Felles StudieAdministrativt Tjenestesenter FSAT FSAT-15-010 Innkalling Møte i styret for Felles studieadministrativt tjenestesenter Til: Styremedlemmer Observatører Vertsorganisasjonen UiO Felles studieadministrativt tjenestesenter FSAT Christen Soleim, UiB (Leder), Heidi Adolfsen, UiT (Nestleder) Gunnar Bendheim, HiST Kjetil Solvik, NMH, meldt forfall Marianne Øhrn Johannesen, UiA Heidrun Hole, WACT, innkalt som vara for Kjetil Solvik Hogne Ulla, NSO Richard Borge, FSAT Joar Nybo, KD Tove Kristin Karlsen Tina Lingjærde Bente Ringlund Bunæs Anne Kathrine Foss Haugen (referent) Tid: Mandag 2. mars 2014 kl 10:00-15:00 Møtested: FSAT, møterom i 8 et., Forskningsveien 3B, Oslo (se kart) FSAT-15-010 Innkalling møte i styret for FSAT 2. mars 2015
Agenda Sak 1. Referat fra styremøte 17.12.14 Sak 2. Orienteringer a) Samhandlingsforum 29.1.15 b) Møte i FS-Planleggingsgruppen 4.-5.2.15 c) Møte med KD 9.2.15 d) SO-Oppstartseminar 10.-11.2.15 e) Status organiseringsprosjektet f) Status lokalisering g) Strategiarbeidet Orienteringssaker Sak 3. Status avtaler Sak 4. Leveranseplan STAR-prosjektet Sak 5. Status navn for organisasjonen Sak 6. Høringsuttalelse NOU 2014:14 Fagskolen et attraktivt utdanningsvalg Vedtakssaker: Sak 7. Årsberetning 2014 for FS Sak 8. Forslag til målstruktur for FSAT Sak 9. Årsrapport til KD, frist 15.3. Drøftingssaker: Sak 10. Avtale mellom FSAT og institusjonene som skal ta i bruk FS Sak 11. Fusjoner i 2015-2016 Sak 12. Eventuelt FSAT-15-010 Innkalling møte i styret for FSAT 2. mars 2015
Dokumenter til FSAT-styremøte Sak 1 Referat fra møte i styret for FSAT 17.12.14 FSAT-14-076 Sak 3 Notat vedrørende status avtaler Avtale mellom KD og UiO Avtale mellom CRIStin og FSAT FSAT-15-012 FSAT-15-007-2 FSAT-15-007-3 Sak 4 Leveranseplan STAR-prosjektet FS-15-024 Sak 5 Notat vedrørende forslag til navn for organisasjonen FSAT-15-014 Sak 6 Sak 7 Sak 8 Sak 9 Sak 10 Brev fra KD vedr. høringsuttalelse Høringsuttalelse NOU 2014:14 Fagskolen et attraktivt utdanningsvalg Forslag til uttalelse fra FSAT Notat Årsberetning 2014 for FS Forslag til vedtak Notat Målstruktur for FSAT Forslag til vedtak Notat Årsrapport til KD Forslag til vedtak Avtale mellom Samarbeidstiltaket FS og institusjonene (til revidering) Kommentarer fra Kjetil Solvik FSAT-15-020-1 FSAT-15-020-2 FSAT-15-020-3 FS-15-022-1 FS-15-022 FS-15-022-2 FSAT-15-015-1 FSAT-15-015 FSAT-15-015-2 FSAT-15-009-1 FSAT-15-009 FSAT-15-009-2 FSAT-15-007-4 FSAT-15-007-4a Sak 11 Notat vedrørende institusjonsfusjoner i 2015-2016 FSAT-15-013 Hilsen Christen Soleim Leder for FSAT-styret Grete Christina Lingjærde Direktør FSAT FS-15-010 Innkalling til møte i styret for FSAT 2. mars 2015 Side 3
<sideskift>
Felles StudieAdministrativt Tjenestesenter - FSAT FSAT-14-076 Referat Møte i styret for FSAT 17. desember 2014 Til stede: Styremedlemmer: Christen Soleim, UiB Heidi Adolfsen, UiT Marianne Øhrn Johannesen, UiA Kjetil Solvik, NMH Gunnar Bendheim, HiST Richard Borge, FSAT Hogne Ulla, NSO Observatør: Joar Nybo, KD Vertsorganisasjonen: Johannes Falk Paulsen, UiO Universitetet i Oslo, Eiendomsavdelingen (under sak 1d): Direktør John Skogen Rådgiver Stig A. Kristiansen Agenda Kaupang (under sak ): Ragnar Kleiven Felles studieadministrativ tjenestesenter FSAT: Bente Ringlund Bunæs Tina Lingjærde Kathy Foss Haugen (referent) Forfall: Møteleder: Referent: Christen Soleim, UiB Tina Lingjærde/Kathy Foss Haugen Dato: 18.12 2014 Sist endret:
Dagsorden Sak 1 Orienteringer Sak 2 Orienteringssaker Sak 3 Referat fra styremøte 20.11.14 Sak 4 Direktørens rolle Sak 5 Avtale mellom FSAT og institusjonene om bruk av FS Sak 6 Søknad fra Kriminalomsorgens utdanningssenter om å ta i bruk FS Sak 7 Valg av navn for ny organisasjon Sak 8 Gjennomgang av risikoanalyse for organisasjonsprosjektet Sak 9 Møteplan for 2015 Sak 10 Ny organisasjonsmodell for FSAT Sak 11 Retningslinjer for opptak Sak 12 Eventuelt FSAT-14-076 Referat fra møte i styret for FSAT 17.12.2014 Side 2
Det var ingen merknader til innkalling og dagsorden. UIO har erstattet avdelingsdirektør Monica Bakken med assisterende universitetsdirektør Tove Kristin Karlsen som observatør i styret. På møtet deltok hennes vararepresentant, underdirektør Johannes Falk Paulsen. 1. Orienteringer a. Statsbudsjettet for 2015 Styreleder orienterte. FSAT har mottatt tildelingsbrev fra KD for 2015. FSAT har fått en grunnbevilgning på kr 35,7 millioner og i tillegg er det bevilget kr 2,2 millioner til vitnemålsbanken og kr 1 million til sekretariatet for felles klagenemd. Styret noterte seg fristene som er nevnt i tildelingsbrevet. Frist for å sende inn Årsrapport og målstruktur for 2014-2015 er 15. mars, og representanter for styret er i tillegg innkalt til dialogmøte med KD 24. april. 1. november er frist for budsjettinnspill til 2017. FSAT har også søkt om midler til flytting, men det er foreløpig ikke bevilget midler i 2015 til dette. b. Møte i Planleggingsgruppen 16.12. Daglig leder orienterte. Planleggingsgruppen gjennomgikk status for ekspertgrupper, program for FS-Brukerforum som skal holdes i april, innspill og ønsker til endringer i FS. Ny versjon av Studentweb er satt i pilot ved tre institusjoner. Ny mønsteravtale mellom UHR og Kopinor ble diskutert. Det er en komplisert avtale, som både inneholder avtale om data som må utveksles og bruk av frivillige tjenester. FS har til nå bare levert ut data om emner til Bolk etter samtykke fra institusjonen. Ingen studenttall er avlevert fra FS. c. Status organiseringsprosjektet pr. 4.12.14 Dagligleder orienterte om arbeidet med organisasjonsprosjektet. Prosjektet har levert sluttrapport som skal gjennomgås som drøftingssak på møtet. d. Status lokalisering Direktør John Skogen og rådgiver Stig A. Kristiansen fra Eiendomsavdelingen ved UiO, presenterte arbeidet som er gjort med å finne felles lokaler for FSAT. Arbeidet er i henhold til planen om samlokalisering pr 1.1.2016, og styret er godt fornøyd med det grundige og gode arbeidet som er gjort. Daglig leder har styrets fullmakt til å gå videre med prosessen i samarbeid med Eiendomsavdelingen. d. Forhandlingsmøte med UiO 16.12.14 Styreleder orienterte. Forhandlingsmøtet ble utsatt til 28. januar 2015. UiO ønsker en avklaring på avtalen med KD først, i tilfelle denne avtalen vil påvirke avtalen med FSAT. e. Møte med Riksrevisjonen 21.11.14 FSAT-14-076 Referat fra møte i styret for FSAT 17.12.2014 Side 3
