Studieadministrative prosesser Det historisk-filosofiske fakultet (HF) Innledende kartlegging

1 Studieadministrative prosesser Det historisk-filosofiske fakultet (HF) Innledende kartlegging

2 Innledende kartlegging - Tilnærming Det som presenteres i denne oppsummeringen er resultatet fra en innledende kartlegging av det studieadministrative prosessene ved NTNU I kartleggingen har vi hatt fokus på å identifisere Prosesser og hovedhovedaktiviteter Roller og ansvar i de ulike aktivitetene Støttesystemer som benyttes Videre har vi jobbet med å identifisere forbedringsområder i Prosess Teknologi og Organisasjons dimensjonen (PTO): Prosesser: Er den aktuelle prosessen etablert og fungerer optimalt i organisasjonen? Teknologi/Støttesystemer: Understøtter teknologien prosessen hensiktsmessig? Organisering: rolle og ansvars fordeling, kompetanse og ledelse og styring i prosessene Forbedringsområdene skal nå bearbeides og vil danne beslutningsunderlag for hvilke prosesser prosjektet skal jobbe videre med

3 Bidragsytere i prosessen Fakultetsadministrasjonen Workshop gjennomført 25.10.06 Deltakere fra fakultetsadministrasjonen: Ola Furre Gunn-Helen Lykke Camilla Rusten Anne Marit Skancke Marit Coldevin Sylvia Lysgård Referat godkjent av deltakerne

4 Bidragsytere i prosessen Representanter fra instituttene Workshop gjennomført 23.10.06 Deltakere fra institutter ved HF: Astrid Kiil Hansen, Institutt for språk- og kommunikasjonsstudier Erik Hagtun, Institutt for musikk Vegard Stolpnessæter, Institutt for musikk Marit Album Kvernmo, Institutt for kunst- og medievitenskap Marianne Utne Nilsen, VM, Seksjon for arkeologi og kulturhistorie Kristen Mo, Institutt for historie og klassiske fag Bjørn Syvertsen, Institutt for arkeologi og religionsvitenskap Kjersti Faldet Listhaug, Institutt for moderne fremmedspråk Maria Ryan Tanem, Institutt for moderne fremmedspråk

