KONKURRANSEGRUNNLAG Konkurranse om kjøp av tjenester for lederutvikling

Konkurranse om kjøp av tjenester for lederutvikling 2015-2016

GRIMSTAD KOMMUNE SIDE 2 AV 18 Innholdsfortegnelse 1 GENERELL INFORMASJON... 4 1.1 KUNNGJØRING... 4 1.2 OPPDRAGSGIVER... 4 1.3 KONTAKTPUNKT HOS OPPDRAGSGIVER I KONKURRANSEPERIODEN... 4 1.4 KORT OM TJENESTEN... 4 1.5 AVTALENS VARIGHET... 4 1.6 AVTALENS OMFANG... 4 1.7 SPRÅK... 4 2 PROSEDYRE... 5 2.1 GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN... 5 2.2 OFFENTLIGHET... 5 2.3 TAUSHETSPLIKT... 5 2.4 KOSTNADER I FORBINDELSE MED UTARBEIDELSE AV TILBUD... 5 2.5 SPØRSMÅL OG SVAR I FORBINDELSE MED KONKURRANSEN... 5 2.6 FREMDRIFTSPLAN... 5 2.7 FORHANDLINGER... 6 2.8 TILDELING AV KONTRAKT... 6 2.9 RETT TIL Å AVLYSE KONKURRANSEN... 6 2.10 RETT TIL Å FORKASTE TILBUD... 6 2.11 ALTERNATIVE TILBUD... 6 3 KRAVSPESIFIKASJON... 7 3.1 OM TEKNISKE SPESIFIKASJONER... 7 3.2 ABSOLUTTE MINSTEKRAV... 7 4 SÆRLIGE KONTRAKTSVILKÅR... 9 4.1 KONTRAKTSVILKÅR... 9 4.2 OPPDRAGSGIVERS FORPLIKTELSER... 9 4.3 LEVERANDØRENS FORPLIKTELSER... 9 4.4 BESTILLINGSRUTINER... 9 4.5 ADMINISTRATIVE BESTEMMELSER... 10 4.6 SOSIALE BESTEMMELSER... 10 4.7 ØKONOMISKE BESTEMMELSER... 11 5 VALG AV LEVERANDØR... 12 5.1 MINSTEKRAV... 12 5.2 KVALIFIKASJONSKRAV... 12 5.3 UTVELGELSESKRITERIER... 13 5.4 TILDELINGSKRITERIER... 13 5.5 OPPDRAGSGIVERS BEHANDLING AV TILBUDENE... 15 6 KRAV TIL UTFORMING AV TILBUDET... 16 6.1 UTARBEIDELSE AV TILBUD... 16 6.2 KONTAKTPUNKT HOS TILBYDER I KONKURRANSEPERIODEN... 16 6.3 INNLEVERING AV TILBUD FORMAT, PAKKING OG MERKING... 16 6.4 TILBUDSFRIST... 17 6.5 FORBEHOLD OG RESERVASJONER... 17

GRIMSTAD KOMMUNE SIDE 3 AV 18 7 VEDLEGG TIL KONKURRANSEN... 18 7.1 VEDLEGG 1: AVTALE, UTKAST.... 18 7.2 VEDLEGG 2: LEDERUTVIKLINGSPROGRAM FOR GRIMSTAD KOMMUNE.... 18 7.3 VEDLEGG 3: TILBUDSBREV (MAL).... 18

GRIMSTAD KOMMUNE SIDE 4 AV 18 1 GENERELL INFORMASJON 1.1 KUNNGJØRING Konkurransegrunnlag med vedlegg er kunngjort på www.doffin.no. 1.2 OPPDRAGSGIVER Oppdragsgiver for konkurransen er Grimstad kommune. 1.3 KONTAKTPUNKT HOS OPPDRAGSGIVER I KONKURRANSEPERIODEN Kontaktperson: Organisasjon Grimstad kommune Navn Øyvind Takle Telefon +47 37 25 04 06 1.4 KORT OM TJENESTEN Stilling Seniorrådgiver E-mail oyvind.takle@grimstad.kommune.no Konkurransen gjelder: Kjøp av tjenester for lederutvikling. Omfanget av tjenesten er nærmere spesifisert i «Lederutviklingsprogram for Grimstad kommune», se vedlegg 2. 1.5 AVTALENS VARIGHET Avtalen gjelder perioden 2 år fra kontraktsignering. 1.6 AVTALENS OMFANG Det skal kjøpes tjenester innfor rammen av kunngjort konkurranse, begrenset oppad til EØS-terskelverdi, kr 1 550 000 eks mva. Forannevnte er å forstå medregnet eventuell bruk av opsjon. Oppdragsgiver har ikke aktivitetsplikt som medfører uttak av tjenester. 1.7 SPRÅK Tilbudet skal i sin helhet innleveres på norsk.

