KONKURRANSEGRUNNLAG ÅPEN ANBUDSKONKURRANSE KJØP/LEASING OG ADMINISTRASJON AV BILER HELSEFORETAKENES INNKJØPSSERVICE AS PÅ VEGNE AV HELSE NORD RHF, HELSE MIDT-NORGE RHF, HELSE VEST RHF, OG HELSE SØR-ØST RHF MED UNDERLIGGENDE HELSEFORETAK Side 1 av 10
INNHOLDSFORTEGNELSE: 1. OPPDRAGET... 3 1.1 OPPDRAGSGIVER... 3 1.2 KONKURRANSEGRUNNLAGET... 3 1.3 OMFANG... 3 1.4 ANSKAFFELSESPROSEDYRE... 3 1.5 AVTALETYPE... 3 1.6 KUNNGJØRING AV KONKURRANSEN... 4 1.7 HEL- ELLER DELTILBUD... 4 1.8 AVTALEPERIODE... 4 1.9 OPSJON... 4 1.9.1 Opsjon 1 Serviceavtale på biler Tilbyderne bes levere forslag til serviceavtale med tilbudet.. 4 1.10 ALTERNATIVE TILBUD... 4 1.11 ADMINISTRASJON AV AVTALEN... 4 1.12 STATISTIKK... 4 2. KVALIFIKASJONSKRAV... 5 2.1 TILBYDERENS ORGANISATORISKE OG JURIDISKE STILLING.... 5 2.1.1 Skatt og mva.... 5 2.1.2 Lovlig etablert foretak... 5 2.1.3 HMS-erklæring... 6 2.2 TILBYDERENS ØKONOMISKE OG FINANSIELLE STILLING... 6 2.3 TILBYDERENS ERFARING... 6 2.4 UNDERLEVERANDØRER... 6 2.5 AVVISNING... 6 3. TILBUDSBESTEMMELSER... 7 3.1 RETTELSER, SUPPLERINGER ELLER ENDRINGER I KONKURRANSEGRUNNLAGET... 7 3.2 KOMMUNIKASJON I TILBUDSPERIODEN... 7 3.3 PRIS... 7 3.4 TILBUDSDISPOSISJON... 7 3.4.1 Tilbyders tilbud... 7 3.4.2 Signering... 7 3.4.3 Tilbudsbesvarelse... 7 3.4.4 Språk... 7 3.5 KONTAKTPERSON HOS TILBYDER... 8 3.6 OMKOSTNINGER... 8 3.7 VEDSTÅELSESFRIST... 8 3.8 LEVERINGSFRIST... 8 3.9 LEVERINGSSTED OG MERKING... 8 3.10 ÅPNING AV TILBUD... 8 3.11 PLANLAGT FREMDRIFT I ANSKAFFELSESPROSESSEN... 8 4. KRAVSPESIFIKASJON... 9 5. AVGJØRELSE AV KONKURRANSEN... 9 5.1 TILDELINGSKRITERIER:... 9 5.2 FORKASTELSE AV TILBUD... 10 Side 2 av 10
1. OPPDRAGET 1.1 Oppdragsgiver Oppdragsgiver er de deltagende regionale helseforetakene (RHF) med underliggende helseforetak (HF) (jf. vedlegg 1). Helseforetakenes Innkjøpsservice AS (HINAS) er ansvarlig for gjennomføring av denne konkurransen på vegne av Oppdragsgiver. 1.2 Konkurransegrunnlaget Konkurransegrunnlaget består av følgende dokumenter: Vedlegg Dokumentnavn Konkurransegrunnlag - Konkurransegrunnlag - Bil X Utfylles av tilbyder 1 Vedlegg 1 - Oversikt deltagende RHF/HF X 2 Vedlegg 2 - Kravspesifikasjon bilanskaffelse X 3 Vedlegg 3 - Kravspesifikasjon biladministrasjon X 4 Vedlegg 4 - Prisutfyllingsskjema bil X 5 Vedlegg 5 - Oversikt over kjøretøypark X 6 Vedlegg 6 - Tilbyders referanser X 7 Vedlegg 7 a og b Standard betingelser for vare og tjenestekjøp X 8 Vedlegg 8 - Kontaktpersoner statistikk X 1.3 Omfang Oppdragsgiver ønsker tilbud på: 1. Kjøp/leasing av nye biler (ikke ambulanser) 2. Administrasjon av bilpark (inkl. ambulanser) Omsetning for de deltakende RHF og HF er estimert til ca. 50. mill NOK pr. år når alle virksomheter er tiltrådt avtalen. Grunnlaget for dette er basert på biladministrasjon for ca. 2000 biler, leasing av ca. 500 biler og nykjøp av ca. 150 biler årlig. Tilbyder vil få et godt bilde av hvilke biler som bør byttes ut og hvor mange som bør byttes ut gjennom informasjon om bilparken i vedlegg 5 Oversikt over kjøretøyparken. De oppgitte forbrukstall er ikke på noen måte bindende for Oppdragsgiver. 1.4 Anskaffelsesprosedyre Anskaffelsen vil bli gjennomført som en åpen anbudskonkurranse i henhold til Lov om offentlige anskaffelse (LoA), 16.juli 1999 og Forskrift om offentlig anskaffelser (FoA) 7. april 2006 nr.402, del I og III. Denne prosedyren innebærer at det etter at tilbudet er levert ikke er anledning til å forhandle ved noen sider av tilbudene. 1.5 Avtaletype For kjøp/leasing: Rammeavtale med én leverandør pr. bilsegment. For biladministrasjon: Rammeavtale med én leverandør. Side 3 av 10