R. 18(2) Utsatt offentlighet f. Emrex bevilgning Daglig leder orienterte. FSAT har fått bevilget kr 2,4 millioner over 3 år til EMREX fra Erasmus+. FSAT må selv dekke 20 % av disse kostnadene. FSAT blir ansvarlig for systemutvikling og standardisering i dette prosjektet. Løsningene som lages vil bli sett på i sammenheng med vitnemålsbanken og resultatutveksling. g. NOU om fagskoler Bente Ringlund Bunæs orienterte. Det har kommet en NOU om Innpassing av fagskoler i høyere utdanning. Det vil etter hvert komme en stortingsmelding om dette. Når den kommer, må styret ha en diskusjon om temaet. 2. Orienteringssaker a. Avtale mellom UiO og KD Styreleder orienterte. Styret har tidligere diskutert denne avtalen, og i det nye forslaget er våre innspill tatt til følge. Den største endringen i den nye avtalen er at i punkt 6 Prinsipper for godtgjøring, så skal indirekte kostnader betales etter satser fastsatt av departementet. Dette var et vesentlig punkt i forhandlingene med UiO. Grunnlaget for forhandlingene er dermed endret. Styret må se på hva det skal forhandles om med UiO. Styret har ingen merknader til det nye forslaget til avtale. b. Avtale om administrative tjenester mellom UiO og FSAT Da møte med UiO er utsatt, må saken tas på neste styremøte. c. Driftsavtale mellom USIT og FSAT Daglig leder orienterte om utkast til avtale som kom for noen dager siden. Avtalen er basert på mal fra DIFI. FSAT skal jobbe videre med denne. I estimatet fra USIT er det en økning på 15 % av driftsutgiftene til FS. FSAT må se nærmere på kostnadsøkningen. Saken må sees i sammenheng med hva som har blitt diskutert i styret for FS tidligere, og forutsetningene for å velge den anbefalte driftsløsningen. I følge USIT så har ikke de fått gjort alt som var planlagt i 2014 med ny driftsløsning, noe som gir et fratrekk i prisen for 2015. Det er pr nå ikke klart hvor stort dette fratrekket blir. Dette vil være klart i slutten av januar, når regnskapet for 2014 er ferdigstillet. Målet er lavere driftskostnader når ny driftsløsning er på plass. d. Status avtaler Bente Ringlund Bunæs orienterte. En rekke avtaler må fornyes eller inngås i forbindelse med opprettelsen av FSAT. Arbeidet er i gang og mange av avtalene vil være på plass i løpet av januar 2015. e. Regnskapstall for FS og SO Styreleder orienterte. UiO beklaget at de ikke har levert nyere tall. Regnskapstallene er fra oktober. I henhold til prognosene ligger FS an til et overskudd på kr. 579 000 og SO ligger an til et overskudd på 4, 8 millioner. Disse midlene overføres til 2015. Av FSAT-14-076 Referat fra møte i styret for FSAT 17.12.2014 Side 4
de 4. 8 millioner fra SO er 4.1 millioner bundet opp til SO 3.0 og kr. 700 000 til arbeidet med omregningstabeller i 2015. Størst underforbruk har det vært i SO. Dette skyldes blant at det har vært mindre lønnsutgifter på grunn av at nyansettelser ble foretatt senere enn ventet. Det har også vært mindre bruk av overtid. I henhold til denne prognosen ligger det an til et overforbruk på 300 000 kr til samorganiseringen. f. Behandlingsansvar for personopplysninger i FSAT Styreleder og daglig leder orienterte om brev fra KD. Hovedinnholdet i brevet er at KD har delegert behandlingsansvaret til UiO og hvor UiO har fått revisjonsansvar, mens FSAT har fått det daglige, operative ansvaret. 3. Referat fra møte i styret for FSAT 20.11.2014 Det var ingen merknader til referatet. Referatet ble godkjent. 4. Direktørens rolle Bare styremedlemmer og daglig leder var til stede under saken. Styreleder innledet. Notater fra daglig leder ble delt ut i møtet. Styret diskuterte saken og ble enige om følgende: - Det skal utarbeides en stillingsinstruks for daglig leder. En gruppe bestående Christen Soleim, Gunnar Bendheim, Kjetil Solvik og Richard Borge utarbeider et utkast til stillingsinstruks til neste styremøte. - Det første året skal det foretas en halvårlig vurdering av styrets og daglig leders arbeid. Deretter blir det en årlig evaluering. Evaluering bør ha en metodisk struktur. - Gunnar Bendheim sender ut et notat vedrørende retningslinjer for styrearbeidet som er brukt i SiT, men med forbehold om samtykke fra SIT. Dette notatet kan brukes som utgangspunkt for styrets evaluering. 5. Avtale mellom FSAT og institusjonene om bruk av FS Styreleder innledet. Avtalen som har vært brukt mellom FS og institusjonene må revideres. Gruppen i FSAT som arbeider med avtaler bør se om det skal være avtaler om en enkelttjeneste, eller om det bør være samleavtaler. I påvente av denne vurderingen må eksisterende avtale revideres og tas i bruk av de nye institusjonene. Styremedlem Kjetil Solvik bistår i arbeidet. De nye institusjonene må gjøres oppmerksomme på at avtalene kan bli revidert. Vedtak: Det utarbeides en ny avtale, tilpasset dagens organisasjon. FSAT-14-076 Referat fra møte i styret for FSAT 17.12.2014 Side 5
Vurdering av om avtalestrukturen mellom FSAT og institusjonene skal endres, legges frem for styret på et senere tidspunkt. 6. Søknad fra Kriminalomsorgens utdanningssenter (KRUS) om å ta i bruk FS Daglig leder innledet. FSAT har mottatt søknad fra KRUS om å ta i bruk FS. KRUS har 350 studenter på fengselsbetjentstudiet. Styret mener KRUS er kvalifisert til å ta i bruk FS dersom de inngår avtale om en fadderordning med en annen FS-institusjon. Vedtak: Styret for FSAT innvilger søknad fra Kriminalomsorgens utdanningssenter om å ta i bruk FS i løpet at 2015, under forutsetning av at de inngår avtale om en fadderordning med en annen FS-institusjon. KRUS betaler til FSAT etter fastsatt prismodell. 7. Valg av navn for ny organisasjon Styreleder innledet. Mange ansatte har vært opptatt av navn på organisasjonen, og KD har sagt at de er åpne for innspill. Navnediskusjonen har kommet litt i bakgrunn i organisasjonsprosjektet, og det har kommet innspill fra de tillitsvalgte angående prosessen for valg av navn. Navn betyr mye, og det kreves en grundig prosess dersom de ansatte skal oppleve eierskap til navn og prosess. Et alternativ kan være å se navn i sammenheng med ny logo, i så fall bør det vurderes om ekstern leverandør bør involveres i arbeidet. Forutsetningen må være at bestillingen er tydelig og avgrenset for å unngå unødig høye kostnader til dette. Styret diskuterte saken. Det gjøres ingen realitetsbehandling av forslagene nå. Styret ønsker at det gjennomføres en grundigere prosess, som involverer både ansatte og brukere av våre systemer. Det kan vurderes om en ønsker en ekstern leverandør til dette, under forutsetning av at det er en tydelig og avgrenset bestilling. Det bør settes en dato for når forslaget skal være klart, og denne dato bør sees i sammenheng med organiseringen. 8. Gjennomgang av risikoanalyse for organisasjonsprosjektet Styreleder innledet. Organisasjonsprosjektet har hatt en stram tidsramme. Dette i tillegg til at vi skal sikre leveranser med høy kvalitet gjennom helse prosessen, har ført til at prosjektet har hatt høy risiko særlig i tilknytning til belastninger på de ansatte. Prosjektet er nå fullført og flere av de foreslåtte tiltak er iverksatt underveis for å minske risikoen. Styret diskuterte saken FSAT-14-076 Referat fra møte i styret for FSAT 17.12.2014 Side 6
