Ny versjon! VIKTIG OPPDATERING AV MAMUT BUSINESS SOFTWARE INNHOLD: Nyheter i versjon 12 De viktigste oppdateringene i ditt system fra Mamut. Side 2-5 Mamut One Neste generasjon forretningssystem kombinerer programvare med nettbaserte tjenester. Side 6-9 Tema: Valg av verktøy Hvordan kontrollere vekst med de riktige IT-verkøyene. Side 10-11 Brukertips Råd, tips og ideer til hvordan utnytte ditt Mamut-system enda bedre. Side 12-15 Mamut har med henholdsvis Mamut Office og datax Totaløkonomi vunnet PC Worlds årlige test av regnskapsprogrammer. Mamut-systemer tok de tre øverste plasseringene. ÅPNER FOR NYE MULIGHETER Ditt Mamut-system har gjennomgått store endringer siste år, hvor mange av endringene er knyttet til bedre brukervennlighet og økt sikkerhet. Blant annet vil en ny online plattform samt en ny databaseløsning basert på Microsoft SQL øke både fleksibiliteten og sikkerheten i ditt system. Selv om de største endringene i ditt system er knyttet til ny database og nye Mamut Online Desktop, vil du likevel finne en rekke nye og nyttige funksjoner. Basert på tilbakemeldinger fra brukere har vi lagt til nye og oppdatert eksisterende funksjoner og løsninger. Noen av de viktigste nyhetene i ditt Mamut-system er: Mer fleksibel håndtering av flere e-postadresser til dine kontakter Nye og oppdaterte designmaler for både nettsted og nettbutikk Oppdatert kartbasert reiseruteplanlegging direkte integrert med kontaktkortet Bedre innholdshåndtering i nettbutikken Raskere og enklere bilagsføring Enklere salgsoppfølging og logistikk Nettbasert tilgang gjennom Mamut Online Desktop Les mer om endringene side 2 og 3 Viktig! For at ditt system til enhver tid skal være oppdatert i henhold til lover og regler samt nye funksjoner, er det viktig at du installerer så raskt som mulig. Installasjonen er enkel, men likevel oppfordrer vi deg til å lese installasjonsveiledningen som følger med. Her finner du instruksjoner som veileder deg gjennom installasjonsprosessen. Du finner Installer i dag! også installasjonsveiledingen på: www.mamut.no/oppdater
Du kan forenkle arbeidsdagen Eilert G. Hanoa Kunnskap, kompetanse og verktøy til å omsette dette til lønnsomhet for virksomheten din er nøklene til en forenklet arbeidsdag. Med Mamut Business Software versjon 12 og Mamut One flytter vi igjen grensene for hva du skal forvente av din programvareløsning. Vi er stolte av å lansere den nye generasjonen Mamut Business Software Mamut One som kombinerer fordelene med programvare og nettbaserte tjenester spesielt tilpasset mindre virksomheter. I Mamut One vil du selvsagt ha tilgang til dine forretningsapplikasjoner som nye Mamut Business Software 12, men i tillegg vil du også nå kunne benytte deg av en ny generasjon nettbaserte verktøy og tjenester tilpasset din arbeidsdag. Mamut har alltid fokusert på å tilpasse ny teknologi til små og mellomstore virksomheter, og vi var først ute med å tilby økonomisystemer som også inkluderte kundeoppfølging, nettsideløsning og e-handel som en integrert del av løsningen. Nå har vi investert mye tid og ressurser i Mamut One for å gi deg en ny og enklere arbeidsdag. Mamut One er en unik kombinasjon av programvare og nettbaserte tjenester samlet i én løsning med én kilde til informasjon som vil bidra til å gjøre hverdagen din enda bedre og enklere. Les mer om mulighetene i dette nyhetsheftet. Med vennlig hilsen Eilert G. Hanoa Grunnlegger og adm. dir. Mamut ASA Mamut Online Desktop Samtidig med lansering av Mamut Business Software versjon 12 introduserer vi nye nettbaserte produkter og tjenester. Fra Mamut Online Desktop får du nettbasert tilgang til informasjon og funksjonalitet fra ditt Mamut-system, samt andre tjenester i Mamut One. Med Mamut Online Desktop kan du lese, opprette og redigere informasjon fra hvilken som helst PC med Internett-forbindelse. Dette gjør det enkelt å dele informasjon med kollegaer eller å få tilgang på informasjon fra ditt Mamut-system mens du er ute av kontoret. Registreringer gjort via en nettleser og Mamut Online Desktop, samt lokalt i ditt Mamut-system, synkroniseres kontinuerlig. Dette innebærer at virksomheten alltid har tilgang på oppdatert informasjon. Mamut Online Desktop samler dine nettbaserte funksjoner og gir tilgang til blant annet rapporter og nøkkeltall, kontaktinformasjon, timeadministrasjon, aktiviteter og kalender samt verktøy for online validering av regnskapsdata. Mamut Online Desktop leveres som en del av Mamut One som du kan lese mer om bak i dette nyhetsheftet. Les mer om Mamut Online Desktop på www.mamutonline.com 2. 2008 2007 Ny versjon. Les mer på www.mamut.no/oppdater
