Difiseminar 17.12.2014 Hvorfor er samfunnsansvar viktig når Universitetet i Oslo kjøper IKT?
Samfunnsansvar
Samfunnsansvar Virksomheters samfunnsansvar kan defineres som helheten av et økonomisk miljømessig sosialt etisk ansvar
All that is necessary for evil to succeed is that good men do nothing. Edmund Burke
«Det eneste som kommer av seg selv er forfallet!»
Et viktig og synlig varemerke 30.000 studenter 7.500 ansatte IKT benyttes av samtlige ansatte og studenter gjennom store deler av arbeidsdagen Tillit og troverdighet er viktig i formidling av viktig forskning Ikke bare utdannelse, men også dannelse
Dannelse Det moderne dannelsesbegrepet står for menneskenes livslange utviklingsprosess, hvor de utvider sine åndelige, kulturelle og praktiske ferdigheter og sin personlige og sosiale kompetanse Ifølge filosofen Ellen Key er dannelsen det vi sitter igjen med etter at vi har glemt det vi har lært. Den kunnskapen vi har tilegnet oss, blir internalisert på en slik måte at vi ikke lenger trenger å huske den bevisst Samfunnsansvaret må internaliseres hos den enkelte slik at det i alle sammenhenger kommer med hvor det er relevant
Hvorfor samfunnsansvar? «Etikk i innkjøpsprosessen er viktig. Vi skal være fremst i arbeidet med å bringe leverandørmarkedet opp på et høyt etisk nivå. UiO skal være en tydelig bidragsyter i kampen mot barnearbeid, sosial dumping, korrupsjon, diskriminering og brudd på menneskerettighetene. Vårt store volum på innkjøp gir oss muligheten til å påvirke leverandører og samfunn i riktig retning. Denne muligheten skal vi utnytte.»
Prinsipper for anskaffelser Basert på: Etterrettelighet Profesjonalitet Verdiskaping Sentrale prioriteringer i perioden er: Besparelser Kategoriarbeidet Utnyttelse av systemer Miljø og samfunnsansvar
Samfunnsansvar Det er innkjøpers ansvar også å sikre virksomhetens omdømme gjennom krav til samfunnsansvar; økonomisk miljømessig sosialt etisk ansvar
Dårlig omdømme svekker tilliten
IKT på UiO og forventninger
Etiske retningslinjer
Etisk standard «Som toppsjef har han manglet den grunnleggende etiske standarden som en slik stilling krever»
1,9 milliarder pr år fordelt på 18 porteføljer med tilhørende kategorier Frakt, flytting og budtjenester 2 % Service og vedlikehold utstyr/rekvisita 1 % Kontordrift 3 % Fordeling innkjøp av varer og tjenester IKT 7 % Varer for videresalg 4 % Reise 5 % Vitenskapelig utstyr 7 % Transportmidler 0 % Eiendomsdrift 16 % Diverse - ikke kategorisert 0 % Bygninger og investeringer i bygningsmassen 5 % Inventar og innredning 4 % Maskiner og verktøy 2 % HR 6 % Leie av lokaler 15 % Driftsmateriale og rekvisita 6 % Tjenester 13 % Bøker og tidsskrifter 5 %
Fordeling innkjøp varer og tjenester Varer for videresalg 4 % Transportmidler 0 % Diverse - ikke kategorisert 0 % Service og vedlikehold utstyr/rekvisita 1 % Frakt, flytting og budtjenester 2 % Kontordrift 3 % IKT 7 % Reise 5 % Vitenskapelig utstyr 7 % Eiendomsdrift 16 % Bygninger og investeringer i bygningsmassen 5 % Inventar og innredning 4 % Maskiner og verktøy 2 % HR 6 % Leie av lokaler 15 % Driftsmateriale og rekvisita 6 % Tjenester 13 % Bøker og tidsskrifter 5 %
Abel
Service og vedlikehold utstyr/rekvisita 1 % Kontordrift 3 % Fordeling innkjøp varer og tjenester Varer for videresalg 4 % Frakt, flytting og budtjenester 2 % IKT 7 % Reise 5 % Vitenskapelig utstyr 7 % Transportmidler 0 % Eiendomsdrift 16 % Diverse - ikke kategorisert 0 % Bygninger og investeringer i bygningsmassen 5 % Inventar og innredning 4 % Maskiner og verktøy 2 % HR 6 % Leie av lokaler 15 % Driftsmateriale og rekvisita 6 % Tjenester 13 % Bøker og tidsskrifter 5 %
Vitenskapelig utstyr Mikroskopene er en del av det vitskapelige utstyret som ble kjøpt inn etter at Forskingsrådet til sammen har gitt rundt 960 millioner i infrastrukturpenger til norske forskingsinstitusjoner de siste åreme
Krav & kriterier - samfunnsansvar Planlegging Gjennomføring LOA&FOA Oppfølging Behovsdekning ved valg av økonomisk mest fordelaktig tilbud Konkurransegrunnlag Kunngjøring Kvalifikasjon Tilbudsbehandling Kontrakts- inngåelse Kontrakts- oppfølging Minimumskrav kravspesifikasjonen Kvalifikasjons- krav Tildelings- kriterier Kontraktskrav
