REFERAT ETATSBESØK Otium Bo og velferdssenter 11. april 2019 KONTROLLUTVALGET Tromsø kommune

Transkript

1 REFERAT ETATSBESØK Otium Bo og velferdssenter 11. april 2019 KONTROLLUTVALGET Tromsø kommune

2 Innholdsfortegnelse 1 INNLEDNING OG BAKGRUNN PLAN FOR ETATSBESØKET DELTAKERE GJENNOMGANG Fakta om enheten Oversikt over organisasjonsoppbyggingen Arbeidsområde og oppgaver Ansvars- og funksjonsoversikter/attestasjons- og anvisningsrutiner Skriftlig rutine for økonomisk rapportering/økonomisk internkontroll Personalforhold Organisering av IT-funksjonen: Organisering av HMS (helse, miljø og sikkerhet) OPPSUMMERING... 5

3 1 1 INNLEDNING OG BAKGRUNN Etatsbesøket var et rutinebesøk fastsatt av kontrollutvalget i årsplanen for Utvalget ønsket å besøke og få en orientering om Otium organisering, drift og interne systemer. Besøket ble avholdt i lokalene til enheten i Tromsdalen. Referatet fra besøket er basert på tilsendt dokumentasjon fra Otium, presentasjonen og orienteringen ved besøket. 2 PLAN FOR ETATSBESØKET Etaten var underrettet om besøket gjennom brev fra sekretariatet. Det var skissert følgende temaer til gjennomgang/drøfting: 1. Oversikt over organisasjonsoppbyggingen 2. Generell informasjon om etatens arbeidsområde 3. Ansvars- og funksjonsoversikter/attestasjons- og anvisningsrutiner 4. Skriftlig rutine for økonomisk rapportering/økonomisk internkontroll 5. Personalforhold 6. Registreringsordning for inventar og utstyr 7. Organisering av IT-funksjonen 8. Organisering av HMS (helse, miljø og sikkerhet) 9. Planer for fremtiden 3 DELTAKERE Fra kontrollutvalget: Fra Otium: Fra KomRev NORD: Fra K-Sekretariatet: Rolleiv O. Lind (leder) Tor Johansen Kåre Sørensen Jon Arne Jørstad Benedicte Figenschou Jan Erik Risvik, enhetsleder Fay-Hege Fischer, administrasjonssekretær Roger Karlsen, driftstekniker Forvaltningsrevisor Ida Lejon Seniorrådgiver Bjørn H. Wikasteen 4 GJENNOMGANG 4.1 Fakta om enheten Otium bo- og velferdssenter ligger sentralt i Tromsdalen med Ishavskatedralen og Kulta som nærmeste naboer. Høsten 2018 flyttet ansatte og beboere fra Kroken sykehjem samt Tromsøysund korttidsavdeling inn. Senteret er fast bosted for pleietrengende eldre personer samt yngre demente. Bodelen er fordelt på to bygg med 7 avdelinger - totalt 130 rom og 7 leiligheter.

4 2 Type avdelinger på Otium Ordinære plasser i bokollektiv 100 plasser fordelt på 10 bogrupper (= 5 avdelinger) Bokollektiv forbeholdt personer med demenssykdom. 10 plasser Bofellesskap forbeholdt yngre personer med demenssykdom 7 plasser Skjermede plasser i bokollektiv forbeholdt personer med spesielle utfordringer 20 plasser fordelt på 2 bogrupper Målgruppe: Personer som av ulike grunner ikke lengre kan bo i eget hjem, men har behov for heldøgns omsorg. Hver avdeling vil også ha inntil 2 avlastningsplasser Personer som har en demensdiagnose og som derfor trenger spesielt tilpasset omsorgstilbud Personer under 65 år som har en demensdiagnose og som derfor trenger spesielt tilpasset bo- og omsorgstilbud Personer som har en demensdiagnose, eller annen lignende tilstand, og som derfor trenger et spesielt tilrettelagt og skjermet omsorgstilbud 4.2 Oversikt over organisasjonsoppbyggingen Otium Bo- og velferdssenter rommer enheter som er organisert i flere seksjoner. Bo-delen er organisert under Seksjon for sykehjem, Fastlandet hjemmetjeneste under Seksjon for hjemmetjenester og miljøtjenesten under Seksjon for oppfølgingstjenester. I tillegg er legene under Seksjon for behandling og rehabilitering. Leder for hver enhet er delegert et helhetlig lederansvar for fag, kvalitet, drift, personal og økonomi. 1 1 Kilde: Otium Bo- og velferdssenter, Delplan av virksomhetsplan,