GRIMSTAD KOMMUNE SIDE 5 AV 18 2 PROSEDYRE 2.1 GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN Totalverdien av anskaffelsen/avtalen er under EØS-avtalens terskelverdi for varekjøp og tjenestekjøp. Anskaffelsen gjennomføres i henhold til lov 1 og forskrift 2 om offentlige anskaffelser. Heretter benevnt LOA og FOA. Det forutsettes at tilbyder har nødvendig kunnskap om dette regelverket ved innlevering av tilbud. Konkurransen gjennomføres med forhandling, jf FOA 4-2, bokstav d. Anskaffelsen gjennomføres etter prosedyrene i forskriftens del I og II. 2.2 OFFENTLIGHET For allmennhetens innsyn i tilbud og anskaffelsesprotokoll gjelder offentleglova, jf FOA 3-5. 2.2.1 Offentleglova og innsyn i tilbud Det vil ikke bli avholdt offentlig tilbudsåpning. Etter valget av leverandør er gjennomført, vil tilbudene være offentlig tilgjengelig for allmennheten. Dersom det fremmes spørsmål om innsyn, aksepterer tilbyder for egen regning å medvirke til å sladde innlevert tilbud for eventuelle taushetsbelagte opplysninger. 2.3 TAUSHETSPLIKT Oppdragsgiver og dennes ansatte, jf FOA 3-6, plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller drifts- og forretningsforhold som det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde, jf. lov 10. februar 1967 om behandlingsmåten i forvaltningssaker (forvaltningsloven) 13. Dersom det fremmes spørsmål om innsyn, skal tilbyder for egen regning medvirke til å sladde innlevert tilbud for eventuelle taushetsbelagte opplysninger. 2.4 KOSTNADER I FORBINDELSE MED UTARBEIDELSE AV TILBUD Tilbyder som inngir seg på kontraktsforhandlinger, eller annen forberedende kontakt med avtale som siktemål, bærer selv egne kostnader i den forbindelse. Kostnader tilbyder har i forbindelse med tilbudsprosessen skal i sin helhet dekkes av tilbyder. 2.5 SPØRSMÅL OG SVAR I FORBINDELSE MED KONKURRANSEN Alle henvendelser i forbindelse med anskaffelsesprosessen skal fremsettes skriftlig til ovenfor anviste kontaktperson. Siste frist for mottak av spørsmål er 7 dager før tilbudsfrist. Oversikt over spørsmål vil bli anonymisert og svar vil bli meddelt samtlige tilbydere. 2.6 FREMDRIFTSPLAN Det tas sikte på følgende fremdriftsplan for konkurransen: Utlysing av konkurranse: april 2015 Behandling av tilbud: mai 2015 Avtaleinngåelse: mai 2015 Det tas forbehold om endringer i fremdriftsplanen. 1 Lov 16. juli 1999 nr. 69 om offentlige anskaffelser mv, med etterfølgende endringer 2 Forskrift om offentlige anskaffelser, fastsatt ved kgl. res. 7. april 2006 mv, med etterfølgende endringer

GRIMSTAD KOMMUNE SIDE 6 AV 18 2.7 FORHANDLINGER Konkurransen gjennomføres etter forhandlinger, jf FOA 11-8, 2. ledd. Ved forhandlinger vil følgende retningslinjer bli benyttet: Det er adgang til å forhandle om alle sider ved tilbudet, for eksempel endringer og suppleringer som: o forretningsmessige vilkår o pris, omfang og tekniske spesifikasjoner. Forhandlingsmøter ledes av en representant fra oppdragsgiver. De som møter fra tilbyder skal ha de nødvendige fullmakter, eller framskaffe disse på kort varsel. Det vil bli gjennomført tilstrekkelig antall forhandlingsmøter, etter oppdragsgivers behov. Tilbyderne tillates bare å fremsette revidert tilbud på oppdragsgivers oppfordring. Oppdragsgiver utarbeider referat fra hvert forhandlingsmøte. Oppdragsgiver skal sørge for at hver tilbyder er sikret full konfidensialitet og likebehandling. Forhandlinger kan gjennomføres i ordinære møter, telefonmøter eller skriftlig via brev, telefaks eller e-post, etter oppdragsgivers behov. 2.8 TILDELING AV KONTRAKT Kontrakt tildeles den tilbyder som har det økonomisk mest fordelaktige tilbud, jf FOA 13-2, 1. ledd. Med kontrakt menes en gjensidig bebyrdende avtale som inngås skriftlig mellom oppdragsgiver og en eller flere leverandører. 2.9 RETT TIL Å AVLYSE KONKURRANSEN Oppdragsgiver kan avlyse konkurransen med øyeblikkelig virkning dersom det foreligger en saklig grunn, jf FOA 13-1 (1). 2.10 RETT TIL Å FORKASTE TILBUD Oppdragsgiver kan forkaste alle tilbudene dersom resultatet av konkurransen gir saklig grunn for det, jf FOA 13-1 (2). 2.11 ALTERNATIVE TILBUD Det er ikke anledning til å inngi alternative tilbud, jf FOA 11-4.

