e-strategi for Sørum kommune 2013-2016 Handlingsplan 2013 Vedtatt av rådmannens ledergruppe 10.12.12
Vedtaks- og endringsprotokoll Behandlet/endret av Dato/sak nr. AMU, til uttalelse 18.12.2000 sak 0017/00 Ø/U 18.12.2000 sak 0099/00 AMU, til uttalelse 28.11.01 sak 0021/01 Ø/U 05.12.01 sak 0078/01 Lederforum 11.09.03 AMU, til uttalelse 19.11.03 Ø/A 03.12.03, sak 0018/03 Lederforum 14.10.04 AMU 08.12.04 Ø/A 08.12.04 sak 0100/04 Lederforum 27.10.05 AMU 16.11.05 sak Ø/A 16.11.05 sak 67/05 Lederforum 24.08.06 og 12.10.06 AMU 29.11.06 sak 20/06 Ø/A 06.12.06 sak 116/06 Lederforum 24.04.08 AMU 14.05.08 Ø/A 21.05.08 sak 41/08 Lederforum 13.11.08 sak 32/08 Ø/A 10.12.08 sak 113/08 Lederforum 12.11.09 AMU 02.12.09 sak 30/09 Ø/A 02.12.09 sak 119/09 Lederforum 04.11.10 AMU 01.12.10 Ø/A 08.12.10 Strategiforum 18.11.11 Rådmannens ledergruppe 26.11.12 AMU 2
Innholdsfortegnelse 1 Målsettinger... 4 2 Sikkerhet og arkitektur... 5 2.1 Informasjonssikkerhet... 5 2.2 Arkitektur... 5 3 Infrastruktur... 6 3.1 Klientutstyr... 6 3.2 Servermiljø og nettverk... 6 3.3 Samordnet kommunikasjon... 6 3.4 Grønn IT... 6 4 Forholdet til standarder og bruk av felleskomponenter... 7 4.1 Referansekatalogen for IT-standarder... 7 4.2 Felleskomponenter... 7 4.3 Åpne data... 7 5 Fagsystemer og fellessystemer... 8 5.1 Innbyggertjenester... 8 5.2 e-politiker... 8 5.3 Arkivsystemer... 8 5.4 Ansattportalen (intranett)... 9 5.5 Helse, omsorg og velferd... 9 5.6 Utdanningsområdet... 9 6 Forvaltning og kompetanse... 10 6.1 Ressursbruk og kompetanse i IKT-avdelingen... 10 6.2 Ressursbruk og kompetanse i organisasjonen for øvrig... 10 6.3 Systemforvaltning... 10 7 Innkjøp... 11 8 Handlingsplan, økonomi og gevinster... 12 8.1 Investeringstiltak 2013... 12 8.2 Driftstiltak 2013... 12 3
1 Målsettinger Sørum kommunes visjon og strategiske mål er førende for arbeidet med e-strategien. Den skal støtte opp under arbeidet med å nå de langsiktige og strategiske målene i kommuneplanens handlingsdel med økonomiplan. e-strategien må også sees i sammenheng med informasjons- og kommunikasjonsstrategien. e-strategiens viktigste fokusområde er å utvikle Sørum kommune som e-kommune. Fokus over tid har bidratt til gode resultater, blant annet tilnærmet full konsistens mot e-kommune 2012, og prisen som årets e-kommune i 2011. e-strategien (og dens tiltak) bygger på følgende pilarer: - Stabil drift - Tjenesteutvikling og innovasjon - Tilgjengelighet og mobilitet Flere av tiltakene i dette plandokumentet omhandler rene teknologiske løsninger. De understøtter i så måte en stabil, moderne og effektiv tjenesteproduksjon i organisasjonen. I tillegg er det lagt opp til en del tiltak som utfordrer organisasjonens arbeidsprosesser og -metodikk. Det må det skapes forståelse og aksept for, både hos ledere og medarbeidere, gjennom kompetanseheving, lederutvikling og medvirkning. Optimal implementering fordrer også utviklingen av en innovasjonskultur i organisasjonen spesielt blant ledere. 4
