Hattfjelldal kommune Arkivkode: Arkivsak: JournalpostID: SaksbehandlerD ato: FA-F31, TI-&73 13/580 14/3949 Steinar Lund. 29.07.2014 Revidering av plan for bygg og anlegg til drift av asylmottak Utvalg Møtedato Saksnummer Formannskapet 27.08.2014 050/14 Kommunestyret 17.09.2014 052/14 Rådmannens innstilling Revidert plan for bygg og anlegg til drift av asylmottak datert 30. juli 2014 vedtas. Alternativ 5 velges for inneværende kontraktsperiode til 01.08.2016. Utløses opsjon 2 i kontrakten med UDI omdisponeres to kommunale leiligheter med inntil 15 beboere i hver leilighet. Innkjøpt modulbygg til kontor og undervisning avhendes. Modulene tilbys lag og foreninger og det lages prosjekt hvor de kjøper moduler og gis anledning til å søke om nærmiljøanleggsmidler for ombygging. Dersom lag og foreninger ikke er interessert i alle modulene selges resten til høystbydende på det frie marked. Ol Johansvei 7 (Olsenbygget) planlegges på sikt brukt till asylbygg. Leietakere skal gis tilbud om alternative lokaler. 27.08.2014 Formannskapet Møtebehandling: Endringsforslag fra Ordfører: Med bakgrunn i foretatt befaring og gjennomgang av ulike byggningsmasse ber formannskapet rådmannen om å legge frem et alternativ for bruk av modulbygget som er lagret, ombygget til beboelsesrom i området ved eksisterende mottak, samt bruk av kommunale bygg til beboelsesrom. Formannskapet ønsker lokalt eierskap av hotellbygget som en del av mottaket, slik at kommunen oppfyller mottakets behov med egne bygg. Ordførers innstilling enstemmig vedtatt. FS-050/14 Vedtak: Med bakgrunn i foretatt befaring og gjennomgang av ulike byggningsmasse ber formannskapet rådmannen om å legge frem et alternativ for bruk av modulbygget som er lagret, ombygget til beboelsesrom i området ved eksisterende mottak, samt bruk av kommunale bygg til beboelsesrom. Formannskapet ønsker lokalt eierskap av hotellbygget som en del av mottaket, slik at kommunen oppfyller mottakets behov med egne bygg.
Habilitet i forvaltningen: Ingen kjent administrativ inhabilitet Vedlegg: Dok.dato Dok.ID Tittel 31.07.2014 82016 Kostnadsoverslag.xls 01.08.2014 82022 Revidert plan bygg asylmottak.docx Side 2 av 6 Saksopplysninger: Det vises til kommunestyresak 059/13 der følgende vedtak ble fattet: Plan for bygg og anlegg til drift av asylmottak datert 09.09.13 vedtas. Det besluttes slik gjennomføring av bygg til kontor og undervisningsformål og boligformål: Modulbygg til boligformål vedtas bygget på tomtealternativ A2 Hotellbakken Behovet for lokaler til kontor og undervisning dekkes inntil videre ved fortsatt leie av tidligere Hattfjelldal Hotell. Rådmannen arbeider videre med å se på alternative permanente løsninger. Sak forelegges kommunestyret primo 2014. Rådmannen gjennomfører byggeprosjektene i hht planen og innenfor en kostnadsramme på 3,1 mill. kr. Inkl. mva med slik kontering: 32850.965.285.9650 D 3.1 mill. kr. 39504.965.285.9650 K 3,1 mill. kr. Med bakgrunn i vedtakets kulepunkt 2 fremmes revidert plan for bygg og anlegg til drift av asylmottak. Vedlagt ligger det reviderte planforslaget med beskrivelse av disponibel bygningsmasse, beskrivelse av behov for ny bygningsmasse, samt beskrivelse av hvilke tomtearealer som vurderes å være aktuelle. Planen inneholder også en vurdering i tilfelle gjenbruk. UDI har i juli 2014 utløst opsjon 1 slik at det nå er inntil 180 beboere som skal ha husrom. Botettheten i mottaket (tidligere HV-huset) er ellers såpass høyt at flere beboerrom vil redusere faren for konflikter, bedre bomiljø, enklere å flytte folk til andre rom når behovet for ekstra renhold/desinfisering skal skje, og lignende. For kontor/undervisningslokalene er opprinnelig plan at TEDS AS skal bygge om hotellet til leiligheter i framtiden. Det er nå laget en leieavtale på to år med TEDS AS. Det kan derfor påregnes at hotellet kan brukes som kontor/undervisningslokale i første kontraktsperioden med UDI. Det er i planen pekt på 5 forskjellige tomteområder. Det er for hvert område beskrevet forhold man må vurdere når en skal velge en eller flere tomter til bygging. Samlokalisering og avstand er to hensyn som må vurderes. Hattfjelldal Kommunes bruk av Vefsnafondet til finansiering av eventuelt nye bygg/ombygging av eksisterende bygningsmasse vurderes nå på departementsnivå. Departementets konklusjon er ikke klar. Vurdering: Det er ønskelig å redusere antall bygg som er leid fra Hågensen Eiendom As. Fra Hågensen Eiendom As leier vi Ol Johans vei 8 godkjent for 79 beboere, Elveveien 7 godkjent for 20 beboere. Svenskveien 13 godkjent for 20 beboere har vi pr. juli 2014 ikke fått tilgang til.
