Fylkesutvalgets møte 27. februar 2014 3. gangs utsending

SAKSLISTE Fylkesutvalgets møte 27. februar 2014 3. gangs utsending Dato: 27.02.2014 kl. 10:00 Sted: Fylkeshuset. Svend Foynsgate 9. 3126 Tønsberg. Møterom Oseberg Arkivsak: 201400017-7 Arkivkode: 033 Det vises til innkalling og saksliste av 11. februar 2014 Vedlagt oversendes FU sak 15/14 - Østre Bolæren - Resultat av salg-/utleieprosessen og veien videre FU sak 17/14 - Brannsikringstiltak Greveskogen Følgende sak utgår: FU sak 22/14 - «Skoleskyss for elever som ikke går på nærskolen - økonomiske konsekvenser av kostnadsdeling» Saken legges fram for behandling i Fylkesutvalget og Fylkestinget i april 2014, og som referatsak til hovedutvalg for samferdsel, areal og miljø. Tønsberg, 18.02.2014 Med vennlig hilsen Per-Eivind Johansen leder

SAKSLISTE Fylkesutvalget 27.02.2014 Side Saker til behandling 13/14 201100478-479 Regional plan for bærekraftig arealpolitikk: Komplettering og justering av plankart, samt endring av mål, strategier, retningslinjer og effektmål 14/14 201102021-55 Regional plan for folkehelse Rapportering 2013. Handlingsprogram 2014 15/14 201208715-16 Østre Bolæren - Resultat av salg-/utleieprosessen og veien videre 16/14 201205117-12 Delegering av regionale utviklingsmilder (kap. 551, post 60) for budsjettåret 2014 17/14 201400718-4 Brannsikringstiltak Greveskogen 18/14 201400385-3 Valg av representanter til bankenes forstanderskap - SpareBank 1 Buskerud- Vestfold 19/14 201312510-12 Suppleringsvalg av varamedlemmer - Arbeiderpartiet 20/14 201312510-13 Søknad om fritak fra politiske verv - Unntatt etter offentlighetsloven Offl 13, Fvl 13 21/14 201103397-51 Regional vannforvaltningsplan - organiserig og oppgaver i vannområdene - veien videre. 22/14 201207088-46 Utgår. Skoleskyss for elever som ikke går på nærskolen - økonomiske konsekvenser av kostnadsdeling 23/14 201102339-92 Melding - Lokal samfunnsutvikling i kommunene (LUK) - revidert prosjektplan 2014 24/14 201210953-12 Melding - Utredning av samhandlingsstruktur for reiselivsnæringen i Vestfold 25/14 201400187-3 Referatsak møteprotokoll Verdiskapning Vestfold 29.10.14 Eventuelt 2

Saker til behandling 15/14 Østre Bolæren - salg-/utleieprosessen Arkivsak-dok. 201208715-16 Arkivkode. 610 Saksbehandler Åge Henriksen Saksgang Møtedato Saknr 1 Fylkesutvalget 27.02.2014 15/14 2 Fylkestinget 06.03.2014 6/14 Sammendrag Saken redegjør for de resultatløse forhandlingene som har vært ført om salg-/utleie av anleggene på Østre Bolæren. Fylkesrådmannen foreslår at det til fylkestingets møte i juni legges fram sak om videre hovedstrategi for virksomheten på Østre Bolæren. Fylkesrådmannens innstilling 1. Fylkestinget tar til orientering at salgs-/utleieprosessen for Østre Bolæren ikke har ført fram 2. Salgs-/utleieprospektet trekkes fra markedet 3. Det legges fram sak i juni 2014 om videre strategi for Østre Bolæren Tønsberg, 18.02.2014 Egil Johansen fylkesrådmann 3

