MØTEPROTOKOLL Kontrollutvalget OFK Dato: 21.10.2014 kl. 9:00-13:00 Sted: Møterom Lillehammer, 4. etasje, Kirkegt. 76, Lillehammer Arkivsak: 201201781 Tilstede: Møtende varamedlemmer: Forfall: Andre: Protokollfører: Harald Westby, Ole Hageløkken og Bjørg S. Lien Rune Selj (vara for Harald Eivind Bakke) og Tom Haraldsen (vara for Anne H. Jorde) Harald Eivind Bakke og Anne H. Jorde Fra kontrollutvalgssekretariatet Innlandet: Øivind Nyhus og Kari Louise Hovland Fra Innlandet Revisjon IKS Bjørg Hagen (sak 13-15/14), Kristian Lein (sak 13/14) og Justin Aaboen (sak 14/14) Kari Louise Hovland Åpent møte. 1
SAKSLISTE Side Saker til behandling 13/14 201201781-199 Forvaltningsrevisjonsrapporten "Selskapskontroll Eidsiva - om roller, habilitet og sponsing" 3 14/14 201201781-193 Hovedtrekkene i revisjonsstrategi for regnskapsrevisjon 2014 6 15/14 201201781-196 Oppdragsavtale med Innlandet Revisjon IKS for 2015 (inkl. benchmarking) 7 16/14 201201781-197 Oppsummering egenevaluering kontrollutvalget 7 17/14 201201781-195 Tertialrapport kontrollutvalget pr. 31.8.14 8 18/14 201201781-198 Kontrollutvalgets budsjett 2015 8 Referatsaker - Oversikt saker i FT i juni 2014 - Presseklipp - Etikkonferansen 2014 i Oslo; http://ks.event123.no/etikkonferanse2014/program.cfm Referatsakene ble tatt til orientering. Sekretariatet sender ut lenke til etikkonferansen 2014 slik at medlemmene kan melde sin interesse pr e-post. Eventuelt - Idedugnad nye tema for forvaltningsrevisjon - Aktuelle tema neste møte 26.11: Møteplan 2015, rullering FR, oppdatert prosjektplan stedsutvikling. - Aktuelle saker til første møte i 2015: rapport skoleskyss, rapport språkopplring, rapport stedsutvikling. Sakene under eventuelt ble tatt til orientering. Det ble meldt inn en sak i tillegg under eventuelt. Det vises til oppslag i GD om utbygging av Storhovearmen og budsjettsprekken til fylkeskommunen. Utvalget vet at fylkestinget har fått en orientering, og ønsker at kontrollutvalget får en tilsvarende orientering. Sekretariatet kontakter fylkesrådmannen for å få en slik orientering på neste møte i kontrollutvalget. Lillehammer, 21.10.2014 Harald Westby (sign) møteleder 2
Saker til behandling 13/14 Forvaltningsrevisjonsrapporten "Selskapskontroll Eidsiva - om roller, habilitet og sponsing" 1 Kontrollutvalget OFK 21.10.2014 13/14 2 Fylkestinget 09.12.2014 Kontrollutvalget legger saken fram for fylkestinget med følgende INNSTILLING: 1. Fylkestinget tar revisjonsrapporten «Selskapskontroll Eidsiva om roller, habilitet og sponsing» til orientering herunder rapportens to hovedproblemstillinger med tilhørende hovedkonklusjoner: Problemstilling 1 Kombinasjon av roller og habilitet I hvilken grad etterlever styremedlemmer og daglig leder i Eidsiva Energi AS, Eidsiva Vekst AS, Eidsiva Nett Holding AS og Eidsiva Nett AS aktuelle bestemmelser om habilitet og rollekonflikter i lovverk og interne reglementer/retningslinjer? Hovedkonklusjon I tilknytning til denne selskapskontrollen har det ikke framkommet signaler om at styremedlemmer og daglig leder (konsernsjef/direktør) i Eidsiva Energi AS, Eidsiva Vekst AS, Eidsiva Nett Holding AS og Eidsiva Nett AS ikke etterlever aktuelle bestemmelser om habilitet og rollekonflikter i lovverk og interne reglementer/retningslinjer. I tilknytning til selskapskontrollen har det fremkommet signaler om at det er forbedringspotensialer når det gjelder å klargjøre om daglig leder (konsernsjef og direktør) har vært til stede når styrene har behandlet saker som omhandler evaluering av direktør eller evaluering av konsernsjef og avlønning. Problemstilling 2 Sponsing I hvilken grad etterlever ansatte med ansvar for tildeling av sponsormidler og medlemmer av sponsorrådet aktuelle reglementer, retningslinjer og rutiner? Hovedkonklusjon Revisjonen mener det er positivt at Eidsiva har skriftliggjort rutiner for behandling av saker og kriterier for sponsoravtaler. 3
