Totalentreprise Småhus «fra bostedsløs til sjef i egen bolig»
GRIMSTAD KOMMUNE SIDE 2 AV 12 Innholdsfortegnelse 1 GENERELL INFORMASJON... 3 1.1 KUNNGJØRING... 3 1.2 OPPDRAGSGIVER... 3 1.3 KONTAKTPUNKT HOS OPPDRAGSGIVER I KONKURRANSEPERIODEN... 3 1.4 KORT OM TJENESTEN... 3 1.5 BEFARING... 3 1.6 AVTALENS VARIGHET... 3 2 PROSEDYRE... 4 2.1 GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN... 4 2.2 KONFIDENSIALITET... 4 2.3 KOSTNADER I FORBINDELSE MED UTARBEIDELSE AV TILBUD... 4 2.4 SPØRSMÅL OG SVAR I FORBINDELSE MED ANSKAFFELSESPROSESSEN... 4 2.5 FREMDRIFTSPLAN... 4 2.6 OFFENTLEGLOVA OG INNSYN I TILBUD... 4 2.7 TILDELING AV KONTRAKT... 4 2.8 RETT TIL Å FORKASTE TILBUD... 4 3 KRAVSPESIFIKASJON FOR TJENESTEN... 5 3.1 GENERELT... 5 3.2 FORMÅL OG OMFANG AV TJENESTEN... 5 3.3 KRAV TIL TJENESTEN... 5 3.4 ADMINISTRATIVE KRAV... 6 4 VALG AV LEVERANDØR... 8 4.1 MINSTEKRAV... 8 4.2 KVALIFIKASJONSKRAV... 8 4.3 TILDELINGSKRITERIER... 10 4.4 AVGJØRELSE AV KONKURRANSEN... 10 5 KRAV TIL UTFORMING AV TILBUDET... 11 5.1 UTARBEIDELSE AV TILBUD... 11 5.2 KONTAKTINFORMASJON I TILBUDSPERIODEN... 11 5.3 TILBUDSMAL... 11 5.4 INNLEVERING AV TILBUD FORMAT, PAKKING, MERKING OG FRIST... 11 5.5 TILBUDSFRIST... 12 5.6 KONTRAKTSVILKÅR... 12 5.7 FORBEHOLD OG RESERVASJONER... 12 5.8 VEDLEGG TIL KONKURRANSEN... 12
GRIMSTAD KOMMUNE SIDE 3 AV 12 1 GENERELL INFORMASJON 1.1 KUNNGJØRING Konkurransen er innenfor de nasjonale terskelverdier, del II, i henhold til forskrift om offentlig anskaffelse. 1.2 OPPDRAGSGIVER Oppdragsgiver for konkurransen er Grimstad kommune. 1.3 KONTAKTPUNKT HOS OPPDRAGSGIVER I KONKURRANSEPERIODEN Kontaktperson: Organisasjon Grimstad kommune Navn Anette Flaath Telefon +47 99460295 1.4 KORT OM TJENESTEN Stilling Prosjektleder E-mail Anette.flaath@grimstad.kommune.no Konkurransen gjelder totalentreprise på oppføring av 4 stk boliger på to ulike tomter, henholdsvis Langemyr og Landvik (v/solvang). 1.5 BEFARING Tilbydere må befare tomter og opparbeide seg kunnskap om området på egen hånd. 1.6 AVTALENS VARIGHET Avtalen gjelder frem til ferdigstillelse av prosjektet. Det er satt opp foreløpig fremdriftsplan: - Oppstart nyåret 2016 - Ferdigstillelse sommer 2016.
