BUDSJETTFULLMAKTER OG INTERNKONTROLL 2012

BUDSJETTFULLMAKTER OG INTERNKONTROLL 2012 Fastsatt av høgskoledirektør. Fullmaktene gjelder fra 1.1.2012 1. BUDSJETTSTRUKTUR... 2 2. BUDSJETTDISPONERINGSMYNDIGHET... 3 3. DELEGERT BUDSJETTANSVAR... 4 4. ATTESTASJON/KONTROLL AV BILAG... 5 5. KONTROLL VED BOKFØRING... 6 6. EKSEMPLER PÅ FULLMAKTER OG SIGNATURER... 6 7. OM ENGASJERING AV PERSONELL... 7 8. OVERSIKT BUDSJETTDISPONERINGSMYNDIGHET 2012... 8 1

1. Budsjettstruktur Kunst- og designhøgskolens ordinære virksomhet finansieres av bevilgninger over Kap. 260 1 fra Kunnskapsdepartementet (KD). KHiB har også andre finansieringskilder: Over kap. 281 2 mottar KHiB bevilgninger fra KD til egne stipendiater og til program for kunstnerisk utviklingsarbeid. I tillegg har KHiB for tiden også prosjekter som finansieres av Norges forskningsråd (NFR). Budsjettstrukturen er utarbeidet med utgangspunkt i KHiBs ordinære virksomhet (Kap. 260), men de andre finansieringskildene er tatt hensyn til ved at budsjettmyndighetsoversikten i kap. 8 er etablert med rader for både Kap. 260, Kap. 281 og NFR/andre midler. Som del av økonomistyringen er det fastsatt fire hovedbudsjettenheter ved kunst- og designhøgskolen, og styrets budsjettvedtak er knyttet til disse hovedbudsjettenhetene: Avd. for design, Avd. kunstakademiet, Avd. for spesialisert kunst og Fellesnivået. Disse gjelder inntil det er vedtatt ny organisering og etablert nye hovedbudsjettenheter. Under hovedbudsjettenhetene er det opprettet ytterligere et budsjettnivå - budsjettenheter. Under avdelingene består dette av fagområdene, under Fellesnivået av spesialområder som bibliotek, bygningsdrift, IKT-enheten, m.m. Se oversikt i kap. 8. I stadig økende grad budsjetteres større aktiviteter pr prosjekt. Dette gjøres innen alle hovedbudsjettenheter, som f.eks. på ledelsesaktiviteter, fellesfaglige og strategiske tiltak innenfor fellesnivået, for ulike aktiviteter innen avdelingen som f.eks. MA-studiet, kompetansetiltak, m.m. Innen etter- og videreutdanning og bidrags- eller oppdragsfinansierte aktiviteter er det også helt nødvendig med prosjektbudsjettering for å oppnå en god økonomioppfølging. I tillegg fordeles budsjettene på konti (kontoer) som indikerer hvilken type utgift som belastes, som f.eks. fast lønn, reise, undervisningsmaterialer osv. Konti brukt til budsjettering er veiledende. Regnskapsføringen må foretas på den konto som gir best mulig informasjon i forhold til den faktiske utgift/inntekt. Nærmere om budsjettenhetene under Fellesnivået: Budsjettenhet 10, Felleskostnader institusjonen. Innen kap 260 ordinær bevilgningsramme vil strategiske formål være underlagt høgskoledirektørs budsjettdisponeringsmyndighet, mens løpende administrasjon normalt vil sortere under økonomisjef. Her inngår også strategiske tiltak. Ved særlige aktiviteter/prosjekter vil det tildeles særlig budsjettansvar. Budsjettenhet 11, Faglige tildelinger. Herfra bevilges midler til tiltak som KU-virksomhet, tverrfaglige prosjekter og kompetanseutvikling. Her inngår også andre strategiske formål som utstillingstiltak. Overordnet budsjettdisponeringsmyndighet vil ligge hos rektor, men budsjettansvar for ulike formål fremgår av oversikt strategiske midler. Når midler til fellesfaglige tiltak (midler til tverrfaglige prosjekter, kompetanse, KU og publikasjoner) blir gitt i tildelingsbrev, får den som skal disponere midlene samtidig overført et tilsvarende budsjettansvar. Denne personen vil vanligvis være en faglig ansatt. For disse skal dekan ved den tildeltes avdeling utøve budsjettdisponeringsmyndighet. Ved særlige aktiviteter/prosjekter vil det tildeles særlig budsjettansvar. Budsjettenhet 15, Driftsenheten. Ansvar for husleieutgifter er tillagt økonomisjef. KHiB mottar bevilgninger over Kap 281 Fellesmidler UH-sektoren, samt NFR-midler. Se kap. 8. 1 F.o.m. 2010 er KHiB underlagt Kap. 260 Høyskoler 2 KDs fellesmidler for Universitets- og høyskolesektoren 2

