OVERHALLA KOMMUNE Teknisk avdeling - positiv, frisk og framsynt- ANBUDSDOKUMENT Ventilasjon Overhalla Helsesenter ANBYDER:... Sak 2015/9196
Til Anbydere Overhalla 09.02.2016 ANBUDSKONKURRANSE FOR LEVERANSE AV VENTILASJON Overhalla kommune inviterer til anbudskonkurranse for bytte av ventilasjons anlegg på Overhalla Helsesenter Dette dokumentet inneholder konkurransegrunnlag med vedlegg. Det skal byttes fire av fem aggregater og disse skal integreres opp mot eksisterende anlegg. Det skal utarbeides en komplett kalkyle der alle elementer vedrørende bytte av disse er ikludert. Leveringsprogram er beskrevet i anbudsgrunnlaget. Det tas forbehold om at leveringsprogrammet kan bli endret. Overhalla kommune står fritt i å velge leverandør basert på kriteriene for tildeling i anbuds- beskrivelsen. Tilbudet skal leveres i lukket konvolutt merket " TILBUD Oppgradering ventilasjon sak: 2015/9196,, innen 03.03.2016 kl 12.00 Postadresse: Overhalla kommune Teknisk avdeling Svalivegen 2 7863 Overhalla Besøksadresse: Administrasjonsbygget Teknisk avdeling Svalivegen 2 7863 Overhalla Med hilsen Johan Grongstad Prosjektleder 2
Del 1: Tilbudsbetingelser Overhalla kommune skal renovere Overhalla Helsesenter og i den forbindelse skal det byttes ventilasjonsanlegg. Anskaffelsen er omfattet av Lov om offentlige anskaffelser 16. juli 1999 nr. 69 med endringer, seinest 30. juni 2006 nr. 41 og forskrift om offentlig anskaffelser (FOA) fastsatt i kgl.res. 7.april 2006 nr. 402. For denne anskaffelsen (varekjøp) gjelder forskriftens del I og III. Det er valgt en åpen anskaffelses prosedyre der alle interesserte leverandører kan gi tilbud. Kunngjøring i Doffin 09.02.2016 Tilbudsbefaring 23.02.2016 Tilbudsfrist 03.03.2016 kl 12.00 Tilbudsåpning Lukket åpning: 03.03.2016 Evaluering Uke 9 Kontraktsforhandlinger 14.03.2016 Estimert dato for tildeling 04.03.2016 Forventet oppstart 04.04.2016 1. VILKÅR Tilbudet skal følge disse vilkår: 1.1. Generelle vilkår 1.1.1. Generelt Tilbudet skal utarbeides på grunnlag av beskrivelser og bestemmelser gitt i dette dokument. Tilbudet skal omfatte alle leveranser som må til for å levere ett komplett velfungerende totalprodukt. Har leverandør en oppfatning av at det er feil eller mangler i beskrivelsen er han pliktig til å varsle fra om dette enten før fristdato eller som notat i tilbud. 1.1.2. Utlysingen Utlysingen skjer som en Nasjonal kunngjøring og blir kunngjort i databasen Doffin. 1.1.3. Kontrakts dokumentene Konkurransegrunnlaget består av følgende: a) Tilbudsinnbydelsen b) Anbudsbeskrivelse og mengdefortegnelse 3
Partene sine retter og plikter skal bestemmes av norsk rett. Dersom noen av dokumentene strir mot hverandre skal ovennevnte rekkefølge gjelde. Kontrakts dokumenter skal være på norsk. 1.1.4. Avtalens gyldighet Avtalen er gyldig når den er underskrevet av begge partene sin representant. De som skriver under avtalen skal ha fullmakt til å representere hver sin part. 1.1.6. Transport av avtalen Ingen av partene kan overføre noen del av sine retter eller plikter til en tredje part uten at den andre gir skriftlig samtykke. 1.1.7. Tvister Norsk lov vil gjelde for kontrakten og for tvister som har sitt utspring i partene sine retter og plikter i tilknytning til kontrakten. Dersom det oppstår en tvist, skal denne løses ved forhandlinger. Dersom dette ikke fører fram innen 90 dager etter at partene ved rekommandert brev har bedt om forhandlinger, skal tvisten løses ved utenomrettslig megling i henhold til tvisteloven kapittel 7. Alle avvik/endringer fra avtalen må, for å være gyldige, foreligge i skriftlig form. At en tvist er brakt til avgjørelse ved voldgift, fritar ikke partene fra å oppfylle sine forpliktelser i henhold til kontrakten. 1.2. Spesielle vilkår 1.2.1. Leveringstid og forsinkelser Leveringstid må oppgis i tilbudet med eventuelle forbehold. Dersom leverandør forstår eller har grunn til å anta at leveransene vil bli forsinket, plikter han å meddele kjøperen dette skriftlig og med forslag om ny leveringsdato. Ved vesentlig (2 uker) forsinkelse som ikke skyldes force majeure (som arbeidskonflikt, mobilisering, krig, naturkatastrofer, brann eller annen omstendighet av lignende karakter og inngripende betydning) og der leverandøren ikke har tatt forbehold om leveringstid, betaler leverandøren Overhalla KOMMUNE ei dagbot på kr. 500,- pr. løpende døgn. 4
1.2.2. Leveringsvilkår Tilbud leveres i 1 eksemplar i innbundet papirversjon og 1 eksemplar av scannet signert tilbud på minnebrikke eller tilsvarende innen 03.03.2016 kl 12.00. Ønskes noe av innholdet sladdet og det er saklig grunn for sladding skal det medfølge et eget tilbud der dette er utført. 1.2.3. Leveransens omfang Leveransen skal omfatte en komplett oppgradering av ventilasjons anleggene og skal inkludere alle eventualiteter knyttet til dette. Det skal gis tilbud på den komplette leveranse. Leveringsprogram i mer detaljert form avklares nærmere ved kontraktsinngåelse. 1.2.4. Kvalitetssikring Leverandøren sitt kvalitetssikringssystem skal beskrives i tilbudet. 1.2.5. Befaring/møter Det medtas alle kostnader til et nødvendig antall befaringer og møter i saken. Det gjennomføres tilbudsbefaring 23.02.2016 kl 10.00 1.2.6. Betalingsvilkår Følgende betalings-/finansieringsbetingelser skal gjelde: Det kan faktureres månedlig i forhold til utført arbeid jf. fremdriftsplan. 1.2.7. Rettigheter på sluttproduktet. Overhalla kommune skal uten bindinger av noe slag fritt kunne bruke all dokumentasjon i alle sammenhenger i ettertid, uten noen form for ekstra vederlag. 5
2. TILBUDET 2.1. Språket i tilbudet Tilbudet skal være på norsk. 2.2. Merking av tilbud Tilbudet skal være underskrevet av en person hos leverandøren som har fullmakt til å representere firmaet. Det skal følge med forpliktende tilbudsbrev. Brevet skal inneholde tilbudssum, leveringstider og eventuelle forbehold. Forbehold skal være spesifisert i tilbudsbrevet og være i en slik form at de økonomiske konsekvensene kan vurderes ved tilbudsutvelgelsen. Forbehold og merknader som tilbyder gjør uten å omtale disse skriftlig medfører at tilbudet kan avvises. Tilbudet skal være datert og lagt i nøytral, lukket konvolutt som er tydelig merket: "TILBUD Oppgradering ventilasjon sak: 2015/9196, 2.3. Innlevering Senest innen 03.03.2016 kl. 12:00 må tilbudet være innkommet til Overhalla kommune, dvs. i hende: Tilbudet kan om ønskelig leveres ved personlig oppmøte i ekspedisjonen i første etasje. Postadresse: Overhalla kommune Teknisk avdeling Svalivegen 2 7863 Overhalla Besøksadresse: Administrasjonsbygget Teknisk avdeling Svalivegen 2 7863 Overhalla Forespørsler i tilbudsperioden rettes skriftlig til: Prosjektleder Johan Grongstad E-post: johan.grongstad@overhalla.kommune.no Siste frist for henvendelse er satt til 5 dager før tilbudsfrist utløper. 6
For seint mottatt tilbud vil bli avvist og returnert. Tilbud kan avvises dersom det ikke inneholder alle de opplysningene som er nødvendige for å vurdere tilbudet. Tilbudet kan ikke leveres på e-post. Tilbudet er rettidig levert dersom det er kommet til innleveringsstedet innen tilbudsfristens utløp. 2.4. Antall Tilbud leveres i 1 eksemplar i innbundet papirversjon og 1 eksemplar av scannet signert tilbud på minnebrikke eller tilsvarende. Ønskes noe av innholdet sladdet og det er saklig grunn for sladding skal det medfølge et eget tilbud der dette er utført. 2.5. Åpning av tilbud Det vil bli foretatt lukket åpning av tilbudene, resultatet kunngjøres når tilbudene er ferdigvurdert. 2.6. Vedståelsesfrist/gyldighet Tilbudene skal gjelde i 90 dager regnet fra tilbudsfristens utløp. Tilbudet skal være en fastpris som ikke kan indeksreguleres. 2.7. Kvalifikasjonskriterier Oppdragsgiver kan stille krav til leverandørene som gjelder teknisk kvalifikasjon, finansielle og økonomiske stilling. Kravet skal sikre at leverandørene er egnet til å kunne oppfylle kontraktsforpliktelsene. Omfanget av de krav som blir stilt skal stå i forhold til den ytelse som skal leveres. Oppdragsgiver skal ta hensyn til leverandøren sine berettigede interesser når det gjelder beskyttelse av tekniske og forretningsmessige hemmeligheter vedkommende deres foretak. De leverandørene som ikke oppfyller kvalifikasjonskrav og krav til fremlagt dokumentasjon, vil bli avvist. Følgende krav blir stilt / dokumentasjon blir krevet: 1. Norske leverandører skal fremlegge skatteattest for merverdiavgift fra skattefogden og skatteattest for skatt utstedt av kemner/kommunekasserer Skjema RF-1244) der leverandøren har sitt hovedkontor. Skatteattestene skal foreligge innen tilbudsfristens utløp. Skatteattestene skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra tilbudsdato. 2. For norske firma blir det krevd HMS-egenerklæring som bekrefter at firma overholder fastsatte krav i norsk lovgivning om helse, miljø og sikkerhet og at virksomheten er lovlig organisert i forhold til gjeldende skatte- og arbeidsmiljøregelverk hva angår ansattes faglige og sosiale rettigheter. Erklæringen skal medundertegnes av en representant for de ansatte i virksomheten. Se anbudsskjema. 7
3. Liste over de viktigste leveranser de siste tre år, med tidspunkt og mottakere. 4. Siste avlagte årsregnskap. 5. Beskrivelse av foretaket sine tekniske ressurser og de kvalitetsmetoder som blir brukt. 6. Informasjon om teknisk personell eller tekniske avdelinger leverandøren disponerer over, enten de tilhører foretaket eller ikke, samt om de har ansvaret for kvalitetskontrollen. 7. Lønns og arbeidsvilkår skal på nærmere forespørsel kunne dokumenteres. Leverandørs ansatte, og ansatte hos underleverandører som direkte medvirker til å oppfylle Kontrakten, skal ha lønns- og arbeidsvilkår som ikke er dårligere enn det som følger av gjeldende landsomfattende tariffavtale, eller det som ellers er normalt for vedkommende sted og yrke. Dette kravet gjelder også for arbeid som skal utføres i utlandet. På Kundens forespørsel skal Leverandør dokumentere lønns- og arbeidsvilkår til ansatte som medvirker til å oppfylle Kontrakten. Kunden har rett til innsyn i dokumenter og rett til å foreta andre undersøkelser som gjør det mulig å gjennomføre nødvendig kontroll med at kravet til lønns- og arbeidsvilkår overholdes. Ved manglende oppfyllelse av dette krav påløper det konvensjonalbot for hver dag frem til forholdet er bekreftet brakt i orden av Leverandør. Konvensjonalboten skal utgjøre [0,4]% av det samlede vederlag som skal betales i henhold til Kontrakten. Samlet sum skal ikke overstige [15] % av den totale summen som skal betales i henhold til Kontrakten. Kunden kan heve Kontrakten dersom maksimal konvensjonalbot er påløpt eller Leverandør motsetter seg å bringe forholdet i orden. Leverandøren plikter å ha tilsvarende kontrakts bestemmelser i sine kontrakter med underleverandørene, og å gjennomføre nødvendig kontroll for å påse at dette overholdes. Dersom leverandøren ikke etterlever denne plikten, har oppdragsgiver samme rett til å kreve konvensjonalbot og heve kontrakten som ovenfor. 2.8. Utvelgelse av tilbud og ikke godtatte tilbud Det blir tatt forbehold om avvising av samtlige tilbud uten vederlag til tilbydere dersom totalsum inkludert kommunens egne utgifter overstiger de gitte bevilgninger som er gitt av kommunestyret i denne saken. Overhalla kommune har likeledes fri adgang til å foreta mindre justeringer i leveringsomfanget for å komme innenfor budsjettet. Overhalla kommune kan fritt velge blant eventuelle oppgitte opsjoner. Avtalen er endelig når særskilt avtaledokument er opprettet av begge parter. Ikke valgte tilbud vil bli oppbevart som saksdokumenter i Overhalla kommunes arkiv. 8
2.10. Dokumentasjon Tilbudet skal inneholde alle nødvendige opplysninger som forklare innholdet i tilbudet/tilbudsprisen. 2.11. Priser og prisgaranti Prisene skal være oppdaterte og justerte per tilbudsdato, samt reflektere den hele og fulle betaling. Alle priser skal oppgis i norske kroner. Alle priser skal være inklusive merverdiavgift. Mva skal spesifiseres, ER DEN IKKE SPESIFISERT ANTAS DET AT DET ER INKL MVA. Valutakurser som ligger til grunn for tilbudet og valutaavhengig del skal oppgis. Dersom priser blir oppgitt for flere alternativer, må dette spesifiseres entydig på eget skjema, slik at totalkostnaden blir fult ut forståelig. 3. TILDELINGSKRITERIER Tildelingen skjer på basis av det tilbudet som totalt sett er det økonomisk mest fordelaktige for Overhalla kommune. Kriteriene er gjengitt nedenfor, der også vektingen og hvilke krav som gjelder mht. dokumentasjon fremgår: 1. Lavest pris/betingelser 50 % 2. Totalkvalitet på tilbudet. 20 % 3. Kompetanse. 20 % 4. Leveringstid 10 % VURDERING punkt 1 Laveste pris/betingelser: Laveste pris får 10 poeng, deretter - Poengscore=10xPb/Pe der Pe er den prisen som evalueres og Pb er den beste (laveste)pris Poengscore x 0,50 gir da sluttscore som settes inn i regnestykket. 9
VURDERING punkt 2. Totalkvalitet på tilbudet: - Totalkvalitet er et vidt begrep og kan være utfordrende å måle. Det som det skal måles på i dette tilfelle er hvor tydelig sluttproduktet er beskrevet og hvordan gjennomføringen er beskrevet. - 50% av dette punktet vil bli vektet på gjenvinningsgrad og SFP faktor. - Tekniske løsninger der tilbyders kompetanse og vilje til å få frem «det lille ekstra» vil bli vurdert som et pluss. - Andre leveranser som kan være aktuelt for tilbyder å tilby vil også bli vurdert om det er relevant for forprosjektet. Etter vurderingsgruppens vurdering vil de med mest hensiktsmessige tilbud få 10 poeng basert på en skjønnsmessig vurdering på oversendt materiale/dokumentasjon. Poengscore x 0,20 gir da sluttscore som settes inn i regnestykket. VURDERING punkt 3 Kompetanse Her måles det på sammensatt kompetanse som tilbys i prosjektet. Dette vil si den totale prosjektkompetansen som tilbys. Viktig kompetanse i tilbudet vil for eksempel være: - Ingeniør kompetanse innenfor ventilasjon - Miljøkompetanse - Datakompetanse Punktlisten over er kun noen eksempel på hva et tilbud kan/bør inneholde, poenget er at de nøkkelpersonene/funksjonene som oppgis å tilhøre tilbudet er aktive og tilgjengelige i prosjektets gjennomførelse. Etter vurderingsgruppens vurdering vil de med mest hensiktsmessige tilbud få 10 poeng. Deretter vil avstanden i poeng gjenspeile forskjellene i kompetanse ut ifra følgende formel. Beste tilbud på sammensatt kompetanse gis 10 poeng. (Flere kan få full score ved tilnærmet likeverdige tilbud) Poengscore x 0,20 gir da sluttscore som settes inn i regnestykket. 10
VURDERING punkt 4 leveringstid. Det legges til grunn oppstart 04.04.16 som utgangspunkt Poenggivning: Mindre enn 3 uker gir 10 poeng Mellom 4 og 5 uker gir 8 poeng Mellom 5 og 6 uker gir 5 poeng Mellom 6 og 7 uker gir 3 poeng Mer enn 8 gir 1 poeng Poengscore x 0,10 gir da sluttscore som settes inn i regnestykket. Den med høyest poengsum etter ovenstående metode for utregning vil da bli invitert til kontraktsforhandling. Dokumentasjon som må leveres som del av tilbudet: Tilbyder må levere følgende dokumentasjon for oppdragsgiver sin vurdering av tilbudet: Produktets kvalitet: Tilbudet må tydelig vise hva som er tilbudt levert og hvordan. Beste måten å vise dette på er å vise tidligere løsningsforslag, eventuelt å utarbeide et grovt løsningsforslag. Innholdet må være selvforklarende og tydelig. Laveste priser og betingelser: Leveransen må være priset slik at det er lett for vurderingsgruppen å sammenligne tilbudene. Forbehold er absolutt ikke ønskelig, men dersom det mot formodning blir tatt, må de økonomiske forhold klargjøres tydelig slik at det er enkelt å sammenholde tilbudene. I priser og betingelser vil laveste pris og øvrige betingelser telle. Leveringstid Overhalla kommune har en målsetning om å få oppgradert ventilasjonsanleggene så snart det lar seg gjøre, vi har derfor satt opp et eget punkt som omhandler leveringstid. Tilbydere bes derfor oppgi en forpliktende fremdriftsplan basert på oppstart 04.04.2016 11
VEDLEGG: Vedlegg 1 Kravspesifikasjon - Beskrivelse og mengdefortegnelse inkl. tilbudsskjema. Vedlegg 2HMS egenerklæring 12