Samfunnskontoret Saksframlegg Dato Løpenr Arkivsaksnr Arkiv 04.06.2014 36686/2014 2013/2911 M82 Saksnummer Utvalg Møtedato 14/84 Bystyret 19.06.2014 14/125 Formannskapet 19.06.2014 Ny brannstasjon med samlokaliserte alarmsentraler Forslag til innstilling 1. Bodø kommune inngår OPS-avtale for etablering av brannstasjon inklusiv samlokaliserte alarmsentraler for Salten Brann, Salten Politidistrikt og Nordlandssykehuset. Årlig leiekostnad skal ikke overstige 16 millioner kroner. Finansiering i forbindelse med utarbeidelse av budsjett 2015. Vedtaket er under forutsetning av at det inngås forpliktende avtale med Salten politidistrikt og Nordlandssykehuset om framleie av arealer for alarmsentraler. Samlede framleieinntekter fra samlokalisert alarmsentral skal årlig utgjøre minimum 3,9 millioner kroner. Endelige tall kommer etter at forhandlinger med tilbydere er gjennomført. 2. Hvis det ikke oppnås enighet om samlokaliserte alarmsentraler så vil alternativet være å inngå OPS-avtale for etablering av brannstasjon med egen alarmsentral. Årlig leiekostnad skal da ikke overstige 14 millioner kroner. Finansieres gjennom årsbudsjett. 3. Det settes av 4,75 millioner kroner til innkjøp av inventar i brannstasjonen. Finansieres gjennom økt låneopptak. 4. Det settes av 10 millioner kroner til å dekke påløpne prosjekt-/utviklingskostnader. Finansieres gjennom økt låneopptak. Sammendrag Bodø kommune skal bygge ny brannstasjon og det er inngått intensjonsavtale mellom Salten Brann, Salten politidistrikt og Nordlandssykehuset, samt Bodø kommune om et samarbeid som har til hensikt å samlokalisere de tre nødetatenes alarmsentraler i tilknytning til den nye brannstasjonen. Saken kan ha to alternative utfall: 1. Det inngås avtale med firma om OPS-prosjekt for etablering av brannstasjon med alarmsentraler for nødetatene brann, politi og AMK. Dette forutsetter at Salten politidistrikt Side321
og Nordlandssykehuset inngår avtale med Bodø kommune om leie av lokaler i felles alarmsentral. 2. Det inngås avtale med firma for OPS-prosjekt for etablering av brannstasjon som kun har alarmsentral for brannvesenet. Ny brannstasjon, med opsjon på bygning for samlokaliserte alarmsentraler, har vært ute på anbud som OPS-prosjekt. Fem firma meldte interesse for prosjektet og etter prekvalifisering ble tre invitert til å gi anbud med frist 28. mai d.å. Anbudsåpningen viser at de innkomne tilbud er såpass i tråd med estimatene i forprosjektet at estimatene kan benyttes i saksframlegget og som grunnlag for endelig vedtak. For å ta hensyn til eventuelle endringer og forhandlinger settes 16 millioner kroner som øvre ramme for årlige leiekostnader. Det gjennomføres forhandlinger med tilbyderne. Resultatet av disse, som viser endelige kostnadstall samt øvrige betingelser, vil foreligge i slutten av august. Kontrahering må skje senest i september for å holde framdrift, dvs. med bygg som tas i bruk 1.januar 2016. Forprosjektets prisestimater gir en årlig leiepris for samlokaliserte alarmsentraler på kr 2.400,- pr m 2, til sammen 3,9 millioner kroner. I hht. statistikk fra megler varierer leieprisene for kontorer i nybygg i Bodø mellom kr 1.800,- til 2.300,- pr m 2. Samlokaliserte alarmsentraler er spesialdesignet etter brukernes funksjonskrav, med mye teknisk infrastruktur og er dermed mer enn et vanlig kontorbygg. For brannstasjonen, uten