«BEVARE ELLER KASTE? DOKUMENTHÅNDTERING I TRØNDELAG FYLKESKOMMUNE»

Transkript

1 Styringsdokument for prosjektet «BEVARE ELLER KASTE? DOKUMENTHÅNDTERING I TRØNDELAG FYLKESKOMMUNE» Denne fylles ut ved behandling. Prosjektnummer: Saksnummer: / Behandlet dato: Behandlet av / Prosjekteier: Utarbeidet av: Stein Terje Eriksen Prosjektgruppen Beslutning: Planlegge og gjennomføre prosjektet. Bemanning av neste fase Se «Prosjektplan Bemanningsoversikt» (vedlegg A) Signatur (prosjekteier) Neste fase ferdig: Ikke relevant 1

2 Innhold 1. Bakgrunn og begrunnelse for prosjektet Nåværende situasjon Fremtidig situasjon Prosjektets formål Situasjonen hvis prosjektet ikke gjennomføres Mål Overordnet mål og strategisk forankring (virksomhetsmål) Effektmål Resultatmål Rammebetingelser Prosjektets produkter Prosjektets avgrensninger og avhengigheter Avgrensninger Avhengigheter Vurdering av prosjektets usikkerheter Nytte/Kost-vurderinger Prosjektplan Prosjektets produkter Relevant informasjon og erfaringer fra tidligere prosjekter Overordnet fremdriftsplan for prosjektet Periodisert budsjett og investeringsplan Prosjektstyring og rapporteringsmekanismer Organisering, roller og ansvar Prosjektorganisering Rollebeskrivelse Interessenter/målgrupper Kommunikasjonsstrategi Strategi for gjennomføring/prosjekttilnærming Konkurransestrategi Utviklingsstrategi/valg av metode Kvalitetsstrategi Strategi for implementering og overføring til linjen Usikkerhetsstrategi Gjennomføringsstrategi Konfigurasjonsstrategi Dokumenter og produkter Endringshåndtering

3 Rapportering Budsjett Finansiering Planlagte investeringskostnader Planlagte driftskostnader Toleranser Vedlegg og referanser Veiledning - Styringsdokument

4 ENDRINGSLOGG Versjon Dato Endring Produsent Godkjent Første versjon Prosjektgruppen Andre versjon introdusert for Torgrim Karlsen Prosjektgruppen Gjennomgått av Torgrim Karlsen prosjektledelsen Gjennomgått av Torgrim Karlsen prosjektgruppen Torgrim Karlsen Sendt til Prosjektstyre Hanne Furberg Endelig versjon Torgrim Karlsen DISTRIBUSJONSLOGG Versjon Dato Navn Prosjektstyre Prosjektdeltakere 1.0 Mars 2017 Referansegruppen til prosjektet 4

5 1. BAKGRUNN OG BEGRUNNELSE FOR PROSJEKTET 1.1. Nåværende situasjon Fra og med gjelder ny forskrift om bevaring og kassasjon: Forskrift om utfyllende tekniske og arkivfaglige bestemmelser om behandling av offentlige arkiver. Kapittel IV. Bevarings- og kassasjonsbestemmelser for fylkeskommunale og kommunale arkiv skapt etter Alle kommuner/fylkeskommuner er pålagt å ha en bevarings- og kassasjonsplan (B/K-plan) som skal innbefatte aktive arkiver, både elektronisk og på papir, bortsettingsarkiver og deponerte arkiver. Regelverket for bevaring og kassasjon gjeldende fra forutsetter at alle kommuner og fylkeskommuner gjennomgår sin virksomhet og kartlegger dokumentasjonen som skapes. Dokumentasjonen skal vurderes med hensyn til bevaring og kassasjonsfrister i arkivforskrift, særlover og organisasjonens egne administrative behov. I tillegg til at bevarings- og kassasjonsvurdering er lovpålagt, og at verdifullt arkivmateriale kan gå tapt, er mangelen på oversikt og gode retningslinjer frustrerende for ansatte, og kostbart for fylkeskommunen. Nord- og Sør-Trøndelag fylkeskommune har per i dag ikke fullstendig oversikt over fylkenes arkivmateriale, og rutiner for å møte kravene i forskriften er mangelfulle. Situasjonen er også potensielt alvorlig med hensyn til publikums rett til dokumentasjon og innsyn. Utarbeidelsen av en B/K-plan er derfor av stor betydning for fylkeskommunens samlede virksomhet Fremtidig situasjon Når en B/K-plan foreligger i 2018, vil fylkeskommunen ha oppfylt sitt lovpålagte ansvar ved å legge til rette for å oppnå formålene i «Forskrift om utfyllende tekniske og arkivfaglige bestemmelser om behandling av offentlige arkiver» ( 4-1): a) å sikre at kommunalt og fylkeskommunalt arkivmateriale med langvarig bevaringsverdi blir bevart for ettertiden, jf. arkivloven 1. [ ] b) å legge til rette for kassasjon av kommunalt og fylkeskommunalt arkivmateriale uten langvarig bevaringsverdi, for å spare kostnader knyttet til langtidsbevaring, så som oppbevaring, vedlikehold og gjenfinning. c) å ivareta viktig rettslig eller forvaltningsmessig dokumentasjon både for borgerne og kommunen/fylkeskommunen, og sikre at arkivmateriale ikke blir kassert før dokumentasjonsbehovene som materialet ivaretar, er bortfalt. Når B/K-planen blir implementert det elektroniske saks- og arkivsystemet, vil den lette arbeidet med oppbevaring og vedlikehold betraktelig. Det vil bli lettere å holde orden og finne frem i arkivene når unødvendig dokumentasjon er fjernet. En fullstendig og lett søkbar bevaringsliste, en løsning som skal genereres fra B/K-planen, vil forenkle og effektivisere arkivarbeidet, og bidra til å sikre bevaring og gjenfinning av informasjon. B/K-planen vil omfatte retningslinjer for journalføring som vil bidra til økt dokumentfangst. 5