Nyheter i versjon 12 Mamut Business Software Versjon 12 inneholder en rekke nye funksjoner og forbedringer for at du kan arbeide enda mer effektivt. De aller fleste forbedringene og nyhetene er basert på tilbakemeldinger fra brukerne. Dette betyr at i tillegg til de større nyhetene, vil du finne forbedringer i stort sett alle moduler i programmet. funksjonalitet for å egendefinere toppteksten i de fleste designmalene og forbedre visning av selskapsinformasjon. Dette gjør at du enkelt kan gi din nettside et eget visuelt utrykk. Hele nettløsningen har fått støtte for enklere å legge inn script, noe som blant annet gjør det mulig å sette opp besøkssporing fra for eksempel Microsoft AdCenter Analytics eller Google Analytics. Det er også mulig å legge inn egenutviklede script. Smart reiseplanlegging I Kontakt- og Kontaktpersonmodulen kan du ved hjelp av knapper på verktøylinjen vise kart og reiserute til adressen til kontakten. Funksjonen forutsetter at du er tilkoblet Internett. Nytt er at du kan nå velge mellom Microsoft, Yahoo, Google i tillegg til Proff som leverandør av kartinformasjon. Med reiseplanleggeren kan du enkelt og effektivt planlegge dagens reiserute, og på den måten redusere reisetid og øke muligheten for flere kundebesøk. Eksempel på nettbutikk laget med Mamut Business Software 12. Nye e-post-innstillinger I firmainnstillingene for kontaktoppfølging kan du i den nye nedtrekkslisten Standard e-postadresse velge metode for hvilken eller hvilke e-postadresser som skal benyttes som standard ved utsendelse av kjøps- og salgsdokumenter per e-post. Du kan velge mellom Kontakt e-post, feltet Deres ref., og E-postliste. E-postlisten lar deg velge mellom alle registrerte e-postadresser tilknyttet den aktuelle kontakten før utsendelsen. Bedre produkt- og bildevisning i nettbutikk Du vil nå kunne lage en enda mer detaljert produktside per produkt. Nytt i denne versjonen er muligheten til å legge inn både en kortere og en mer detaljert beskrivelse av produkter som skal vises i nettbutikken. Den korte produktbeskrivelsen vises rett under produktnavnet i nettbutikken, mens en Nye designmaler for ditt nettsted Både nettbutikk og nettsted har flere og mer tidsriktige designmaler. Videre er flere av de eksisterende designmalene oppdatert med ny funksjonalitet. Det er fortsatt like enkelt å endre designet på ditt nettsted og nettbutikk uten at dette krever forkunnskaper om Web-programmering. Det er også lagt inn Les mer på www.mamut.no/oppdater. Ny versjon 2008. 3
Nyheter i versjon 12 mer detaljert beskrivelse vil vises under Mer info. Tekstene i beskrivelsene kan du selvsagt formateres etter eget ønske og det er støtte for å legge til bilder, linker og tabeller. Bildehåndteringen i nettbutikken er også blitt forbedret hvor du nå kan sette maksimal bildebredde for bilder som vises i nettbutikken. Innstillingen gjør at bildene i produktlister i nettbutikken automatisk vises i samme bredde uavhengig av opprinnelig størrelse på bildene. Dette påvirker imidlertid ikke størrelsen på bildene på detaljerte produktsider. Videre kan du nå bestemme et minimumsbeløp som hver kunde minst må handle for, for å få fullført et kjøp i nettbutikken. på en gitt konto. Hvilken konto det vises posteringer for avhenger av kontonummeret som er markert i kontokolonnen i øvre del av bilagsregistrering. I regnskapsmodulen kan du opprette ekstra kostnadsbærere som kan benyttes ved bilagsføring i bilagsregistrering. Som standard er kostnadsbærerne Avdeling og Prosjekt tilgjengelige, men dersom du har behov for det kan du opprette din egen, spesialtilpasset ditt behov. Eksempler på andre aktuelle kostnadsbærere kan være Kampanje, Produkt eller Ansatt. En mye etterspurt funksjon er en enkel måte å reversere bilag direkte i hovedbok. Dette kan du nå gjøre ved å markere aktuelt bilag, og klikke Raskere og enklere bilagsføring Basert på gode tilbakemeldinger fra kunder kan vi nå introdusere en rekke forbedringer i bilagsregistrering for å øke brukervennligheten. Vi har effektivisert verktøylinjen ved å fremheve de funksjonene som benyttes ofte, samtidig som vi har samlet de ulike knappene for programinnstillinger i en egen meny. For brukere som fører mange bilag er det nå mulig å ha opptil fem ulike sett med brukerinnstillinger per bruker. Dette gjør det mulig raskt å endre registreringsvinduet for bilagsregistrering i forhold til hvilke bilag som skal føres. Videre er det lagt til en mulighet for å se de siste posteringene som er postert på en gitt konto fra både hovedbok og bilagsregistrering. Via nedtrekkslisten i den nedre delen av bilagsregistreringsvinduet kan du, i tillegg til å vise bilag i Bilagsregistrering og Hovedbok, nå også velge Posteringsliste. I listen vil du kunne se de siste 50 bilagene som er postert Slett. Du kan da velge mellom å opprette bilaget direkte i hovedbok eller legge det i bilagsregistrering. I Firmainnstillinger, under Økonomi land er det lagt til ny og forbedret formatkontroll ved inntasting av kontonummer, IBAN-nummer og MVA-nummer på kontakter. Enklere salgsoppfølging og logistikk Både salgsoppfølging og logistikk har gjennomgått endringer med tanke på økt brukervennlighet og forbedring i effektivitet. Blant annet er Vinduet for vareflyt oppdatert og gir deg full sporbarhet for alle lagerbevegelser. Her kan du spore hvilke poster som lå til grunn for bevegelsen og finne frem til bilaget i hovedboken. Du kan nå åpne alle relaterte produkter, lager, innkjøp, ordre og kontakter knyttet til en lagerbevegelse direkte fra vinduet. Dermed får du tilgang til all utfyllende informasjon fra ett sted i programmet. 4. 2008 Ny versjon. Les mer på www.mamut.no/oppdater
