Vedlegg til Beslutningsnotat: «UNINETTs nasjonale fellesanbud for anskaffelse av LMS»

Vedlegg til Beslutningsnotat: «UNINETTs nasjonale fellesanbud for anskaffelse av LMS» Vedlegg 1: Notat om anskaffelse av læringsplattform (LMS). Vedlegg 2: Mulighetsrom og forpliktelser i rammeavtale på LMS igjennom UNINETT etter anskaffelse. Vedlegg 3: Oversikt over sentral portefølje av undervisningsteknologi. Vedlegg 4: Vurderingmatrise for hvert av alternativene. Vedlegg 5: Deltakende virksomheter.

NOTAT Anskaffelse av læringsplattform (LMS) Til: Deltakende virksomheter i anskaffelse av læringsplattform (LMS) Fra: UNINETT Forfatter: Jørgen Berg Lauvsnes, prosjektleder Dato: 14.03.2016 Gjelder: Dette dokumentet vil beskrive hvordan prosjektet som samordner felles anskaffelse av læringsplattform vil arbeide for å dekke behovene til virksomhetene som deltar. Det gir også en innsikt i planlagt fremdrift i frem mot målet. Deler eller hele av dokumentet kan benyttes lokalt for informasjon og forankring. Det er opprettet en nettside for prosjektet på www.uninett.no/dlm hvor du vil finne siste nytt. Mål for prosjektet Prosjektet vil tilby universiteter og høgskoler i Norge et fleksibelt, brukervennlig, brukersentrert og moderne digitalt læringsmiljø til sine studenter og ansatte. Prosjektet vil anskaffe systemer som kan erstatte dagens løsninger innenfor området læringsplattform (LMS), som har vært et område hvor sektoren ikke har hatt mye utvikling de siste årene og dermed vært preget av bruk av umoderne løsninger på utgåtte kontrakter. Trender viser at det er store krav til fleksibilitet for at løsningen skal kunne følge utviklingen innen området i den perioden kontrakten skal løpe. Behovene for integrasjoner, mellom både nåværende verktøy i det digitale læringsmiljøet og nye verktøy som vil komme, er stort. Integrasjoner må tilgjengeliggjøre ulike verktøy på en brukervennlig og intuitiv måte, og være enkle å administrere og sette opp. Ved å gjøre prosjektet i fellesskap kan sektoren oppnå gevinster som mer effektiv ressursbruk, standardisering av de prosessene som er like samarbeid og utvikling av felles beste praksis. Hver enkelt institusjon kan spare ressurser i prosessen, og dermed bruke ressursene på utfordringer nærmere kjernevirksomheten. I etterkant vil et etablert samarbeid innen området gi større utviklingsmuligheter. Ved å jobbe sammen om systemene innenfor digitalt læringsmiljø (DLM), kan vi også oppnå et nytt felles datagrunnlag for læringsanalyse, som kan være av stor betydning for gevinster i fremtiden både for forelesere, institutter og fakulteter, virksomhetene og Kunnskapsdepartementet. Dette arbeidet bør alle i sektoren inviteres til. Gjennomføring av prosjektet Et viktig kriterium for å kunne oppnå et slikt mål er å kunne beskrive de behovene studenter, undervisere og samarbeidspartnere har for å støtte læringsprosessen i dag og fremover. Behovene vil beskrives overordnet, og benyttes til å utfordre leverandører til å tilbyr løsninger med funksjoner og arbeidsflyt som kan dekke behovene best mulig. Behovsinnsamlingen vil involvere både studenter, undervisere og administrative deltakere fra sektoren, og for eksempel beskrive behovene for å muliggjøre nye læringsformer og integrasjon med tredjepartsverktøy. Dette arbeidet vil føre til en behovspreget spesifikasjon, og leverandørene vil utfordres til å presentere hvordan deres løsninger dekker behovene. Prosjektets styringsgruppe er etablert med bred forankring i sektoren, og arbeidet vil involvere flere arbeidsgrupper og referansegrupper. Alle deltakende virksomheter vil bli bedt om å bidra med sine pedagogiske, administrative og tekniske innspill til fremtidig læringsplattform. Når leverandører vil 1