Hvis evalueringen viser at det totalt sett er mest fordelaktig å velge samme leverandør for begge delanskaffelsene vil denne løsningen kunne velges. 1.6 Kunngjøring av konkurransen Anskaffelsen er kunngjort i DOFFIN og TED databaser for offentlige innkjøp. 1.7 Hel- eller deltilbud De samme produktene etterspørres for alle deltagende RHF, jf. vedlegg 1. Deltilbud for en region er ikke tillatt. 1.8 Avtaleperiode Ny avtale vil ha virkningsdato fra 1. april 2009 med en avtaleperiode på to år, til og med 31. mars 2011. Oppdragsgiver har opsjon på forlengelse av avtalen med inntil to år, med inntil ett år av gangen. De ulike RHF og HF har forskjellige utløp av nåværende avtaler og vil dermed tiltre avtalen ved utløp av eksisterende avtaler (jf. vedlegg 1: Deltagende RHF og kontraktstiltredelse). 1.9 Opsjon Opsjonen nevnt nedenfor, skal gjelde i hele avtaleperioden inklusive prolongeringsperioden. 1.9.1 Opsjon 1 Serviceavtale på biler Tilbyderne bes levere forslag til serviceavtale med tilbudet. Ved kjøp og ved leieperiode på 3 eller 4 år, vil det være aktuelt med serviceavtaler på inntil 5 år etter inngåelse av kontrakt. Dette ønskes tilbudt som opsjon med lik årlig betaling som reflekterer normalt vedlikeholdsbehov ut fra antall kjørte kilometer. 1.10 Alternative tilbud Alternative tilbud aksepteres ikke. 1.11 Administrasjon av avtalen HINAS inngår avtale på oppdrag fra RHF-ene. HINAS skal finansieres gjennom de enkelte inngåtte avtalene og vil i dette tilfellet kreve 1 % av omsatte volum ekskl. mva i kontrakten. Tilbyder må innarbeide denne kostnaden i sine tilbudspriser. HINAS fakturerer kvartalsvis basert på tilsendt statistikk fra leverandøren. Det gjøres oppmerksom på at HINAS er mvapliktig (25 %). 1.12 Statistikk Leverandøren skal utarbeide kvartalsvis statistikk uten ekstra kostnad for oppdragsgiver. Statistikken skal utarbeides per 31/3, 30/6, 30/9 og 31/12. Statistikken skal oversendes til Side 4 av 10
oppdragsgiver og HINAS elektronisk i Microsoft Excel-format, uoppfordret innen den 15. i påfølgende måned. Statistikk for årsforbruk leveres kostnadsfritt til alle HF. 2. KVALIFIKASJONSKRAV Formålet med å stille krav til tilbyders kvalifikasjoner er å sikre at tilbyder er i stand til å oppfylle en kontrakt i hele avtaleperioden. Tilbyder kan bli avvist dersom dokumentasjon viser at dette ikke er sannsynlig. Dersom tilbyder er klar over at opplysninger tilknyttet kvalifikasjonskravene kan medføre tvil om tilbyders evne til å oppfylle en kontrakt, bør relevant tilleggsinformasjon legges ved tilbudet. 2.1 Tilbyderens organisatoriske og juridiske stilling. 2.1.1 Skatt og mva. Tilbyder skal oppfylle sine forpliktelser i forhold til innbetaling av skatt og mva. Dokumentasjonskrav I. Skatteattest. I Norge utstedes attesten av kemner/kommunekasserer. Tilbydere fra andre land skal vedlegge tilsvarende fra land hvor tilbyder er etablert. II. Attest for betalt merverdiavgift. I Norge utstedes attesten av Skattefogden. Tilbydere fra andre land skal vedlegge tilsvarende fra land hvor tilbyder er etablert. Attestene skal være utstedt på Skattedirektoratets skjema RF-1244 eller annen blankett som gir de samme opplysninger. Attestene skal ikke vise restanse. Attestene skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra innleveringsdato for tilbudet. 2.1.2 Lovlig etablert foretak Tilbyderen skal være et lovlig etablert foretak. Dokumentasjonskrav Attest fra foretaksregisteret. Attest for registrering i det faglige register jamfør lovgivningen i det land tilbyder er etablert. Attesten skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra innleveringsdato for tilbudet. Side 5 av 10