6 Når B/K-planen er implementert, vil det føre til at fylkeskommunen sine forskjellige dokumenttyper blir håndtert likt for alle funksjonsområder. En enhetlig praksis vil bidra til å sikre kvaliteten på fylkeskommunen sine dokumenter og arkiver Prosjektets formål Prosjektets formål er å utarbeide en B/K-plan som kan gjenbrukes i alle fylkeskommuner, og som skal lette arbeidet med bevarings- og kassasjonsvurdering av eksisterende og fremtidige arkiver. For å utarbeide B/K-planen skal prosjektet kartlegge alle funksjonsområder med tilhørende funksjoner som fylkeskommunene er ansvarlig for. B/K-planen skal kunne benyttes ved kravstilling og utvikling av digitale løsninger for behandling av informasjon og dokumentasjon. Prosjektet skal resultere i nye retningslinjer for håndtering av dokumentasjon som sikrer bevaring av viktig juridisk, forvaltningsmessig, historisk og kulturelt kildemateriale, og samtidig sikrer en forsvarlig og økonomisk håndtering av dokumentasjon uten bevaringsverdi i fylkeskommunen. Prosjektet skal etablere og legge til rette for implementering av nye bevarings- og kassasjonsrutiner for alt arkivmateriale uansett lagringsmedium. For å sikre at B/K-planen forblir funksjonell og nyttig i fremtiden, skal prosjektet utarbeide og etablere rutiner for vedlikehold av B/K-planen. Det er per dags dato ikke gjort mye innenfor BK-vurderinger for fylkeskommunale funksjoner. Prosjektet skal derfor bidra til å skape større bevissthet rundt dokumenthåndtering og arkivering, for å heve kvaliteten i arkivdanningen til fylkeskommunen. Se ellers beskrivelse av effektmål i kapittel Situasjonen hvis prosjektet ikke gjennomføres Hvis det ikke blir utarbeidet en B/K-plan har fylket ikke anledning til å kassere noe, og må bevare alt jf. Arkivloven med forskrifter. Dette vil være meget ressurs- og kostnadskrevende. Av minst like stor betydning for fylkeskommunen er risikoen for at viktig dokumentasjon går tapt, og at de positive effektene en B/K-plan fører med seg ikke oppnås. F.eks. gjenbruksverdien for andre fylkeskommuner og positive effekter for innbyggere (ref. kapittel 2.2). B/K-planen med tilhørende retningslinjer er en forutsetning for å sikre kvalitet og effektivitet i dokumenthåndtering og arkivering i Trøndelag fylkeskommune f.o.m

