ARBEIDSMILJØUTVALET MØTEBOK Møtedato: 01.12.2016 Møtetid: Kl. 14:00 15:40 Møtestad: På Søreide Saksnr.: 019/16-024/16 Desse medlemmene møtte: Jan Kåre Fure Bjarte Gangeskar Anita Lothe Tone-Kristin Morken Kristin Sælen Kåre Risholm Frå Arbeidsgjevar Arbeidsgjevar Arbeidsgjevar Arbeidstakarane Arbeidstakarane Arbeidstakarane Forfall/møtte ikkje Parti Følgjande varamedl. møtte Parti Ugilde Sak i forv.lova Følgjande varamedl. møtte Møteleiar: Jan Kåre Fure Frå adm. møtte: Personalsjef Rita Lilletvedt Andre: Siv Nord Olsen frå bedriftshelsetenesta Utlevert i møtet: Orientering: Sjå sak 20/16! Sp.mål/interpell.: Synfaring: Diverse: Underskrifter: Jan Kåre Fure Side 1
SAKLISTE Sak nr. Sakstittel 019/16 Godkjenning av møtebok, innkalling og sakliste 020/16 Referat og orienteringssaker 021/16 Orientering om sjukefråværet pr 30.09.2016 022/16 Orientering om avviksmeldingar 2. og 3. kvartal 2016 023/16 Arbeidsmiljøprisen 2016 024/16 Val av leiar i arbeidsmiljøutvalet for 2017 Side 2
Styre, utval, komite m.m. Møtedato Saksnr. Arbeidsmiljøutvalet 01.12.2016 019/16 Avgjerd av: Arbeidsmiljøutvalet Saksbehandlar: Jan Kåre Fure Arkiv: 033 16/1361-1 Godkjenning av møtebok, innkalling og sakliste Møteboka frå arbeidsmiljøutvalet sitt møte den 22. september i år blir lagt fram til godkjenning. Samstundes ber leiaren om godkjenning av innkallinga og saklista til dette møtet. LEIAREN SI TILRÅDING: 1. Arbeidsmiljøutvalet godkjenner møteboka frå sitt møte den 22. september 2016 2. Arbeidsmiljøutvalet godkjenner innkallinga og saklista til møtet den 1. desember 2016. 01.12.2016 ARBEIDSMILJØUTVALET 019/16 VEDTAK: 1. Arbeidsmiljøutvalet godkjenner møteboka frå sitt møte den 22. september 2016 2. Arbeidsmiljøutvalet godkjenner innkallinga og saklista til møtet den 1. desember 2016. Side 3
Styre, utval, komite m.m. Møtedato Saksnr. Arbeidsmiljøutvalet 01.12.2016 020/16 Avgjerd av: Arbeidsmiljøutvale Saksbehandlar: Rita Arlen Lilletvedt Referat og orienteringssaker Arkiv: 033 16/1360 Refererte skriv og meldingar: Nr Dok.ID T Dok.dato Avsendar/Mottakar Tittel 1 16/12692 S 24.11.2016 Endra organisering av stab- og støttefunksjonane - ei orientering Ordet fritt PERSONALSJEFEN SI TILRÅDING: Arbeidsmiljøutvalet har ingen merknader i saka. 01.12.2016 ARBEIDSMILJØUTVALET Personalsjefen orienterte om utkastet til møteplan for 2017, som ser slik ut for arbeidsmiljøutvalet ser slik ut: 9. februar 1. juni 28. september 7. desember. Utvalet bad om innkalling i kalenderen slik at møtedagane blir sette av. 020/16 VEDTAK: Arbeidsmiljøutvalet har ingen merknader i saka. Side 4
Styre, utval, komite m.m. Møtedato Saksnr Arbeidsmiljøutvalet 01.12.2016 021/16 Avgjerd av: Arbeidsmiljøutvalet Saksbehandlar: Rita Arlen Lilletvedt Arkiv: 033 15/100-17 Orientering om sjukefråværet pr 30.09.2016 Vedlegg: Dok.nr Tittel på vedlegg 285950 Sjukefråvær 3. kvartal 2016 Bakgrunn for saka: Sjå på utviklinga i sjukefråværet i kommunen, og vurdere evt behov for tiltak. Totalt sjukefråvær: Totalt sjukefråvær pr. 30.09.16 ligg på 4,7 %, ein nedgang frå 5 % for same tidspunkt i 2015. Legemeldt sjukefråvær pr 30.09.16 ligg på 4 %, ein nedgang frå 4,3 % for same tidspunkt i 2015. Eigenmeldingar ligg stabilt på 0,7 % Personalsjefen si vurdering: Det blir jobba godt ute i einingane med sjukefråvær og nærværsarbeid og den positive utviklinga som ein har hatt i fleire år held fram. Det er likevel ein del einingar som har eit relativt høgt sjukefråvær. Her er bedriftshelsetenesta inne og har samtalar med einingsleiar for å sjå på årsak og vurdere tiltak. PERSONALSJEFEN SI TILRÅDING: Arbeidsmiljøutvalet tar saka til orientering. 01.12.2016 ARBEIDSMILJØUTVALET 021/16 VEDTAK: Arbeidsmiljøutvalet tar saka til orientering. Side 5
