Styringsdokument for Registrerings- og arkivløsning v. 3.0

Styringsdokument for Registrerings- og arkivløsning v. 3.0 Prosjektnummer: 14/60836 Prosjekt: Registrerings- og arkivløsning Behandlet dato: Behandlet av: Utarbeidet av: 18.03.16 Styringsgruppe Digital førstevalg Anne Helen Berg Beslutning: Godkjent styringsdokument 1

Innhold 1. Endringslogg... 3 2. Bakgrunn og begrunnelse for prosjektet... 4 2.1. Nåværende situasjon... 4 2.2. Fremtidig situasjon... 4 2.3. Prosjektets formål... 4 2.4. Situasjonen hvis prosjektet ikke gjennomføres... 4 3. Mål... 5 4. Rammebetingelser... 6 5. Prosjektets produkter... 7 5.1. Prosjektets dokumenter... 7 6. Prosjektets avgrensninger og avhengigheter... 8 6.1. Avgrensninger... 8 6.2. Avhengigheter... 8 7. Vurdering av prosjektets usikkerheter... 9 7.1. Risikoer... 9 8. Nytte/Kost-vurderinger... 10 8.1. Kvalitet... 10 8.2. Samhandling... 10 8.3. Ressursutnyttelse... 10 9. Prosjektplan... 11 9.1. Relevant informasjon og erfaringer fra tidligere prosjekter... 11 9.1. Prosjektets produkter... 11 9.2. Overordnet fremdriftsplan for prosjektet... 11 9.1. Periodisert budsjett og investeringsplan... 12 9.2. Prosjektstyring og rapporteringsmekanismer... 12 10. Organisering, roller og ansvar... 13 10.1. Programmet Digitalt Førstevalg... 13 10.2. Prosjektorganisering... 13 10.3. Rollebeskrivelse... 13 10.3.1. Styringsgruppen for program for Digitalt førstevalg... 13 10.3.2. Programleder for Digitalt førstevalg... 14 10.3.3. Lokal styringsgruppe... 14 10.3.4. Prosjekteiers oppgaver... 14 10.3.5. Prosjektleders oppgaver... 14 10.3.6. Prosjektdeltakerne sine oppgaver... 14 11. Interessenter/målgrupper... 15 12. Strategier for gjennomføring/prosjekttilnærming... 15 2

12.1. Konkurransestrategi... 15 12.2. Utviklingsstrategi/valg av metode... 15 12.2.1. Arkivløsningen... 15 12.2.2. Prosesser for arkivering... 15 12.3. Kvalitetsstrategi... 15 12.4. Strategi for implementering og overføring til linjen... 16 12.5. Usikkerhetsstrategi... 16 12.6. Gjennomføringsstrategi... 16 12.7. Konfigurasjonsstrategi... 16 13. Budsjett... 17 13.1. Finansiering... 17 1. ENDRINGSLOGG Versjon Dato Endring Produsent Godkjent 1.0 09.04.15 Godkjent versjon 1.0 Anne Helen Berg Ola Eirik klingen og Elin Harder 2.0 13.05.15 Oppdatert: prosjektplan, usikkerheter, prosjektorganisering, strategi for gjennomføring, henvisning til prosjektbegrunnelsen, budsjett 3.0 02.03.16 Oppdatert i forhold til at prosjektet er kommet i innføringsfasen av løsningen. Endringer: Prosjektets målbeskrivelse, produkter, avgrensninger/avhengigheter, usikkerhet, nytte/kost, plan, organisering, interessenter/kommunikasjonsplan, strategi og budsjett Anne Helen Berg Anne Helen Berg Styringsgruppe Digital førstevalg Styringsgruppe Digital førstevalg 3