2.1.3 HMS-erklæring Tilbyderen skal ha et HMS-system. Dokumentasjonskrav Signert HMS egenerklæring. (Skjema for HMS-egenerklæring kan hentes fra: http://www.regjeringen.no/upload/kilde/fad/red/2006/0032/ddd/andre/280340-hms-egenerklaering.rtf) 2.2 Tilbyderens økonomiske og finansielle stilling Tilbyder skal ha en økonomisk og finansiell soliditet som gir oppdragsgiver trygghet for at leverandøren vil være økonomisk levedyktig i hele avtaleperioden. Dokumentasjonskrav 1 Godkjent regnskap for 2006 og 2007 med revisors kommentarer. Dokumentasjonskrav 2 Kredittvurdering av Dun & Bradstreet AS eller annen tilfredsstillende kredittvurderingsinstitusjon, ikke eldre enn 4 måneder. Leverandører med dårligere rating enn A eller tilsvarende (kredittvurdering uten sikkerhet) vil ikke bli kvalifisert. 2.3 Tilbyderens erfaring Tilbyder skal dokumentere erfaring fra tilsvarende oppdrag. Som tilsvarende oppdrag regnes større private konsern eller større offentlige etater/-foretak. Dokumentasjonskrav: Liste over de viktigste leveransene de siste tre år for de produkter konkurransen omfatter, herunder opplysninger om leveransens verdi og tidspunkt, offentlige eller private mottakere. Det bes også om at det oppgis kontaktperson og telefonnummer for 3 av mottakerne på denne referanselisten. 2.4 Underleverandører Dersom leverandøren skal benytte underleverandører må man opplyse om dette. Oppgaver underleverandøren skal utføre må spesifiseres. Dokumentasjonskravene i pkt 2.1 gjelder også for underleverandørene, og skal leveres inn sammen med leverandørens egne dokumenter (tilbudet). 2.5 Avvisning Dersom dokumentasjonen mangler/er mangelfull, eller viser restanse i forhold til skatt/mva., vil tilbyder bli avvist i henhold til FoA, 20-12. Side 6 av 10
3. TILBUDSBESTEMMELSER 3.1 Rettelser, suppleringer eller endringer i konkurransegrunnlaget Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å foreta rettelser, suppleringer og endringer i konkurransegrunnlaget i henhold til FoA, 8-2. Endringer/tilføyelser legges inn på kunngjøringens område i DOFFIN. Endringen/tilføyelsen vil da bli automatisk videresendt til alle som har registrert sin interesse for konkurransen. 3.2 Kommunikasjon i tilbudsperioden All kommunikasjon av administrativ og faglig art i tilbudsperioden skal være skriftlig i form av e-post og skal føres mot fast kontaktperson. Det aksepteres ikke at det foregår noen form for kommunikasjon vedrørende tilbudet med andre personer som deltar i beslutningsprosessen. Kontaktperson: Kjetil Sønvisen HINAS sokj@hinas.no Alle spørsmål vil bli besvart skriftlig på e-post og spørsmål og svar vil bli distribuert til samtlige tilbydere jf. pkt. 3.1. 3.3 Pris Vedlegg 4 - Prisutfyllingsskjema bil skal fylles ut av Tilbyder, og leveres i MS-Excel format. Alle priser skal oppgis i NOK eksklusive merverdiavgift. 3.4 Tilbudsdisposisjon 3.4.1 Tilbyders tilbud Tilbyder skal levere tilbudet i ett eksemplar på papir, samt ett eksemplar i elektronisk format (USB minnepinne eller CD). 3.4.2 Signering Tilbudet skal være signert av person som i henhold til firmaattest kan forplikte Tilbyder. 3.4.3 Tilbudsbesvarelse Tilbudet skal besvares med henvisning til nummereringen i konkurransegrunnlag og kravspesifikasjonene 3.4.4 Språk Tilbyder skal levere sitt tilbud på norsk. Side 7 av 10