2 Sikkerhet og arkitektur 2.1 Informasjonssikkerhet Sørum kommune har en overordnet policy for IKT-sikkerhet, og en strategi for datasikkerhet. Det er også iverksatt tiltak for å ivareta personvernlovens og Datatilsynets krav til personsikkerhet. I forbindelse med helsenettet skal norm for informasjonssikkerhet i helse-, omsorgs- og sosialsektoren (normen) følges. Sørum kommune har en tosonemodell (intern og sikret sone), og forvaltning av personsensitiv informasjon skal skje i sikret sone. Alle systemer tas sikkerhetskopi av og speiles automatisk over til en katastrofelokasjon på Sørvald. Systemene for sikkerhetskopiering er funksjonelle og moderne. Alle brukere av kommunens nettverk skal autentiseres på personnivå. Katalogtjenesten i nettverket (AD) skal brukes for autentisering, og fagsystemene for eventuell autorisering. 2.2 Arkitektur Sørum kommune har i sine anskaffelser fokus på innkjøp av tjenesteorienterte systemer, men det gjenstår fortsatt mye arbeid med å håndtere eksisterende systemer. Utvikling av en tjenesteorientert arkitektur (SOA) innebærer en trelags arkitektur hvor mellomvaren ivaretar systemsamhandling og - integrasjon. Kommunikasjon mellom kommunens IKT-løsninger skal som prinsipp skje gjennom dokumenterte web servicer, og ikke proprietære grensesnitt (låste integrasjonskomponenter). I løpet av planperioden skal kommunens infrastruktur modelleres med bruk av mellomvare som integrasjonslag. Sørum kommune følger det pågående arbeidet med standardisering av arkitektur, og utvikling av felleskomponenter, som skjer gjennom KommIT, og vil søke deltakelse der det er naturlig. 5
3 Infrastruktur 3.1 Klientutstyr Virksomhetene kjøper og finansierer selv sitt IKT-utstyr (PC, nettbrett, telefoner etc). Virksomhetene melder inn sine behov i ansattportalen, og IKT-avdelingen koordinerer innkjøpene to ganger i året (mai og november). Sørum har rammeavtale på IKT-utstyr og følger denne ved alle bestillinger. I løpet av planperioden bør det innføres en mer systematisk utskifting av alt klientutstyr. Standarden på maskinparken er ved inngangen til planperioden god, men det er fortsatt behov for større løft innenfor utdanningsområdet. Utdanningsområdet vies spesiell oppmerksomhet i handlingsplanen for 2013. Som følge av at de fleste lokasjonene er utrustet med fullverdige trådløse nettverk, så bør det ved innkjøp vurderes bruk av bærbare datamaskiner. Medarbeidere med hjemmekontor kan da ta med sin bærbare datamaskin og bruke den hjemme. 3.2 Servermiljø og nettverk De større kommunale lokasjonene har fiberforbindelse, og har for øvrig en god infrastrukturell standard. Lokasjonene er også utrustet med trådløst spredenett som forsyner bærbart utstyr med fullverdige nettverkstjenester. Trådløst gjestenett er tilgjengelig. Fokus i planperioden blir å sikre stabiliteten og hastigheten i nettverket, etablere proaktive overvåkningsløsninger og skalere etter økt behov. For å imøtekomme organisasjonens behov for datakraft utvikles servermiljøet til å bli mer elastisk og behovsdrevet gjennom lokale skytjenester (private cloud). Servermiljøet analyseres og remodelleres i 2013. 3.3 Samordnet kommunikasjon Sørum kommune er ved inngangen av planperioden i gang med å fase ut den tradisjonelle infrastrukturen for telefoni med en mer fleksibel kommunikasjonsløsning (samordnet kommunikasjon). De ulike kommunikasjonskanalene (mobiltelefoni, fasttelefoni, chat, e-post, talepost og videokonferanser) blir samordnet i et grensesnitt, som for det første vil gjøre det lettere for de ansatte å forvalte sine kommunikasjonskanaler, og for det andre vil redusere kommunens samlede kostnader. Mobiltelefoner standardiseres på Microsoftbaserte telefoner. Standardiseringen legger til rette for samordnet kommunikasjon, integrasjon med ansattportalen og tilgjengeliggjøring av tjenester i egne apper. 3.4 Grønn IT Kommunen skal ha en grønn tilnærming til sine IKT-systemer. Det innebærer blant annet at det kjøpes inn strømbesparende systemer, at antall fysiske servere reduseres (virtualiseres), at maskinvaren ikke inneholder miljøgifter. Papirforbruket skal reduseres til et minimum. 6