7 2. MÅL 2.1. Overordnet mål og strategisk forankring (virksomhetsmål) Oppfylle Arkivlova og «Forskrift om utfyllende tekniske og arkivfaglige bestemmelser om behandling av offentlige arkiver» ved at det er etablert en B/K-plan som kan benyttes av alle fylkeskommuner. Bidra til å etterkomme Arkivverket sin anbefaling om orden i arkivene før kommunereformen i Effektmål Prosjektet skal gjøre det mulig å ta ut effekter innenfor følgende områder og hovedaktører: For Trøndelag fylkeskommune og andre fylkeskommuner: - mer effektiv og ressursbesparende arkivdanning - korrekt kassasjon av arkivmateriale og/eller arkiver uten bevaringsverdi - korrekt arkivbegrensning - korrekt bevaring av arkivmateriale for ettertiden som f.eks. bidrar til å bevare fylkeskommunen sin historie - enklere å finne frem i og vedlikeholde arkiver som skal bevares for ettertiden - enklere å ivareta fylkeskommunen sitt dokumentasjonsbehov - redusert ressursbruk ved gjenbruk av B/K-plan med retningslinjer i andre fylkeskommuner (overføringsverdi) For ansatte i Trøndelag fylkeskommune og andre fylkeskommuner: - forenkle arbeidet gjennom felles rutiner og retningslinjer for bevaring- og kassasjon - økt bevissthet og kunnskap om arkiv og betydningen av riktig dokumenthåndtering - enklere å deponere fremtidige arkiver ved at informasjon blir journalført og arkivert fortløpende og korrekt første gang For innbyggere og organisasjoner: - styrket rettssikkerhet og mer likebehandling ved at innbygger sitt dokumentasjonsbehov blir bedre ivaretatt - enklere innsyn i saker og dokumenter som skal bevares for ettertiden For digitaliseringsprosjekter: - bidra til å sikre at «Arkivloven» med forskrifter blir ivaretatt ved spesifisering, anskaffelse og utvikling av nye digitale løsninger - bidra til å forenkle digitalisering av dokumentasjon som skapes av fylkeskommunen sine funksjoner og arbeidsprosesser Effektmålene vil detaljeres i gevinstrealiseringsplanen som utarbeides av prosjektet Resultatmål Prosjektet har følgende resultatmål/ledelsesprodukter: - Styringsdokument (dette dokumentet) inkl. prosjektbegrunnelse (ref. kapittel 1) 7

8 - Prosjektplan inkl. (ref. vedlegg A): Faseplan Aktivitets- og milepælsplan Ressurs- og bemanningsplan HUKI-matrise (ansvarsmatrise) - Oppdatert Usikkerhets- og risikologg (ref. vedlegg B) - Oppdatert Erfaringslogg - Interessentanalyse og kommunikasjonsplan (ref. vedlegg C) - Plan for gevinstrealisering - Statusrapport til Riksarkivet (senest ) - Sluttrapport fra prosjektet med kopi til Riksarkivet inkl.: Ev. anbefalinger relatert til implementering av B/K-planen Oppsummering av ev. avvik som er avdekket og meldt - B/K-planen inkl. bevarings- og kassasjonsrutiner er klar for implementering i Trøndelag fylkeskommune og delt på - Produkter (ref. kapittel 4) 8

9 3. RAMMEBETINGELSER Følgende ytre rammebetingelser gjelder for prosjektet: - Forvaltningsloven - Offentleglova - Personopplysningsloven - eforvaltningsforskriften - Arkivlova med følgende to forskrifter: «Forskrift om utfyllende tekniske og arkivfaglige bestemmelser om behandling av offentlige arkiver» «Forskrift om offentlege arkiv» - Særlover for det enkelte funksjonsområde når det gjelder merbevaring: Hvilke særlover som er relevante, vil fremkomme gjennom kartleggingen 9