5 Hovedaktiviteter i prosessen Arbeidsfordeling mellom fakultet og institutt Rekruttering Opptak/Mottak Støtte til undervisning og veiledning Eksamen Sensur og vitnemål Oppfølging etter studieslutt Gjennomgående Fakultet Arrangere fagvalgsdag (HF & SVT) Delta i rekrutteringsforum Organisere Åpen dag Informerer elever/klasser som er på skolebesøk på HF Utarbeide grunnlag til søkerhåndbok Behandle søknader om overgang mellom studieprogram på HF Terminere studenters studierett Utarbeide oversikt over emnetilbud til "privatister" Vedlikehold, registrering i FS og veiledning ifht utdanningsplaner Etablere og utarbeide retningslinjer for masteravtale Koordinere tverrfaglige studieprogram og emner (EiT, 5LU, Perspektivemner) Etablere, koordinere og kvalitetssikre nye studieprogram/emner (Styret) Fordele lesesalsplasser til instituttene Utarbeide studiehåndbok og reg. i FS Forhåndslegge/koord eksamensdager Behandle søknader om endring av/flytting av eksamensdag Kontrollere vitnemål mot utdanningsplan og krav, utforme vitnemål og utsending Behandle klage på formelle feil ved eksamen Oppnevne sensor Kvalitetssikring av karakterbruken (skala) over tid Kontrl. oppretting av nye EVU emner Tiltak/forberedelse til arbeidsliv for studenter Kandidatundersøkelse Evaluering av emner og program Implementering av nytt regelverk Arbeide i sentrale og interne utvalg Intern opplæring i FS og støttesystemer Utarbeide og rev. utvekslingsavtaler Arbeide med strategier Rapp./Kvalitetss. av FS data til DBH Fakultet og Institutt Utarbeide skriftlig informasjonsmateriell, oppdatere web, annonser (norsk og engelsk) Besvare spørsmål om studier Ansette/lære opp messedeltagere Behandle innpassingssaker for nasjonal og internasjonal utdanning Besvare henvendelser fra studenter Vurdere studenters realkompetanse Utarbeide forslag til opptaks- og adgangsbegrensning Arrangere mottaksarrangementer Behandle fritak og innpassingssaker Generell veiledning av studenter Opprette og revidere studieplan og vedlikehold/revidering av EpN Tilrettelegge for studenter med spesielle behov Tilrettelegge for studenter med spesielle behov Behandle fuskesaker Deltagelse i kontaktgruppe for institutt/faglige og fakultet for erfaringsutveksling ved fuskesaker Administrere Alumni Institutt Bidra med og kontrollere tekst om egne program på websider Arrangere orienteringsmøter Gjennomføre opprop og melde fra om suppleringsplasser Arrangere opptaksprøver for musikk og behandle søknader i samarbeid med RO Informasjonsarbeid Etablere, kontrollere og følge opp masteravtale og registrere i FS. Planlegge undervisningen (f.ekslage arbeidsplaner og timeplanlegging) Vedlikeholde utdanningsplan (f.eks saksbehandle, permisjoner/deltid, forhåndsgodkj./endelig godkj. av utenlandsopphold) Evaluering av emner og program Etablere og utarbeide nye studieprog. Ford. og oppfølg. av lesesalsplasser Behandle søknader om utsatt eks. Registrere oblig. aktiviteter i FS Oppdatere lister over innleverte hovedfags/masteroppgaver Planlegge eksamensperioden Praktisk gjennomføring av eksamen Oversende sensurlister til eks.kontoret og offentliggjøre sensur Finne sensorer og best. reise og opph Behandle begrun./klager på sensur Ta ut sensurlister til faglærere fra FS og følge opp sensurfrister Kontrl. & sende ut vitnemål (Musikk/VM) Veilede mot eventuell PhD-søknader Behandle forespørsler om historiske data Veiledning ang bachelor-vitnemål Informasjonsarbeid Utarbeide rapporter. Lager en instituttrapport som går videre til fakultetet Svare på henvendelser

6 Hovedaktiviteter i prosessen Fakultetsadministrasjonen Rekruttering Arrangere fagvalgsdag i samarbeid med SVT Utarbeide annonser og annonsere studietilbudene Ansette, lære opp og følge opp messedeltagere Delta i rekrutteringsforum Organisere Åpen dag Besvare spørsmål om studier (e-post og tlf.) Informerer elever/klasser som er på skolebesøk på HF Utarbeide skriftlig informasjonsmateriell, oppdatere web (norsk og engelsk) Opptak Utarbeide grunnlag til søkerhåndbok og oversende det til SO Behandle innpassingssaker for nasjonal og internasjonal utdanning Besvare henvendelser fra studenter om opptaket Vurdere og anbefale ifht studenters realkompetanse Utarbeide forslag til opptaksrammer og adgangsbegrensning Behandle søknader om overgang mellom studieprogram på HF Arrangere mottaksarrangementer (norske og utenlandske studenter) Terminene studenters studierett Utarbeide oversikt over emnetilbud til "privatister" Støtte undervisning og veiledning Vedlikehold, registrering i FS og veiledning av utdanningsplaner Veiledning av studenter på Studentservice, pr mail og tlf Innpassing av nasjonal og internasjonal utdanning Tilrettelegge for studenter med spesielle behov Etablere og utarbeide retningslinjer for masteravtale Koordinere tverrfaglige studieprogram og emner (EiT, 5LU, Perspektivemner) Etablere, koordinere og kvalitetssikre nye studieprogram/emner (Styret) Fordele lesesalsplasser til instituttene Opprette eller revidere studieplaner. Utarbeide studiehåndbok og registrere i FS Arbeide med godkjenning av norsk og utenlandsk utdanning. Registrerer i FS og saksbehandling i ephorte. IS: Omfangsvurdering Institutt: Faglig vurdering Fakultet: Vedtaksmyndighet Eksamen Forhåndslegge/koordinere eksamensdager Behandle søknader om endring av/flytting av eksamensdag Tilrettelegge for studenter med spesielle behov Behandle fuskesaker. Institutt sender redegjørelse til fakultetet. Fakultet anbefaler/forbereder sak og sender saken videre til SA sine jurister Deltagelse i kontaktgruppe for institutt/faglige og fakultet for erfaringsutveksling ved fuskesaker Sensur og vitnemål Kontrollere vitnemål mot utdanningsplan og krav, utforme vitnemål og utsending Fakultetet er et kvalitetssikrende organ. Hovedvekten av den løpende oppgaver ligger på instituttnivå Forberede Innhold og prosess ift karakterutskrift (automatisk prosess) og karaktervedlegg (manuell prosess) Behandle klage på formelle feil ved eksamen Oppnevne sensor Kvalitetssikring av karakterbruken (skala) over tid Oppfølging etter studieslutt Kontrollere oppretting av nye EVU emner Kontaktperson for Alumni Tiltak/forberedelse til arbeidsliv for studenter (f.eks emnet - Humanister i praksis) Gir støtte til aktiviteter på instituttnivå (f.eks Kultnett) Kandidatundersøkelse Gjennomgående Evaluering av emner og program Implementering av nytt regelverk og utarbeider utfyllende retningslinjer Arbeide i sentrale og interne utvalg, både faste og ad hoc Intern opplæring i FS og generelle støttesystemer Utarbeide og revidere utvekslingsavtaler med andre internasjonale universitet Arbeide med strategier Utvikle nettverk (f.eks Studiekonsulentforum og internt HF forum) Rapportering/Kvalitetssikring av FS data til DBH

