REFERAT ETATSBESØK BYDRIFT 8. april 2014 KONTROLLUTVALGET Tromsø kommune
INNHOLD 1 INNLEDNING OG BAKGRUNN... 1 2 PLAN FOR BESØKET... 1 3 DELTAKERE... 1 4 GJENNOMGANG... 2 4.1 Oversikt over organisasjonsoppbyggingen... 2 4.2 Generell informasjon om etatens arbeidsområde... 3 4.3 Ansvars- og funksjonsoversikter/attestasjons- og anvisningsrutiner... 4 4.4 Skriftlig rutine for økonomisk rapportering/økonomisk internkontroll... 4 4.5 Personalforhold... 4 4.6 Registreringsordning for inventar og utstyr... 4 4.7 Organisering av IT-funksjonen... 4 4.8 Organisering av HMS (Helse, miljø og sikkerhet)... 5 4.9 Planer for fremtiden... 5 5 OMVISNING PÅ ETATENS OMRÅDER... 6 6 KONTROLLUTVALGETS SAMMENDRAG... 6
1 1 INNLEDNING OG BAKGRUNN Besøket var et rutinebesøk fastsatt av kontrollutvalget i sak 10/1413. Utvalget ønsket å få en orientering om Bydrift s organisering, drift og interne systemer. Møtet ble avholdt i Bydrifts lokaler på Ringveien, Skattøra. 2 PLAN FOR BESØKET Bydrift var underrettet om besøket gjennom brev fra sekretariatet. Det var skissert følgende temaer til gjennomgang/drøfting: 1. Oversikt over organisasjonsoppbyggingen 2. Generell informasjon om etatens arbeidsområde 3. Ansvars- og funksjonsoversikter/attestasjons- og anvisningsrutiner 4. Skriftlig rutine for økonomisk rapportering/økonomisk intern kontroll 5. Personalforhold 6. Registreringsordning for inventar og utstyr 7. Organisering av IT-funksjonen 8. Organisering av HMS (Helse, miljø og sikkerhet) 9. Planer for fremtiden 3 DELTAKERE Fra kontrollutvalget: Elisabeth Steen Edmund Kristoffersen Kari Workinn Benedikte Figenschou Tor Zakariassen Fra Bydrift: Dag-Ivar Andreassen Enhetsleder Erik Horntvedt Adm. Leder Leif-Harald Pedersen Fagleder vei Jan Kåre Larsen Fagleder park Tommy Sommerbakk Fagleder verksted Jan Konrad Wiesner Fagleder lager Odd Helge Vekve Fagleder anlegg Tor Arne Andreassen Driftsleder vei Tor Gunnar Ødegårdstuen Fagleder biladministrasjon Henning Brevik Tillitsvalgt Arne Andreassen Verneombud Fra K-Sekretariatet: Rådgiver Lill Martinsen Rådgiver Audun Haugan
2 4 GJENNOMGANG 4.1 Oversikt over organisasjonsoppbyggingen i Tromsø kommune
3 Bydrift er en enhet organisert under Byrådsavdeling for byutvikling. Bydrift v/enhetsleder Administrasjon: 1 Adm. Leder 3 konsulenter 0.7 fagarbeider 0.5 ingeniør Fellesverksted: 1 fagleder 6.15 fagarbeidere Felles lager 1 Fagleder 1 service-medarbeider 1 kontormedarbeider Biladministrasjon 1 fagleder Veidrift 1 Fagleder 2 Arbeidsledere 21.6 fagarbeidere 5.4 service-medarbeidere 2 vakant Parkdrift 1 Fagleder 2 arbeidsledere 6 Fagarbeidere 3 service-medarbeidere Anleggsdrift 1 Fagleder 1 Ingeniør/saksbehandler 0.8 Arbeidsleder 0.4 arbeidsleder Bydrift er lokalisert i egne lokaler på Ringveien, Skattøra og dagens organisering ble opprettet som en kommunedekkende enhet etter overgang til 2-nivåmodellen i 2002. Enheten var tidligere omtalt som maskinforvaltningen og lå under anleggsseksjonen i teknisk avdeling. Mai 2003 ble Bydrift og Parkdrift i kommunen slått sammen til en driftsenhet. Videre har enheten foretatt en del organisatoriske endringer ut fra mål om å få en fleksibel og rasjonell utnyttelse av bemanning, både sommer og vinter. I dette ligger det blant annet at en del av bemanningskapasiteten to fagarbeidere flyttes fra parkdrift til veidrift i brøytesesongen. En fagarbeider flyttes fra parkdrift til felleslager pga. skiftordninger, - og en fagarbeider fra veidrifta flyttes til parkdrifta om sommeren til sentrumsrenhold. Bydrift mener at denne ordningen gir en effektiv utnyttelse av personellet i enheten. Staben er redusert med over 30% siden 2002, selv om byen har vokst kraftig. 4.2 Generell informasjon om enhetens arbeidsområde Bydrift har ansvar for drift og vedlikehold av kommunale gater, veier, fortau, gang- og sykkelstier og andre sidearealer, parker, friluftsområder, noen idrettsanlegg samt utearealene ved skoler, barnehager og institusjoner i Tromsø kommune.