Innledning: Eierne vedtok desember 2012 (FT 70/12 og KS 87/12) at det skulle igangsettes en prosess med salg/utleie av bygninger og områder på Østre Bolæren. Anlegget ble i mai 2013 lagt ut for salg/utleie gjennom DNB Næringsmegling. Fylkestinget fikk i sak 1/14 og formannskapet i Nøtterøy kommune i FS-sak 9/14 en orientering om status for prosessen ved årsskiftet. I korthet ble flg. situasjon beskrevet: Det forhandles med kun en interessent, Bolærne Drift AS (BD) Pr. 1.1 var uenigheten mellom partene i hovedsak knyttet til varigheten av en leieavtale og vilkårene i en kjøpsopsjon Sameiet skal uansett utfallet av forhandlingene drive virksomheten på øya i sesongen 2014 etter omtrent de samme linjer som i de siste årene Forhandlingene med Bolærne Drift AS ble 3. februar avsluttet uten at det er blitt enighet om en avtale. Det gis i saken nærmere opplysninger om salg-/utleieprosessen og innholdet i forhandlingene med Bolærne Drift AS. Saksutredning: Fylkestinget og kommunestyret opprettet på nyåret 2013 en politisk referansegruppe som skulle gi råd til rådmennene underveis i salgs-/utleieprosessen. Gruppen var samlet i februar 2013 for å gjennomgå prospektet. Høsten 2013 hadde gruppen 3 møter for å gi råd om de forhandlingene som ble ført med BD i løpet av høsten. Etter årsskiftet har det vært ett møte i gruppen for å gi råd om vilkårene i tilbudene som skulle fremsettes i forhandlingene i sluttfasen. Prospektet Hovedprinsippene i prospektet er flg.: Salg av store deler av bygningsmassen (1990 byggene, befalsforlegningen og administrasjonsbygget) og utleie i minimum 10 år av resten av bygningsmassen. Operatøravtale for havna, havneområdet og deler av fellesoppgavene på øya. Det ble åpnet for utleie av de deler av bygningsmassen som var forutsatt solgt. Infrastrukturutgifter (inkl. avskrivninger på framtidige investeringer) skulle dekkes av kjøper/leietaker. Utleier skulle ha alt ansvar for ytre vedlikehold Leietaker skulle ha alt ansvar for indre vedlikehold. Forhandlingene Det viste seg at det kun var en aktør (Bolærne Drift AS) som kom med et tilbud det var interessant å gå videre med. I den første delen av prosessen ble det lagt ned et betydelig arbeid i å presisere partenes forutsetninger for sine tilbud/mottilbud. I siste fase ble forhandlingene i hovedsak knyttet til Leiepris og leietidens lengde Pris i en kjøpsopsjon og hvor mange år opsjonen skulle gjelde 4

Hovedelementene i tilbudet fra Bolærne Drift pr 19.11.13 var som følger: Leiebeløp pr år Havneavgift pr år Leietid Leieobjektet Ytre bygningsvedlikehold Indre bygningsvedlikehold Infrastruktur kostnader Kjøpsopsjon Minstebeløp 100 000 + 5% av omsetning over 6,3 mkr (fom år 2). Minstebeløp KPI-justeres. Minstebeløp 150 000 + 20% av havneavgift over 750 000. Minstebeløp KPIjusteres. 15 år + rett til forlenget leietid etter forhandlinger. Inkl Havna, Loshuset og Kommandantboligen Utleiers fulle ansvar Leietaker har ikke ansvar for påkostninger som skyldes forskriftsendringer Leietaker/kjøper betaler etter alminnelige offentlige tariffer som om virksomheten hadde ligget på land i Nøtterøy kommune. Utleier/selger kan ikke belaste leietaker/kjøper med faktiske kostnader. Innen utgangen av år 4 har leietaker ensidig rett til å kjøpe leieobjektet (ekskl Havna). Prisen fastsettes gjennom forhandlinger, men med et maksbeløp på 15 ggr minsteleien, dvs 1,5 mkr + KPI-justering Forhandlinger etter 19.11.13 Sameiet svarte med at kjøpsopsjonen ikke skulle prissettes. Bolærne Drift stilte da som motkrav i januar 2014 at kjøpsopsjonen skulle gjelde i hele leieperioden og at leieperioden skulle utvides til 25 år + opsjon om videre leie i ytterligere 15 år. Salgspris skulle fastsettes etter forhandlinger. Ved uenighet skulle salgspris fastsettes av en skjønnsnemnd med en sikringsbestemmelse om at prisen ikke skulle avvike vesentlig fra partenes tilbud/krav. På dette stadium av forhandlingene ble det ikke gått nærmere inn på en presisering av det sistnevnte punktet. Etter å ha konferert med referansegruppa fremmet Sameiet v/rådmennene et nytt tilbud med en 4-årig kjøpsopsjon med en minstepris på 7 mill. kr. Samtidig ble BD tilbudt leievilkår som ga leietaker bedre sikkerhet mot tap av investeringsmidler dersom leieforholdet skulle opphøre. Sameiet avviste å gå inn på en leieavtale på mer enn 15 år. BD trakk seg etter dette (3. februar) fra videre forhandlinger. Tilbudene fra Bolærne Drift har avveket mye fra forutsetningen for salgs-/utleieprospektet. En viktig begrunnelse for at Sameiet ikke kunne akseptere tilbudet fra Bolærne Drift, var at det ville binde Sameiet til en varig situasjon med netto utgifter til Østre Bolæren med svært usikre muligheter for en oppside som senere ville kunne gi balanse eller netto inntekter. Sameiet ville med en slik løsning bli sittende med en betydelig økonomisk risiko og redusert handlingsrom mht valg av framtidige løsninger. Sameiet har gjennom hele forhandlingsperioden holdt fast ved at en eventuell kjøpsopsjon kun skulle gjelde i 4-5 år dersom salgsprisen skulle fastsettes nå. Med forslaget om en skjønnsnemnd aksepterte BD at prisen ikke skulle fastsettes ved inngåelse av avtalen, men fra Sameiets side var det uaktuelt å gå inn på løsninger som ville gi BD en eksklusiv rett til å kjøpe eiendommene i hele leieperioden samtidig som leieperioden skulle utvides til 25 år. Fylkesrådmannens bemerkninger: Prospektet har nå ligget ute i markedet i snart 9 måneder. Fylkesrådmannen kan konstatere at interessen for kjøp/leie av virksomheten på Østre Bolæren viste seg å være svært begrenset. Siden en heller ikke har lykkes med å komme frem til en avtale med BD, tilrår fylkesrådmannen at sameiet nå trekker prospektet fra markedet. 5