presentere sine løsninger både praktisk og tekstlig i konkurransen, vil brukerne av systemet være de viktigste bidragsyterne i evalueringen. Innkjøp og fremdrift Anskaffelsen vil tegne en rammeavtale med foretrukket leverandør, og gjennomføres som en konkurranse med forhandlinger. Dette krever prekvalifisering som vil være det første steget i innkjøpsprosessen, og gi de administrative kravene for leverandører som vil delta. Rammeavtale med foretrukket leverandør innebærer at det vil bli minst 3 leverandører som får avtale med sektoren, og vil forholde seg til et felles rammeverk av integrasjons-, drifts- og kontraktsmessige forhold. Virksomheter som ønsker det kan gjennomføre mini-konkurranser for hele eller deler av virksomheten, hvor de gjennomfører evaluering basert på kriterier som er viktigst for dem. Velger man foretrukket leverandør trenger man ikke gjennomføre mini-konkurranse, men går rett til kontraktsignering. Leverandørene vil bli utfordret til å beskrive funksjonalitet, metodikk og arbeidsmåter som de leverer i sitt system som dekker behovene til studenter, forelesere og virksomheten (drift, sikkerhet og administrasjon). Dette fører til en dreining av konkurransen, hvor man bruker mer tid på å vurdere hvordan behovene kan bli dekket, i stedet for å sammenligne systemet som er beskrevet med funksjonaliteten man har i dag. Innkjøpet vil ta utgangspunkt i, og belønne, leverandører som er fremtidsrettede, leverer løsninger med stor fleksibilitet og tilpasningsmuligheter inne i standardløsningen. Det forutsettes også et godt partnerskap for fremtiden mellom kunde (UH-sektoren) og leverandøren, som leverandøren må sannsynliggjøre igjennom tilbud og forhandlinger. I evalueringen av anskaffelsen vil man evaluere funksjonaliteten som er beskrevet, og også bruke tid på å undersøke denne ved bruk av referanser (due diligence) og kjente samarbeidspartnere av leverandørene. Videre vil evalueringen inkludere test av brukervennlighet, som vil inkludere både studenter og forelesere med ulik bakgrunn og tilhørighet, for å få førstehåndsvurdering fra de viktigste brukerne av systemet i etterkant. Pris vil være det tredje evalueringskriteriet (TCO, total cost of ownership). I anskaffelsen vil man både beskrive integrasjoner som er nødvendig innenfor det digitale læringsområdet i dag, til konkrete verktøy, og typer verktøy man ser for seg behov for å integrere mot i årene som kommer. Leverandørene må levere produkter som muliggjør teknologisk utvikling innenfor området for virksomhetene. Etter tilbudsevaluering vil det bli faser med forhandlinger mellom prosjektet og leverandørene med de beste tilbudene, inntil man står igjen med en beslutning om de riktige løsningen å inngå kontrakt for. Prosessen har disse foreslåtte milepælene: Milepæl Dato Prekvalifisering annonsert 2. mai 2016 Tilbudsgrunnlag sendt til leverandører 7. juni 2016 Tilbudsfrist 11. august 2016 Kontrakt signert 15. november 2016 Pilotering og akseptansetest fullført April 2017 Første utrullingspulje produksjon Mai 2017, for høstsemester 2017 Bakgrunn for anskaffelsen På SUHS-konferansen i 2014 lanserte UNINETT planer om å lage en rapport som beskriver fremtidens digitale læringsmiljø. I Januar 2015 ble det dannet en gruppe med representanter fra norsk UHsektor som skulle bidra i dette arbeidet. Gruppen var sammensatt av en rekke ressurspersoner innen elæring, pedagogikk og læringsstøttesystemer. 2

