Møtereferat Distriktsrådsmøte 2 i 104 C3 den 22. november 2016 Til: Distriktsrådets medlemmer Kopi: Ingen Referent: DS Gudbjørn Viken Sak: D-Rådsmøte Distrikt 104 C3 Møtested: Sykehuset Innlandet, Brumunddal. Tid: 1830-2100 Til stede: Distriktsrådet. DG Ole Bjørn Hasli VDG1 Svenn Otto Hjorth VDG2/ NAC Ole Tamlag IPDG Torstein Nærbøe DK Bengt Haugnæss DS Gudbjørn Viken PRC Jarle Lavik IRC Stein Larsen GLT Jørn Buraas GMT Jan Olav Hagen YCEC Harald Røtterud sone 1 Trond Ludvik Fiskerud sone 2 Odd Tårneby sone 3 Tove Døsen sone 5 Åsmund Naustdal sone 6 Margrethe Leirdal sone 7 Stein Arne Betten sone 8 Leif Bredeli. 100 års koordinator Bjørn Egil Skar Forfall: Ikke møtt: ITC / Sone 4 Anne Kathrine Fossum og KVIL Kari Skuthe Smestad. IRC Stein Larsen og Sone 1 Trond L. Fiskerud. SAKLISTE Sak 17-16/17: Sak 18-16/17: Sak 19-16/17: Sak 20-16/17: Sak 21-16/17: Sak 22-16/17: Velkommen og lions mål v/ DG. Godkjennelse av innkalling. Referat fra DRM 1. Kommentarer eller merknader. Info fra hovedkomiteen for DM 2017. Vedlegg referat fra møtet 19. okt. Info om Minsk og besøk på DM 2017. Kort info. Info ny valgkomite gr. Endrede internasjonale regler. Komiteen: Helmut Färber, LC V. Toten, Stein Olav Breck, LC Stange, Eli Aaserud Heiberg, LC Årnes, VDG1 Svenn Otto Hjorth, LC Brumunddal. Vararep.: Einar Onshus, LC Nordre Land. Sak 23-16/17: Hedersprisen 2016-2017. Sak 24-16/17: Ildsjelprisen 2016-2017: Klubbene skal nominere. Frist 25.januar Se på kriteriene. Sak 25-16/17: Deltakelse og utgiftsdekning NSR i Reykjavik januar 2017. Sak 26-16/17: Innkjøp av «roll-ups» til DM 2017. President Bjørn H. Nilsen, LC Lunner. Sak 27-16/17: Lionsmedlemmer er rollemodeller. Mitt valg. Utdeling og underskriving av dokument. Sak 28-16/17: Tegnekonkurransen 2016 v/ DL. Sak 29-16/17: Økonomi v/dk Bengt Haugnæss. Sak 30-16/17: Rapport sommerleir Strandenga 2016. Sak 31-16/17: Mitt valg fond v/ NAC Ole Tamlag. Sak 32-16/17: Mitt valg-kurs for løvene v/ NAC Ole Tamlag. Sak 33-16/17: Tulipanbestillinger v/ NAC Ole Tamlag. Sak 34-16/17: Ny leder tulipanfondet v/ NAC Ole Tamlag. Sak 35-16/17: Bevilgninger 2015-2016 v/ Svenn Otto Hjorth. Sak 36-16/17: GLT og lederutviklingsplan. Sak 37-16/17: GMT og medlemsutviklingen i distriktet. Sak 38-16/17: IRC-rapport ad hoc-komite nytt distriktsprosjekt. Sak 39-16/17: Handlingsplaner status. DL, fagsjefer og soneledere. Sak 40-16/17: Lions 100 år status og markering av jubileet på DM v/ Bjørn Egil Skar. Sak 41-16/17: Ungdomsleiren 2017 v/ Harald Røtterud Sak 42-16/17: Kvinne- og familiekontakt v/ Kari S. Smestad. Sak 43-16/17: Saker fra guvernørrådsmøtet 12. november 2016. 43.1-16/17 IR-plan 43.2-16/17 Status Lions Safe center i Libanon 43.3-16/17 LAN gjenopprettes med et styre på 7. Svein Berntsen, LC Askøy er styreleder 43.4-16/17 Gjensidigestiftelsens gaveutdeling 2016. Sak 44-16/17: Birken 2017. Eventuelt: Side 1 av 5
