Åfjord kommune vedrørende forprosjekt ELIN-k Meldingsutveksling mellom pleie og omsorg og fastlegene
Godkjent av: Eli Braseth Side 2 av 2 Innhold 1. Sammendrag... 3 2. Gjennomføring i henhold til prosjektplanen... 3 3. Målrealisering... 4 4. Prosjektorganisering... 4 5. Erfaringer som samspill kommune... 4 6. Viktige erfaringer... 5 7. Regnskap... 5 8. Avslutning... 5 Vedlegg... 5
Godkjent av: Eli Braseth Side 3 av 3 1. Sammendrag Åfjord kommune søkte om deltakelse i ELIN-k og Samspillkommune-30 i oktober 2008 og ble godkjent av NSF. Søknaden ble skrevet ut i fra at Åfjord kommune ser behov for en bedre utnyttelse av elektroniske samhandlingshjelpemidler mellom pleie og omsorg og fastlegene samt våre 2 lokalsykehus( St.Olav s Hospital i Trondheim og avdeling Orkdal sykehus) Et, av flere, overordnede mål i organisasjonen er vi skal være innovative i fht. bruk av ny teknologi innenfor tjenestene for å styrke samarbeidet og yte bedre tjenester Dagens situasjon: Kommunen har EPJ( Visma Unique-Profil) sammen med 6 andre kommuner på Fosen. Dette samarbeidet om EPJ er forankret i Fosen Regionråd som er et samarbeidsorgan som består av ordførere og rådmenn fra de 8 kommunene på Fosen. Det er ikke tatt i bruk elektronisk meldingsutveksling, unntatt legekontorene som bruker Midt Norsk Helse Nett (MNHN) men ikke Norsk Helse Nett (NHN). Legekontoret i Åfjord bruker Profdoc -WinMed Hva er oppnådd i forprosjektet Samtlige kommuner på Fosen har fått kjennskap til ELIN-k og de muligheter som finnes i EPJ. Det er inngått en intensjons og vedlikeholdsavtale om nødvendige moduler, inkludert mobil-profil, i Visma Profil for å kunne ta i bruk ELIN-k. Det har vært vanskelig å få til det samme med Profdoc-WinMed og ikke lyktes. Samtlige 8 kommuner på Fosen har signert konvertering fra Midt Norsk helsenett til Norsk helsenett med oppstart før sommeren 2009. Vi har etablert avvikshåndtering i fht vårt kvalitetssystem. Elin-k er forankret i Samarbeidsutvalget med legene og også tatt inn i årsplanene for PLO og legetjenesten. Vi har avslutningsvis fått en betydelig økt kunnskap om ELIN-k og dess muligheter og begrensninger. Samtlige øvrige kommuner på Fosen viser interesse i å ta i bruk ELIN-k i et hovedprosjekt. 2. Gjennomføring i henhold til prosjektplanen Aktiviteter November Desember Januar Februar Mars April Etablert styrings og arbeidsgruppe Skrevet forprosjektplan (ferdig 08.01.09) ferdigstillet Konvertering fra MNHN til NHN Anskaffet ELIN-k i Visma- Profil Anskaffet ELIN-k i Profdoc- Winmed Etablere avvikshåndtering i fht meldingsutveksling Avklar opplæringsbehov innenfor PLO og legekontor Avklar tilganger og rettigheter for brukerne Avklar hvilke kommuner som skal delta i ELIN-k
Godkjent av: Eli Braseth Side 4 av 4 3. Målrealisering I forprosjektet skulle det defineres mål og tiltak for hovedprosjektet for innføring av elektronisk samhandling med fastlegene i Åfjord og ev. på Fosen, og etablere en prosjektplan for dette. 3.1 Delmål Prosjektet har definert følgende delmål: 1. Etablere nødvendig infrastruktur for meldingsutveksling med pleie og omsorgstjenestene, sykehus og fastleger. 2. Avklare kostnadsprofiler i fht etablering av Elin-k og fagprogrammene samt NHN 3. Etablere avtaleverk om meldingsutveksling med fastlegene i kommunen. 4. Avklare hvilke kommuner som kan /skal delta i ELIN-k 5. Konvertere fra MNHN til NHN 6. Bidra til at fastlegene i kommunen forbereder seg til meldingsutveksling med kommunen. 7. Påbegynne arbeidet med å etablere rutiner for kommunikasjon med fastleger via elektroniske meldinger. 8. Definere nødvendig tilgang og rettigheter til de ulike yrkesgruppene for hver enkelt melding. 9. Spre kunnskap om elektronisk samhandling i kommunen. 