Mamut Enterprise Business Intelligence Status/Analyse Dette er en innføring i hvordan du bruker produktet Mamut Enterprise Status/Analyse. Først vil det bli gjennomgått hva du kan få ut av din virksomhet ved å bruke Mamut Enterprise Status/Analyse og hva du bør tenke på før du tar systemet i bruk. Deretter får du opplæring i hvordan bruke systemet effektivt. Innhold Innledning 2 Fordeler...2 Funksjonalitet...2 Utbytte av Mamut Enterprise Status/Analyse:...4 Raskere å få ut nøkkeltall alltid et skritt foran..4 Enklere å analysere...4 Innbydende presentasjoner...4 Styrk bedriftens konkurranseevne...4 Eksempler på bruksområder:...5 Anbefalinger 6 Hva bør du tenke på før du starter?...6 Pivot-tabeller...6 Opplæring til brukere...6 Slik bruker du systemet 7 Trinn 1: Eksport av bedriftsanalyse...7 Eksport av salgstall til Pivot-tabell...9 Trinn 3: Begreper i Pivot-tabeller...9 Trinn 4: Valg av tall i Pivot-tabellen...10 Trinn 5: Grafisk fremstilling av tallene i Pivottabellen...12 1
MAMUT ENTERPRISE BUSINESS INTELLIGENCE STATUS/ANALYSE INNLEDNING Fordeler Bedre oversikt og kontroll Enkel tilgang til informasjon Responder raskere og riktigere Alt av nøkkeltall og analyser Skap innbydende rapporter Enklere å lage grafiske fremstillinger Fokus på resultatskapende arbeid Funksjonalitet Salgsinformasjon Analyser følgende informasjon: Produkter Antall varelinjer Antall solgte produkter Omsetning Kostpriser DB (omsetning - kostpris) Produktgrupper Selgere Prosjekter År Kundekategorier Kundestatuser Perioder (måneder) Regioner Ordreinformasjon Kunder Innkjøpsinformasjon Analyser følgende informasjon: Produkter Antall varelinjer Antall bestilte produkter Rabatter 2
INNLEDNING Innkjøpspriser Produktgrupper Vår referanse Prosjekter År Perioder (måneder) Regioner Lager Kundekategorier Kundestatuser Bestillinger Leverandører Regnskapsinformasjon Analyser følgende informasjon: Kontoinformasjon Bilagsarter Kontogrupper Avgiftskoder Debet Kredit Saldo Reskontroinformasjon Bilagsdatoer Perioder År Avdelinger Prosjekter Bilagsinformasjon Medfølgende standardrapporter: Kunde- og kontaktinformasjon Faktura- og omsetningsstatistikk Produktinformasjon Kundereskontroinformasjon Leverandørreskontroinformasjon 3
MAMUT ENTERPRISE BUSINESS INTELLIGENCE STATUS/ANALYSE Utbytte av Mamut Enterprise Status/Analyse: Ha den rette informasjonen raskt tilgjengelig, analyser og lag grafiske fremstillinger, vær i forkant av situasjonene og gjør de endringene som skal til for å øke lønnsomheten! Har du savnet akkurat den ene rapporten? Ønsker du det skulle være lettere å fremstille tallene på en innbydende måte? Ved hjelp av Mamut Status/Analyse kan du ta ut grafiske presentasjoner og analysere alt fra enkle standardrapporter til komplekse nøkkeltallsrapporter og salgstall. Raskere å få ut nøkkeltall alltid et skritt foran Virksomheten er avhengig av kritisk informasjon for å styrke konkurranseevnen og hjelpe den å hevde seg i markedet. Mamut Enterprise Status/Analyse gir raskt tilgang til den riktige informasjonen, på tvers av avdelinger, og ledelsen har tilgang til alle nødvendige nøkkeltall for å respondere riktig og raskt. Enklere å analysere Mamut Status/Analyse kombinert med Microsoft Excel organiserer viktige opplysninger og gjør deg i stand til å ta frem, sammenstille og analysere informasjonen både raskere og enklere. Ved hjelp av Mamut Status/Analyse og tabellene i Excel kan du se på tallene fra ulike perspektiver og ulike detaljnivåer samt sette opp sammenligninger av valgfrie informasjonsbærere. Innbydende presentasjoner De ferdige tabellene med nøkkeltall og funksjonene i Excel gjør det dessuten enklere å presentere tallene mer innbydende og illustrerende. Overbevis ledelsen om riktige avgjørelser og motiver medarbeidere med gode presentasjoner! Styrk bedriftens konkurranseevne Ved hjelp av Mamut Enterprise Status/Analyse får du et unikt konkurransefortrinn når det gjelder evnen til omstilling basert på korrekte analyser og beslutninger. Mamut Enterprise Status/Analyse sikrer at du både har tid og evne til å motivere medarbeidere, tenke strategisk og utvikle bedriften. 4