I ordreregistreringen kan du nå se innkjøps- og leveringsinformasjon og dermed se forventet leveringsdato for produktene i ordren. Oversikten vises i et nytt vindu, Leveringsplan, og viser produkter i innkjøp som ikke er mottatt. Virksomheter som benytter seg av flere lagre, kan nå velge hvilket lager og eventuelt hvilken lokasjon som skal være standard for hver enkelt bruker. Dette gjør du fra Brukerinnstillinger for Produkt, under fanekortet Lager. Det nye feltet Bransjens produktnummer i produktregisteret, kan benyttes der det forekommer produktnummer som er felles innenfor en bransje. Feltet erstatter ikke egne produktnummer, men ved inntasting eller innlesing på Tilbud/Ordre/Faktura og Innkjøp kan du legge inn nummeret i stedet for vanlig produktnummer. Les mer om nyhetene i versjon 12 Du vil finne utfyllende informasjon og veiledning til nyhetene i versjon 12 i et eget hefte, samt på www.mamut.no/oppdater Merk: Hvilke funksjoner du har tilgang på avhenger av hvilken versjon av Mamut du har. Les mer på www.mamut.no eller ta kontakt med din salgsrepresentant dersom du ikke har tilgang på noe av funksjonaliteten over. Microsoft SQL Server 2005 Fra versjon 12 av Mamut Business Software benyttes Microsoft SQL Server 2005 som database. Dette gir deg en sikker, skalerbar og effektiv databehandling. Ved oppdatering til versjon 12 av Mamut Business Software vil Microsoft SQL 2005 Server Express Edition automatisk installeres og konfigureres for Mamut på din PC eller Server. Microsoft SQL Express Edition er en kraftig og sikker databaseserver som distribueres kostnadsfritt av Microsoft sammen med Mamut Business Software. Overgangen til SQL Server gir deg økt sikkerhet og fleksibilitet, samt muliggjør en rekke nye tjenester som for eksempel Mamut Online Desktop. Mamut Business Software kan også benyttes sammen med andre versjoner av Microsoft SQL 2005 Server. Disse har ulike egenskaper og fordeler i forhold til Expressutgaven, noe som spesielt installasjoner med mange brukere eller omfattende databaser vil dra fordel av. Har du allerede installert en versjon av Microsoft SQL 2005 Server, vil din nye versjon av Mamut Business Software kunne installeres mot denne. Oppgradering etter behov Mamut tilbyr i samarbeid med Microsoft ulike versjoner av Microsoft SQL 2005 Server. Ved kjøp av SQL Server sammen med Mamut Business Software kan vi tilby egne lisenser til konkurransedyktig priser. Har din virksomhet behov for en annen versjon enn Express-utgaven av SQL Server ber vi deg ta kontakt med Mamut eller din lokale Mamut-partner for komplett produkt- og prisinformasjon. Les mer på www.mamut.no/oppdater. Ny versjon 2008. 5
Mamut One Programvare og tjenester i Ny teknologi gir nye muligheter, men betyr også nye og økte forventninger. Dine kunder forventer for eksempel å finne relevant informasjon om deg og din virksomhet på Internett, handle i nettbutikken, og kommunisere effektivt via e-post. Med Mamut One setter vi igjen en ny standard for hva som menes med en komplett forretningsløsning, og sørger med det for at du har de verktøy du trenger for å møte dine kunders forventninger. Kort fortalt er Mamut One en komplett løsning for å utføre tradisjonelle økonomiske- og administrative oppgaver, kommunisere effektivt og for å profilere virksomheten og samarbeide via Internett. I tillegg inkluderes nye tjenester innenfor kunnskap/kompetanse. De fire nøkkelbegrepene i Mamut One knyttes til produktivitet, kommunikasjon, synlighet og kunnskap. Her følger en beskrivelse av noen av tjenestene i Mamut One. Produktivitet Slik arbeider du smartere Hvordan tilrettelegge for produktivitet? En viktig forutsetning er at du har ett felles brukervennlig forretningssystem, hvor alle roller i bedriften dekkes og alle medarbeidere har tilgang på nødvendig informasjon når og hvor som helst. Mamut Business Software er et av hovedelementene i Mamut One, og dekker alle tradisjonelle elementer i virksomhetens verdikjede, fra salgs- og kundeoppfølging til økonomistyring, logistikk, lønn, prosjekt/timeregistrering og e-handel. Et kjennetegn ved Mamut Business Software er omfattende funksjonalitet og god brukervennlighet, hvor vår målsetning hele tiden har vært å sørge for at rutineoppgaver og informasjonsbehandling håndteres raskt og enkelt. Typisk for virksomheter med suksess, er at alle medarbeidere har tilgang til samme oppdaterte informasjon, slik at arbeidstiden brukes bedre. Dette bidrar til mer resultatskapende arbeid, bedre service i alle ledd og økt salg til nye og eksisterende kunder. Med Mamut One kan du utnytte fordelene med både å ha en lokal klient og en nettleserapplikasjon som du har tilgang til via Internett, med tilgang til samme informasjon. Dette vil ikke bare øke tilgjengelighet og fleksibilitet, men det vil også gjøre at rett informasjonen er tilgjengelig via riktig verktøy for arbeidet som utføres, som for eksempel bærbar PC, mobiltelefon eller nettleser. Tunge og tidkrevende oppgaver for eksempel fakturering, bilagsregistrering, oppdatering av lager og nettbutikk samt føring av lønn kan med stor fordel gjøres på egen stasjonær PC. Slikt arbeid kan med fordel gjøres på kontoret i klientens funksjonsrike og brukervennlige grensesnitt. 6. 2008 Ny versjon. Les mer på www.mamut.no/oppdater