Sammenhengskompetanse Innkjøpsadferden gir direkte implikasjoner på anskaffelsen god adferd gir gode anskaffelser Anskaffelsen er et urverk hvor de ulike elementene er gjensidig avhengige av hverandre Hovedformålet med anskaffelsen er behovsdekning og verdiskapning Anskaffelsen er gjenstand for en prosess som må planlegges for å kunne styres og følges opp, i den hensikt å påvirke leverandørene og samfunnet i riktig retning
Hvorfor samfunnsansvar? Det er en sammenheng mellom vår evne til å tenke strategisk og hvordan vi lykkes operativt Det er en sammenheng mellom hvor godt og nøye vi planlegger og resultatet av anskaffelsen Det er en sammenheng mellom våre anskaffelser og ansattes arbeids- og levevilkår hos leverandøren Det er en sammenheng mellom de miljøkravene vi stiller og bærekraftig utvikling
Hvorfor samfunnsansvar? Det er en sammenheng mellom vår tid og evne til etisk refleksjon og faren for uetisk adferd og korrupsjon Det er en sammenheng mellom regimet du iverksetter for internkontroll og kontraktsoppfølging og omfanget av uetisk adferd og korrupsjon Det er en sammenheng mellom god lederforankring, høy kompetanse og god organisering og virksomhetens økonomi og evne til fremtidig velferdsutvikling Handel er ansett som den beste metoden for å støtte utvikling og motvirke fattigdom globalt
Etiske krav 25
Klare krav til styring 5.3 Anskaffelser 5.3.1 Generelt Virksomheten skal etablere systemer og rutiner som sikrer at anskaffelser av varer og tjenester skjer på en effektiv og forsvarlig måte Fullmakter og organisering av arbeidet skal være dokumentert, og det skal være etablert metoder og tiltak som har til hensikt å forebygge, avdekke og korrigere feil og mangler i systemene og rutinene, jf. pkt. 2.4.
Hva vil vi med konkurransen? Behovsdekning til best pris og riktig kvalitet Effektivitet fra behov til betaling - null avvik Fornøyde brukere - ingen klager Fornøyde leverandør som innfrir sine forpliktelser Felles fremgangsmåte gjennom standardisering som gir en effektiv elektronisk prosess God styringsinformasjon gir god økonomistyring gjennom å øke kontraktsandelen Kontinuerlig utvikling av innkjøpsfunksjonen Knytte til oss de beste leverandørene også når det gjelder samfunnsansvar
Skape og opprettholde tillit «Regelverket skal også bidra til at det offentlige opptrer med stor integritet, slik at allmennheten har tillit til at offentlige anskaffelser skjer på en samfunnstjenlig måte.» Integritet, uskaddhet; helhet, uavhengighet; ukrenkelighet
Hvorfor krav til integritet? Offentlige oppdragsgivere bruker fellesskapets penger: Det må stilles særlige krav til innkjøperens integritet!» Habilitet Norge er et lite land» Smøring/korrupsjon kommer tettere på» Oppgjør med ukultur 31
Hvorfor krav til integritet? Globaliseringen reduserer oppdragsgivers frihet: Global handel setter etiske problemstillinger på dagsordenen, etikk i leverandørkjeden, etisk handel Global handel innebærer etterlevelse av internasjonale regelverk som særlig retter seg mot anskaffelsesprosessen 32
Risiko-områder - innkjøp Det er risiko for at UiO gjennomfører konkurranser uten å benytte kvalitetssikrede maler, besluttede prosesser eller tilgjengelige ressurser Det er risiko for rettstvister med påfølgende søksmål, samt svekkelse av UiOs omdømme ved brudd på anskaffelsesregelverket Det er risiko for at UiO i for liten grad benytter systemer som dokumenterer gjennomført konkurranse, BDM-utøvelse, ordreutsendelse og varemottak (Bestillingssystemet) Det er risiko for at UiO går glipp av potensielle besparelser eller forbedringer på grunn av en lite hensiktsmessig og tilstrekkelig robust organisering av innkjøpsfunksjonen
Risiko-områder - innkjøp Det er risiko for at UiO ikke i tilstrekkelig grad planlegger på grunnlag av fakta og bakgrunnsanalyse Det er risiko for at prosesser, rutiner og verktøy som er definert i hele anskaffelsesprosessen ikke benyttes på grunn av en fragmentert organisering av innkjøpsfunksjonen Det er risiko for manglende sammenheng mellom ulike delprosesser innenfor økonomiområdet. Det er risiko for at ansatte opplever prosesser, rutiner og verktøy som kompliserte