Når sameiet ikke har lykkes med å få til salg/utleie til akseptable vilkår, ser fylkesrådmannen to hovedalternativer for driften på Østre Bolæren. Det ene er et minimumsalternativ som reduserer virksomheten mest mulig. En slik løsning kan også bety rivning av bygninger. Det andre alternativet vil være en aktiv videreutvikling av driften på Østre Bolæren. For begge alternativene vil det være behov for å vurdere Mål for virksomheten på øya herunder tidshorisont for eierskap og planlegging Organisering av virksomheten o Eierskapet og organisering av eierskapet herunder om sameiet bør videreføres eller om det bør vurderes andre organisasjonsløsninger f ex IKS o Organisering av virksomheten på øya Strategi for drift og forvaltning Strategi for investeringer og større vedlikehold Behov for infrastruktur herunder el-forsyning Fylkesrådmannen tar sikte på at fylkestinget/kommunestyret i juni 2014 skal kunne velge mellom de to hovedalternativene. Fylkesrådmannen vil straks fylkestinget/kommunestyret har behandlet denne saken, igangsette en plan- og utviklingsprosess som kan gi et grunnlag for at fylkestinget/kommunestyret kan behandle en ny strategi for virksomheten på Østre Bolæren i juni 2014. Siden rammebetingelsene for å drive virksomheten har vært usikre og kortsiktige, har det ikke vært mulig å få til en drift som kunne gi økonomisk balanse i drift og forvaltning av øya. Etter fylkesrådmannens oppfatning må en nå forsøke å skape vilkår der balanse er målet. Det viktigste vilkåret er at eierne så langt som mulig gir virksomheten en trygghet for at en vil holde fast ved en langsiktig strategi. Hvilken tidshorisont en skal legge til grunn for denne strategien, kan være en del av prosessen frem til den politiske behandlingen i juni 2014, men fylkesrådmannen vil allerede nå antyde at denne tidshorisonten ikke bør være mindre enn 5-7 år. En kortere horisont enn dette vil legge store begrensninger på mulige avtaler med samarbeidspartnere som skal investere i egen virksomhet på øya. Rådmennene vil knytte til seg en referansegruppe med ressurspersoner som skal bistå rådmennene i å forberede saken i juni. 6

17/14 Brannsikringstiltak Greveskogen Arkivsak-dok. 201400718-4 Arkivkode. 614 Saksbehandler Hanne M. Jacobsen Lund Saksgang Møtedato Saknr 1 Fylkesutvalget 27.02.2014 17/14 2 Fylkestinget 06.03.2014 9/14 Sammendrag I budsjett 2014 er det vedtatt brannsikringstiltak på Greveskogen 7 mill. kroner. Fylkesrådmannen ønsket å vurdere om dette avviket kunne håndteres på en rimeligere måte og innstilte på at en egen sak ble fremmet med valg av alternativ. Denne saken belyser alternativene og konkluderer med at sprinkling anbefales når både sikkerhet og økonomi er vurdert. Fylkesrådmannens innstilling Vedtak om gjennomføring av brannsikringstiltak i form av sprinkling ved Greveskogen vgs. i hht. budsjett 2014 iverksettes. Tønsberg, 03.02.2014 Egil Johansen fylkesrådmann Lisbeth Eek Svensson direktør 7