Vedtak: Styret for FSAT tar analysen til orientering, og styret er tilfreds med de tiltak som er gjort for å redusere risiko. 9. Møteplan for 2015 Forslag til møtedatoer var sendt i innkallingen. Vedtak: Styret vedtar følgende møteplan for 2015: - Mandag 23. februar. - Torsdag19. mars (strategiseminar) - Torsdag 23. april, i forbindelse med dialogmøte med KD 24. april - Onsdag 10. juni - Onsdag 9. september - Torsdag 15. oktober - Torsdag 17. desember 10. Ny organisasjonsmodell for FSAT Styreleder innledet. Saken legges frem som en drøftingssak, da det anses å være innenfor direktørens ansvarsområde og myndighet å fatte beslutning om konkret organisering av FSAT. Styret inviteres derfor til en overordnet diskusjon om ulike modeller for organisering. Ragnar Kleiven fra Agenda Kaupang presenterte ny organisasjonsmodell, med bakgrunn i rapport fra prosjektgruppen. Prosjektgruppens tydelige eierskap til prosessen ble trukket frem som en av suksessfaktorene for organisasjonsprosjektet. Arbeidet i prosjektet (25.8.-10.12.) har vært intenst og preget av konstruktivt engasjement. Det har vært en god prosess, med bred involvering av de ansatte gjennom faste allmøter, informasjons- og drøftingsmøter og dedikerte seminarer. Prosjektgruppen foreslår organisering av FSAT i stab og tre avdelinger: - Avdeling for systemforvaltning (ansvar for systemspesifisering, avtaleforvaltning, brukerstøtte og behandling av data i systemene, inkludert opptaksarbeid, datavarehus med mer.) - Avdeling for utvikling (ansvar for datamodellering, utvikling, vedlikehold og systemdokumentasjon med mer.) - Avdeling for kompetansevurdering (ansvar for saksbehandling av spesielle søkergrupper, vurdering av søknader om generell studiekompetanse fra søkere med utenlandsk utdanning med mer.). Styret diskuterte det fremlagte forslaget. Prosjektgruppen berømmes for å ha fått til en reell samorganisering av tre ulike organiseringer og en reell fusjon av oppgaver. Den nye modellen virker sømløs, og har ikke synlige spor av de tre ulike enhetene FS, SO og SUN. Videre er modellen godt egnet for å ivareta forvaltningsansvar og utvikling av systemer, samt fremme innovasjon ved hjelp av en god arbeidsmetodikk. FSAT-14-076 Referat fra møte i styret for FSAT 17.12.2014 Side 7
Følgende momenter må tas med i videre prosess: Kontakt med sektoren - Det er viktig å beholde det gode forholdet til institusjonene. Foreløpig blir gode arenaer for kontakt videreført gjennom ekspertgrupper, brukerforum og seminarer. På et senere tidspunkt bør styret ta en gjennomgang av dette. - Det bør være en tydelig rolle knyttet til virksomheten utad i sektoren. - Det må være toveis kommunikasjon mellom FSAT og sektoren. - Modellen må ivareta innovasjonskraft Kommunikasjon og samhandling innad i organisasjonen - Kommunikasjon og samhandling mellom avdelingene og gruppene i organisasjonen må beskrives - Det må arbeides videre med en god modell for å ivareta personalansvar i organisasjonen. Ansvaret kan deles i et overordnet og operativt ansvar. Dersom personalansvaret ligger for langt ute, kan det motvirke samhandling på tvers i organisasjonen. - En må vurdere om direktøren trenger en stedfortreder/nestleder. - En bør beskrive funksjonen/mandatet til ledergruppen. - Forholdet mellom ledergruppen og avdeling for systemforvaltning, som er en strategisk viktig seksjon, må beskrives. - Forholdet mellom stabsleder, eventuell nestleder, leder for avdeling for systemforvaltning og aktuelle funksjoner bør gjennomgås og beskrives. Det videre arbeidet består i å utarbeide en funksjons- og bemanningsplan. I dette arbeidet vil de tillitsvalgte bli involvert. Det er utarbeidet retningslinjer for omorganisering, og disse må følges. Styret skal orienteres om status og fremdrift av organiseringen. Det er et viktig arbeid og skal være fast post på agendaen fremover. Vedtak. Innspill fra styret dokumenteres og tas med i det videre arbeidet, men skal ikke tas inn i rapporten som ansees som ferdigstilt. 11. Retningslinjer for opptak Notat fra Samordna opptak forelå. SO har sendt ut brev om retningslinjer for NOM-opptaket hvert år. En endring fra tidligere er rettigheter til søkere, som søker studier som blir avlyst. De har tidligere kun fått lov til å endre innenfor samme utdanningskategori. Denne begrensningen fjernes, slik at søkere skal få lov til å velge et nytt studium for ikke å bli straffet for at studier blir avlyst. Videre ønskes det at retningslinjene gjelder inntil de erstattes av nye, slik at man slipper å sende ut nytt brev hvert år. Vedtak: Styret vedtar retningslinjene slik det er skissert i dokumentet fra SO, med de endringer som kom fram på møtet. Retningslinjene sendes til alle læresteder som deltar i NOM. FSAT-14-076 Referat fra møte i styret for FSAT 17.12.2014 Side 8
12. Eventuelt Ingen saker under eventuelt. Neste møte: Mandag 23. februar. FSAT-14-076 Referat fra møte i styret for FSAT 17.12.2014 Side 9
<sideskift>
Felles StudieAdministrativt Tjenestesenter FSAT FSAT-15-012 Oslo, 16. februar 2015 Status på avtaler En rekke avtaler må fornyes/inngås når nå SO, FS og SUN er blitt til Felles studieadministrativt tjenestesenter (FSAT). Høsten 2014 har det vært stor aktivitet knyttet til etableringen av FSAT. De avtalene hvor det er størst behov for reelle avklaringer er derfor prioritert. Status er som følger: Avtale mellom KD og UiO om drift av FSAT: Et utkast til avtale har vært på høring. UiO og FSAT hadde begge innspill til utkastet. KD har sendt ut et nytt utkast til avtale i januar 2015. Avtalen er ikke inngått mellom partene pr. d.d. Avtaler mellom FSAT og UiO Avtale om administrative tjenester UiO har sendt ut et utkast til avtale. FSAT har kommet med tilbakemeldinger på utkastet. Vi avventer til avtalen mellom KD og UiO er på plass. Avtale om driftstjenester UiO har estimert priser for 2015. Utkast til driftsavtale for alle systemer, driftet av USIT for FSAT, er sendt fra USIT. FSAT har hatt interne møter med de ansvarlige for de ulike systemene som skal driftes; SO, FS, Datavarehus, RUST, GAUS og Tableau. FSAT har deretter kommet med tilbakemeldinger, og et forhandlingsmøte med USIT er avholdt. FSAT avventer nå tilbakemelding fra USIT. FSAT skal også levere forslag til tekster for bilagene til de enkelte systemene, som angir formålet med driftstjenesten. Arbeidet er i sluttfasen. Avtaler om levering av utviklingstjenester FSAT må overta USITs avtaler om levering av utviklingstjenester til CRIStin, NSD (ITAR) og UiO/UiB (Datavarehus). Det tas sikte på at disse avtalene blir ferdigstilt i løpet av 1. kvartal. CRIStin-avtalen er ferdigstilt og signert. De andre er under arbeid. Avtaler med institusjonene Avtaler som tidligere er inngått med institusjonene av Samarbeidstiltaket FS og Samordna opptak videreføres i FSAT. Det er behov for en gjennomgang av disse i løpet av vårsemesteret 2015.