4.3 Ansvars- og funksjonsoversikter/attestasjons- og anvisningsrutiner Bydrift følger Tromsø kommunes delegasjonsreglement, jf. kommunale regler, retningslinjer og rammeavtaler. Enheten har en enhetsleder som er delegert en rekke fullmakter og har ansvaret utad for hele virksomheten. De etablerte ledernivå er nøye tilpasset driften og ulike deler av enhetens organisasjon har derfor ulike lederordninger. 4.4 Skriftlig rutine for økonomisk rapportering/økonomisk internkontroll Enheten følger Tromsø kommunes rutiner ved økonomisk rapportering og økonomisk internkontroll, samt budsjettregulering. Prosessen rundt større kjøp følger kommunalt vedtatte ordninger iht. gitte terskelverdier, og gjennomført prosess skal kunne etterprøves ved framskaffelse av dokumentasjon. For øvrig gjøres innkjøp i nært samarbeid med kommunens eget innkjøpkontor, og begge parter mener at samarbeidet fungerer godt. Enheten har også nylig fått delegert ansvar og midler for å kjøpe kjøretøy til alle kommunale enheter framfor å fortsette med at alle enheter leaser ved behov. Årlige avstemmingsrutiner i regnskapet følger kommunale rutiner og skjer i økonomienheten. Våre ansatt-timer, maskinforbruk, medgåtte varer og annet uttak fra lageret, føres dette inn i det offisielle kommunale regnskapet. 4.5 Personalforhold Enhetsledere og ledere på nivå under besitter ingen vesentlige verv, eierforhold etc, som ligger tett opp til den sektor som Bydrift arbeider i. Det er heller ikke kjent at ledere, ansatte eller nærmeste familie eier eller er deleier i selskap som selger varer eller tjenester til Bydrift. 4.6 Registreringsordning for inventar og utstyr Bydrift har samme registreringsordninger for maskiner og utstyr som det tidligere er redegjort for. Enheten ser likevel at det er behov for å justere terskelen for hva som bør registreres, - etter hvert som inflasjon, synkende varepriser og endret bruk av utstyr gjør seg gjeldende. Det gjennomføres utstrakt bruk av anleggsnummer alene eller sammen med prosjektnummer for å holde oversikt på årlig forbruk på innsatsfaktorene, noe som også vil gi indikasjoner på når kjøretøy, samt større maskiner og utstyr bør tas ut av driften. 4.7 Organisering av IT-funksjonen Enheten driftes av Tromsø kommunes IT-senter. Server er plassert på rådhuset, og servere, linjer, programmer, PC-tilganger til kommunalt nett driftes og vedlikeholdes av kommunens eget IT-kontor. De datasystemer som Bydrift bruker er kommunale fellessystemer. Unntatt tids- og jobbregistreringssystemet Tempus. Området og lokalet i Ringveien er sikret med kamera, både inne og ute, og systemet er klarert etter Datatilsynets regler. 4
4.8 Organisering av HMS (Helse, miljø og sikkerhet) HMS-arbeidet i Bydrift lider av uforutsigbarhet som følge av mye fravær i den 50% stillingen som i sin tid ble omgjort for det formål, og fraværet har vist seg vanskelig å kompensere. Imidlertid fungerer HMS-utvalget bedre. Utvalget har hatt en møtehyppighet på 6-8 møter per år. Videre har arbeidsmiljøundersøkelsene vist greie resultater, men de har også gitt HMSutvalget noe å jobbe med tilrettelegging etc. Det er inngått en samarbeidsavtale med arbeidsmiljøtjenesten kommunens bedriftshelsetjeneste. Sykefravær