UNINETT har, blant annet gjennom ecampus-programmet, kommet i tettere dialog med sektoren på området som etterhvert har blitt betegnet digitalt læringsmiljø (DLM, samlebetegnelse på støttesystemer som inngår i den digitale arbeidsflaten til studenter og pedagogisk-faglig ansatte i UH-sektoren). Historisk har en sentral del av det digitale læringsmiljøet vært læringsstøttesystemet, eller LMSet. Dette har vært et område UNINETT har hatt lite aktivitet på, men gjennom ecampus har vi tatt et initiativ der formålet har vært å samle sektoren om felles innkjøpsavtaler og i den grad mulig samles om færrest mulig systemer for å styrke sektorens innkjøpsposisjon. For å drive dette arbeidet har det vært gjennomført flere samlinger med LMS som tema, dette har også vært tema med egen sesjon på SUHS-konferansen de siste to årene. Tilbakemeldingene fra sektoren, blant annet som følge av dette initiativet, har vært tydelige på at det var ønskelig med et initiativ fra UNINETT om å koordinere et slikt felles innkjøp for LMS. Gjennom ecampus-programmet har UNINETT blant annet gjort tilgjengelig tjenester innenfor områdene forelesningsopptak og samhandlingstjenester. Etter ønske fra ecampus prioriteringsråd rettet man i tillegg i 2013 oppmerksomheten mot området digital eksamen. Betydelige ressurser har vært lagt ned både gjennom ecampus og sektoren for øvrig på dette området de siste to årene, og dette har bidratt til flere piloter innenfor digital eksamen. Disse har blitt gjort mulige gjennom utviklingsavtaler med leverandører av systemer for digital eksamen. Disse avtalene er nå i ferd med å gå ut og noe måtte gjøres for å videreføre dette viktige arbeidet. Parallelt med at man har jobbet med digital eksamen og hatt en viss aktivitet innenfor LMS, har UNINETT forvaltet en rammeavtale for system for plagiatkontroll (ephorus). Dette er et system som er i samvirke med både området digital eksamen og området LMS og avtalen på dette området var også moden for fornyelse. Summen av disse aktivtetene innenfor digital eksamen, LMS og plagiatkontroll gjorde at UNINETT besluttet å invitere UH-sektoren til felles innkjøp av alle disse systemene. Prosess UNINETT har lang erfaring i å drive felles innkjøpsprosesser på vegne av sektoren, spesielt innenfor området administrative systemer og metodikken benyttet på dette området ble anvendt også innenfor det nye området, DLM. Som beskrevet over er dette et område UNINETT har hatt kontakt og dialog med universitetene og høgskolene i Norge over lengre tid. Både gjennom ecampus og de aktivitetene som har pågått innenfor LMS og plagiatkontroll har man hatt kontakt med IT-avdelinger, IT-ledelse og tekniskpedagogiske støttemiljøer. Etter innledende diskusjoner på samlinger o.l. har UNINETT gjennomført påmelding og en foreløpig kostnadsberegning av prosjektet. 20 virksomheter deltar i prosjektet om felles anskaffelse av nytt LMS, og dette inkluderer de fleste statlige universiteter og høgskoler, utenom KHIO, NTNU og UIB. 3