Styre, utval, komite m.m. Møtedato Saksnr Arbeidsmiljøutvalet 01.12.2016 022/16 Avgjerd av: Arbeidsmiljøutvalet Saksbehandlar: Rita Arlen Lilletvedt Arkiv: 033 15/100-19 Orientering om avviksmeldingar 2. og 3. kvartal 2016 Vedlegg: Dok.nr Tittel på vedlegg 285998 KF Avvik 2. og 3. kvartal 2016 Bakgrunn for saka: Sjå på innmeldte avvik i kommunen, og vurdere evt. behov for tiltak. Bruk av systemet: Systemet vart sett i ordinær drift i midten av april etter om lag ein månad testperiode. Mange einingar er godt i gang med å bruke systemet, medan andre ligg noko etter. Dei fleste avvika er innanfor område heimeteneste, skule og HMS. Det er innmeldt og behandla avvik på 22 av 37 tenestested. På leiarforum i november var bruk av avvikssystemet i fokus, og med det ei forventning om at systemet no blir teke i bruk av alle. Innmeldte avvik i perioden: Det er innmeldt 112 avvik, herav 78 definert som «alvorlig/meget alvorlig». 2 av avvika er oppgradert av leiar, medan 14 avvik er nedgradert av leiar. Størstedelen av avvika (78 avvik) er innmelde frå heimetenestene, der 42 av desse er relatert til vald frå bebuarar mot tilsette. Personalsjefen si vurdering: Einingar som brukar systemet aktivt er godt nøgde med systemet, både i forhold til at det er enkelt å melde avvik og at det gir ei god oversikt og med det eit godt verktøy for forbetringsarbeid. Å få alle einingane til å bruke systemet aktivt vil fortsatt vere eit viktig fokusområde framover. Det er nok også behov for ein gjennomgang/diskusjon på definisjon av alvorlighetsgrad ute i einingane. PERSONALSJEFEN SI TILRÅDING: Arbeidsmiljøutvalet tar saka til orientering. Side 6
01.12.2016 ARBEIDSMILJØUTVALET 022/16 VEDTAK: Arbeidsmiljøutvalet tar saka til orientering. Side 7
Ikkje offentleg Off. lova 26 Styre, utval, komite m.m. Møtedato Saksnr Arbeidsmiljøutvalet 01.12.2016 023/16 Avgjerd av: Arbeidsmiljøutvalet Saksbehandlar: Rita Lilletvedt Arkiv: X55 11/235-45 Arbeidsmiljøprisen 2016 Ingen vedlegg. Bakgrunn for saka: Arbeidsmiljøutvalet har vedteke å tildele ein arbeidsmiljøpris til personar eller einingar som fremjer positive tiltak og prosessar på veg mot eit best mogeleg arbeidsmiljø. Saksutgreiing: Utlysing av arbeidsmiljøprisen 2016 har gått til LAGa i kommunen og sektorleiarar. Det er også lagt ut på intranettet. Fristen for innsending av forslag var sett til 15. nov-16. Det er arbeidsmiljøutvalet som vurderer og avgjer kven som skal få prisen. Kriterium for tildeling er tiltak som er med på å skape eit godt og trygt arbeidsmiljø og som kan medverke til å løfte Gloppen kommune som organisasjon. Eksempel på tiltak: Tiltak som kan medverke til auka motivasjon, entusiasme og godt humør. Tiltak som kan medverke til å eliminere belastningslidingar som igjen fører til ei positiv fråværsutvikling. Medverknad i gjennomføring av internt endrings- og omstillingsarbeid innanfor eige fagområde og på tvers av kompetanse- og fagfelt. Ein medarbeidar eller ein arbeidsplass som medverkar særskilt til å skape og utvikle eit godt arbeidsmiljø. Systematikk i utvikling av HMS arbeid. Vi har fått inn 6 kandidatar til arbeidsmiljøprisen i 2016: Økonomiske konsekvensar for kommunen: Kostnad med prisen og diplom. PERSONALSJEFEN SI TILRÅDING: Personalsjefen gjev ikkje tilråding i saka. 01.12.2016 ARBEIDSMILJØUTVALET Side 8
Drøftinga i arbeidsmiljøutvalet viste at det er ei utfordring for utvalet å velje mellom kandidatane som er nominerte. Det vart derfor stilt spørsmål om førebuingane i denne saka kan gjerast annleis. Er det t.d. aktuelt at leiargruppa vurderer kandidatane/gir innstilling til utvalet? 023/16 VEDTAK: Arbeidsmiljøutvalet tildeler kommunen sin arbeidsmiljøpris for 2016 til xxxxxxxxx Side 9
Styre, utval, komite m.m. Møtedato Saksnr Arbeidsmiljøutvalet 01.12.2016 024/16 Avgjerd av: Arbeidsmiljøutvalet Saksbehandlar: Rita Arlen Lilletvedt Arkiv: 033 15/100-18 Val av leiar i arbeidsmiljøutvalet for 2017 Ingen vedlegg. Bakgrunn for saka: Det skal veljast ny leiar og nestleiar for arbeidsmiljøutvalet kvart år. Saksutgreiing: Arbeidsgjevar- og arbeidstakarsida byter på å vere leiar og nestleiar i arbeidsmiljøutvalet og skal skifte kvart år. Både i 2015 og 2016 har leiaren vore frå arbeidsgjevarsida pga fleire nye tilsetterepresentantar i 2016. Økonomiske konsekvensar for kommunen: Ingen. Personalsjefen si vurdering: Ikkje aktuelt. PERSONALSJEFEN SI TILRÅDING: Personalsjefen gjev ikkje tilråding i saka. 01.12.2016 ARBEIDSMILJØUTVALET 024/16 VEDTAK: Arbeidsmiljøutvalet vel Tone-Kristin Morken som leiar i utvalet i 2017. Jan Kåre Fure blir valt som nestleiar. Side 10