Konkurransegrunnlag åpen anbudskonkurranse Nytt orgel til Vartdal kyrkje Tilbudsfrist: Tirsdag 23. april 2013 kl 12.00
Innholdsfortegnelse: 1 OPPDRAGET... 3 1.1 Oppdragsgiver... 3 1.2 Kunngjøring... 3 1.3 Anskaffelsen gjelder... 3 1.4 Kontraktens omfang... 3 1.5 Tidsrammer for prosessen... 3 1.6 Forbehold fra oppdragsgiver... 3 1.7 Beliggenhet... 3 1.8 Befaring... 3 2 KRAV TIL LEVERANDØRENES KVALIFIKASJONER... 4 2.1 Generelt om kravene... 4 2.2 Dokumentasjonen... 4 2.3 Lovpålagte krav... 4 2.4 Andre krav... 4 3 LEVERANSEBESKRIVELSE... 5 3.1 Generelt om leveransebeskrivelsen... 5 3.2 Instrumentbeskrivelse... 5 3.3 Betingelser... 5 3.4 Service og vedlikehold... 6 3.5 Opsjon... 6 3.6 Prisformat kommersielle betingelser... 6 3.7 FDV dokumentasjon... 6 4 TILDELINGSKRITERIER... 6 4.1 Generelt om tildelingskriterier... 6 4.2 Hovedkriteriet for valg av leverandør i denne konkurransen... 6 5 ANSKAFFELSESPROSEDYRE OG REGLER FOR KONKURRANSEN... 7 5.1 Regelverk... 7 5.2 Konkurranseform... 7 5.3 Endring av konkurransegrunnlaget... 7 5.4 Avklaringer... 7 5.5 Forbehold... 8 5.6 Alternative tilbud... 8 5.7 Tilbakekalling og endring av tilbud... 8 5.8 Avvisning av leverandør... 8 5.9 Avvisning av tilbud... 8 5.10 Avlysing av konkurransen... 8 5.11 Kostnad med deltakelse i konkurransen... 8 5.12 Språk... 8 5.13 Innstilling på kontraktstildeling... 8 5.14 Offentlig innsyn i konkurransedokumenter... 8 6 KRAV TIL TILBUDETS FORM OG INNLEVERING... 9 6.1 Generelt om tilbudet... 9 6.2 Komplett tilbud skal bestå av følgende dokumenter... 9 6.3 Tilbudets form... 9 6.4 Tilbudsfrist og leveringssted... 10 6.5 Tilbudets vedståelsesfrist... 10 7 VIKTIG PRAKTISK INFORMASJON... 10 7.1 Informasjon om korrigering av utlysningen og konkurransegrunnlaget... 10 7.2 Kontaktpersoner... 10 Vedlegg: Nr. 1: Tilbudsforside Nr. 2: Standard skjema for HMS-egenerklæring Nr. 3: Oppmåling Nr. 4: Bilder Side 2 av 10 15.03.2013
1 OPPDRAGET 1.1 Oppdragsgiver Oppdragsgiver for denne anskaffelsen er Ørsta kyrkjelege fellesråd. Ørsta kyrkjelege fellesråd representerer de fire kirkesoknene Hjørundfjord, Storfjorden, Vartdal og Ørsta i Ørsta kommune på Sunnmøre. Fellesrådet har ansvar for drift og vedlikehold av fire kirker og fem gravplasser og har 18 tilsatte knyttet til kirkekontoret i Ørsta sentrum. 1.2 Kunngjøring Konkurransen er utlyst på DOFFIN (www.doffin.no). Konkurransegrunnlaget er tilgjengelig på www.doffin.no sammen med konkurranseutlysningen. 1.3 Anskaffelsen gjelder Akasia innbyr herved på vegne av Ørsta kykjelege fellesråd til åpen anbudskonkurranse for anskaffese av et nytt orgel til Vartdal kyrkje. Det nye orgelet skal bygges etter klassiske, velprøvde tekniske prinsipper. Det skal bygges i førsteklasses, anerkjente materialer og ha to manualer og pedal. Se pkt. 3.2 for nærmere beskrivelse. 1.4 Kontraktens omfang Total kostnadsrammen for prosjektet er 2 300 000 NoK, og denne vil bli avgjørende for orgelets størrelse. 1.5 Tidsrammer for prosessen Oppdragsgiver har lagt opp til følgende tidsrammer for prosessen: Aktivitet Tidspunkt Kunngjøring i DOFFIN Uke 11 Tilbudsfrist Tirsdag 23. april 2013 kl. 12.00 Evaluering av tilbud Uke 18-22 Kontraktstildeling og meddelelse til tilbydere Ca. 31. mai 2013 Karensperiode / klagefrist 10-15 virkedager Kontraktsinngåelse Ca. 20. juni 2013 Vedståelsesfrist 30. august 2013 1.6 Forbehold fra oppdragsgiver Det tas forbehold om endringer i volum, blant annet ut fra budsjettvedtak. I tillegg tas det forbehold om godkjenning av fasade fra godkjenningsmyndinghet. Vartdal kyrkje er ikke listeført. Biskopen er godkjenningsinstans. 