TILBUDSINNBYDELSE 134-BYM-2013 Miljøsertifisering i hht. ISO 14001 for Bymiljøetatens drift og forvaltning av Oslo kommune skoger (årlig oppfølging og resertifisering for sertifikatets varighet) Oslo kommune v/ Bymiljøetaten inviterer til å delta i konkurranse om anskaffelse av «134-bym-2013 Resertifisering av drift og forvaltning av Oslo kommunes skoger». 1. Anskaffelsens formål og omfang Oslo kommune eier og forvalter ca 160.000 dekar skog. Skogeiendommen ligger spredt i Oslo og i flere tilgrensende kommuner. Skog og landskapsavdelingen i Bymiljøetaten forvalter og drifter eiendommen med hovedfokus på tilrettelegging for friluftslivet. Skogsdriften i Oslo kommunes skoger er siden 2002 sertifisert i henhold til ISO 14001 med Norsk PEFC skogstandard (Levende Skog) som fagstandard. I tillegg har Oslo kommune pålagt seg selv miljøkrav ut over Norsk PEFC skogstandard. Sertifiseringen omfatter den del av avdelingens ansatte som er tilknyttet skogvirksomheten. Dette omfatter om lag 20 av avdelingens ansatte. Det ble gjennomført revisjon av skogsdriften i september 2013. Oslo kommunes skogers gjeldende sertifikat løper ut 16. januar 2014 og vi ønsker tilbud på resertifisering ihht ISO 14001 for en ny treårsperiode. Det er et krav at nytt sertifikat skal være klart innen 16. januar 2014. Sertifikatet skal omfatte drift og forvaltning av Oslo kommunes skogeiendommer. Det åpnes for at tilbydere kan levere tilbud på ISO 14001 med Norsk PEFC skogstandard som fagstandard. Bymiljøetaten skal anskaffe et akkreditert sertifiseringsorgan til å forestå miljøsertifisering i.h.h.t. ISO 14001 for skogsdriften. Tilbudet skal inkludere alle utgifter i forbindelse med årlig oppfølging og resertifisering i kontraktens løpetid. Leverandøren skal levere en beskrivelse av hva tilbudet innebærer/hva de vil levere. 2. Leveringssted Oppdraget skal i hovedsak utføres i Bymiljøetatens hovedkontor i Hollendergata 5 i Oslo og ellers der det er påkrevet for å få gjennomført sertifiseringen.
3. Prosedyre Konkurransen om anskaffelse av resertifisering av Bymiljøetatens drift og forvaltning av Oslo kommunes skoger reguleres av lov og forskrift om offentlige anskaffelser. Denne anskaffelsens anslåtte verdi er under den nasjonale terskelverdi på kr 500 000 ekskl. mva. og er fritatt fra kunngjøringsplikten. Konkurransen er lagt ut på frivillig kunngjøring i Doffin. Konkurransen gjennomføres etter forskriftens alminnelige bestemmelser (del I) og tilbudsbestemmelsene som følger nedenfor. 4. Oppdragsgivers kontaktperson Navn : Heidi Udnes E-post : postmottak@bym.oslo.kommune.no Eventuelle spørsmål skal rettes til kontaktpersonen per e-post. Det skal ikke være kontakt/kommunikasjon med andre personer hos oppdragsgiver enn nevnte kontaktperson. 5. Gjennomførings- og leveringstidspunkt Kontrakt for kjøp av resertifisering og årlig oppfølging i sertifikatets varighet gjelder fra 01.01.2014 t.o.m. 31.12.2016. 6. Kontrakt Avtaleforholdet vil bli regulert av vedlagte kontraktsvilkår. 7. Tidsplan Planlagt uke Uke 46 Aktivitet Invitasjonen legges ut på Anskaffelsesportalen og frivillig på Doffin 02.12.2013 kl. 12.00 Tilbudsfrist 02.12.2013 kl. 13.00 Tilbudsåpning Uke 49 Uke 49 Uke 50/51 Senest uke 51 Tilbudsevaluering og valg av tilbud Utsendelse av tildelingsbrev Karensperiode Kontraktsinngåelse 8. Tilbudsfrist og innleveringssted Tilbudet skal være på norsk, være skriftlig og undertegnet av person(er) som har fullmakt til å
forplikte leverandøren. Tilbudet skal leveres i lukket konvolutt merket 134-BYM-2013 Anskaffelse ISO 14001 -sertifisering. Tilbudet skal leveres til: Navn: Oslo kommune, Bymiljøetaten Adresse: Kundesenteret i 1. etg., Hollendergata 5, 0190 Oslo Åpningstider for Kundesenteret i Hollendergata 5 Mandag til onsdag 08.00 til 15.30 Torsdag 10.00 til 16.00 Fredag 08.00 til 15.30 Lørdag og søndag stengt Tilbudet skal være oppdragsgiver i hende på innleveringsstedet før utløpet av tilbudsfristen 02.12.2013 klokken 12:00. For sent innkomne tilbud vil bli avvist. Vi gjør oppmerksom på at oppgitte leveringsadresse er besøksadresse og ikke postadresse. Leverandørene er bundet av tilbudet til 15.02.2014 klokken 12:00. 