<sideskift>
Avtale mellom Kunnskapsdepartementet (departementet) og Universitetet i Oslo (UiO) om drift av Felles studieadministrativt tjenestesenter (tjenestesenteret) 1. Formål Felles studieadministrativt tjenestesenter skal forvalte, utvikle, vedlikeholde og drive studieadministrative systemer og tjenester til norske universiteter og høgskoler (brukerne). 2. Vedtekter og styre, ansvar for styring og drift Felles studieadministrativt tjenestesenter løser en nasjonal fellesoppgave som er organisert etter universitets- og høyskoleloven 1-4, fjerde ledd. Departementet fastsetter vedtekter for tjenestesenteret. UiO og FSAT skal høres før det blir foretatt endringer i vedtektene. Tjenestesenteret har et eget styre oppnevnt i samsvar med vedtektene. Tjenestesenterets styre har ansvar for den faglige styringen av tjenestesenteret innenfor rammer fastsatt av departementet. Tjenestesenteret er lagt til UiO, som har det administrative ansvaret for tjenestesenteret. Daglig leder rapporter til FSATs styre i faglige spørsmål og til universitetsdirektør i administrative spørsmål. 3. Personalforvaltning Personalet ansettes ved universitetet og har samme rettigheter og plikter som universitetets øvrige ansatte. UiO skal påse at personalforvaltningen gjennomføres innenfor de lover og regler som gjelder for statlige virksomheter. 4. Økonomiforvaltning Departementet stiller egen bevilgning til disposisjon for drift og utvikling av tjenestene ved tjenestesenteret. Midlene tildeles universitetet, som ved budsjettdisponeringsfullmakt, viderebefordrer midlene til tjenestesenteret. Side 1 av 3
Tjenestesenteret har ansvar for at midlene nyttes i henhold til tildelingsbrevet, og skal selv rapportere om bruken av midlene til departementet. Tjenestesenteret skal benytte universitetets standard tjenestetilbud innenfor regnskap og lønn. UiO skal føre særskilt regnskap for tjenestesenteret, levere regnskapsrapporter til daglig leder og påse at økonomiforvaltningen gjennomføres innenfor de lover og regler som gjelder for statlige virksomheter. 5. Lokaler, infrastruktur og utstyr UiO skal stille nødvendige lokaler til disposisjon for tjenestesenteret. Departementet er ansvarlig for å dekke universitetets frikjøpskostnader knyttet til leieavtale dersom departementet sier opp denne avtalen og leieavtalen har lenger varighet enn den oppsigelsesfrist som følger av denne avtalen. Tjenestesenteret skal ha tilgang til universitetets infrastruktur som IT-/datatjenester, informasjonssystemer, administrative systemer og universitetets telefontjeneste. Videre skal renhold, belysning, oppvarming og internt bygningsmessig vedlikehold ivaretas av UiO. Tjenestesenteret skal disponere utstyr som er anskaffet til senteret. Tjenestesenteret skal selv dekke utgifter til nye innkjøp av inventar og utstyr. Utstyr som ikke lenger er i bruk, avhendes i tråd med universitetets retningslinjer. Organisering og finansiering av lokaler, infrastruktur og utstyr reguleres i egen avtale mellom tjenestesenteret og universitetet, innenfor rammer fastsatt av departementet 6. Prinsipper for godtgjøring m.v. Tjenestesenteret skal dekke direkte kostnader for de tjenester organisasjonen mottar fra UiO, inklusive lokaler, felles infrastruktur og ordinære driftstjenester. Tjenestesenteret skal også dekke indirekte kostnader etter satser fastsatt av departementet. Det skal tas hensyn til de fordeler universitetet får ved lokaliseringen, spesielt hva angår sambruk av utstyr. Universitetet forplikter seg til å stille til disposisjon faglige ressurser (juridisk rådgiving, sikkerhetsfaglig rådgiving, personalfaglig rådgiving, økonomifaglig rådgiving, driftsfaglige ressurser) samt system- og maskinressurser i det omfang det er avtalt særskilt. Side 2 av 3
7. Oppsigelsesfrist og endringer av avtalen Avtalen gjelder fra den dagen den er undertegnet og kan sies opp med ett års varsel. Partene kan etter forhandlinger gjøre endringer i avtalen. Avtalen er utferdiget i to eksemplarer. Departementet og universitetet beholder hvert sitt eksemplar. Oslo Oslo for Kunnskapsdepartementet for Universitetet i Oslo Side 3 av 3
<sideskift>
FSAT Felles studentsystem Felles studieadministrativt tjenestesenter Universitetet i Oslo Postboks 1086, Blindern 0316 Oslo E-mail: fs-sekretariat@usit.uio.no URL: www.fellesstudentsystem.no Telefon: 22852818 Telefax: 22852970 FS-15-024 IG/AS Til: Styret Leveranseplan for STAR-prosjektet (Statistikk, analyse og rapporter) Prosjektgruppen for STAR ble gjenoppnevnt i juni 2014 for en prosjektperide frem til 31.august 2015. Prosjektgruppen har høsten 2014 arbeidet med å spesifisere og utvikle og teste rapporter i rapportverkøyet. Mandatet for STAR-gruppen ble behandlet i styret for FSAT 14. november 2014 og styret har bedt om å bli forelagt leveranseplan for prosjektet. I det følgende presenteres planlagte leveranser fra STAR-prosjektet samt kort redegjørelse for status for hver leveranse. Det er viktig å merke seg kommentar knyttet til leveransepunktet knyttet til rapportutvikling. Selv om alle rapportene er utviklet per 20.02, har det i etterkant av møte i prosjektgruppen den 19.-20. januar kommet frem at beregningsmåte knyttet til telling av aktive studenter i gjennomstrømningsrapportene ikke har fulgt definisjonen vedtatt i styret for FS i 2012. Den planlagte rapport-testingen er derfor satt på hold i påvente av at dette korrigeres. Dette kan få implikasjoner for antall rapporter som de facto kan leveres ferdigtestet ved prosjekttidens avslutning. Pålogging opp mot FS er også en kritisk leveranse for prosjektet før det kan rulles ut i sektoren, da ad hoc-analyser for egen institusjon er en sentral forventet funksjon.