Side 3 av 6 I kommunale bygg har vi pr. i dag, når den nye boligriggen ferdigstilles godkjent plass for 80 beboere. I tillegg leier vi en bolig på Steinslett som er godkjent for 10 beboere Kontrakten med UDI inkludert opsjon 1 sier at Hattfjelldal Kommune skal kunne ta i mot 180 asylsøkere til sammen. Ønsker man at alle asylsøkere skal bo i kommunale bygg er behov for å skaffe godkjente rom til 90 beboere med dagens opsjon. Planen viser flere muligheter for å oppnå dette. Foreløpige kostnadsoverslag for de forskjellige alternativ ligger vedlagt. Alternativ 1 Det mest aktuelle og rimeligste vil være å omdisponere kommunale leiligheter/hus til bruk som asylmottak. Hvis man legger til grunn at det er Olsenbygget som skal omdisponeres, kan ikke det skje før ferdigstillelse av nytt service/næringsbygg på forretningsområde eller andre alternative lokaler for leietakerne er funnet. Dette fordi HaG Vekst As og Helgelandssykehuset er leietakere i bygget i dag. I tillegg må to leietakere som leier leilighet i bygget få annet tilbud. Dette kan tidligst skje ved årsskifte 2016/2017. Dersom opsjonen på tre nye år med mottak blir utløst, bør omdisponering av Olsenbygget vurderes. Andre kommunale leiligheter kan omdisponeres raskt dersom de ikke er utleid. Ønsker man å omdisponere leiligheter som er utleid, reguleres oppsigelsestid etter husleieloven og leiekontraktene. Det må da også vurderes om berørte leietakere skal få leie annen kommunal leielighet. Fem (5) kommunale leiligheter kan brukes som bolig for familier med inntil 20 personer i hver leilighet. Det må påregnes noe ombygging/tilrettelegging av leilighetene. Dette alternativet gjør at alle asylsøkere kan bo i kommunale bygg. Kostnad for tilrettelegging av 5 kommunale leiligheter kr. 220.000,-. Fordeler: Kan gjennomføres raskt dersom man tar i bruk ledige leiligheter. Liten kostnad med tilrettelegging av leilighetene. Alle asylsøkere bor i kommunale bygg og man slipper leie fra andre. Positivt for integrering av asylsøkerne i samfunnet. Dersom mottaksdriften opphører vil leilighetene fort kunne gjøres om til vanlige kommunale leiligheter eller selges Stor gjenbruksverdi. Ulemper: Kan bli behov for å si opp dagens leietakere dersom man ønsker at leiligheter brukt til asylsøkere skal være samlet. Eksempelvis kan et hus med fire leiligheter brukes. Negativ holdning fra enkelte innbyggere dersom asylsøkere plasseres rundt i diverse kommunale leiligheter. Vanskeligere å drive mottaket og oppfølging med asylsøkere spredt rundt på flere steder. Alternativ 2 Kan det være aktuelt at Hattfjelldal Kommune kjøper hotellet fra TEDS for å bruke det til boligrom for asylantene? Hotellet tifredsstiller delvis kravene i henhold til Teknisk forskrift 2010 (TEK 10) med brannalarm, men mangler sprinkling. Dersom hotellet skal brukes til boligrom må/bør det monteres sprinkleranlegg. Hotellrom kan da tas i bruk i løpet av kort tid og for å øke kapasiteten kan det settes inn lettvegger/delingsvegger i de større rommene og sette inn senger. Det må påregnes kostnader i størrelsesorden kr. 2.5 millioner for sprinkling og tilrettelegging av store areal og kjøkken i hotellet. I tillegg kommer eventuelt kjøp av hotellet. Dette forutsetter at det er plass til minst 90 beboere på hotellet. Da slipper man å leie bygg fra Hågensen Eiendom AS eller andre. Velger man denne løsningen kan modulbyget bygges opp som tiltenkt i utgangspunktet og brukes til undervisning og kontorlokaler. Riggen må da tilfredsstille kravene i TEK 10. Totalkostnad inkludert kjøp av hotell og tilrettelegging/ombygging av hotell og montering av undervisningsrigg kr. 9 381 000,- Fordeler: Samler alle asylsøkere på en plass, nært til undervisningslokaler/administrasjon, lett å følge opp enkeltpersoner. Får tatt i bruk riggen innkjøpt til undervisning. God standard på boligdelen, der de fleste har eget rom og bad. Kommunen vil da eie alle bygg i forbindelse med mottaksdriften og slipper leie fra andre. Ulemper: Store kostnader for å få kjøpt hotellet og tilrettelagt dette for beboelse. Undervisningsriggen må også påkostes ca. kr. 2 500 000,- inkludert tomtearbeid og mva. for å tilfredsstile kravene i TEK 10. I tillegg til kostnadene vil dette alternativet ta lang tid å få realisert anslagsvis 8-9 måneder. Dette betyr at man fortsatt må leie andre bygninger i den perioden hotellet og undervisningsriggen tilrettelegges for tiltenkt bruk.
Side 4 av 6 Alternativ 3 Modulbygget som var tiltenkt kontor og undervisningslokaler ble anskaffet høsten 2013. Det består av 15 enheter og ble plassert på tomten ved bensinstasjonen. Kommunestyret vedtok i sak 059/13 at rådmannen skulle arbeide videre med å se på alternative permanente løsninger for kontor/undervisningslokaler. Riggen har vært lagret på ovennevnte tomt i vinter. Det ble utført en del forsterkningstiltak på brakkene for at de skulle tåle vinterlagring. Når det nå er avklart at vi får leie hotellet i minst to år til, må det avklares hva som skal gjøres med de 15 enhetene som står lagret. Skal riggen ombygges til boligrigg eller til flere boliger for familier, må det påregnes kostnader i overkant av kr. 100.000,- pr. enhet. Dette på grunn av strenge krav til bærende konstruksjoner og brannkrav på slike boligrigger. I tillegg må det tilrettelegges tomt, som fort kan opp i kr. 1 000 000,-. Dette er erfaringstall fra oppsetting av boligriggen som pågår i Hotellbakken. Dersom riggen ombygges til boligrigg/småhus vil den kunne bli godkjent for inntil 40 beboere. I tillegg til kommunale bygg må man da fortsatt leie bygningsmasse fra Hågensen Eiendom AS eller andre. Kostnad med å bygge om innkjøpt undervisningsrigg til to småhus kr. 3 880 000,-. Fordeler: Innkjøpt undervisningsrigg blir tatt i bruk, Får samlet de fleste beboerne i ett område, nærhet til undervisningslokaler/administrasjon. Veldig god løsning for familier da de kan være samlet i ett hus. Ulemper: Store kostnader for omgjøring av riggen til boligformål. En slik ombygging er meget omfattende og derfor anbefales det at en konsulent vurderer hvordan ombyggingen skal gjennomføres. Dette for å sikre at alle krav til brannsikkerhet og byggteknisk blir oppfylt. Erfaringsmessig vil det ta 8 9 måneder å bygge om riggen. I tillegg vil dette alternativet kreve at man fortsatt leier annen bygningsmasse for å oppfylle kontrakten med UDI. Alternativ til leie kan være å omdisponere kommunale leiligheter i tillegg til ombygging av riggen til to småhus. Alternativ 4 Kjøp av nye moduler. Det kan også skaffes nye modulbygg tilpasset for asylmottak. Da vil vi få eksempelvis boligrigg ferdig med sprinkling, brannalarmanlegg og godkjent for risikoklasse 6. Prisantydning kr. 350.000,- pr. enhet. I tillegg kommer kostnader for opparbeidelse av tomt og ringmur. Da kan riggen bygges opp med 40 boenheter i 20 enheter + felles vaskerom, kjøkken og oppholdsrom. Dette alternativet vil medføre fortsatt leie av bygningsmasse fra andre i tillegg til kommunale bygg. Kostnad med innkjøp av nye moduler og montering kr. 12 900 000,-. Fordeler: Ferdig tilrettelagte boligenheter. Meget tidsbesparende da enhetene kan tas i bruk i løpet av kort tid. Alle bygnings- og brann krav oppfylt ved produksjon. Får samlet de fleste beboerne i ett område. Disse enhetene vil ha meget stor gjenbruksverdi. Ulemper: Store kostnader med investering av nye moduler. I tillegg vil dette alternativet som alternativ 3 kreve tilgang på annen bygningsmasse for å oppfylle kontrakten med UDI. Alternativ 5 Fortsatt leie av bygninger fra Hågensen Eiendom AS. Som nevnt ovenfor leier og disponerer kommunen i dag bygninger godkjent for inntil 99 beboere fra Hågensen Eiendom AS. I tillegg til kommunens bygninger godkjent for 80 beboere har vi i teorien plass til alle som kontrakten med UDI fordrer inkludert opsjon 1. Kontrakten med Hågensen Eiendom AS gjelder for hele kontraktsperioden til 01.09 2016. Dette er en kontrakt som kan sies opp av begge parter i løpet av kontraktsperioden. Leiekostnaden er i utgangspunktet kr. 1 300 000,- pr. år, men da også inkludert Svenskveien 13. Det har vært noen utfordringer med oppfølging av leiekontrakten mot Hågensen Eiendom AS. Kommunen har ikke fått tilgang til Svenskveien 13, og nødvendige utbedringer av de andre byggene som utleier skal utføre tar lang tid. I tillegg har det i OI Johans vei 8 vært flere tilfeller av veggdyr. Behandling for å fjerne disse er svært dyr ca. kr. 150.000,- pr. gang. Byggets dårlige tilstand og utforming gjør at det er vanskelig å bli kvitt skadedyrene permanent. Ved eventuell utløsning av opsjon 2 foreslås det at man omdisponerer to kommunale leiligheter med inntil 15 beboere i hver leilighet. Må ses i sammenheng med boligpolitisk plan. Dette alternativet gir foreløpig ingen økte kostnader. Dersom opsjon 2 utløses må to kommunale leiligheter omdisponeres og tilrettelegges for asylsøkere ca. kr. 30 000,- pr. leilighet. Det kan også leies boliger fra private dersom det er ønskelig og private boliger er tilgjengelig.
Side 5 av 6 Fordeler: Ved dette alternativet har man nok bygningsmasse for å oppfylle kontrakten med UDI inkludert opsjon 1. Det vil si at man ikke trenger å investere i flere bygg. Skulle derimot opsjon 2 i kontrakten med UDI bli utløst kan man omdisponere to kommunale leiligheter, som med små kostnader kan tilrettelegges. Mindre behov for å tenke på gjenbruk da kommunen avlutter leieforholdene dersom mottaksdrift i kommunal regi avsluttes og kun eier to boligrigger. Ulemper: Avhengighet av Hågensen Eiendom As eller andre utleiere. Avtalen vi har i dag gjelder for hele kontraktsperioden, men kan sies opp av begge parter i løpet av kontraktsperioden. Standarden på noe av bygningsmassen vi leier er av dårlig kvalitet, men er tilrettlagt for mottaksdrift. Dersom noen av partene sier opp leiekontrakten må kommunen finne andre løsninger i løpet av kort tid, noe som kan bli utfordrende. Skulle man velge å bygge nytt eller benytte innkjøpt rigg til undervisning/kontor anbefales det at denne bygningen plasseres i Hotellbakken (A2) ved de andre boligriggene. Dette fordi det totalt sett vil være flest fordeler med at et område brukes til asylmottak og aktiviteter tilknyttet dette. Siden det nå er avklart at hotellbygget kan leies i minst to år til, vil nærheten til kontor og ansatte være en stor fordel for driften. De forskjellige alternativene gir ulik bo standard for asylsøkerne. Inntil 20 stk i en vanlig bolig blir veldig trangt, men er innfor kravene til standard med noen tilpasninger. Dersom man bygger opp en boligrigg til, vil hver asylsøker få eget rom med bad til disposisjon. Viktig å tenke på kontraktslengden som er til 01.08.2016 med en opsjon på ytterligere tre år. De forskjellige alternativene viser at det er store ulikheter på behovet for investeringsmidler. Store investeringer for en så kort kontraktsperioden kan være svært risikabelt, men samtidig kan man i utgangspunktet få nye kontrakter som varer i mange treårsperioder. UDI ønsker offentlige aktører for å drive mottak. Det er vanskelig å vite hvor mange asylsøkere som kommer inn i landet i framtiden og hvor stort behov det blir for mottak. Hattfjelldal Kommune har ikke ubegrenset tilgang på investeringsmidler, og eventuelle låneopptak skal godkjennes av fylkesmannen. Departementets konklusjon angående bruk av Vefsnafondet til denne typen investeringer/ombygginger er avgjørende for finansieringen av vedtatt alternativ. Gjenbruk av bygningsmassen Som planen viser er boligenhetene som kommunen eier er av slik standard at den tilfredsstiller de forskriftmessige krav til bolig. Det fordrer dog at bygningsmassen er satt i stand i hht. TEK10. Dette viser seg å være kostnadskrevende. Anslagsvis i overkant av kr. 100.000,- pr. brakke. Boligenhetene er foreløpig i slik stand at de kan selges til boligformål. Markedet for denne type boformål er relativt begrenset på tilbudssiden, så en antar at salg av byggene vil la seg gjennomføre. Alternativt kan de vurderes brukt til hybelhus, ombygd til leiligheter for salg eller utleie. Ombygging til leiligheter krever noe ombygging. Aspektet med gjenbruk må også legges til grunn når en vurderer plassering av byggene. Hvis kontor-/undervisningslokaler skal benyttes til næringsformål, bør disse ligge sentralt i sentrum, f.eks. på tomtealternativ A1. Riggen tiltenkt kontor-/undervisningslokaler må uansett settes i stand i hht. TEK 10 samme hva den skal brukes til. Hvilke krav som gjelder i lovverket vil variere etter hva riggen skal brukes til. I standsetting av riggene i henhold til TEK 10, har hevet standarden på hver enkelt modul. Utfordringen ved et eventuelt salg er å få solgt hver rigg samlet. Det er bygd saltak over hver boligrigg som er sammensatt av 26 moduler hver. I tillegg er det gjort tettinger, sammenkoblinger etc mellom hver modul. Dersom en kjøper tar en hel rigg slik de nå på er montert, vil verdien av tiltakene på bygningsmassen gjøre at det kan forventes økt salgspris på modulene. Blir modulene solgt en og en, vil tiltakene som Hattfjelldal Kommune ha utført på
Side 6 av 6 riggene ha liten økonomisk betydning. Dette fordi da eksempelvis saltaket ikke er aktuelt å bruke for nye eiere og etterisolering/tetting/sammenkoblinger ikke skal brukes videre. Det kan også være mulig å leie ut boligriggene til entreprenører etc dersom det foregår arbeid i nærheten av Hattfjelldal. Hvis boligbyggene skal ombygges til leiligheter vil forhold som utsikt, uteområde, avstand til sentrum og andre fasiliteter mv., spille inn. Pr. i dag er det behov for flere leiligheter i Hattfjelldal Kommune både for salg og utleie. Administrative og økonomiske konsekvenser: Kostnadsoverslagene som det refereres til for hvert alternativ er foreløpige anslag. Avhengig av hvilket alternativ som blir vedtatt må administrasjonen eller eventuelt konsulent utarbeide et detaljert kostnadsoverslag for valgte løsning. I tilegg må det skaffes andre leiligheter for eventuelle leietakere som må sies opp. Gjennomføre en tilbudskonkurranse dersom det velges å selge modulbygget. Dersom foreslåtte alternativ blir valgt har det ingen økonomiske konsekvenser nå, men velges andre alternativ må kostnadene innarbeides i økonomiplan/budsjett. Kontering: Ingen Konklusjon/anbefaling: Revidert plan for bygg og anlegg til drift av asylmottak datert juli 2014 vedtas. Det anbefales at alternativ 5 velges for inneværende kontraktsperiode til 01.08.2016. Utløses opsjon 2 i kontrakten med UDI omdisponeres to kommunale leiligheter med inntil 15 beboere i hver leilighet. Velges alternativ 5 som anbefalt må innkjøpt modulbygg til kontor og undervisning avhendes. Det foreslås at modulene tilbys lag og foreninger og at det lages prosjekt hvor de kjøper moduler og søker om nærmiljøanleggsmidler for ombygging. Dersom lag og foreninger ikke er interessert i alle modulene selges resten til høystbydende på det frie marked. Utløses opsjon på drift av mottak i ytterligere tre år fra 01.08. 2016 anbefales det at Ol Johansvei 7 (Olsenbygget) omdisponeres til asylmottak. Dette kan gjennomføres når nytt service/næringsbygg er ferdigstilt og dagens leietakere har fått alternative muligheter. Inntil dette bygget er ferdig leies nødvendig boligmasse for å skaffe tilstrekkelig med rom for oppfylle kontrakten med UDI. Steinar Lund. plan- og prosjektkonsulent