4 Forholdet til standarder og bruk av felleskomponenter 4.1 Referansekatalogen for IT-standarder Sørum kommunes strategier skal være konsistente med føringene i referansekatalogen for ITstandarder i offentlig sektor. Dette innebærer blant annet følgende: - Tekstdokumenter skal publiseres i formatene HTML og PDF. Redigerbare dokumenter (eksempelvis søknadsskjema) skal publiseres i formatene PDF og ODF (i de tilfeller elektroniske skjermdialoger ikke brukes). - For utveksling av dokumenter mot omgivelsene skal formatene PDF eller ODF brukes. - Bilder skal publiseres i PNG eller JPEG. - Video (for eksempel kommunestyresendingene) skal kodes i H.264, lydsporet i AAC og innkapsles i MP4. - Tegnsett på nettsidene skal enkodes med UTF-8. - Elektroniske skjema skal utformes etter ELMER II. - Sak- og arkivsystemer skal følge NOARK-standarden. - Rammeverk for elektronisk meldingsutveksling i helsevesenet skal baseres på ebxml. - Nettsidene skal utformes etter retningslinjene WCAG 2.0. 4.2 Felleskomponenter Felleskomponenter som brukes: - DIFI sine kvalitetskriterer (for å sikre kvalitet på hjemmesiden) - LOS (for å strukturere informasjon på hjemmesiden). - ID-porten (for autentisering av innbyggerne mot innsynstjenester på hjemmesiden). Sørum kommune er ved inngangen til planperioden i pilot med KommIT for utvikling av felleskomponenten PostUt (elektronisk utsending av dokumenter). 4.3 Åpne data Sørum kommune har publisert turkartdata på data.norge.no, og etterstreber tilgjengeliggjøring av egne datasett der det er mulig. 7
5 Fagsystemer og fellessystemer 5.1 Innbyggertjenester En sentral føring i arbeidet med å utvikle Sørum kommune som e-kommune er å tilrettelegge for det digitale førstevalget, og arbeidet med å utvikle elektroniske kommunikasjonsformer, økt innsyn og flere selvbetjeningstjenester vies derfor fokus. Ved inngangen til planperioden har Sørum kommune rundt 50 elektroniske tjenester. Her finner vi blant annet innsynstjenester (eks innsyn i egen eiendom, postjournaler og barnehageopptak) selvbetjeningstjenester (eks finn din skole og elektroniske skjema), og elektroniske kommunikasjonsformer (eks mitt nabolag og chat). Dokumenter skal så langt som mulig tilgjengeliggjøres på postjournalene. Innsyns- og selvbetjeningstjenester kan kreve autentisering, enten i form av føderert autentisering eller bruk av ID-porten. Autentiseringsnivået skal ta utgangspunkt i hvilken informasjon som skal håndteres, jf forvaltningsloven, offentlighetsloven og personopplysningsloven. For å sikre at innbyggeren kan få innsyn i sine søknader og tilhørende vedtak, skal det stimuleres til at innbyggeren autentiserer seg gjennom ID-porten ved innsending av elektroniske søknader. Systemer som leverer proprietære autentiseringsløsninger skal unngås. Informasjonsflyten fra en elektronisk søknad kommer inn til vedtaket sendes ut skal skje elektronisk. Det innebærer at skjema på hjemmesiden skal være elektroniske skjema som er koblet mot bakenforliggende fagsystemer. Saksbehandlingen og utsending av vedtak skal tilsvarende skje elektronisk. Kommunen er aktiv på sosiale medier, og har etablert løsninger for å fange opp dialoger som omhandler Sørum kommune. Her vises det til tiltak i informasjons- og kommunikasjonsstrategien. Kommunen var først ut med egenutviklede apps for smartmobiler (iphone, ipad, Android), og er i dag langt fremme på dette området. Nye versjoner lanseres fortløpende. 