Innledning: Det følger av Forskrift om brannforebyggende tiltak og tilsyn 2:»Eier av ethvert brannobjekt skal sørge for at dette er bygget, utstyrt og vedlikeholdt i samsvar med gjeldende lover og forskrifter om forebygging av brann.» Rapport etter tilstandsanalyse vedr. brannsikkerhet gjennomført av Norconsult bestilt av Eiendomsseksjonen, dokumenterer krav til ytterligere branntiltak ved Greveskogen vgs. Størrelsen på seksjon 1, den eldste og opprinnelige skolen, er for stor og fraviker fra regelverket ved at seksjonens areal er opp mot dobbelt av det som aksepteres. Ved den årlige gjennomgangen med brannvesenet i forhold til status på fylkeskommunale bygg er sprinkling Greveskogen et punkt som står som et vesentlig avvik. Saksutredning: Tilstandsanalyse brannsikkerhet ble utført for Greveskogen videregående skole i 2010. Her fremkom flere avvik som etter dette har blitt lukket med unntak av det som gjelder bygg 1(seksjon 1). Bygg 1 på Greveskogen vgs. består av 3 etasjer fordelt som følger; 2. etasje: 2 154 m2 1. etasje: 3 596 m2 u. etasje: 3 473 m2. Bygget er oppført i 1975 etter Byggeforskrift 1969. Alle bygg skal iht. FOBTOT* vurderes og oppgraderes innenfor en praktisk og økonomisk forsvarlig ramme. Innenfor praktisk og økonomisk forsvarlig ramme ligger i utgangspunktet alle forhold knyttet til personsikkerhet og rømningsforhold, jfr. 2-1 FOBTOT* med veiledning. Følgende grenser for oppdeling av bygninger med seksjoneringsvegg gjelder i h.h.t. veiledning til TEK 10, 11-7 tabell 1: 1 200 m2 uten tiltak 1 800 m2 med brannalarmanlegg kategori 2 10 000 m2 med automatisk slokkeanlegg Dette avviket kan løses på to alternative måter; 1. Sprinkleranlegget utvides til også å dekke den eldre delen av skolen i hht. ovennevnte forskriftskrav. Dette vil være den enkleste løsningen i f.t. eksisterende konstruksjoner men samtidig gi den beste løsningen med tanke på bl.a. fremtidig fleksibilitet i bygget. Med et automatisk slokkeanlegg kan seksjonsstørrelsen økes til 10 000m2. Byggets brukere vil få et sikrere bygg og bedre tid ved rømning, dette da sprinkleranlegget vil være et aktivt brannverntiltak som slokker eller kontrollerer en startbrann i den tidlige fasen. Greveskogen vgs. har også elever med nedsatt funksjonsevne som har behov for ekstra bistand ved en evakuering og som vil være bedre sikret med et sprinkleranlegg. Disse elevene har tilhørighet i den aktuelle bygningsdelen. 2. Bygget seksjoneres i flere brannseksjoner for å komme inn under kravet hvor følgende må ivaretas: o Hver seksjon skal være maksimalt 1 800 m2 o Seksjoneringsvegg skal tilfredsstille REIM 120 (A120) o Vegg skal føres vertikalt gjennom etasjene og min. 0,5 m over høyeste tak. o Evt. kanaler gjennom vegg skal ha brannspjeld EI 120 o Dører i vegg skal ha brannmotstand EI 2 120-CS a o Vegg føres 8 m forbi innvendig hjørne o Sprinkling må allikevel gjennomføres i korridorer med dobbel himling. Dobbel himling er grunnet fremføring av ventilasjonskanaler, elektro, it. Høyden fra synlig himling opp til betongdekket over er over 80 cm. Gjelder i ca. 300 lm korridor. Begge alternative løsninger medfører omfattende inngrep i bygget slik at av hensyn til drift og sikkerhet under bygging bør dette foregå i skolens sommerferie så langt det er mulig. Det vil 8

måtte vurderes å dele dette i to faser for best mulig sikkerhet. Planlagt gjennomføring vil være en del av tildelingskriteriet i anbudsprosessen. Begge alternativer er vurdert. Det vil være vanskelig og kostbart å føre opp nye seksjoneringsvegger i dette bygget. Sprinkling vil gi en bedre sikkerhet i bygget i tillegg til god fleksibilitet. Kostnadsoverslag kr. 7,0 mill som er innarbeidet i budsjett for 2014 vil dekke kostander for gjennomføring av innstallering sprinkleranlegg i henhold til krav. Overslaget inkluderer bygningsteknisk gjennomføringen samt nødvendig konsulentbistand. Ved positivt vedtak vil prosjektering og utarbeidelse anbudsdokumenter kunne startes med et mål om praktisk gjennomføring i skolens sommerferie 2014 evt. med sluttføring i 2015. Fylkesrådmannens bemerkninger: Den mest hensiktsmessig og beste økonomiske løsningen i forhold til eksisterende konstruksjoner og fremtidig fleksibilitet i bygget vil være sprinkling. Dette vil i tillegg være et aktivt brannverntiltak som slokker eller kontrollerer en startbrann i den tidlige fasen. Dette vil øke sikkerheten for brukere i bygget samt være et bygningsbevarende tiltak. 9