2. BAKGRUNN OG BEGRUNNELSE FOR PROSJEKTET 2.1. Nåværende situasjon I løpet av de siste tjue årene har det skjedd en rivende utvikling innen informasjonsstyring og utveksling. Med både en kraftig økning i mengde, økte krav til datakvalitet, behov for flere metadata, økt behov for tilgjengelighet, økt behov for deling av informasjon, åpen og gjennomsiktig forvaltning og styrket regelverk omkring innsyn samt større krav til kontroll av informasjonen. I tillegg oppstår denne informasjonen i mange forskjellige IT- og kommunikasjonssystemer og kommer inn gjennom mange forskjellige kanaler og formater. Trondheim kommune mangler en endelig godkjent Noark-5 arkivkjerne til lovmessig arkivering av data fra ulike fagsystem og/eller saksbehandlerløsninger. Unntak pr i dag er to av kommunens fagsystem. Trondheim kommune har arkivansvar for data fra fagsystem og fagspesifikke saksbehandlerløsninger så lenge dataene er bevaringsverdige. Kommunen har også ansvar for behandling av innsyn i dataene så lenge det er vurdert som nødvendig i h t Arkivlova. Med unntak av enkelte fagsystemer som har fagspesifikke journaler, er det kun dokumenter som registreres i kommunens Sakarkivsystem som kan journalføres. Sakarkivsystemet er også det eneste systemet som leverer til kommunens offentlige postliste (samt at én selvstendig løsning har lenke til nettsiden). Integrasjoner fra fagsystemer for journalføring i Sakarkivsystemet har så langt vist seg å være tids- og ressurskrevende å sette opp, så prosessen må i dag stort sett gjøres enkeltvis og manuelt av saksbehandlere, merkantile eller arkivarer. Systemet har ingen mekanisme for journalføring uten arkivering eller omvendt begge deler må være mulig. Det lar seg heller ikke gjøre å journalføre strukturerte metadata fra fagsystemene noe vi ønsker at en ny løsning skal kunne ivareta til en viss grad. Det er sannsynlig at en stor del av det som i henhold til arkivloven og Offentleglova skal journalføres, ikke blir fanget opp i dag. Trondheim kommune vil i årene fremover få et stort behov for å arkivere informasjon fra gamle fagsystemer som er under utfasing. Kostnadene relatert til dette er betydelige. Ikke sjelden beløper dette seg til å være i størrelsesorden 150-200 tusen. Dette er kostnader som også ville ha påløpt 10-15 år frem i tid, hvis dette foreslåtte grepet ikke blir gjennomført. 2.2. Fremtidig situasjon Kommunen har etablert prosesser, prinsipper for arkivering og arkivløsning for registrering (journalføring) og arkivering. Standard grensesnitt muliggjør registrering og arkivering fra kommunens fagsystem, saksbehandlerløsninger og ved manuell arkivering. Arkivinformasjon er tilgjengelig på en enkel og sikker måte for både interne (saksbehandlere), eksterne brukere og publikum generelt. 2.3. Prosjektets formål Etablere registrering og arkivering som felleskomponent basert på nasjonale standarder, for å effektivisere registrerings- og arkiveringsprosesser i kommunen slik at kravene i arkivlova og offentleglova etterleves. 2.4. Situasjonen hvis prosjektet ikke gjennomføres Kommunen vil ikke overholde de lovpålagte krav om registrering (journalføring) og arkivering Ny løsninger og tjenester vil ikke registrere og arkivere arkivobjekter Ansatte må manuelt journalføre og registrere inn- og utgående dokument på postliste, og denne må offentliggjøres på Offentlig journal (internett). Ansatte må arkivere dokumentene på papir i saksomslag. 4