NOTAT Anskaffelse LMS Universitet i Oslo Til: Universitetet i Oslo ved Linda Therese Johnsen Fra: UNINETT AS, prosjekt Anskaffelse av LMS Forfatter: Jørgen Berg Lauvsnes, prosjektleder Dato: 20.03.2016 Gjelder: Mulighetsrom og forpliktelser i rammeavtale på LMS igjennom UNINETT etter anskaffelse Prosjektet «ANSKAFFELSE AV LMS» har som mål å inngå rammeavtale med leverandører av læringsplattformer, LMS. Anskaffelsen gjennomføres på vegne av mange rettighetshavere. I konkurransedokumentene som sendes ut den 7. juni 2016 vil det listes opp hvilke rettighetshavere konkurransen gjennomføres på vegne av. Hvilke forpliktelser disse påtar seg med bakgrunn i konkurransen vil i noe grad være avhengig av utformingen av konkurransedokumentene. For institusjonene vil deltakelse i konkurransen medføre en rett til å benytte seg av avtalen, enten ved å direkte inngå kontrakt med foretrukket leverandør (den med høyest score i evalueringen av konkurransen), eller ved å gjennomføre en minikonkurranse mellom alle leverandører innenfor rammeavtalen. Det er viktig å merke seg at avtalen også kan benyttes til å kjøpe kun deler av en læringsplattform. Gjennomføring av en minikonkurranse vil gi institusjonen mulighet til å evaluere på egne kriterier og behov, samt å gjennomføre med egne krav og forbehold (dette vil tydeliggjøres i konkurransedokumentene). Universitetet i Oslo (UiO) kan dermed velge å være rettighetshaver i avtalen frem til utsending av konkurransedokumenter til leverandørene. Det er ikke ønskelig med en fullstendig fri opsjon for å være med i avtalen, da dette skader forutsigbarheten i prosessen og tilbudene for leverandørene. Forutberegneligheten i anbudet kan man ikke gå på akkord med ut fra et innkjøpsperspektiv. Dersom UiO er rettighetshaver i avtalen i det tilbudsfristen går ut, vil det ikke være mulig for UiO å gjennomføre en egen anbudskonkurranse på det samme området i tidsperioden rammeavtalen varer, uten først å ha forsøkt å dekke behovet med en minikonkurranse innenfor rammeavtalen. Risikoen UiO påtar seg med å delta i prosjektet, er å ikke kunne gjennomføre en egen prosess innenfor samme område i perioden rammeavtalen gjelder. Dersom UiO sitt behov er slik at det ikke kan dekkes av konkrete løsninger innenfor rammeavtalen (etter ett forsøk), så vil det ikke medføre en plikt til kjøp. 1

Rammeavtale mellom UNINET og valgte leverandører er tenkt å signeres for 4 år, med opsjoner på å forlenge med 1 år i gangen i totalt ytterligere 4 år (4+1+1+1+1 år). Kontrakt etter avrop på rammeavtalen vil inngås direkte mellom leverandør og virksomhet. UiOs mulighet til å ta i bruk «open source»-løsninger, vil etter vår vurdering ikke påvirkes av UiOs deltakelse i prosjektet. UiO vil være en svært viktig premissgiver og samarbeidspartner i gjennomføringen av prosjektet, både når det gjelder behov som konkret skal dekkes av prosjektet, samt forutsetninger og rammefaktorene i det digitale læringsmiljøet. UNINETT ønsker og håper at UiO vil bidra i prosessen, og prosjektet vil da sørge for at det legges betydelig vekt på de behov og ønsker som UiO fremsetter, i så vel kontrakt som i kravdokumenter og i forhandlingsprosessen. Konkret ønsker vi at Linda Therese Johnsen skal fortsette i styringsgruppa for prosjektet, og Svein Harald Kleivane i arbeidsgruppen. UNINETT ønsker også at UiO skal tilby Svein Harald Kleivane inn blant de som evaluerer de funksjonelle kravene i konkurransen etter tilbudsfrist. Det er ønskelig at Nina Røisland fra UiO får en rolle opp mot prosjektet på det innkjøpsmessige, og at IT-sikkerhetssjef Espen Grøndahl kan bidra med sin kompetanse inn i risiko- og sårbarhetsanalyse som vil gjennomføres i mai 2016. 2