én løsning partnere, leverandører og kunder. Dette gjøres via tjenester som mobil e-post, delte portaler og nettkonferanse. Det betyr at du alltid har tilgang til oppdatert informasjon når du behøver det uten ekstra investeringer i infrastruktur som servere og rutere! Mamut Businessmail er en profesjonell e-posttjeneste basert på Microsoft Hosted Exchange 2007. Med løsningen får du og dine medarbeidere tilgang til delte kalendere, mapper og adressebøker. Informasjonen er alltid tilgjengelig både via Microsoft Outlook, via lokalt Internett eller på mobiltelefon/pda du velger hva som passer deg i øyeblikket. Tjenesten inneholder også avansert antivirus, spamfilter og backup. Tjenesten gjør med andre ord det like enkelt å arbeide på reise som det er å arbeide på kontoret. Microsoft Hosted Exchange er en plattform for å utveksle meldinger og interaksjon. Dermed kan du og dine kollegaer få tilgang til e-post, filer og kalendere, uansett tid og sted, via PC, Internett eller PDA/mobiltelefon. Produktivitet handler ofte om effektiv kommunikasjon og dermed enkel tilgang til riktig informasjon på den riktige enheten. Inkludert i Mamut One er tilgang til markedets mest anerkjente løsninger for kommunikasjon som mobil e-post, nettkonferanse, Internett-telefoni og delte portaler. Fordelen for deg er at du slipper den krevende oppgaven med å drifte e-postserver og andre bakenforliggende systemer, men kun konsentrere deg om å bruke disse verktøyene i den daglige driften. Kommunikasjon Rett informasjon der du er Med de ulike løsningene for kommunikasjon som er tilgjengelig via Mamut One, kan du nå forenkle kommunikasjon og samarbeid med kolleger, Med Mamut One er de viktigste data alltid tilgjenglig via Internett. Les mer på www.mamut.no/oppdater. Ny versjon 2008. 7
Mamut One Programvare og tjenester i Microsoft SharePoint gjør at du effektivt kan dele dokumenter, aktiviteter og annen informasjon via Internettportaler på en sikker og enkel måte. Løsningen legger til rette for samarbeid og Dokumentdeling via Microsoft prosjektstyring, Sharepoint. enten det er internt i bedriften, eller med eksterne partnere. Funksjoner som dokument-arkiv med versjonskontroll, oppgavelister, nyheter, forumer, beskyttede områder, delte kontakter, kalendere og full tilgangskontroll bidrar til å gjøre samarbeidet effektivt. Microsoft Live Meeting er en effektiv og sikker tjeneste for nettmøter. Tjenesten gjør det mulig å sette opp online -møter, -kurs, og -events med folk som befinner seg over hele kloden, bare de har tilgang til Internett. Live Meeting. Online møter med Microsoft Du kan knytte opp møtedeltakere via deres egen PC og levere presentasjoner, gjennomføre kick off, utføre brainstorming, redigere filer og samarbeide på elektroniske konferansetavler. Synlighet slik selger du på Internett For å skape salg er det nødvendig at du gjør virksomhetens produkter og tjenester synlige for omverdenen. Stadig flere mennesker bruker Internett for å innhente informasjon om produkter før de eventuelt kjøper. Et profesjonelt nettsted er av avgjørende betydning for å synliggjøre dine produkter og/eller tjenester. Gjennom Mamut One kan du velge mellom ulike fleksible måter for å opprette nettsted og netthandel, blant annet med full støtte for betaling via kredittkort. Mamut One gir deg tre valgmuligheter for publiseringen av ditt nettsted. Ønsker du en løsning rett fra boksen som stiller få eller ingen krav til forkunnskap om Web-programmering, vil den integrerte netthandelsmodulen i ditt Proff tilstedeværelse på Internett via Mamut One og ez Publish. Mamut-system være et godt alternativ. Ønsker du en mer omfattende og mer fleksibel løsning, vil Mamut ez Publish gi deg et av markedets beste verktøy for Web-publisering. For kunder som ønsker fullstendig skreddersøm eller allerede har investert i en større nettløsning, lar Mamut One deg publisere din egen løsning rett på Web-server. En profesjonell nettbutikk gir deg en døgnåpen, rimelig og effektiv salgskanal. På den måten blir stengetider et fremmedord noe dine kunder vil sette pris på! Videre er det avgjørende at dine kunder både eksisterende og potensielle nye finner nettstedet ditt. Her kan du ta i bruk Google AdWords. Google er verdens ledende søketjeneste på Internett, og AdWords er korte tekstannonser som vises basert på de søkeord du velger. Kunnskap og service Din nøkkel til bedre beslutninger For at du skal få maksimalt ut av investeringene i programvare er det viktig at du har god kunnskap om løsningen du bruker, og de tilhørende fagområdene. I Mamut One inngår en helhetlig kunnskapspakke som dekker alt fra tilgang på flere grader av personlig veiledning fra Mamut Supportsenter, kom-i-gang hefter, artikler, og online kunnskapsportal, til interaktiv opplæring og kurs. På denne måten legges det bedre til rette for vekst i din virksomhet gjennom effektive rutiner og prosesser samt oppdatert kunnskap om lover, regler og brukertips. 8. 2008 Ny versjon. Les mer på www.mamut.no/oppdater
én løsning Mamut Validis Ditt forretningssystem er din viktigste kilde til beslutningsinformasjon. Dette forutsetter naturligvis at informasjon er korrekt, ellers risikerer du å ta beslutninger på galt grunnlag. Med Validis får du et nettbasert verktøy som forenkler hele prosessen med løpende kontroll og revidering av ditt regnskap. Det er fire primære metoder som brukes for analyser regnskapsregler, trender, unntak og uvanlige kombinasjoner. Analyse av regnskapsregler vil kunne avsløre at et bilag er ført mot feil konto, typisk om en utgift er ført mot balansepost. Trendregler ser etter vesentlig avvik fra hva som ellers er ført i regnskapet, for eksempel om det ikke er ført avskrivninger de siste tre månedene. Avviksanalyse ser etter unormalt små eller store verdier, og vil typisk hente frem posteringer som eksempelvis husleie