3. MÅL Nivå Beskrivelse Suksesskriterier Virksomhetsmål Etablere prosesser knyttet til registrering og arkivering for å bidra til at lovmessige krav i h t Etablert arkivløsning som er godkjent av Riksarkivaren. Arkivlova, Offentleglova, Forvaltningsloven, Etablert arkivarkitekturprinsipper og prosesser som sikrer registrering og Personopplysningsloven og Norm for arkivering fra nye IT-løsninger. informasjonssikkerhet overholdes samt gi publikum økt rettssikkerhet. Effektmål Resultatmål Dokumentasjon kan bevares elektronisk i henhold til arkivstandarder Enkel og sikker tilgang til arkivinformasjon Bedre datakvalitet ved at det legges til rette for automatisk arkivering Reduserte fremtidige kostnader til langtidsbevaring av informasjon. Fleksibilitet ved tilknytning av nye løsninger siden det benyttes standard tjenester Automatisering av arkivprosesser Automatisering av registrerings- og arkiveringsprosesser Eldre fagsystem blir bevart Registrere og arkivere arkivobjekter fra Meldeboka som etterlever kravene i arkivlova Etablere prosesser som sikrer registrering og arkivering fra nye IT-løsninger. Godkjent arkivarkitekturprinsipper for kommunen Etablert kvalitetskrav for registrering- og arkivering som benyttes ved anskaffelse av nye løsninger Innført driftsprosesser knyttet til arkivløsningen Erfaringer fra innføring av piloten Etablert arkivløsning som er godkjent av Riksarkivaren, prosesser som sikrer registrering og arkivering fra nye IT-løsninger. Etablert arkivløsning med sikkerhetsarkitektur som er basert på autentisering. Etablere Minside som gir partsinnsyn og offentlig postjournal Etablert arkivløsning som er godkjent av Riksarkivaren, prosesser som sikrer registrering og arkivering fra nye IT-løsninger. Bevaring og kassasjonsvurdering er foretatt Benytte kvalitetskrav knyttet til arkivering ved anskaffelse av nye ITløsninger. Gjennomføre en kartlegging av arkivobjekt (BK-kartlegging) og vurdere hva som automatisk kan registreres og arkiveres. Tilknytte nye IT-løsninger til arkivløsningen og kartlegge om validerings-, slette-, kassere- og deponeringsprosessen kan automatiseres. Importere datasett til arkivløsningen fra eldre fagsystem. God koordinering med prosjektet Digital meldingsbok Noark5 godkjenning på løsningen fra Riksarkivet Prosessene godkjent, bemannet, informert om og opplæring er gitt Vedtatte arkivarkitekturprinsipper Utarbeidet kvalitetskrav og etablert rutiner for distribusjon og endring av kvalitetskravene Prosessene godkjent, bemannet, informert om og opplæring er gitt Gjennomføring av piloten 5

4. RAMMEBETINGELSER Følgende rammebetingelser gjelder for prosjektet: Arkivlova 6 Arkivforskriften 2.9 Offentleglova Personopplysningsloven eforvaltningsforskriften Bystyrevedtak fra 2006 som vedtar elektronisk arkiv for Trondheim Kommune Prosjektet skal gjennomføres som en del av programsatsingen Digitalt førstevalg. Dette innebærer krav om å følge rammeverk for prosjekter med bl.a. standard prosjektgjennomføringsmetodikk, kommunikasjonsstrategi, prinsipper og kvalitetskrav til it-løsninger, gevinstplanlegging og oppfølging samt deltagelse i koordinerings- og fellesaktiviteter i programmet. Prosjektet har tilgang til ressurser og kompetanse i programmet. Det skal komme tydelig frem at prosjektet er en del av programsatsingen i all kommunikasjon med interessenter. Trondheim kommunes verdigrunnlag og etiske retningslinjer ligger til grunn for hvordan prosjektet skal framstå. Programområdet Digitalt førstevalg ble vedtatt startet av formannskapet 12. juni 2012. Hensikten med programmet er å ta frem gode digitale løsninger for innbyggere og næringsliv. Digitalt førstevalg er forankret i kommuneplanens samfunnsdel og økonomiplanen for perioden 2013-2016. Det er også forankret i Temaplan - IKT, digitalisering og velferdsteknologi 2015 2018. 6