GRIMSTAD KOMMUNE SIDE 4 AV 12 2 PROSEDYRE 2.1 GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN Lov 16. juli 1999 nr. 69 om offentlige anskaffelser (LOA), ajourført med sist vedtatte endringer og Forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) av 7. april 2006 nr. 402 med sist vedtatte endringer, gjelder for konkurransen. Anskaffelsen gjennomføres som en åpen anbudskonkurranse etter forskrift for offentlige anskaffelser, del II. Det forutsettes at tilbyder har nødvendig kunnskap om dette regelverket ved innlevering av tilbud. 2.2 KONFIDENSIALITET Mottatte tilbud behandles konfidensielt, jf forskriftensfeil! Bokmerke er ikke definert. 3-5, 3-6. 2.3 KOSTNADER I FORBINDELSE MED UTARBEIDELSE AV TILBUD Kostnader tilbyder har i forbindelse med tilbudsprosessen skal i sin helhet dekkes av tilbyder. 2.4 SPØRSMÅL OG SVAR I FORBINDELSE MED ANSKAFFELSESPROSESSEN Alle henvendelser i forbindelse med anskaffelsesprosessen skal fremsettes skriftlig til ovenfor anviste kontaktperson. Siste frist for mottak av spørsmål er 5 virkedager før tilbudsfrist. Oversikt over spørsmål vil bli anonymisert og svar vil bli meddelt samtlige tilbydere. 2.5 FREMDRIFTSPLAN Det tas sikte på følgende fremdriftsplan for konkurransen: Utlysing av konkurranse: september 2015 Behandling av tilbud: november 2015 Avtaleinngåelse: desember 2015 Det tas forbehold om endringer i fremdriftsplanen. 2.6 OFFENTLEGLOVA OG INNSYN I TILBUD Det vil ikke bli avholdt offentlig tilbudsåpning. Etter valget av leverandør er gjennomført, vil tilbudene være offentlig tilgjengelig for allmennheten. Dersom det fremmes spørsmål om innsyn aksepterer tilbyder for egen regning å medvirke til å sladde innlevert tilbud for eventuelle taushetsbelagte opplysninger. 2.7 TILDELING AV KONTRAKT Kontrakt tildeles den tilbyder som har det laveste pristilbudet. 2.8 RETT TIL Å FORKASTE TILBUD Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å forkaste samtlige tilbud dersom det foreligger saklig grunn for det. Forbehold og reservasjoner skal fremgå av tilbudet.
GRIMSTAD KOMMUNE SIDE 5 AV 12 3 KRAVSPESIFIKASJON FOR TJENESTEN 3.1 GENERELT Kravspesifikasjonen angir detaljert hvilke produkt- og tjenesteområder oppdragsgiver ønsker tilbud på. Kravspesifikasjonen er absolutte minstekrav. 3.2 FORMÅL OG OMFANG AV TJENESTEN Kommunestyret vedtok 8/12-14; PS 175/14 Plassering av småhus - "Fra bostedsløs til sjef i egen bolig" 2010/952-17 VEDTAK: Det plasseres to små hus på Langemyr og to små hus på Solvang, Landvik. Det forutsettes at brukerne er bodyktige og så godt fungerende at de aktivt kan delta i byggeprosessen Det er 4 stk identiske boliger med størrelse på ca 41,5m2 BRA hver. Innredningsmessig skal brukerne kunne velge ut fra standard farger/typer på plater, belegg, kjøkken. I prosjektet skal brukerne kunne være med å gjøre enkle arbeider med boligen sin. Dette skal skje i samarbeid med oppdragsgiver, prosjektleder for sosialtjenesten og entreprenøren. Tilbyder skal legge til rette for slike oppgaver, og beregne at egne ansatte tar hensyn til dette. Oppdragsgiver søker om rammetillatelse på prosjektet. Tilbyder tar søknadsansvaret etter dette. 3.3 KRAV TIL TJENESTEN Grimstad kommune er opptatt av at tjenesten blir utført på en profesjonell og tillitsvekkende måte. 3.3.1 Leverandørens samarbeidsplikt Leverandøren skal utføre bistanden i samarbeid med kommunens egne ansatte i sektor for miljø- og samfunn. 3.3.2 Nærmere om området 3.3.3 Leveranse På Langemyr er det en skole i drift samt privatboliger i umiddelbar nærhet. På Landvik er det institusjoner og skole i nærheten av tomten. Entreprenør må varsle aktuelle om støyende arbeider og ta hensyn til naboer. Prosjektet skal leveres komplett i henhold til vedlagte kravspesifikasjoner. Det skal leveres med komplett FDV dokumentasjon (inkludert branndokumentasjon) samt nødvendig opplæring av driftspersonell. Leverandøren bærer alt ansvar for at alle krav i lover og forskrifter og lokale bestemmelser tilfredsstilles. Leverandøren bærer også ansvaret for alt av tekniske installasjoner, eksempelvis dimensjoner på tekniske rom, plassering av og fremføringer til tekniske installasjoner, inkludert fremføringer til brukerutstyr. Ref pkt 24 i NS 8407, i denne kontrakten presiseres følgende; Totalentreprenøren overtar risikoen for løsninger og prosjektering som er utarbeidet av byggherren før kontraktsinngåelse. Dette innebærer at totalentreprenøren har risikoen som om han selv har prosjektert eller valgt løsningene selv.
