Evalueringsrapport Papirløse politikere i Klæbu
Innhold SAKSFRAMLEGG... 2 Rådmannens innstilling:... 2 Saksopplysninger:... 2 Bakgrunnsopplysninger... 2 Sak og arkiv system med tilgang fra internett... 2 Papirløse politikere 24/7... 3 Prosjektplan fra 2008... 4 Ønsket situasjon... 4 Forankring... 4 Formannskapets vedtak:... 4 Gjennomføring... 5 Oppfølging... 5 Støtte... 5 Politikeropplæring... 6 Valg av utstyr... 7 Brev til kommunestyrerepresentanter... 7 VALG AV PC PAPIRLØS POLITIKER... 7 Valgets kvaler?... 8 Evaluering av de enkelte deler...8 Kost nytte... 8 Miljøaspektet... 8 Delmål... 8 Opplæring... 8 Følgende ble vektlagt under politikeropplæring... 9 Veien videre... 9
Bakgrunnsdokumenter SAKSFRAMLEGG Saksbehandler: Are Nyeng Arkiv: 033 Arkivsaksnr-dok.nr: 07/462-7 Rådmannens innstilling: Det gjennomføres et pilotprosjekt ved at formannskapet av siste halvår 2008 får bærbare pc er av type HP 2510 m/innebygd mobilt kontor og verktøy for notasjon i sakspapirer. Dette finansieres av investeringsmidler IKT, i tråd med investeringsplan. Opplæring blir gjennomført før igangsetting. Papirløse politikere totalt, vurderes i forbindelse med budsjettarbeidet for 2009. SAKSUTREDNING Saksopplysninger: Til hvert utvalgsmøte blir det i dag produsert store mengder papir. Med dagens fokus på klima, er det både lite miljøvennlig og påfører kommunen unødige utgifter. Hver papirbunke kjøres også ut med bud til hver enkelt politiker. Vi ønsker derfor, i tråd med ekommune 2012 og enorge 2009, at utvalgspolitikere skal ha sin bærbare pc med tilgang til alle dokumenter. Dette ligger også inne i investeringsplan for inneværende år. Bakgrunnsopplysninger Innbyggernes og næringslivets behov står i sentrum for utviklingen av den digitale kommune. Mer enn 8 av 10 nordmenn har tilgang til Internett, og bredbåndsdekningen nærmer seg 100 prosent. Praktisk talt alle har tilgang til mobiltelefon. Vi kommuniserer via e-post og chattekanaler, leser nyheter på nettet, bestiller flyreiser, håndterer banktjenester elektronisk - og søker i stadig større grad informasjon og tjenester fra det offentlige på Internett. Informasjons- og kommunikasjonsteknologien framstår samtidig som et av de viktigste virkemidlene for modernisering og omstilling i offentlig sektor. Effektiv bruk av IKT kan i betydelig grad erstatte manuelle prosesser og rutiner og bidra til å frigjøre ressurser til direkte tjenesteytende virksomhet. Helt konkret brukes i dag svært mange arbeidstimer til produksjon papirbunker som sendes ut til hvert utvalgsmøte. Denne ressursen bør i stedet gå til tjenesteytende virksomhet. Det er Stortingets målsetting at norske kommuner og fylkeskommuner skal være blant de fremste i verden på elektronisk innbyggerdialog, digitale tjenester og effektiv e-forvaltning. Folkevalgte politikere bør i denne sammenheng være rollemodeller. Sak og arkiv system med tilgang fra internett EDB Sak og Arkiv med modulen Politiker gjør det mulig å gi politikere de dokumenter de trenger, når som helst på døgnet alle dager hele året rundt. Modulen Politiker sammen med bærbare pc er vil gi tilgang til leservennlige dokumenter og saker på en oversiktlig måte.