10 4. PROSJEKTETS PRODUKTER Se kapittel 2.3 for en oversikt over resultatmål og ledelsesprodukter. Hvordan produktene nedenfor skal leveres og ev. brytes opp i mindre deler, vil fremgå av prosjektplanen (vedlegg A). Produkt- Produktbeskrivelse ID 1 Kartlegging av alle funksjonsområder med tilhørende funksjoner inkl. - Sjekkliste for kartlegging (beskriver prosess for gjennomføring av kartleggingen) - Mal for kartlegging (kartleggingsskjema) - Beskrivelse av prosesser/oppgaver og informasjonsobjekter (dokumenter) - Beskrivelse av funksjonsområder og funksjoner inkl. særlover og annet regelverk som regulerer området - Beskrivelse av enhet(er) som ivaretar funksjoner - Oversikt over maler i P360 gruppert på enhet og funksjonsområder - Oversikt over fagsystemer, IKT-systemer, papirarkiver, lokale epostmottak- /grupper e.l. 2 B/K-plan tilgjengelig i (håndbok for dokumentforvaltning) som skal inkludere en beskrivelse av: - journalføringsplikt for dokumentasjon - bevarings- og kassasjonsrutiner - definere arkivverdig materiale i arkivdanningen - retningslinjer for håndtering av dokumentasjon - Definisjoner av begreper og ord (begrepsordliste) 3 Vedlikeholdsrutiner for B/K-planen som bl.a. omfatter: - Versjonering og oppbevaring - Prosess for endringshåndtering inkl. kommunikasjon ved endringer - Ansvar og eierskap 4 En fullstendig og lett søkbar «Bevaringsliste» 10

11 5. PROSJEKTETS AVGRENSNINGER OG AVHENGIGHETER 5.1. Avgrensninger - Prosjektet skal ikke implementere B/K-planen med tilhørende retningslinjer og rutiner i organisasjonen eller IKT-systemer f.eks. sak- og arkivsystemet - Kartleggingen skal ikke inneholde beskrivelse av hvordan saksbehandlingen foregår - BK planen gjelder bare funksjoner og arkiver som fylket har ansvaret for. Det vil si at B/Kplanen også gjelder private virksomheter eller foretak og kommuner som utfører funksjoner for fylkeskommunen. - Kartleggingen tar ikke stilling til arkivmateriale skapt før Prosjektet omhandler ikke etterlevelse av kassasjonsvedtak som blir en fremtidig driftsoppgave for fylkeskommunen sine enheter - Prosjektet har ingen tilsynsmyndighet, men dersom kartleggingen avdekker avvik og brudd på Arkivloven skal disse meldes gjennom normale kanaler i henholdsvis STFK og NTFK 5.2. Avhengigheter Prosjektet har følgende avhengigheter: - Prosjektet «Visma flyt skole (VFS)» som har startet en kartlegging for funksjonsområde «4-12 Opplæring og oppvekst» - Hovedprosjektet «Trøndelagsarkivet» som Bevarings- og kassasjonsprosjektet er en del av 11

12 Sannsynlighet 6. VURDERING AV PROSJEKTETS USIKKERHETER Figur 2 og tilhørende tabell viser de viktigste risikoelementene som er identifisert p.t. Risikoprofilen viser et foreløpig risikobilde før risikoreduserende tiltak er iverksatt. Se vedlegg B for flere detaljer rundt usikkerhet og risiko. Usikkerhets- og risikologgen vil oppdateres kontinuerlig i løpet av prosjektet Konsekvens Nr. Risikoelement Risiko 1 Manglende forankring/forståelse hos enhetsledere 20 2 Tilgang på fagressurser fra enhetene 20 4 Usikkert omfang og detaljnivå på kartleggingen 12 5 Uenighet blant fagpersoner om BK-vurderinger 6 7 Ressurser (folk) til gjennomføring 15 8 Omfang av intern høring 6 9 Tidsbruk til ekstern høring 3 Figur 1: Usikkerhets- og risikovurdering før gjennomføring av tiltak 12

13 7. NYTTE/KOST-VURDERINGER Prosjektet skal etablere en gevinstrealiseringsplan som beskriver gevinster og effektmål mer i detalj. Se kapittel

14 8. PROSJEKTPLAN 8.1. Prosjektets produkter Se kapittel 2.3 og Relevant informasjon og erfaringer fra tidligere prosjekter Prosjektet vil benytte og tilpasse tilgjengeliggjort metodikk, maler, rutiner og erfaringer fra Trondheim kommune sitt prosjekt "Bevare eller kaste i Trondheim kommune" i arbeidet. Se kapittel Overordnet fremdriftsplan for prosjektet Figur 2 viser en grov fase- og milepælsplan for gjennomføring av prosjektet. Se Prosjektplan for flere detaljer (ref. vedlegg A). ID Fase/milepæl Start Slutt 1 Planlegg og etabler prosjektorganisasjon Tilpass og test gjennomføringsmetodikk M1 Styringsdokument og prosjektplan godkjent Forbered kartlegging Send ut informasjonsbrev til ledere For-kartlegg funksjoner M2 For-kartlegging ferdig Gjennomfør oppstartsmøter Gjennomfør arbeidsmøter Gjennomfør avslutningsmøter M3 Hovedkartlegging ferdig Gjennomfør høring og kvalitessikring (eksternt) M4 Høring ferdig (eksternt) Ferdigstill og godkjenn BK-plan o.a. produkter Publiser BK-plan for andre fylkeskommuner M5 BK-plan kan implementeres Figur 2: Fase- og milepælsplan sep okt nov des jan feb mar apr mai jun jul aug sep okt nov des jan 8.4. Periodisert budsjett og investeringsplan Se kapittel