alarmsentral, er årlig leiepris estimert til ca. kr 2.650 pr. m 2, til sammen ca.11,5 millioner kroner. Brannstasjon med egen alarmsentral (ikke samlokalisert) vil ha et leieareal på 4824 m 2 leieprisen blir ca. kr 2.700,- pr m 2, med samlet leiepris på ca. 13,1 millioner kroner. Endelig fastsetting av leiepris skjer gjennom de forhandlinger som gjennomføres i august/september. I tillegg tas med kostnader på ca. 14,75 millioner kroner til inventar og prosjektkostnader. I forprosjektet til brannstasjon var også tatt med 675 000 til kunstnerisk utsmykking. Dette er ikke tatt med i denne saken. Etablering av nytt nødnett følger nasjonal plan og skal skje i løpet av 2015. I Bodø er det viktig at dette skjer i forbindelse med innflytting i nye alarmsentraler da dette er den beste og mest kostnadseffektive løsningen. Direktoratet for nødkommunikasjon har gitt positive tilbakemeldinger på dette. Saksopplysninger Bakgrunn Bodø kommune skal bygge ny brannstasjon og i den forbindelse er det inngått intensjonsavtale mellom Salten Brann, Salten politidistrikt og Nordlandssykehuset, samt Bodø kommune om et samarbeid som har til hensikt å samlokalisere de tre nødetatenes alarmsentraler i tilknytning til den nye brannstasjonen. Denne saken kan dermed ha to alternative utfall: 1. Det inngås avtale med firma om OPS-prosjekt for etablering av brannstasjon med alarmsentraler for nødetatene brann, politi og AMK. Dette forutsetter at Salten politidistrikt og Nordlandssykehuset inngår avtale med Bodø kommune om leie av lokaler i felles alarmsentral. 2. Det inngås avtale med firma for OPS-prosjekt for etablering av brannstasjon som kun har alarmsentral for brannvesenet. Side322
Intensjonsavtalen er utarbeidet etter at Bodø kommune i februar 2013 tok initiativ til et felles møte med berørte etater for å sondere mulighetene for samlokalisering av «blålysetatene». Arbeidet er utført av prosjektgruppe bestående av: To representanter fra Salten Brann To representanter fra politiet To representanter fra Nordlandssykehuset En fra Bodø kommune eiendomskontoret En med kompetanse på samarbeidsområdene leder styringsgruppen Samfunnskontoret har vært sekretær for arbeidet. I tillegg har politisk rådgiver i Bodø kommune, samt leder av PNM-komiteen deltatt i arbeidsgruppas møter. Med bakgrunn i underskrevet intensjonsavtale, samt politiske vedtak i Bodø kommune, er det utarbeidet et forprosjekt som inkluderer samlokaliserte alarmsentraler i ny brannstasjon. Prosjektgruppa for samlokalisering har vært konsultert og har bidratt inn i dette arbeidet. Det er også utarbeidet forslag til leieavtale mellom Bodø kommune, som framleier fra OPS-selskapet, og Salten Politidistrikt og Nordlandssykehuset. Forslag til leieavtaler er oversendt Salten Politidistrikt og Nordlandssykehuset. Politiske vedtak De politiske vedtak som danner grunnlag for denne saken er: PS 13/11, Bodø formannskap den 26/6-13,med følgende vedtak: 1. Prosjektet «Ny brannstasjon i Bodø» videreføres med tanke på samlokalisering med Salten Politidiskrikt, Salten Brann IKS, Nordland fylkeskommune, Salten regionråd, Bodø kommune og Salten IUA. 2. Prosjektet gjennomføres som et OPS, hvor man i samarbeid med utbyggere får oppført et bygg som etatene leier tilbake, slik som Salten Politidistrikt og ambulansetjenesten og Nordlandssykehuset gjør i dag. Det søkes assistanse fra aktører med erfaring fra slike prosjekter. 