3.5 Kontaktperson hos tilbyder Konkurransegrunnlag - Bil Tilbyder skal oppgi en kontaktperson (navn, tlf., e-post) som skal fungere som Oppdragsgivers kommunikasjonspunkt. 3.6 Omkostninger Omkostninger som tilbyder pådrar seg i forbindelse med utarbeidelse, oppfølging og eventuell presentasjon av tilbud, vil ikke bli refundert av oppdragsgiver. 3.7 Vedståelsesfrist Tilbudet skal være gyldig i 6 måneder fra tilbudsfristen. 3.8 Leveringsfrist Tilbudet skal være Oppdragsgiver i hende senest 19. januar 2009 klokken 12:00. Tilbud mottatt etter fristens utløp vil bli avvist. 3.9 Leveringssted og merking Tilbudet skal leveres i lukket forsendelse til: Helseforetakenes Innkjøpsservice AS Henry Karlsens plass 1 9815 Vadsø Tilbudet skal merkes: Tilbud 01-036-06 Bil 3.10 Åpning av tilbud Åpning foretas av to representanter for Oppdragsgiver. Åpningen er ikke offentlig. 3.11 Planlagt fremdrift i anskaffelsesprosessen Med forbehold om eventuelle endringer i fremdriftsplanen, tas det sikte på fremdrift etter følgende plan: Milepæl Aktivitet Dato M1 Kunngjøring av konkurranse 26.november 2008 M2 Siste frist for besvarelse av spørsmål til tilbudsgrunnlaget. Side 8 av 10 12. januar 2009 M3 Frist for innlevering av tilbud 19. januar 2009 M4 Demonstrasjon av løsning Uke 6/7
Kunngjøring av tildeling 2. mars 2009 M5 Klagefrist 16. mars 2009 M6 Signering av avtale 17.mars2009 M7 Virkningsdato 1.april 2009 4. KRAVSPESIFIKASJON Se vedlegg 2 Kravspesifikasjon bilanskaffelse, vedlegg 3 Kravspesifikasjon biladministrasjon og vedlegg 4 Prisutfyllingsskjema bil. 5. AVGJØRELSE AV KONKURRANSEN Det økonomisk mest fordelaktige tilbud (jf. FoA 22-2) velges etter en totalvurdering av tildelingskriteriene. Den totale anskaffelsen består av to delanskaffelser, og hver delanskaffelse har ulike tildelingskriterier, og vil derfor bli evaluert hver for seg. Hvis evalueringen viser at det totalt sett er mest fordelaktig å velge samme leverandør for begge delanskaffelsene vil denne løsningen velges. 5.1 Tildelingskriterier: Det økonomisk mest fordelaktige tilbud velges ut fra en vurdering av de oppgitte kriteriene for de tre anskaffelsene, og vil bli vurdert separat. For kjøp/leasing av nye biler vil tildelingskriteriene være: Tildelingskriterium Vekting Score Poeng 1. Økonomi 50 % 0-5 0-250 2. Produktvurdering 20 % 0-5 0-100 3. Merkantil vurdering 20 % 0-5 0-100 4. Miljøkrav 10 % 0-5 0-50 SUM 100 % 0-5 0-500 Ved evalueringen sammenligner vi de innkomne tilbud og gir den beste tilbyder under hvert kriterium høyeste score; dvs 5. De andre tilbudene blir karaktersatt i henhold til dette. Den angitte score blir så multiplisert med vektingen for det enkelte kriteriet og vi får da en poengsum. Eksempel: En score på 4 og vekting 30 % gir 4 x 30 = 120 poeng. Utdyping av tildelingskriteriene: 1. Økonomi Se vedlegg 2 og 4 2. Produktvurdering se vedlegg 2, pkt 22 og vedlegg 4, prisutfyllingsskjema bil, ark 2 Krav-biler 3. Merkantil vurdering Tilbyderne skal beskrive forhandler-/serviceapparat - dekning i Norge 4. Miljøkrav Se vedlegg 2, punkt 22.3.1 Miljøprofil Side 9 av 10
For biladministrasjon vil tildelingskriteriene være: Tildelingskriterium Vekting Score Poeng 1. Pris 60 % 0-5 0-300 2. Systemets funksjonalitet, omfang og 40 % 0-5 0-200 rapporteringsmuligheter SUM 100 % 0-5 0-500 Ved evalueringen sammenligner vi de innkomne tilbud og gir den beste tilbyder under hvert kriterium, høyeste score; dvs 5. De andre tilbudene blir karaktersatt i henhold til dette. Den angitte score blir så multiplisert med vektingen for det enkelte kriteriet og vi får da en poengsum. Eksempel: En score på 4 og vekting 30 % gir 4 x 30 = 120 poeng. Utdyping av tildelingskriteriene: Tildelingskriterium 1 og 2: Se vedlegg 3 - Kravspesifikasjon biladministrasjon og vedlegg 4 prisutfyllingsskjema bil, ark 1 Pris-Biladm. 5.2 Forkastelse av tilbud Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å forkaste samtlige tilbud hvis resultatet av konkurransen gir saklig grunn til det, jf FoA 22-1. Side 10 av 10