5.2 e-politiker Alle folkevalgte har nettbrett, så møteforberedelser og møteavvikling skjer elektronisk. Kommunestyremøtene filmes og tilgjengeliggjøres både som direktesending og som videoarkiv på hjemmesiden. 5.3 Arkivsystemer Sørum kommune har kommet langt i bruk av elektronisk arkiv- og saksbehandling. Innføringen av nytt sak- og arkivsystem i januar 2012 har medført høyere kvalitet på det arkivdannede arbeidet, og har gjort det mulig å koble arkivsystemet mot andre systemer. I 2013 blir sak- og arkivsystemet utvidet til å favne om sikret sone, og understøtter da organisasjonens behov for forvaltning av personsensitiv informasjon i sak- og arkivsystem. Sørum kommune har også en frittstående NOARK-5 kjerne i sikret sone som ivaretar arkivering av dokumenter fra tre fagsystemer. I 2013 utvides i tillegg kommunens sak- og arkivsystem til å favne om sikret sone. Den arkivverdige håndteringen av personsensitiv informasjon er med andre ord god. 8
I planperioden vil det realiseres flere innsynstjenester mot arkivsystemene, blant annet innsyn i egne saker. 5.4 Ansattportalen (intranett) Ansattportalen er organisasjonens viktigste interne samhandlingsflate. Portalen er rolle- og oppgavestyrt, og forsiden fokuserer på å gi brukeren relevant informasjon og et overblikk over sine oppgaver som genereres i ansattportalen og fra andre systemer. Portalen er det interne rammeverket som skal prioriteres ved utvikling av interne tjenester, som resultatrapportering, kurspåmelding og andre tjenester. Notifikasjoner på oppgaver (som genereres fra fagsystemer) skal ikke sendes på e-post, men som oppgaver gjennom ansattportalen. 5.5 Helse, omsorg og velferd Potensialet for effektivisering ved inntak av teknologi innenfor tjenesteområdene familie og nærmiljø, og omsorg og velferd, vurderes som høyt. Hjemmetjenesten bruker nettbrett som er koblet mot turnussystemer, og elektroniske timelister er på plass i flere virksomheter. I 2013 ferdigstilles et prosjekt som blant annet resulterer i realisering av flere elektroniske timelister (se handlingsplanen). Velferdsteknologi er et voksende teknologiområde som kan bidra til å vri ressursbruken fra administrative prosesser til direkte tjenesteyting. Velferdsteknologi omfatter alle typer teknologier som har et brukerperspektiv, og har som formål å bedre kvaliteten av velferdstjenester gjennom økt selvhjulpenhet, uavhengighet og verdighet for mottakere av helse- og omsorgstjenester. Sørum ønsker å utforske mulighetene for inntak av velferdsteknologi gjennom et forprosjekt i 2013 (se handlingsplanen). Samhandlingsreformen kommer til å kreve fokus i planperioden, blant annet forholdet mot helsenett. Flere tjenester søkes realisert i helsenettet. 