1.7 Beliggenhet Nordre Vartdal 6170 Vartdal 1.8 Befaring Det er ikke satt opp noen dato for befaring. Hvis tilbyder ønsker en befaring så kan man ta kontakt med orgelkonsulent Karstein Askeland innen 3. april for nærmer avtale. Side 3 av 10 15.03.2013
2 Krav til leverandørenes kvalifikasjoner 2.1 Generelt om kravene Kvalifikasjonskrav er minimumskrav som knytter seg til leverandørens egnethet til å levere den aktuelle anskaffelsen. Formålet med å stille kvalifikasjonskrav er å sikre at leverandøren teknisk, organisatorisk, økonomisk og finansielt har det nødvendige grunnlaget for å gjennomføre kontrakten. Alle krav må oppfylles for at leverandør skal bli kvalifisert, jf. Forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) 8-4. 2.2 Dokumentasjonen Leverandøren må dokumentere oppfyllelsen av kravene gjennom innlevering av den dokumentasjon som er angitt under det enkelte krav. Dokumentasjon skal leveres sammen med tilbudet. Det kan leveres kopi av attester og sertifikater, men originaldokumentet må kunne forevises etter anmodning fra oppdragsgiver. 2.3 Lovpålagte krav Krav Skatteattest for skatt Skatteattest. Norske leverandører skal fremlegge skatteattest for skatt, utstedt av kemner/kommunekasserer der leverandøren har sitt hovedkontor. Skatteattest for mva Norske leverandører skal fremlegge skatteattest for merverdiavgift, utstedt av skattefogden der leverandøren har sitt hovedkontor. For skatteattestene: Dokumentasjonskrav Skatteattest for skatt Merverdiavgiftsattest. Skatteattesten skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra tilbudsfristens utløp. Utenlandske leverandører skal fremlegge attester fra tilsvarende myndigheter som de norske. Oppfyllelse av HMS HMS egenerklæring (vedlegg nr. 2) Leverandører som skal utføre arbeid i Norge må oppfylle de krav til helse, miljø og sikkerhet som norske myndigheter fastsetter til enhver tid. Felles for lovpålagte krav: Leverandører er også ansvarlig for at eventuelle underleverandører med kontrakter som overstiger kr. 100.000,- fremlegger tilsvarende dokumentasjon 2.4 Andre krav Krav Registrert foretak Leverandøren må være et lovlig opprettet virksomhet Soliditet Det kreves god soliditet Tilgjengelig utstyr Leverandøren må ha tilgjengelig utstyr som er nødvendig for å utføre oppdraget på til tilfredsstillende måte. Gjennomføringsevne Det kreves at leverandøren viser god evne til å gjennomføre oppdraget i tråd med oppdragsgivers behov Dokumentasjonskrav Attest for registrering i relevant bransje- eller foretaksregister (firmaattest for norske leverandører). Årsregnskap for siste 2 år Beskrivelse av tilgjengelig utstyr med relevans for denne kontrakten. Oversikt over firmaets totale bemanning. Side 4 av 10 15.03.2013