Revisjonen mener at undersøkelsen viser at etterlevelsen varierer. Ikke alle kriterier Eidsiva stiller opp, følges opp fra en naturlig forståelse av kriteriene. Det kan dessuten stilles spørsmål ved om flere av disse kriteriene er egnet som kriterium. Et kriterium, slik vi har brukt begrepet her, innebærer at det skal være noen avgjørende kjennetegn som skiller de som faller innenfor fra de som faller utenfor («skiller sant fra falsk»), og slike avgjørende kjennetegn er det ikke alle Eidsivas kriterier for sponsoravtaler som har. Når det gjelder beslutningsprosessen er det til dels stor forskjell fra det som framkommer i rutinen om sponsorråd og gjeldende praksis. Dette gjelder bl.a. at ikke alle saker med en verdi over kr 50 000 er behandlet i sponsorråd og at protokoller bare finnes unntaksvis for saker behandlet i sponsorråd før 2013 (en fra 2011 og en fra 2012). Disse var ikke lagret på en måte som gjorde at de var lett gjenfinnbare. Protokoll finnes ikke på saker under kr 50 000. Ved et par tilfeller framgår ikke av protokollen at en som av selskapet regnes som inhabil, har fratrådt ved behandling av saken i sponsorrådet. Når det gjelder åpenhet og tilgjengelighet har informasjonen på hjemmesiden ikke vært oppdatert i tråd med rutinen. 2. Fylkestinget har merket seg at Eidsiva Energi AS i sitt svarbrev til rapporten (vedlegg 4 til rapporten) er positive til de anbefalinger som fremkommer. Med bakgrunn i dette forventer fylkestinget at selskapet følger opp revisjonsrapporten på tilfredsstillende måte. 3. Fylkestinget ber fylkeskommunens eierrepresentant følge opp revisjonsrapportens anbefalinger overfor selskapet. Det vises spesielt til anbefalingene omkring sponsing: At kriterier for sponsing gjennomgås og at det vurderes om de er egnet til, og tilstrekkelig tydelige som kriterier. Vurdere hva som bør være kriterier og hva som være retningslinjer. At beslutningsprosesser om sponsing gjennomføres i tråd med selskapets egne rutiner. Dersom beslutningsprosessen som framgår av rutinene ikke er hensiktsmessig, bør det vurderes om rutinene bør endres. At det praktiseres så stor grad av åpenhet knyttet til sponsoravtaler som mulig. At man vurderer om selskapet har tilfredsstillende prosedyrer og kontroll med oppfølging når det gjelder midler til regional utvikling og prosjekter knyttet til promotering/påvirkningsarbeid. Møtebehandling Kristian Lein fra Innlandet Revisjon IKS presenterte rapporten og svarte på spørsmål fra utvalget. Vedlegg som viser høringsuttalelser til rapporten ble levert ut i møtet, slik at utvalget har fått presentert fullstendig rapport. Utvalgsleder presenterer rapporten i fylkestinget (saksordfører) og avtaler med revisjonen om de skal bidra i presentasjonen. Kontrollutvalget legger saken fram for fylkestinget med følgende INNSTILLING: 4
