REFERAT ETATSBESØK. BIBLIOTEKET I TROMSØ 22. april 2015 KONTROLLUTVALGET. Tromsø kommune

Transkript

1 REFERAT ETATSBESØK BIBLIOTEKET I TROMSØ 22. april 2015 KONTROLLUTVALGET Tromsø kommune

2 INNHOLD INNHOLD INNLEDNING OG BAKGRUNN PLAN FOR BESØKET DELTAKERE GJENNOMGANG Oversikt over organisasjonsoppbyggingen i Tromsø kommune Generell informasjon om enhetens arbeidsområde Ansvars- og funksjonsoversikter/attestasjons- og anvisningsrutiner Skriftlig rutine for økonomisk rapportering/økonomisk internkontroll Personalforhold Organisering av IT-funksjonen Organisering av HMS (Helse, miljø og sikkerhet) Planer for framtiden OMVISNING PÅ ETATENS OMRÅDER KONTROLLUTVALGETS OPPSUMMERING... 7

3 1 1 INNLEDNING OG BAKGRUNN Besøket var et rutinebesøk fastsatt av kontrollutvalget i sak 10/15. Utvalget ønsket å få en orientering om organisering, drift og interne systemer i Biblioteket i Tromsø. Møtet ble avholdt i bibliotekbygget i Fokus-kvartalet i Tromsø sentrum. 2 PLAN FOR BESØKET Biblioteket i Tromsø var underrettet om besøket gjennom brev fra sekretariatet. Det var skissert følgende temaer til gjennomgang/drøfting: 1. Oversikt over organisasjonsoppbyggingen 2. Generell informasjon om etatens arbeidsområde 3. Ansvars- og funksjonsoversikter/attestasjons- og anvisningsrutiner 4. Skriftlig rutine for økonomisk rapportering/økonomisk intern kontroll 5. Personalforhold 6. Registreringsordning for inventar og utstyr 7. Organisering av IT-funksjonen 8. Organisering av HMS (Helse, miljø og sikkerhet) 9. Planer for fremtiden 3 DELTAKERE Fra kontrollutvalget: Edmund Kristoffersen nestleder kontrollutvalget Kari Workinn kontrollutvalgsmedlem Benedikte Figenschou kontrollutvalgsmedlem Tor Zachariassen - kontrollutvalgsmedlem Fra Biblioteket: Biblioteksjef Paul Henrik Kielland Fagleder Stine Fjeldsøe Fagleder Synnøve Baustad Byarkivar Tove Johansen Arkivar Johanne Lunga Administrasjonskonsulent Hildegunn Lande Fra K-Sekretariatet: Rådgiver Lill Martinsen Rådgiver Audun Haugan

4 2 4 GJENNOMGANG 4.1 Oversikt over organisasjonsoppbyggingen i Tromsø kommune Bibliotek og byarkiv er en avdeling sin er underlagt byrådsavdeling for næring, kultur og idrett.

5 Oversikt over organisasjonsbygging/organisasjonsplan i Bibliotek og Byarkiv: Biblioteksjef Bibliotekfaglig leder Bibliotekfaglig leder IT/støtte Barn og ungdom Kultur og fakta Lokal historisk Byarkiv Filialer I forbindelse med etableringen av biblioteket i 2005 vedtok formannskapet av enheten skulle organiseres i team, hvor ledelsen skulle bestå av enhetsleder og to bibliotekfaglige ledere. Enheten fikk ansvar for driften av folkebiblioteket og byarkivet. Enheten har ansvaret for driften av hovedbiblioteket, to filialer, ett fengselsbibliotek, en bokbuss, lokalhistorisk senter, byarkiv og driftsavtale med skolene for drift av to kombinasjonsbibliotek på Brensholmen og i Lakselvbukt. 4.2 Generell informasjon om enhetens arbeidsområde Arbeidet innen enheten blir i hovedsak styrt av Bibliotekloven og Arkivlova. Biblioteket: I mottatt informasjon fra Biblioteket i Tromsø gis det opplysninger om at bibliotektjenesten har opplevd en formidabel utvikling de senere årene. Den 15. august 2015 er det 10 år siden det nye hovedbiblioteket ble offisielt åpnet av HKH Dronning Sona. I mottatt informasjon står det å lese at i løpet av disse årene har biblioteket klart å utvikle et bibliotektilbud som er anerkjent både nasjonalt og internasjonalt og som besøkes av en halv million brukere hvert år. Biblioteket skal feire 10 års jubileum for hovedbiblioteket. Samarbeidet mellom bibliotek og byarkiv som en felles enhet ble etablert på samme tidspunkt. Biblioteket i Tromsø er alene om en slik organisering, men er likevel fornøyd med den måten de er organisert på. Det påpekes også at det er samarbeid mellom Troms fylkeskommune og Troms fylkesbibliotek, og at dette samarbeidet er viktig for driften av biblioteket. Biblioteket mottar også bøker fra Norsk kulturfond hvert år.

