Møteinnkalling Partssammensatt utvalg Av hensyn til innkalling av varamedlemmer bes eventuelt gyldig forfall meldt snarest til tlf. 64 87 85 06 Møtested: Kantina Rådhuset, 5. et. Møtedato: 29.04.2015 Møtetid: 15:00-17:30 Det vil være fint om eventuelle spørsmål i forbindelse med sakene kan sendes på e-post til politisksekretariat@ski.kommune.no senest 3 dager før møtet slik at administrasjonen kan gi dere svar i møtet. TIL BEHANDLING: PSU-4/15 HANDLINGSPLAN FOR ARBEIDSMILJØ 2015 PSU-5/15 NY BEDRIFTSHELSETJENESTE I SKI KOMMUNE PSU-6/15 NY MEDARBEIDERSAMTALEMAL PSU-7/15 NY MEDARBEIDERUNDERSØKELSE PSU-8/15 PROSESS RUNDT BUDSJETT OG HANDLINGSPLAN 2016-2019 PSU-9/15 SYKEFRAVÆR 1.KVARTAL 2015 PSU-10/15 AVVIKSRAPPORT 2014
Ski, 22.04.2015 André Kvakkestad
Saksbehandler: Elisabeth Goverud Arkiv: 440 Arkivsaksnr.: 15/424-3 BEHANDLING: SAKNR DATO Arbeidsmiljøutvalget 3/15 12.02.2015 Arbeidsmiljøutvalget 16/15 17.03.2015 Partssammensatt utvalg 4/15 29.04.2015 HANDLINGSPLAN FOR ARBEIDSMILJØ 2015 Forslag til vedtak: Saken tas til orientering Ingress/hovedbudskap: Arbeidsgruppen som har utarbeidet handlingsplan for arbeidsmiljø har bestått av hovedverneombud Marit Ravnan, hovedtillitsvalgt Eirik Sjøvoll, representant for bedriftshelsetjenesten og HR. Saksopplysninger: Den overordnede handlingsplan bygger på handlingsplanene for de ulike virksomhetene i Ski kommune. Virksomhetene har sendt inn sin lokale handlingsplan for arbeidsmiljø til HR, med frist 1. november. De lokale handlingsplanene er av avgjørende betydning for å kunne lage en overordnet handlingsplan som er lokalt forankret og bygger på medvirkning fra ansatte. Det er dessverre ikke alle virksomhetene som forholder seg til dette kravet. Hver høst gjennomføres ledersamtaler (for ledere med personalansvar) med fokus på HMS, disse samtalene ble gjennomført i løpet av september og oktober 2014. Samtalene er organisert i grupper og til sammen 80 ledere deltok høsten 2014. Innspill fra disse samtalene ligger også til grunn for denne planen. HR har ledet disse samtalene. Både handlingsplan for arbeidsmiljø samt ledersamtalene er viktige verktøy for å kvalitetssikre HMS-arbeidet i Ski kommune. Vurdering: Økonomiske konsekvenser: Konsekvenser for bærekraftig utvikling: Konklusjon: Side 3
4 Ski, 21.04.2015 Audun Fiskvik rådmann Elisabeth Goverud HMS-rådgiver Vedlegg som følger saken: a) Handlingsplan for arbeidsmiljøet i Ski kommune 2015 Vedlegg som ligger i saksmappen:
Saksbehandler: Elisabeth Goverud Arkiv: G00 Arkivsaksnr.: 15/1592-1 BEHANDLING: SAKNR DATO Partssammensatt utvalg 5/15 29.04.2015 NY BEDRIFTSHELSETJENESTE I SKI KOMMUNE Forslag til vedtak: Saken tas til orientering Ingress/hovedbudskap: Ski kommune har inngått en rammeavtale med Stamina helse AS om kjøp av bedriftshelsetjenester. Avtalen gjelder fra februar 2015. Totalt antall timer per år er 335. Dette er et estimat og kan avvikes ved behov. Saksopplysninger: Avtalen går ut på kjøp av følgende tjenester for ansatte i Ski kommune: - Helsekontroller av ansatte som utsettes for helseskadelige faktorer - Kartlegging av arbeidsmiljø/risikovurderinger. Gjennomføre målinger i