Nr. REFERAT Sak 17-16/17 Åpning DG ønsker distriktsrådet velkommen og leser Lions mål. 18-16/17 Godkjennelse av innkalling Godkjent. 19-16/17 Referat fra DRM 1 Godkjent. 20-16/17 Info fra hovedkomiteen for DM 2017 Arrangørklubben har kontroll på forberedelsene. 21-16/17 Info om Minsk og besøk på DM 2017 Bygningen er godkjent av myndighetene, alle ansettelser er i orden og den offisielle åpningen fant sted den 1. oktober i år. Distriktet skal følge opp prosjektet de neste fem år. Vår lokale representant Vacheslav Mihailovich Shcherba (Slava) og hans kone vil være våre gjester under DM 2017. 22-16/17 Info ny valgkomite I henhold til endringer i lovverk gjeldende fra 1. juli 2016, skal DG utnevne valgkomiteen på tre medlemmer og et varamedlem. VDG1 har tale- og forslagsrett i valgkomiteen men ikke stemmerett. Hensikten er at de som sitter i rådet ikke kan påvirke valgkomiteens arbeid direkte. Endringen krever at vi må vedta en endring i vår arbeidsordning på DM 2017. 23-16/17 Hederspris 2016-2017 Det vil bli utdelt en hederspris på DM 2017. DG vil skaffe tilveie en passende gave til mottageren. 24-16/17 Ildsjelprisen 2016-2017: Klubbene skal nominere Det skal også på DM 2017 tildeles en ildsjelpris. Klubbene sender inn sine forslag. Frivilligheten er helt prisgitt at noen ildsjeler tar ansvar for klubbens ve og vel. Det kan være administrasjon eller aktivitet, de kjennetegnes ved å være JA-mennesker og stiller trofast opp. Disse personene utgjør en stabilitet og kvalitet som ikke alltid blir lagt merke til. På denne måten vil organisasjonen synliggjøre at vi setter pris på dem! Ansvar Frist DG Merknad Klubbene foreslår kandidater og sender et begrunnet forslag til distriktsleder innen 20. januar. 25-16/17 Deltakelse og utgiftsdekning NSR i Reykjavik januar 2017 Det er ønske om at VDG1 deltar på Nordisk samarbeidsråd (NSR) 19.-22. januar 2017 i Reykjavik. Styret har vedtatt å dekke reise og opphold. 26-16/17 Innkjøp av «roll-ups» til DM 2017 Styret har vedtatt å kjøpe tre Lions Roll-ups som skal brukes under fremtidige Distriktsmøter. Kostnaden er kr. 3 000,- 27-16/17 Lionsmedlemmer er rollemodeller Rådet får fremlagt et formular fra «Mitt valg», der alle blir oppfordret til å skrive under på at man ønsker være en god rollemodell. Denne kan henges opp i eget hjem som en påminnelse om sin forpliktelse. 28-16/17 Tegnekonkurransen 2016 Temaet for årets tegnekonkurranse var: «En feiring av freden». Distriktsvinneren ble Hussain Tajammal Syed, fra 7. klasse ved Bakke skole på Kløfta. Han hadde et budskap på sitt bilde: «Children need peace. Children search for peace. Children want peace». I år var 22 skoler representert med tegninger. Distriktsleder og lokal President vil overrekke vinneren en sjekk på kr. 1 000,- og diplom på skola denne uka. Vinnertegninga går videre til landsfinalen. Side 2 av 5
29-16/17 Økonomi v/ DK Bengt Haugnæss Åtte klubber har fortsatt ikke innbetalt sin kontingent, selv etter purring. To soner har ikke innrapportert sine kontonummer og antall medlemmer, slik at kasserer kan utbetale deres andel av sonemidler. Bengt viser hvordan vi nå bruker Styreweb. Det er lagt inn regnskap og andre dokumenter, som for eksempel referater og månedsbrev. 