Papirløse politikere 24/7 EDB Sak og Arkiv Politiker er laget for at politikere skal kunne lese og søke i sakspapirene elektronisk, dvs. sakspapirene blir tilgjengeliggjort på nettet. Til det enkelte møte vil politikerne få tilgang til saksliste, sakspapirer og protokoll. For hver enkelt sak vil det bli tilgang til saksframlegg med evt. vedlegg samt behandling og innstilling. Også vedtak gjort i de ulike utvalg hvor saken har vært til behandling vil være tilgjengelig. Sakspapirene blir presentert i farger og illustrasjoner og kart blir mer leservennlig. Skulle det være ønske om å skrive ut sakspapirene fra nettet er også det mulig. Hver pc vil bli levert med fullversjon av Acrobat slik at det er mulig å gjøre notater direkte på sakspapirer. Denne løsningen sikrer at kun autoriserte personer får tilgang til dokumenter og saker som er publisert på nettet. Modulen Politiker ligger innebygd i den versjon av Sak og arkivsystemet vi allerede har i dag. Gjennom å benytte Politikermodulen sammen med bærbare pc er vil vi bedre kunne yte tjenester og service til politikere. Siden alle dokumenter gjøres tilgjengelig elektronisk, vil administrasjonen spare tid ved distribusjon og arkivering av sakspapirer. I tillegg vil utgiftene til papir, kopiering og utkjøring reduseres vesentlig. Sakspapirene blir presentert i farger, og illustrasjoner og kart blir mer leservennlige. Skulle politikeren ha ønske om å skrive ut sakspapirene fra nettet er også dette mulig. Prosjektet evalueres i desember og samme utstyr kjøpes inn til hele kommunestyret.
Prosjektplan fra 2008 Nå situasjon Klæbu kommune bruker i dag store personellressurser til å produsere sakspapir. Til kommunestyre blir det kjørt ut 70 eks, til formannskap 50, til tjenesteyting??, til næring og utvikling??. Vi vet at hvert ferdigprodusert ark koster ca kr 0,90 når både produksjonstid, papirkostnader, porto og utkjøringskostnader er innkalkulert. Dette er tall som er hentet fra Bergen, Drammen og Asker sin tilsvarende analyse, og det er vel ingen grunn til å tro at vi klarer dette mye billigere. Gjennomsnittsstørrelse på papirbunkene våre er 150 til formannskap og 100 til kommunestyre Til formannskapet har det vært kjørt ut 50 eks, og til kommunestyret 70. Med 12 møter i året vil dett gi følgende tall: Formannskap 150 x 50 x 12 x 0,90= 81000 Kommunestyre100 x 70 x 12 x 0,90= 126000 Samlet 207000 Informasjons- og kommunikasjonsteknologien framstår samtidig som et av de viktigste virkemidlene for modernisering og omstilling i offentlig sektor. Effektiv bruk av IKT kan i betydelig grad erstatte manuelle prosesser og rutiner og bidra til å frigjøre ressurser til direkte tjenesteytende virksomhet. Helt konkret brukes i dag svært mange arbeidstimer til produksjon av papirbunker som sendes ut til hvert utvalgsmøte. Denne ressursen bør i stedet gå til tjenesteytende virksomhet. Det er Stortingets målsetting at norske kommuner og fylkeskommuner skal være blant de fremste i verden på elektronisk innbyggerdialog, digitale tjenester og effektiv e-forvaltning. Folkevalgte politikere bør derfor i denne sammenheng være rollemodeller. Ønsket situasjon I løpet av siste halvår 2009 skal papirforbruket ha avtatt med 90 % og politikerne skal framstå som gode digitale rollemodeller Forankring Prosjektet er forankret i vedtak i formannskapet snr 91/08 Formannskapets vedtak: Det gjennomføres et pilotprosjekt ved at formannskapet av siste halvår 2008 får bærbare pc er av type HP 2510 m/innebygd mobilt kontor og verktøy for notasjon i sakspapirer. Dette finansieres av investeringsmidler IKT, i tråd med investeringsplan. Opplæring blir gjennomført før igangsetting i full skala. Papirløse politikere totalt, vurderes i forbindelse med budsjettarbeidet for 2009