varierer mellom 7 10 % og er i all hovedsak langtidsfravær, mens korttidsfravær er nærmest ikke-eksisterende. De ansatte har gratis tilgang til svømming på Alfheim og Stakkevollan svømmehall, samt reduserte kostnader til deltakelse på treningsstudio. Det blir også sett på personlig trenings- og eller behandlingsutstyr som spesialfatle, varmepakning, innlegg såle etc. til de som har særlig behov for det. Enheten arrangerer julelunsj for ansatte, gjester og pensjonister, samt juleavslutning for ansatte rett før jul, - og kanskje en sesongfest i tillegg. Blåturarrangement med prioritert faglig innhold arrangeres hver annet år, - med varierende og aktuelt tema. Enheten har verneombud og varaombud og omtrent 100% av de ansatte er fagorganisert. 4.9 Planer for framtiden Enheten mener at den viktigste planen for framtiden er å få gjennomslag for stordriftsfordel i en samferdselsenhet. For å oppnå det er enheten avhengig av bl.a. politiske beslutninger. Det er et ønske hos enheten at området på Skattøra - Ringveien 70 - skal bygges ut til et fullverdig teknisk ressurssenter, hvor også Vann- og avløp, deler av Eiendom, idrettsdelen av Kultur og idrett, samt deler av Byutvikling og eventuelt Fagrent skal inkluderes. Bydrift har ønsker om å videreutvikle og profesjonalisere ytterligere samarbeidet med Omsorgstjenesten på Langnes. Enheten vil også ha behov for flere haller for å kunne ta bedre hånd om utstyr, noe som vil være god økonomi for kommunen, og vil være et bidrag til at Bydrift kan klare seg med relativt lave investeringsbudsjett. Videre uttales det ønsker om avklaring med Kirkelig fellesråd om forventninger til enheten, samt avklaring på finansiering av arbeid knyttet til slikt arbeid. Det uttrykkes også et håp om en budsjettmessig opptrapping slik at enheten kan utføre vedlikehold innenfor sitt ansvarsområde, samt justere det vedlikeholdsetterslep som tidligere er synliggjort i ulike rapporter. 5
6 5 OMVISNING PÅ ETATENS OMRÅDER Utvalget fikk bli med på en interessant omvisning i de ulike bygg hos Bydrift, på Ringveien 70, Skattøra. I forbindelse med omvisningen ble det gitt orienteringer fra enheten om både maskiner og bygninger, bruk og vedlikehold, samt ga svar på spørsmål fra kontrollutvalget. 6 KONTROLLUTVALGETS OPPSUMMERING Kontrollutvalget fikk en god mottakelse i forbindelse med besøket, og fikk - etter utvalgets vurdering en grundig orientering, blant annet om Bydrifts organisering, oppgaver og arbeidsområder. Representantene fra enheten var godt forberedt til møtet og ga en ryddig og fyldig framstilling. Kontrollutvalget lot seg imponere både over hva Bydrift har fått til på Ringveien 70, samt det store arealet som Bydrift har tilgjengelig her, og det påpekes at her kan arealet utnyttes på en enda bedre måte. De store tilgjengelige arealer skaper mulighet til å sette opp flere haller, noe som kan bidra til at en enda større del av kommunens øvrige kjøretøy også kan ivaretas her, - noe som totalt sett kan være kostnadsbesparende for kommunen. Tromsø, den 9. september 2014 Elisabeth Steen Leder av kontrollutvalget Edmund Kristoffersen Nestleder/medlem Tor Zachariassen medlem Benedikte Figenschou medlem Kari Workinn medlem