6 Det gis også informasjon om at Biblioteket har ei åpningstid fra hver dag, alle dager i året, også på hellig og høgtidsdager. Bare en del av denne åpningstiden er bibliotekene betjent. Resten av åpningstiden er organisert gjennom en ordning som blir kalt for «selvbetjente åpningstid». Biblioteket har opplyser videre at de har utviklet seg til en betydelig kulturarrangør, hvor det arrangeres 500 ulike litterære- og kulturelle møter hvert år. En stor del av disse arrangementene er egenproduksjoner, og andre gjøres i samarbeid med andre aktører. Det på pekes fra ledelsesteamet at Biblioteket brukes allsidig på mange og ulike måter. Eksempler på dette er blant annet arrangementer som strikkekafe, lesegrupper, danseforestillinger, eventyrfortellinger, litteraturgrupper, miniforskningsseminar og andre seminarer, hyllevandringer med ulike tema, advokatvakta, ordførerens lyttepost, Røde Kors bruker lokalene til leksehjelp. I tillegg til disse arrangement, låner biblioteket også ut bøker og E-bøker. Byarkivet: Byarkivet har fire hovedoppgaver og disse kan listes opp: Depot: i dette ligger det mottak, sikring og tilgjengeliggjøring av eldre og avsluttet arkiv. Publikumstjeneste: Byarkivet gir publikum tilgang til arkivet ved å ha åpen lesesal tirsdager fra I tillegg besvares skriftlige publikumshenvendelser som kommer per brev, epost og telefon. 4 Formidling: Byarkivet skal formidle arkivene slik at offentligheten/publikum skal bli kjent med hvilke muligheter og rettigheter de har i forhold til myndighetenes dokumentasjonsplikt, som formidling av røtter og rettigheter, og dette gjøres blant annet hjemmeside til byarkivet. Tilsyn med og veiledning av enhetens arkivforvaltning: Byarkivet skal bistå arkiv og dokumentasjonstjeneste og de kommunale enhetene med å utvikle enhetlige rutiner for arkivdanning og ha en overordnet tilsyn med arkivdanningen. Veiledningen og kursing er i hovedsak rettet mot sentraladministrasjonens ledelse, enhetsledere og merkantilt ansatte med arkivansvar. 4.3 Ansvars- og funksjonsoversikter/attestasjons- og anvisningsrutiner Biblioteket i Tromsø følger Tromsø kommunes delegasjonsreglement, jf. kommunale regler, retningslinjer og rammeavtaler. Enheten har en enhetsleder som er delegert en rekke fullmakter og har ansvaret utad for hele virksomheten. Enheten har liste, som ble oversendt som en del av informasjonen i sammenheng med etatsbesøket, hvor attestanter og anvisere er oppført. Det opplyses om at listen skal revideres med den hensikt å redusere antall attestanter og forenkle innkjøpsordningen, spesielt av bøker.

7 Av administrative fullmakter er det av Byrådet gitt enheten fullmakt til forvaltning av Bibliotekloven. (Kommunestyresak 0136/11) 4.4 Skriftlig rutine for økonomisk rapportering/økonomisk internkontroll Det opplyses om at enheten følger Tromsø kommunes rutiner ved økonomisk rapportering og økonomisk internkontroll, samt budsjettregulering. Skriftlige rutiner i forbindelse med økonomisk saksbehandling er iht. rutiner pålagt av kommunen. Enheten har tre kontantkasser, ved hovedbiblioteket, Kroken og Tromsdalen bibliotekfilial. Per i dag er det bankterminal kun ved hovedbiblioteket, og dette er ønsket også ved filialene, både i forhold til sikkerhet ved oppbevaring av kontanter, men også i forhold til å kunne ha utvidet tilbud til brukere, da mange brukere oftere har tilgjengelige bankkort i motsetning til kontanter. Videre opplyses det om at avstemmingsrutiner er under endring, hvor det innføres daglig avstemming av kasser og ukentlige overføring av kontanter til banken. Det vil bli utarbeidet egen instruks for avstemming, noe som blir gjort i samhandling med regnskapstjenesten (Byråd for finans). 4.5 Personalforhold Det opplyses om at enhetsleder har flere verv og ansettelsesforhold, og disse er listet opp i den informasjonen som er mottatt. Det ble videre gjort en felles drøfting i 2014 om slike forhold med resultat at ingen ansatte har rapportert eierforhold eller deltakelse i andre selskap. Imidlertid er det kunnskap om at flere av de ansatte er styremedlemmer i frivillige lag og foreninger Organisering av IT-funksjonen Det opplyses om at Biblioteket er ansvarlig for servere som omfatter Bibliotek-systemene. Disse serverne omfatter bibliotekutlåns-systemet Bibliofil, det selvbetjente biblioteksystemet og server for datatilgang for bibliotekets brukere. Drift, oppdatering og vedlikehold på biblioteksystemene gjøres i samarbeid med leverandør. IT-senteret (kommunens egen IT-avdeling) er ansvarlig for drift og vedlikehold av det administrative nettet, trådløse nettverk og server knyttet til datamaskiner. Bibliotekets ITansvarlige har dokumentert oversikt over alle systemer og tilganger til dem. Dette er en oversikt som oppdageres kontinuerlig. 4.7 Organisering av HMS (Helse, miljø og sikkerhet) I mottatt informasjon framkommer det at enheten er delt i ett verneområde, hvor det gjennomføres månedlige HMS-møter og protokollene fra disse møtene er tilgjengelig for alle medarbeidere. To ganger i året har HMS-gruppa ansvar for å presentere sitt arbeid på personalmøte. Det gjennomføres vernerunde årlig og enheten er aktiv i IA-arbeidet, hvor det er laget en egen