som er tre ganger større enn vanlig. Har du glemt å føre korrekt MVA på et salg, vil analysemetoden uvanlige kombinasjoner avsløre dette. Felles for alle rapportene er at du raskt får en oversikt over de bilagene du bør se nøyere på, slik at feil og mangler enkelt kan rettes opp. Det kan selvsagt være bilag i en slik rapport som viser seg å være helt korrekte. Disse kan du markere som OK, og dermed slipper du at disse dukker opp igjen i senere rapporter. Posteringsfeil kan selvsagt inntreffe, og i verste fall føre til ubehagelige runder med offentlige myndigheter. Gjennom jevnlige, grundige avstemninger av regnskapet kan du unngå dette. Om du ikke er en erfaren regnskapsfører selv, er dette en oppgave som tradisjonelt har blitt overlatt til regnskapsfører. Nå kan du overlate hele eller vesentlige deler av denne jobben til Mamut Validis. Dette verktøyet kan i løpet av sekunder analysere hele regnskapet ditt. I analysene presenteres avviksrapporter, trekkes frem posteringer som avviker fra regnskapsregler og trender samt flagges poster som er ført med uvanlige kombinasjoner. Selve løsningen består av en serie analyseverktøy som benytter ulike metoder for å analysere dine data. Resultatet er en liste over bilag du bør sjekke grundigere. På den måten avdekkes mulige feil og mangler. Mamut Validis finner frem til feilførte og andre mistenkelige bilag på rekordtid Les mer på www.mamut.no/oppdater. Ny versjon 2008. 9
Verktøy til å vokse med En småbedrift med vekstambisjoner vil stå ovenfor vanskelige utfordringer som å sikre likviditet, kontrollere kostnadene, velge riktig bemanning, beholde servicenivået og holde på de viktige kundene. Tilgang til god nok informasjon i rett tid vil ofte være forskjellen mellom suksess og fiasko. Valg av riktig IT-verktøy er med andre ord kritisk skal du lykkes. Nettbasert eller installert lokalt? Integrasjon og kommunikasjon er to viktige begreper i dagens IT-verden. Du forventer å kunne bruker Internett til å håndtere dine banktjenester, så hvorfor skulle du ikke kunne gjøre alt av IT-oppgaver online? Svaret på dette er ganske enkelt; du trenger ulike verktøy til ulike oppgaver. Bilagsføring av store volum vil typisk være en oppgave du vil foretrekke å gjøre via en lokal installasjon for å unngå at hastighet og responstid på Internett blir en flaskehals. Andre oppgaver som å hente frem regnskapsstatus, søke opp kontakter eller endre en avtale vil kunne fungerer bra via en håndholdt enhet eller bærbar PC. Det du som bruker vil forvente er at løsningen er integrert, slik at en endring gjort fra hjemme-pcen blir oppdatert på alle enhetene som er tilknyttet ditt forretningssystem. Integrasjon i alle ledd I dag er det selvsagt at du kan kommunisere med dine kunder via e-post. Kundene dine forventer også å finne informasjon om deg og dine produkter på Internett, og ikke minst er netthandel blitt enda viktigere. I virksomheter med flere ansatte, vil styring av tid raskt kunne bli kritisk. Lønn er gjerne den største kostnaden, og den bør stå i best mulig forhold med hvilke inntekter som bringes inn. I store selskaper har man lenge kunnet nyte godt av integrerte løsninger som felles kontaktdatabaser og gruppekalendere. Dette skyldes naturlig nok at denne type selskaper har økonomisk mulighet til å drive sine egen IT-avdeling og til å kjøre sin egne e-postservere, som Microsoft Exchange og Lotus Notes. Vi vet at det å få til en mest mulig effektiv men også rimelig kommunikasjon med kunder og leverandører vil være avgjørende for at mange SMB-virksomheter skal lykkes i tiden som kommer. Vi er også veldig klar over at det vil være ulike behov fra virksomhet til virksomhet, derfor må de nye verkøyene vi gjør tilgjengelig være så fleksible at du kan ta i bruk det du trenger. Mamut One Et komplett forretningssystem Et komplett forretningssystem bør være vesentlig mer omfattende i dag, enn hva som var tilfellet for kun få år siden. Solid integrasjon mellom ulike enheter som PC, mobiltelefoner og nettbaserte løsninger, vil kunne hjelpe deg med å møte dine kunders økende forventninger. Eksisterende funksjonalitet Kundeoppfølging og salgssystem (CRM) Oversikt over alle dine kunder, ordrer, fakturaer og aktiviteter knyttet til kundene, leverandører og andre kontakter samt e-postkommunikasjon, avtaler og dokumenter. Økonomi/Administrasjon Håndtering av rutineoppgaver innen regnskap og økonomi, med tilgang til integrert informasjon fra andre deler av systemet for mer dyptgående analyser. Logistikk og innkjøp Integrasjon med salgs- og ordresystemet sikrer deg muligheten til god leveringsevne, uten å måtte binde for mye kapital i store lagerbeholdninger. 10. 2008 Ny versjon. Les mer på www.mamut.no/oppdater