GRIMSTAD KOMMUNE SIDE 6 AV 12 3.3.4 Leverandørens risiko Leverandøren skal selv vurdere gjennomføringsmetodikk og omfang av egne ytelser. Leverandøren hefter fullt og helt for eget arbeid og oppdragets risiko som sådan. All tilrigging, brakker/toalett, utsetting, trefelling, kabelpåvisning, innhenting og kartlegging av privat/offentlig infrastruktur/gjenstander i grunnen, tillatelser, midlertidig adkomst, varsling og myndighetskontakt etc. skal være inkludert. Forannevnte er ikke uttømmende, men understreker at oppdragsgiver ber om en komplett ytelse uten ekstra kostnad. Leverandøren forplikter seg til å iverksette nødvendige sikkerhetstiltak for å gjennomføre arbeidet på en slik måte at ingen kan komme til skade. 3.3.5 Leverandørens habilitet Tilbudt personell som skal utføre bistanden forplikter seg til å løpende vurdere egen habilitet i saker der vedkommende kan ha nære relasjoner, samarbeidsrelasjoner eller på annen måte økonomiske interesser i utfallet av den enkelte sak. 3.3.6 Underentreprenører/leverandører Oppdragsgiver tillater kun at totalentreprenøren har et nivå/ledd av utførende underleverandører under selg. Begrunnelsen for denne bestemmelsen er å minimere risikoen for sosial dumping. 3.4 ADMINISTRATIVE KRAV 3.4.1 Møtevirksomhet i kontraktsperioden Gjennom kontraktsperioden vil det være behov for dialog med partene. Faste møter med Leverandørens bemyndige representant: Ved kontraktsinngåelse skal det gjennomføres oppstartsmøte. Arbeidsmøter med oppdragsgiver eller dennes rådgiver. Leverandøren har plikt til å stille på alle nødvendig møter oppdragsgiver kaller inn til og dekker selv egne kostnader ved slike møter. 3.4.2 Lønns- og arbeidsvilkår 3.4.3 Andre forhold Leverandøren dekker egne kostnader for møtevirksomhet utover ovennevnte. Leverandøren skal sørge for at ansatte i egen organisasjon og ansatt hos eventuelle underleverandører ikke har dårligere lønns- og arbeidsvilkår en det som følger av tariffavtale, regulativ eller det som er normalt på det stedet arbeidet utføres og for vedkommende yrke. Det er daglig leder av virksomheten som er ansvarlig for at denne kontraktsbestemmelsen blir etterlevd. Alle avtaler leverandøren inngår for utføring av arbeid under denne kontrakten skal inneholde tilsvarende bestemmelser. Dersom leverandøren ikke etterlever klausulen, har oppdragsgiver rett til å holde tilbake deler av kontraktssummen til det er dokumentert at forholdet er i orden. Oppdragsgiver vil ta stikkprøver, hvor leverandøren skal fremskaffe arbeidskontrakter/arbeidstillatelse/bevis på at lønn og arbeidsforhold er i henhold til lovverket for alle sine ansatte og underleverandører.
