NAMSOS KOMMUNE Kontrollutvalget MØTEINNKALLING Møtedato: Fredag 16. september 2011 Møtetid: Kl. 0900 Møtested: Namsos Samfunnshus, møterom Hudiksvall De faste medlemmene innkalles med dette til møtet. Den som har lovlig forfall, eller er inhabil i noen av sakene, må melde fra så snart som mulig til KomSek Trøndelag IKS. Varamedlemmer møter bare etter nærmere avtale eller innkalling. Møtet er lukket, jfr. kommunelovens 77 nr. 8. SAKLISTE Sak nr. Sakstittel 019/11 Oppsummering og evaluering av besøk ved Namsos sykehjem 020/11 Referatsaker 021/11 Orientering fra revisor 022/11 Budsjett 2012 for kontroll og tilsynsvirksomheten i Namsos kommune 023/11 Gjennomgang av saker behandlet av formannskapet og kommunestyret 1. halvår 2011 024/11 Evaluering av kontrollutvalgets arbeid i funksjonstiden 2007 2011 025/11 Forvaltningsrevisjon Igangsetting av nytt prosjekt 026/11 Oppdragsansvarlig revisor den årlige uavhengighetserklæringen 027/11 Orientering fra revisor revisjonsstrategi 2011, U.off. offl. 13, fvl. 13 Eventuelt Steinkjer 6. september 2011 Jørgen Hoffmann Leder Svein-Arne Myrvold Kontrollsekretær Telefon 74 11 14 77 / 990 17 981 E-post: svein.myrvold@komsek.no
SAK 019/11 OPPSUMMERING OG EVALUERING AV BESØK VED NAMSOS SYKEHJEM Kontrollutvalget 16.9.2011 Liv Tronstad 019/11 413-1703-5.3 1. Kontrollutvalget er godt fornøyd med besøket og gjennomføringen av dette. Kontrollutvalget fant denne type besøk/møte interessant og opplysende, og vil prioritere flere besøk av denne typen ved flere av kommunens virksomheter. 2. Kontrollutvalget tar det interne notatet til orientering. Vedlegg (til kontrollutvalget og revisjonen) Internt notat etter besøk ved Namsos sykehjem 10. juni, Unntatt offentlighet jfr. off.l. 14 og 16. Andre saksdokumenter ikke vedlagt Kontrollutvalgets sak 017/11 Kontrollutvalgets sak 016/11 Kontrollutvalgets sak 015/11 Kontrollutvalgets årsplan 2011 Saksopplysninger Som et ledd i tilsynet med forvaltningen gjennomførte kontrollutvalget besøk/møte ved Namsos sykehjem den 10.6.2011. Besøket/møtet var delt inn i tre sekvenser: 1. Orientering fra kommunen ved Morten Sommer - Helse- og omsorgssjef, Tore Flosand - sykehjemmets leder og Anneki M Sørvig avdelingsleder. 2. Samtale med tillitsvalgte og verneombud ved Anita Solum NSF, Åse Bergum - Fagforbundet og Berit Oppland hovedverneombud. 3. Samtale med pårørende, Eldres Råd, Demensforeningen ved Erik Sandnes som representant fra kontaktforum, Bjørn Lie fra Eldres Råd og Lise Vannebo fra Demensforeningen. Jørgen Hoffmann, Inger Therese Ranum og Aud Johanne Bolkan fra kontrollutvalget, Sissel Mikalsen fra KomRev Trøndelag IKS og Liv Tronstad fra KomSek Trøndelag IKS var til stede under hele besøket/møtet. Lederen i kontrollutvalget gjorde ved starten av hver møtedel oppmerksom på at det ikke ville bli skrevet noe formelt referat eller noen rapport fra besøket. På alle disse møtene hadde kontrollutvalget en dialog med den/de inviterte om utfordringer, og fikk svar på konkrete spørsmål. 2