15 8.5. Prosjektstyring og rapporteringsmekanismer Se kapittel

16 9. ORGANISERING, ROLLER OG ANSVAR 9.1. Prosjektorganisering Prosjektet er organisert som vist i figur 3, og skal sikre nødvendig kvalitet og gjennomføringskraft. Prosjektet er et delprosjekt under «Trøndelagsprosjektet». Prosjektstyre består av Prosjekteier (Stein Terje Eriksen) og arkivlederne i henholdsvis STFK og NTFK. Prosjektledelsen består av Prosjektansvarlig (Hanne Furberg) og Prosjektleder (Torgrim Karlsen). Prosjektgruppen er består av ressurser fra STFK, NTFK og IKA-Trøndelag. Prosjektet vil bruke arkivlederne i det fylkeskommunale samarbeidsorganet FOT som referansegruppe og høringsinstans for produktene som utarbeides av prosjektet. Øvrige arkivledere utenfor FOT vil benyttes tilsvarende. Prosjektet «Trøndelagsarkivet» (prosjekteier) Prosjektledelse (Prosjektansvarlig og Prosjektleder) Prosjektgruppe (NTFK, STFK, IKA-Trøndelag) Referansegruppe (høringsinstans) Arbeidsgrupper 4-8 Administrasjon og politikk 4-9 Økonomi, virksomhetsstyring, regnskap og innfordring 4-10 Personalforvaltning og folkevalgte 4-11 Kommunal og regional planlegging 4-13 Helse og omsorg 4-15 Næring, miljø og samfunnsutvikling 4-16 Kultur, idrett, friluftsliv og kirke 4-17 Tekniske tjenester, brannvesen og samferdsel 4-12 Opplæring og oppvekst Figur 3: Organisering av prosjektet 9.2. Rollebeskrivelse I tillegg til beskrivelsen av rollene i tabellen nedenfor, er det utarbeidet en HUKI-matrise som tydeliggjør hvem som er ansvarlig for ulike leveranser/produkter (ref. kapittel 2.3 og 4), aktiviteter og milepæler, samt hvem som skal konsulteres og informeres i løpet av prosjektet sin varighet (ref. vedlegg A). Prosjektplanen inneholder også alle navn på ulike roller og prosjektdeltakere. 16

17 Rolle Ansvar og hovedoppgaver Prosjektansvarlig - Sikre nødvendige ressurser for gjennomføring av prosjektet - Følge opp framdriften i prosjektet, og bidrar til å stille til veie ressurser - Følge opp budsjett og økonomi - Fremlegger saker for prinsipiell beslutning i Prosjektstyre inkl. høring av saker der det er aktuelt, herunder endringer/avvik som går utover prosjektets toleranserammer for økonomi, fremdrift, eller kvalitet - Foreta overordnede prioriteringer m.h.t. ressursbruk, tid (varighet) og resultater - Leder av Prosjektgruppe Prosjekteier - Godkjenne styringsdokumentet (dette dokumentet) - Godkjenne leveranser/-produkter (ref. kapittel 2.3 og 4) Godkjenne prosjektplan - Behandle endringer/avvik som går utover prosjektets toleranserammer for økonomi, fremdrift eller kvalitet (ref. kapittel 13) - Avklare strategiske problemstillinger og grensesnitt med andre prosjekter eller aktiviteter og eventuelt løfte disse i linjen - Sikre overordnet forankring av arbeidet - Vedta korrigerende tiltak etter forslag fra Prosjektledelsen Prosjektledelse - Utarbeide og vedlikeholde styringsdokumentet (dette dokumentet) (Prosjektansvarlig og - Utarbeide og vedlikeholde prosjektplan inkl.: Prosjektleder) Faseplan Aktivitets- og milepælsplan Ressurs- og bemanningsplan HUKI-matrise - Utarbeide statusrapporter til prosjekteier/prosjektstyre (ref. mal) - Utarbeide og vedlikeholde interessentanalyse og kommunikasjonsplan i samarbeid med prosjektgruppen (ref. mal) - Utarbeide plan for gevinstrealisering i tett samarbeid med prosjektgruppen - Utarbeide sluttrapport fra prosjektet inkl. erfaringslogg - Følge opp budsjett og økonomi i samarbeid med Prosjekteier - Vurdere usikkerhet og risiko løpende, samt foreslå/gjennomføre tiltak for å styre eller håndtere usikkerhet og risiko (ref. mal) - Sikre at prosjektplanen følges slik at produktene leveres til riktig tid, med riktig ressursbruk og med riktig kvalitet - Håndtere endringer i prosjektet - Håndtere avvik og foreslå korrigerende tiltak 17