3. Status i framdriften legges fram for formannskapet 25.september 2013 og forprosjektet skal være klar innen utgangen av 2013. PS 14/1, Bodø formannskap den 29/1-14, med følgende vedtak: 1. Gjennomføres et forprosjekt for byggetrinn 2 i tilknytning til planlagt brannstasjon. Forprosjektet skal blant annet beskrive innhold og kostnader for samlokalisering av alarmsentralene til nødetatene. 2. Kostnadene med forprosjektet, kr 350 000,- dekkes innenfor vedtatte budsjettramme på fellesområde, planleggingsmidler. 3. Prosjektet blir en del av ny brannstasjon i Bodø Kommune 4. Byggetrinn 2 skal ferdigstilles ved utgangen av 2015 5. Eiendomskontoret i Bodø kommune skal ha prosjektledelse og koordinering av prosjektet PS 14/111, Bodø formannskap den 3/6-14, med følgende vedtak: Saken tas til orientering. Bygging av ny brannstasjon med arealer for samlokalisering av alarmsentraler tas opp til behandling i bystyret 19. juni 2014, med innstilling fra formannskapet i ekstraordinært møte samme dag. Generelt om prosjektet Det er gjennomført en mulighetsanalyse der samlokalisering av alarmsentralene er bygningsmessig integrert med ny brannstasjon. I forprosjektet er romprogram og tegninger utformet i et nært samarbeid med prosjektgruppen og på grunnlag av funksjonskrav fra brukerne. Samlokalisering av alarmsentralene er dimensjonert for å ta høyde for framtidige behov for operatørplasser og andre arealbehov. Etablering av nytt nødnett følger nasjonal plan og skal skje i løpet av 2015. I Bodø er Side323
det viktig at dette skjer i forbindelse med innflytting i nye alarmsentraler da dette er den beste og mest kostnadseffektive løsningen. Direktoratet for nødkommunikasjon har gitt positive tilbakemeldinger på dette. Etatene har gjennomført ROS-analyser (risiko og sårbarhet), og tiltak relatert til bygg er hensynstatt i forprosjektet. Valgte løsninger vil gi tilgang på felles operasjonsrom for å takle middels og store hendelser samtidig som autonomi, fagkyndighet og selvstendighet for den enkelte etats nødsentral bevares og beskyttes. Videre er det også lagt inn arealer for både virksomhetsspesifikt og felles arbeid med planlegging, utdanning og øvelser, og lokalene er dimensjonert for å trekke inn øvrige bidragsytere innenfor beredskapsområdet etter behov. Samlokalisering av alarmsentralene er utformet med sikte på å gi gode rammevilkår for samvirke, kunnskapsdeling, forebyggende arbeid og håndteringsevne knyttet til de utviklingstrekk og trusselbilder vi ser i samfunnet framover. Tegningene er omforent og godkjent av Salten politidistrikt, Nordlandssykehuset HF og Salten Brann IKS. Ny brannstasjonen med opsjon på bygning for samlokaliserte alarmsentraler har vært ute på anbud som OPS-prosjekt. Fem firma meldte interesse for prosjektet og etter er prekvalifisering ble tre invitert til å gi anbud med frist 28. mai d.