7 Hovedaktiviteter i prosessen Instituttene ved HF Rekruttering Utarbeide og distribuere informasjonsmateriell Besvare spørsmål om studier (e-post og tlf.) Skaffe studenter som messedeltakere Bidra med og kontrollere tekst om egne program på websider Opptak/Mottak Arrangere mottaksarrangement og orienteringsmøter Utarbeide forslag til opptaks- og adgangsbegrensning Gjennomføre opprop og melde fra om suppleringsplasser Innpassingssaker: Vurdere søkere med ekstern utdanning til masterprogram. Alle som ikke har bachelor fra NTNU må behandles enkeltvis Faglig vurdering av realkompetanse. Søknadene går fra Opptakskontoret direkte til Institutt for masterprogram Arrangere opptaksprøver for musikk og behandle søknader i samarbeid med RO Informasjonsarbeid Støtte undervisning og veiledning Opprette og revidere studieplan og vedlikehold/revidering av EpN Etablere, kontrollere og følge opp masteravtale og registrere i FS. Melde tilbake til opptakskontor om de som ikke møter opp. Kan ikke registrere dette i FS selv Planlegge undervisningen (f.eks fordele oppgaver, lage arbeidsplaner, kontraktere lærere, timeplanlegging) Vedlikeholde utdanningsplan (f.eks saksbehandle, oppdatere i FS ifht permisjoner/deltid, studieveilede, innpassing, behandle søknader om forhåndsgodkjenning av utenlandsopphold, behandle endelig godkjenning av utenlandsopphold) Tilrettelegge for studenter med spesielle behov Behandle fritak og innpassingssaker Fak. har ansvaret for innpassing av int. utdanning, men det er instituttene som behandler søknaden (faglig vurdering). Instituttet har ansvaret for innpassing av nasjonal utdanning og har myndighet til å godkjenne det Evaluering av emner og program gjennom referansegrupper, evaluering med fagmiljøet Etablere og utarbeide nye studieprogram Fordeling og oppfølging av lesesalsplasser Generell veiledning av studenter (f.eks utenlandsstudier, deltidsstudier, permisjonssøknader, It's learning) Eksamen Behandle søknader om utsatt eksamen Oppbevare mappeinnleveringer Registrere obligatoriske aktiviteter i FS Oppdatere lister over innleverte hovedfags/masteroppgaver Planlegge eksamensperioden (f.eks lage eks.plan for internt bruk(fordeling av oppgaver), koord. eksdager med andre institutt for unngå kollisjoner, oversikt over eksamensdatoer for fellesemner, legge eksamensdatoer) Praktisk gjennomføring av eksamen (f.eks følge opp faglærere, skrive eks.oppg., sjekke rom for utstyr, ut- og innlev. av hjemmeeks., arrangere muntlig og utsatt eks., hente besv. på eks.kontoret, kopiere, pakke og sende ut Tilrettelegge for studenter med spesielle behov Behandle fuskesaker (samle dok., sende eks.kontoret) Sensur og vitnemål Bistå med regelverk for beregning av gjennomsnittskarakter Oversende sensurlister til eks.kontoret og offentliggjøre sensur Finne sensorer og bestille reise og opphold Behandle begrunnelser/klager på sensur Ta ut sensurlister til faglærere fra FS og følge opp sensurfrister Kontrollere og sende ut vitnemål (Musikk og VM) Oppfølging etter studieslutt Veilede mot eventuell PhD-søknader Behandle forespørsler om historiske data Veilede om hvordan man får bachelor-vitnemål Alumni Gjennomgående Informasjonsarbeid Utarbeide rapporter. Lager en instituttrapport som går videre til fakultetet Svare på henvendelser