5. PROSJEKTETS PRODUKTER Produkter Arkivering fra Meldeboka til ny arkivløsning Prosesser som sikrer registrering og arkivering fra nye IT-løsninger Arkivarkitekturpinsipper Kvalitetskrav for registrering og arkivering Service Management prosesser for arkivløsningen Beskrivelse Etablere ny arkivløsning som inneholder arkivobjekt fra Meldeboka. Etablere prosesser som sikrer at behov for registrering og arkivering fra nye ITløsninger ved prosjektgjennomføring blir vurdert og eventuelt innført. Godkjenne et sett med arkivarkitekturprinsipper for kommunen. Etablere kvalitetskrav for registrering og arkivering som skal benyttes i kravspesifikasjonen ved anskaffelse av framtidige system og tjenester som behandler journal- eller arkivpliktig informasjon. Etablere nødvendige Service Management prosesser for å sikre at arkivløsningen er tilpasset kommunes nåværende og framtidige behov samt forbedre kvaliteten på tjenestene som leveres. 5.1. Prosjektets dokumenter Følgende dokumenter er produsert: Styringsdokument Registrerings- og arkivløsning v. 1.0 og 2.0 Anskaffelsesdokumenter SSA-tilpasningsavtalen på registrerings- og arkivløsning SSA-vedlikeholdsavtale på registrerings- og arkivløsning Kvalitetskrav for arkivering v. 1.0 Følgende dokumenter skal produsert i gjennomføringsfasen: Oppdatert styringsdokument SSA- driftsavtale på registrerings- og arkivløsning Detaljspesifisering av Arkivløsningen Akseptansetestplan Godkjent akseptansetest Godkjenning av leveransen Prosesser som sikrer registrering og arkivering fra nye IT-løsninger Service Management prosesser og rutiner knyttet til av arkivløsningen Arkivarkitekturprinsipper Gevinstrealiseringsplan 7

6. PROSJEKTETS AVGRENSNINGER OG AVHENGIGHETER 6.1. Avgrensninger Avgrensning Beskrivelse av avgrensning Begrunnelse for avgrensning Tilknytning av eksisterende fagsystem og løsninger som er under anskaffelse Prosjektet har kun ansvar for å etablere integrasjon mellom piloten Meldeboka og arkivløsningen Tilknytning av andre løsninger til arkivløsningen vil bli gjennomført som driftsoppgave for de som har ansvar for arkivløsningen. Erfaringer fra piloten vil danne grunnlag for videre praksis. 6.2. Avhengigheter Avhengighet Prosjektet Digital meldingsbok Prosjektet Bevare eller kaste Kort beskrivelse av avhengighet Kontaktperson/ Ansvarlig Meldeboka skal arkivere til den Prosjektleder Espen nye arkivløsningen Øyan Det må gjennomføres en BKkartlegging for informasjonen som Meldeboka behandler for å identifisere hvilke arkivobjekter som skal overføres til arkivløsningen. Prosjektleder Ingeborg Stensrud Håndtering av avhengighet Koordinere aktivitetene i prosjektene Koordinere aktivitetene i prosjektene Prosjektet Deponering av fagsystem Prosjektet vil ta fram krav til deponering og vil delta i testing. Prosjektleder Orie Kimura Koordinere aktivitetene i prosjektene Kart- og oppmålingskontoret Delta i test av GEO integrasjon Astrid S. Øie Informasjon om testplan SI (Software Innovation) Leverandør av arkivløsningen Prosjektleder Pia Bratlie Netpower Leverandør av Meldeboka Prosjektleder for meldeboka Espen Øyan Styre innføringsprosjektet sammen Koordinere aktivitetene i prosjektene 8

7. VURDERING AV PROSJEKTETS USIKKERHETER 7.1. Risikoer Tiltak er identifisert for alle risikoer og er satt i verk. 9

8. NYTTE/KOST-VURDERINGER Arbeidet med å utarbeide en gevinstrealiseringsplan er påbegynt og det gjenstår å ferdigstille tiltak og måling for hvert gevinstområdet. Gevinstene som er identifisert er følgende: 8.1. Kvalitet Dokumentasjon kan bevares elektronisk i henhold til arkivstandarder Bedre datakvalitet ved at det legges til rette for automatisk arkivering Eldre fagsystem blir bevart 8.2. Samhandling Enkel og sikker tilgang til arkivinformasjon 8.3. Ressursutnyttelse Reduserte fremtidige kostnader til langtidsbevaring av informasjon Fleksibilitet ved tilknytning av nye løsninger siden det benyttes standard tjenester Automatisering av arkivprosesser Automatisering av registrerings- og arkiveringsprosesser 10