å. Anbudsåpningen viser at de innkomne tilbud er såpass i tråd med estimatene i forprosjektet at disse kan benyttes i saksframlegget og som grunnlag for endelig vedtak. Det gjennomføres forhandlinger med tilbyderne. Resultatet av disse, som viser endelige tall, vil foreligge i slutten av august. Ut fra denne situasjonen benyttes forprosjektets estimater som grunnlag for vedtak, da som en øvre ramme. Prosjektkostnad eks. merverdiavgift Bruttoareal Prosjektkostnad Brannstasjon med 110-sentral 4824 m2 168 mill. kroner Brannstasjon u/ alarmsentral 4350 m2 157 mill. kroner Samlokaliserte alarmsentraler 1629 m2 41 mill. kroner I tillegg til leiekostnaden på brannstasjonen må det investeres i inventar. I forprosjektet til brannstasjonen er dette estimert til 4,75 millioner kroner inkl. mva. Utover dette kommer generelle kostnader på til sammen ca 10 millioner kroner. Dette gjelder utarbeidelse av opprinnelig forprosjekt, prosjektadministrasjon, prosjektansvarlig, prosjektledelse/rådgiving OPS, kulturminnekartlegging, offentlige gebyrer etc. I forprosjektet til brannstasjon var også tatt med 675 000 til kunstnerisk utsmykking. Dette er ikke tatt med i denne saken. Husleie og drift Ved organisering som OPS (offentlig/privat samarbeid) beregnes nødvendig årlig kommunalt vederlag (husleie) til OPS-selskapet. Husleien fra kommunen må være tilstrekkelig til at det møter de økonomiske krav en privat aktør har for å investere i prosjektet, bl.a. prosjektets investerings-, drifts- og vedlikeholdskostnader i et livssyklusperspektiv (LCC) samt den private aktørs finansiering og krav til avkastning. Det legges opp til at Bodø kommune skal være leietaker hos OPS-selskapet, og intensjonen er at Bodø kommes skal framleie arealer i alarmsentralen til Salten politidistrikt og Nordlandssykehuset. Det er utarbeidet estimater for årlig kommunal husleie basert på informasjon mottatt fra Bodø kommune og HR Prosjekt. Estimatene omfatter: Side324
Kommunal husleie til OPS-selskap for brannstasjon inkludert 110-sentral. Det vil si brannstasjon uten samlokaliserte alarmsentraler. Kommunal husleie til OPS-selskap for samlokaliserte alarmsentraler på 1.629 m 2 og fordelt mellom etatene Salten Brann, Nordlandssykehuset og Salten Politidistrikt utfra både separat areal og andel av fellesareal. Endring i kommunal husleie ved reduksjon av areal i brannstasjon på 474 m 2 og 11 mill. kr i innsparte prosjektkostnader. Dette betinger realisering av samlokaliserte alarmsentraler. Husleie er beregnet teoretisk ut fra faktagrunnlag og forutsetninger med ulike grader av usikkerhet samt erfaringstall fra sammenlignbare OPS-prosjekter. Husleien er fordelt på: Kapitalleie som er vederlag til å dekke kostnader til investering, finansiering og avkastning på egenkapitalen. FVDS-leie som er vederlag til «Forvaltning, Drift, Vedlikehold og Service». FDVS-tall er basert på rapport «LCC analyse» utarbeidet av COWI, datert 4. juni 2013. Brannstasjonen, uten alarmsentral, har et leieareal på 4350 m 2. Årlig leiepris er beregnet til ca. 11,5 millioner kroner som betyr kr 2.650,- pr m 2. Samlokaliserte alarmsentraler har leieareal på 1629 m 2. med beregnet årlig leiepris blir på ca. 3,9 millioner kroner som betyr kr 2.400,- pr. m 2. Årlig leie for den enkelte etat er beregnet ut fra fordelt areal. Dette vises i tabellen nedenfor. Brannstasjon med egen alarmsentral (ikke samlokalisert) vil ha et leieareal på 4824 m 2. Årlig leiepris er beregnet til ca. 13,1 millioner kroner som betyr kr 2.700,- pr m 2. Andel (%) Beregnet husleie (kapitalleie + FDVS) fordelt på leietakere i 2014-kroner: Etat Sum areal Leiepris (mill. kroner) m 2 Totalareal (%) Leiepris total (mill. kroner) Adm Salten Brann x 471,5 29 1,1 110-sentral (110) x 271,6 17 0,7 Politi (112) 612,4 37 1,5 Helse/AMK (113) 273,6 17 0,7 Sum 1629,1 