Gjennomføring Det oppnevnes en prosjektgruppe bestående av politikerrepresentant, ikt sjef, systemansvarlig ESA, politisk sekretær og representant fra hovedtillitsvalgt. Gruppa konstituerer seg selv. IKT sjef kaller inn til første møte så snart handlingsplan for 2009 er klar. Alle politikere skal bruke elektroniske sakspapirer Alle politikere skal ha en kompetanse tilsvarende eborger-testen Saksbehandlere skal selv klargjøre digitale dokument og vedlegg Sak/arkiv skal redusere skanning med 50 % All skanning skjer til pdf Oppfølging De som skal ta ut effekten, må involveres tidlig, og ha et eierskap til innhold og prosess. Gjennom å gi et linjeansvar til delmål (de som produserer sakspapir), vil eventuelle organisatoriske og/eller budsjettmessige spørsmål kunne tas opp i planarbeidet, og således få realistiske estimat på gevinstene. Utviklings- og implementeringsprosjektet får ikke leve sitt eget liv, men følges nøye av prosjektgruppa som har medlemmer fra de ansvarlige for produksjon av sakspapir. Det fører til at overtakelse av prosjektresultatet blir enklere. Støtte Det gis vanlig helpdesk-støtte i arbeidstiden 08:00 15:30 Fra oppstart i full skala er også helpdesk betjent de to første lørdager mellom 10:00 14:00 Det etableres et verktøy for fjernstyring av politikerpc er slik at bruker kan se hva slags hjelp som blir gitt og slik ha pedagogisk utbytte av hjelpen. Papirene gjøres i en overgangsfase tilgjengelig gjennom utpushing i et klikkbart tankekartverktøy. (FreeMind MindMap)
Verktøyet som er valgt er FreeMind MindMap. Dette er freeware Politikeropplæring Brukerkompetansen i kommunestyret kartlegges ved hjelp av egenproduserte spørreskjema Det tilbys målrettet kurs ut ifra resultatet av kartlegginga Generell filbehandling Inotes (webmail) Word Flere alternative datoer og tidspunkt PC'er 1 mnd før kursstart
Valg av utstyr Brev til kommunestyrerepresentanter Vår ref. Saksbehandler/enhet Deres ref. Dato 09/1-10-061 ANY/RÅD 26.01.2009 VALG AV PC PAPIRLØS POLITIKER Idet det vises til vedtak i formannskapet snr 91/08, blir kommunestyret papirløst i 2009. Det vil da være følgende alternativer for valg av pc. 1. HP 2510 m 12 skjerm. Dette er den pc formannskapet bruker. 2. HP 6730 m 15,4 skjerm. For representanter som synes 2510 har for liten skjem, vil dette være et bedre alternativ 3. Bruk av egen pc Felles for alle tre alternativ er at følgende programvare vil bli installert:
1. Office 2003 standard 2. Adobe Acrobat 9 PRO Da det er 20 dagers leveringstid på utstyret, ber vi om at svar sendes til postmottak@klabu.kommune.no senest fredag 30.januar Valgets kvaler? Dette er de 2 pc typer som ble tilbudt. I ettertid er det lett å se at en kunne klart seg med en rimeligere modell. Pc ene blir i hovedsak brukt som verktøy for lesing av saksdokumenter. Ved senere innkjøp bør det også vurderes hvorvidt det er nødvendig med Office innlagt. Alle saksdokumenter distribueres i dag som pdf-format. De fleste valgte 12 og ingen ønsket å bruke egen pc.