9. PROSJEKTPLAN 9.1. Relevant informasjon og erfaringer fra tidligere prosjekter Prosjektet er basert på dokumentene Prosjektoppdrag - Felles Arkivkjerne HSO (1) og Kvalifisering av prosjekt - Noark5, og regnearket Vurdering kost nytte budsjett - Noark5-2. Prosjektet er basert på erfaringer fra utvikling og innføring av løsning for byggesaksarkivet, Documaster Byggesak. Prosjektet Minside omfattet fram til mars 2015 støtte for registrering og journalføring (kommunikasjonsloggen). I mars ble disse to områdene flyttet til dette prosjektet. Erfaringer som ble gjort i prosjektet Minside er tatt i dette prosjektet. 9.1. Prosjektets produkter 9.2. Overordnet fremdriftsplan for prosjektet 11

9.1. Periodisert budsjett og investeringsplan 9.2. Prosjektstyring og rapporteringsmekanismer For å styre prosjektets milepæler, aktiviteter, ressurser og tid benyttes MS Project. Prosjektleder rapporterer til programleder hver 14. dag. Prosjekteier deltar på prosjektmøter hver 14. dag der det rapporteres på status. Det rapporteres til hvert møte som prosjektets lokale styringsgruppe og styringsgruppe for Digital førstevalg avholder. Det gjennomføres rapportering på prosjektets regnskap 4 ganger i året. 12

10. ORGANISERING, ROLLER OG ANSVAR 10.1. Programmet Digitalt Førstevalg Programeier: Morten Wolden Programansvarlig: Elin Rognes Solbu Programleder: Hanne Önen 10.2. Prosjektorganisering 10.3. Rollebeskrivelse 10.3.1.Styringsgruppen for program for Digitalt førstevalg Styringsgruppa er programmets oppdragsgiver og representerer eieren av programmet, og har det totale ansvar for programmets gjennomføring. Styringsgruppen skal: Fastsette mål for Digitalt førstevalg Godkjenne prosjektoppdrag, styringsdokument og prosjektplaner Foreta overordnede prioriteringer mht innsatser og resultater Regelmessig følge opp virksomheten, tilpasse planene/milepæler/delresultater Beslutte vedrørende alle avvik/endringer på prosjekt (når prosjekter er utenfor toleransegrensene mht: mål/resultater, tider ressursinnsatser, kostnader).» 13

10.3.2.Programleder for Digitalt førstevalg Programleder forestår den direkte faglige og tekniske ledelse og oppfølging av programmets arbeid i samsvar med de oppsatte mål og planer herunder: Etablere og forvalte en egnet prosjektorganisering og sørge for overordnet prosjektstyring Sikre effektiv ressursutnyttelse og koordinere mellom arbeidsgrupper Følge opp mål, tidsforbruk, ressursforbruk og økonomi Ivareta endringshåndtering av målbildet Rapporterer til styringsgruppen Utarbeide nødvendige program- og prosjektmandater til beslutning Forberede og gi anbefalinger i saker som skal opp til beslutning i styringsgruppen. Ivareta løpende kommunikasjon og informasjon med linjeorganisasjonen Prosjektene rapporterer til programleder. 10.3.3.Lokal styringsgruppe Sikre at beslutninger i prosjektet er i tråd med strategier og mål innen tjenesteområdet Behandle forslag til fremtidig situasjon som prosjektet skal føre til Behandle innføringsstrategi, kommunikasjonsplan og opplæringsplaner i prosjektet Behandle endrede arbeidsprosesser, retningslinjer og anbefalt bruksmønster for løsninger. Behandle gevinstplaner med identifiserte gevinster og nødvendige tiltak Styringsgruppens leder har ansvar for å løfte evt. prinsipielle avklaringer til kommunaldirektør. Der det er nødvendig innstiller gruppen overfor kommunaldirektør. Prosjektleder og/eller programleder legger frem saker for beslutning eller uttalelse i lokal styringsgruppe. Programleder og leder av lokal styringsgruppa samarbeider om forberedelse og behandling av saker av prinsipiell karakter. 10.3.4.Prosjekteiers oppgaver Sikre nødvendige ressurser for gjennomføring av prosjektet Avklare strategiske spørsmålsstillinger og grensesnitt med andre prosjekter og aktiviteter Behandle eventuelle vesentlige endringer i oppdragsbeskrivelsen Godkjenne sluttleveransen 10.3.5.Prosjektleders oppgaver Utarbeide styringsdokument for prosjektet Utarbeide og følge opp prosjekt- og milepælsplaner Utarbeide statusrapporter til Programleder Utarbeide sluttrapport for prosjektet Bidra i utarbeidelse av interessentanalyse og kommunikasjonsplan Gi innspill om budsjett og ressursbehov til Programleder Vurdere usikkerhet og risiko, samt foreslå tiltak for å styre eller håndtere risiko Sikre at prosjektet sine leveransene kommer til riktig tid med riktig kvalitet Håndtere endringer i prosjektet Håndtere avvik og foreslå korrigerende tiltak i forhold til toleranserammer etablert i styringsdokumentet 10.3.6.Prosjektdeltakerne sine oppgaver Medlemmene i prosjektgruppen skal sammen med prosjektleder bidra til at prosjektet leverer i henhold til prosjektoppdrag og aktivitetsplan. Medlemmene skal bidra i arbeidsmøter og andre relevante aktiviteter, og på denne måten sikre at: At alle relevante fakta blir innhentet At aktiviteter blir gjennomført i henhold til aktivitetsplan 14