100 3,9 x - Brann sine andeler i alarmsentralbygget består av arealer for administrasjonen i Salten Brann IKS og 110-sentral. Tabell som viser areal/leiekostnader ved ulike alternativ Alternativ Areal (m 2 ) Samlet årlig vederlag (mill. 2014-kr) Brannstasjon m/egen alarmsentral Brannstasjon u/egen alarmsentral Brannstasjon m/samlokalisert alarmsentral Kostnad pr m 2 (2014-kr) 4824 13,1 2.700,- 4350 11,5 2.650,-,- 5979 15,4 Brannstasjon 2.650,- Samlok. alarmsentral 2.400,- Tallene for vederlag/ husleie er kun estimater og utgiftsfordeling vil bli justert etter resultatet av pågående konkurranse og forhandlinger med etatene. Tallene baseres på finansiell leiemodell med 25 års leieperiode. Dette betyr at kommunen har anledning til vederlagsfritt å overta bygget etter 25 år. Side325
Foreliggende estimater er et kunnskapsgrunnlag for oppdragsgivers beslutningsprosess ved tilbudsåpning i OPS-konkurransen, forhandlinger og valg av leverandør. Det er knyttet betydelig usikkerhet til estimatene. Estimatene er teoretisk beregnet og basert på bestemte forutsetninger, informasjon fra oppdragsgiver og i noe utstrekning på skjønn. OPS-tilbyderne vil gjøre beregninger basert på egne forutsetninger, og leverandørenes beregninger kan avvike i betydelig grad fra resultatene i de gjennomførte analysene. I forprosjektet til brannstasjonen var det estimert til 4,75 mill. inkl. mva. til inventar samt 675 000,- kroner inkl. mva. til kunstnerisk utsmykning. Finansiering av kunstnerisk utsmykking er ikke tatt med denne saken. I tillegg må det budsjetters med generelle kostnader, påløpte og fremtidige. Dette gjelder utarbeidelse av opprinnelig forprosjekt, prosjektadministrasjon, prosjektansvarlig, prosjektledelse/rådgiving OPS, kulturminneundersøkinger, offentlige gebyrer etc, totalt estimert til ca. 10 millioner kroner. Det er utarbeidet forslag til samarbeids-/framleieavtaler hvor Bodø kommune framleier til Nordlandssykehuset og Salten Politidistrikt. Avtalene er til behandling hos Helse Nord RHF og Politidirektoratet. Resultat av denne behandlingen bør foreligge før bystyrets behandling. Framdrift Datoer Milepæler 28 mai 2014 Tilbudsåpning 23. juni 2014 Reviderte tilbud Medio august 2014 Endelig tilbud og innstilling om anskaffelse Slutten av august 2014 Endelig beslutning om anskaffelse Medio september 2014 Kontrahering Medio oktober 2014 Oppstart byggearbeider 15.november 2015 Installasjon av nødnett mv. kan starte 1.januar 2016 Oppstart leieperiode Vurderinger Det er gjennomført gode prosesser i forhold til både brannstasjon med egen alarmsentral og brannstasjon med samlokaliserte alarmsentraler. Tegningene for samlokalisert alarmsentraler er gjennomgått og anbefalt i de berørte etater. Arbeidet med intensjonsavtalen og en presentasjonsbrosjyre har vist at etatene ønsker en slik løsning. De forslåtte løsninger har vært vurdert i de ulike etatene og det er foretatt korrigeringer med bakgrunn i dette. De samlokaliserte alarmsentraler skal ha minst like gode kvaliteter som de vil ha i egne bygg samtidig som det gis gode muligheter for samhandling når dette er aktuelt. Det er viktig å presisere at prosjektet gjelder samlokalisering ikke samorganisering. Ut fra prosessene ved utarbeidelse av intensjonsavtalen er det grunn til å tro at både Nordlandssykehuset og Salten Politidistrikt vil samlokalisere sine