2. Budsjettdisponeringsmyndighet I henhold til Hovedregler for økonomiforvaltningen ved KHiB (HR), Kap. 3.1 er delegering av budsjettdisponeringsmyndighet lagt til høgskoledirektørens ansvarsområde, herunder myndighet til å trekke budsjettdisponeringsmyndighet tilbake. Direktør har delegert budsjettdisponeringsmyndighet slik det fremkommer i kap. 8. Budsjettdisponeringsmyndighet (heretter også kalt BDM) innebærer følgende ansvar for den som er gitt slik myndighet (utdrag fra Bestemmelser om økonomistyring i staten): 2.5.2.1 Budsjettdisponeringsmyndighet Alle disposisjoner som medfører økonomiske forpliktelser for virksomheten skal bekreftes av en som har budsjettdisponeringsmyndighet. Før en person med budsjettdisponeringsmyndighet gjennomfører disposisjoner skal vedkommende: a) påse at det er hjemmel for disposisjonen i stortingsvedtak, tildelingsbrev eller andre vedtak og at disposisjonen ellers er i overensstemmelse med gjeldende lover og regler b) påse at det er budsjettmessig dekning for utbetalingen c) påse at disposisjonen er økonomisk forsvarlig Med økonomiske forpliktelser menes handlinger som binder KHiB økonomisk - f.eks. det å inngå arbeidsavtaler, inngå kontrakter, engasjere forelesere, bestille varer eller tjenester. Budsjetter fordeles fortsatt på underliggende budsjettenheter og -prosjekter, og personer gis et budsjettansvar for disse underliggende enhetene (se Kap.3 om delegert budsjettansvar), men økonomiske disposisjoner må uansett bekreftes av BDM. Generell budsjettdisponeringsmyndighet: Utover budsjettdisponeringsmyndighet vist i vedlagte oversikt har rektor, høgskoledirektør og økonomisjef en generell budsjettdisponeringsmyndighet ved KHiB, dvs. fullmakt til å bekrefte bilag for alle kunst- og designhøgskolens økonomiske forpliktelser. For rektor og høgskoledirektør er fullmakten knyttet til at institusjonsledelsen har et overordnet ansvar for alle kunst- og designhøgskolens aktiviteter, og kan følgelig foreta økonomiske disposisjoner på vegne av alle kunst- og designhøgskolens budsjettområder. For økonomisjef er den generelle fullmakten knyttet til å sikre god flyt i utbetalinger, bl.a. der utbetaling haster og/eller BDM ikke er tilgjengelig. Fullmakten er også viktig i forhold til å kunne foreta konteringsendringer, omposteringer mellom ulike budsjettområder mv. Ved fungering vil den som er stedfortreder ha de samme fullmakter. Særskilt budsjettdisponeringsmyndighet: Følgende andre føringer gjelder for utøvelse av budsjettdisponeringsmyndigheten: - Bilag som vedrører høgskoledirektør bekreftes av rektor. - Bilag som vedrører dekaner og prorektor bekreftes av rektor. - Bilag som vedrører administrativ leder for stipendprogrammet bekreftes av leder for stipendprogramstyret eller høgskoledirektør. - Bilag som vedrører rektor bekreftes av økonomisjef. - Bilag som vedrører administrative ledere bekreftes av høgskoledirektør. - Lønnsbilag SAP kan bekreftes av personalsjef. Bilag som vedrører institusjonsledelsen skal forelegges et eksternt styremedlem på forespørsel. 3

