Saksframlegg Referanse Saksgang: Styre Møtedato Styret Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS 15/09/2016 SAK NR 44-2016 Virksomhetsrapportering per 31. juli 2016 Forslag til vedtak: Styret tar virksomhetsrapporteringen per 31.juli 2016 til etterretning. Skien, 8. september 2016 Marit Kobro Administrerende direktør Side 1 av 14
1. Administrerende direktørs anbefalinger/konklusjon Rapporteringen for mai, juni og juli viser gode resultater på selskapets leveranser, samtidig som det er høy aktivitet i prosjektporteføljen. Administrerende direktør anbefaler at styret tar virksomhetsrapporteringen per 31.juli 2016 til etterretning. 2. Faktabeskrivelse Akkumulert saksinngang for reiser uten rekvisisjon er 0,4 % over budsjett for 2016. Gjennomsnittlig nasjonal saksbehandlingstid har en negativ utvikling i perioden og gir gul styringsindikator. I perioden er det målt god stabilitet i systemene PRO, NISSY og Radar, og dette gir grønn styringsindikator for alle systemene. Per 31. juli viser selskapets regnskap et overskudd på 12 millioner kroner, som er 2,1 millioner kroner bedre enn resultatkravet. Tilstedeværelsen i mai er 94,2 % som gir gul styringsindikator. I juni er tilstedeværelsen 96,1 %, som gir gul styringsindikator og i juli 93 % noe som gir gul styringsindikator, se punkt 2.7. Andel omgjorte klager hos fylkesmannen til klagers gunst, som indikator på kvaliteten på vedtakene, er for 2. halvår 2015 målt til 6,6 %. Dette er innenfor målkravet og gir grønn styringsindikator. I tråd med styresak 20-2016 skal styret få en midtveisrapportering om oppfølging av oppdragsdokumentet som en del av den ordinære virksomhetsrapporteringen. Rapporteringen viser at aktiviteten er i henhold til plan, og redegjøres for i punkt 2.9. Endelig rapportering skjer gjennom Årlig melding for 2016. 2.1 Sammendrag styringsindikatorer Styringsindikatorer og grenseverdier forklares i vedlegg til denne virksomhetsrapporten. Side 2 av 14
2. Aktivitet 2.2.1 Transaksjonstunge oppgaver Graf: Faktisk saksinngang 2016 vs. budsjett 2016 For mai var saksinngangen for reiser uten rekvisisjon 5,5 % under budsjett. For juni og juli var saksinngangen henholdsvis 5,7 % og 0,2 % over budsjett. Faktisk akkumulert saksinngang per juli 2016 er 3,1 % høyere enn tilsvarende periode i 2015. Saksinngangen pr 31.07.16 er 393 719 saker, som er 0,4 % over budsjett for 2016. 3. Saksbehandlingstid for reiser uten rekvisisjon Saksbehandlingstiden for reiser uten rekvisisjon måles gjennomsnittlig for alle saker nasjonalt med et målkrav på 14 dager. Gjennomsnittlig nasjonal saksbehandlingstid har en negativ utvikling i perioden. Saksbehandlingstiden for mai er 16,9 dager, for juni er saksbehandlingstiden 14,8 dager, og for juli 17,6 dager. Dette gir gul styringsindikator. Ved utgangen av juli er det fem pasientreisekontor som har saksbehandlingstid innenfor målkravet på 14 dager. Saksbehandlingstiden varierer mellom kontorene fra 6,5 til 32 dager. Ved en saksbehandlingstid på over 28 dager er det et krav i Forvaltningsloven 11a om at søker skal få et foreløpig svar på status i saksbehandlingen. Det er i henhold til dette sendt ut 4 403 forvaltningsbrev i perioden til pasienter tilhørende kontor med saksbehandlingstid over fire uker. Pasientreiser ANS har levert skanning, oppgaveregistrering og utbetaling i henhold til SLA-krav på 96 timer i perioden. Side 3 av 14
Tabell: Gjennomsnittlig saksbehandlingstid i regionene per måned i 2015-2016. 4. Tilleggstjenester/Saksbehandlingstjenester Pasientreiser ANS leverer saksbehandlingstjenester til pasientreisekontor som har behov for bistand i saksbehandlingen. I mai ble det levert saksbehandlingstjenester til fem forskjellige pasientreisekontor tilsvarende 15 månedsverk og i juni og juli ble det levert 21 månedsverk til seks forskjellige pasientreisekontor. Graf: Leverte månedsverk saksbehandlingstjenester. For august er det bestilt 14 månedsverk fra fire pasientreisekontor. Tre av disse pasientreisekontorene har saksbehandlingstid over 14 dager. Side 4 av 14