5.6 Utdanningsområdet Grunnskolene og barnehagene har som strategi at de ansatte i størst mulig grad skal bruke mobilt utstyr (bærbare maskiner etc). Det er en forutsetning for å sikre nødvendig fleksibilitet for bruk av digitale ressurser både som arbeidsverktøy og i arbeidet med barn og unge. Barnehagene skal ha god tilgang på digitalt utstyr i alle avdelingene. Skolene skal ha digitale undervisningsrom, hvor lærere og elever kan visualisere kunnskap, kommunisere ut av klasserom og ta inn oppdatert kunnskap. Innkjøp av pedagogiske programvarer og digitale ressurser koordineres og samkjøres gjennom arbeidslag. Slike arbeidslag bidrar til målrettet og systematisk utvikling av IKT i skole og barnehage, og sikrer en et likeverdig tilbud til barn og unge. Det vil også bidra til gode beslutningsprosesser når det gjelder innkjøp av pedagogiske programvare. Både teknisk og pedagogisk IKT-kompetanse skal sikres gjennom erfaringsdeling i nettverk bestående av ressurspersoner fra barnehage og skole. 9
6 Forvaltning og kompetanse 6.1 Ressursbruk og kompetanse i IKT-avdelingen IKT-avdelingen består av fagområdene brukerstøtte, infrastruktur og utvikling. Teamene består av konsulenter, rådgivere og læringer som sammen drifter det meste av systemene lokalt. Brukerstøtteteamet vurderes å ha tilstrekkelig med ressurser og kompetanse til å imøtekomme etterspørselen fra organisasjonen. Infrastrukturteamet har behov for ytterligere ressurstilførsel, blant annet innenfor systemarkitektur. Kompetansen i teamene stimuleres fortløpende gjennom årlige kompetanseplaner og sertifiseringskrav. Beredskapsvakt innføres i 2013. Beredskapsvakten vil være et viktig tiltak for å sikre høy oppetid, samt understøtte organisasjonens behov for støtte utenom ordinær arbeidstid. IKT-ressurser skal være tilgjengelig for teknisk bistand under kommunestyremøtene. Organisering av IKT-drift må utvikles ytterligere, slik at den sikrer helhetlig styring og optimal ressursutnyttelse. I planperioden implementeres derfor flere kvalitetsprosesser, blant annet innenfor endringshåndtering. Organiseringen følger i stor grad ITIL. For å sikre fokus på utviklingsprosjektene så er det for 2013 lagt inn et årsverk som prosjektmedarbeider (se handlingsplanen). 6.2 Ressursbruk og kompetanse i organisasjonen for øvrig Behov for IKT-kompetanse på alle ledd i organisasjonen er avgjørende for å kunne realisere denne e- strategien. Systemansvarlige må ha både generell IKT-forståelse, samt spesifikk kompetanse i sine fagsystemer. Sørum kommune ivaretar kompetansebehovet gjennom strategisk kompetanseutviklingsplan, seksjonsvise kompetanseplaner og e-læringspakker. Grunnskoleseksjonens plan for å utvikle digital kompetanse i skolen ivaretas gjennom egen plan, samt gjennom Kunnskapsløftet. IKT-opplæringen for ledere har blitt ivaretatt gjennom kontinuerlig ferdighetstrening og opplæring i nye fagsystemer. I planperioden blir det viktig å fokusere på strategisk IKT-ledelse og gevinstrealisering som følge av IKT-prosjekter. De enkelte tiltakene i handlingsplanen skal for øvrig innlemme utgifter knyttet til kompetansetilførsel. 6.3 Systemforvaltning Alle felles- og fagsystemer skal ha definerte systemeiere, systemsansvarlige og vedlikeholdsansvarlige. Ansvarsfordelingen reguleres i SLA mellom IKT-avdelingen og organisasjonen for øvrig. 10
7 Innkjøp Virksomheter som ser behov for å investere i nye systemer og/eller programvare må drøfte behovet og gjennomgå teknisk løsning sammen med IKT-avdelingen. Det foreligger et felles ansvar for at inntak av systemer understøtter organisasjonens samlede behov, og ikke resulterer i uintenderte ressursvridninger eller andre suboptimale effekter. Ved investering av nye systemer skal følgende punkter ivaretas. Systemer som ikke tilfredsstiller disse punktene skal som utgangspunkt refuseres. - Programvare (fag- og fellessystemer) som skal forvalte arkivverdig informasjon, skal