KONKURRANSEGRUNNLAG Rammeavtale konsulenttjenester innen avfallssektoren Konkurranse med forhandlinger etter forskriftens del I og II TILBUDSFRIST: 15.05.15, kl. 12.00
Innholdsfortegnelse GENERELLE OPPLYSNINGER OM KONKURRANSEN... 3 1.1 Konkurransens tjeneste og omfang 3 1.2 Prosedyre 3 1.3 Spørsmål 3 1.4 Kontaktinformasjon 3 1.5 Innlevering av tilbud 4 1.5.1 Innleveringstidspunkt... 4 1.5.2 Innleveringssted... 4 1.5.3 Merking av tilbud... 4 Øvrige retningslinjer til innlevering av tilbud... 4 1.6 Åpning 4 1.7 Forhandlinger 4 1.8 Vedståelsesfrist 4 1.9 Krav til tilbudet 4 1.9.1 Sammenstilling av tilbudet... 4 1.9.2 Språk i tilbudet... 5 1.9.3 Forbehold... 5 1.9.4 Priser og avtalevilkår... 5 1.10 Kvalifikasjon og tildeling 5 2 KVALIFIKASJONSKRAV... 5 2.1 Skatteattest 5 2.2 Attest for betalt merverdiavgift 5 2.3 HMS- erklæring 6 2.4 Tekniske og faglige kvalifikasjoner 6 3 SPESIFIKASJON AV TJENESTEN... 6 4 TILDELINGSKRITERIER... 6 4.1 Pris 7 4.2 Kvalitet 7 5 KONTRAKT... 7 Vedlegg: 1. Prisskjema 2. Egenerklæringsskjema for kompetanse og erfaring 3. Avtalevilkår 4. HMS-erklæring 5. Sammenstilling av tilbudet Side 2 av 7
GENERELLE OPPLYSNINGER OM KONKURRANSEN 1.1 Konkurransens tjeneste og omfang Renovasjon i Grenland IKS (RiG) eies av kommunene Bamble, Porsgrunn, Siljan og Skien. Selskapet ivaretar kommunenes bestillings- og forvaltningsbehov knyttet til håndtering av avfall fra husholdninger og kommunale virksomheter. Virksomheter er konsentrert rundt kjerneoppgavene: kundesenter med fagsystem og kommunikasjon, samt kontraktsforvaltning og innkjøp. RiG dekker en region med til sammen 105.000 innbyggere. RiG kan i tiden fremover ha behov for bistand knyttet til: Mindre utredningsoppdrag. Beregning av selskapets ståsted når det gjelder klimabelastning knyttet til innsamling og behandling av avfall (selskapets klimafotavtrykk). Revisjon av kommunenes renovasjonsforskrifter. Gjennomføring eller bistand i forbindelse med gjennomføring av anbudsprosesser. Herunder bistand til fastsettelse av miljøkriterier og evaluering av innkomne tilbud. Avfallsteknisk norm Utarbeidelse av hovedplan for virksomheten, herunder avfallsplan. Andre oppgaver som tillegger fagområdet kan tilkomme oppdraget. RiG ønsker å inngå rammeavtale med inntil tre konsulentfirmaer. Oppdragsgiver er: Renovasjon i Grenland IKS Postadresse: Postboks 3046, 3707 Skien Besøksadresser: Skistredet 10, 3724 Skien E-post: post@rig.no Hjemmeside: www.rig.no 1.2 Prosedyre Konkurranse med forhandling. 1.3 Spørsmål Dersom konkurransegrunnlaget ikke gir tilstrekkelig informasjon kan tilbyder skriftlig be om tilleggsopplysninger. Dersom det oppdages feil i konkurransegrunnlaget, ber vi om at dette formidles skriftlig til kontaktperson. Eventuelle spørsmål vedrørende konkurransen sendes skriftlig pr. e-post på norsk. Spørsmål og svar vil bli gjort tilgjengelig for alle på Doffin. 1.4 Kontaktinformasjon Kontaktperson: Anne Berit Steinseth Adresse: Renovasjon i Grenland IKS Postboks 3046 3707 Skien E-post: anne-berit.steinseth@rig.no Side 3 av 7
1.5 Innlevering av tilbud Følgende retningslinjer gjelder for innlevering av tilbud: 1.5.1 Innleveringstidspunkt Tilbudet skal være mottatt senest 15.05.15, kl. 12.00. Tilbud som er innlevert etter fristens utløp vil bli avvist. 1.5.2 Innleveringssted a) For tilbud som leveres: Renovasjon i Grenland IKS Skistredet 10 3724 Skien b) For tilbud som sendes pr. post: Renovasjon i Grenland IKS v /Anne Berit Steinseth Postboks 3046 3707 Skien 1.5.3 Merking av tilbud Tilbudet leveres i nøytral konvolutt merket med: «Rammeavtale konsulenttjenester innen avfallssektoren» Øvrige retningslinjer til innlevering av tilbud a) Tilbudet skal være signert og datert. b) Tilbud pr. telefaks eller e-post aksepteres ikke. c) Tilbudet sendes i en original, samt to elektroniske versjoner av tilbudet på en minnebrikke. En versjon skal inneholde et fullstendig tilbud. I den andre versjonen skal tilbyder sladde det som anses å være forretningsforhold som er viktig å hemmeligholde. d) Mottatte tilbud returneres ikke. Tilbyders eventuelle omkostninger ved utarbeidelse av tilbud vil ikke bli refundert 1.6 Åpning Offentlig åpning vil ikke finne sted. De innkomne tilbud vil bli åpnet og protokollført. 