1. Fylkestinget tar revisjonsrapporten «Selskapskontroll Eidsiva om roller, habilitet og sponsing» til orientering herunder rapportens to hovedproblemstillinger med tilhørende hovedkonklusjoner: Problemstilling 1 Kombinasjon av roller og habilitet I hvilken grad etterlever styremedlemmer og daglig leder i Eidsiva Energi AS, Eidsiva Vekst AS, Eidsiva Nett Holding AS og Eidsiva Nett AS aktuelle bestemmelser om habilitet og rollekonflikter i lovverk og interne reglementer/retningslinjer? Hovedkonklusjon I tilknytning til denne selskapskontrollen har det ikke framkommet signaler om at styremedlemmer og daglig leder (konsernsjef/direktør) i Eidsiva Energi AS, Eidsiva Vekst AS, Eidsiva Nett Holding AS og Eidsiva Nett AS ikke etterlever aktuelle bestemmelser om habilitet og rollekonflikter i lovverk og interne reglementer/retningslinjer. I tilknytning til selskapskontrollen har det fremkommet signaler om at det er forbedringspotensialer når det gjelder å klargjøre om daglig leder (konsernsjef og direktør) har vært til stede når styrene har behandlet saker som omhandler evaluering av direktør eller evaluering av konsernsjef og avlønning. Problemstilling 2 Sponsing I hvilken grad etterlever ansatte med ansvar for tildeling av sponsormidler og medlemmer av sponsorrådet aktuelle reglementer, retningslinjer og rutiner? Hovedkonklusjon Revisjonen mener det er positivt at Eidsiva har skriftliggjort rutiner for behandling av saker og kriterier for sponsoravtaler. Revisjonen mener at undersøkelsen viser at etterlevelsen varierer. Ikke alle kriterier Eidsiva stiller opp, følges opp fra en naturlig forståelse av kriteriene. Det kan dessuten stilles spørsmål ved om flere av disse kriteriene er egnet som kriterium. Et kriterium, slik vi har brukt begrepet her, innebærer at det skal være noen avgjørende kjennetegn som skiller de som faller innenfor fra de som faller utenfor («skiller sant fra falsk»), og slike avgjørende kjennetegn er det ikke alle Eidsivas kriterier for sponsoravtaler som har. Når det gjelder beslutningsprosessen er det til dels stor forskjell fra det som framkommer i rutinen om sponsorråd og gjeldende praksis. Dette gjelder bl.a. at ikke alle saker med en verdi over kr 50 000 er behandlet i sponsorråd og at protokoller bare finnes unntaksvis for saker behandlet i sponsorråd før 2013 (en fra 2011 og en fra 2012). Disse var ikke lagret på en måte som gjorde at de var lett gjenfinnbare. Protokoll finnes ikke på saker under kr 50 000. Ved et par tilfeller framgår ikke av protokollen at en som av selskapet regnes som inhabil, har fratrådt ved behandling av saken i sponsorrådet. Når det gjelder åpenhet og tilgjengelighet har informasjonen på hjemmesiden ikke vært oppdatert i tråd med rutinen. 5
2. Fylkestinget har merket seg at Eidsiva Energi AS i sitt svarbrev til rapporten (vedlegg 4 til rapporten) er positive til de anbefalinger som fremkommer. Med bakgrunn i dette forventer fylkestinget at selskapet følger opp revisjonsrapporten på tilfredsstillende måte. 3. Fylkestinget ber fylkeskommunens eierrepresentant følge opp revisjonsrapportens anbefalinger overfor selskapet. Det vises spesielt til anbefalingene omkring sponsing: At kriterier for sponsing gjennomgås og at det vurderes om de er egnet til, og tilstrekkelig tydelige som kriterier. Vurdere hva som bør være kriterier og hva som være retningslinjer. At beslutningsprosesser om sponsing gjennomføres i tråd med selskapets egne rutiner. Dersom beslutningsprosessen som framgår av rutinene ikke er hensiktsmessig, bør det vurderes om rutinene bør endres. At det praktiseres så stor grad av åpenhet knyttet til sponsoravtaler som mulig. At man vurderer om selskapet har tilfredsstillende prosedyrer og kontroll med oppfølging når det gjelder midler til regional utvikling og prosjekter knyttet til promotering/påvirkningsarbeid. 