3 Leveransebeskrivelse 3.1 Generelt om leveransebeskrivelsen Leveransebeskrivelsen viser de nærmere definerte krav oppdragsgiver stiller til den vare som skal anskaffes. Dersom det er avvik mellom oppdragsgivers beskrivelse og hva leverandør kan tilby, må dette presiseres på en entydig måte, slik at oppdragsgiver kan vurdere avvikene opp mot beskrivelsen uten å ta kontakt med leverandør. 3.2 Instrumentbeskrivelse Det nye orgelet i Vartdal kyrkje skal bygges etter klassiske, velprøvde tekniske prinsipper. Orgelet skal bygges i førsteklasses, anerkjente materialer, og ha to manualer og pedal. Kirken er fra 1877, og inventaret angir et stilistisk uttrykk som orgelets fasade og klangkonsept skal kommunisere med. Orgelets bruksområde Liturgisk musikk slik det tradisjonelt har blitt praktisert etter Den Norske Kirkes ordninger til gudstjenester og kirkelige handlinger. Orgelet skal brukes til samspill med kor, andre instrumenter og vokalsolister, solistisk til det repertoar en klassisk-romantisk disposisjon, akustikk og kirkens atmosfære innbyr til. Orgelets spillepult skal bygges etter BDO-norm. Manual to skal ha svell, og orgelet skal bygges med sløyfelader og mekanisk spille- og registertraktur. Disposisjon Disposisjonen skal ha Bordun 16 og Trompet 8 i Manual I, et godt 8 fundament med Obo 8 i manual II. Pedalen får få stemmer, men vi ber om prisindikasjon på en til to transisjoner fra manual I. Orgelbygger må foreslå en detaljert disposisjon ut fra den forutsetning som er nevnt ovenfor, og som etter deres mening utnytter kostnadsrammen best mulig. Tilbudet Tilbyder skal gi en redegjørelse for sine tanker om fasadeutforming, materialvalg etc. Fasaden trenger ikke være detaljtegnet, men en enkel håndtegnet skisse som indikerer hovedstruktur og proporsjoner er tilstrekkelig. Tilbudet skal ellers inneholde opplysninger om materialanvendelse, beskrivelser av tekniske løsninger etc., inneholde planskisse (håndtegnet skisse aksepteres) av verkoppbygging og ladeplasseringer. Alle forretningsmessige forhold skal være klargjørende beskrevet, slikt som forskudd, bankgarantier, produktgarantier etc. Annen informasjon Bjelken som går gjennom nåværende orgel (vist på bilde) har en avstand til gulvet på 2430 m.m. Oppmålinger av kirken, oppstillingsplass, samt foto finner man i vedlegg nr. 3 og 4. Ved ønske om flere bilder kan man ta kontakt med orgelkonsulent. 3.3 Betingelser Tilbyder må beskrive hvilke leverings- og betalingsbetingelser som tilbys, herunder utbetalingsordning og andre vesentlig momenter. Tilbudet må også opplyse om forventet leveringstid, samt en stipulert tidsramme for montasje og intonasjon. Side 5 av 10 15.03.2013
3.4 Service og vedlikehold Oppdragsgiver forutsetter at leverandør påtar seg regelmessig vedlikehold av orgelet etter en servicekontrakt som inngås når orgelet er ferdig. Oppdragsgiveren forbeholder seg retten til å spørre eiere av tilbyders leverte orgler om deres erfaringer mht leverandørens oppfølging mht service og vedlikehold. 3.5 Opsjon Orgelbygger skal tilby frittstående spillepult som opsjon. 3.6 Prisformat kommersielle betingelser Kostnader til transport og reise skal være inkludert i prisen. Andre utgifter dekkes etter avtale. Priser kan justeres iht. endringer i konsumprisindeks. Første justering kan skje 1.1.2014 med grunnlag i avtalt indeks for desember 2013. Oppdragsgiver forbeholder retten til å be om garantiordninger. 