STAR-prosjektet: Leveranser Leveranse Beskrivelse Dato ferdig Rapporter slik spesifisert i kravspesifikasjonen av feb.2012 Kravspesifikasjon for rapporter i datavarehuset i STAR ble utarbeidet i 2011 og vedtatt i FS-styret 26.3.2012. Kravspesifikasjonen gir en detaljert beskrivelse av rapportene som skal utvikles av FSAT og tilbys institusjonene i rapportverktøyet. Det er spesifisert at det skal tilbys 11 rapporter i første omgang: Rapporter om studenter: 1.Gjennomstrømming A GST004 2.Gjennomstrømming A Tilleggsrapport GST004 3.Gjennomstrømming B supplerende informasjon om studenter i permisjon og med deltid GST005 4.Ferdige kandidater GSP001 5.Ferdige kandidater gjennomføringstid GSP002 6.Ferdige kandidater gejnnomføringstid kalendertid GSP002 7.Ferdige kandidater med utveksling UVP001 8.Ferdige kandidater innpass (studienivå) GSP006 9.Ferdige kandidater innpass (fra lærested) GSP007 10.Ferdige kandidater fagvalg i program EIP001 Rapporter om emner: 11.Undervisning faktorer VPR01 31.august 2015 Institusjonene i prosjektgruppen skal deretter teste rapportene som er utviklet og komme med tilbakemeldinger. Rapporter testes og utvikles i flere runder før de er ferdige. Arbeidet med utvikling og testing er et omfattende arbeid og det er estimert at arbeidet vil pågå hele våren 2015. Status 20.02.2015: Alle rapportene er utviklet, men i etterkant av møte i prosjektgruppen den 19.-20. januar kom det frem at beregningsmåte knyttet til telling av aktive studenter i gjennomstrømningsrapportene ikke har fulgt definisjonen vedtatt i styret for FS i 2012. Den planlagte rapport-testingen er derfor satt på hold i påvente av at dette korrigeres. Installasjon av server med tre miljøer: utvikling, test og produksjon Rapportverktøyet driftes av FSATs driftsleverandør USIT ved Universitetet i Oslo. USIT skal sette opp server med tre miljøer: utvikling, test og produksjon. Utviklingsmiljøet benyttes av utviklere ved FSAT for å utvikle rapporter, som deretter tilgjengeliggjøres i testmiljøet for institusjonene i prosjektgruppen. Sluttbrukere vil gis tilgang til testmiljøet og et produksjonsmiljø. FSAT samarbeider med USIT og USITs sikkerhetsansvarlig for å sikre at løsningen som tilbys institusjonene ivaretar aktuelle lovbestemmelser for behandling av data i rapportverktøyet. 1.april 2015
Oppsett av Tableau Server med påloggingsløsning for sluttbruker Oppsett av Tableau Desktop med påloggingsløsning for superbruker Dokumentasjon på fellesstudentsystem.no - Beskrivelse av innhold i kilder - Beskrivelse av innhold i rapporter Opplæring og brukerstøtte Status 20.02.2015: Det er satt opp et utviklingsmiljø og et testmiljø. Institusjonene i prosjektgruppen er gitt tilgang til testmiljøet. USIT arbeidet med å sette opp et produksjonsmiljø. Tableau Server er den delen av rapportverktøyet som benyttes av sluttbruker (også kalt sekundærbruker: bruker av rapportverkøyet som forholder seg til de ferdigdefinerte rapportene; brukeren har ulike filtrerings- og sorteringsmuligheter samt valg av visualiseringsløsningen for det spesifiserte tallmateriallet). USIT skal sette opp Tableau Server med påloggingsløsning for brukere fra UH-sektor. Status 20.02.2015: Tableau Server er satt opp med påloggingsløsning for Feide-institusjoner. Bruk av rapportverktøy forutsetter at institusjonene er medlem i Feide. Tableau Desktop er den delen av rapportverktøyet som benyttes av superbruker (også kalt primærbuker): bruker av rapportverktøyet som har adgang til å lage rapporter i rapportverktøyet; brukeren forutsettes å ha god kjennskap til FS, datavarehuset i STAR og statistikk og analysearbeid ved institusjonen. Tableau Desktop skal i tillegg benyttes av superbrukere som ønsker å generere ad hoc- rapporter på bakgrunn av live-data fra FS-basen, i tillegg til de predefinerte kildene i datavarehuset i STAR. USIT skal sette opp Tableau Desktop med påloggingsløsning for brukere fra UH-sektor. Status 20.02.2015: USIT arbeider med å sette opp Tableau Desktop. Det er varslet fra USIT at installasjon av Tableau Desktop forutsetter et innkjøp av ny server ved USIT og at det vil påløpe ekstra kostnader knyttet til dette. FSAT skal utarbeide utfyllende og detaljert dokumentasjon for løsningen. Det skal lages en beskrivelse av de predefinerte kildene i datavarehuset STAR. Det skal også lages en beskrivelse av innhold på feltnivå i rapporter som utvikles og tilbys i rapportverktøyet. Beskrivelsen skal være tilgjengelig ved hjelp av direktelenking fra rapportene i rapportverktøyet. Status 20.02.2015: FSAT har utarbeidet dokumentasjon for innhold i kilder i datavarehuset og i rapportene. Dokumentasjon er tilgjengeliggjort på fellesstudentsystem.no. Dokumentasjonen er også tilgjengelig via lenker direkte fra rapportverktøyet. FSAT skal tilby brukerstøtte for superbrukere og sluttbrukere(sekundærbrukere) av rapportverktøyet., også etter prosjektperioden. Status 20.02.2015: FSAT har opprettet e-postadresse rapportverktoy-brukerstotte@usit.uio.no og yter løpende brukerstøtte til superbrukere i testfasen. Ordningen med brukerstøtte videreføres i produksjonsfasen. 1.april 2015 1.april 2015 1.februar 2015 1.desember 2015
Rutiner for publisering av nye rapporter på Tableau Server og tilgjengeliggjøring for sluttbrukere fra andre institusjoner Prosjektgruppen skal utarbeide rutiner for samarbeid mellom institusjonene og FSAT knyttet til utarbeidelse av nye rapporter i rapportverktøyet. Det er viktig at innholdet i rapportene og mekanismer for uttrekk av data kvalitetssikres i STAR-gruppen og i FSAT, men uten unødig byråkrati som kan hemme rapportutviklingen ved institusjonene. Det antas at brukerinstitusjonene vil lage et stort antall rapporter i rapportverktøyet etter at rapportverktøyet er i bruk i sektoren. Det er viktig å sørge at innholdet i rapportverktøyet er oversiktlig og hensiktsmessig. Utarbeidelse av kjøreregler for publisering og hensiktsmessig nivå av kvalitetssikring av rapporter, diskuteres i prosjektgruppen. 31.august 2015 Status 20.02.2015: Arbeidet er påbegynt i STAR-prosjektgruppen.