18 Prosjektgruppe - Utarbeide, gjennomgå og kvalitetssikre produktene (ref. kapittel 4) - Støtte prosjektet med råd og veiledning innenfor sitt ansvarsområde - Aktivt samarbeide med andre i prosjektet, for å ivareta helheten i leveransene - Delta aktivt i arbeidsmøter og prosjektmøter slik at: o relevante fakta blir innhentet, o aktiviteter blir gjennomført i henhold til prosjektplan, o veivalg underveis blir belyst og fremsatt på en slik form at beslutning kan tas av Prosjektleder eller Prosjektstyre, o problemer og uforutsette forhold blir tatt opp og håndtert - Gjennomføre avtalte aktiviteter i samsvar med vedtatte planer og tidsfrister - Vurdere usikkerhet og risiko, og iverksette tiltak ved behov i samarbeid med Prosjektleder - Rapportere status og fremdrift til Prosjektledelsen Referansegruppe (høringsinstans) - Ansvarlig for å kvalitetssikre produktene (ref. kapittel 4) ved å gi tilbakemeldinger underveis i prosjektet og som en del av høringen - Ansvarlig for å sikre tilbakemelding på produktene fra egen organisasjon (forankring) - Delta i møter ved behov og etter avtale med Prosjektledelsen Prosjektdeltakere - Utføre oppgaver og aktiviteter etter avtale med Prosjektledelsen - Delta i arbeidsmøter 18

19 10. INTERESSENTER/MÅLGRUPPER Interessentanalyse og kommunikasjonsplan utarbeides ved oppstart, og oppdateres gjennom hele prosjektet. Prosjektportalen oppdateres med oversikt over de viktigste interessentene og kommunikasjonsaktiviteter som skal gjennomføres Kommunikasjonsstrategi Prosjektet sine produkter skal publiseres på når de er endelig godkjent. Riksarkivaren har stilt følgende betingelser til bevilgningen som vedrører kommunikasjon: - Ved presentasjoner og i rapporter skal det opplyses at prosjektet støttes av Riksarkivaren - Det forutsettes at deltakerne i prosjektet vil stille opp på kurs/seminar/workshops for å formidle erfaringer fra prosjektet. Prosjektet har ingen egen kommunikasjonsstrategi, men forholder seg til kommunikasjonsplanen som er utarbeidet for «ARK Hovedprosjekt» (del av sammenslåingsprosjektet i Trøndelag) på overordnet nivå. Se vedlegg C. 19