At eventuelle vei valg underveis blir belyst og fremsatt for prosjektleder/styringsgruppen i en slik form at beslutning kan tas At problemer og uforutsette komplikasjoner blir tatt opp og håndtert 11. INTERESSENTER/MÅLGRUPPER Se Vedlegg 1 Kommunikasjonsplan Reg og arkivløsning v. 1.2 Interessenter og kommunikasjonstiltak vil bli oppdateres i denne fasen. 12. STRATEGIER FOR GJENNOMFØRING/PROSJEKTTILNÆRMING 12.1. Konkurransestrategi Prosjektet har hatt ansvar for å anskaffe en registrerings- og arkivløsning. SSA-tilpasningsavtale ble valgt med utgangspunkt i den kjennskapen fagressursene hadde til markedets sak- og arkivløsninger som var basert på Noark arkivkjerner. Det ble åpnet for at leverandørene i tillegg til SSAvedlikeholdsavtalen og skulle kunne tilby drift av løsningen som opsjon. Anskaffelsen ble gjennomført med forhandlinger med bakgrunn i usikkerhet rundt prising av en egen arkivløsningen, siden de fleste kommuner har både sak- og arkivløsning. Fire leverandører søkte om å delta, en trakk seg underveis slik at forhandlinger omfattet 3 leverandører. SI (Software Innovation) ble valgt som leverandør. 12.2. Utviklingsstrategi/valg av metode 12.2.1.Arkivløsningen Dagens situasjon for registrering, arkivering og omliggende prosesser ble først kartlagt. Deretter ble det utarbeidet prosesser for ønsket situasjon. Prosessen ble benyttet som grunnlag for kravspesifiseringen der hver aktivitet ble beskrevet med et eller flere krav. I avtalen som er inngått med SI skal standard løsningen kun tilpasses, med unntak av to funksjonaliteter som må utvikles. Disse to funksjonene vil implementeres i SI sin standardløsning earkiv. Prosjektet omfatter en pilot, Meldeboka, som skal integreres mot arkivløsningen slik at arkivverdige informasjon blir arkivert. 12.2.2.Prosesser for arkivering For å sikre arkivering i framtida er det viktig å få etablert prosesser som sikrer at nye IT-løsninger blir vurdert, i forhold til om informasjonen skal registreres og/eller arkiveres. Prosjektet vil utarbeide prosesser og gjennomføre høringsrunder med representanter for alle roller som er involvert. Det vil også bli etablert prosess for hvordan man etablerer arkivering fra eksisterende IT-løsninger. 12.3. Kvalitetsstrategi Arkivløsningen skal godkjenning baseres på godkjent akseptansetest og en godkjenningsperiode der løsningen er i drift. Testene som skal gjennomføres er basert på testprosesser knyttet til hvert enkelt krav i avtalen. Testene vil omfatte både funksjonelle krav, krav til støtteprosesser samt kvalitetskrav. SI skal gjennomføre egne tester basert på anerkjent testmetodikk. SI vil også benytte tester som prosjektet skal gjennomføre i akseptansetesten. I tillegg vil ressurser fra prosjektet delta i SI sine tester. Dette gjøres for å sikre at akseptansetesen skal bli så vellykket som mulig. Alle prosesser, prinsipper og kvalitetskrav som prosjektet produserer vil bli sendt på høring til de involverte eventuelt representant for en involvert gruppe. 15