Vedlegg 3: Oversikt over sentral portefølje av undervisningsteknologi Det er i tillegg til disse ulike mindre verktøy og undervisningsteknologier i bruk på ulike enheter og miljøer. Fronter UiOs digitale læringsplattform - Learning Management System (LMS). Emner ved UiO kan få egne klasserom der undervisere og studenter meldt til emnet får tilgang. Fronter brukes til å formidle beskjeder til studenten, dele læringsressurser, håndtere innleveringer, flervalgsprøver, faglige disuksjoner med mer. Blogg Personlig nettside for kortere artikler og deling av digitalt innhold. Innlegg på siden publiseres fortløpende i en omvendt kronolgisk rekkefølge. Lesere av bloggen har mulighet til å komme i dialog og diskutere med bloggeren og andre lesere gjennom kommentarfelt innleggene. UiO har inntil nylig hatt en dedikert bloggtjeneste under blogg.uio.no. Denne er nå lagt ned og innholdet er flyttet til uio.no (Vortex). Blogg brukes av studenter på utveksling, forskningsformidling og som et alternativ til Fronter. Wiki Asynkront samskrivingsverktøy primært brukt til samskriving av større dokumenter og artikler. Wiki-tjenesten brukes til forskersamarbeid, administrativ dokumentasjon, samskriving og gruppearbeid i undervisning. Tekstene i en wiki samles og presenteres som en nettside. Tjenesten ligger på wiki.uio.no er en MediaWiki-installasjon tilsvarende det som brukes på Wikipedia. Studentresponssystem Mentimeter Studentresponssystem (SRS) er et nettbasert verktøy som gjør det mulig for studentene å gi respons og svare på spørsmål underveis i undervisningen. Underviseren kan stille spørsmål og studentene kan sende inn svar fra egen mobiltelefon, nettbrett eller laptop. Brukes for å skape studentaktivitet og diskusjon i en forelesningssituasjon. Canvas (Bibsys) Læringsplattform som driftes og tilbys av Bibsys. Dekker samme område som Fronter, men er et mer fleksibelt system og har et større utvalg funksjonalitet og muligheter. Kan brukes til undervisning i ordinære emner eller til åpne nettkurs. itslearning Læringsplattform som er i bruk på Institutt for lærerutdanning og skoleforskning (ILS). Dekker samme område som Fronter. itslearning er i utstrakt bruk i skoleverket og ILS har tatt det i bruk for at lærerstudentene skal få opplæring og erfaring med systemet før de går ut i praksis/arbeid.

Devilry Håndterer innleveringer, både i tilknytning til obligatorisk aktivitet og til en viss grad til hjemmeeksamener. I hovedsak brukt ved Institutt for informatikk (IFI) og Matematisknaturvitenskaplig fakultet (MN). I utgangspunktet utviklet som et studentprosjekt på IFI. Mine studier Mine studier skal være inngangen til tjenester for studenter slik at antall flater en student må innom reduseres. Alle studenter kan logge inn på minestudier.uio.no og få tilgang til timeplan og beskjeder fra emnene de er meldt til som publiseres på semestersiden. Det er også mulig å abonnere på timeplan til telefonen fra minestudier. Studieinformasjon på nett - Emneside Hvert emne på UiO har en egen nettside sortert under enheten som tilbyr emnet. Her publiseres beskrivelse av emnet, læringsmål, omfang, informasjon om eksamen osv. Studieinformasjon på nett Semesterside Hvert emne på UiO har en egen nettside for hvert semester emnet tilbys. Denne siden sorterer under emnesiden. Her publiseres beskjeder til studentene, timeplan for emnet, informasjon om eksamen for inneværende semester. Undervisere kan også benytte denne siden til å publisere læringsressurser for studentene, hovedsakelig i form av filer og lenker til eksterne ressurser. MOOC - FutureLearn UiO har avtale med den britiske plattformen FutureLearn for publisering av åpne globale nettkurs (MOOC). Inspera Løsning for gjennomføring av digital eksamen. Jus sin løsning for digital eksamen Juridisk fakultet har fått utviklet en egen løsning for gjennomføring av digital skoleeksamen. Techsmith Relay podcast Løsning for opptak av forelesninger. Tilbys av UNINETT for UH-sektoren. Programmet installeres på lokale maskiner. Opptakene lagres hos UNINETT. Filene publiseres ved å lenke til dem eller de kan lastes ned. Adobe Connect Videokonferanseløsning med mulighet for skjermdeling, samarbeidsflater og opptak. Tjenesten driftes av UNINETT for UH-sektoren.