GRIMSTAD KOMMUNE SIDE 7 AV 18 3 KRAVSPESIFIKASJON 3.1 OM TEKNISKE SPESIFIKASJONER Standarder og spesifikasjoner ved vare- og tjenestekontrakter, jf FOA 4-3: En spesifikasjon fastsatt i et dokument, som fastsetter de egenskaper, ved en vare- eller tjenestekontrakt, som oppdragsgiver krever. Dette omfatter for eksempel kvalitetsnivå, miljøkrav, universell utforming, overensstemmelsesvurdering, funksjonsdyktighet, bruken av produktet, sikkerhet, dimensjoner, herunder forskrifter som gjelder handelsbetegnelse og terminologi for produktet, symboler, tester og testmetoder, emballering, merking og etikettering, bruksanvisning, produksjonsprosesser og -metoder, samt prosedyrer for overensstemmelses vurdering. Utformingen av tekniske spesifikasjoner er innenfor oppdragsgivers innkjøpsfaglige skjønn. 3.1.1 Avvisning på grunn av forhold ved tilbudet Et tilbud skal avvises når det inneholder vesentlige avvik fra kravspesifikasjonene i kunngjøringen eller konkurransegrunnlaget, jf FOA 11-11, 1. ledd. 3.2 ABSOLUTTE MINSTEKRAV 3.2.1 Generelt Kravspesifikasjonen i herværende konkurranse angir absolutte minstekrav for den ytelse som skal leveres og skal bekreftes i tilbudet. Spesifikasjonene er en del av kontraktsvilkårene. 3.2.2 Gjennomføring Leverandøren skal i samarbeid med oppdragsgiver gjennomføre lederutviklingsprogrammet i henhold til vedlegg 2, «Lederutviklingsprogram for Grimstad kommune». Leverandøren skal ha gode samarbeidsevner. 3.2.3 Overordnet målsetting Det overordnede målet med lederutviklingsprogrammet er å styrke og utvikle lederskapet i Grimstad kommune, og sikre et samfunnsbevisst og fremtidsrettet fokus hos ledere. I dette ligger det at vi sammen skal utvikle oss til en sterk, tydelig, innovativ og fremtidsrettet ledelse der brukerorientering er den sentrale ledesnor. Leverandøren skal bistå og medvirke til måloppnåelsen. 3.2.4 Rolleavklaring HR-sjef og Kvalitetssjef er ansvarlig for gjennomføring av lederutviklingsprogrammet sammen med ekstern konsulent som vil ha ansvar for faglige innhold, gjennomføring og prosessveiledning. HR-sjef og Kvalitetssjef vil sammen med ekstern konsulent være prosessveileder for utviklingsgruppene. Leverandøren skal så langt det er mulig medvirke til rolleklarhet. 3.2.5 Tjenesten Leverandøren skal ha:

GRIMSTAD KOMMUNE SIDE 8 AV 18 God forståelses av programmets mål og hensikt. Prosessveiledere som utfordrer og motiverer deltakerne. Bidra til at den enkelte ser sine styrker og svakheter som leder. Bidragsytere til bevisstgjøring av godt lederskap. God miks av teori og praksis ved gjennomføring av lederprogram. 3.2.6 Leveringstid Programmet vil bli gjennomført med en kombinasjon av samlinger og hjemmearbeid, Programmet strekker seg over et år, med fem samlinger der de to første gjennomføres for den første deltakergruppen høsten 2015, mens de tre siste samlingene gjennomføres våren 2016. Leverandøren skal levere sine tjenester innfor leveringstiden og for øvrig etter nærmere avtale med oppdragsgiver.

GRIMSTAD KOMMUNE SIDE 9 AV 18 4 SÆRLIGE KONTRAKTSVILKÅR 4.1 KONTRAKTSVILKÅR Utkast til kontrakt følger vedlagt. Kontrakten skal tilpasses alle krav som følger av konkurransen. 4.2 OPPDRAGSGIVERS FORPLIKTELSER 4.2.1 Lokaler Oppdragsgiver er ansvarlig for å fremskaffe og bekoste egnede lokaler for levering av tjenesten. Oppdragsgiver er ansvarlig for å fremskaffe og bekoste egnede overnattingslokaler for egne ansatte og leverandørens utøvende personell på oppdragsgivers tjenestested. 4.2.2 Bevertning Oppdragsgiver er ansvarlig for kostnadene ved bevertning under samlingene. Dersom det serveres alkohol, skal oppdragsgiver påse at skjenking skjer i lokaler som har godkjent bevilling for servering av alkohol. 4.3 LEVERANDØRENS FORPLIKTELSER 4.3.1 Reiser Leverandøren er selv ansvarlig og bekoster fullt og helt egne reiser til og fra oppdragsgivers tjenestested. 4.3.2 Eget kontorhold Leverandøren er selv ansvarlig og bekoster fullt og helt alle sider av eget kontorhold, så som forberedelser og utarbeidelse av presentasjoner til samlingene mv. 4.4 BESTILLINGSRUTINER 4.4.1 Bestillingsrutine Oppdragsgiver vil bestille samlinger etter avrop. Øvrige tjenester bestilles etter nærmere avtale. Alle bestillinger skal senest 5 virkedager før levering av tjenesten bekreftes av leverandøren. Bekreftelse skal inneholde: Hvem som deltar fra leverandøren. Tid og sted. Avtalt pris. Eventuelt påkrevet lokale, utstyr og tilriggingstiltak som oppdragsgiver skal gjøre. 4.4.2 Avbestillingsrutine Oppdragsgivers skal kostnadsfritt kunne avbestille tjenesten inntil 5 virkedager før levering. 4.4.3 Tilleggsbestillinger