12.4. Strategi for implementering og overføring til linjen Det vil i gjennomføringsfasen utarbeides en opplærings- og kommunikasjonsplan som beskriver hvordan arkivløsningen og prosesser knyttet til arkivering skal implementeres. 12.5. Usikkerhetsstrategi Risikostyring er en del av styringsmekanismen i prosjektet. Ved hver endring i prosjektet skal risikobildet vurderes, eventuelt endres og tiltak besluttes. Alle risikoer registreres og følges opp i prosjektrommet som benyttes. 12.6. Gjennomføringsstrategi Prosjektet gjennomføres med støtte i prosjektveiviseren.no sine faser og hensiktsmessige styringsdokumenter derfra. I tillegg vil prosessen for Gjennomføring av IT-prosjekter som ligger i Kvaliteket benyttes i hele prosjektet. Prosjektet har benyttet prosesskartlegging som har sikret involvering av brukergrupper som påvirkes av endringene som prosjektet resulterer i. Anskaffelsen var basert på statens standardavtaler for IKT. Gjennomføring av innføringsprosjektet av arkivløsningen er basert på milepæler fra statens standardavtaler for IKT samt SI sin prosjektmetodikk. 12.7. Konfigurasjonsstrategi Prosjektdokumenter lagres i prosjektrommet som benyttes for Digital førstevalg. Prosjektrommet har funksjon for å beholde tidligere versjoner av dokumentet. Godkjente prosesser, rutiner, sjekklister og prinsipper vil bli lagt i Kvaliteket. Prosjekteier godkjenner det som legges i Kvaliteket. Alle arkivverdige dokumenter arkiveres i ESA på følgende saker: Prosjektdokumenter saksnr. 14/60836. Anskaffelsesdokumenter saksnr. 15/19918 SSA-tilpasningsavtalen på registrerings- og arkivløsning saksnr. 16/2858 SSA-vedlikeholdsavtale på registrerings- og arkivløsning saksnr. 16/2811 Testplan er under utarbeidelse og prosjektet vil i forbindelse med dette arbeidet avklare hvem som godkjenner akseptansetesten. Avtaleansvarlig Elin Harder vil ha ansvaret for å godkjenne leveransen på arkivløsning fra S. 16

13. BUDSJETT 13.1. Finansiering Prosjektet brukte i 2015 kr. 1.182.000,- på prosjektledelse, funksjonell kravstilling og innleie av ressurs på arkitektur og sikkerhet. Prosjektet har i 2016 innmeldt behov for kr. 3.200.000,- i investeringsmidler 1. Når løsningen er i drift og dette prosjektet er avsluttet, skal alle nye tilknytninger til arkivløsningen finansieres av prosjektet som har ansvaret for den nye IT-løsningen. Dersom eksisterende IT-løsninger skal tilknyttes skal tilknytningen dekkes over driftsbudsjettet til IT-løsningen eller det må søkes om ekstra midler. Omkostninger knyttet til drift av løsningen i framtiden vil dekkes av Byarkivet som skal ha ansvaret for løsningen. Dette vil føre til ekstra kostnader og det vil bli søkt om ekstra driftsmidler. 1 Det er pr. Mars 2016 underdekning på dette prosjektet. Dette søkes løst ved omdisponering innen programmets portefølje. 17