3.7 FDV dokumentasjon FDV-dokumentasjon skal innholde informasjon om hvilke materialer som er brukt. Dokumentasjonen skal også beskrive hvordan materialene skal vedlikeholdes. Det skal beskrives hvordan orgelet skal driftes og vedlikeholdes etter levering og gi en oversikt over hvordan service skal gjennomføres. Kontaktpersoner skal også fremgå av dokumentasjonen. FDV-dokumentasjonen skal vise hvem som er leverandør av objektets ulike deler, og kontaktpersoner hos disse leverandørene. FDV-dokumentasjonen skal overleveres til oppdragsgiver ved ferdigstillelse. 4 Tildelingskriterier 4.1 Generelt om tildelingskriterier Tildelingskriterier er de kriterier som oppdragsgiver skal legge vekt på ved valg av tilbud. En samlet vurdering av de definerte tildelingskriteriene vil avgjøre hvilke av de kvalifiserte tilbyderne som blir tildelt kontrakt for oppdraget. 4.2 Hovedkriteriet for valg av leverandør i denne konkurransen Det økonomisk mest fordelaktige tilbudet for oppdragsgiver. Følgende kriterier vil bli vurdert og vektet som vist nedenfor: Tildelingskriterier Vekting Kvalitet 50 % Pris 30 % Leveringstid 20 % SUM 100 % Side 6 av 10 15.03.2013
Kvalitet Oppdragsgivers vurdering av tilbudets samlede innhold med særlig vekt på det som er nevnt ovenfor, heri vår vurdering av referanseorglene. Dokumentasjon: Beskrivelse og evt. annet innlevert materiell Oversikt over relevante orgler bygget i de siste 5 år, inkludert deres verdi, tidspunkt og mottakers navn. Oppdragsgiver har rett til å sjekke også andre referanseorgler enn de firmaet oppgir selv. Pris Totalpris/utnyttelse av kostnadsrammen. Dokumentasjon: Priser og beskrivelser Leveringstid Oppdragsgiver har et ønske om levering innen ca. 2 år etter kontraktsinngåing. Dokumentasjon: Tilbud med beskrivelse av leveringstid. Oppdragsgiver kan bare evaluere innlevert informasjon. Dermed er det viktig at tilbudet beskriver alle vesentlige egenskaper ved produktene. Tilbyderen har et selvstendig ansvar for at innlevert tilbud inneholder relevant informasjon og dokumentasjon knyttet til de fastsatte tildelingskriteriene. 5 Anskaffelsesprosedyre og regler for konkurransen 5.1 Regelverk Anskaffelsen er omfattet av lov om offentlige anskaffelser av 16.juli 1999 nr.69 (LOA) og forskrift om offentlige anskaffelser av 7.april 2006 (FOA). For denne anskaffelsen gjelder del I og II. I tillegg er anskaffelsen omfattet av Lov om rett til innsyn i dokument i offentleg verksemd (offentleglova). 5.2 Konkurranseform Konkurranseform er åpen anbudskonkurranse i henhold til FOA 5-1. Dette innebærer at alle interesserte leverandører kan gi tilbud. Det skjer ingen prekvalifisering, og leverandørene må levere etterspurt dokumentasjon på at de er kvalifisert, samtidig som de leverer tilbudet. Oppdragsgiver må behandle alle tilbudene som kommer inn. Det er ikke tillatt å forhandle på grunnlag av leverte tilbud. 5.3 Endring av konkurransegrunnlaget Innen tilbudsfristens utløp har oppdragsgiver rett til å foreta rettelser, suppleringer og endringer av konkurransegrunnlaget som ikke er vesentlig, jf. FOA 8-2(1). 5.4 Avklaringer Ved en åpen anbudskonkurranse er det ikke tillatt å endre tilbudene eller forsøke å endre tilbudene gjennom forhandlinger. Det er imidlertid tillatt med avklaringer av tilbudene for å få klarlagt uklarheter, såfremt uklarhetene ikke er av en slik art at tilbudet skulle vært avvist, jf. FOA 12-1. Side 7 av 10 15.03.2013