forhold til støy, lys, inneklima og kjemiske/biologiske helsefarer, og gi forslag til forbedringer. - Individuell oppfølging, veiledning av ansatte/ledere ved spesielle behov. - Deltagelse i råd og utvalg - Kurs/opplæring forebyggende og helsefremmende arbeid. Bedriftshelsetjenesten, i samarbeid med HMS-rådgiver skal planlegge og gjennomføre HMS-kurs. Tilbudet er i tråd med arbeidsmiljølovens bestemmelser. I tillegg er det budsjettert med timer som ikke er lagt inn i rammeavtalen. Disse timene kjøpes via enkeltanskaffelser, for å sikre best mulig kompetanse innenfor på spesialområder, spesielt med tanke på helsefremmende arbeid. På denne måten sikres kvalitetens på tjenesten slik at de ansatte i Ski kommune vil til enhver tid får den beste tjenesten innen dette området. Samlet kostnad for bedriftshelsetjenester er estimert til kr 500 000,- per år. Vurdering: Økonomiske konsekvenser: Konsekvenser for bærekraftig utvikling: Konklusjon: Side 5
6 Ski, 21.04.2015 Audun Fiskvik rådmann Elisabeth Goverud HMS-rådgiver Vedlegg som følger saken: a) Vedlegg som ligger i saksmappen:
Saksbehandler: Øyvind Kramer Arkiv: 440 Arkivsaksnr.: 15/99-3 BEHANDLING: SAKNR DATO Arbeidsmiljøutvalget 5/15 12.02.2015 Arbeidsmiljøutvalget 15/15 17.03.2015 Partssammensatt utvalg 6/15 29.04.2015 NY MEDARBEIDERSAMTALEMAL Forslag til vedtak: Saken tas til orientering Ingress/hovedbudskap: Det ble i 2014 nedsatt en arbeidsgruppe som fikk i mandat å utarbeide et nytt medarbeidersamtalekonsept for Ski kommune. Arbeidsgruppa har bestått av Øyvind Kramer, Elin Voksøy, Elisabeth Goverud, alle fra HR, samt Anita Lorentzen (FF), Eirik Sjøvoll (UTD) og Marit Ravnan (HVO). Saksopplysninger: Rådmann har på bakgrunn av innspill fra virksomhetslederne gjort noen justeringer i forhold til arbeidsgruppens forslag. Den presenterte malen avviker fra arbeidsgruppens forslag til mal ved at det heretter skal inviteres til medarbeidersamtale mot at det tidligere ble innkalt til samtale. Videre er det åpnet for at det kan benyttes annen mal dersom den ansatte ikke vil benytte Ski kommunes mal. Det er åpnet for å gjennomføre medarbeidersamtaler i gruppe, men at alle ansatte skal ha et tilbud om individuell samtale i tillegg. Saken ble presentert i SSU/SAMU i februar. På bakgrunn av tilbakemeldinger i møtet, trakk rådmann saken, og inviterte hovedverneombudet og to hovedtillitsvalgte inn i prosessen. TMU utpekte de tillitsvalgte. Arbeidsgruppen har også sett på justeringer av forslag til ny medarbeiderundersøkelse. Det har vært avholdt 2 møter i arbeidsgruppen som har bestått av Anita Lorentzen, Eirik Sjøvoll, Marit Ravnan, Elin Voksøy, Morten Henriksen og Øyvind Kramer. Grunnet ferieavvikling har Eirik Sjøvoll og Anita Lorentzen også hatt rollen som hovedverneombud i prosessen. Gruppens mandat var å komme frem til spørsmål i refleksjonshjulet som var gjenkjennbare med medarbeiderundersøkelsen. Gruppen anbefaler 11 spørsmål som kan knyttes til den valgte medarbeiderundersøkelsens hovedområder. I tillegg åpnes det for at det enkelte LAMU kan legge til flere spørsmål. Side 7
