidsavtalen er et godt fundament for det videre arbeidet innenfor alliansen. Samarbeidsavtalen formaliserer organiseringen av Oslofjordalliansen, beskriver hvordan arbeidet ledes og hvordan oppfølging av alliansens arbeid utøves. Universitetsdirektøren tilrår at avtalen godkjennes.
3 Vedlegg 1 Forslag til samarbeidsavtale pr 28.04.10 SAMARBEIDSAVTALE mellom Universitetet for miljø- og biovitenskap (UMB), Høgskolen i Buskerud (HiBu), Høgskolen i Vestfold (HiVe) og Høgskolen i Østfold (HiØ) OM OSLOFJORDALLIANSEN 1. Bakgrunn UMB, HiBu, HiVe og HiØ startet i desember 2007 et samarbeid for å være bedre i stand til å møte oppgaver, forventninger og utfordringer som sektoren og institusjonene møter. Ved å satse på utdanning og kunnskapsutvikling gjennom forskning og forskerutdanning skal institusjonene være attraktive for studenter, ansatte og samarbeidspartnere. En strategisk allianse mellom UMB, HiBu, HiVe og HiØ vil kunne styrke rekruttering, forskning og muligheter for samfunnsoppdrag for institusjonene i en stor region. En slik allianse vil også bli en betydelig aktør innen utdanning og forskning regionalt, nasjonalt og internasjonalt. Som følge av egen medbestemmelsesavtale for Oslofjordalliansen må det tidligere forslaget til samarbeidsavtale harmoniseres i forhold til denne avtalen, og alliansens organisering må endres tilsvarende. 2. Hensikt Samarbeidsavtalen formaliserer organiseringen av Oslofjordalliansen, beskriver hvordan arbeidet ledes og hvordan oppfølging av alliansens arbeid utøves. Hvert samarbeidsprosjekt innenfor alliansen må ikke nødvendigvis direkte involvere alle institusjonene i alliansen så lenge styringsgruppen er enig om dette. Samarbeidsavtalen innebærer ingen myndighetsoverføring fra de respektive styrene ved institusjonene, utover det som besluttes ved styrevedtak og de respektive institusjonenes delegasjonsreglement. 3. Overordnet organisering Styrene ved alliansens institusjoner gir føringer til institusjonene gjennom styrevedtak og avtaleinngåelser. Styrene ved institusjonene oppretter prosjekt- og pilotgrupper for forpliktende institusjonelt samarbeid. Styrene gir årlig institusjonene økonomiske rammer for den strategiske utviklingen av alliansen og til drift av samarbeidsprosjekter. Institusjonene må utover dette dekke inn de kostnader som påløper innen sine øvrige driftsrammer og/eller ved bidrags- og oppdragsmidler som hentes inn fra samfunnet for øvrig.
4 Oslofjordalliansen ledes av styringsgruppe for alliansen med denne sammensettingen: de fire rektorene to studentrepresentanter utpekt av de fire studentparlamentene Styringsgruppen arbeider etter oppdrag fra de fire styrene. Styringsgruppen treffer beslutninger hjemlet i henhold til dette og de saksområdene som er anvist i medbestemmelsesavtalen. Det knyttes en alliansekoordinator i inntil 50% stilling til samarbeidstiltaket med det daglige ansvaret for å ivareta arbeidsoppgaver med koordinering av alliansens arbeid, utreder- og sekretærfunksjon for styringsgruppen og direktørene. 