Graf: Saksbehandlingstid per pasientreisekontor i juli og bestilte tilleggstjenester i august Regnskap for tilleggstjenester per 31. juli viser en omsetning på 5,1 millioner kroner og et positivt resultat på 0,3 millioner kroner, som tilsvarer 6,5 %. Det er budsjettert med et overskudd på 5 % som skal dekke overheadkostnader til Pasientreiser ANS. 5. IKT rapportering PRO, NISSY og Radar Innenfor IKT rapporteres det oppetid på de tre mest sentrale systemene NISSY, PRO og Radar. Nasjonalt IKT- system for syketransport (NISSY) er bestilling- og planleggingssystemet for tjenesten med rekvisisjon og systemet Pasientreiseoppgjør (PRO) er saksbehandlingssystemet for pasientreisefunksjoner innen reiser uten rekvisisjon. Radar er rapportløsningen som sikrer oppdaterte analyser og et godt beslutningsgrunnlag som lederstøtte. Måling av oppetid i Radar ble innført i 2014 og løsningen gir brukerne betydelig mer funksjonalitet og et vesentlig bedre grensesnitt for tilgang til styringsinformasjon enn tidligere. Det er et mål om opplevd oppetid på 95 %. 5.1. Oppetid PRO Oppetiden i PRO har vært 100 % i hele 2016 og har dermed grønn styringsindikator. Målkravet er 99,3 %. Side 5 av 14
Graf: oppetid i PRO 2015-2016 5.2. Oppetid NISSY I perioden er det målt opptid i NISSY på 100 % som gir grønn styringsindikator. Målkravet er 99,3 %. Graf: oppetid i NISSY 2015-2016 Side 6 av 14
5.3. Oppetid Radar I mai er det målt oppetid på 86,7 % i Radar. Dette gir rød styringsindikator. I juni og juli er det målt 100 % oppetid i Radar. Årsaken til nedetiden var at en disk gikk full under batch kjøring. Leverandøren av systemvaren SAS institutt bisto i arbeidet med å rette feilen. I tillegg ble det sendt en resurs for å hjelpe Norsk Helsenett med å sette opp automatiserte rutiner for sletting/arkivering av logger. Systemet har siden vært stabilt. Graf: oppetid i Radar 2015-2016 5.4. Utførte og planlagte tiltak Det er planlagt en enkel feilretting (bugfix), i NISSY 4.9.2, som skal i produksjon torsdag 8. september. Feilen som blir rettet er ikke kritisk, men vi velger likevel å få den rettet da den kan vise feil adresse og dermed få konsekvenser for enkelte pasienter. Hyppigheten av feilen er under 0,037 % og i de aller fleste tilfellene vil sjåfør og pasient kommunisere og finne ut av hvilken adresse pasienten skal til. Det er også planlagt en release i NISSY 5.0, i oktober/november. Denne releasen vil inneholde nødvendige endringer i NISSY relatert til prosjektene som skal implementeres den kommende tiden. Side 7 av 14
6. Økonomirapportering 31.07.16 Selskapet har overholdt kostnadsbudsjettet siden oppstart i 2009. Det er i 2016 et resultatkrav på 12,72 %, og det er innenfor budsjett tatt høyde for et innsparingskrav på 0,5 %. En viktig forutsetning for måloppnåelse er fortsatt fokus på effektivisering og optimalisering, og at det er etablert gode interne rutiner og god kvalitet i økonomistyringen. 6.1. Resultat nasjonale oppgaver Tabell: Resultat per 31.07.16. Tall i hele 1000. I henhold til styresak 29-2016 styres det mot et resultatkrav på 21,8 millioner kroner, tilsvarende 12,72 % av inntektsbevilgning på 171,25 millioner. Overskuddet anvendes til å finansiere nye teknologiske løsninger i prosjektene Samkjøring, Mine Pasientreiser og Oppgjørskontroll. Regnskapet per juli viser et overskudd på 12 millioner kroner. Dette er 2,1 millioner kroner bedre enn budsjettet De mest sentrale avvikene per 31.07.16 er relatert til disse momentene: Inntekter: Inntektene er faste og er periodisert i henhold til budsjettert aktivitet. Produksjonskostnader, positivt avvik på 8 % /281 : Akkumulert er produksjonskostnadene lavere enn budsjettert. Dette skyldes lavere fakturerte portoutgifter enn budsjettert. Det positive avviket forventes ikke å vedvare ut året og er å anse som et periodiseringsavvik. Side 8 av 14
