Årsmøtedokumenter for årsmøtet i Eidskog o-lag 18. februar 2016 kl. 19:30 på Matrand Aktivitetshus Saksliste... 2 Styrets årsrapport for 2015... 3 Årsrapport for kartutvalget 2015... 5 Årsrapport for trenings- og rekrutteringsutvalget 2015... 5 Årsrapport for turorienteringsutvalget 2015... 6 Årsrapport økonomi 2015... 7 Medlemskontingent 2016... 7 Forslag til budsjett 2016... 8 Behandle o-lagets organisasjonsplan... 9 Side 1 av 9
Saksliste 1. Godkjenne de stemmeberettigede. 2. Godkjenne innkalling og saksliste. 3. Valg av møteleder, referent og to medlemmer til å underskrive protokollen. 4. Behandle årsmeldinger. 5. Behandle regnskap. 6. Behandle forslag a. Oppdatere Eidskog o-lags lover i tråd med ny lovnorm i Idrettsforbundet 7. Fastsette medlemskontingent. 8. Vedta budsjett. 9. Behandle organisasjonsplan. 10. Valg. Side 2 av 9
Styrets årsrapport for 2015 Styrets sammensetning i 2014 Leder: Julie Finsrud Lande Nestleder: Emma Falch Sekretær: Arne Sørli Kasserer: Kai Bergersen Trening/rekruttering: Jon Ivar Bergersen Varamedlem: Ragnar Dæhli Utvalg (lederne er understreket) Trenings- og rekrutteringsutvalg: Eivind Lande og Jon Ivar Bergersen Tur-o-utvalg: Kai Bergersen, Gunnar Sæther, Tor Solbergseter og Trygve Taugbøl Kartutvalg: Julie Finsrud Lande og Martin Bonnerud Oppmann: Grethe Bergersen Økonomikontakter: Klaus Engen og Bjørn Aastebøl Revisorer: Ola Amblie og Kåre Delviken Valgkomité: Styret har fungert som valgkomité Styremøter Siden forrige årsmøte er det avholdt 3 styremøter og fire fellesmøter med de svenske klubbene i forbindelse med Morokulien 2-dagers. Representasjoner Styret klarte ikke å finne medlemmer som kunne stille på kretstinget, så laget var ikke representert der. Medlemmer Per 31.12.2015 var det registrert 92 medlemmer. Tilsvarende tall for 2014 var 84 medlemmer. Sportslige aktiviteter KM Se Trenings- og rekrutteringsutvalgets årsrapport. NM Ingen deltakere fra Eidskog o-lag i junior- eller senior-nm. Veteran-NM ble arrangert i Grue og hadde flere deltakere fra Eidskog. Grethe Bergersen vant D45 i både sprint og langdistanse. Eivind Lande tok sølv i H45. Side 3 av 9
Løpsarrangement Morokulien 2-dagers ble arrangert første helg i juli sammen med OK Hierne og Åmotfors OK. Første dag ble arrangert på Tallmoen ved Charlottenberg. Andre dag med jaktstart var ved Brustadvika på Vestmarka. I Norge var Jon Ivar Bergersen løpsleder og Eivind Lande løypelegger. Dette løpet ble arrangert på Langvatnet-kartet som var utvidet mot nordøst. Det var 315 startende på første dag og 269 andre dag. Samme tall for 2014 var 388 startende første dag (i Norge) og 418 andre dag. For O-karusell og andre arrangement, se Trenings- og rekrutteringsutvalgets årsrapport. Økonomi Regnskapet viser et underskudd på kroner 8 000. Viser for øvrig til egen rapport for økonomi. Styret takker alle som har stilt opp for o-laget i året som har gått! Hilsen Styret Side 4 av 9
Årsrapport for kartutvalget 2015 I 2015 ble Langvatnet-kartet utvidet til Morokulien 2-dagers. Det nye kartet strekker seg helt til fylkesveg 21 i nord, og har med en del av Brustadvika. Det ble også laget et kart over Brustadvika i stor målestokk som ble brukt til småtroll og de korteste konkurranseløypene. Ellers har noen kart blitt oppdatert i forbindelse med O-karusellen eller andre arrangement. Kartplan År Kart Revisjon/nytt kart 2016 Morokulien og skolekart på Skotterud og Magnor Revisjon på Morokulien Revisjon av gammelt skolekart eller nytt kart i sprintnorm 2017 Skolekart på Vestmarka og Matrand Revisjon på Vestmarka, nytt skolekart på Matrand 2018 Skolekart på Tobøl og Åbogen Revisjon 2019 Kroksjøen Revisjon og utvidelse til idrettsplassen Martin Bonnerud Julie Finsrud Lande Årsrapport for trenings- og rekrutteringsutvalget 2015 Utvalget har i 2015 bestått av Jon Ivar Bergersen og Eivind Lande. Rapporten blir framlagt på årsmøtet. Side 5 av 9