4. Administrasjon og støttetjenester Det administrative samarbeidet i alliansen er først og fremst rettet mot å understøtte aktiviteten i alliansen. Det skal legges vekt på erfaringsutveksling med sikte på læring og kompetanseheving. Forslag til administrative forbedringer og endringer skal legges frem for styringsgruppen. Den administrative støtten til arbeidet i alliansen styres gjennom direktørene ved de fire institusjonene. Vedtakssaker, som legges frem for styringsgruppen, og som faller inn under kulepunktene i medbestemmelsesavtalen, skal utarbeides av direktørene. Deretter skal sakene drøftes i et felles Informasjons- og drøftingsmøte med tjenestemannsrepresentanter fra de fire institusjonene. De fire direktørene sørger for at styringsgruppen for alliansen, pilotprosjekter og faggrupper får nødvendig administrativ og teknisk støtte ut fra de ressursene som er tilgjengelige. Direktørene oppretter seksjonsvise støttegrupper for å koordinere arbeidet mellom institusjonene. Direktørene kan eventuelt fremme forslag om ytterlige administrativ arbeidsgruppe dersom det skulle være behov for en slik gruppe, ref også organisering under punkt 5. 5. Organisering av underliggende delprosjekter/pilotprosjekter Underliggende delprosjekter/pilotprosjekter vedtas av styrene etter anbefaling av styringsgruppen. Pilotprosjekter/delprosjekter Pilotene styres av en styringsgruppe med denne sammensetningen: faglig leder av utdanningen ved hver medlemsinstitusjon to studentrepresentanter utpekt av de fire studentparlamentene
5 to - fire ansatterepresentanter utpekt fra relevante fagmiljøer og av tjenestemannsorganisasjonene Prosjektledere for pilotene/delprosjektene utpekes av styringsgruppen. Beslutninger fattes av styringsgruppen i piloten med bakgrunn i mandat og budsjett gitt fra styringsgruppen for alliansen. Styringsgruppen for alliansen avgjør når et pilotprosjekt går fra pilotfase til driftfase. Arbeidsgrupper/faggrupper Arbeidsgrupper/faggrupper opprettes etter behov. Arbeidsgrupper kan knyttes til særskilte faglige eller administrative aktiviteter og behov. Eksempelvis innen områder der det gis SAK-midler eller innen administrasjon der felles rutiner og systemer må utvikles på tvers av institusjonene. I tillegg er det organisert faggrupper og administrative arbeidsgrupper. Faggruppene og de administrative arbeidsgruppene er sammensatt med en leder fra hver institusjon og har som funksjon å koordinere faglig eller administrativ aktivitet innen de respektive områdene. Arbeidsgrupper opprettes av styringsgruppen etter behandling i henhold til medbestemmelsesavtalen. 6. Medbestemmelse Medbestemmelse i henhold til hovedavtalen utøves ved de fire autonome institusjonene. Medbestemmelse innen Oslofjordalliansen utøves i felles informasjons- og drøftingsmøter før saker behandles i styringsgruppen og gjennom deltakelse i prosjekt- og pilotgrupper. Direktørene administrerer de felles informasjons- og drøftingsmøtene. Følgende saker skal alltid tas opp i felles informasjons- og drøftingsmøter: Organisering av underliggende delprosjekter Mandat for prosjektleder (e) og arbeidsgrupper Sammensetning av arbeidsgrupper Budsjett og økonomiforvaltning Framdriftsplaner og rapporteringer Utredninger og forslag fra arbeidsgiver Tjenestemannsorganisasjonene ved de fire institusjonene oppnevner to-fire ansatterepresentanter som medlemmer i prosjekt- og pilotgrupper. Hensikten med denne organiseringen er å sikre medbestemmelse, gi muligheter for medvirkning og å skape best mulige beslutninger i alliansens arbeid med operasjonalisering av styrenes vedtak. 7. Suksesskriterier Det faglige samarbeidet i Oslofjordalliansen skal evalueres på kriterier som indikerer grad av suksess. Det er avgjørende for alliansens videre arbeid at det kan vises til resultater.