Felles StudieAdministrativt Tjenestesenter FSAT FSAT-15-014 Oslo, 19. februar 2015 Status vedrørende navn for FSAT Det er etablert en arbeidsgruppe som skal komme med forslag til navn. Arbeidsgruppen består av fem ansatte i FSAT og ble opprettet 16. februar. Arbeidsgruppen skal involvere både ansatte og brukere av våre systemer i prosessen. Arbeidsgruppen kan vurdere om ekstern leverandør bør involveres i arbeidet. Forutsetningen for ekstern bistand må være, at bestillingen er tydelig og avgrenset for å unngå unødig høye kostnader til dette. Nytt navn, ny logo samt ferdigstillelsen av ny organisasjon skal sees i sammenheng, også i tid. Arbeidsgruppen skal derfor levere tre forslag til navn, som skal behandles på styremøtet 23. april. Når endelig navn er bestemt, skal man lage en logo. I arbeidet med å lage logo, kan man benytte seg av 99 designs, slik man gjorde for Vitnemålsbanken. Dette er et rimelig alternativ som FSAT har erfaring med. FSAT betalte ca. 5 000 kroner for logoen til Vitnemålsbanken. FSAT setter opp kriteriene, inkludert pris, deretter konkurrerer diverse designere om å lage forslag. Den som vinner får pengene. Se http://99designs.com/
<sideskift>
Ifølge liste Deres ref Vår ref Dato 14/6199 1 19.12.14 Høringsbrev NOU 2014:14 Fagskolen - et attraktivt utdanningsvalg Kunnskapsdepartementet sender med dette på høring NOU 2014:14 Fagskolen et attraktivt utdanningsvalg. Fagskoleutvalget leverte sin innstilling, NOU 2014:14 Fagskolen et attraktivt utdanningsvalg, til kunnskapsministeren 15. desember 2014. Innstillingen ligger tilgjengelig på regjeringen.no: https://www.regjeringen.no/nb/dokumenter/nou-2014-14/id2353524/ Kunnskapsdepartementet ber om at høringsuttalelsene organiseres etter utvalgets samlede liste over tiltak i kapittel 11.10, og at andre kommentarer kommer til slutt. Høringsinstansene bes vurdere behovet for å videresende høringen til underliggende etater/virksomheter. Alle som ønsker det er velkomne til å sende inn høringsuttalelse. Høringsuttalelsene sendes inn til Kunnskapsdepartementet via regjeringens nettsider innen 25. mars 2015. https://svar.regjeringen.no/nb/registrer_horingsuttalelse/h2356596/ Med hilsen Grethe Sofie Bratlie (e.f.) avdelingsdirektør Inger Marie Skinderhaug seniorrådgiver Dokumentet er elektronisk signert og har derfor ikke håndskrevne signaturer. Postadresse Kontoradresse Telefon* Universitets- og Saksbehandler Postboks 8119 Dep Kirkeg. 18 22 24 90 90* høyskoleavdelingen Inger Marie 0032 Oslo Org no. Skinderhaug postmottak@kd.dep.no http://www.kd.dep.no/ 872 417 842 91149298
<sideskift>
Kunnskapsdepartementet Postboks 8119 Dep 0032 OSLO Oslo, 19.2.2015 Vårt saksnummer: 2015/304 Deres referanse: 14/6199 Felles studieadministrativt tjenestesenter Postboks 1133 0318 Oslo Telefon: 22 84 18 00 postmottak@fsat.no www.fsat.no Høringsuttalelse NOU 2014:14 Fagskolen - et attraktivt utdanningsvalg Vi viser til høringsbrev av 19. desember 2014. Felles studieadministrativt tjenestesenter har behandlet saken og avgir her vår uttalelse. Studiepoeng versus fagskolepoeng Samordna opptak har tidligere uttalt at vi fraråder innføringen av begrepet studiepoeng i fagskoleutdanningene (se høringsuttalelse innsendt den 31.5.2013, Kunnskapsdepartementets referanse 12/632). I opptakssammenheng er det viktig at det kun gis tilleggspoeng slik det er bestemt i opptaksforskriftens 7-11. Det vil komplisere saksbehandlingen hvis fagskoleutdanninger implementerer studiepoeng som betegnelse på beståtte fag og utdanning. Studiepoeng oppnådd ved en institusjon må kunne ses på som en enhetlig størrelse og ikke inneha et tolkningsspørsmål for hva slags studiepoeng som er oppnådd av søkeren. Nasjonalt koordinert opptak Vi ser at utvalget innstiller på at det vil være fordeler med å innføre ett nasjonalt koordinert opptak til fagskolene, utover det som i dag finnes for de fylkeskommunale fagskoleutdanningene, teknisk fagskole og helseutdanningene. FSAT kan utvikle en slik opptaksmodell for fagskoler, forutsatt tilstrekkelig tilslutning blant skoleeierne. Det vil være betydelig fordeler ved å innføre en slik opptaksmodell hvis man benytter seg av et eksisterende system og samler seg om ett tydelig opptaksreglement. Med hilsen Grete Christina Lingjærde direktør Katrine Elida Aaland rådgiver Dette dokumentet er godkjent elektronisk og er derfor ikke signert.
<sideskift>
FSAT Felles studieadministrativt tjenestesenter Universitetet i Oslo Postboks 1086, Blindern 0316 Oslo E-mail: fs-sekretariat@usit.uio.no URL: www.fellesstudentsystem.no Telefon: 22852818 Telefax: 22852970 FS-15-022-1 Til: Styret Vedr. sak 7 Årsberetning for 2014 for FS Vedlagt følger forslag til årsberetning for FS for 2014. Saken legges med dette frem til diskusjon til styret.
<sideskift>
Generelt Dette er årsrapport for FS for 2014. Punktene i rapporten refererer til dokument FS-14-003 Arbeidsoppgaver 2014. Styret valgte følgende hovedprioriteringer for 2014: 1. Ferdigstillelse av ny StudentWeb 2. Utvikling av støtte for digitalisering av eksamensprosessen 3. Ferdigstille utvikling og tilgjengeliggjøre rapporter i nytt verktøy for datavarehuset STAR 4. Utvikling av støtte for digitalisering av vitnemål og karakterutskrifter 5. Økt digital støtte for studentmobilitet og internasjonalisering 6. Utredning og planlegging av videre prosess med anskaffelse/utvikling av et saksflytsystem Oppsummert Studentweb3 levert, i produksjon ved tre institusjoner Mye timer brukt på Studentweb3 for å få denne produksjonssatt Digital eksamen: Alle grensesnitt levert eksport til digitale eksamenssystemer Digital eksamen: Deltatt i digital eksamensprosjektet som ledes av Uninett (i gruppene for arkitektur, integrasjon, prosess) STAR: Rapportverktøy er anskaffet, utvikling er i gang Vitnemål og karakterutskrifter: Nasjonal vitnemålsmal satt i produksjon for bachelor og master. Første versjon levert for PhD. Digitalisering av karakterutskrifter: En første testversjon av digital karakterutskrift er utviklet og leveres februar 2015 for test. Dette er en pdf-versjon, som er digitalt signert (virksomhetssertifikat). Målet er å implementere denne i ny Studentweb i 2015 der studenten selv kan foreta bestilling og nedlasting, uten av administrasjonen inngår i prosessen. Vil med dette spare årsverk totalt for sektoren, og mottaker av dokumentet får en karakterutskrift som er svært vanskelig å forfalske. Underforbruk på brukerstøtte. Skyldes utleie av ressurser til fusjonsarbeid, oppfølging av omlegging til VPD og prosjektledelse for ny Studentweb. Mer tid på Søknadsweb enn budsjettert. Den er lagt om til FUN, og en del ny funksjonalitet er utvikler. Ny versjon leveres tidlig i 2015 til test. Det er brukt mindre tid enn budsjettert i fs-sekretariatet. Dette skyldes i all hovedsak en ubesatt stilling frem til medio mars, og at det fra sommeren kun har vært tre tilsatte på heltid i sekretariatet. FS-15-022 Årsberetning 2014 Felles studentsystem 1