GRIMSTAD KOMMUNE SIDE 10 AV 18 Det må ikke leveres tjenester som ikke er bestilt eller avtalt eller som ikke er i samsvar med de spesifikasjoner og den dokumentasjon kontrakten er basert på uten forutgående godkjenning av oppdragsgivers kontaktperson oppgitt i kontrakt. 4.4.4 Opsjon Oppdragsgiver skal ha rett til ensidig å prolongere avtalen med 1+1 år. Hensikten med denne opsjonen er, dersom oppdragsgiver er fornøyd med valgt leverandør etter endt kontraktsperiode, å utvikle nye lederprogram ved behov. Leverandøren skal samarbeide med oppdragsgiver om utvikling av eventuelt nye lederprogram. Det forutsettes her at en kommer frem til enighet om faglig innhold, omfang og pris. Oppdragsgiver har ingen aktivitetsplikt til å ta ut tjenester i opsjonsårene. 4.5 ADMINISTRATIVE BESTEMMELSER 4.5.1 Møtevirksomhet i kontraktsperioden Gjennom kontraktsperioden vil det være behov for dialog med partene. Leverandøren dekker selv sine kostnader ved møtene. Faste møter med leverandørens bemyndige representant: Ved kontraktsinngåelse skal det gjennomføres oppstartsmøte. Tilsvarende dersom kontrakten forlenges ved bruk av opsjon. Det skal være faste og regelmessige oppfølgingsmøter med leverandøren, minimum en gang pr halvår. Leverandøren har plikt til å stille på alle nødvendig møter oppdragsgiver kaller inn til. Leverandøren dekker selv kostnadene til ovennevnte møter. 4.5.2 Leverandørens taushetsplikt Enhver som utfører tjeneste eller arbeid for et forvaltningsorgan, er undergitt taushetsplikt etter bestemmelsene i forvaltningsloven 13. Dessuten finnes det bestemmelser om taushetsplikt i særlovgivningen. Arbeidstakere som utfører tjenester på vegne av kommunen plikter å hindre at opplysninger meddeles videre til utenforstående i saker som er taushetsbelagt. Taushetsplikten gjelder også etter at vedkommende har avsluttet tjenesten eller arbeidet i kommunene. Brudd på bestemmelsene om taushetsplikt kan medføre straffeansvar jf straffeloven 121. 4.5.3 Habilitet Ved behandling av saker som omfattes av FOA, gjelder reglene om habilitet i forvaltningsloven 6 til 10 og lov 25. september 1992 nr. 107 om kommuner og fylkeskommuner (kommuneloven) 40 nr. 3. Der forvaltningsloven ikke direkte kommer til anvendelse, gjelder reglene i forvaltningsloven 6 til 10 tilsvarende. 4.6 SOSIALE BESTEMMELSER 4.6.1 Lønns- og arbeidsvilkår Leverandøren skal sørge for at ansatte i egen organisasjon og ansatt hos eventuelle underleverandører ikke har dårligere lønns- og arbeidsvilkår en det som følger av tariffavtale, regulativ eller det som er normalt på det stedet arbeidet utføres og for vedkommende yrke. Det er daglig leder av virksomheten som er ansvarlig for at denne kontrakts bestemmelsen blir etterlevd. Alle avtaler leverandøren inngår for utføring av arbeid under denne kontrakten skal inneholde tilsvarende bestemmelser.