30-16/17 Rapport sommerleir Strandenga 2016 Rapporten fra Strandenga skal være Styret i hende innen 1. september, men denne fristen ble denne gang for kort. DG har bedt LC Strandenga om en rapport om hvorfor det ble slik denne gangen. LC Strandenga har fremlagt en rapport, som kommenteres av leirleder Bjørn Egil Skar. Det har kommet henvendelse om leie av Strandenga på vinteren, man er derfor i en prosess for å få gjort bygningsmessige tiltak på anlegget, slik at dette bli mulig. Rådet presiserer at vårt engasjement dreier seg om leir og ikke leirsted. Skar fremhever gode samarbeidspartnere som alltid stiller opp. Med små justeringer ble Rapporten godkjent. Rådet ser at LC Strandenga trenger litt mer tid til å legge fram sin årlige rapport. Fristen utsettes derfor fra 1. september til 15. oktober. Dette legges frem som en orienteringssak på kommende Distriktsmøte. Distriktet har ettårs avtaler med LC Strandenga, VDG1 Svenn Otto Hjorth er i gang med å gjennomgå avtalen for 2017-2018. Rådet ga ildsjelene som gir veldig mye av både tid og krefter til leiren en applaus. Det er den slags engasjement som inspirerer andre til en ekstra innsats! 31-16/17 Mitt valg fond v/ NAC Ole Tamlag Bakgrunn I noen tilfeller har skoler i kommuner uten Lions klubber ønske om å få arrangert Mitt Valg kurs. Andre ganger har ikke klubber økonomi til å betale den lokale andelen av kostnaden på kurset. I tillegg er det en problemstilling at de videregående skolene ikke tilhører en kommune, men tilhører hele fylket. Det er derfor uklart hvilken klubb som skal ha ansvaret for kostnaden for kurs på vgs. NAC Ole Tamlag tok denne problemstillingen opp til samtale i rådet med spørsmål om det kunne være aktuelt å opprette et fond som kan disponeres i slike tilfeller. NAC/VD G2, DK og DS Vedtak: Rådet oppretter en arbeidsgruppe som skal utrede saken og komme tilbake med forslag i neste rådsmøte. Arbeidsgruppen består av kasserer Bengt Haugnæss, sekretær Gudbjørn Viken og VDG2/NAC Ole Tamlag. Rådet ønsker ikke at klubber skal pålegges å betale inn til et fond, men vil se på muligheten for å invitere klubber med god økonomi til frivillig innbetaling til fondet. Arbeidsgruppen gir i oppdrag å utarbeide forslag til retningslinjer for et fond. 32-15/16 Mitt valg-kurs for løvene v/ NAC Ole Tamlag Mitt valg «kick-off» I september ble det avholdt et kurs for Mitt Valg ambassadører. Disse ambassadørene skal være til hjelp for klubbene i arbeidet med Mitt Valg. Men vi ønsker også å gi klubbene selv mer informasjon og opplæring. Nå har vi fått mulighet til dette fordi stiftelsen «DMV» vil bruke litt av Røde fjær midlene på kurs. Til oss kommer de tirsdag 24. januar. Kurset blir i Statens hus på Hamar. Innholdet i kurset 1. Innsikt i MITT VALG kursene 2. Kunnskap om det å være barn og ung i Norge 3. Lover og statlige føringer som kommuner, barnehager og skoler er forpliktede til å følge opp 4. Gode argumenter og verktøy for å overbevise skoler og barnehager at de skal velge Lions og MITT VALG! 5. Kunnskap og tilgang til Stiftelsens nettbaserte verktøykasse for Lions Side 3 av 5