Lønnskostnader og innleie, negativt avvik på 1,4 % /-289 : Avviket er et periodiseringsavvik knyttet til innleide stillinger. Andre personalkostnader, positivt avvik på 13,2 % /89 : Det positive avviket skyldes noe mindre personalkostnader enn budsjettert så langt i 2016. Trykkeritjenester, negativt avvik på 23,8 % /-226 : Trykkerikostnader gjelder kjøp av informasjonsmateriell, reiseregningsskjema og konvolutter til bruk hos behandlere. Det er i perioden trykket opp mye nytt materiell som skal sendes ut for kommende periode. Det er ikke vurdert som hensiktsmessig med periodisering av selskapets varelager for trykksaker. Drift og vedlikehold av systemer, positivt avvik på 1,9 % /276 : Det positive avviket skyldes reduksjon i leveranser fra Norsk Helsenett, samt en avregning i vår favør for 1. kvartal fra Locus. Avviket estimeres å vedvare ut regnskapsåret. Andre driftskostnader, positivt avvik på 3,4 % /568 : Det positive avviket skyldes i hovedsak mindre reiseaktivitet enn planlagt. Selskapet bruker i økende grad elektroniske Lync-møter i stedet for fysiske møter der dette ses som hensiktsmessig. Dette har både en miljømessig og kostnadsbesparende gevinst. 7. Tilstedeværelse Historisk sett har selskapet hatt høy tilstedeværelse. For 2015 ble tilstedeværelsen på 94,5 %. Det er høyt fokus på individuell sykefraværsoppfølging, praktisering av oppfølgingsarbeidet og helsefremmende tiltak. Vi ser at dette har gitt gode resultater, særlig i siste tertial 2015 hvor tilstedeværelsen i gjennomsnittsnitt var 96,8 %. Hittil i 2016 er tilstedeværelsen målt til å være 94,5 %, noe som er 0,5 % under målkravet på 95 % og gir gul styringsindikator. Tilstedeværelsen er som forventet noe lavere i juli på grunn av at fraværsprosenten beregnes ut i fra et lavere antall mulige dagsverk. Tilstedeværelsen er allikevel høyere enn i de forgående års juli måneder, og det er ved utgangen av juli ingen langvarige sykefravær. Side 9 av 14
Graf: Tilstedeværelse 2015-2016 Tallene for 2015 og 2016 inneholder ikke omsorgspermisjon ved barns sykdom. 8. Andel omgjorte klager hos fylkesmannen Målsetningen er å sikre god kvalitet på de vedtak som fattes, samt å sikre lik praksis på nasjonalt nivå. Retten til å klage er lovfestet i pasient- og brukerrettighetsloven 7-2. Bestemmelsen fastsetter at pasienten må fremlegge en formell klage og Fylkesmannen er klageinstans. Klagemuligheten styrker pasientenes rettssikkerhet ved at vedtak kan etterprøves av et klageorgan. En korrekt og grundig behandling i første instans er den viktigste rettsikkerheten for pasienten, da erfaringen viser at ikke alle benytter seg av klageretten. Når pasienten har påklaget et vedtak og pasientreisekontoret etter en ny vurdering ikke endrer vedtaket, skal saken sendes til fylkesmannen for vurdering. Fylkesmannen kan omgjøre vedtak som er fattet av pasientreisekontorene. Styringsindikatoren på området måler hvor stor andel av klagesakene som omgjøres hos fylkesmannen. Målet er at mindre enn 15 % av klagene skal omgjøres hos fylkesmannen for å vurdere om det er god kvalitet i vedtakene som fattes. I perioden 01.07.15-31.12.15 ble 6,61 % av totalt 378 klager omgjort av fylkesmannen til klagers gunst. Dette er innenfor målkravet og en indikator på at saksbehandlingen innen pasientreiseområdet har god kvalitet, selv om det er få saker som oversendes fylkesmannen. Side 10 av 14