GRIMSTAD KOMMUNE SIDE 7 AV 12 Det må ikke leveres tjenester som ikke er bestilt eller avtalt eller som ikke er i samsvar med de spesifikasjoner og den dokumentasjon avtalen er basert på uten forutgående godkjenning av oppdragsgiver. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å endre avtalen dersom der er nødvendig av hensyn til lovendringer eller som følge av nye bestemmelser og retningslinjer framsatt av kommunestyret. Det tas forbehold om at byggesøknader blir godkjent. Fremdrift kan bli utsatt grunnet dette. 3.4.4 Endringer eller kansellering av tjenesten 3.4.5 Oppgjør 3.4.6 Taushetsplikt Oppdragsgiver har full rett til å foreta endring eller kansellering av tjenesten, dersom det foreligger saklig grunn for dette, og hvis ikke rammesøknader blir godkjente. Slike endringer gir ikke rett til oppgjør utover dekning av faktiske kostnader Leverandøren måtte ha på tidspunkt for endring eller kansellering av tjenesten. Endringer skal varsles skriftlig av oppdragsgiver med minimum 1 ukes varsel. Faktura skal sendes oppdragsgiver senest den 20. i påfølgende måned etter utført takseringsoppdrag. Faktura er å anse som foreldet seks måneder etter utført oppdrag. Faktura stiles slik: Grimstad kommune, fakturamottak, postboks 503, 4898 Grimstad Faktura skal merkes med ressursnummer: 558131 Faktura skal utstedes med betalingsbetingelser netto 30 dager, regnet fra dato på korrekt faktura. Enhver som utfører tjeneste eller arbeid for et forvaltningsorgan, er undergitt taushetsplikt etter bestemmelsene i forvaltningsloven 13. Dessuten finnes det bestemmelser om taushetsplikt i særlovgivningen. Arbeidstakere som jobber på vegne av kommunen plikter å hindre at opplysninger meddeles videre til utenforstående i saker som er taushetsbelagt. Taushetsplikten gjelder også etter at vedkommende har avsluttet tjenesten eller arbeidet i kommunene. Brudd på bestemmelsene om taushetsplikt kan medføre straffeansvar jf straffeloven 121.
GRIMSTAD KOMMUNE SIDE 8 AV 12 4 VALG AV LEVERANDØR Alle tilbydere til denne konkurransen må tilfredsstille minstekravene og oppfylle kvalifikasjonskravene. Minstekrav er regulert i forskriftfeil! Bokmerke er ikke definert. og gjelder for alle leverandører til det offentlige. Kvalifikasjonskrav omfatter krav til den enkelte tilbyders økonomiske og finansielle stilling. Dette betyr en vurdering av tilbyders økonomiske kapasitet, herunder soliditet, resultatgrad og fortjenestegrad, samt evne til å kunne oppfylle en eventuell avtale. Disse kravene vil variere for hver enkelt konkurranse. Kvalifikasjonskravene til denne konkurransen er gjengitt nedenfor. De tilbyderne som tilfredsstiller minstekravene og kvalifikasjonskravene stiller likt i den videre konkurransen. Tildeling av avtale vil derfor være basert på de angitte tildelingskriterier gitt i denne forespørselen. 4.1 MINSTEKRAV Tilbyder skal levere følgende dokumentasjon i tilbudet: Skatteattester for merverdiavgift og skatteattest for skatt, attestene skal ikke være eldre enn 6 måneder, jf FOA 3-3. Det stilles krav til at MVA, skatte- og trygdeavgiftattestene ikke innehar restanser. Tilbydere som ikke leverer attester for innbetalt skatt og mva (to attester), vil kunne bli avvist. 4.2 KVALIFIKASJONSKRAV Tilbyder skal bekrefte at alle krav som følger av konkurransegrunnlaget aksepteres. Kvalifikasjonskravene danner grunnlag for vurdering av tilbyders mulighet til å levere tjenesten. Det er et kvalifiseringskrav at tilbyder kan dokumentere at en har tilstrekkelig kompetanse og ressurser (teknisk og økonomisk) til å kunne gjennomføre kontratrakten. Kvalifikasjonskravene er absolutte minimumskrav. De tilbydere som tilfredsstiller kvalifikasjonskravene, vil bli vurdert likt i den videre konkurransen. Tilbyder skal levere følgende dokumentasjon i tilbudet for å dokumentere teknisk kapasitet: 4.2.1 Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling krav Firmaattest. Tilbyder skal være lovlig registrert firma. dokumentasjon Tilbyder skal fremlegge attest for registrering i det faglige register som er bestemt ved lovgivningen i det land hvor tilbyder er etablert, for eksempel Foretaksregisteret i Brønnøysund. 4.2.2 Leverandørens finansielle og økonomiske stilling krav Tilbyder skal være kredittverdig. Tilbyder skal ha økonomisk evne til å gjennomføre kontrakten. Oppdragsgiver vil kunne gjennomføre en kredittvurderings-analyse av dokumentasjon Tilbyder skal fremlegge de siste tre års regnskap, eller utdrag (minimum resultat og balanse) av dette. Kun konsernets eller moderselskapets regnskap aksepteres ikke. Revisorberetning skal medfølge.
