Handlingsplan for Kvarteret HØSTSEMESTERET 2016
OM HANDLINGSPLANEN Generalforsamlingen vedtok høsten 2014 en langsiktig strategi for perioden 2015 2017. Denne ligger til grunn for alt arbeidet som foregår på Kvarteret og danner grunnlaget for denne handlingsplanen. Strategien ligger på kvarteret.no under offentlige filer. Denne handlingsplanen angir hvilke overordnede mål Kvarteret skal jobbe mot høstsemesteret 2016. Arbeidsgruppene skal utarbeide egne handlingsplaner som samsvarer med denne. 1. ØKONOMI, SPONSOR OG INVESTERINGER Kvarteret har en solid økonomi, noe som er vesentlig for at organisasjonen skal fortsette å vokse slik den gjør. Det viktigste for Kvarteret sin økonomi i dag er å opprettholde en stabil, økonomisk drift og fortsatt økonomisk trygghet. Kvarteret skal fortsette å arbeide med strategien om å øke kontantbeholdningen. Kvarteret skal videreføre arbeidet med å bli mer miljøvennelig, det er viktig at tiltakene som redusert bruk av plastglass, kopimaskinen og tørkepapir blir fulgt. Kvarteret skal arbeide med å redusere kostnadsnivået i organisasjonen. De totale driftskostnadene for 2016 skal være lavere enn tilsvarende i 2015. Det skal opprettes en overordnet plan for hvordan Kvarteret forsvarlig skal driftes økonomisk. Dette innebærer en vurdering av investeringer, kostnadsnivå, likviditet, risiko, o.l. 2. GJESTEHÅNDTERING, BAR OG RESTAURANTDRIFT Kvarteret har i dag tre faste og fungerende skjenkepunkter. Høsten 2016 må fokuset ligge på å videreutvikle skjenkepunktene med nye konsepter for å trekke gjester på dager med lavt besøkstall. Kvarteret skal starte opp et nytt konsept ved alle de faste skjenkepunktene i løpet av semesteret. Kvarteret skal aktivt finne og avholde gode og relevante gjestehåndteringskurs. Muligheten for å arrangere et slikt kurs internt skal også undersøkes. Alle nåværende krav til kursing skal samles og kursstrukturen evalueres. Et felles system for registrering av kursdeltakere skal tas i bruk og være enkelt tilgjengelig. DORGene skal inviteres til et møte om samkjøring av kursopplegg for liknende oppgaver. Kvarteret skal sørge for at Grøndahls får et nytt uttrykk og ny identitet i sammenheng med oppussingen i mai.
3. REKRUTTERING OG MEDLEMSPLEIE Fokuset kommende semester skal være balansert mellom rekruttering og medlemspleie. Det er stadig behov for nye frivillige, samtidig som det er behov for kompetansedyktige og erfarne frivillige. Det sosiale aspekt skal få et større fokus, og økte midler til medlemspleie skal sørge for et løft i det generelle tilbudet. Medarbeidersamtaler vil være et viktig verktøy for forbedring. Kvarteret skal bruke og oppdatere den nye rekrutteringsstrategien slik at rekrutteringen i høst blir optimal. Medlemspleie skal være en prioritet, og det sosiale arrangementstilbudet for interne skal styrkes. Det skal arrangeres medarbeidersamtaler for alle de frivillige i organisasjonen for å forbedre det interne miljøet. I arbeidsgruppene skal medlemmene av arbeidsgruppestyrene ha medarbeidersamtaler med sine frivillige, og eventuelle forbedringsområder som dukker opp skal videreformidles til Kvarterstyret. Det faglige innholdet på styreseminaret skal forbedres. Arrangere møte med sosialansvarlige fra gruppestyrer og dorgestyrer med formål å samkjøre sosialplaner og ideer. 4. KULTUR OG ARRANGØRER Nyskapning skal stå i sentrum for Kvarteret det neste semesteret. Vi skal fornye og utvikle våre kjente konsepter, og vi skal utvikle og teste helt nye arrangementer. Sentralt i dette arbeidet vil være utvikling av nye konsepter ved skjenkepunktene, og forbedring av Tivoli konseptet. I samarbeidet med driftsorganisasjonene skal Helhus stå i fokus. Helhusene skal heves til et nytt nivå, ved hjelp av et nytt Helhus ansvarsverv i konseptgruppen og et langt høyere fokus på samarbeidshelhus. Videre vil arbeidet med å fylle ledige arrangementsrom være viktig. Her skal mer involvering fra både driftsorganisasjoner og andre kulturarrangører bidra til et enda bedre arrangementstilbud, spesielt på lørdagene. Kvarteret skal oppnevne en Helhus ansvarlig som koordinerer alt planlegging og promoteringsarbeid med Helhus. Denne personen skal være en del av Produksjonsavdelingen. Det skal arrangeres felles Helhus forum månedlig. Kvarteret skal arbeide for bedre arrangementsdekning i helgene, og det skal arrangeres et større, åpent arrangement hver eneste lørdag dette semesteret. Dette arbeidet vil bli fulgt opp av det nye vervet Arrangementskoordinator.