5.5 Forbehold Det er tillatt for tilbyderne å ta forbehold i tilbudet dersom de ikke er vesentlige. Tilbud som inneholder vesentlige forbehold vil bli avvist jf. FOA 11-11 (1) d. Forbehold skal klart fremgå av tilbudsbrevet for å være gyldig. Forbehold skal være presise og entydige slik at oppdragsgiver kan vurdere disse uten kontakt med tilbyderen. Dersom forbeholdet ikke lar seg kostnadsberegne vil det kunne føre til at tilbudet anses ufullstendig og bli avvist. 5.6 Alternative tilbud Alternative tilbud vil ikke bli vurdert. 5.7 Tilbakekalling og endring av tilbud Tilbud kan tilbakekalles eller endres inntil tilbudsfristens utløp. Tilbakekall skal skje skriftlig. Endring av tilbudet er å anse som et nytt tilbud jf. FOA 11-5. 5.8 Avvisning av leverandør Oppdragsgiver plikter å avvise leverandør ved manglende oppfyllelse av kravene for deltakelse og manglende innlevering av skatteattester og HMS erklæring, jf. FOA 11-10 (1). Oppdragsgiver har adgang til å avvise leverandør av årsaker som angitt i FOA 11-10 (2). 5.9 Avvisning av tilbud Oppdragsgiver plikter å avvise tilbud av årsaker som er angitt i FOA 11-11 (1) Oppdragsgiver har adgang til å avvise leverandør av årsaker som er angitt i FOA 11-11 (2). 5.10 Avlysing av konkurransen Oppdragsgiver kan avlyse konkurransen dersom det foreligger saklig grunn til det, Jf. FOA 13-1. 5.11 Kostnad med deltakelse i konkurransen Leverandør må selv bære alle kostnader til deltakelse i konkurransen. 5.12 Språk Tilbudet med tilhørende dokumenter skal utformes på et skandinavisk språk eller tysk. Konkurransegrunnlag med tilhørende vedlegg er utformet på norsk. 5.13 Innstilling på kontraktstildeling Oppdragsgivers beslutning om hvem som skal tildeles kontrakt vil meddeles skriftlig og samtidig til alle deltakerne. Karenstid / klagefrist vil være 10-15 dager fra dato for kontraktstildeling avhengig av om meddelelsen sendes elektronisk eller per post. Kontrakt kan ikke signeres før karenstid er utgått. 5.14 Offentlig innsyn i konkurransedokumenter I henhold til Offentleglova (Offl.) 23 (3) vil oppdragsgiver holde anskaffelsesprotokollen og tilbudene i konkurransen skjermet for offentlig innsyn frem til valget av leverandør er gjort. Deretter er kun opplysninger i tilbudene som er å anse som forretningshemmeligheter eller taushetsbelagte personopplysninger unntatt fra offentligheten, jfr. FOA 3-6, Off. 13 og Forvaltningsloven 13. Side 8 av 10 15.03.2013
6 Krav til tilbudets form og innlevering 6.1 Generelt om tilbudet Tilbudet skal leveres i papirformat i ett eksemplar og med originale signaturer. Det bør i tillegg leveres en elektronisk versjon, som skal være sikret mot virus. Den elektroniske versjonen må være lesbar i MS-programvare eller i et allment elektronisk format, for eksempel Adobe PDF-format. Det må ikke leveres tilbud via e-post eller telefaks. 