GRIMSTAD KOMMUNE SIDE 9 AV 12 tilbyderne under konkurransen. Oppdragsgiver benytter www.bisnode.no eller egne kredittvurderinger / analyser til formålet. Oppnås ikke kredittverdighet, vil tilbyder bli avvist fra deltakelse i konkurransen. 4.2.3 Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner krav Erfaring. 1. Tilbyder skal ha bred erfaring fra tilsvarende oppdrag. Minimum erfaring som totalentreprenør, og oppføring av boliger i samme størrelse. 2. Firmaet skal ha lokal eller sentralgodkjenning for prosjekterende og utførende i nødvendig tiltaksklasse. dokumentasjon 1. Tilbyder skal bekrefte dette i tilbudet med referanselister. 2. Dokumentasjon på lokal- eller sentralgodkjenning 4.2.4 Andre kvalifikasjonskrav krav 1. Forsikring. Tilbyder skal til enhver tid opprette/ha forsikring som er tilstrekkelig til å dekke krav fra oppdragsgiver eller tredjemann som følge av leverandørens ansvar eller risiko i henhold til avtalen. dokumentasjon 1. Tilbyder skal bekrefte dette i tilbudet. 2. Dokumentasjon som viser at firmaet har et velfungerende kvalitetssystem. 2. Oppdragsgiver krever at leverandør har et velfungerende kvalitetssystem. Dokumentasjon på sentral godkjenning for aktuelle fag og klasse Leverandører som ikke har sentral godkjenning for aktuelle fag og klasse må dokumentere System som sikrer at kvalitet blir oppnådd System for styring av dokumenter, bemanning og kostnad Leverandørens KS ansvarlige
GRIMSTAD KOMMUNE SIDE 10 AV 12 4.3 TILDELINGSKRITERIER Tilbydere som har levert inn et korrekt tilbud som tilfredsstiller minste- og kvalifiseringskravene, vil konkurrere videre på grunnlag av følgende tildelingskriterium: 1. Pris (vektes 100 %) 4.3.1 Tildelingskriterium pris Tilbyder skal fylle inn priser i vedlagte tilbudsmal (tilbudsbrev). Samtlige priser, eks mva, skal fylles inn på anvist sted. Det er ikke tillatt å gjøre endringer i oppsettet. 4.4 AVGJØRELSE AV KONKURRANSEN Laveste pris for komplett leveranse.