8 SPØRSMÅL Jeg er godt kjent med mine arbeidsoppgaver/stillingsbeskrivelse Jeg opplever at jeg mestrer jobben Jeg har en akseptabel dags/ukeplan Jeg opplever å kunne påvirke jobben min Jeg får brukt mine sterke sider Jeg samrbeider godt med mine kolleger Jeg har en god dialog med nærmeste leder Jeg opplever at arbeidsmiljøet er godt Jeg utvikler min faglige kompetanse Jeg ønsker med videre/etterutdanning Jeg bidrar til at arbeidsplassen når sine mål HKI-OMRÅDE Forventning Handlingsrom Handlingsrom Handlingsrom Sterke sider Ros/anerkjennelse/omsor g Ros/anerkjennelse/ledelse Omsorg Videreutvikling Videreutvikling Resultat Det er planlagt opplæring i bruk av refleksjonsskjemaet i perioden april-juni. HR-rådgiver for den enkelte virksomhet vil i samarbeid med HMS-rådgiver være ansvarlig for at nødvendig opplæring blir gitt. Opplæringen vil skje ute i virksomhetene. Vurdering: Økonomiske konsekvenser: Konsekvenser for bærekraftig utvikling: Konklusjon: Ski, 12.03.2015 Audun Fiskvik rådmann Øyvind Kramer HR-sjef Vedlegg som følger saken: a) Vedlegg som ligger i saksmappen:
Saksbehandler: Øyvind Kramer Arkiv: 440 &32 Arkivsaksnr.: 14/110-6 BEHANDLING: SAKNR DATO Arbeidsmiljøutvalget 10/14 20.01.2014 Partssammensatt utvalg 4/14 29.01.2014 Arbeidsmiljøutvalget 24/14 06.06.2014 Partssammensatt utvalg 18/14 10.06.2014 Arbeidsmiljøutvalget 4/15 12.02.2015 Arbeidsmiljøutvalget 14/15 17.03.2015 Partssammensatt utvalg 7/15 29.04.2015 NY MEDARBEIDERUNDERSØKELSE Forslag til vedtak: Saken tas til orientering Ingress/hovedbudskap: I januar ble ledergruppen, UTD, FAGF og HVO presentert en ny mal for arbeidsmiljøundersøkelse, Humankapitalindeks/HKI. Deltakerne så forslaget som en forbedring i forhold til gjeldende metode. Rådmann presenterte HKI for virksomhetslederne i februar, og lagde på bakgrunn av dette en sak til SSU/SAMU der det ble foreslått at HKI tas i bruk fra våren 2015. På bakgrunn av tilbakemeldinger i møtet, trakk rådmann saken, og inviterte hovedverneombudet og to hovedtillitsvalgte inn i prosessen. TMU utpekte de tillitsvalgte. Arbeidsgruppen har også sett på justeringer av forslag til ny medarbeidersamtalemal. Saksopplysninger: Det har vært avholdt 2 møter i arbeidsgruppen som har bestått av Anita Lorentzen, Eirik Sjøvoll, Marit Ravnan, Elin Voksøy, Morten Henriksen og Øyvind Kramer. Grunnet ferieavvikling har Eirik Sjøvoll og Anita Lorentzen også hatt rollen som hovedverneombud i prosessen. Arbeidsgruppen var enig om følgende: Hva vi spør om: De seks HKI-utsagnene består uten endringer Det legges til fire utsagn. Tilleggsutsagnene fjernes dersom de ikke har hensikt. Arbeidsmiljøundersøkelsen vil dermed bestå av følgende spørsmål: 1) Virksomhet 2) Evt avdeling Side 9
10 3) HKI-utsagnene: a. Jeg vet hva som forventes av meg b. Jeg har handlingsrom* for å mestre jobben c. Jeg får brukt mine sterke sider i jobben min d. Jeg har i løpet av siste uke fått ros eller anerkjennelse for min innsats e. Jeg får ofte positiv oppmerksomhet og støtte fra noen på jobben f. Jeg utvikler meg kontinuerlig i mitt arbeid 4) Tilleggsutsagnene: a. Ledelse utøves godt ved min arbeidsplass b. Jeg er stolt av arbeidsplassen og det vi står for c. På min arbeidsplass