9. Halvårlig rapportering på oppdragsdokumentet Mellomrapportering av oppdragsdokumentet I tråd med styresak 20-2016 skal styret få en midtveisrapportering om oppfølging av oppdragsdokumentet som en del av den ordinære virksomhetsrapporteringen. Nedenfor følger denne midtveisrapporten. Endelig rapportering skjer gjennom Årlig melding for 2016. Kap. 3a Beskrivelse av oppgave i oppdragsdokument Internkontroll og risikostyring Oppfølging/status Internkontroll følges opp løpende i selskapet og som en del av ledelsens halvårige gjennomgang. Plan for gjennomgang av internkontroll 2. halvår ble fremlagt for styret i juni 2016. Risikovurderinger fremlegges for styret to ganger pr. år, senest i april 2016. Neste milepæl er oktober 2016. Det har i 1. halvår ikke vært forespørsler fra tilsynsmyndigheter for oppfølging. 3b Innsyn og internrevisjon Alle databehandleravtalene inneholder krav om internkontroll og at Pasientreiser ANS har mulighet for internrevisjon for å verifisere at kravene overholdes. Ved nye avtaler benyttes hovedsakelig standardavtaler, hvor kravet er innarbeidet. Styret har vedtatt plan for internrevisjon i selskapet for 2016 og denne er under gjennomføring. Rapporter og handlingsplaner for gjennomførte revisjoner er fremlagt for styret. Rapporter fremlegges for styret inkludert handlingsplaner for oppfølging som senere kvitteres ut for styret. 3c 3d 3e De regionale helseforetakenes styring av felles eide selskaper Utredning vedr omdanning fra ANS til HF Oppfølging av regjeringens eierskapspolitikk Dialog er etablert med sekretariatet for eierstyringsgruppen. Gruppen møter representanter for Pasientreiser ANS 21.10.16. Pasientreiser ANS` vurdering av kostnader og andre mulige konsekvenser av en omdanning til HF er oversendt RHF-ene innen fastsatt frist 01.06. Det er etablert rutine for ledelsens gjennomgang to ganger pr år hvor temaene i Eierskapsmeldingen er en del av gjennomgangen. Aktuelle temaer behandles også fortløpende i ledergruppen i selskapet. 3f 3g Nasjonal helse- og sykehusplan Deltakelse i utviklingsarbeid Styret er gjort kjent med innholdet i dette punktet. Pasientreiser ANS skal ifølge oppdragsdokumentet delta i utviklingsarbeid gitt i oppdrag til Side 11 av 14
Helsedirektoratet, Direktoratet for e-helse og Folkehelseinstituttet, etter nærmere anvisning fra RHF-ene. 1. halvår er Pasientreiser ANS ikke invitert til å delta i slikt arbeid. 3h Pasientsikkerhet Koordinering I nasjonalt pasientsikkerhetsprogram er et av innsatsområdene ledelse av pasientsikkerhet. Bakgrunnen er at pasienter flyttes mellom mange enheter og ledd i helsetjenesten, og er helt avhengig av god koordinering og samarbeid mellom ulike enheter og nivå. Gjennom Mine pasientreiser jobber Pasientreiser med informasjonsflyt for å sikre overføring av pasientens opplysninger gjennom integrasjoner og oppslag i andre system i helsetjenesten. Ny elektronisk løsning gir videre pasienten en bedre oversikt over egne forhold, noe som medvirker til bedre kvalitetssikring. Det helhetlig sørge for-ansvaret som Pasientreiser utøver på området støtter også opp om en god koordinering, ved at behandlere legger opplysninger direkte inn i NISSY for å minske feilmarginer. Egenandeler og frikortbeløp rapporteres HELFO i stadig større grad over linje for en høyest mulig kvalitet på rapporteringen. Prosjektet oppgjørskontroll bidrar til økt kvalitet i data som benyttes i rapporteringen. Personvern Som databehandlingsansvarlig for enkelt- og direkteoppgjørsregisteret jobber Pasientreiser kontinuerlig med å verne om pasientens personopplysninger. Databehandleravtaler følges opp gjennom internkontroll og overvåking i rapporteringssystemet Radar. Det er avdekket fritekst i NISSY som inneholder helseopplysninger, og ved slike funn tas direkte kontakt med helseforetaket som er databehandler for omlegging av rutiner og opplæring. 3i 3j Lærings- og forbedringstiltak Rekruttering og utvikling av kvinnelige ledere Pasientreiser ANS jobber systematisk på flere områder med lærings- og forbedringstiltak. Selskapet har et internkontrollsystem hvor dokumenter, hendelser og risiko blir håndtert. I tillegg bruker selskapet metoder som kontinuerlig forbedring (KF) og interne og eksterne evalueringer i forbedringsarbeidet. Selskapet har en egen sikkerhetsgruppe som behandler områder innen sikkerhet både for selskapets ansatte, kunder og brukere. Selskapet bruker bedriftshelsetjeneste, tillitsvalgte og verneombud aktivt i prosesser som omhandler forbedringer og utvikling. Selskapet har fokus på dette området, tre av åtte i ledergruppen inkludert administrerende direktør er kvinner. Selskapet gjennomfører Side 12 av 14