God nok servicegrad En av småbedriftenes store styrker vanligvis er at nærhet til kundene skaper høy servicegrad. Mange er villig til å betale litt ekstra for dette, og kan være en av de viktigste årsakene til at man vinner kampen om kundene. En stor utfordring ved vekst er å beholde samme servicegrad som kundene dine er vant med. Da handler det om å bruke tiden godt. Nøkkelfaktorer her er gode rutiner og god informasjon. Innebærer veksten behov for mer personell, vil den informasjonen som tidligere kanskje var samlet i et par hoder, bli fordelt på flere. Kunder som er vant til å få svar på et problem samme dag, opplever brått å måtte vente en dag eller to mens den nye selgeren din bruker tid på finne det svaret som du har lett tilgjengelig. Ved å gjøre denne informasjonen tilgjengelig i et felles kundeoppfølgingssystem, ville kunden din fått svaret med en gang. Men for å få dette til å fungere i praksis, er det kritisk at forretningssystemet ditt er så komplett som mulig hvor informasjon om kunder, varer, order, lager og betaling er godt integrert slik at du enkelt kan hente beslutningsgrunnlag fra et samlet sted. Riktig informasjon til riktig tid blant alle bedrifens ansatte er avgjørende for vellykkede kundeforhold! Du vil trolig møte økende krav fra dine kunder knyttet til både servicegrad og tilgang til informasjon. For å møte dette bør du stille tilsvarende strenge krav til den IT-løsningen du velger, hvor krav til integrasjon og fleksibilitet bør være avgjørende. Nye tjenester Online nettmøter Gjennomfør møter elektronisk ved å dele dokumenter og samtaler i sanntid med Microsoft Live Meeting. Nettbasert samarbeid Basert på Microsoft SharePoint oppretter du enkelt online samarbeidsportaler hvor du sikkert og effektivt kan dele informasjon. Profesjonelle og tillitsvekkende hjemmesider med nettbutikk Ved å tilby tilgang til relevant informasjon via et profesjonelt utseende hjemmeside, økes dine muligheter til å vinne kundene. Profesjonell e-post E-post stiller store krav til sikkerhet, fleksibilitet og tilgjengelighet. Med Microsoft Exchange får du fleksibilitet til å håndtere dine e-poster, kontakter og oppgaver fra valgfri enhet. Effektiv regnskapskontroll Med en profesjonell løsning basert på Mamut Validis vil du automatisere mye av de manuelle oppgavene, få bedre kvalitet på dine regnskapsdata, og spare deg for mye tid. Opplæring og kunnskap Ved enkel tilgang til både kurs og kunnskapsdatabaser blir det enklere å bygge opp den nødvendige kompetansen. Online bruker-/kundetilbakemeldinger Med tilgang til et effektiv nettbasert spørreundersøkelsesverktøy, kan du både raskt og enkelt skaffe deg det nødvendige beslutningsgrunnlaget. Sikkerhet og backup Velg en online backup-løsning hvor dataene fortløpende bli sikkerhetskopiert til en kryptert og sikker server. Online tilgang til nøkkeltall og CRM God beslutningsinformasjon i form av oppdaterte nøkkeltall bør være tilgjengelig når du trenger dem, uansett hvor du er. Les mer på www.mamut.no/oppdater. Ny versjon 2008. 11
Brukertips for ditt Mamut-system MAMUT REGNSKAP MAMUT SALG Hvordan reversere bilag direkte fra hovedboken? Fra versjon 12 av Mamut Business Software, er det mulig å reversere bilag direkte fra Hovedboken. Slik går du frem: 1. Gå til Vis Regnskap Hovedbok 2. Finn frem til bilaget du vil ha reversert, og klikk på bilagsnummeret slik at det blir markert 3. Klikk deretter på Slett (sorte krysset i verktøylinjen) 4. Følgende bilde vil da vises (se skjermbilde) 5. Dersom du velger Hovedbok, så vil det bli generert et helt identisk bilag, med motsatte debet/kredit posteringer. Bilaget vil få samme bilagsart, bilagsdato, periode og regnskapsår som var valgt på det opprinnelige bilaget. Merk! For å se bilaget som ble generert, så må du lukke og deretter åpne hovedboken igjen, slik at bildet blir oppdatert. 6. Dersom du velger Bilagsregistrering, så vil et korrigeringsbilag bli generert i bilagsregistrering. Du kan der gjøre ønskede endringer, for eksempel endre bilagsart og dato, før du overfører bilaget til hovedbok. Valg av e-post adresse ved sending av tilbud/ordre/faktura Dersom du sender tilbud/ordre/faktura til flere forskjellige personer innen samme bedrift, så er det nå mulig å velge e-post adresse ved utskrift til e-post. Slik går du frem: alle ansatte ved utskrift av tilbud/ordre/faktura til e-post, så må du velge E-postliste. 1. Finn frem til aktuell kunde i kontaktoppfølging, og velg fanekortet Annen info 2. I nedtrekkslisten for E-postmottakere kan du velge mellom Kontakt e-post, Deres ref., eller E-postliste. Dersom du vil få et valg mellom 3. Når du neste gang skal sende en faktura på e-post til denne kunden, så vil du få opp en liste over alle registrerte e-postadresser på kontakten (se stort bilde). MAMUT OUTLOOK Send og synkroniser e-post til dine kontakter direkte fra menylinjen i Outlook Har du Outlook integrasjonen aktivert i ditt Mamut program, så får du en egen menylinje i Outlook. Når du klikker på ny e-post kan du søke frem kontakter fra kontaktregisteret, der den henter opp riktig e-post adresse, og lagrer e-posten som en aktivitet i programmet. Du kan også overføre e-post og vedlegg til kontaktregisteret, slik at du hele tiden har oversikt over kommunikasjon som er gjort med den aktuelle kunden. Dersom du har satt på innstilling om automatisk overføring, så vil dette automatisk bli synkronisert. Du har også mulighet til å åpne kontaktkortet ved å markere en e-post og deretter klikke på knappen for å åpne kontaktkort (kun aktiv dersom e-posten er synkronisert med programmet.) Integrasjonen med Outlook kan kun benyttes mot 1 firmadatabase. Har du flere firmadatabaser må du velge hvilken du skal benytte integrasjonen mot. Du kan imidlertid bytte, ved å skru av integrasjonen der den er aktiv og deretter skru den på i en annen firmadatabase. Alle brukerne trenger imidlertid ikke å bruke integrasjonen mot samme firmadatabase, det vil si at ulike brukere kan benytte integrasjonen mot ulike firmadatabaser. 12. 2008 Ny versjon. Les mer på www.mamut.no/oppdater