1.7 Forhandlinger Kommunen forbeholder seg retten til å forhandle om endringer eller suppleringer av alle sider ved tilbudene, herunder forretningsmessige vilkår, priser mv. 1.8 Vedståelsesfrist Tilbudet må vedstås i 120 kalenderdager. 1.9 Krav til tilbudet 1.9.1 Sammenstilling av tilbudet Tilbudet organiseres og sammenstilles som vist i vedlegg 5. Side 4 av 7
1.9.2 Språk i tilbudet Tilbudet skal være på norsk. All kommunikasjon til og fra oppdragsgiver vil finne sted på norsk. 1.9.3 Forbehold Oppdragsgiver vil legge vekt på at tilbudet er uten forbehold. Forbehold knyttet til avtalevilkårene, vedlegg 3, som oppdragsgiver vurderer som vesentlig, vil ikke bli akseptert og medfører at tilbudet blir avvist. Dersom et forbehold ikke kan kostnadsberegnes eller prissettes på en slik måte at tilbudet kan sammenlignes med de øvrige tilbudene, vil tilbudet bli avvist. Er det i tilbudet tatt forbehold som oppdragsgiver ikke kan akseptere, vil tilbudet bli avvist. 1.9.4 Priser og avtalevilkår Tilbudets priser skal legges inn i vedlegg 1 og oppgis i norske kroner (NOK) eksklusive mva. Poster som ikke er utfylt med pris, anses som innkalkulert i andre poster, med mindre annet er særskilt angitt i tilbudet. Fakturagebyr eller andre former for gebyrer aksepteres ikke. Se Avtalevilkår, vedlegg 2, for ytterligere kommersielle betingelser. 1.10 Kvalifikasjon og tildeling Leverandørene blir vurdert i tre trinn: 1. Avvisningsreglene. Leverandørene blir først vurdert etter avvisningsreglene, ref. anskaffelsesforskriften 11-10, 11-11 og 11-12. 2. Kvalifikasjonskrav De leverandørene som ikke blir avvist i trinn 1 blir vurdert etter kvalifikasjonskravene satt i pkt. 2. 3. Tildelingskriteriene De tilbyderne som vurderes som kvalifisert etter pkt. 2 vil dernest bli evaluert på grunnlag av tildelingskriteriene satt i pkt. 4. 2 KVALIFIKASJONSKRAV For å avgjøre om leverandøren har tilstrekkelige kvalifikasjoner vil følgende kriterier, krav og dokumentasjon legges til grunn. Manglende fremleggelse av etterspurt dokumentasjon, kan føre til at tilbudet blir avvist. 2.1 Skatteattest Dokumentasjonskrav: Attest utstedt av den kompetente myndighet i medlemslandet*, som bekrefter at leverandøren/entreprenøren/tjenesteyteren har oppfylt sine forpliktelser med hensyn til betaling av skatter og trygdeavgifter (henvendelse til kemner/kommunekasserer for skjema RF-1244) i samsvar med lovbestemmelsene i landet*. Attesten må ikke være eldre enn 6 måneder. *hvor oppdragsgiver hører hjemme, hvor leverandøren/entreprenøren/tjenesteyteren hører hjemme. 2.2 Attest for betalt merverdiavgift Dokumentasjonskrav: Attest utstedt av den kompetente myndighet i medlemslandet*, som bekrefter at leverandøren/entreprenøren/tjenesteyteren har oppfylt sine forpliktelser med hensyn til Side 5 av 7