14/14 Hovedtrekkene i revisjonsstrategi for regnskapsrevisjon 2014 1 Kontrollutvalget OFK 21.10.2014 14/14 1. Kontrollutvalget tar revisjonsstrategien for regnskapsrevisjon for 2014 til orientering. 2. Kontrollutvalget tar uavhengighetserklæringen fra oppdragsansvarlig regnskapsrevisor til orientering. Møtebehandling Revisor Justin Aaboen presenterte overordnet revisjonsstrategi for regnskapsrevisjon for 2014 og svarte på spørsmål fra utvalget. Det trekkes fram at det er tatt i bruk helt nye systemer for regnskap, lønn og fakturering i fylkeskommunen fra januar. Dette gjør at risikoen har økt noe på dette området og vil bli fulgt spesielt opp av revisjonen. Det ble og framhevet at merverdiavgiftskompensasjon av investeringer skal inntektsføres direkte i investeringsregnskapet fra nå av, her har det vært en overgangsordning de siste år. 1. Kontrollutvalget tar revisjonsstrategien for regnskapsrevisjon for 2014 til orientering. 6
2. Kontrollutvalget tar uavhengighetserklæringen fra oppdragsansvarlig regnskapsrevisor til orientering. 15/14 Oppdragsavtale med Innlandet Revisjon IKS for 2015 1 Kontrollutvalget OFK 21.10.2014 15/14 1. Kontrollutvalget godkjenner forslag til oppdragsavtale for 2015 mellom Oppland fylkeskommune og Innlandet Revisjon IKS med en total økonomisk ramme på kr. 3.483.775,-. 2. Avtalen inngås med forbehold om dekning innenfor den budsjettrammen fylkestinget vedtar. Møtebehandling Daglig leder av Innlandet Revisjon IKS, Bjørg Hagen, presenterte benchmarking av Innlandet Revisjon IKS sett i sammenheng med oppdragsavtalen og svarte på spørsmål fra utvalget. 1. Kontrollutvalget godkjenner forslag til oppdragsavtale for 2015 mellom Oppland fylkeskommune og Innlandet Revisjon IKS med en total økonomisk ramme på kr. 3.483.775,-. 2. Avtalen inngås med forbehold om dekning innenfor den budsjettrammen fylkestinget vedtar. 16/14 Oppsummering egenevaluering kontrollutvalget 1 Kontrollutvalget OFK 21.10.2014 16/14 Kontrollutvalget tar oppsummeringen av egenevalueringen til orientering. 7
Møtebehandling Sekretariatsleder orienterte om bakgrunn og resultat av evalueringen. Spesielle funn for OFK ble trukket fram. Kontrollutvalget tar oppsummeringen av egenevalueringen til orientering. 17/14 Tertialrapport kontrollutvalget pr. 31.8.14 1 Kontrollutvalget OFK 21.10.2014 17/14 Kontrollutvalget tar tertialrapporteringen pr. 31.8.14 til orientering. Møtebehandling Kontrollutvalget tar tertialrapporteringen pr. 31.8.14 til orientering. 18/14 Kontrollutvalgets budsjett 2015 1 Kontrollutvalget OFK 21.10.2014 18/14 Kontrollutvalgets totale budsjett for 2015 fastsettes med en ramme på kr. 4.590.775,- med utgangspunkt i følgende fordeling. a) Kontrollutvalget kr. 365.000,- (2014-priser) b) Innlandet Revisjon IKS kr. 3.483.775,- (2015-priser) c) Kontrollutvalgssekretariatet Innlandet kr. 742.000,- (2015-priser) 8
Møtebehandling Kontrollutvalgets totale budsjett for 2015 fastsettes med en ramme på kr. 4.590.775,- med utgangspunkt i følgende fordeling. a) Kontrollutvalget kr. 365.000,- (2014-priser) b) Innlandet Revisjon IKS kr. 3.483.775,- (2015-priser) c) Kontrollutvalgssekretariatet Innlandet kr. 742.000,- (2015-priser) 9