GRIMSTAD KOMMUNE SIDE 11 AV 18 Dersom leverandøren ikke etterlever klausulen, har oppdragsgiver rett til å holde tilbake deler av kontraktssummen til det er dokumentert at forholdet er i orden. 4.6.2 Underleverandører Oppdragsgiver ønsker klarhet i ansvar og gjennomføring av kontrakt. Bruk av underleverandører er ikke tillatt. 4.6.3 Etiske krav til leverandørkjeden Oppdragsgiver krever at våre leverandører holder en høy etisk standard for den del av sin virksomhet som skal gjennomføre tjenesten. Bestemmelsen omhandler involvert personell hos leverandøren, herunder leverandørens øvrige verdikjede. ILO (International Labour Organization) er et organ i FN (Forente nasjoner) som arbeider med å fremme muligheter for kvinner og menn for å få anstendig og produktivt arbeid i forhold til frihet, likhet, sikkerhet og menneskelig verdighet. Dersom tjenesten medfører levering av varer- eller produkter, som er produsert utenfor EU, krever oppdragsgiver at leverandøren går god for at eventuelle varereller produkter er produsert under arbeidsforhold som ikke er dårligere enn de kravene som følger av ILO konvensjonene: Forbud mot barnearbeid (FNs barnekonvensjon artikkel 32, ILO-konvensjon nr 138 og 182). Tvangsarbeid/slavearbeid (ILO-konvensjon nr 29 og 105). Diskriminering (ILO-konvensjoner nr 100 og 111). Organisasjonsfrihet og retten til kollektive forhandlinger (ILO-konvensjon nr 87 og 98). 4.6.4 Vandel Leverandøren skal bekrefte at virksomheten ikke er rettskraftig dømt for: Deltakelse i en kriminell organisasjon. Korrupsjon. Bedrageri. Hvitvasking av penger. Virksomheten er videre ikke ved rettskraftig dom kjent skyldig i straffbare forhold som angår den yrkesmessige vandel og har ikke i sitt yrke gjort seg skyldig i alvorlige forsømmelser mot faglige og etiske krav i vedkommende bransje. Oppdragsgiver skal avvise leverandører som har gjort seg skyldig i ovennevnte straffbare forhold, jf FOA 11-10 bokstav e. 4.7 ØKONOMISKE BESTEMMELSER 4.7.1 Oppgjør Faktura skal sendes oppdragsgiver senest den 20. i påfølgende måned etter utført oppdrag. Faktura er å anse som foreldet seks måneder etter utført oppdrag. Faktura stiles slik: Grimstad kommune, fakturamottak, postboks 123, 4891 Grimstad Faktura skal merkes med ressursnummer: 550636 Faktura skal utstedes med betalingsbetingelser netto 30 dager, regnet fra dato på korrekt faktura. Leverandøren skal tilpasse sin faktura etter oppdragsgivers ønske, slik at elektronisk fakturabehandling kan gjennomføres.

GRIMSTAD KOMMUNE SIDE 12 AV 18 5 VALG AV LEVERANDØR Alle tilbydere til denne konkurransen må oppfylle minstekravene og kvalifikasjonskravene. Minstekrav er regulert i FOA og gjelder for alle leverandører til det offentlige. Kvalifikasjonskrav omfatter krav til den enkelte tilbyders juridiske, økonomiske og finansielle stilling. Dette innebærer en vurdering av tilbyders økonomiske kapasitet, herunder soliditet, resultatgrad og fortjenestegrad, samt evne til å kunne oppfylle en eventuell kontrakt. Disse kravene vil variere for hver enkelt konkurranse. Kvalifikasjonskravene til denne konkurransen er gjengitt nedenfor. De tilbyderne som tilfredsstiller minstekravene og kvalifikasjonskravene stiller likt i den videre konkurransen. Tildeling av kontrakt vil derfor være basert på de angitte tildelingskriterier gitt i denne forespørselen. 5.1 MINSTEKRAV Tilbyder skal levere følgende dokumentasjon i tilbudet: Skatteattester for merverdiavgift og skatteattest for skatt, attestene skal ikke være eldre enn 6 måneder, jf FOA 3-3. HMS-egenerklæring, jf FOA 3-4. Det stilles krav til at MVA, skatte- og trygdeavgiftattestene ikke innehar restanser. Tilbydere som ikke leverer attester for innbetalt skatt og mva (to attester), samt HMS-egenerklæring, vil kunne bli avvist. 5.2 KVALIFIKASJONSKRAV Tilbyder skal bekrefte at alle krav som følger av konkurransegrunnlaget aksepteres. Kvalifikasjonskravene danner grunnlag for vurdering av tilbyders mulighet til å levere tjenesten. Det er et kvalifiseringskrav at tilbyder kan dokumentere at en har tilstrekkelig kompetanse og ressurser (teknisk og økonomisk) til å kunne gjennomføre kontratrakten. Kvalifikasjonskravene er absolutte minimumskrav. De tilbydere som tilfredsstiller kvalifikasjonskravene, vil bli vurdert likt i den videre konkurransen. Tilbyder skal levere følgende dokumentasjon i tilbudet for å dokumentere teknisk kapasitet: 5.2.1 Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling krav Firmaattest. Tilbyder skal være lovlig registrert firma. dokumentasjon Tilbyder skal fremlegge attest for registrering i det faglige register som er bestemt ved lovgivningen i det land hvor tilbyder er etablert, for eksempel Foretaksregisteret i Brønnøysund. 5.2.2 Leverandørens finansielle og økonomiske stilling krav Tilbyder skal være kredittverdig. Tilbyder skal ha økonomisk evne til å gjennomføre kontrakten. Oppdragsgiver vil kunne gjennomføre en kredittvurderings- dokumentasjon Tilbyder skal fremlegge inntil de siste tre års regnskap, eller utdrag (minimum resultat og balanse) av dette. Kun konsernets eller moderselskapets regnskap aksepteres ikke.