Aktiviteter 1. Forvaltning og vedlikehold Systemvedlikehold Systemvedlikehold i FS omfatter alle delsystemene som består av, FS-base, saksbehandlerklient, Studentweb, Søknadsweb, Nomination, Fagpersonweb, EVU-web, EpN, STAR og FS- WebService. Feilretting, systemdokumentasjon, mindre tilpasninger, ekstern rapportering og standardisering: Løpende oppgaver. Feilretting Det er brukt noen timer på feilrettinger etter oppgradering av database og klient. Oppgraderinger FS7.5 og FS7.6, database og klient, ble distribuert hhv 27. mars og 2. oktober. Disse inneholdt - ny løsning for vitnemål, som følger den nye vitnemålsmalen fra UHR. - bedre funksjonalitet for administrativ behandling av utdanningsplaner - visning av utestengning i bilder og rapporter det er aktuelt - ny godkjenningsmodul er fullført i denne omgang, før arbeidet kan fullføres ved innføring av ny Studentweb og saksflytsystem. - lagt til rette for mer bruk av studentnr i stedet for fødselsnummer - testversjon av ny vitnemålsmal for PhD - klargjøring av databasene for ny Studentweb - mange endringer i rapporter for PhD - justeringer etter innføring av RUST Mindre tilpasninger Det er utført en del mindre tilpasninger i løpet av året, på grunnlag av prioriteringer gjort av planleggingsgruppa og andre ekspertgrupper, og ønsker som er kommet fra institusjonene Ekstern rapportering Kun mindre endringer ble utført til DBH-rapporteringen i 2014. Ny Lånekasse-rapportering er produksjonssatt for forhåndsgodkjenninger - se WebServices. Standardisering Det har vært arbeidet med standardisering innenfor området mobilitet - se punkt om digitalisering av prosesser for studentmobilitet. FS-15-022 Årsberetning 2014 Felles studentsystem 2
Oppgradering og testing i forbindelse med nye versjoner av verktøy (høsten 2014-2015): - VPD Virtual Private Database: Arbeidet med innføring av VPD ble gjennomført i henhold til plan. Alle databaser ble ferdigstillet i løpet av mai 2014. Med dette ble et mangeårig prosjekt avsluttet, og vi har på databasesiden fått et miljø som er mye enklere å drifte. Institusjonsfusjoner: Fusjonene til NMBU, HBV og UiT Norges arktiske universitet er fullført, og sluttrapport er levert. FS har bidratt i denne prosessen med utleie av prosjektleder til sammenslåingene for NMBU og HBV, og teknisk gjennomføring av sammenslåing av FS-basen for disse to. Det har også vært gitt noe hjelp til UiT-fusjonen. NITH, Westerdals og NISS fusjonerte våren 2014. Også for denne er det leid ut prosjektleder, og FS bidro også her med teknisk gjennomføring av sammenslåingen av FS-basene. Arbeidet ble fullført høsten 2014. Rutiner ved innføring av nye systemer og oppgradering av eksisterende: Det er laget nye rutiner for innføring og oppgradering av FS-systemet. Rutinene er dokumentert, og vedtatt, og ble satt i drift fra 1. august 2014. Arbeidet ble gjort i henhold til planen. Det er brukt noe færre timer (15 %) enn estimert. Budsjetterte Utførte timer timer i 2014 i 2014 Systemvedlikehold 5250 4 495 FS-15-022 Årsberetning 2014 Felles studentsystem 3
Brukerstøtte og dokumentasjon Gruppen har følgende løpende oppgaver: Brukerstøtte bestillingskurs og workshops hos institusjoner FS-opplæring på nett testing oppdatering av dokumentasjon og rutinebeskrivelser produkteier/prosjektleder for web-applikasjonene deltakelse/ledelse av ekspertgrupper Kurs: I 2014 ble det holdt kurs i Godkjenningsmodulen, eksamensplanlegging, lokal opptak, NOM-opptak, Rapportering og Nomination, Doktorgradsmodulen, Kvalifikasjon og vitnemål, utdanningsplaner, Opptak til utveksling, Nominasjon og Søknadsweb. Det ble holdt til sammen 23 kursdager. Ny brukerdokumentasjon: Prosjekt Brukerdokumentasjon, med gjennomgang av all kurs og brukerdokumentasjon. Målet har vært å få en mal for hvordan kurs- og brukerdokumentasjon skal være, og å få oppdatert all dokumentasjon. Nytt system og mal for dokumentasjonen ble utviklet i 2014, og all dokumentasjon er overført til dette. Det er også lagt til direkte oppslag i dokumentasjonen fra FS-klienten. Deler av dokumentasjonen er gjennomgått, og dette arbeidet vil fullføres i 2015. Deltakelse på FS-kontaktforum (april 2014 og oktober 2014): De fleste i gruppen deltok på fs-kontaktforum på Sola Strandhotell i 1. tertial og på fs-kontaktforum i Trondheim i 3. tertial. Det ble i perioden opprettet 2191 saker, tilsvarende tall for 2013 var 2216 saker. Det er et større underforbruk i timer på brukerstøtte. Dette skyldes utleie av ressurser til fusjonsarbeid, oppfølging av omlegging til VPD og prosjektledelse for ny Studentweb. Arbeidet foregår i hovedsak i henhold til plan. Budsjetterte timer i 2014 Utførte timer i 2014 Brukerstøtte og dokumentasjon 8450 6 948 Drift av FS 200 187 FS-15-022 Årsberetning 2014 Felles studentsystem 4
Ny høgskole På grunn av manglende interne ressurser hos Atlantis Medisinske Høgskole er overgangen utsatt til våren 2015. Prosjektledelse (mars-oktober 2014): Utsatt. Konvertering (mars-oktober 2014): Utsatt. Opplæring(høsten 2014): Utsatt. Igangsetting (oktober 2014): Utsatt. Budsjetterte timer i 2014 Utførte timer i 2014 Prosjektledelse, brukerstøtte og konvertering 200 54 FS-sekretariatet Sekretariatet skal sørge for drift av Samarbeidstiltaket FS. FS-Kontaktforum 31.3.-1.4.2014. Vårens kontaktforum ble arrangert av FS-sekretariatet i Stavanger, Teamer for presentasjoner og diskusjoner på Kontaktforumet var bl.a.: Arbeidsoppgaver 2014, Digital omveltning i UH-sektor, Kontaktpersonens rolle, Erfaringer fra bruk av EpN, Søketjenesten GAUS, Nye rutiner for drift av FS. Det ble i tillegg gjennomført gruppearbeid for å utarbeide felles rutinebeskrivelser for følgende prosesser: administrasjon av kommisjon og sensur, klagebehandling, tilpasset eksamen, registrering av forhåndsgodkjenning, semesterregistrering og registrering av godkjenning FS-Kontaktforum 30.-31.10.2014. Høstens kontaktforum ble arrangert av FS-sekretariatet i Trondheim. Temaer for presentasjoner og diskusjoner på Kontaktforumet var: Presentasjon av ny organisasjon, nytt fra FS, presentasjoner av RUST og webapplikasjonene, integrasjoner mot bl.a. public360 og digital eksamen. Lånekassen holdt et innlegg om sine tjenester. Det ble i tillegg gjennomført et gruppearbeid for å vedta sjekklister for følgende prosesser: Semesterregistrering, Godkjenningssaker mot GAUS, Begrunnelse og klage på eksamen, samt Tilpasset eksamen. Planleggingsgruppen for FS: Det er avholdt to nettmøter, to dagsmøter og to to-dagers møter i Planleggingsgruppen. Planleggingsgruppen har arbeidet med det faglige programmet til FS Kontaktforum, ønskelisten og prioritering av saker som ikke håndteres i noen av ekspertgruppene. Avklaring og utredning av endringer til betalingsmodulen (oktober 2014-2015): FSAT gjennomgikk EHF-standarden i 2014, og FS inneholder i dag de aller fleste påkrevde felt for å oppfylle standarden. Utfordringen med implementering av EHFstandarden ligger utenfor selve FS, i skjæringsfeltet mot økonomisystemene. FSAT hadde i 2014 møter med UiO, Uninett og Cap Gemini for å utrede saken. Et vesentlig FS-15-022 Årsberetning 2014 Felles studentsystem 5