3k 3l 3m 3n Videre arbeid med Mine pasientreiser Ny organisering av pasientreiseområdet Instruks for lån til felles eide selskaper Innføring av nøytral moms lederutviklingsprogram i 2016. Felles RHF-styresak våren 2016 la grunnlaget for overgang til løsning med fire regionale kontorer samt Pasientreiser ANS som ansvarlig for nyordning for reiser uten rekvisisjon. Felles RHF-styresak våren 2016 la premissene for å etablere en juridisk enhet med ansvar for reiser uten rekvisisjon. De fire regionale enhetene slås da sammen med Pasientreiser ANS. Styret for Pasientreiser ANS avgjør når dette iverksettes med grunnlag i premissene i nevnte RHF-styresak. Instruksen er blitt integrert i selskapets internkontrollsystem. Finansiering av pågående prosjekter er godkjent av styret. Fremtidige investeringer vil gjennomføres i tråd med instruksen. Selskapets planer vil hensynta at nøytral moms vil bli innført som angitt i oppdragsdokumentet. 3o Økonomisk langtidsplan Økonomisk langtidsplan vil hensynta selskapets planer. Arbeidet er igangsatt og vil bli fremlagt for styret når det er ferdigstilt. 3p Utarbeidelse av foreløpig regnskap Foreløpig regnskap for 2016 vil utarbeides i samsvar med gitte tidsfrister og formalkrav. 4 Krav til aktivitet i 2016 Virksomhetsrapportering til styret, samt årsrapport og årsberetning vil videreføres som etablert. Selskapets aktivitet er så langt i år innenfor budsjett. 5 Finansiering eiernes bevilgning for 2016 Følges opp ihht styrets budsjettvedtak for 2016, sak 063-2015. Rapporteres løpende via virksomhetsrapporteringen. Resultatutviklingen er noe bedre pr 31.7. enn resultatkrav. 6 Rapportering til eierne Foreliggende mellomrapportering oppdateres inn mot årlig melding. Denne vil bli utarbeidet i tråd med de siste par års versjoner der selskapsmøtet har gitt gode tilbakemeldinger på meldingen. Side 13 av 14
Vedlegg: Styringsindikatorer og grenseverdier 2016 Vedlegg: Plan for innhold i virksomhetsrapportering til styret i 2016 Innhold virksomhets rapporteringen Tema Frekvens 28.jan 06.apr 20.apr 09.jun 15.sep 31.okt 08.des Aktivitet Saksbehandlingstid og saksinngang Mnd x x x x x x x IKT-rapportering Oppetid PRO Mnd x x x x x x x IKT-rapportering Oppetid NISSY Mnd x x x x x x x IKT-rapportering RADAR- Rapporteringsverktøy Mnd x x x x x x x Tilleggstjenester Aktivitet og økonomi Mnd x x x x x x x Status plan investeringer/prosjekt Mot budsjett Ved behov x x x Kvalitet Finner bruker det den leter etter på www.pasientreiser.no Halvårlig x x Kvalitet Andel omgjorte klager av Fylkesmannen Halvårlig x x Økonomirapportering God økonomistyring Mnd x x x x x x x Økonomirapportering Likviditet Halvårlig x x Rapportering på gevinstrealisering Gevinstrealisering Halvårlig x x Tilstedeværelse Tilstedeværlse medarbeidere Mnd x x x x x x x Medarbeidertilfredshet Medarbeidertilfredshet Halvårlig x x SLA- driftsmøte SLA-rapportering Halvårlig x x Status avsjekk oppdragsdokument Status oppdragsdokument Årlig x Kvalitet/Pasienttilfredshetsundersøkelse Egen sak, og gjøres for første gang til høsten kanskje (målet) Egen sak x Kartlegging av praksis Styret ønsket egen sak, Mål 90 % September Egen sak x Kvalitet på vedtak, stikkprøver Styret ønsket egen sak, Mål 90 % September Egen sak x Kostnadsutvikling pasientreiseområdet Styret ønsket egen sak, Mål 90 % September Egen sak x Side 14 av 14