Vurdering Kontrollutvalgets besøk/møte fungerte godt som kommunikasjon mellom utvalget og representantene for de ulike gruppene. Gjennom slike møter får både kontrollutvalget, sekretariatet og revisjonen bedre kjennskap til virksomhetene i en kommune. Det er laget et kort internt notat til kontrollutvalget som en oppsummering av besøket. Det anbefales at kontrollutvalget tar dette til orientering. SAK 020/11 REFERATSAKER Kontrollutvalget 16.9.2011 Svein-Arne Myrvold 020/11 413-1703-5.3 Referat Nr Avsender/mottaker Tittel Vedlagt 1 KomSek Tr.lag IKS Tilbakeføring av mindreforbruk 2010 KUs faste medl. 2 KomRev Tr.lag IKS Rapport etter gjennomgang av beregning av vederlag for opphold i institusjon. U.off. offl. 13, fvl. 13. Kopi til kontrollutvalget. 3 KRD Rundskriv H-4/11 Val av formannskap/fylkesutval, kommuneråd/fylkesråd, ordførar/fylkesordførar, varaordførar, faste utval m.m. 4 KRD Veileder Habilitet i kommuner og fylkeskommuner KUs faste medl. KUs faste medl. Referatene tas til orientering. 3
SAK 021/11 ORIENTERING FRA REVISOR Kontrollutvalget 16.9.2011 Svein-Arne Myrvold 021/11 413-1703-5.3 Kontrollutvalget tar informasjonen fra revisor til orientering. Vedlegg Ingen. Andre saksdokumenter ikke vedlagt Ingen. SAK 022/11 BUDSJETT 2012 FOR KONTROLL- OG TILSYNSVIRKSOMHETEN I NAMSOS KOMMUNE Kontrollutvalget 16.9.2011 Svein-Arne Myrvold 022/11 413-1703-5.3 Kommunestyret 1. Kontrollutvalget slutter seg til det framlagte forslag til driftsbudsjett for 2012 for kontroll- og tilsynsvirksomheten i Namsos kommune, med en total ramme på kr. 1 285 300. Budsjettforslaget tar ikke høyde for ekstraordinære ressursbehov i kontrollsammenheng. 2. Forslaget oversendes rådmannen for videre behandling i samsvar med 18 i forskrift om kontrollutvalg. Vedlegg Forslag til detaljbudsjett 2012 for kontroll- og tilsynsvirksomheten i Namsos kommune. Andre saksdokumenter - ikke vedlagt 1. Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner av 16.6.2004. 2. Forskrift om årsbudsjett for kommuner og fylkeskommuner av 15.12.2000. 3. Budsjettvedtak i representantskapene for KomSek Trøndelag IKS og KomRev Trøndelag IKS den 23.5.2011. 4
Saksopplysninger Kontrollutvalget skal årlig utarbeide forslag til budsjett på bakgrunn av ressursbehovet knyttet til kontroll- og tilsynsarbeidet overfor kommunestyret. En viser her til forskriftens 18 som regulerer saksbehandling og saksgang for budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet: Kontrollutvalget utarbeider forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen eller fylkeskommunen. Kontrollutvalgets forslag til budsjettramme for kontroll og tilsynsarbeidet skal følge formannskapets/kommunerådets eller fylkesutvalgets/fylkesrådets innstilling til kommunestyret eller fylkestinget. Utvalgets ansvar og oppgaver er i det alt vesentlige lovregulert. Utvalgets ansvarsområde kan deles inn i tre områder, kontrollutvalgets egne aktiviteter, kjøp av sekretariatstjenester og kjøp av revisjonstjenester. I forslaget til total ramme er det ikke lagt opp til endringer i utvalgets samlede aktivitetsnivå. Alle kostnader til kontroll og tilsyn skal føres på funksjon 110 i regnskapet. Budsjett og økonomiplan Forslag Forslag Anslag * 2012-2015 2011 2012 2013 2014 2015 Kontrollutvalget: Utgifter ifm møteavvikling, faglig oppdatering mv. 68 300 68 300 68 300 68 300 68 300 Kjøp av sekretariatstjenester 196 000 202 000 202 000 202 000 202 000 Kjøp av revisjonstjenester 990 000 