33-15/16 Tulipanbestillinger v/ NAC Ole Tamlag Frist for å bestille tulipaner er 1. januar. Uttransport vil bli om lag som i fjor, det vil komme nærmere instrukser om hvordan overlevering av blomster skal skje. 100 års koordinator ønsker å benytte årets tulipanaksjon til å fremme vårt jubileum. 34-15/16 Ny leder tulipanfondet v/ NAC Ole Tamlag Ny MD-NAC er Hans Otto Glomsås fra LC Odal. 35-15/16 Bevilgninger 2015-2016 v/ VDG1 Svenn Otto Hjorth Det er fortsatt klubber som ikke har rapportert inn sine bevilgninger. Fristen var 1. oktober, og det har åt ut flere purringer Det er viktig at alle rapporterer slik det er bedt om, slik at vi kan presentere riktige resultater! Innrapportert: Bevilget lokalt: Kr. 2 547 054 Bevilget nasjonalt: Kr. 1 054 732 Bevilget internasjonalt: Kr. 1 880 642 Sum totale bevilgninger: Kr. 5 482 428 Det er rapportert inn 37 257 timer med aktiviteter fra klubbene. 36-15/16 GLT og lederutviklingsplan Den 2. og 3. september, ble det avholdt en fagsamling på Gardermoen, Det er også nylig gjennomført et Regional Lions Leadership Institute (RLLI) kurs. Soneledere og ass. soneledere, skal ha en samling i Brumunddal i januar. 37-15/16 GMT og medlemsutviklingen i distriktet GMT Jan Olav Hagen, har deltatt på Europaforum. Ett av temaene var, «hvordan beholder vi medlemmene?». I Finland er det gjort forsøk på å bruke en erfaren Lion som kjenner Lions godt. Denne virker som en mentor, som støtter faddere og nye medlemmer. Erfaringen er at man har redusert tapet av medlemmer med 50 %. Oppsummeringen er; Vi må ta vare på de medlemmene vi har. Vi trenger flere kvinner. Vi tar gjerne imot ikke etnisk norske. Vi ønsker flere yngre medlemmer. 38-15/16 IRC-rapport ad hoc-komite nytt distriktsprosjekt Saken går ut, IRC ikke til stede. 39-15/16 Handlingsplaner status Alle fag- og soneledere skal levere sine statusrapporter før hvert rådsmøte, distriktsmøte og ved fiskalårets avslutning. Dette gjøres ved å fylle ut høyre felt i de respektives handlingsplaner. Det var også denne gang en mangelfull oppfølgning av denne instruksen. De som ikke har sendt sine rapporter før dette rådsmøtet, bes om å gjøre dette snarlig. 40-15/16 Lions 100 år status og markering av jubileet på DM v/ Bjørn Egil Skar Jubileumskoordinator orienterte om skriv til klubber og Distriktsråd i forhold til Gi og Få en dag 17. og 18. juni 2017. Her er planleggingen i gang og det er planlagt et møte tirsdag 29. november 2016 i prosjektgruppen. Rett etter dette planleggingsmøtet vil det gå ut skriv til klubbene hvor de kan bestille plasser på Skibladner. Bjørn Egil presiserte at det vil være fulgt mulig å delta på arrangementet på Strandenga Leirsted for de som ønsker det eller de som ikke fikk plass på Skibladner. Målet er at denne typen Gi og Få en dag kan bli årlig etter 2017. Prosjekt «E 6» Planleggingen av prosjektet er inne i siste fase og leder for 100-årskoordinatorene sammen med 3 distriktskoordinatorer har møte på Lillehammer 23. november 2016 for å ferdigstille prosjektet etter innspill fra Guvernørrådet. Guvernørrådet har ekstraordinært møte mandag 28. Side 4 av 5