Kvarteret må sørge for god oppfølging av Produksjonsavdelingen (PA), og at Konseptgruppen under PA får klart definerte arbeidsoppgaver og kan fungere som en autonom arbeidsgruppe. Det skal arrangeres minst tre samarbeidshelhus med alle driftsorganisasjonene kommende semester. Helhus ansvarlig skal følge opp arbeidet med dette. Alle Helhus dette semesteret skal ha minst to arrangører, og minst 600 betalende gjester. Kvarteret skal fortsette å arrangere klubb hver lørdag, og videreutvikle konseptet Tivoli. Kvarteret skal sørge for å ha gode rutiner for rider, håndtering av artister og andre utøvere. 5. PROMOTERING OG IDENTITET Vårt hovedfokus for neste semester vil være å fortsette arbeidet med mer promotering i digitale medier. Vil vil fokusere på sosiale medier som Facebook, Instagram og Snapchat. Vi vil fortsette arbeidet med den nye nettsiden og fortsette arbeidet med en grafisk profil for en felles Helhus promotering. Vi vil også fortsette arbeidet med å nå ut til flere mediekanaler, som for eksempel film og radio, for å se etter flere promoteringsmuligheter. Kvarteret skal sørge for at arbeidet med ny nettside fortsetter, og den kan lanseres i løpet av semesteret. Kvarteret skal jobbe videre med å nå ut til flere mediekanaler enn tidligere, med fokus på digitale medier og film. Kvarteret skal fortsette arbeidet med en grafisk profil for en felles Helhus promotering. Dette gjøres i samarbeid med ny Helhus ansvarlig og PR forumet. Kvarteret skal jobbe videre med infoskjermene på huset, og sørge for at disse er oppdaterte og promoterer våre arrangementer. Kvarteret skal sørge for at hele kulturprogrammet er tilgjengelig på facebook så tidlig som mulig. Kvarteret skal satse mer på digital annonsering. Kvarteret skal forsette og videreutvikle promoteringen på sosiale medier. 6. LEDELSE OG ORGANISASJON Fokuset på kompetanseheving og opplæring i organisasjonen må videreføres og styrkes. Det eksisterende kurstilbudet skal utvides, både på gruppenivå og organisasjonsnivå. Det skal også arbeides med å integrere mer faglig innhold i sosiale begivenheter.
Videre skal fokuset på samarbeid utad forbedres, og det skal opprettes jevnlig kontakt og erfaringsutveksling med de største aktørene ved utdanningsinstitusjonene og studentpolitikken. Samarbeidet innad i organisasjonen skal forbedres med flere kontaktflater mellom driftsorganisasjonene og Kvarteret. Styreseminaret skal fortsatt avholdes, og skal kontinuerlig forbedres for å øke oppslutning og faglig innhold. Seminaret skal også være åpent for påmelding for styremedlemmer i driftsorganisasjonene. Kvarteret skal fokusere på kurs og kompetanseheving for de frivillige, og arrangere en kursdag i samarbeid med f.eks. NKA, Kulturstyret og Brak for de frivillige og driftsorganisasjonene, med relevante kurs for de ulike arbeidsgruppene. Kvarteret skal sende skriftlige orienteringer til Velferdstinget og tilstrebe deltagelse på alle VT møter. Kvarteret skal opprette formelle kontaktpunkter med Studentparlamentet og fakultetsspesifikke organer (studentutvalg, linjeforeninger, studentkroer etc), og undersøke muligheter for samarbeid med disse. Kvarteret skal videreføre ordningen med fellesmøter mellom Kvarterstyret og styrene i driftsorganisasjonene og sørge for at disse møtene er relevante og konstruktive for de deltakende parter. Kvarteret skal opprette minst ett nytt kontaktforum med driftsorganisasjonene.