være (forhånds)godkjent for NOARK-5. Hvis dette ikke lar seg gjøre, skal programvaren leveres med integrasjon mot kommunens NOARK-5 kjerner. - Programvare som inneholder informasjon som bør gjenbrukes mot andre systemer i kommunen, skal leveres med integrasjon gjennom dokumenterte grensesnitt (web servicer). Låste integrasjonskomponenter skal unngås. - Programvare som krever pålogging skal samordnes med kommunens egen katalogtjeneste (SSO). - For alle programmer så skal det avklares hvilke tjenestekomponenter løsningen leveres med. - Kommunen skal alltid vurdere alternativer basert på fri programvare. - For informasjonsløsninger skal standardene i referansekatalogen følges (se kapittel 2.2.1). - Maskinvare skal følge RoHS-direktivet om begrensning i bruken av skadelige stoffer, samt EUs WEEE-direktiv. - Kommunen har gode rammeverk for realisering av tjenester, blant annet hjemmesiden og ansattportalen. Det skal alltid gjøres en vurdering om det er mer hensiktsmessig å bygge tjenester opp i egne rammeverk som alternativt til å kjøpe ny programvare. - Programvare skal støtte kommunens databaseløsning og øvrige infrastruktur. - Finansiering av investeringer til nye systemer må spilles inn i forbindelse med den årlige budsjettbehandlingen, herunder behovet for økte driftsutgifter. 11
8 Handlingsplan, økonomi og gevinster Prosjekter som iverksettes skal initieres gjennom prosjektmandater med definerte effektmål. Prosjekter skal allerede i planleggingsfasen dokumentere gevinster i form av økt kvalitet, økonomiske besparelser eller andre relevante gevinster. Prosjekter som ikke kan dokumentere slike gevinster skal som utgangspunkt refuseres. Flere tiltak i handlingsplanen utløser økte driftsutgifter. Det kan isolert sett synes utfordrende, men utgangspunktet er som nevnt at tiltaket skal resultere i en netto gevinst i driften. De organisatoriske effektene som IKT-tiltakene medfører, danner grunnlaget for e-kommune -tenkningen (arbeidsflyter endres, prosesser automatiseres og styring forbedres). Ansattportalen er et slikt tiltak som understøtter mer effektive arbeidsflyter. Handlingsplanen viser prioriterte tiltak som er nødvendig for å iverksette kommunens strategi i planperioden. Kompetansetilførsel/opplæringstiltak vil som nevnt være knyttet til de enkelte tiltakene. 8.1 Investeringstiltak 2013 Tiltakene finansieres over kostnadssted 3831 i investeringsbudsjettet. Prosjekt Ansvar Ramme 1 IKT til grunnskolene og barnehagene Utdanning 1,0 mill - Ferdigstille påbegynt prosjekt 2 IKT til grunnskolene og barnehagene Utdanning/IKT 2,5 mill - Nytt prosjekt 3 Velferdsteknologi Omsorg og 0,5 mill - Forprosjekt for å undersøke realisering av omsorgsog velferdsteknologi i organisasjonen velferd/ikt 4 Utvidelse av eksisterende turnussystem Omsorg og 0,5 mill velferd/ikt Sum 4,5 mill 8.2 Driftstiltak 2013 Tiltakene finansieres over kostnadssted 3831 i driftsbudsjettet. Prosjekt Ansvar Ramme 1 Videreutvikling ansattportalen IKT-avdelingen 0,1 mill 2 Videreutvikling hjemmesiden IKT-avdelingen 0,1 mill 3 Videreutvikling samordnet kommunikasjon IKT-avdelingen 0,2 mill Videreutvikling trådløst nettverk IKT-avdelingen 0,1 mill 4 Sak- og arkivsystem i sikret sone IKT-avdelingen 0,1 mill 5 Integrasjoner/elektroniske timelister/fagsystemer IKT-avdelingen 0,3 mill 6 Omdømmeprosjekt og ny grafisk profil IKT-avdelingen 0,2 mill 7 Prosjektstilling IKT-avdelingen 0,4 mill Sum 1,5 mill 12