3. Delegert budsjettansvar Det grunnleggende prinsippet for økonomistyringen ved KHiB er at budsjettansvar skal ligge hos én person. Det vil likevel være tilfeller der personer er gitt budsjettansvar for et avgrenset budsjett, mens det likevel kreves at BDM signerer. Når budsjetter fordeles på underliggende nivåer til en budsjettenhet eller et prosjekt, delegeres også et budsjettansvar til en person. Budsjettansvar vil dels være knyttet til et fagområde, som f.eks. fagområdet tekstil (der dekan utpeker den som skal ha budsjettansvaret) og dels til bestemte budsjettposter som f.eks. IKT-drift (der IT-leder har ansvaret). Budsjettansvar kan også være knyttet til prosjekter, som for eksempel et KU-prosjekt, kompetansemidler, m.m. Budsjettansvarlige for budsjettenheter/prosjekter forventes å godkjenne/attestere bilag som vedrører eget budsjettområde, selv om disse også skal bekreftes av BDM. Delegering av budsjettansvar skal alltid være skriftlig. Alle tildelinger av delegert budsjettansvar skal registreres hos økonomisjef. På fellesnivået vil enkelte aktiviteter bli tillagt et eget budsjettansvar. På budsjettenhet 10 (institusjonens felleskostnader) vil generell drift (prosjekt 00000) normalt sortere under økonomisjef, mens andre aktiviteter vil sortere under rektor, direktør, økonomisjef, eller andre avhengig av hvilken aktivitet (prosjekt) det er. Ved opprettelse av prosjekter på fellesnivået skal det også defineres en budsjettansvarlig for prosjektet. For fagavdelingene ligger budsjettdisponeringsmyndigheten alltid hos dekan. Dvs. at dekan har et overordnet budsjettansvar for avdelingen, selv der det er delegert budsjettansvar til fagområder 3. Forpliktelser ved delegert budsjettansvar: Den som er delegert budsjettansvar for et avgrenset budsjettenhet/prosjekt skal plikter å påse at; - budsjettet ikke overskrides; - budsjettmidler anvendes til de formål som er gitt tildeling for; - midlene benyttes så effektivt som mulig, og på en måte som er hensiktsmessig for kunst- og designhøgskolen som helhet. Hvis det er tvil om hvordan disse retningslinjene eller gitte fullmakter skal forstås, skal budsjettansvarlig sørge for å få spørsmålet klarlagt før KHiB forpliktes til utbetaling. Den budsjettansvarlige har ansvaret for at midlene benyttes i samsvar med forutsetningene og at tildelte budsjettrammer ikke overskrides. Ved behov for omdisponeringer innenfor gitte rammer, skal spørsmålet tas opp med den som har budsjettdisponeringsmyndighet på forhånd. Ved delegert budsjettansvar skal all engasjering av personell, samt utgifter til reiser, bevertning og representasjon alltid godkjennes av BDM på forhånd. Se for øvrig kap. 4 om attestasjon og kap. 7 om engasjering av personell. 3 Gjelder Avd. for spesialisert kunst. 4

4. Attestasjon/kontroll av bilag Det er alltid den som anvender sin budsjettdisponeringsmyndighet som har det overordnete ansvaret for at det er hjemmel for en utbetaling og at denne for øvrig er i samsvar med gjeldende lover og regler. Økonomireglementet for staten krever at et bilag skal attesteres før det går til utbetaling. Attestasjonskontrollen 4 omfatter kontroll av; - at en vare eller tjeneste er mottatt i samsvar med bestilling eller avtale, - at dokumentasjon for leveransen (faktura/bilaget) er originalt, - kontering, eventuelt påføre slik informasjon. Ofte vil det være den som bestiller som utøver attestasjonskontrollen, men det kan også være bestemte personer som har best forutsetning for å attestere. Attestasjonskontrollen skal utføres av en annen person enn den som benytter sin budsjettdisponeringsmyndighet (BDM). Generelt gjelder at det den som attesterer må sikre tilstrekkelig kjennskap til faktura/bilag for en anskaffet vare/tjeneste. I mange tilfeller vil det være den som er delegert et budsjettansvar som har forestått bestillingen eller inngått avtalen og med dette også har best kjennskap til vare/tjeneste som er levert. I andre tilfeller er det andre personer som har stått for avtalen/bestillingen eller som følge av sin funksjon har best forutsetning for å utføre kontrollen. Dette kan være avdelingskonsulenter, annet administrativt personale, m.fl. Der det er delegert et budsjettansvar, skal denne normalt godkjenne/attestere