GRIMSTAD KOMMUNE SIDE 13 AV 18 analyse av tilbyderne under konkurransen. Oppdragsgiver benytter www.bisnode.no eller egne kredittvurderinger / analyser til formålet. Oppnås ikke kredittverdighet, vil tilbyder bli avvist fra deltakelse i konkurransen. Revisorberetning skal medfølge hvis foretaket har revisorplikt. 5.2.3 Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner krav Erfaring. Tilbyder skal ha bred erfaring fra gjennomført lederprogram for kommunal virksomhet tilsvarende Grimstad kommunes størrelse. Personlighetstest. Tilbyder skal ha «verktøy» for å kunne gjennomføre anerkjente og objektive personlighetstester. Tilbyder skal ha bred erfaring med personlighetstester. dokumentasjon Tilbyder skal fremlegge oversikt over relevante oppdrag de seneste tre årene, med navn på kommune herunder en kort beskrivelse av oppdragenes art og omfang. Tilbyder skal fremlegge navn og beskrivelse av eget «verktøy». Tilbyder skal også vedlegge et relevant eksempel på bruk av verktøyet. 5.2.4 Andre kvalifikasjonskrav krav Forsikring. Tilbyder skal til enhver tid opprette/ha forsikring som er tilstrekkelig til å dekke krav fra oppdragsgiver eller tredjemann som følge av leverandørens ansvar eller risiko i henhold til avtalen. dokumentasjon Tilbyder skal bekrefte dette i tilbudet. 5.3 UTVELGELSESKRITERIER Konkurranse med forhandling kan forløpe i flere faser for å redusere det antall tilbud som det skal forhandles om, jf FOA 11-8, 1. ledd. Oppdragsgiver vil føre forhandlinger med minimum 3, maksimum 5 tilbydere. Utvelgelse blant de kvalifiserte tilbydere, med hensyn til hvem det vil gjennomføres forhandlinger med, gjøres etter følgende kriterium: Tilbydere som oppdragsgiver vurderer å ha best forutsetning for å levere tjenesten som etterspørres med hensyn til tildelingskriteriene Utvelgelse etter dette kriterium er kun aktuelt dersom antall kvalifiserte tilbydere overskrider det antall på minimum 3, og maksimum 5 tilbydere som det vil bli gjennomført forhandlinger med. Dersom det kun er 2 kvalifiserte tilbydere vil oppdragsgiver gjennomføre forhandlinger med disse. Ved kun 1 tilbyder vil eventuell forhandling bli vurdert mot FOA 13-1. 5.4 TILDELINGSKRITERIER

GRIMSTAD KOMMUNE SIDE 14 AV 18 Tilbydere som har levert inn et korrekt tilbud som tilfredsstiller minste- og kvalifiseringskravene, har gjennomført forhandlinger og fremsatt et endelig tilbud, vil konkurrere videre på grunnlag av følgende tildelingskriterium: 1. Pris (vektes 50 %). 2. Kvalitet (vektes 40 %). 3. Samarbeidskompetanse (10 %). Tildelingskriteriene står i prioritert rekkefølge. 5.4.1 Tildelingskriterium pris Tilbyder skal fylle inn priser i vedlagte tilbudsbrev (mal). Samtlige priser, eks mva, skal fylles inn på anvist sted. Det er ikke tillatt å gjøre endringer i oppsettet. 5.4.2 Tildelingskriterium kvalitet Tilbyder skal levere en tjeneste som oppfyller kravspesifikasjonene tilhørende kontraktsgjenstanden (Absolutte minstekrav, jf avsnitt 3.2). Kvalitet vurderes ut fra den beskrivelse tilbyder fremsetter i tilbudet, forhandlingsmøter og endelig tilbud. Tilbyder skal med utgangspunkt i det konkrete oppdraget beskrive følgende i tilbudet: Gjennomføring. Hensett vedlagte lederutviklingsprogram skal tilbyder beskrive: o Forslag til gjennomføring av lederprogrammet på best mulig måte. o Forståelsen av mål og hensikt med lederprogrammet. o Tilbudt metodikk for prosessveiledelse. o Tilbudt metodikk for praktisk tilnærming. o Fremdriftsplan som ivaretar en forsvarlig gjennomføring. o Hvordan oppdraget vil prioriteres i forhold til andre oppdrag. Den tilbyder som etter oppdragsgivers skjønnsmessige vurdering tilbyr best gjennomføringskompetanse vil få størst uttelling. Kompetanse og erfaring. Tilbyder skal beskrive: o Særskilt formalkompetanse hos personell som tilbys for oppdraget. o Særskilt erfaring hos personell som tilbys for oppdraget. Den tilbyder som etter oppdragsgivers skjønnsmessige vurdering tilbyr best kompetanse og erfaring for gjennomføring av oppdraget vil få størst uttelling. Service. Tilbyder skal beskrive: o Her skal fremgå rutiner for mottak av henvendelser fra oppdragsgiver, kundebehandling og oppfølging. o Tilgjengelighet og responstid overfor oppdragsgiver. Den tilbyder som etter oppdragsgivers skjønnsmessige vurdering tilbyr best service for gjennomføring av oppdraget vil få størst uttelling. Miljø. Tilbyder skal beskrive hvorledes en tenker å organisere oppdraget med minst mulig miljøbelastning. Den tilbyder som etter oppdragsgivers skjønnsmessige vurdering tilbyr best organisering med minst mulig miljøbelastning for gjennomføring av oppdraget vil få størst uttelling. Forholdene nevnt over er ikke i prioritert rekkefølge. 5.4.3 Tildelingskriterium samarbeidskompetanse Samarbeidskompetanse vurderes ut fra følgende forhold: Tilbyder skal ha gode samarbeidsegenskaper.