november hvor de vil ta endelig stilling til prosjektet. Prosjektgruppen anbefaler innkjøp av bobil som profileres i Lions sine farger. Dette vil gjøre det mulig å profilere Lions også utover den tiden prosjektet pågår. I og med at vi har et eget Distrikt E6 har gruppen blitt bedt om å finne et mer egnet navn. Bjørn Egil har foreslått «Lions Til tjeneste i 100 år» som navn på prosjektet. Så snart prosjektet er vedtatt vil det bli sendt informasjon ut til klubbene slik at de kan starte sin planlegging i forhold til når bobilen kommer til deres sted. Gruppen planlegg stopp både på vei nordover og på turen tilbake. Ved kjøp av bobil vil det også være muligheter til å benytte den ut over tiden hvor selve turen gjennomføres. 41-15/16 Ungdomsleiren 2017 v/ YCEC Harald Røtterud Det avholdes en internasjonal ungdomsleir i distriktet sommeren 2017, og det mangler fortsatt vertsfamilier 15-22 juli. Sonene som er direkte engasjert med arrangementet, har nok med de forpliktelsene. Ungdommene må fordeles mellom sonene; 2-3-5 og 7. Røtterud foreslår følgende fordelingsnøkkel; Sone 2: 10 ungdommer. Sone 3: 2 ungdommer. Sone 5: 2 ungdommer. Sone 7: 14 ungdommer. Fordeling av alle ungdommer må være klart senest 1. februar. Kommunikasjonen med ungdommene blir på engelsk. Man må ha plass, og det er fint om noen kan ta to ungdommer. 42-15/16 Kvinne- og familiekontakt v/ Kari S. Smestad Saken gikk ut, da Kari ikke kunne møte. 43-15/16 Saker fra guvernørrådsmøtet 12. november 2016 43.1-16/17 Alle prosjekter registreres. 43.2-16/17 Prosjektet er i god stand. 43.3-16/17 LAN gjenopprettes med et styre på 7. Svein Berntsen, LC Askøy er styreleder. 43.4-16/17 Fått til sammen kr. 500 000,-. 44-15/16 Birken 2017 I 2016 inngikk Lions Norge og Birken en avtale i forhold til Birken og blinde/svaksynte. Tiltaket ble gjennomført med stafettbirk fra Rena til Lillehammer. Hjelpere deltok på vekslingsområder og med transport. Evaluering er gjennomført av Arve Lund. Det som er nytt i år er at Birken har gjort endringer i sitt opplegg med stafettbirken, den skal fra 2017 av starte og veksle samt ha målgang på/ved Håkonshall. Dette gjør det på mange måter enklere for Lions da vi slipper å kjøre deltagere til de forskjellige etapper. Derfor må Lions «sette» prosjektet litt på nytt. Det bør lages en ny plattform og det må tenke på hvordan vi nå kan få gjennomført dette på en like god måte som sist vinter. Arve Lund føler at hans rolle nå oppe i dette blir litt mere perifer da alt skal foregå fra Lillehammersiden, men han deltar selvfølgelig som før inn til annet blir bestemt. Det jobbes nå med et møte med Birken AS for deres synspunkter på opplegget til vinteren. Arve tenker at kanskje en klubb eller sone nær Lillehammer kanskje kan stå som teknisk arrangør av opplegget. Dette må vi komme tilbake til. Bjørn Egil har derfor utfordret egen klubb (LC Ringsaker Nord) til å stå som teknisk arrangør. Det bør også i denne sammenheng vurderes om Strandenga Leirsted kan brukes som base for de blinde/svaksynte. LC Ringsaker Nord har styremøte 28. november, hvor dette blir tatt opp som sak. Eventuelt Ungdomsutveksling; YCEC Harald Røtterud, informerer om at det er plass til fire ungdommer til. Først til mølla! Møtet avsluttet kl. 20.59.53 Side 5 av 5