MAMUT LØNN MAMUT REGNSKAP Hvordan endre sortering på ansatte i lønnsmodulen og på lønnsrapportene? Sorteringen du velger i personalregisteret, vil ha påvirkning for sorteringen av ansatte også i lønnsregistreringen og på lønnsrapportene. Slik går du frem: 1. Gå til Vis Lønn Personalregisteret 2. Klikk på pilen til høyre for sorteringsknappen 3. Velg om du vil sortere de ansatte på Ansatt ID, Fornavn, Etternavn eller Registreringsrekkefølge. Dersom du for eksempel valgte å sortere på Fornavn, så vil denne sorteringen gjelde i Personalregisteret, i Lønnsregistreringsmodulen, og på alle lønnsrapporter som sorterer på ansatt, slik som Lønnsjournal og Liste for feriepenger. Bruk av egendefinerte føringsmaler i bilagsregistrering MAMUT WEB Besøkssporing på din hjemmeside Det er nå mulig å legge inn tredjeparts eller egenopprettede script på Slik går du frem: 1. Gå til Vis Netthandel din hjemmeside. Dette gjør at du Nettstedinnstillinger kan spore og analysere trafikk på 2. Klikk Ok, og velg Script ditt nettsted, og innkommende 3. Legg inn scriptet trafikk fra Google AdWords 4. Nederst i bildet velger du ønsket annonser. For å benytte deg av plassering script fra tredjeparts leverandører, må du legge inn script fra f.eks. Microsoft adcenter Analytics eller Google Analytics. I versjon 12 av Mamut Business Software kan du via brukerinnstillingene definere egne føringsmaler i bilagsregistrering. Det betyr at du enkelt kan bytte mellom hva som skal vises av kolonner og informasjon, ut i fra hva slags føringsmal som er valgt. Du kan definere opptil fem ulike sett med brukerinnstillinger per bruker og hvert sett med brukerinnstillinger kan tilpasses slik at de viser ønskede kolonner og funksjoner. Brukerinnstillingene er knyttet til brukeroppsett som velges i nedtrekkslisten til venstre for knappen Brukerinnstillinger. Slik går du frem: 1. Gå til Vis Regnskap Bilagsregistrering 2. Klikk på Brukerinnstillinger Merk! Knappen Brukerinnstillinger gjelder for hva som er valgt i nedtrekkslisten til venstre. Dersom det står Standard, og du deretter klikker på Brukerinnstillinger, så redigerer du føringsmalen Standard. Velger du Valuta i nedtrekkslisten, og deretter klikker på Brukerinnstillinger, så redigerer du føringsmalen Valuta. På denne måten kan du tilpasse vinduet ut i fra hva slags type bilag du skal føre. 3. Sett ønskede innstillinger under fanekortene Kolonner og Funksjoner. Tips: Du kan selv velge navn på føringsmalene. Dersom du for eksempel vil endre navn på føringsmalen Valuta, så må du først velge Valuta i nedtrekkslisten. Deretter klikker du på Brukerinnstillinger, og velger fanekortet Funksjoner. Du kan endre navnet i feltet Beskrivelse. Les mer på www.mamut.no/oppdater. Ny versjon 2008. 13
Brukertips for ditt Mamut-system MAMUT REGNSKAP MAMUT ADMINISTRASJON Kopiering av firmarapport til andre databaser Endringer i verktøylinjen i bilagsregistrering I Mamut er det mulig å redigere på en rapport, for så å kopiere denne rapporten til de andre firmadatabasene. Slik går du frem: 1. Velg Vis og klikk Innstillinger. 3. Klikk på knappen Rapporter,og velg Rapport-/etiketteditor. 4. Marker rapporten du ønsker å kopiere til de andre firmadatabasene. 5. Klikk knappen Kopier firmarapport til alle andre firmaer (Ctrl + C). 6. Svar Ja for å fortsette. 7. Svar OK på rapporten er kopiert. 8. Lukk alle rapportvinduene. I versjon 12 er knappene for Avgiftsbehandling, Bilagsartinnstillinger, Bilagslinjetekst og Valutaregister samlet innunder én knapp, med full tekst, istedenfor ikoner. Der du i forrige versjon måtte vite hva knappen betydde ut i fra symbolet, kan du nå klikke på pilen til høyre for knappen Kontoplan, og enkelt velge ønsket handling. MAMUT SALG Standardlager for hver enkelt bruker ved innlegging av ordrelinjer Det er nå mulig å velge et standardlager for hver enkelt bruker, noe som vil ha innvirkning for produkter som er knyttet mot flere lager i produktkortet. Når brukeren da legger inn produkter i ordre er det standardlageret som er satt på brukeren som vil vises. På denne måten minsker bedriften muligheten for å selge produkter fra "feil" lager. Slik går du frem: 1. Gå til Vis Innstillinger 2. Klikk på Bruker og velg fanekortet Innstillinger per modul 3. Klikk på Produkt, og velg fanekortet Lager MAMUT KUNDEOPPFØLGING Velg sortering og kolonner i kontaktlisten Du har mulighet til selv å velge sortering Hastigheten ved åpning av kontaktlisten og hvilke kolonner som skal vises i vil variere ut i fra hvor mye kontaktlisten når du søker på kontakter. informasjon du velger å vise. Slik går du frem: 1. Gå til Vis Innstillinger 2. Klikk på Bruker og velg fanekortet Innstillinger per modul 3. Klikk på Kontakt, og velg fanekortet Kontaktliste Merk: Vi anbefaler at du maksimalt har avhuket for visning av fem kolonner. 14. 2008 Ny versjon. Les mer på www.mamut.no/oppdater