betaling av merverdiavgift (henvendelse til skattefogden for skjema RF-1244) i samsvar med lovbestemmelsene i landet*. Attesten må ikke være eldre enn 6 måneder. * hvor oppdragsgiver hører hjemme, hvor leverandøren/entreprenøren/tjenesteyteren hører hjemme. 2.3 HMS- erklæring Dokumentasjonskrav: Undertegnet HMS-erklæring. 2.4 Tekniske og faglige kvalifikasjoner Krav: Leverandøren skal ha erfaring fra minimum 3 tilsvarende oppdrag i løpet av de siste 3 årene. Med tilsvarende oppdrag menes oppdrag innenfor de områder som nevnte i pkt. 1.1, hvorav minst ett skal knytte seg til utarbeidelse av anbudsgrunnlag og gjennomføring av anbudsprosesser etter lov om offentlige anskaffelser. Dokumentasjonskrav: Beskrivelse av tilbyders 3 mest relevante oppdrag i løpet av de siste 3 årene. Beskrivelsen må inneholde angivelse av oppdragets verdi, tidspunkt og mottaker (navn, telefon og e- post). Referanser vil kunne bli kontaktet ved behov for klargjøring av relevans. Det er likevel slik at det er leverandørens ansvar å dokumentere relevans gjennom beskrivelsen. Krav: Leverandøren skal ha tilstrekkelig gjennomføringsevne og kapasitet. Dokumentasjonskrav: Redegjørelse for tilbyders gjennomsnittlige arbeidsstyrke i løpet av de siste 3 år og for det antall konsulenter til gjennomføring av kontrakten/oppdraget. Krav: Det kreves et godt og velfungerende kvalitetssikringssystem for ytelsen som skal leveres. Dokumentasjonskrav: Redegjørelse vedrørende tilbyders kvalitetssikringssystem/-styringssystem. Eller/også: Kopi av systemsertifikat utstedt av akkrediterte sertifiseringsorganer eller tilsvarende dokumentasjon. 3 SPESIFIKASJON AV TJENESTEN Se pkt. 1.1 Konkurransens tjeneste og omfang. Andre oppgaver som tillegger fagområdet kan tilkomme oppdraget. Det gis ingen garantier for et bestemt oppdragsvolum. Oppdragsvolumet vil avhenge av de behov RiG til enhver tid har, sett i forhold til ressurser i egen organisasjon. 4 TILDELINGSKRITERIER Følgende kriterier vil bli lagt til grunn ved vurdering av tilbudene. Kriterier Vekt Pris 60 % Kvalitet 40 % Underkriterier: - Kompetanse/erfaring - Tilgjengelighet Beregningsmodell: For hvert kriterium rangeres det enkelte tilbud på en poengskala fra 1 10, der 10 er høyest. Beste tilbud innenfor hvert kriterium oppnår 10 poeng. Hvor stor del av poengskalaen som benyttes ved poenggivningen avhenger av hvor store forskjeller det er mellom tilbudene på de enkelte kriteriene. Side 6 av 7
Poeng pr. kriterium multipliseres med kriteriets vekt. Det tilbud som oppnår høyest totalscore, defineres som det økonomisk mest fordelaktige tilbudet og er vinner av konkurransen. 4.1 Pris Pris vurderes med utgangspunkt i utfylt prisskjema. 4.2 Kvalitet Kompetanse og erfaring vurderes konkret med utgangspunkt i hvilke konsulenter som tilbys: Kompetanse/erfaring Anbud/innkjøp: Kompetanse dokumenteres gjennom å redegjøre for konkurranser tilbudte konsulenter har vært ansvarlig for gjennomføringen av. Antall og type, vil bli vektet i vurderingen. Tilsvarende gjelder at tilbudte konsulenter har gjennomført konkurranser over EØS-terskelverdi og at gjennomføringen har omfattet hele prosessen til og med tildeling av kontrakt. Kompetanse/erfaring som knytter seg til vare- og tjenestekjøp til avfallssektoren, vil bli vektet positivt. Miljø: Erfaring med utarbeidelse av miljø- og klimaregnskap. Utredning: Erfaring med gjennomføring av ulike utredningsoppdrag innenfor avfallsområdet. Tilgjengelighet Tilbyder må redegjøre for sin tilbudte bemanning innenfor de enkelte områder som oppdraget gjelder og hvordan oppdraget vil bli prioritert og behandlet i forhold til andre oppdrag. Det vil ved avrop være avgjørende at man kan påta seg oppdraget innenfor de frister som blir satt, jf. avropskontrakt som følger vedlagt avtalevilkårene i vedlegg 3. Der det tilbys flere konsulenter, vil det bli beregnet en gjennomsnittpris, slik at tilbudene kan sammenlignes. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å forkaste samtlige tilbud dersom oppdragsgivers forventninger ikke oppnås. 5 KONTRAKT Oppdragsgivers beslutning om hvem som skal tildeles kontrakt, vil bli skriftlig meddelt alle deltakerne i konkurransen i rimelig tid før kontrakt inngås. Kontrakten vil ha en varighet på to 2 år. Side 7 av 7