GRIMSTAD KOMMUNE SIDE 15 AV 18 o Forhandlinger. Det forutsettes at man før tildeling av kontrakt gjennomfører minst en forhandling, jf konkurransegrunnlagets punkt 2.7, med aktuelle tilbydere, der formålet er å avklare samarbeidsrelasjoner hensett konkurransens tildelingskriterier. o Referanser. Tilbyder skal oppgi 3 referanser som tilbyder mener er mest relevant for herværende oppdrag, med nødvendig kontaktinfo slik det fremkommer av vedlegg 3 Tilbudsbrev (mal). Referansene skal kun omhandle konkrete oppdrag der personell som tilbys i herværende konkurranse har vært ansvarlig for gjennomføringen. Oppdragsgiver vil spørre referansene om deres opplevde erfaring med leverandøren relatert til hva som ble tilbudt. Eventuelle avvik innenfor fag og oppgaveløsning avklares mot faktisk leveranse. Referansene vil kun bli kontaktet for tilbydere som kommer til forhandling. Dersom det ikke oppnås kontakt med oppgitte referanser etter to forsøk, vil oppdragsgiver se bort fra referansen. Den tilbyder som etter oppdragsgivers skjønnsmessige vurdering har den beste samarbeidskompetansen vil få størst uttelling. Forholdene nevnt over er ikke i prioritert rekkefølge. 5.5 OPPDRAGSGIVERS BEHANDLING AV TILBUDENE Pris. Laveste totalpris gir størst uttelling. Totalpris, eller hvordan det i denne konkurransen skal beregnes totalpris, fremkommer av prisformatet i vedlagte tilbudsbrev (mal). Lavest totalpris pris gir 5,00 poeng. Totalpriser mellom laveste og inntil det dobbelte av totalprisen gis en lineær reduksjon på mellom 5,00 og 0,00 poeng. Totalpriser som er det dobbelte av laveste totalpris, eller høyere, får 0,00 poeng. Tilbudene vurderes relativt mot hverandre. Kvalitet og samarbeidskompetanse. Den tilbyder som etter en samlet skjønnsmessig vurdering av de ovennevnte forhold innenfor hvert tildelingskriterium; tilbyr best kvalitet, gis 5,00 poeng, tilbyr best samarbeidskompetanse, gis 5,00 poeng. Tilbudene vurderes relativt mot hverandre. 5.5.1 Avgjørelse av konkurransen Hvilken tilbyder som har det økonomisk mest fordelaktige tilbudet avgjøres ved rangering av den tilbyder som oppnår størst samlet total poengsum etter vekting i nedenstående tabelloppsett: Tilbyder nn poengsum tildelingskriterium vekting (poengsum x vekting) pris 50 % x kvalitet 40 % y samarbeidskompetanse 10 % z Total poengsum Sum x+y+z