1 015 000 1 015 000 1 015 000 1 015 000 Total ramme kontrollutvalget 1 254 300 1 293 300 1 293 300 1 293 300 1 293 300 * Under forutsetning om en kostnadsvekst på 3,0 % i 2011 er alle tall i 2012-kr. De vesentligste budsjettpostene er kjøp av henholdsvis revisjons- og sekretariatstjenester. Dernest kommer godtgjørelser mv. i forbindelse med møteavvikling og godtgjørelser samt faglig oppdatering for kontrollutvalgets medlemmer og varamedlemmer. Satsene for godtgjøring til folkevalgte fastsettes av kommunestyret. Det er lagt til grunn samme møteaktivitet i 2012 som for tidligere år (6 møter), men det er tatt høyde for at antallet medlemmer i kontrollutvalget økes fra 3 til 5. For de øvrige utgifter er det lagt til grunn en forutsetning om en gjennomsnittelig kostnadsøkning på 3,0 %. Kontrollutvalgets sekretariat, KomSek Trøndelag IKS (KomSek) utgjør kontrollutvalgets operative ledd. KomSek har ansvar for saksutredning og generell tilrettelegging av utvalgets arbeid. Representantskapet i KomSek vedtok den 23. mai budsjett 2012 og økonomiplan 2012-2015. KomRev Trøndelag IKS (KomRev) er kommunens revisor. I likhet med revisjonsoppdraget i de øvrige deltagerkommunene, er oppdraget et såkalt minimumsoppdrag. (Jfr. utredningen i 5
forkant av selskapets stiftelse, og prospektet for selskapet som kommunen sluttet seg til). Representantskapet i KomRev vedtok den 23. mai budsjett 2012 og økonomiplan 2012-2015. Det legges opp til at kontrollutvalget selv fordeler tildelt ramme (jfr. forslag til detaljbudsjett 2012) - etter at total ramme for kontroll og tilsynsarbeidet er blitt vedtatt av kommunestyret. Vurdering Kontrollutvalget har et vidt arbeidsfelt og er kun underordnet kommunestyret. Kontrollutvalgets tilsyn er ikke avgrenset til økonomiske forhold. Kontrollutvalget skal også påse at saksforberedelse og beslutningsprosess, både i administrasjonen og i de øvrige politiske organer, fungerer på en måte som garanterer oppfyllelse av alle faglige krav og ivaretar grunnleggende rettsikkerhetshensyn overfor kommunens innbyggere og andre som måtte bli berørt av vedtakene. Kontrollutvalgets ansvar er i første rekke et påseeransvar, og utvalgets rolle vil først og fremst være bestillerrollen. En viktig del av dette ansvaret vil være å påse at bestillingene til revisor tilfredsstiller kommunens behov til enhver tid. Saken legges frem for kontrollutvalget til prinsipiell diskusjon knyttet til utvalgets prioriteringer for kommende år, samt en anbefaling til kommunestyret for kommende års ramme for kontroll- og tilsynsarbeidet. Steinkjer den 6. september 2011 6
Vedlegg til sak 022/11 Detaljbudsjett 2012 - kontroll og tilsyn Namsos kommune Konto Beskrivelse 2011 2012 10802 Ledergodtgjørelse 10 000 10 000 Beløpet refererer seg til kommunestyrets vedtak av 28.4.2005, sak 0020/05, Reglement for godtgjørelse til folkevalgte 10803 Møtegodtgjørelse 13 500 22 500 Beløpet refererer seg til kommunestyrets vedtak av 28.4.2005, sak 0020/05. Reglement for godtgjørelse til folkevalgte, kr 750,00 pr. medlem pr. møte, og er stipulert slik at det kan avvikles 6 møter 10804 Erstatning for tapt arbeidsfortjeneste 5 200 5 200 Har ikke vært behov de senere årene 10990 Arbeidsgiveravgift 3 000 2 000 Det