4. Prosjektorganisering Forprosjektet har hatt en enkel og effektiv prosjektorganisering med sektorsjef Eli Braseth som prosjektansvarlig. Det har vært etablert en arbeidsgruppe som har bestått av: Fagsjef Kenth Hallbäck som prosjektleder Avd.leder Laila Dolmseth Refsnes IKT-rådgiver Asbjørn Humstad Leder av Fosen regionråd Vidar Daltveit har vært informert og kommet med gode innspill 5. Erfaringer som samspillkommune Åfjord kommune har hatt stor glede av å delta i ELIN-k prosjektet hvorav et av målene var å ta i bruk ny teknologi sett i fht vår IKT-satsning samt å bli oppdatert på de muligheter som finnes i ELIN-k. Dette sett opp mot at det er en felles EPJ- Profil i de fleste kommunene på Fosen. Det har også vært noe kontakt fra prosjektleder med noen av de øvrige deltakerne i netteverket. Legetjenesten er positiv til å bruke ELIN-k, Informasjonen som har vært lagt ut på NSF s hjemmside har bidratt med nyttige tips og avklaringer. Informasjonen på KITH s hjemmside har vært for lite oppdatert og noe forvirrende. Når det gjelder netteverkssamlingene så har spesielt den første gitt en god innsikt i prosjektforventningene da mye var nytt og litt forvirrende. Den andre samlingen var mindre matnyttig og kunne også med fordel blitt gjennomført som en videokonferanse da det går mye tid i reising. De månedlige telefonmøtene har vært et fint forum for refleksjon, informasjon og oppfølging. Mailer som har blitt sendt har blitt raskt besvart. Samtlige 8 kommuner på Fosen har hatt en grei dialog med NHN og har inngått kontrakt med NHN om konvertering fra MNHN til NHN. Det har vært en god dialog med Visma i fht Profil og nødvendige moduler og priser. I fht Profdoc så har dette vært vanskelig og forvirrende og få konkrete svar og intet er avklart pt. Slike forhandlinger kunne med fordel vært gjennomført sentralt. Erfaringene fra forprosjektet er viktige i fht hovedprosjektet som skal gjennomføres høsten 2009
Godkjent av: Eli Braseth Side 5 av 5 6. Viktige erfaringer I fht det kommende hovedprosjektet så må det settes av nødvendig tid til gjennomføringen av dette. Ev at det etableres en interkommunal stilling for en periode som har dette ansvar. Drifting av slike prosjekter tar mer tid enn en tenker- Ting tar tid Samtlige kommuner på Fosen som skal ta i bruk ELIN-k skal være deltakere i den kommende arbeidsgruppen og dette må sees mot eksisterende brukerforum på Fosen i fht Visma-Profil. Informasjonen rundt ELIN-k må styrkes lokalt og interkommunalt Erfaringene fra pilotkommunene må legges til grunn for gjennomføringen av hovedprosjektet Eksisterende kvalitetssystemer /avviksbehandling i den enkelte kommune skal brukes Det er en interkommunal interesse å delta i den videre gjennomføringen og implementeringen av Elin-k i et hovedprosjekt Ansatte i PLO og legetjenesten skal trekkes in på et tidlig tidspunkt via god informasjon 7. Regnskap Prosjektet har gått etter oppsatt budsjett og regnskap uten avvik og det har ikke vært noe overraskelser her. Det er fortsatt ikke fastsatt noen pris i fht ELIN-k modulen fra Profdoc. I fht Visma er dette avklart og signert avtale. Det er ikke påført noen ekstra kostnader i fht etablering av NHN da dette er en konvertering fra MNHN til NHN. 8. Avslutning Forprosjektet samt sluttrapporten har gitt oss et mye bedre utgangspunkt for gjennomføringen av hovedprosjektet høsten 2009. En viktig forutsetning for å lykkes med dette er av vi lærer av pilotkommune og at denne informasjonen blir lett tilgjengelig for oss. I tillegg så må det foretas sluttforhandlinger i fht de legebaserte fagprogrammene Profdoc WinMed og Vision. EPJ har de nødvendige modulene på plass høsten 2009 De ansatte innenfor PLO og legetjenesten skal involveres på et tidligst mulig tidspunkt. Det er også en interkommunal interesse blant de 8 Fosen kommunene å se på en mulig felles prosjektorganisering i fht ELIN-k høsten 2009.