er det lett å komme med nye ideer d. Ski kommunes verdier åpenhet og respekt- preger det arbeidet vi gjør 5) Avsluttende spørsmål: a. I min enhet har vi jobbet godt med tiltak etter forrige arbeidsmiljøundersøkelse Arbeidsgruppen diskuterte om «Vold og trusler» skulle være en del av medarbeiderundersøkelsen, men kom frem til at SAMU bes om å kartlegge omfang av vold og trusler i arbeidet i en egen undersøkelse. Metodikk: I tillegg til ett HKI forbedringspunkt, skal ledelse tas som et forbedringspunkt dersom 20 % er rødt på utsagnet «Ledelse utøves godt ved min arbeidsplass» Alle tilleggsutsagnene kan tas i tillegg til HKI-forbedring. Ved innføring av HKI skal oppfølgingsarbeidet følge anbefalingen til Gallup slavisk ved at forbedringsområdet som skal tas opp bestemmes av det første området der avdelingen/virksomheten ikke har nådd opp til minstekravet. Minstekrav for «Forventninger» og «Handlingsrom» er en snittverdi på 4,5 (på en skala 1-5) Minstekrav for «Sterk side» og Ros/anerkjennelse» er 4,0 (på en skala 1-5) Minstekrav for «omsorg» og «Videreutvikling» er 3,5 (på en skala 1-5) Presentasjon: Svarene presenteres dersom det er flere enn 4 svar. Andel som har svart verdi 1, markeres med rødt Andel som har svart verdi 2,3 og 4 markeres med gult Andel som har svart verdi 5 markeres med grønt. Forberedelse: Før undersøkelsen sendes ut skal alle ansatte få utsagnene presentert. I plenum drøftes hva som ligger i begrepene (eks. handlingsrom, mestre, anerkjennelse) for å få en felles forståelse av hva som ligger i begrepene. Uklarheter kan tas med HR.
Følgende har ikke vært behandlet av arbeidsgruppen, men er arbeidsgivers anbefalinger: 11 1) Det skal lages en konkret handlingsplan som er forpliktende for alle i avdelingen/virksomheten. 2) Alle fast ansatte og vikarer som har vært på jobb de siste 3 mnd skal delta i undersøkelsen. Ansatte som har byttet arbeidsplass skal svare på undersøkelsen for virksomheten de har jobbet de siste 3 mnd. Dersom de har jobbet mindre enn 3 mnd på nåværende arbeidsplass, skal de svare på forrige arbeidsplass. 3) De som har to eller flere arbeidsforhold må svare på alle sine arbeidsforhold som det inviteres til. 4) Ansatte skal opplyse hvilken stillingsprosent (grupper på 0-20, 21-40,41-60, 61-80. over 80 %) vedkommende har. Denne informasjonen skal kun brukes for å se om stillingsstørrelse påvirker i hvilken grad man oppfatter å ha et engasjerende arbeidsmiljø. Denne informasjonen skal kun bli presentert for rådmannens ledergruppe og i sentrale samarbeidsfora (SSU/SAMU) 5) Alle virksomhetene får tilbud om at HR-rådgiver for den enkelte virksomhet i samarbeid med virksomhetsleder kan bistå med opplæring/informere om den nye medarbeiderundersøkelsen og bistand i oppfølgingsarbeidet. Vurdering: Økonomiske konsekvenser: Konsekvenser for bærekraftig utvikling: Konklusjon: Ski, 12.03.2015 Audun Fiskvik rådmann Øyvind Kramer HR-sjef Vedlegg som følger saken: a) Vedlegg som ligger i saksmappen: Partssammensatt utvalgs behandling 29.01.2014: Votering: Enstemmig Vedtak: Saken tas til orientering Partssammensatt utvalgs behandling 10.06.2014: Votering:
12 Enstemmig Vedtak: Vedtak: Saken tas til orientering.
Saksbehandler: Terje Trovik Arkiv: 100 Arkivsaksnr.: 15/880-1 BEHANDLING: SAKNR DATO Arbeidsmiljøutvalget 12/15 17.03.2015 Partssammensatt utvalg 8/15 29.04.2015 PROSESS RUNDT BUDSJETT OG HANDLINGSPLAN 2016-2019 Forslag til vedtak: Saken tas til orientering Ingress/hovedbudskap: Rådmannen har sendt ut første budsjettrundskriv for arbeidet med neste års budsjett og handlingsplan. Som vist i økonomiplanen er det et kjent inndekningsbehov i driften på 30 mill kroner i 2016. Saksopplysninger: For arbeidet med driftsbudsjettet er det lagt opp til at temaet vies oppmerksomhet i virksomhetslederforum 26. mars 2015. Hensikten er å styrke forankringen av hvilken tilnærmingsmåte som skal brukes for å finne inndekningen. I forkant av samlingen vil det distribueres materiale som er under forberedning i virksomhet Økonomi. Til denne delen av VLF er tre hovedtillitsvalgte og hovedverneombud invitert. For arbeidet med investeringsbudsjettet skal virksomhetslederne innen 24. april melde endringsbehov ift. vedtatte investeringsplaner. Resultatet av vårens arbeid med drifts- og investeringsbudsjett for 2016-2019 resulterer i en rammesak som kommer til politisk behandling i juni. Rådmannen har i rundskrivet understreket at det skal være dialog med tillitsvalgte i arbeidet som følger av budsjettrundskrivet. Vurdering: Økonomiske konsekvenser: Konsekvenser for bærekraftig utvikling: Konklusjon: Side 13
14 Ski, 11.03.2015 Audun Fiskvik rådmann Terje Trovik Økonomisjef Vedlegg som følger saken: a) Budsjettrundskriv nr. 1-2015 Vedlegg som ligger i saksmappen:
Saksbehandler: Øyvind Kramer Arkiv: 461 Arkivsaksnr.: 14/1149-17 BEHANDLING: SAKNR DATO Arbeidsmiljøutvalget 22/14 06.06.2014 Partssammensatt utvalg 17/14 10.06.2014 Arbeidsmiljøutvalget 40/14 21.11.2014 Partssammensatt utvalg 31/14 26.11.2014 Arbeidsmiljøutvalget 9/15 12.02.2015 Partssammensatt utvalg 1/15 25.02.2015 Partssammensatt utvalg 9/15 29.04.2015 SYKEFRAVÆR 1.KVARTAL 2015 Forslag til vedtak: 1. PSU ber om at sykefraværsrapporten blir ettersendt når den foreligger i korrigert utgave 2. PSU tar oversikten til orientering Ingress/hovedbudskap: I sist PSU ble det bedt om at informasjon om sykefraværet i Ski kommune de siste 3 mnd (1. kvartal 2015) skulle presenteres i neste møte. Saksopplysninger: I arbeidet med å utarbeide denne oversikten har det fremkommet en feil i rapporten fra Agresso som beregner sykefraværet. Feilen er meldt til Agresso og er under arbeid. Det kan se ut som at totalfraværet er riktig beregnet, men at oppdelingen (1-3 dager, 4-16, 17-56, og over 56 dager) er feil. Rapporten presenteres i dette saksfremlegget med denne feilen: Side 15
PSU ba om en oversikt over alt fravær i 1kvartal 2015. Oversikten viser at legemeldt fravær er den største grunnen til fravær, etterfulgt av foreldrepermisjon. 16 Syk med legemelding 17176 Foreldrepermisjon 100% 5564 Foreldrepermisjon 80 % 3255 Ferie med lønn 2324 Egenmelding 2299 Syk med legemelding, kronisk syk 1902 Avspasering 784 Syk uten arbeidsgiverperiode (ved overgang fra annet 731 system) Barn og/ eller barnepasseres sykdom 715 Ferie foregående år 601 Velferdspermisjon med lønn 521 Pleie og opplæringspenger fra 1.dag 395 Svangerskapsrelatert sykdom, legemelding 378 Utdanningspermisjon med lønn 255 Kurs m/lønn 221 Andre permisjoner uten lønn 98 Andre permisjoner med lønn 90 Ferie under sykdom 