Evaluering av de enkelte deler Kost nytte Dette var det mål som var enklest å nå i prosjektet. I og med at produksjon av sakspapir bare ble gjort digitalt sank kostandene med 207 000 bare for kommunestyret og formannskapet. NMS og TYT kom også med etter hvert. Miljøaspektet Gjennom dette prosjektet har et langt skritt på veien mot å bli miljøsertifisert. Delmål 1. Alle politikere skal bruke elektroniske sakspapirer Alle bruker elektroniske sakspapir i dag. Første del av perioden hadde vi problem med både dårlig mobildekning og dårlig signalkvalitet fra nærmeste sentral som kunne levere ADSL. Dette gjaldt bosted til en politiker og er nå rettet. Vedkommende har i dag vanlig internettabonnement fra Loqal betalt av kommunen. 2. Verktøysom brukes Til å hente sakspapirer brukes både nedlasting fra nettsidene våre, og nedlasting via et verktøy som heter Filemail. Filemail gir mulighet til kryptering og nedsending av en url til egen nedlastingsside. Den gir også mulighet til branding i. Fila som sendes ut er en selvutpakkende exe-fil som sørger for likt oppsett på hver politiker-pc. Ferdig utpakket er dette en pdf-fil med bokmerker til vedlegg. Bokmerkene brukes til navigering i stedet for tankekartet FreeMind. På sikt ønsker vi å komme bort fra tankekartet som navigeringsverktøy. 3. Alle politikere skal ha en kompetanse tilsvarende eborger-testen Det er usikkert om dette er tilfelle da vi ikke har kjørt noen test slik det var satt opp som mål i prosjektplanen. Erfaring viser at det er stor kunnskapssprik blant politikerne. 4. Saksbehandlere skal selv klargjøre digitale dokument og vedlegg Dette er gjennomført. 5. Sak/arkiv skal redusere skanning med 50 % Dette målet er også nådd. Noen saksbehandlere er likevel ikke flinke nok til selv å legge ved vedlegg. 6. All skanning skjer til pdf Ved politiske sakspapir er pdf nå standardformatet. Opplæring 1. Brukerkompetansen i kommunestyret kartlegges ved hjelp av egenproduserte spørreskjema Vi fikk dessverre ikke brukt noe spørreskjema i forkant før vi startet selve opplæringa. Det ville kunne gitt oss bedre innsyn i den enkeltes kompetanse, og i Egenpromotering
gjort overgangen til digitale sakspapir lettere Det ble avholdt to opplæringskvelder hvor prosedyren for nedlasting ble gjennomgått. Det ble også gitt opplæring i hvordan man benytter Acrobat til merking og redigering av et dokument. I ettertid er det lett å se at prosjektgruppa var overivrig etter å komme i gang, og nok burde kjørt en grundigere opplæring. Følgende ble vektlagt under politikeropplæring Utdeling av pc er Sjekk av serienr Kontroll av trådløs kommunikasjon Kort gjennomgang av viktigste funksjoner på pc'ene Nettleserversjon Windows Update Antivirus Nedlasting fra Filemail Mappestruktur Hvordan Hvorfor Acorobat Kommentar og merking Notat Understrek Gjennomstrek Tekstboks Sirkel Firkant Visk Pilverktøy Linjeverktøy Skrivemaskin Veien videre Gruppa vurderer følgende alternativ 3. alternativer som likeverdige. 1. Gjenbruk av nåværende pc er Pc ene som politikerne disponerer er lånepc er og skal leveres inn når man slutter som kommunerepresentant. De har etter en periode større bruksverdi enn salgsverdi, og vil ved oppgradering gjøre nytte langt inn i en ny valgperiode. 2. Tilskuddsordning til politikere som bruker egen pc Dersom man velger dette alternativet ytes det et årlig tilskudd på kr 1000.- Hver politiker som mottar årlig tilskudd vil da være ansvarlig for drift, vedlikehold og oppdatering etter at ikt-avdelinga har installert nødvendig programvare.
3. Nettbrett Alternativt kan nettbrett kan benyttes. Det har allerede kommet apps som gir tilnærmet samme funksjonalitet som Acrobat i henhold til merking m.m. Gruppa tror likevel det må bli en kombinasjon av bærbar pc og eventuelt nettbrett som blir det endelige valget. Hvilket brett en skal velge er det for tidlig å konkludere med da skjer en rivende utvikling på denne fronten. 4. Pkt. 4. Saksbehandlere skal selv klargjøre digitale dokument og vedlegg Det er et stykke igjen til målet her. Flere saksbehandlere lar være å legge til vedlegg saken kommer til politisk sekretær uten at dette er gjort. De opplæringstiltak som er iverksatt må gjentas. I og med at modulen: ESA send politiker er svært nøye med hvilken versjon av PDF som kan brukes, kan det hende at vedlegg ligger med feil versjon. Vedleggene må da skannes opp igjen. Saken er tatt opp med leverandør.