20 11. STRATEGI FOR GJENNOMFØRING/PROSJEKTTILNÆRMING Konkurransestrategi Ikke relevant Utviklingsstrategi/valg av metode Prosjektstyring skal baseres på PRINCE2 og Oppfølging av oppgaver og aktiviteter skal støttes av Prosjektveiviseren. Oppgaver/aktiviteter beskrives og tildeles en ansvarlig for oppgaven i Prosjektveiviseren Kvalitetsstrategi Prosjektets produkter (ref, kapittel 4) skal gjennomgås før endelig godkjenning. Godkjenningsprosessen er som følger: - Prosjektgruppen utarbeider initiell versjon av "Kartleggingsskjema" (versjon 0.1) - Arbeidsgruppen bruker versjonsnr. f.o.m. versjon 0.2 t.o.m. versjon 0.5 under arbeidet - Arbeidsgruppen utarbeider første versjon av "Kartleggingsskjema" for funksjonsområde 1-n (versjon 0.6) - Prosjektgruppen bearbeider og klargjør "Kartleggingsskjema" for høring til Referansegruppen (versjon 0.7) - Prosjektgruppen m.fl. kartlegger lokale forhold i Trøndelag som en del av egen høring (versjon 0.8) - Prosjektgruppen innarbeider resultatene fra høringsrunden som sendes til Prosjektstyre for endelig godkjenning (versjon 0.9) - Prosjektstyre godkjenner endelig versjon av B/K-planen (versjon 1.0) som underlegges versjonskontroll ref. de vedlikeholdsrutiner som blir utarbeidet av prosjektet Se også kapittel 11.7 om konfigurasjonsstrategi Strategi for implementering og overføring til linjen Prosjektet skal ikke implementere B/K-planen i fylkeskommunen. I løpet av prosjektet vil en likevel kunne avdekke forhold som er viktig når B/K-planen skal implementeres, eller for å sikre en vellykket implementering. Slike forhold vil oppsummeres i sluttrapporten fra prosjektet (ref. kapittel 2.3) Usikkerhetsstrategi Risikostyring er en del av styringsmekanismen i prosjektet. Ved hver endring i prosjektet skal risikobildet vurderes, eventuelt endres og tiltak besluttes. Mal for risikoanalyse skal benyttes. I tillegg oppdateres prosjektportalen med de viktigste risikofaktorene. 20

21 11.6. Gjennomføringsstrategi Prosjektet gjennomføres med støtte i Se kapittel 11.2 vedr. metode for kartleggingen og kapittel 9 vedr. organisering, roller og ansvar i gjennomføringen. Prosjektet vil benytte og tilpasse tilgjengeliggjort metodikk, maler, rutiner og erfaringer fra Trondheim kommune sitt prosjekt "Bevare eller kaste? Dokumenthåndtering i Trondheim kommune" i arbeidet. Gjennomføringen tar utgangspunkt i funksjonsområder og funksjoner som fylkeskommunen er ansvarlig for. Samarbeid med fagpersoner innen hvert funksjonsområde vil være avgjørende for å lykkes. Et mål er at arbeidsbelastningen for enheter og funksjonsansvarlige skal bli så liten som mulig. Prosjektet vil gjennomføres som følger: - planlegge og forberede gjennomføring (ref. sjekkliste) inkl. prøvekjøre gjennomføringsmetodikken i prosjektgruppen - prioritere funksjoner, sette sammen arbeidsgrupper, og fordele funksjonene mellom Nord- og Sør Trøndelag - beskrive av funksjonsområde og enhet(er) som dekker området inkl. informasjon om f.eks. maler, IKT-systemer, fagsystemer, papirarkiver, epostgrupper, kvalitetsdokumenter etc. identifisere ev. lokale forhold som ikke kan gjenbrukes 100 % av andre fylkeskommuner historisk del av enhetsbeskrivelser - forberede kartlegging - gjennomføre kartlegging (ref. kartleggingsskjema) - gjennomføre kartlegging av lokale forhold i Trøndelag med utgangspunkt i resultat mottatt fra andre fylkeskommuner (bare hvis vi velger å involvere andre fylkeskommuner direkte i hovedkartleggingen) - gjennomføre høring internt og eksternt - ferdigstille kartlegging og gjøre produkter tilgjengelig for andre fylkeskommuner Konfigurasjonsstrategi Dokumenter og produkter Prosjektdokumenter lagres på eget prosjektområde i MS Sharepoint (prosjektveiviseren) for «ARK- Bevaring og kassasjon». Styrende dokumenter og ledelsesprodukter skal underlegges versjonskontroll. Alle arkivverdige dokumenter registreres i Trøndelag sin arkivløsning i henhold til gjeldende regler for arkivering av prosjektdokumentasjon. Produktene gjøres tilgjengelig for andre fylkeskommuner på og når alt er godkjent. Se også kapittel 11.3 vedr. kvalitetssikring og godkjenning av prosjektet sine produkter. 21

22 Endringshåndtering Endringer i omfang, tid, kvalitet eller ressursbruk tas opp med Prosjekteier og/eller Prosjektstyre. Se kapittel 13 vedr. toleranserammer for prosjektet Rapportering Prosjektleder samhandler løpende med Prosjektansvarlig underveis i prosjektet, og Prosjektansvarlig rapporterer til Prosjekteier ved behov. Prosjektleder utarbeider statusrapport til Riksarkivet senest Prosjektleder utarbeider sluttrapport fra prosjektet. Sluttrapporten skal også sendes til Riksarkivet som krever følgende minimumsinnhold: - prosjekttittel, - ingress som oppsummerer prosjektet, - redegjørelse for mål og gjennomføring og - oppsummering av resultater fra prosjektet. Oppgavelisten på prosjektområdet benyttes til oppfølging av oppgaver og aktiviteter i prosjektet. 22