6 Aktuelle kriterier vil være: a. Større og mer robuste fagmiljøer b. Etablering av felles utdanningstilbud c. Økning i antall studenter til felles utdanningstilbud d. Økning av antall studenter som søker høyere utdanning (master/phd) innen alliansen e. Antall felles forskningsprosjekter og kontraktsvolum f. Antall samhandlingstiltak med eksterne aktører (prof II-stillinger, utdanningstilbud, forskningsprosjekter) g. Antall trainee-plasser for studenter i arbeidslivet h. Aktivt fungerende Advisory Board i. Økt etterspørsel etter våre utdannede kandidater j. Bedre ressursforvaltning k. Administrative stordriftsfordeler, felles støttefunksjoner 8. Økonomiforvaltning innenfor Oslofjordalliansen Direktørene for alliansen er ansvarlig for den økonomiske styringen av de ressursene som tildeles alliansen fra institusjonenes styrer og eksterne aktører. Økonomiinstruksen for staten og departementets føringer for økonomiforvaltning innen bevilgningsfinansiert virksomhet (BFV) og bidrags- og oppdragsfinansiert virksomhet (BOA) er gjeldende retningslinjer. Styringsgruppen delegerer økonomioppfølgingen for prosjektene og øvrige grupper til deres ledere i form av bestillings- og attestasjonsfullmakter og årlige budsjettdisponeringsskriv. Disponeringsskrivet skal inneholde budsjett med tilhørende delegerte fullmakter, økonomirutiner, avtalte prinsipper, ansvars- og myndighetsforhold. Styringsgruppen delegerer økonomioppfølgingen for administrative støttetjenester til direktørgruppen i form av bestillings- og attestasjonsfullmakter og årlige budsjettdisponeringsskriv. Alliansens økonomigruppe støtter direktørene med klargjøring av rutiner, regnskapsføring og regnskapsrapporter. Økonomirapportering skjer tertialvis til styringsgrupper og direktørgruppen. Høgskolen i Østfold (HiØ) opprettes som morsinstitusjon og besørger regnskapsføring og rapportering av økonomiske forhold i alliansen. HiØ, i samarbeid med alliansens økonomigruppe, avklarer de praktiske forhold og utarbeider en enhetlig økonomimodell med kontostruktur (budsjettenheter, prosjektnummer) for budsjettoppfølging og regnskapsrapportering. Bestillings- og attestasjonsfullmakter forvaltes av HiØ. På vegne av alliansen gis direktør ved HiØ anvisningsmyndighet for alliansens økonomiforvaltning. Resultatenheten Oslofjordalliansen er en 0- resultatenhet innenfor all bevilgningsfinansiert og bidragsfinansiert virksomhet hvor kostnadselementene (indirekte og direkte kostnader) dekkes av inntektselementene (utslag i finansieringsmodellen mht studiepoeng- og forskningsproduksjon, tilskudd og bevilgninger, bidrag og ordinære salgs- og leieinntekter).
7 Oppdragsfinansierte aktiviteter innenfor Oslofjordalliansen kan gi overskudd. All bidrags- og oppdragsfinansiert aktivitet forutsettes organisert som prosjekter og følger rutinene for etablering av prosjekter i regnskapet hos morsinstitusjonen. Mellomværende og overskudd avregnes mellom institusjonene normalt tertialvis, evnt etter kontrakt, og ved prosjektavslutning. Mellomværende mellom institusjonene innenfor bevilgningsfinansierte felles budsjettposter i OFA avregnes normalt ved årsslutt. Det vil ikke være anledning til å fakturere overhead eller dekningsbidrag utover direkte kostnader ved kjøp og salg av tjenester mellom institusjonene innenfor ordinær bevilgningsfinansiert virksomhet. 9. Andre forhold Styringsgruppen for alliansen fastsetter utfyllende bestemmelser til denne samarbeidsavtalen i form av vedlegg. Disse bestemmelsene kan gjelde studieadministrative forhold, personalmessige forhold, bibliotek, IT-systemer og andre forhold som for eksempel internasjonalisering, forskning og kommersialisering 10. Tidsramme for avtalen og gjensidige forpliktelser. Samarbeidsavtalen gjelder for perioden fra dags dato og inntil til den revideres. De fire institusjonene har en gjensidig forpliktelse til å bidra til realisering av samarbeidsavtalen. 11. Tvist Uenighet om forståelsen av samarbeidsavtalen skal avklares av styringsgruppen. Hver part kan si opp avtalen med ett års varsel. Samarbeidsavtalen legger til grunn at institusjonene står ansvarlige for inngåtte forpliktelser av leveranser i nettverket i resterende normal studietid for studenter som inngår i felles studieløp. Dersom en institusjon ønsker å trekke seg ut av samarbeidet, skal styringsgruppen for alliansen ta stilling til hvordan dette kan skje med minst mulig ulempe for studenter og for virksomheten ellers ved institusjonene. Tvist om fortolkning av punkt 6 i samarbeidsavtalen følger Hovedavtalens bestemmelser.
8 Universitetet for Miljø- og biovitenskap Høgskolen i Buskerud Ås den 2010 Kongsberg den 2010 Knut Hove rektor Kristin Ørmen Johnsen rektor Høgskolen i Vestfold Høgskolen i Østfold Horten den 2010 Halden den 2010 Petter Aasen rektor Elin Nesje Vestli rektor Vedlegg: Organisasjonskart Oslofjordalliansen
9
2