8 plan for IA-arbeidet i enheten for Denne planen fulgte som vedlegg i informasjon i forbindelse med kontrollutvalgets etatsbesøk. Enheten har tidligere hatt egne etiske retningslinjer, men ved gjennomgang i 2014 ble det vedtatt å bruke kommunens nye felles etiske retningslinjer. Videre har enheten egen kriseplan og ajourført varslingsliste. Det opplyses videre om at det i regi av HMS-utvalget er drøftet varslingsrutiner. Kvalitetslosen er primær-redskap som kan benyttes til dette, men også andre muligheter finnes, og de ansatte er klar over sin rett til å varsle. Oppfølging av eventuelle avvik opplyses å bli gjennomført gjennom kvalitetslosen. Sykefravær er fast tema på de månedlige HMS-møtene, og gruppa vurderer løpende sykefraværet og tar fatt i sykdom som kan skyldes arbeidsmiljø. Det opplyses om at det ikke er vanlig at sykdom skyldes arbeidsmiljø. Utover dette nevnes det at enheten er medlemmer i I-bedrift og føler de har godt utbytte av samarbeidet. Det har vært gjennomført foredragsserie for alle medarbeidere hvor tema om nakke/ryggplager, hodepine, psykiske plager etc. har vært tema. Det er også startet en dialog med bedriftshelsetjeneste, men det gjenstå ennå å underskrive kontrakt Planer for framtiden Når det gjelder planer for framtiden opplyses det om Bibliotekplanen som ble vedtatt i mars 2014 og arbeid med forbedring av kommunens arkiver. Det er også startet arbeid med forbedring av kommunens arkiver, og i denne gjennomgangen er det blitt avdekket alvorlig svikt i sikringen av juridisk dokumentasjon for kommunens transaksjoner som skal dokumenteres i elektronisk arkiv og det arbeides med å få kontroll på situasjonen. Denne svikten forklares blant annet med at situasjonen har sin rot i mange forhold som er felles for kommunal sektor. Gradvis og ukontrollert digitalisering av saksbehandling og økende turnover, samt hyppige organisasjonsendringer har gjort det utfordrende å skape og bevare god forvaltningskompetanse. I Tromsø kommune er det også manglende ansvars- og rollefordeling i virkefeltet mellom sentral ledelse, IT og arkiv, samt manglende ressurser i arkivtjenesten en viktig faktor for dagens situasjon. Det poengteres at det både lokalt og på landsbasis er en utfordring med den økende mengden dokumentasjonssystemer med arkivverdig dokumentasjon. Og at det i forbindelse med eventuelle kommunesammenslåing, må alle de aktuelle kommunenes systemer både avsluttes og vurderes for arkivverdig informasjon og eventuelt tas uttrekk fra. Riksarkivet har i samarbeid kommunale arkivinstitusjoner, KS og arkivsystemleverandører startet et prosjekt for å gjennomgå tilstanden for offentlig samfunnsdokumentasjon (SAMDOK). Også ut fra oppsummeringen i SAMDOK-prosjektet vises det til at det er store utfordringer knyttet til arkivering og dokumentasjon som kommunene per nå ikke er i stand til

9 å håndtere. Det påpekes videre at når oppsett og bruk av arkivsystemer og fagsystemer er innordnet på en måte som ikke sikrer dokumentene som informasjonskilder for samtid og ettertid, og evnen til å bevare dokumentasjonen svikter, er dette et brudd på arkivloven 6. 5 OMVISNING PÅ ETATENS OMRÅDER Utvalget fikk bli med på en interessant omvisning inkludert historier fra daglige hendelser og utfordringer ved både biblioteket i Tromsø sentrum og i byarkivet. 6 KONTROLLUTVALGETS OPPSUMMERING Kontrollutvalget fikk en god mottakelse i forbindelse med besøket, og fikk - etter utvalgets vurdering en grundig orientering, blant annet om bibliotekets daglige oppgaver og utfordringer. Representantene fra enheten var godt forberedt til møtet og ga en ryddig og fyldig framstilling, og kontrollutvalget syntes det var inspirerende og interessant å høre om alle arrangement som Biblioteket i Tromsø både arrangerer og legger til rette for, for byens både unge og voksne beboere. Kontrollutvalget synes også at det urovekkende å høre at det finnes så pass store utfordringer knyttet til Byarkivet, men utvalget tror at dette blir ivaretatt på en god og riktig måte framover av Biblioteket og Byarkivet i Tromsø, med god støtte fra kommunen. 7 Tromsø, den 7. september 2015 Edmund Kristoffersen Nestleder Kari Workinn Medlem Tor Zachariassen Medlem Benedicte Figenschou Medlem