GRIMSTAD KOMMUNE SIDE 16 AV 18 6 KRAV TIL UTFORMING AV TILBUDET 6.1 UTARBEIDELSE AV TILBUD Tilbudet skal fremsettes og leveres ved bruk av oppdragsgivers tilbudsbrev (mal). Det er ikke tillatt å gjøre endringer i oppsettet. Tilbudsevaluering er en omfattende prosess, hvor alle leverandører har krav på lik og rettferdig behandling. Det er derfor nødvendig at alle tilbudene er likt oppbygd og benytter referanser i henhold til konkurransegrunnlaget. Alle punkter som er etterspurt i konkurransegrunnlaget skal besvares. Hvis et punkt ikke er relevant, eller ikke kan besvares, må dette begrunnes eller beskrives. Det gjøres her spesielt oppmerksom på muligheten for å stille spørsmål til forståelsen av konkurransegrunnlaget. Manglende besvarelse av ett eller flere punkter kan medføre avvisning av tilbudet. Tilbudet med eventuelle vedlegg skal være skriftlig og utarbeidet på norsk. Tilbudet skal vedstås til og med 6 måneder fra tilbudsfrist. 6.2 KONTAKTPUNKT HOS TILBYDER I KONKURRANSEPERIODEN Følgende informasjon skal oppgis: Tilbyders navn, organisasjonsnummer, postadresse, postnummer, poststed, telefon, telefaks, firmas e-postadresse og internettadresse. Kontaktpersons navn, e-postadresse og direkte telefon og mobiltelefon. 6.3 INNLEVERING AV TILBUD FORMAT, PAKKING OG MERKING Tilbudet skal være skriftlig og leveres som ett komplett utskrevet og undertegnet eksemplar, samt en komplett og ordnet elektronisk versjon på minnepenn. Dette gjelder også eventuelt brosjyremateriell. Samtlige elektroniske filer skal være i pdfformat. Tilbudet organiseres med vedlegg i henhold til vedlagt tilbudsbrev (mal). Papirversjonen skal ikke stiftes eller bindes inn på en måte som vanskeliggjør scanning av tilbudet for elektronisk arkiv. Egnet leveringsmåte er ringperm eller mappe. Årsmeldinger og annet tilsvarende trykt materiale kan kun leveres som elektroniske filer på minnepenn sammen med tilbudet, alternativt med henvisning til nettsider/url, for å begrense innlevert papirmengde. Dersom det er avvik mellom innlevert papirversjon og den elektroniske versjonen, vil skriftlig versjon gjelde før elektronisk. Det gjøres spesielt oppmerksom på at tilbudet, med unntak av årsmeldinger og annet tilsvarende trykt materiale, ikke kan leveres på e-post, da dette ikke oppfyller forskriftens krav om konfidensiell behandling av tilbud, jf FOA 7-3. Komplett underskrevet tilbud, inkludert tilhørende elektronisk utgave på minnepenn, skal leveres i lukket nøytral forpakning. Ikke bruk logo eller andre kjennemerker som kan være med på å identifisere hvem som er tilbyder før tilbudet åpnes. Tilbudet skal sendes eller leveres til følgende adresse: Grimstad kommune Øyvind Takle Postadresse Postboks 123, 4891 GRIMSTAD Leveringsadresse Arendalsveien 23, 4878 GRIMSTAD

GRIMSTAD KOMMUNE SIDE 17 AV 18 Tilbudet skal merkes Tilbud kjøp av tjenester for lederutvikling, vår sak 2015/306. 6.4 TILBUDSFRIST Tilbudet skal være Grimstad kommune i hende innen 28.4.2015 kl 12.00. Dersom tilbudet sendes med post eller annen budtjeneste, men ikke er Grimstad kommune i hende på adresse gitt over før utløp av fristen, vil tilbudet bli avvist. Det er tilbyders ansvar at tilbudet kommer frem til rett sted til rett tid, jf FOA 11-11, 1. ledd. 6.5 FORBEHOLD OG RESERVASJONER Dersom tilbyder har forbehold eller reservasjoner skal dette fremkomme uttrykkelig i tilbudet. Det skal skilles mellom forbehold vedrørende konkurransegrunnlaget, og eventuelle forbehold vedrørende kontraktsvilkår. For å likestille tilbudene, skal alle forbehold spesifiseres og prissettes med henvisning til hvilket punkt i konkurransegrunnlaget, eller kontraktsvilkårene, forbeholdet gjelder. Henvisning til tilbyders egne avtalebestemmelser er å betrakte som forbehold, dersom disse avviker fra konkurransegrunnlaget. Forbehold skal være presise og entydige slik at oppdragsgiver kan kostnadsberegne disse uten kontakt med tilbyder. Ved manglende prissetting vil oppdragsgiver prissette forbehold etter eget skjønn. I henhold til FOA 11-11, 1. ledd bokstav d, e og f, skal oppdragsgiver avvise tilbud som; inneholder vesentlige forbehold mot kontraktsvilkårene, eller inneholder vesentlige avvik fra kravspesifikasjonene i kunngjøringen eller konkurranse grunnlaget, det på grunn av avvik, forbehold, feil, ufullstendigheter, uklarheter eller lignende i en anbudskonkurranse kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal bedømmes i forhold til de øvrige tilbudene. Dersom forbehold eller avvik ikke kan prisfastsettes av oppdragsgiver, vil tilbudet bli avvist.

GRIMSTAD KOMMUNE SIDE 18 AV 18 7 VEDLEGG TIL KONKURRANSEN 7.1 VEDLEGG 1: AVTALE, UTKAST. 7.2 VEDLEGG 2: LEDERUTVIKLINGSPROGRAM FOR GRIMSTAD KOMMUNE. 7.3 VEDLEGG 3: TILBUDSBREV (MAL).