er regnet 5,1 % av postene for godtgjørelse 11001 Faglitteratur/tidsskrifter 1 300 1 300 3 abonnement på tidsskrift 11151 Bevertning 0 0 Har ikke vært aktuelt de senere årene 11501 Kursavgifter og oppholdsutgifter 25 900 25 900 Det er foreslått et rundt beløp slik at de faste medlemmene kan aktuelle samlinger for kontrollutvalg 11600 Kjøregodtgjørelse 4 200 4 200 Beløpet tar sikte på å dekke medlemmers kjøregodtgjørelse til møter, samt kjøring ved deltakelse på kurs/samlinger 11702 Reiseutgifter (inkl. parkeringsavgifter/bomavgifter) 5 200 5 200 Posten gjelder rutegående befordringsmiddel ved møter/kurs, samt avgifter ved parkering og bompassering 13751 Kjøp av tjenester fra KomSek Trøndelag IKS 196 000 202 000 Representantskapet for selskapet vedtok budsjettet for 2012 i møte den 23. mai 2011. Budsjettet er i antatt 2012-kroner, men kan bli oppjustert når den kommunale deflator blir kjent 13752 Kjøp av tjenester fra KomRev Trøndelag IKS 990 000 1 015 000 Representantskapet for selskapet vedtok budsjettet for 2012 i møte den 23. mai 2011. Budsjettet er i 2012-kroner, og skal ikke korrigeres for prisstigning eller den kommunale deflator Sum bevilgning - kontroll og tilsyn (funksjon 110) 1 254 300 1 293 300 7
SAK 023/11 RAPPORT ETTER GJENNOMGANG AV SAKER BEHANDLET AV FORMANNSKAPET OG KOMMUNESTYRET 1. HALVÅR 2011 Kontrollutvalget 16.9.2011 Svein-Arne Myrvold 023/11 413-1703-5.3 1. Kontrollutvalget tar rapporten til orientering. 2. Rapporten oversendes rådmann og ordfører for videre oppfølging. Vedlegg (til kontrollutvalget) Revisjonsrapport Gjennomgang av saker behandlet av formannskapet og kommunestyret 1. halvår 2011. Andre saksdokumenter ikke vedlagt. Ingen. Saksfremstilling Rapporten omfatter en gjennomgang av saker fra avholdte møter 1. halvår i formannskapet og kommunestyret. Målsettingen med denne gjennomgangen er å påse at vesentlige, økonomiske disposisjoner ikke strider mot lov, forskrift, regelverk eller vedtak. Den politiske hensiktsmessigheten ved vedtak skal ikke vurderes. Det vises til rapporten i sin helhet, men spesielt til punktene 3.1.1, 3.1.2 og 3.2.1, 3.2.2 Funn og vurderinger, hhv. Formannskapet og Kommunestyret, og til hovedkonklusjoner og anbefalinger, punktene 4 og 5. Vurdering Rapporten anbefales oversendt rådmann og ordfører for videre oppfølging. SAK 024/11 EVALUERING AV KONTROLLUTVALGETS ARBEID I FUNKSJONSTIDEN 2007 2011 Kontrollutvalget 16.9.2011 Svein-Arne Myrvold 024/11 413-1703-5.3 Saken legges frem for kontrollutvalget til drøfting uten forslag til vedtak. 8
Vedlegg 1. Oversikt over saker behandlet i kontrollutvalget hittil i 2011. 2. Oversikt over referatsaker hittil i år. Andre saksdokumenter ikke vedlagt Saker behandlet av kontrollutvalget i funksjonsperioden 2007 2011. Saksfremstilling Nå ved slutten av funksjonsperioden 2007-2011 er det naturlig at kontrollutvalget evaluerer arbeidet sitt. En slik gjennomgang bør bl.a. inneholde disse hovedpunktene: Utvalgets primære oppgaver Har utvalget bidratt til å skape tillit hos innbyggerne til at forvaltningen skjer korrekt og i samsvar med politiske vedtak? Har kontrollutvalget vært et synlig organ som har våget å stille spørsmål ved hvordan den kommunale virksomheten drives? Forholdet