element med EHF-fakturering er behovet for et aksesspunkt. Det trengs en avklaring om det skal være et felles område for alle institusjonene som benytter Uninett sin rammeavtale, og et for Basware, eller om hver institusjon skal ha bruke sitt eget aksesspunkt i tilknytning til økonomisystemet. I dag kan økonomiavdelingene lage grunnlag for EHF-fakturaer for eksempel for EVUkurs, men det forutsettes at kundene (dvs alle studentene) opprettes i økonomisystemet først et moment som krever en bred diskusjon. Styret for FSAT har foreslått at Betalingsmodulen skal gjennomgås i 2016, etter en innledende workshop høsten 2015. Saken avventes inntil møtet høsten 2015 er avholdt og saken blir en del av gjennomgangen av Betalingsmodulen i 2016. Saksflytsystem (februar 2014-2015): Utredning og planlegging av videre prosess med anskaffelse /utvikling av et saksflytsystem er en av hovedprioriteringene for 2014. FSsekretariatet har ferdigstilt et dokument som utreder de funksjonelle kravene til et saksflytsystem. Det ble i tillegg foretatt følgende avklaringer og overordnete vurderinger: avklaring av grenseoppganger mot lignende prosjekter i sektoren, vurdering av mulighet ved kjøp av et ferdig system, vurdering av mulighet og kostnader ved utvikling hos USIT, forankring hos ekspertgruppe for godkjenningsmodulen og ekspertgruppe for sak- og arkiv. Høsten 2014 ble det jobbet videre med å lage skisse for funksjonelle krav til saksflytsystemet. Drift av FS: Fra 01. januar 2014 overtok Samarbeidstiltaket FS det formelle driftsansvaret for FS med den tekniske driften hos UiO ved Universitetets senter for informasjonsteknologi (USIT). Arbeidet med overtakelsen av Drift av FS har vært preget av behov for opprydning og gjennomgang av rutiner på mange områder. Sekretariatet gjennomførte en høring blant brukerinstitusjonene for å forankre driftsrutinene overfor institusjonene i første kvartal. Videre har hjemmesidene til FS blitt oppdatert med nye vedtatte rutiner. Overtakelsen av ansvaret for Drift av FS har videre vist behov for opprydning og forbedring av rutiner overfor USIT. Eksempler er rutiner for passordendringer av systembrukere, lisensiering, tilgangskontroll, samt inngåelse av driftsavtale med USIT-drift. Målet er å kunne undertegne en felles driftsavtale for alle FSAT-systemer driftet av USIT, i løpet av februar 2015. FS-sekretariatet har jobbet opp mot USITs prosjekt for ny innloggingsløsning for FS. Prosjektet ledes av USIT, men har implikasjoner for FS-institusjonene. Prosjektet har blitt forsinket og vil trolig fortsette i hele 2015. Forsinkelsen skyldes blant annet pga. formelle utfordringer i utarbeidelse av felles nasjonalt avtaleverk for innloggingsløsningen, samt diskusjon rundt hva som er forsvarlig IT-sikkerhetsnivå for løsningen. FS-sekretariat har brukt flere timer enn budsjettert for drift av FS i 2014. Tilbakemeldinger fra USIT-drift er at utøvelsen av driftsansvaret er vesentlig profesjonalisert som følge av overføring av driftsansvaret. Større forutsigbarhet for institusjonene rundt planlagt nedetid, årlige kloninger FS-15-022 Årsberetning 2014 Felles studentsystem 6
og innlegging av nye FS-versjoner, samt større fokus på IT-sikkerhet og tilgangskontroll, er alle positive effekter av arbeidet. FS-sekretariat mener at profesjonell utøvelse av driftsansvaret i 2015 tilsier bruk av timer på Drift av FS på nivå med 2014. GAUS: Søketjenesten GAUS (Godkjenning av utenlandske studier) er testet av prosjektgruppen og produksjonssatt 1.5.2014. Sluttrapport for utviklingsprosjektet ble sendt til KD 14.4.2014. Rapporten inneholdt også vurderinger rundt kost-nytte av import av NOKUTs vedtak fra NOKUTs nåværende base til GAUS. GAUS ble presentert på vårens FS-Kontaktforum, der institusjonene fikk informasjon om hvordan igangsette import fra FS til GAUS og hvordan få tilgang til GAUS-tjenesten. 28 institusjoner hadde levert data til GAUS ved utgangen av 2014. Det er avlevert ca 54 000 enkeltvedtak om godkjenning av utenlandsk utdanning. Det er i tillegg startet en prosess for implementering av GAUS ved BI. Tilbakemeldingene på funksjonalitet i GAUS er positive. Institusjonene trekker frem både brukervennlig grensesnitt og meget god kvalitet på søk-funksjonalitet, som gjør det enkelt å raskt finne frem til relevante vedtak i GAUS. Institusjonene har påpekt varierende datakvalitet på vedtakene som er eksportert fra FS til GAUS. FSAT har derfor startet en prosess for heving av datakvalitet i GAUS. Det er bl.a. utarbeidet en sjekkliste for innlegging av GAUS-data i FS. Det er nedsatt en ekspertgruppe for GAUS med medlemmer fra brukerinstitusjonene inkl. NOKUT, BI og SO. Gruppen skal arbeide videre med rutinebeskrivelser for behandling av personopplysninger i GAUS. Det er utarbeidet en nettside om GAUS med informasjon om hvordan igangsette tjenesten ved en FS-institusjon samt brukerveiledning for GAUS. FS-sekretariatet har i 2014 deltatt i arbeidet med å oppdatere hjemmelsgrunnlaget for institusjonenes avlevering av godkjenningssaker til GAUS. Register for utestengte studenter RUST: Register for utestengte studenter (RUST) er et felles register for institusjoner under universitets- og høyskoleloven som muliggjør utveksling av informasjon om vedtak om utestenging mellom institusjonene. Registerets formål er å hindre at en søker eller en student som har mistet rettigheter pga utestengingsvedtak, likevel erverver seg slike rettigheter. Registeret ble kravspesifisert og utviklet i 2013. FS-sekretariatet har arbeidet med en konsesjonssøknad våren 2014 og konsesjonen ble gitt av Datatilsynet i august 2014. Etter at de nødvendige endringene i UH-loven ble vedtatt, ble RUST produksjonssatt i UH-sektoren i september 2014. Rapportverkøy for FS - STAR (Statistikk, analyse og rapporter): Anskaffelsesprosessen for nytt rapport- og presentasjonsverktøy for FS-data ble avsluttet våren 2014, og det ble inngått en kontrakt mellom RAV Norge AS og Universitetet i Oslo for kjøp av verktøyet Tableau. Det ble laget en detaljert plan for etablering av driftsplattformen for Tableau og tidplan for implementering av Tableau ved institusjonene i UH-sektor. FS-sekretariatet har koordinert FS-15-022 Årsberetning 2014 Felles studentsystem 7