INNLEDNING Eksempler på bruksområder: Ledelse Med Mamut Enterprise Status/Analyse kan ledelsen enkelt ta ut nøkkeltall som trender, inntektsog kostnadstall sammenlignet med budsjetter og sammenligne salg i ulike produktgrupper eller kundegrupper. Mamut Enterprise Status/Analyse gir informasjonen man trenger for å ta strategiske beslutninger. Salgsavdeling Din salgsavdeling kan bruke Mamut Enterprise Status/Analyse til analyse og budsjettering. Hver enkelt selger kan følges opp på salg mot budsjetter, kunder, produkter eller prosjekter/kampanjer. Analyser trender: Er noen selgere flinkere enn andre til å selge ulike produkter eller til ulike kundegrupper? Hvilke er best på ny salg og hvilke selger best til eksisterende kunder? Med Mamut Enterprise Status/Analyse ser du trender og muligheter og har dermed muligheten til å predikere salget. Dette vil øke effektiviteten i salgsstaben. Markedsavdeling Fungerer din annonsering og markedsføring? Bruk Mamut Enterprise Status/Analyse til å analysere salg på ulike kampanjer og annonser. Få raskt oversikt over hvilke aktiviteter som er mest lønnsomme for virksomheten. Regnskapsavdeling Regnskapsmedarbeider bruker Mamut Enterprise Status/Analyse til blant annet å analysere inntektsstrømmen og sette opp virkelige mot budsjetterte kostnader. Hvilke deler av virksomheten er mest lønnsom og hvilke aktiviteter er ulønnsomme. Mamut Enterprise Status/Analyse organiserer disse opplysningene og gjør deg i stand til å ta frem, sammenstille og presentere denne informasjonen på en raskere, enklere og mer innbydende måte. 5
MAMUT ENTERPRISE BUSINESS INTELLIGENCE STATUS/ANALYSE ANBEFALINGER Hva bør du tenke på før du starter? En person i bedriften, gjerne regnskapsansvarlig, bør sette seg inn i Mamut Enterprise Status/Analyse. Det anbefales å ta ut noen rapporter til Microsoft Excel og å lære seg hvordan man bruker Pivot-funksjonaliteten; legge til tall til tabellene og lage grafiske fremstillinger. Før bedriften tar i bruk programmet bør hun/han, sammen med ledergruppa, diskutere hvilke tall og analyser som er viktige for bedriften og når disse skal brukes. Pivot-tabeller Mamut Status/Analyse vil generere ferdige tabeller i Microsoft Excel. Pivot-tabeller er en funksjonalitet som følger med som standard i Microsoft Excel. Disse er interaktive tabeller som automatisk organiserer data fra Mamut-systemene. Om du ikke er kjent med Pivot-tabeller anbefaler vi at du leser litt om hvordan du bruker disse på Microsoft sine websider. Dette er en god link: http://office.microsoft.com/en-us/assistance/ha010346321033.aspx Uansett, du vil raskt klare deg selv ved å øve litt på å ta ut tall og bruke tabellen som fremkommer i Excel. Etter litt trening er det enkelt å beherske funksjonene i Excel! Opplæring til brukere Administrator i bedriften bør lese denne innføringen og sette seg raskt inn i bruken av systemet. Deretter bør han kalle inn til et opplæringsmøte med brukere. 6
SLIK BRUKER DU SYSTEMET SLIK BRUKER DU SYSTEMET Trinn 1: Eksport av bedriftsanalyse Eksport av bedriftsanalyse 1. Hvilke tall du ønsker å analysere avhenger av hva som er viktig i din virksomhet. For å illustrere noen av muligheten du får med Mamut Enterprise Status/Analyse gåes det gjennom noen eksempler på de neste sidene. 2. Eksport av bedriftsanalysen utføres gjennom en veiviser, hvor du velger regnskapsår og hvilke standardrapporter som skal inngå i rapporten. Klik Vis Status Eksport av bedriftsanalyse til Microsoft Excel. 3. Deretter velger du Regnskapsår i nedtrekkslisten og klikker Neste. Eksporten vil sammenstille tallene fra dette året med foregående år. 4. Huk deretter av hvilke standardrapporter du vil inkludere i analysen. Ta for eksempel med Kundereskontro-informasjon, Ordre/faktura-informasjon, Kunde-/kontaktinformasjon og Regnskapsinformasjon. Til slutt klikker du Neste og Fullfør. 7
MAMUT ENTERPRISE BUSINESS INTELLIGENCE STATUS/ANALYSE Det vil bli opprettet selvstendige regneark i én arbeidsbok for hver av rapportene. En forside blir automatisk generert og regnearkene er formatert slik at hver rapport er tilpasset en side. Du kan enkelt skrive ut og stifte sammen arkene til et hefte som kan deles ut. Systemkrav Mamut Enterprise Status/Analyse-eksportene lar deg hente ut virksomhets-kritiske tall fra din database og overføre dem til tabeller i Microsoft Excel klare for analyse (Krever minimum Microsoft Excel 9.0). Dette gir deg et alternativ til standard-rapportene, slik at du kan se sammenhenger du ikke får tak i gjennom rapport-modulen. Standardrapporter Kunde- og kontaktinformasjon: Kontakter og kunder med registrerte ordre/faktura. Faktura-/omsetningsstatistikk: Omsetning/antall per måned, kreditnotaer og sum utestående. Produktinformasjon: Omsetning per produktgruppe og 40 mest omsatte produkter. Kundereskontroinformasjon: Aldersfordelt reskontro per periode og aldersfordelt reskontro pr 31.12.XX med status frem i tid. Leverandørreskontroinformasjon: Aldersfordelt reskontro. 8