74 Egenmelding, kronisk syk 72 Utdanningspermisjon uten lønn 57 Ferie 6. ferieuke 54 Utvidet foreldrepermisjon uten lønn 53 Fedrekvote 100 % 50 Tillitsverv 45 Svangerskapsrelatert sykdom, egenmelding 24 Lederavspasering 22 Ferie uten lønn 19 Adopsjon 80 % 14 Barns sykdom - kronisk sykdom 14 Syk uten lønn 14 Fars omsorgspermisjon 2 uker v/fødsel 10 Barn og/eller barnepassers sykdom, utover 10 dager 8 Seniorfri med lønn 8 Ferie neste år 5 Kurs u/lønn 2 Militær-/siviltjeneste med lønn 2 Totalsum 37856 De virksomhetene som har høyere fravær enn 9 % får følgende tilbud om bistand fra fra HR:
Oppfølging av virksomheter med fravær mer enn 9 % (hver 3 mnd): 17 a. Be om møte b. Be om oversikt hva fraværet skyldes c. Noter dette i et referat d. Refleksjon rundt hva som kan årsak (gjøres internt, med lege, med NAV). e. Sykefravær knyttet opp mot medarbeiderundersøkelse f. Brukes egenmelding mye? Lite? g. Kjøre prosess på avd. møte, ledes av HR (Helsegryta?, viktig/haster? osv.) h. Oppsummering og plan for tiltak videre. Anslå hvor stor andel som er arbeidsrelatert, og hva som er forhold som ligger utenfor arbeidsgivers styring. Vurdering: Økonomiske konsekvenser: Konsekvenser for bærekraftig utvikling: Konklusjon: Ski, 21.04.2015 Audun Fiskvik rådmann Øyvind Kramer HR-sjef Vedlegg som følger saken: a) Vedlegg som ligger i saksmappen: Partssammensatt utvalgs behandling 10.06.2014: Votering: Enstemmig Vedtak: Vedtak: Rapporten tas til orientering.
Saksbehandler: Øyvind Kramer Arkiv: 440 Arkivsaksnr.: 14/1695-3 BEHANDLING: SAKNR DATO Arbeidsmiljøutvalget 23/14 06.06.2014 Arbeidsmiljøutvalget 10/15 12.02.2015 Partssammensatt utvalg 2/15 25.02.2015 Partssammensatt utvalg 10/15 29.04.2015 AVVIKSRAPPORT 2014 Forslag til vedtak: Rapporten tas til orientering Ingress/hovedbudskap: PSU etterspurte en fremstilling av alle avvik i Ski kommune for hele 2014 fordelt per virksomhet. Saksopplysninger: I PSU-møtet i februar ble det etterspurt oversikt som viser i hvilken grad det rapporteres HMSavvik eller på Organisasjon eller Tjeneste/bruker. Oversikten viser at det er stor variasjon i innrapportering. Dette skyldes delvis ulike tjenesteområder (Botjenester, Miljøarbeidertjeneste og NAV har antatt flere tjenestelige/brukeravvik enn øvrige virksomheter, og delvis at tallene er oppgitt i absolutte verdier, og ikke i prosent av ansatte, dvs at store virksomheter har flere innrapporteringer enn små virksomheter). Side 18
19 Det er laget standard statistikkmaler som virksomhetslederne kan benytte i Kvalitetslosen. Dette gjør at virksomhetene lett kan få oversikt over sine avvik. Avviksrapportering foregår tertialvis. Virksomhetene reflekterer over meldte avvik, og beskriver forbedringsområder. Det er utarbeidet en styringskalender for 2015, for virksomhetsledere, der det fremkommer ulike rapporteringsfrister. Dette for bedre å sette virksomhetslederne i stand til å være forberedt på oppgaver som kommer. Kvalitetsrådgiver skal i 2015 besøke alle virksomheter, for å fokusere på bruken av Kvalitetslosen ikke bare som avvikssystem, men som en del av et internkontrollsystem. Skjema for avviksrapportering blir justert for 2015, med mer fokus på internkontroll-spørsmål.
20 Vurdering: Økonomiske konsekvenser: Konsekvenser for bærekraftig utvikling: Konklusjon: Ski, 21.04.2015 Audun Fiskvik rådmann Øyvind Kramer HR-sjef Vedlegg som følger saken: a) Vedlegg som ligger i saksmappen: