Tyssneess kommunee MØTEPROTOKOLL Kontrollutvalet Dato: 30.04.09 Kl.: 12.30 15.45 Stad: Møterom i 1.høgda rådhuset Saknr.: 08/09 18/09 MØTELEIAR Kjetil Hestad (Ap) DESSE MØTTE John Martin Dale (T) Eli Totland møtte for Britt Sørensen Dalsgård FORFALL Britt Sørensen Dalsgård (T) DESSUTAN MØTTE KPMG v/ Harald Sylta og Ole Willy Fundingsrud Hordaland fylkeskommune, sekretariat for kontrollutvalet v/ Kari Nygard. Ordførar Helge Hauge deltok på heile møtet. Frå administrasjonen: rådmann Audun Hovland og fung. økonomisjef Anders Teigen møtte i sakene 13/09 og 14/09. Sakliste: Saknr. Sak 08/09 Godkjenning av innkalling og sakliste 09/09 Godkjenning av protokoll frå møte 20.02.09 10/09 Meldingar 11/09 Orienteringssaker 12/09 Årsmelding 2008 for kontrollutvalet 13/09 Kontrollrapport 2008 vedr. skatteoppkrevarfunksjonen i Tysnes kommune. Uttale frå kontrollutvalet 14/09 Rekneskap for Tysnes kommune 2008. Uttale frå kontrollutvalet 15/09 Forvaltningsrevisjonsprosjekt innan helse- og sosialtenester 16/09 Oppstart av prosjekt innanfor plan for selskapskontroll 17/09 Gjennomgang av møteprotokollar 18/09 Konkurranseutsetting av revisjon for ny avtaleperiode Ymse 1
08/09 GODKJENNING AV INNKALLING OG SAKLISTE Det framkom ikkje merknader til innkalling og sakliste. Innkalling og sakliste vart samrøystes godkjend. 09/09 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRÅ MØTE 20.02.09 Det framkom ikkje merknader til protokoll frå møte 20.02.09. Protokollen frå møte 20.02.09 vart samrøystes godkjend. 10/09 MELDINGAR Desse meldingane vart lagt fram: Nr. Melding frå: Melding vedr.: 1 Revisor Svarbrev til Tysnes kommune vedr. kunstgrasbane spørsmål om kompensasjon av meirverdiavgift 2 Rådmann Tysnes sjukeheim Ad-hocutval 3 Sekretariatet Melding om representantskapsmøter som er avvikla / skal avviklast 4 Sekretariatet Melding om deltaking på FKT-konferanse 5 KPMG Rapport årsrekneskap 2008 FORSLAG TIL Meldingane vert teke til orientering. Revisor gav ei kort orientering om melding nr. 1, vedr. moms-kompensasjon. Svarbrev frå rådmann vedr Ad.hocutval for Tysnes sjukeheim, og saksframlegg for saka, vart gjennomgått og kommentert Meldingar om representantskapsmøtet / generalforsamlingar vert sendt over frå sekretariatet til utvalsleiar, for vurdering om det er aktuelt å møta. Utvalsleiar deltek på FKT-konferanse i mai. Rapport om årsrekneskap frå KPMG vart teke opp under sak om rekneskap. Meldingane vert teke til orientering. 11/09 ORIENTERINGSSAKER Desse orienteringssakene vart lagt fram: Nr. Orientering frå: Orientering vedr.: 1 Fylkesmannen og Helsetilsynet i Hordaland Rapport frå tilsyn med samarbeid mellom helse-, sosial- og barnevernstenester i Tysnes kommune 2 Fylkesmannen Tysnes kommune budsjett og økonomiplan 2009-2012 FORSLAG TIL Orienteringssakene vert teke til orientering. 2
Rapporten vart gjennomgått og kommentert. Dei to avvika som er meldt om i rapporten, er det gjeve frist til 15.05.09. med å melda tilbake til fylkesmannen, korleis oppretting skal skje. Ordførar peika på at kommunen meiner det er viktige ting innanfor dette tenesteområdet, som er meldt avvik på, og at ein vil følgja opp og retta desse påpeikingane. Kontrollutvalet vil få tilsendt tilbakemeldings-rapporten som vert sendt til Fylkesmannen. Brev frå Fylkesmannen vedr. brev om budsjett / økonomiplan vart gjennomgått. Kontrollutvalet merka seg brevet, og vil koma nærmare attende til innhaldet under sak om rekneskap. Orienteringssakene vert teke til orientering. 12/09 ÅRSMELDING 2008 FOR KONTROLLUTVALET FORSLAG TIL INNSTILLING: Kommunestyret godkjenner årsmelding frå kontrollutvalet for 2008 Årsmelding vart gjennomgått og kommentert. Kontrollutvalet ønskjer ikkje å gjera endringar i framlegget til årsmelding, og den vert sendt over til kommunestyret til handsaming. INNSTILLING TIL KOMMUNESTYRET: Kommunestyret godkjenner årsmelding frå kontrollutvalet for 2008 13/09 KONTROLLRAPPORT 2008 VEDR. SKATTEOPPKREVARFUNKSJONEN I TYSNES KOMMUNE. UTTALE FRÅ KONTROLLUTVALET FORSLAG TIL : 1. Kontrollutvalet merkar seg at Skatteetaten, Skatt Vest, konkluderer med at Tysnes kommune har ein skatteoppkrevjarfunksjon som vert utført på ein tilfredstillande måte, men med unnatak av tilleggsmerknad om at det er lågare måloppnåing enn målkravet når det gjeld kontroll av kommunen sine leverandørar av lønns- og trekkoppgåver. 2. Tysnes kommune sin skatterekneskap og rapporten frå Skatteetaten, Skatt Vest, vert teken til orientering og oversendt kommunestyret til orientering. Ansvarlig skatteoppkrevar Anders Teigen og rådmann Audun Hovland møtte under denne saka. Dei orienterte til kontrollutvalet om situasjonen ved skattekontoret. Ein har hatt stort sjukefråvær ved etaten, det same har Bergens-kontoret, som ein samarbeider med når det gjeld arbeidsgjevarkontroll. Det vart kommentert at det blir ei utfordring å finna løysingar på ressurs-situasjonen vidare framover, med framleis høgt sjukefråvær. Ut over dette hadde ikkje utvalet merknader til årsrapporteringa. Vedtak i saka var samrøystes: : 1. Kontrollutvalet merkar seg at Skatteetaten, Skatt Vest, konkluderer med at Tysnes kommune har ein skatteoppkrevjarfunksjon som vert utført på ein tilfredstillande måte, men med unnatak av tilleggsmerknad om at det er lågare måloppnåing enn målkravet når det gjeld kontroll av kommunen sine leverandørar av lønns- og trekkoppgåver. 2. Tysnes kommune sin skatterekneskap og rapporten frå Skatteetaten, Skatt Vest, vert teken til orientering og oversendt kommunestyret til orientering. 14/09 REKNESKAP FOR TYSNES KOMMUNE 2008. UTTALE FRÅ KONTROLLUTVALET FORSLAG TIL Kontrollutvalet vedtek utkast til uttale om Tysnes kommune sin årsrekneskap for 2008. 3
Rådmann Audun Hovland og fung. økonomisjef Anders Teigen var med under denne saka, og kommenterte rekneskapen og svara på spørsmål frå kontrollutvalet. Ansvarleg revisor Harald Sylta føretok ein gjennomgang og orienterte til kontrollutvalet om revisjonen sitt arbeid. Han gjekk og gjennom Rapport om årsrekneskapen for 2008 datert 08.04.09 frå KPMG (er lagt fram under meldingar til dette kontrollutvalsmøtet). Sekretariatet har gradert denne rapporten som u.off. Dette blei drøfta i utvalet, og ein finn at dei generelle opplysningane ein finn i dokumentet ikkje er grunnlag for denne graderinga. Det er såleis opp til kommunen å legga rapporten fram som tillegg til årsrekneskapen. Både rådmann og ordførar sa litt om utfordringar for økonomi- og budsjettsituasjonen i tida framover. Brev frå fylkesmannen vedr. budsjett for 2009 og økonomiplan 2009 2012 vart og kommentert. Vedtak i saka var samrøystes. Kontrollutvalet vedtek utkast til uttale om Tysnes kommune sin årsrekneskap for 2008. 15/09 FORVALTNINGSREVISJONSPROSJEKT INNAN HELSE- OG SOSIALTENESTER FORSLAG TIL : 1. Forvaltningsrevisjon innan pleie- og omsorgstenesta i Tysnes kommune skal gjennomførast med ei tidsramme på inntil 160 timar, og ut frå innhald i prosjektplan frå KPMG datert 01.04.09. 2. Timeramma skal dekka alle KPMG sine fakturerbare kostnader, i tråd med presisering i saksutgreiinga. 3. Revisjonsprosjektet skal starte opp., og tidsramme for revisjonsprosjektet vert Ole Willy Fundingsrud frå KPMG gjekk gjennom prosjektplan og peika på kva som vil vera viktige fokus-områder i arbeid med forvaltningsrevisjonsprosjekt innanfor pleie- og omsorgstenesta. Kontrollutvalet drøfta innhald i prosjektplan, og det framkom då at innan nokre av problemstillingane som er utpeika, er det alt gjennomfør undersøkingar, som er dokumentert og rapportert. Kontrollutvalet ønskjer difor eit litt anna fokus på problemstillingar: Å sjå pleie- og omsorgstenestene ut frå krav til kvalitet skal vera det første og viktigaste fokus-området. Definisjon av kvalitetskrav og om desse vert følgde opp / kan følgjast opp, vil og vera viktig. Sterkare fokus på bemanningssituasjonen, herunder bruk av heiltids- og deltidsstillingar og kva som er akseptabel standard for bemanning, både i institusjons- og heimehjelpstenesta. Gå meir bort frå den tredje delen av prosjektet: - i kva grad det føreligg tenelege hjelpemiddel for tilsette innan pleie og omsorg. Kontrollutvalet ønskte og at i gjennomføringa av arbeidet med forvaltningsrevisjonen vil det vera viktig at intervju og spørjeundersøkingar får ein god breidde. Både leiarar, tilsette, pårørande og brukarar må vera informantar. Med denne endra fokus for prosjektet skal det likevel gjennomførast innanfor ressursramma som er skissert i prosjektplanen. Ut frå drøfting gjorde kontrollutvalet slikt samrøystes vedtak. : 1. Forvaltningsrevisjon innan pleie- og omsorgstenesta i Tysnes kommune skal gjennomførast med ei tidsramme på inntil 160 timar, og ut frå innhald i prosjektplan frå KPMG datert 01.04.09., med dei justeringar som blei gjort i møtet. 2. Timeramma skal dekka alle KPMG sine fakturerbare kostnader, i tråd med presisering i saksutgreiinga. 3. Revisjonsprosjektet skal starte opp snarast, og tidsramme for revisjonsprosjektet er at det skal vera gjennomført, og rapport om arbeidet leggast fram, på kontrollutvalet sitt møte 18.09.09. 4
16/09 OPPSTART AV PROSJEKT INNAN PLAN FOR SELSKAPSKONTROLL FORSLAG TIL Det vert ikkje laga forslag til vedtak i saka. Kontrollutvalet gjekk gjennom saksframlegget og drøfta innhaldet i plan for selskapskontroll. Ole Willy Fundingsrud sa litt om korleis det kan gjennomførast prosjekt innan dette området. Ut frå drøfting konkluderte kontrollutvalet at ein bør starte opp planarbeidet med å undersøkje korleis Tysnes kommune utøver eigarskap i selskap i praksis. Ein bør sjå på i kva grad er eigarforvaltninga i kommunen tilstrekkeleg for å sikre forsvarleg forvaltning av eigarskapa? I kva grad har kommunen tilstrekkeleg oversyn og kontroll med eigarskapa? I kva grad er forvaltninga av eigarskapa forsvarleg? I kva grad har eigarrepresentantar tilstrekkeleg kompetanse? Når det er utarbeida eit slikt oversyn vil ein kunna gå vidare med å føreta obligatorisk eigarskapskontroll for alle selskap der Tysnes kommune har eigardelar. Når dette er fullført vil ein ha ei god plattform for å vurdera kva verksemder / selskap ein vil gå vidare med, og evt. undersøkja nærmare. Kontrollutvalet ønskjer å gå stegvis fram i dette arbeidet, det har og samanheng med budsjettet for 2009, der det er knappe midlar til rådvelde resten av året. : Kontrollutvalet ber KPMG om å legga fram eit notat for eit slikt arbeid, basert på plan for selskapskontroll og drøftinga i dette møtet. Notatet skal innehalde føremål med arbeidet, kva undersøkingar arbeidet skal omfatta og ressursbruk. Dette skal leggast fram på kontrollutvalet sitt møte 18.09.09. 17/09 GJENNOMGANG AV MØTEPROTOKOLLAR FORSLAG TIL : Kontrollutvalet tar møteprotokollane til orientering. Møteprotokollar vart gjennomgått og enkelte saker vart kommentert. : Kontrollutvalet tar møteprotokollane til orientering. 18/09 KONKURRANSEUTSETTING AV REVISJON FOR NY AVTALEPERIODE FORSLAG TIL 1 Tysnes kommune ønskjer å samordna arbeid relatert til konkurranseutsetting av revisjonstenester, med fleire kommunar som sekretariatet også dekkar. 2 (Her vel ein å ta A Kontrollutvalet ber rådmannen om å få disponera ein medarbeidar med innkjøpsfagleg kompetanse, til å stå for prosessen. utgangspunkt i berre eitt av B Kontrollutvalet vil be kommune om å bistå seg i prosessen. dei fire C Kontrollutvalet vil be sekretariatet om å bistå seg i prosessen. alternativa) D Kontrollutvalet vil be sekretariatet innhenta tilbod frå tre alternative firma, om bistand i prosessen. 3 Bistand, jmf. pkt. 2, omfattar utarbeiding av utkast til kravspesifikasjon, utkast til konkurransegrunnlag, kunngjering, protokollføring, evaluering av innkomne tilbod, varsel om tildeling, utarbeiding av utkast til kontrakt og deltaking i naudsynte samrådingsmøte, samt aktuelle møte i kontrollutvalet og kommunestyret. Arbeid knytt til evnt. klage, vert å avtala særskilt. 5
Saksframlegget blei gjennomgått og dei skisserte løysingane for å utføra arbeidet på vegen av kontrollutvalet vart drøfta. Vedtak i saka var samrøystes 1. Tysnes kommune ønskjer å samordna arbeid relatert til konkurranseutsetting av revisjonstenester, med fleire kommunar som sekretariatet også dekkar. 2. Kontrollutvalet vil be sekretariatet om å bistå seg i prosessen. 3. Bistand, jmf. pkt. 2, omfattar utarbeiding av utkast til kravspesifikasjon, utkast til konkurransegrunnlag, kunngjering, protokollføring, evaluering av innkomne tilbod, varsel om tildeling, utarbeiding av utkast til kontrakt og deltaking i naudsynte samrådingsmøte, samt aktuelle møte i kontrollutvalet og kommunestyret. Arbeid knytt til evnt. klage, vert å avtala særskilt. YMSE Kontrollutvalet vil at til neste møte vert rådmann beden om å koma i møte og orientera om: Saksbehandling og saksbehandlingstid på teknisk etat Om tidsfristar for å pålegga gebyr innan saksområder som ligg under teknisk etat vert overhalde, vert undersøkt av KPMG til same møtet. Kjetil Hestad Leiar Kari Nygard Sekretær 6