9. til leverandøren Leverandørens kvalifikasjoner vil bli vurdert ut fra innlevert dokumentasjon. Det er kun leverandører som er funnet kvalifisert som vil få sine tilbud evaluert. til leverandøren: Obligatoriske og ufravikelige krav Leverandøren skal ha ordnede forhold med hensyn til skatteog merverdiavgiftsinnbetaling. Skatteattest for henholdsvis skatt og merverdiavgift som ikke er eldre enn 6 måneder gamle. Attestene fås ved henvendelse til det lokale skatteoppkreverkontor eller til skattekontoret. Utenlandske leverandører skal fremlegge attester fra tilsvarende myndigheter som de norske. Leverandøren skal levere HMSegenerklæring (Se vedlegg). Utfylt HMS-egenerklæring
Oppfyllelse av de obligatoriske kravene ovenfor og kvalifikasjonskravene nedenfor er en forutsetning for videre deltakelse i konkurransen. knyttet til leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Leverandøren skal være et lovlig etablert foretak med to eller flere ansatte. Norske selskaper: Firmaattest. Utenlandske selskaper: Godtgjørelse på at selskapet er registrert i bransjeregister eller foretaksregister som foreskrevet i lovgivningen i det land hvor leverandøren er etablert. knyttet til leverandørens økonomiske og finansielle stilling Leverandøren skal ha økonomisk kapasitet til å gjennomføre oppdraget/ kontrakten, samt være kredittverdig og ha rating karakter kredittverdig eller bedre i henhold til Soliditet Descision AS sin vurdering eller tilsvarende fra annet kredittopplysningsfirma. Kredittvurdering/rating, ikke eldre enn 3 mnd, og som baserer seg på siste kjente regnskapstall. En rating skal være utført av offentlig godkjent kredittvurderingsinstitusjon. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å innhente egen kredittvurdering om det anses nødvendig. Dersom leverandøren av gyldige grunner ikke kan fremlegge den dokumentasjonen oppdragsgiver har anmodet om, kan han godtgjøre sin økonomiske og finansielle stilling med ethvert annet dokument som oppdragsgiver kan akseptere. knyttet til leverandørens tekniske/faglige kvalifikasjoner Leverandøren må være et akkreditert sertifiseringsorgan. Leverandøren må Akkrediteringsdokument. Det skal gis en kort overordnet beskrivelse av
dokumentere god gjennomføringsevne. virksomheten, bemanning, organisering og kjernekompetanse relatert til denne anskaffelsen. Leverandøren må kunne vise til god erfaring fra tilsvarende oppdrag. Det kreves et godt og velfungerende kvalitetssikringssystem for tjenesten som skal leveres. Tilbyder bes om å redegjøre for firmaets relevante erfaring med tilsvarende oppdrag. Det bes om en oversikt over arbeider som er utført i løpet av de siste 5 år med relevans til tjenesteytelsen, inkludert verdi, tidspunkt og oppdragsgiver. Kun prosjekter som er relevante for denne anskaffelsen skal medtas. Redegjørelse vedrørende leverandørens kvalitetssikringssystem, samt innholdsfortegnelse. 10. Evaluering av tilbud Tilbudene vil bli vurdert etter hva som er det økonomisk mest fordelaktige tilbudet, basert på følgende kriterier: Pris: 60 % Kompetanse og erfaring for personellet som utfører oppdraget 20 % Oppdragsforståelse 20 % Pris Bymiljøetaten ønsker årlig fastpris for hele oppdraget. Fastprisen skal omfatte alle kostnader knyttet til gjennomføringen av oppdraget herunder reisekostnader, diett, etc. Pris evalueres etter formelen lavest pris dividert på tilbudt pris og multiplisert med 10. Lavest pris vil således få 10 poeng før vekting. Kompetanse og erfaring Kompetanse vil bli vurdert med bakgrunn i tilbudt personells kompetanse for å utføre dette oppdraget. Tilbudt personell skal ha dokumentert kompetanse innen sertifisering på ISO 14001, og ha utført minst en sertifisering tidligere. Oppdragsforståelse Med oppdragsforståelse menes leverandørens beskrivelse av omfang og tidsforbruk.
11. Tildeling av kontrakt, begrunnelse og karensperiode Leverandører som har deltatt i konkurransen vil få en skriftlig tilbakemelding om hvem oppdragsgiver vil inngå kontrakt med og begrunnelse for valget. VEDLEGG Vedlegg 1: Kontraktsbestemmelser Vedlegg 2: Prisskjema Vedlegg 3: HMS-egenerklæring