bilaget før utbetaling. For reiseregninger og elektronisk faktura er attestasjonskontroll imidlertid underlagt et begrenset antall personer. I disse tilfeller må 1. godkjenner, i forhold til å sikre tilstrekkelig kjennskap til bilaget, forvisse seg om at bilaget samsvarer med budsjettansvarliges bestilling. Reiseregning: Det er avdelingskonsulentene og regnskap 5 som er 1. godkjenner (= attestant) av reiseregninger i SAP. Disse plikter dersom det oppdages avvik å gi melding om dette til person som har fremmet krav om utbetaling. Dersom bilag ikke returneres, men korrigeres, må 1. godkjenner informere om endringene. 1.godkjenner må informere 2.godkjenner (BDM 6 ) dersom det er forhold ved en reiseregning som bør gjøres oppmerksom på. Faktura Etter innføringen av elektronisk fakturahåndtering er det tildelt godkjenningsroller som attestanter og anvisere. Det er begrenset hvilke personer som har fullmakt til å godkjenne i systemet for elektronisk fakturahåndtering. Før godkjenning må disse om nødvendig sikre tilstrekkelig kjennskap til faktura - i kommunikasjon med bestiller av varen/tjenesten. Se for øvrig Reglement for økonomistyring i staten. 4 Attestasjonskontroll ved anskaffelser av varer og tjenester. 5 Medarbeider ved økonomienheten. 6 BDM=Budsjettdisponeringsmyndighet 5

5. Kontroll ved bokføring Ved bokføring skal det kontrolleres at bilaget er originalt, kontert, attestert, samt bekreftet (signert) av person med budsjettdisponeringsmyndighet (BDM) - iht. budsjettfullmaktoversikten i kap. 8. Disse kontrollene skal utføres av den som bokfører bilaget, eller 1. godkjenner for utbetalinger via SAP. I elektronisk fakturaflyt er kontroll ved bokføring (etterkontroll) lagt til regnskap. 6. Eksempler på fullmakter og signaturer Signaturer for økonomiske disposisjoner foretas på ulike måter, avhengig av type. For fakturaer etter innføring av elektronisk fakturaflyt vil attestasjon og budsjettdisponering foretas ved elektroniske godkjenninger. For reiseregninger (KHiB ansatte) foretas budsjettdisponering også elektronisk. For lønnsbilag foreligger det egne skjema med signaturfelt. For refusjon av utlegg brukes signaturfeltet på KHiBs rekvisisjoner som vist nedenfor: ATTESTASJON: BUDSJETTDISPONERING: Godkjent budsjettansvarlig Faktura kontrollert Kontroll bokføring Bekreftet budsjettdisponering (dato / sign) (dato / sign) (sign) (dato / sign) Her er noen eksempler på ulike signaturer ved delegert budsjettansvar og budsjettdisponeringsmyndighet i henhold til budsjettfullmaktene vedlagt. 1. Kjøp av varer/tjenester på IKT-enheten: IKT-leder signerer for Attestasjon. Økonomisjef signerer for Budsjettdisponering. 2. Kjøp av varer/tjenester innen et fagområde: Fagområdeleder signerer på Attestasjon. Dekan signerer for Budsjettdisponering 3. Kjøp av varer/tjenester på et fellesfaglig tiltak (KU-prosjekt): Person som er tildelt midler signerer på Attestasjon Dekan signerer for Budsjettdisponering 6

7. Om engasjering av personell Alle arbeidsforhold (også kortvarige engasjementer) skal være basert på skriftlig kontrakt inngått mellom kunst- og designhøgskolen som arbeidsgiver og arbeidstakeren. For alle engasjementer skal reelt tidsforbruk og kompetanse legges til grunn for avtalen/kontrakten, i samsvar med arbeidets art. Det vises til rutiner fastsatt for lønnsområdet. Fullmakt til å engasjere personell innenfor gitt budsjettramme er underlagt følgende begrensninger: Enkeltengasjementer skal i utgangspunktet begrenses oppad til en kostnadsramme på 50.000,- kroner. Mer omfattende engasjementer enn dette krever involvering av personalenheten sentralt, selv om budsjettenheten finansierer dem innenfor eget budsjett. Det er alltid tildelt budsjettramme som ligger til grunn for bruk av fullmaktene. Begrensningene i form av maksimalsummer representerer derfor ikke noen form for utvidelse eller reduksjon av budsjettet, men danner rammer for når andre instanser må trekkes inn i beslutningsprosessen før avtale kan inngås i det enkelte tilfellet. NB! Når det gjelder utvidet/forlenget engasjement for personell som allerede er tilsatt ved KHiB, gjelder følgende: 1. Ingen kan utbetales lønn fra KHiB for mer enn 100 % stilling, med mindre det er pålagt overtid. 