SLIK BRUKER DU SYSTEMET Eksport av salgstall til Pivot-tabell For å ta ut salgstallene for forrige måned klikker du på Vis Status Eksport av salgstall til Pivot i Microsoft Excel. (Du kan velge mellom salgstall, regnskapstall og innkjøpstall.) Du velger så datoer for den perioden du ønsker tall over og klikker OK. Trinn 3: Begreper i Pivot-tabeller Før vi viser hvordan du kan arbeide med informasjonen som er blitt eksportert til en Pivottabell, vil vi raskt vise deg hvordan Pivot-tabellen ser ut og hvilke felter/begrep som er viktige. Page field (side felt): Et felt fra datakilden som er blitt lagt til et side-område (eller filter) i en Pivot-tabell rapport. For eksempel er `year i tabellen under en page field. Du kan benytte year-feltet til å vise summerte data for bare 2003, bare 2004, osv. Data field (data felt): Et felt fra datakilden som inneholder verdier som skal bli summert. For eksempel i tabellen er Sum of revenue et datafelt. Column field (kolonne felt): Et felt fra datakilden som er dedikert til en kollonne i Pivottabell rapporten. For eksempel er Category et kolonne-felt. Item (objekt): En subkategori av en rad, kolonne, eller side felt. For eksempel `category feltet inneholder følgende objekter: Direktesalg, Forhandler og Kunde. Row field (rad felt): Et felt fra datakilden som du har dedikert til et rad-område i en Pivottabell rapport. For eksempel Product er et rad-felt. 9
MAMUT ENTERPRISE BUSINESS INTELLIGENCE STATUS/ANALYSE Data area (dataområde): Cellene i en Pivot-tabell rapport som inneholder summert data. For eksempel, verdien i celle C28 summerer all direktesalg i datafeltet. Trinn 4: Valg av tall i Pivot-tabellen En rekke tall og bærere vil synes i Pivot-tabellen i Excel. Ved å benytte funksjonaliteten i Excel kan du analysere ved å lage tabeller og grafiske fremstillinger som du selv ønsker ved å velge bærere og diagrammer/grafer som du vil illustrere tallene med. Du kan for eksempel sette opp en analyse av salget på de viktigste produktene fordelt per selger og på direktesalg, forhandlersalg, kunde og grossist; samt å illustrere dette grafisk. De fleste av tallene ligger allerede synlig i kolonner i Excel-arket som er blitt opprettet. 1. Legg til bæreren our_ref som er salg per selger fra PivotTable Field List. Dette gjøres ganske enkelt ved å merke bæreren og klikke på Add To og velge Row Area i nedtrekksmenyen. Alternativt kan du merke our_ref i PivotTable Field List og dra den til rad-området i tabellen i Excel-arket (som er ved siden av product-raden). 2. Deretter kan du bruke de fire produktene som selger mest i analysen. Du ser alle salgstallene for alle produktene i tabellen i Excel-arket. I nedtrekksmenyen i product-cellen velger du de fire produktene som har solgt mest. 10
SLIK BRUKER DU SYSTEMET Nå er tabellen klar med de tallene du ønsker å ha i analysen. 11
MAMUT ENTERPRISE BUSINESS INTELLIGENCE STATUS/ANALYSE Trinn 5: Grafisk fremstilling av tallene i Pivottabellen 1. Du kan illustrere tallene med et søylediagram. Klikk på ikonet for å opprette diagram. Et nytt Excel-ark med søylediagram basert på tallene i tabellen blir generert. 2. For at fremstillingen skal bli mest mulig oversiktlig vil kan du ha produktene alene på y-aksen. Han flytter produktkategoriene product ved å dra den fra x-aksen nederst til y-aksen på høyre side. Deretter flytter han salgskategoriene category (`direktesalg, `forhandler, `kunde, `grossist og `ingen ) til x-aksen ved å dra den fra høyre side til nederst ved siden av `our_ref cellen. Søylediagrammet er nå klart til bruk, og kan skrives ut eller linkes inn i en PowerPointpresentasjon. Salgssjefen er klar for ledermøtet. Dette var en illustrasjon av noen få av mulighetene du får med Mamut Enterprise Status/Analyse og Microsoft Excel. Pivot-tabeller kan virke kompliserte, men så fort du behersker teknikken er mulighetene utallige. Tabellene lar deg sette sammen alle mulige kombinasjoner av de 12
SLIK BRUKER DU SYSTEMET kategoriene du får fra nøkkeltallene i Mamut Business Software, slik at du raskt finner fram til sammenhengene du er ute etter i forhold til din virksomhet. Les gjerne litt om hvordan du bruker Pivot-tabeller i Excel på Microsoft sine websider, men etter litt trening er det enkelt å beherske funksjonene. 13