alarmsentraler med Salten Brann. Dette må imidlertid avgjøres i hhv. styret i Helse Nord RHF og i Politidirektoratet/Salten politidistrikt. Avtalene, med leiepris, er til behandling hos disse og avgjørelse bør foreligge før bystyrets vedtak. Det forutsettes at Nordlandssykehuset og Salten politidistrikt inngår leieavtale (framleie)med Bodø kommune, som har OPS-avtale for hele bygget. Ved anbudskonferansen meldte fem firma sin interesse. Tre av disse ble prekvalifisert og leverte anbud innen fristen 28. mai d.å. Forprosjektets prisestimater gir en årlig leiepris for samlokaliserte alarmsentraler på kr 2.400,- pr m 2. Statistikk viser at prisnivået i Bodø for leie i nybygg varierer mellom kr 1.800,- til 2.300,- pr m 2. Samlokaliserte alarmsentraler er spesialdesignet etter brukernes funksjonskrav, med mye teknisk infrastruktur og dermed mer enn et vanlig kontorbygg. Side326
For brannstasjonen, uten alarmsentral, er den estimert leieprisen ca. kr 2.6502 pr. m 2. For brannstasjon, med egen alarmsentral er årlig leiepris beregnet til kr 2.700 pr. m 2. Denne løsningen krever imidlertid et areal på 4824 m 2. Anbudsåpningen viser at de innkomne tilbud er såpass i tråd med estimatene i forprosjektet at disse kan benyttes i saksframlegget og som grunnlag for endelig vedtak, da om en øvre ramme. For å ta hensyn til eventuelle endringer og forhandlinger avrundes rammen til 15 millioner kroner som øvre ramme for årlige leiekostnader. Hvis det ikke oppnås enighet om samlokaliserte alarmsentraler så vil alternativet være å inngå OPSavtale for etablering av brannstasjon med egen alarmsentral. Årlig leiekostnad er beregnet til 13,1 millioner kroner. Dette beløpet heves til 13 millioner kroner og settes som øvre ramme for dette alternativet. Det gjennomføres forhandlinger med tilbyderne. Resultatet av disse, som viser endelige kostnadstall samt øvrige betingelser, vil foreligge i slutten av august. Kontrahering må skje senest i september for å holde framdrift, dvs. med bygg som tas i bruk 1.januar 2016. Endelig fastsetting av leiepris skjer gjennom de forhandlinger som gjennomføres i august/september. Kontrahering må senest skje i september for å holde framdrift, dvs. med bygg som tas i bruk 1.januar 2016. I tillegg til leiekostnadene må det investeres i inventar. I forprosjektet til brannstasjonen er dette estimert til 4,75 millioner kroner inkl. mva. Utover dette kommer generelle kostnader på til sammen ca. 10 millioner kroner. Konklusjon og anbefaling Det foreligger grunnlag for å avgjøre om Bodø kommune skal inngå OPS-avtale for etablering av brannstasjon. Under forutsetning av at det foreligger positiv tilbakemelding fra Nordlandssykehuset og Salten politidistrikt om samlokalisering av alarmsentralene i tilknytning til ny brannsatsjon i Bodø, anbefales at det inngås OPS-avtale for etablering av brannstasjon med areal for samlokaliserte alarmsentraler. Dette også under forutsetning av at årlig leiepris ikke overstiger forprosjektets estimater. Alternativt inngås OPS-avtale for bygging av brannstasjon med egen alarmsentral kun for brann. Det må også settes av midler til inventar og til dekning av generelle prosjektkostnader. Saksbehandler: Kyrre Didriksen Rolf Kåre Jensen Rådmann Grete Kristoffersen utviklingssjef Trykte vedlegg: ingen Utrykte vedlegg: ingen <Vennligst ikke slett noe etter denne linjen> Side327