2. For ekstraengasjementer skal det kun betales for faktisk medgått tid til den aktuelle oppgaven. 3. Alle planer om slike avtaler skal for den enkelte arbeidstaker forelegges individuelt for personalsjef i god tid på forhånd, slik at eventuelle konsekvenser for mulig krav om utvidet stilling kan være avklart før avtale inngås. 4. Ekstraarbeid som personell tilsatt ved KHiB (uansett stillingsprosent) påtar seg for KHiB, vil bli utbetalt som lønn. 5. KHiB kan ikke engasjere egne tilsatte som næringsdrivende. Gjestelærere /næringsdrivende: Betaling til gjestelærere skal i all hovedsak behandles som lønn/arbeidsinntekt. For å kunne betale pr faktura til selvstendig næringsdrivende (enkeltmannsforetak) eller andre selskapsformer må både de som utfører arbeidet og de som skal ha utført arbeidet, forsikre seg om at vilkårene for næringsvirksomhet er oppfylt (jfr. KHiBs nettsider og retningslinjer for dette). Norske selvstendig næringsdrivende (enkeltmannsforetak) utbetales uansett via lønnssystemet. Andre selskapsformer som sender faktura for utførte konsulenttjenester, m.v. vil få godtgjørelsen utbetalt via økonomisystemet Agresso. Vilkår for næring må uansett være oppfylt. 7

8. Oversikt budsjettdisponeringsmyndighet 2012 BUDSJETTDISPONERINGSMYNDIGHET 2012 BUDSJETTENHET/-OMRÅDE HOVEDBUDSJETTENHETER Bud. enh. Spesifisert prosjekt Delegert budsjett Rektor Disse har budsjettdisponeringsmyndighet 2012 Høgskoledirektør Prorektor Dekaner Dekan Avd. kunstakademiet Dekan Avd. for spes. kunst Dekan Avd. for design Økonomisjef Personalsjef Studiesjef Leder kvalitetsutvikling Adm. leder stipendprogrammet Styreleder stipendprogrammet Fellesnivået generelt 10-19 X X X Felleskostnader institusjonen 10 Alle formål X X Felleskostnader institusjonen 10 Strat. KHiB prosjekt Prosjektleder X X X Faglige tildelinger 11 Strat. faglige tildelinger Prosjektleder X X X X Bibliotek 12 Hovedbibliotekar X Studieadministrasjon 13 X IKT 14 IKT-leder X Bygningsdrift 15 Driftsleder X Personal 16 X Enhet for kvalitetsutvikling 17 X Avdeling kunstakademiet 29 X Avdeling for spesialisert kunst 31-39 X Fagområdet fotografi 31 Fagområdeleder X Fagområdet grafikk 32 Fagområdeleder X Fagområdet keramikk 33 Fagområdeleder X Fagområdet tekstil 34 Fagområdeleder X Avdeling for spesialisert kunst 39 X Avdeling for design 41-49 X ANDRE BUDSJETTOMRÅDER EVU, BOA, NFR Generell 10-49 X X X EVU 10 61xxx Skap. Kurator Studiekoord. X X 10-49 62xxx EVU-kurs EVU-koordinator X X BOA 10-49 66xxx Bidragsprosjekt X X 10-49 67xxx Oppdragsprosjekt X X NFR 10 69xxx NFR prosjekter Prosjektleder X X NFR 10 69002 K-Verdi Prosjektleder X X Kap 281-AKTIVITETER Generell X X X Program for kunstnerisk 70 700xx Generell for PKU X X X utviklingsarbeid (PKU 70 701xx Stipendiatprogram X X X 70 702xx Prosjektprogram X X X KHiBs stipendiater 10-49 71xxx KHiB stipendiater X X KHiBs PKU prosjekttildelinger 10-49 72xxx KHiBs prosjekter X X Se også omtale av generell og særskilt budsjettdisponeringsmyndighet i kap. 2 i "budsjettfullmakter og internkontroll". "Delegert budsjett" er oppført personer med delegert budsjettansvar for en budsjettenhet, samt andre budsjettområder. (evt. ytterligere avdelingsintern delegering av budsjetter framgår ikke i oversikten over) 8