GRIMSTAD KOMMUNE SIDE 11 AV 12 5 KRAV TIL UTFORMING AV TILBUDET 5.1 UTARBEIDELSE AV TILBUD Tilbudet med eventuelle vedlegg skal være skriftlig og utarbeidet på norsk. Tilbudet skal vedstås til og med 6 måneder fra tilbudsfrist. Alle punkter som er etterspurt i konkurransegrunnlaget skal besvares. Hvis et punkt ikke er relevant, eller ikke kan besvares, må dette begrunnes eller beskrives. Det gjøres her spesielt oppmerksom på muligheten for å stille spørsmål til forståelsen av konkurransegrunnlaget. 5.2 KONTAKTINFORMASJON I TILBUDSPERIODEN Følgende informasjon skal oppgis: Tilbyders navn, organisasjonsnummer, postadresse, postnummer, poststed, telefon, telefaks, firmas e-postadresse og internettadresse. Kontaktpersons navn, e-postadresse og direkte telefon og mobiltelefon. 5.3 TILBUDSMAL Tilbudsevaluering er en omfattende prosess, hvor alle leverandører har krav på lik og rettferdig behandling. Det er derfor nødvendig at alle tilbudene er likt oppbygd og benytter referanser i henhold til konkurransegrunnlaget. Manglende besvarelse av ett eller flere punkter kan medføre avvisning av tilbudet. Tilbudet skal fremsettes og leveres ved bruk av oppdragsgivers tilbudsmal. Det er ikke tillatt å gjøre endringer i oppsettet. 5.4 INNLEVERING AV TILBUD FORMAT, PAKKING, MERKING OG FRIST Tilbudet skal være skriftlig og leveres som ett komplett utskrevet og undertegnet eksemplar, samt en komplett og ordnet elektronisk versjon på minnepenn. Dette gjelder også eventuelt brosjyremateriell. Samtlige elektroniske filer skal være i pdf-format. Årsmeldinger og annet tilsvarende trykt materiale kan kun leveres som elektroniske filer på minnepenn sammen med tilbudet, alternativt med henvisning til nettsider/url, for å begrense innlevert papirmengde. Papirversjonen skal ikke stiftes eller bindes inn på en måte som vanskeliggjør scanning av tilbudet for elektronisk arkiv. Egnet leveringsmåte er ringperm eller mappe. Dersom det er avvik mellom innlevert papirversjon og den elektroniske versjonen, vil skriftlig versjon gjelde før elektronisk. Det gjøres spesielt oppmerksom på at tilbudet, med unntak av årsmeldinger og annet tilsvarende trykt materiale, ikke kan leveres på e-post, da dette ikke oppfyller forskriftens krav om konfidensiell behandling av tilbud, jf forskriftens 7-3. Komplett underskrevet tilbud inkludert elektronisk utgave på minnepenn sendes/leveres i nøytral lukket og merket forsendelse. Tilbudet skal leveres til følgende adresse: Grimstad kommune Anette Flaath Leveringsadresse: Rådhuset i resepsjonen Arendalsveien 23, 4878 GRIMSTAD
GRIMSTAD KOMMUNE SIDE 12 AV 12 Tilbudet merkes på utsiden av emballasjen med: Totalentreprise småhus» 5.5 TILBUDSFRIST Tilbudet skal være Grimstad kommune i hende innen mandag 26.10.15 kl. 14.00. Dersom tilbudet sendes med post eller annen budtjeneste, men ikke er Grimstad kommune i hende på adresse gitt over før utløp av fristen, vil tilbudet bli avvist. Det er tilbyders ansvar at tilbudet kommer frem til rett sted til rett tid. 5.6 KONTRAKTSVILKÅR NS 8407. Allment kjent - vedlegges ikke konkurransegrunnlaget. 5.7 FORBEHOLD OG RESERVASJONER Dersom tilbyder har forbehold eller reservasjoner i forhold til konkurransegrunnlaget skal dette fremkomme uttrykkelig i tilbudet. Det skal skilles mellom forbehold vedrørende konkurransegrunnlaget og forbehold vedrørende avtalevilkår. Alle forbehold skal spesifiseres og prissettes, med henvisning til hvilket punkt i konkurransegrunnlaget forbeholdet gjelder. Forbehold skal være presise og entydige slik at oppdragsgiver kan kostnadsberegne disse uten kontakt med tilbyder. Ved manglende prissetting vil oppdragsgiver prissette forbehold etter eget skjønn. Henvisning til tilbyders egne avtalebestemmelser er å betrakte som forbehold, dersom disse avviker fra konkurransegrunnlaget. 5.8 VEDLEGG TIL KONKURRANSEN Vedlegg 1: Tilbudsmal (tilbudsbrev). Vedlegg 2: Tegninger på boligene, plan, fasader, snitt Vedlegg 3: VA traseer og kart Vedlegg 4: Romprogram Vedlegg 5: Situasjonskart/utomhus Vedlegg 6: Reguleringsplan og bestemmelser Landvik Vedlegg 7: Reguleringsplan og bestemmelser Langemyr Vedlegg 8: Skisse over parkeringsplasser Langemyr