Bb Collaborate Videokonferanseløsning med mulighet for skjermdeling, samarbeidsflater og opptak. Tjenesten tilbys gjennom Fronter-installasjonen. Vidyo Videokonferanse og opptaksløsning. Skype Velkjent og anbefalt løsning for videokonferanse. UiO har ingen egen avtale med om bruk av Skype. Office 365 Skyløsningen til Microsofts Office-pakke. Studenter og ansatte får gratis tilgang til Office-pakken og kan i tillegg installere programpakken på egne maskiner. Office 365 kan integreres med Fronter. FS Fagpersonweb FagpersonWeb er en nettbasert tjeneste som lar fagpersoner utføre en del nødvendige studieadministrative rutiner og oppgaver via nettet, og skal kunne tjene som støtteverktøy i undervisningspraksisen. Kan også benyttes for å få innsyn i informasjon lærestedet har lagret om undervisning og studenter, som klasselister, bildeoversikter og studentdata. Studentweb Stedet studenter legger sin utdanningsplan, melder seg til emner og eksamener, og ser sine karakterer. Nettskjema Verktøy for å lage og sende ut spørreskjema. Kan brukes til å lage flervalgsprøver og quizer til bruk i undervisningen. Tilsvarende prøveverktøyet i Fronter. Questionmark Perception Løsning for gjennomføring av digital skoleeksamen i medisin.

Vedlegg 4: Vurderingsmatrise for hvert av alternativene Potensielle interne styrker og svakheter, potensielle eksterne (virkninger for UiO) muligheter og trusler ved de forskjellige scenariene, kan omfatte: 1. Delta på UNINETT-anbud Positivt Negativt Interne Styrker - Kostnadsbesparende anbudsprosess Uninett som pådriver. - Raskere vei til implementering av nytt system/funksjonalitet. - Mulighet for rask vei å gi et bredere tilbud til undervisere og studenter - Nytt momentum for jobbing med undervisningskvalitet. - Billigere med minikonkurranser enn egne anbud - Mulighet til raskt å kunne pilotere på adaptiv læringsteknologi og bruk av læringsanalyse Svakheter - UiOs behov og ønsker blir sidestilt med andre institusjoner. - Kostnad ved deltagelse i UNINETT-prosessen. - Kan skape forventning om /frykt for nytt LMS ved UiO om ikke tydelig kommunikasjon. Eksterne Muligheter - Bedre konkurransegrunnlag med flere innspillere og høy kvalitetssikring - Tettere samarbeid i sektor gir kompetanse og muligheter for erfaringsdeling. - Forhandlingstyngde mot teknologitilbydere. - Enklere deling av fellesfunksjonalitet i sektoren. - Potensiell fordel med stor leverandør med utviklingsmuskler. Trusler - UNINETT har en for rask og ikke grundig nok prosess. - Mindre UiO-spesifikk kravspesifikasjon.

2. Ikke delta på UNINETT-anbud Positivt Negativt Interne Styrker - Mulighet for å kjøre eget anbud med UiOspesifikke behov. - Potensielt større mulighet for lokal tilpasning. - Ikke bruke penger og ressurser på UNINETTprosess Svakheter - Ressurskrevende å kjøre eget anbud enn å delta i UNINETT sitt. - Tar potensielt lenger tid å tilby forbedret funksjonalitet til undervisere og studenter Eksterne Muligheter: - Direkte dialog med leverandører. Trusler: - Potensielt mer utfordrende med samarbeid i sektoren. - UiO risikerer å henge etter resten av sektoren innen videreutvikling av det digitale læringsmiljøet.

Vedlegg 5: Deltakende virksomheter HIB Høgskolen i Bergen HIHM Høgskolen i Hedmark HIL Høgskolen i Lillehammer HIMOLDE Høgskolen i Molde HIOA Høgskolen i Oslo og Akershus HISF Høgskulen i Sogn og Fjordane HIVOLDA Høgskulen i Volda HIØ Høgskolen i Østfold HSH Høgskolen Stord/Haugesund HSN Høgskolen i Sørøst-Norge Høgskolen Kristiania NHH Norges Handelshøyskole NIH Norges idrettshøgskole NMBU Norges miljø- og biovitenskapelige universitet NMH Norges musikkhøgskole Nord universitet PHS Politihøgskolen UIA Universitetet i Agder UIO Universitetet i Oslo UIS Universitetet i Stavanger UIT Universitetet i Tromsø