6.2 Komplett tilbud skal bestå av følgende dokumenter Tilbudsforside Tilbudsforside (vedlegg nr. 1) skal leveres fullstendig utfylt, samt datert og undertegnet av person med fullmakt til å binde leverandøren. Tilbudsbrev Tilbudsbrev skal, etter behov og relevans, inneholde informasjon om følgende momenter: Nøyaktig og fullstendig beskrivelse av alle eventuelle avvik og forbehold i forhold til konkurransegrunnlagets bestemmelser signert av person som har fullmakt til å binde leverandør for tilbudet. Tilbudet bør også signeres med initialer på hver side. Dokumentasjon av leverandørs kvalifikasjoner Dokumentasjonen bør legges i samme rekkefølge som den er opplistet, med ett skilleblad pr. kvalifikasjonskrav. Dokumentasjon knyttet til leveransebeskrivelse og tildelingskriterier Dokumentasjon i forhold til kravspesifikasjon og tildelingskriterier som dekker det som er etterspurt. Oppdragsgiver har bare mulighet for å vurdere innlevert materiell, og eventuell manglende informasjon vil gi lavere skår på evaluering. Tilbyder er selv ansvarlig for at alle spørsmål, krav og avklaringspunkter i tilbudet besvares/belyses og dokumenteres. Brosjyrer Det legges ved nødvendig, relevant brosjyremateriell som dokumenterer de tilbudte produktene. Brosjyrer og kataloger som er tilgjengelige i et allment elektronisk format, leveres fortrinnsvis i elektronisk versjon. Det kan også vises til eksakte adresser for informasjon på Internett. 6.3 Tilbudets form Dokumentene ønskes levert innsatt i A4 ringperm. Innholdet i tilbudet skal i størst mulig grad være uten noen form for innbinding eller stifter. Ved innlevering skal tilbudet være i lukket konvolutt/pakke som skal være merket med: Nytt orgel - Vartdal kyrkje Oppdragsgiver er forpliktet til å avvise tilbud som ikke er avgitt i lukket og merket forsendelse, jfr. FOA 11-11 (1) b. Side 9 av 10 15.03.2013
6.4 Tilbudsfrist og leveringssted Frist for levering av tilbud er satt til: Tirsdag 23. april 2013 kl. 12.00. Dokumentene skal enten leveres eller sendes til følgende adresse: Akasia v/ Joy Frantzen Bjørns gate 1 5008 Bergen (Åpningstid: Fra kl 09:00 til 15:00). Dokumentene må være oppdragsgiver i hende på oppgitt adresse før utløpet av fristen. Oppdragsgiver er forpliktet til å avvise for sent innkomne tilbud, jf. FOA 11-11 (1) a. Dette gjelder også dersom forsinkelsen skyldes tredjepart (posten, budfirma etc). 6.5 Tilbudets vedståelsesfrist Tilbudet vil være bindende for leverandør til 30. august 2013. 7 Viktig praktisk informasjon 7.1 Informasjon om korrigering av utlysningen og konkurransegrunnlaget Oppdragsgiver vil benytte www.doffin.no for å administrere konkurransen frem til tilbudsfrist. Dette kan for eksempel gjelde korrigering av utlysningen og/eller konkurransegrunnlaget, herunder endring av tilbudsfrist, og svar på spørsmål fra leverandørene. Leverandører som selv laster ned konkurransegrunnlaget fra www.doffin.no, vil automatisk bli varslet om tilleggsinformasjon som legges ut av oppdragsgiver. Leverandører som henter konkurransegrunnlaget fra andre kilder enn www.doffin.no, er selv ansvarlig for å skaffe seg tilgang til denne tilleggsinformasjonen. 7.2 Kontaktpersoner Vedrørende orgelet: Ogelkonsulent: Karstein Askeland Telefon: (+47) 915 61 072 E-postadresse: ka-askel@online.no Vedrørende konkurransegrunnlaget: Anskaffelsesrådgiver: Joy Frantzen Telefon: (+47) 55 59 78 74 / 922 27 878 E-postadresse: joy.frantzen@akasia.no Ørstad kyrkjelege fellesråd: Daglig leder / Kyrkjeverge: Steinar Sætre Telefon: (+47) 70 04 86 46 / 481 32 352 E-postadresse: steinar.saetre@orsta.kyrkja.no Side 10 av 10 15.03.2013