Årsrapport for turorienteringsutvalget 2015 Turorienteringsutvalget har bestått av leder Gunnar Sæther, Tor Solbergseter, Trygve Taugbøl og Kai Bergeren. Vi har hatt 2 møter og en del telefonkontakt vedr. utsetting og innhenting av poster. Følgende kart ble benyttet til tur-orientering: Myrer (Austmarka), Ingelsrud og Langvatnet. Til sykkel-tur-o: Magnor, Morokulien og Tur-kart. Totalt er det benyttet 50 poster med følgende merkekrav: Bronse 15, sølv 30 og gull 40, utøvere under 10 år, bronse 10, sølv 20 og gull 30. Postene var plassert ute fra 1 mai til 24 september. Det ble solgt 50 deltakerkonvolutter og 13 ekstra kort. Det ble innlevert 32 deltakerkort, 30 var kvalifisert til gull, 2 til sølv. Ida M Bergersen, Knut Svendsen og Gunn K Svendsen fikk 5-års plakett, Klaus Engen 15 års plakett, Mads Ilagsmoen 25 års plakett og Arne Aastebøl 35 års plakett. Det ble trukket ut gavekort på kr 1 000,- og 500,- hos X-Way sport & fritid AS AS blant alle som hadde levert inn deltakerkort. Sykkel-tur-O Har også i år samarbeidet med Magnor Aktiv om sykkel-o. Benyttet kartene Magnor, Morokulien og tur-kart, hvor det er mye store stier og veier. Det ble solgt 12 konvolutter og 6 tilleggskort og tilbakelevert 14 som ble premiert. Det ble satt ut 4 poster over 5 perioder (mai, juni, juli, august og september), postene ble plassert med god spredning slik at det skulle bli relativt lange turer. Man måtte ha vært innom 16 poster (12 for deltakere under 10 år) for å bli premiert. Premiene bestod i farrisglass og 1 gavekort på kr 500,- fra X-Way sport & fritid AS trukket blant alle innleverte kort. Hatt en liten nedgang på tur-o, Sykkel ligger på det samme som tidligere. Vi kommer til å fortsette samarbeidet med Austmarka om tur-orientering, samarbeidet med Eidskog Aktiv om Sykkel-tur-o fortsetter også. Gunnar Sæther Tor Solbergseter Trygve Taugbøl Kai Bergersen Side 6 av 9
Årsrapport økonomi 2015 Det har i år ikke vært noe økonomiutvalg. Leder, Klaus og Kai har jobbet med å få inn midler. Resultat: Viser et underskudd på kr 8 000,-. Sponsoravtaler: Reforhandlet avtale med Sparebanken Hedmark kr 6 000,- og reforhandlet sponsing Morokulien 2- dagers med Kreditorforeningen øst SA kr 1000,-. Leder fikk også ut kr 20 000,- i fylkeskommunale til revidering av nær-kart. Dugnader: Har ikke gjennomført dugnader 2015. Overskudd Morokulien 2-dager ca 6 000,-. Underskudd: Planer: Skyldes at vi jar kjøpt inn tøy for drøyt 20 000,-, disse kom sent og ikke kommet inn kommet inntekter på dem ennå, har ikke fått utbetalt sponsormidlene kr 6 000,- fra Sparebanken og har til gode 6680,- fra klubber som ikke har betalt for Morokulien 2-dagers, disse er purret på og har mottatt kr 3 790,- av disse i 2016, mangler også oppgjør for nattcup og karusell. Klaus og Kai skal søke om ytterligere midler til nær O-kartene og Evt dugnadsinnsats. Klaus og Kai. Medlemskontingent 2016 Styret foreslår uendret medlemskontingent for 2016. Det vil si: Familiemedlemskap Enkeltmedlem Støttemedlem 300 kr 200 kr 100 kr Side 7 av 9
Forslag til budsjett 2016 INNTEKTER: 2015 2016 Økonmi/sponsor/tilskudd Kr 65 000 70 000 Salg drakter 10 000 10 000 Medlemskontingent 9 000 11 000 Morokulien 2-dagers 50 000 40 000 Karusell 7 000 7 000 Tur-o 9 000 6 000 Andre arrangement 5 000 5 000 Renteinntekter 6 000 6 000 Kr 161 000 155 000 UTGIFTER: Rekruttering/treningstiltak Kr 20 000 40 000 Kartkostnader 20 000 20 000 Morokulien 2 dagers 35 000 35 000 Karusell 7 000 7 000 Tur-O 6 000 6 000 Draktkjøp 17 000 Dekning startavgift utøvere 2 000 2 000 Telefon 1 750 1 750 Adm. Utgifter 7 000 7 000 Lokalleie 6 800 6 800 Kontingent krets 1 000 1 000 Matriell 25 000 10 000 O-post 3 000 Andre arr 6 000 5 000 Kr 157 550 141 550 Overskudd Kr - 3 450 13 450 Tilskudd kr 5000,- fra SH, 1000,- fra KF, ca 6000,- grasrotandel, mva refusjon kr 12 000,- (allerede utbetalt) og søknader om tilskudd, fond/bank og aktivitetsttilskudd NIF/olympiatopp kr 36 000,-. Side 8 av 9
Behandle o-lagets organisasjonsplan Organisasjonsplan for Eidskog o-lag for 2016 Vedtatt på årsmøtet 18.02.2016 Styret Styret består av: Leder Nestleder Kasserer Sekretær Styremedlem Utvalg Eidskog o-lag har følgende utvalg: Trenings- og rekrutterinsutvalget: Består av 2 personer. Tur-o-utvalget: Består av 3 personer. Kartutvalg: Består av 2 personer. Æresmedlemskap Hedmark idrettskrets godkjente lovene våre som vedtatt på årsmøtet i 2012, forutsatt at vi fjernet punktet om æresmedlemskap. Æresmedlemskap skulle ikke stå i lovene, men flyttes til enten vedtekter eller organisasjonsplan. Punktet om æresmedlemskap er derfor tatt med her i organisasjosnplanen. 1 Æresmedlemmer Eidskog Orienteringslags høyeste æresbevisning til noe medlem er æresmedlemskap. Styret skal avgjøre hvem som skal gis status som æresmedlem av laget. Styret skal være enstemmig og fulltallig for at et medlem skal utpekes til æresmedlem. Hvis æresmedlemskapet gjelder en av styrets sittende medlemmer, regnes avstammingen som enstemmig uten dette medlemmets stemme. Æresmedlemmer i Eidskog Orienteringslag skal ikke betale medlemskontingent. Side 9 av 9