MAMUT KUNDEOPPFØLGING MAMUT WEB Velg mellom flere forskjellige leverandører for kartoppslag og reiserute Dine kunder kan nå selv velge mva visning i din nettbutikk Du har nå muligheten til selv å velge hvilken kartleverandør du vil bruke ved oppslag av kart og reiserute i kontaktregisteret. Det gjør du ved å klikke på Brukerinnstillinger (Ctrl+I) når du står i kontaktoppfølging, og deretter velge fanekortet Kontaktkort. Du kan der velge mellom Microsoft, Google, Yahoo og Proff. MAMUT WEB Nytt design av selskapsinformasjon på ditt nettsted I versjon 12 er mva visningen i din nettbutikk forbedret. Tidligere hadde du et valg om å vise priser med og uten mva. Nå kan du sette en innstilling som gjør at kundene selv kan velge om de vil se prisene inklusivt eller eksklusivt mva. Innstillingen for dette finner du ved å gå til Nettstedinnstillinger, velge fanekortet Innstillinger Nettbutikk, og deretter fanekortet Produktliste. Huk av for Valgbar mva- visning i produktlisten. Dersom du før oppdatering hadde innstillingen for å vise priser inklusivt og eksklusivt mva, så vil den etter oppdatering vise prisene inklusivt mva, med mulighet for kundene å velge om de vil se prisene eksklusivt mva. Det gjør de ved å fjerne avhukningen Vis pris inkl. mva, som vil være synlig i nettbutikken. I versjon 12 er det mulig å selv bestemme designet på selskapsinformasjonen på ditt nettsted. Tidligere har dette blitt forhåndsdefinert ut i fra hva som er fylt ut under fanekortet Selskapsinformasjon. Etter oppdatering vil automatisk innsatt firmainformasjon på siden Informasjon om virksomheten bli fjernet. For å legge inn beskrivelse av selskapet må du nå gå til Rediger hjemmeside, velge fanekortene Virksomheten og Beskrivelse av selskapet. Dersom du vil ha inn samme informasjon som tidligere, kan du klikke på knappen Sett inn selskapsinformasjon. Du har her mulighet til å designe informasjonen slik du selv ønsker. Informasjon som er skrevet under Selskapsinformasjon vil nå være synlig i hele nettstedet, såfremt du har en designmal med støtte for dette. MAMUT WEB På designmalen min står det Expires 2008 For å bedre søkemotorsynligheten I denne versjonen vil du få tilgang har vi valgt å fjerne støtten for på en rekke nye maler. enkelte designmaler. Malene som utgår er basert på såkalte frames (rammer), som gjør at de ikke vil fungerer optimalt ved indeksing fra søkemotorer, i tillegg til at de har begrensninger innenfor design og hastighet. Malene som utgår vil være markert med Expires 2008 og vi anbefaler at du skifter til en annen designmal. Les mer på www.mamut.no/oppdater. Ny versjon 2008. 15
Mamut Serviceavtale enkel hverdag! Mamut Serviceavtale sikrer at du er forberedt og har full kontroll i alle utfordringer du eller din virksomhet møter. Oppdatert med endringer fra myndighetene Vi sørger for at ditt Mamut-system alltid er oppdatert med nye regler, avgiftsendringer og skjemaer. Fyldig dokumentasjon ved slike endringer sikrer enkel tilpasning. Ny funksjonalitet Mamut-systemene utvikles kontinuerlig som følge av teknologisk utvikling, nye standarder, tilbakemeldinger fra brukere og nye trender. Du er sikret en moderne løsning som vil forenkle hverdagen. Mamut Supportsenter Vi legger stor vekt på at du som Mamut-bruker skal få profesjonell og rask service hvis eventuelle spørsmål skulle oppstå. Du får tilgang til brukerstøtte via telefon, faks, e-post, Internett og direkte i programmet. Mamut Information Desk I programmet finner du en nyhetskanal som via Internett daglig oppdaterer deg med blant annet informasjon, nyheter og brukertips direkte relatert til ditt program og arbeidsområde. Med Mamut Information Desk kan du også kommunisere direkte med Mamut Supportsenter. Brukertips Med jevne mellomrom vil du motta e-post med tips om bruk av Mamut-systemene, nyheter innenfor produktserien og annen nyttig informasjon. Mamut Kunnskapsserie Mamut publiserer kunnskapshefter innen en rekke temaområder som for eksempel endringer fra myndighetene, effektiv bruk av systemet og nye trender. Spesialtilbud Mamut gir deg spesialtilbud på Mamut-produkter, samt relaterte produkter fra markedsledende leverandører. P.S. Det tilbys nå nye Mamut One Serviceavtaler som inkluderer både personlig support og nettbaserte tjenester. Ta kontakt med din kundekonsulent for mer informasjon. MAMUT SUPPORTSENTER 5 VEIER TIL HJELP Alle Mamut-kunder med gyldig Mamut Serviceavtale kan benytte seg av våre tjenester for brukerstøtte. Slik gjør du det: 1 Funksjonstasten [F1] Om du trenger hjelp Trykk [F1], og hjelpetekst tilpasset modulen 2 Internett Du finner all informasjon du trenger rundt årets oppdatering på: 3 Mine henvendelser Gå til Mamut Supportsenter i ditt Mamut-system 4 E-post Du kan også sende e-post til: support@mamut.no 5 du arbeider i vil åpnes på skjermen. www.mamut.no/oppdater fra menyen og skriv din henvendelse. Henvendelsen sendes direkte til Mamuts avdeling for brukerstøtte. Telefon/Faks Mamut Business Software: Tlf: 815 55 470 Faks: 23 20 35 71 Mamut Alliance Partners Mamut (OSE MAMUT ) ble etablert i 1994 og er en ledende leverandør av administrative programvareløsninger og Internettbaserte tjenester til små og mellomstore virksomheter i Europa. Mamut tilbyr komplette og brukervennlige løsninger til markedets beste forhold mellom pris og ytelse med integrerte løsninger for økonomistyring/regnskap, salgsstøtte, kunde- og kontaktoppfølging (CRM), innkjøp/logistikk, lønn/personal, prosjektstyring, e-handel, domener, e-post og webhotell. Mer enn 400 000 kunder i Europa forenkler hverdagen med løsninger fra Mamut. Ytterligere informasjon om Mamut og selskapets produkter finnes på www.mamut.no Mamut ASA, Pilestredet 75c, Boks 5205 Majorstuen, 0302 Oslo Tlf 23 20 34 50 Faks 23 20 35 01 service@mamut.no