til kommunestyret Hvordan har kommunikasjonen og informasjonsflyten mellom kontrollutvalget og kommunestyret fungert? Samarbeidet med sekretariatet og revisjonen Har samarbeidet med sekretariatet fungert slik kontrollutvalget ønsker? Har sekretariatet klart å stimulere kontrollutvalget til økt aktivitet? Har samarbeidet med revisjonen fungert slik kontrollutvalget ønsker? Er revisjonens oppdrag utført og rapportert i samsvar med kontrollutvalgets forventninger? Vurdering Med tanke på læringseffekten bør kontrollutvalget ta en bredest mulig drøfting av virksomheten, inkludert faktorer som intern arbeidsform, praktiske rammer mm. Utvalget vil også evt. kunne formulere en skriftlig oppsummering av evalueringen. SAK 025/11 FORVALTNINGSREVISJON IGANGSETTING AV NYTT PROSJEKT Kontrollutvalget 16.9.2011 Svein-Arne Myrvold 025/11 413-1703-5.3 1. Kontrollutvalget ber revisor starte arbeidet med utarbeidelse av prosjektplan for forvaltningsrevisjon Fagopplæring. 2. Kontrollutvalget forventer å få presentert prosjektplanen i sitt møte i november. 9
Vedlegg 1. Oversikt over prioriterte forvaltningsrevisjonsprosjekter for perioden 2008-2011. 2. Oversikt over leverte forvaltningsrevisjonsprosjekter for perioden 2008-2011. Andre saksdokumenter ikke vedlagt 1. Kontrollutvalgets sak 017/08 Plan for forvaltningsrevisjon 2. Plan for forvaltningsrevisjon 2008 2011 3. Kontrollutvalgets sak 002/11, 28.2.2011 FR-rapport Følge et byggeprosjekt 4. Kommuneloven kap. 12 5. Forskrift om kontrollutvalg Saksopplysninger Kontrollutvalget skal påse at Namsos kommunes virksomhet årlig blir gjenstand for forvaltningsrevisjon. Det vises til vedlegg 1 som viser oversikt over prioriterte forvaltningsrevisjonsprosjekter i perioden 2008-2011. I møte den 15.2.2011, sak 002/11, behandlet kontrollutvalget rapporter etter gjennomførte forvaltningsrevisjonsprosjekter Sykefravær og oppfølging og Seniorpolitikk som virkemiddel. Rapportene ble behandlet av kommunestyret i møte den 28.4.2011, sak PS 19/11. Prosjektene Sykefravær og oppfølging og Seniorpolitikk som virkemiddel ble igangsatt av kontrollutvalget gjennom vedtatt prosjektplan i møte den 15.2.2010, sakene 006/10 og 007/10. De tre siste prioriterte prosjektene iht. plan er: Tilpasset opplæring Økonomistyring innen fagområdet helse og sosial 2-nivåmodellen I møte den 15.2.2011, sak 005/11 behandlet kontrollutvalget prosjektplan for forvaltningsrevisjonsprosjektet Økonomistyring i helse og omsorg og fattet følgende vedtak: Kontrollutvalget slutter seg til forslag til prosjektplan for Økonomistyring i Helse og Omsorg. I prosjektplanen ble det tatt høyde for at ferdig rapport skulle behandles av kontrollutvalget i juni 2011. Rapporten er ennå ikke mottatt. Vurdering Det er ønskelig at kontrollutvalget tar stilling til hvilket prosjekt det skal prioritere som neste prosjekt, og gjennom dette be revisor igangsette arbeidet med prosjektplan. Kriterier for valg av prosjekt fremgår av vedtatt Plan for forvaltningsrevisjon: Der det er størst risiko for at kommunen ikke fungerer optimalt i forhold til måloppnåelse, produktivitet, økonomi, regelverk osv. 10