23 12. BUDSJETT Finansiering Alle enheter som deltar i kartlegging og gjennomføring bistår med egne ressurser for egen regning. Prosjektet dekker ikke kostnader forbundet med egeninnsats. Prosjektet har fått NOK ,- i tilskudd fra Riksarkivaren per Tilskuddet benyttes primært til innleie av Prosjektleder og reiseaktivitet for Prosjektledelsen. Budsjett, kostnadsramme og tidsbruk er estimert som følger: Beskrivelse Tid Kostnad Prosjektleder Prosjektgruppe Oppstartsmøter Arbeidsmøter Etterarbeid Bistand fra Trondheim kommune Reise etc Usikkerhetspåslag 20 % TOTALT Kostnader utover finansiering fra Riksarkivaren egenfinansieres av hhv Arkivtjenestene i Nord- og Sør- Trøndelag fylkeskommuner. Alle tall er i norske kroner inklusive merverdiavgift. Tid som Referansegruppe benytter til å besvare høringen er ikke inkludert Planlagte investeringskostnader Prosjektet er ikke finansiert av investeringsmidler i fylkeskommunene Planlagte driftskostnader Prosjektet genererer ingen nye driftskostnader. 23

24 13. TOLERANSER Følgende toleranserammer er definert for prosjektet. Toleranse Tid Kostnad Kvalitet Usikkerhet Gevinster Tillatt avvik i positiv og negativ retning Milepæler (ref. kapittel 8.3) kan endres +/- 2 uker etter avtale med Prosjekteier. Endringer av milepæler utover 2 uker godkjennes av Prosjektstyre. Kostnader utover godkjent budsjett (ref. kapittel 12.1), må godkjennes av Prosjekteier. Endringer i kvalitet ved at prosjektet ikke leverer avtalte produkter ev. at nye produkter kommer i tillegg (ref kap. 4) skal godkjennes av Prosjekteier. Ivaretas av definerte toleranserammer for Tid, Kostnad og Kvalitet. Hvis gevinster påvirkes av endringer i Tid, Kostnad eller Kvalitet, skal dette rapporteres til Prosjekteier. 24

25 14. VEDLEGG OG REFERANSER - Vedlegg A Prosjektplan (inkl. faseplan, ressursplan, HUKI og aktivitets- og milepælsplan) - Vedlegg B Usikkerhets- og risikologg - Vedlegg C ARK - Kommunikasjons- og informasjonsplan.pptx (fra «Trøndelagsprosjektet») 25

26 15. VEILEDNING - STYRINGSDOKUMENT Hva er Styringsdokument? Styringsdokumentet er et samledokument som beskriver overordnede forventninger og rammer for prosjektet. Dokumentet er en viktig del av grunnlaget for å beslutte om prosjektet skal igangsettes. Det definerer prosjektet og danner grunnlaget for ledelse og styring av prosjektet, og danner til slutt grunnlaget for vurderingen av hvorvidt prosjektet har vært en suksess. Formål med Styringsdokumentet Formålet med Styringsdokumentet er å definere prosjektet, danne grunnlaget for riktig prosjektledelse og vurdere om prosjektet totalt sett blir vellykket. Hvem utarbeider Styringsdokumentet? Styringsdokumentet utarbeides av prosjektlederen Hvem mottar Styringsdokumentet? Styringsdokumentet oversendes til Prosjekteieren og Prosjektstyret for prosjektet. Prosjekteier signerer Styringsdokumentet, som en endelig bekreftelse på at innholdet er godkjent og er forankret i ledelsen. Når utarbeides Styringsdokumentet? Styringsdokumentet utarbeides i planleggingsfasen, men er et levende produkt i og med at det til enhver tid skal gjenspeile nåværende status, planer og kontrollmekanismer i prosjektet. Styringsdokumentet skal som minimum oppdateres ved hver faseovergang etter at det har blitt etablert. Den versjonen av Styringsdokumentet som ble brukt for å få besluttet prosjektgjennomføring, beholdes som et grunnlag som prosjektet senere vil bli vurdert opp mot. 26