5 3 4.3 Arbeidsområde og oppgaver Alle pasient og brukerrettede tjenester på Otium skal bygge på Forskrift om en verdig eldreomsorg (også kalt verdighetsgarantien). Den ble iverksatt og skal sikre grunnlaget for et godt tjenestetilbud for eldre. Forskriften gir blant annet en beskrivelse av eldreomsorgens verdigrunnlag og den angir tiltak det skal legges til rette for i tjenestetilbudet, som riktig og forsvarlig boform, lindrende behandling og en verdig død, faglig forsvarlig oppfølging av lege og annet relevant personell og samtaler om eksistensielle spørsmål. I bestiller dokumentet for Otium Bo- og velferdssenter vises det til de overordnete mål for helse og omsorgstjenesten i Tromsø kommune som bl.a er å legge til rette for en hensiktsmessig omsorgstrapp som kjennetegnes ved godt koordinerte tjenester. Faglig god og kostnadseffektiv struktur og logistikk (tjenesten) God livskvalitet og «hjemmefølelse» for brukerne (boligen) Der det er aktuelt: stor grad av integrering i lokalsamfunnet Verdigrunnlaget skal være sterk brukerinnflytelse. Kontroll over egen livssituasjon er forutsetninger for helsefremmende deltakelse, uavhengighet, selvstendighet, verdighet og normalisering - noe som kan være sykdomsforebyggende og bidra til å redusere hjelpebehovet. 2 Otium bo- og velferdssenter skal bygges på Tromsø kommunes visjon «Sammen om et varmt og livskraftig Tromsø» og på kommunens vedtatte grunnverdier Respekt, Åpenhet, Mot, Anerkjennelse og Tillit (RÅMAT). Otium skal være en organisasjon som er engasjert, kreativ og fremtidsrettet. Arbeidsgiverstrategien for Tromsø kommune er redskap for å rekruttere, utvikle og beholde ansatte slik at man når målsetninger. Strategien er forankret i enhetens verdier, og skal gjenspeiles i møte med medarbeidere og innbyggere. Otium ønsker også å bli identifisert med egne grunnpilarer basert på kommunens overordnede visjon, og ved en grunnleggende omsorgsfilosofi som støtter opp under verdiene. Velferdsteknologi er et supplement. Velferdsteknologi kan hjelpe pasienten i hverdagen slik at enheten kan levere bedre kvalitet på tjenesten (alarmer om fall, soving, m.v). Velferdsteknologi kan aldri erstatte «mennesker og varme hender». 4.4 Ansvars- og funksjonsoversikter/attestasjons- og anvisningsrutiner Otium er underlagt og følger kommunens generelle regler og retningslinjer. 2 Kilde: Otium Bo- og velferdssenter, Delplan av virksomhetsplan,

6 4 4.5 Skriftlig rutine for økonomisk rapportering/økonomisk internkontroll. Otium har et driftsbudsjett 124 MNOK. Økonomirapporteringer skjer i samsvar med gjeldende retningslinjer i kommunen. 4.6 Personalforhold Otium har totalt 396 ansatte som utgjør 160,24 årsverk. Det er gjennomført plan og utviklingssamtaler for alle ansatte. Det er et ukentlig driftsmøte samt eget ledermøte med avdelingslederne. Hovedverneombud sitter på rådhuset, og det er ni lokale verneområder med lokale ombud. På spørsmål fra kontrollutvalget ble det opplyst at bemanning ved sykehjemmet per dato er på limit, og at det ikke grunnlag for ytterligere reduksjon. Enheten påpekte at uro som skapes gjennom omtaler i media om store fremtidige nedskjæringer kan medføre problemer med rekruttering eller at gode medarbeidere søker seg bort. Enhetsleder fremhevet at kompetanseoppbygging innenfor eldreomsorg- og sykepleie tar tid, men kan raseres på kort tid. Enhetsleder var bekymret for innsparinger som kan medføre slitasje og økt sykefravær som igjen kan føre til behov for kostbare innkjøp av vikarer fra private leverandører. Fordelingen på Otium består per dato av 40 % sykepleiere, 50 % helsearbeidere og 10 % ufaglærte assistenter. Sykepleiere går av med pensjon med 62 år. 4.7 Organisering av IT-funksjonen: Det er ikke egen IT avdeling på Otium, og det ble gikk uttrykk for at man savnet en egen IT konsulent på «huset». Tidligere hadde man en intern IT konsulent i 60 % stilling på Kroken Sykehjem. IT stillinger ble sentralisert ved flytting til Tromsdalen. 4.8 Organisering av HMS (helse, miljø og sikkerhet) Enheten fremhevet at de har god avviksoppfølgning. Det er per dato ingen avvik som ikke er lukket. Enheten praktiserer viktigheten av at avvik registreres. Det ble opplyst at avvik mellom avdelinger dog kunne vært kommunisert bedre. Det foreligger en HMS møteplan. Det føres referater fra alle møter med personalkonsulenten. For øvrig jobber man etter fastsatt årshjul i arbeidsmiljøutvalget. Enhetsleder fremhevet at arbeidstaker er sykemeldt fra arbeidsoppgaver, ikke arbeidstid. Enheten savnet en ROS-analyse (risiko og sårbarhetsanalyse) for IT og drift. Bakgrunnen for dette er at Otium er bygget opp med et hypermoderne elektronisk låssystem som i hovedsak er batteridrevet. FDV (forvaltning, drift og vedlikehold) dokumentasjon er overlevert fra utbygger, men dette er foreløpig ikke implementert i planverk.

7 5 5 OPPSUMMERING Basert fra det som fremkom under etatsbesøket har kontrollutvalget merket seg følgende: Enheten mener arbeidet med en ROS-analyse av IT systemer, herunder elektroniske låssystem må prioriteres samt at funn fra denne må implementeres i planverk for enheten. Enheten fremstår robust og godt organisert. Arbeidsmiljøet er tilfredsstillende, men det ble gitt uttrykk for at det hersker en viss uro og usikkerhet blant de ansatte om mulige konsekvenser av fremtidige nedskjæringer. Bemanningen er per dato etter enhetsleders vurdering allerede på limit. Enheten advarer sterkt mot å gjøre endringer i kosthold og måltider. Det ble fremhevet at kosthold og ernæring er en viktig miljø og trivselsfaktor. Kutt i måltider må vurderes opp mot en rekke andre faktorer, herunder særlig sammenhengen mellom ernæring og medisinering. Otium er langt fremme ved bruk av velferdsteknologi, men det ble påpekt av enheten at slike løsninger alltid må være et supplement til «varme hender». Tromsø, den 11. april 2019 Rolleiv O. Lind leder