Forhold av stor konsekvens og sannsynlighet (økonomisk, samfunnsmessig, menneskelig, miljømessig osv.). Tiltak som begrenser risikoen (f.eks. der fylkesmannen har tilsyn eller at kommunen selv har gode interne kontrollrutiner). Ved en konkret utvelgelse av prosjekt har vi vurdert nytteverdien i forhold til forventet ressursbruk ved å gjennomføre prosjektet. Der vi har funnet flere likhetstrekk mellom flere kommuner vi reviderer, er de foreslått likelydende prosjekt/tema. Det forventes at prosjektplan for valgt prosjekt kan bli lagt frem til behandling i kontrollutvalget på møtet i november. SAK 026/11 OPPDRAGSANSVARLIG REVISOR DEN ÅRLIGE UAVHENGIGHETS- ERKLÆRING Kontrollutvalget 16.9.2011 Svein-Arne Myrvold 026/11 413-1703-5.3 Kontrollutvalget tar den gitte informasjon til orientering, og har ingen merknader til revisors vurdering av uavhengighet. Vedlegg Fra KomRev Trøndelag IKS ved oppdragsansvarlig revisor, Vurdering av oppdragsansvarlig revisors uavhengighet i forhold til Namsos kommune datert 6.9.2011. Andre saksdokumenter ikke vedlagt 1. Kommuneloven kap 12 2. Forskrift om kontrollutvalg 3. Forskrift om revisjon Saksopplysninger Enhver som foretar revisjon for kommune eller fylkeskommune skal fortløpende vurdere egen uavhengighet. Kravene til uavhengighet og objektivitet gjelder både ved regnskapsrevisjon og ved forvaltningsrevisjon. Oppdragsansvarlig revisor skal hvert år, og ellers ved behov, avgi en skriftlig egenvurdering av sin uavhengighet til kontrollutvalget jf. revisjonsforskriftens 15. Oppdragsansvarlig revisor vil gå gjennom sin årlige egenvurdering i møte. Ytterligere krav til oppdragsansvarlig revisor er kravet til vandel, jfr. revisjonsforskriftens 11
12. Oppdragsansvarlig revisor må ha ført en hederlig vandel, være i stand til å oppfylle sine forpliktelser etter hvert som de forfaller samt være myndig. Oppdragsansvarlig revisor er registrert revisor og får sin vandel kontrollert av Finanstilsynet. SAK 027/11 ORIENTERING FRA REVISOR REVISJONSSTRATEGI 2011 Unntatt offentlighet, offl. 13, fvl. 13 Kontrollutvalget 16.9.2011 Svein-Arne Myrvold 027/11 413-1703-5.3 Kontrollutvalget tar den gitte informasjonen til orientering. Vedlegg Ingen. Andre saksdokumenter ikke vedlagt 1. Kommuneloven kap 12 2. Forskrift om kontrollutvalg 3. Forskrift om revisjon Saksopplysninger I samsvar med gjeldende revisjonsstandarder skal revisor utarbeide en strategi og plan for sitt revisjonsoppdrag. Revisors strategi og plan for hvordan det enkelte revisjonsoppdrag skal løses, er interne vurderinger og interne dokumenter hos revisor. Revisor vil presentere revisjonsstrategien for regnskapet 2011 i møtet. Saksbehandlers vurdering Revisjonsstrategien skal utarbeides på faglig grunnlag og vil ha sitt utgangspunkt i risiko og vesentlighetsvurderinger. Formålet med å utarbeide en revisjonsstrategi er primært å avdekke områder med risiko for feilrapportering, samt hvilke revisjonshandlinger som må gjennomføres for at revisor skal kunne avgi sin revisjonsberetning. Saken sees som et ledd i kontrollutvalgets oppfølging av og tilsyn med revisor. Da det vil bli gitt informasjon om interne vurderinger, samt opplysninger om hvordan revisjonsoppdraget er tenkt løst, vil kontrollutvalget ha plikt til å bevare taushet om innholdet i revisors orientering, jfr. forvaltningslovens 13. 12