8 Identifiserte forbedringsområder i prosessene Fra WS med fakultetsadministrasjonen (s1) Rekruttering Tungt å delta i sentralt rekrutteringsforum. Det er for stort fokus på realfag og teknologi. Det er vanskelig å få gjennomslag for HFs studietilbud i forumet Har ikke fått avklart rollefordelingen mellom fakultet og sentralt ved skolebesøk på HF Opptak Får ikke brev som SA sender ut til studentene ved tildeling av studieplass. Vet ikke hva som står i brevet Vrimledagen som SA arrangerte fungerer ikke bra. Instituttene blir ikke involvert i arrangementet Opptaksprosessen er preget av mye samhandling mellom personer og nivå. Dagens organiseringen er en ulempe for prosessen Ønsker fakultære opptak på master Støtte til undervisning og veiledning Utarbeidelse av studiehåndbok er svært arbeidskrevende og involverer mange ledd Uenighet om definisjonen på de ulike begrepene i EpN Liten opplæring av ansatte om det å være studieveileder. Ønsker seg mer opplæring internt på fakultetet (i tillegg til KNUS) Mangelfull koordinering mellom EiT ledelsen og SA, f.eks ved romkoordinering Varierende aksept for EiT i fagmiljøene For lang saksbehandling på Internasjonal seksjon ifht omfangsvurdering ved innpassings- og godkjenningssaker. Dette gjør saksbehandlingstiden på innpassingssaker svært lang. Saksbehandlingen i IS er også personavhengig og bærer preg av for få resurser Eksamen Eksamensplanleggingen er preget av generelt dårlig koordinering fra sentralt Endring av datoer uten at fakultetet blir informert. F.eks Perspektivemner H06 Sensur og vitnemål Eksamenskontoret har for dårlig kunnskap til fagstrukturen på HF ifht utskriving av vitnemål. Dette fører til mye feil på vitnemålene. Det er viktig å ha innsikt i det faglige for å behandle/kvalitetsikre/lage vitnemål. Man må se på organiseringen av dette arbeidet. Kanskje bør flere av oppgavene legges på fakultetet? Generell mangel på kommunikasjon mellom eksamenskontoret og FS gruppen. Eksamenskontoret har for lite kunnskap i FS

9 Identifiserte forbedringsområder i prosessene Fra WS med fakultetsadministrasjonen (s2) Støttesystemer Mangelfull opplæring i FS. FS gruppen har siv.ing som ansvarsområde og prioriterer ikke andre grupper like mye. I dag er det de som kan FS best på fakultetet som lærer opp de andre. Har ikke ressurser til dette Systemeier setter agendaen i FS brukerforum, mens fakultetene kommer i bakgrunnen. Må være omvendt Studentene ikke er nok selvhjulpne i Stud.web/utdanningsplansystemet (f. eks ved permisjoner og deltidsstudium). Systemet må tilrettelegges slik at studentene kan gjøre mer på egenhånd. Dette vil lette arbeidsmengden for administrasjonen Det er et problem at studentene kan melde seg opp til emner som er lukket. Klarer ikke å løse dette problemet siden det ikke er kommunikasjon mellom FS og studieplanen Hvem skal stille krav til hvordan systemet skal utvikles. Fakultet og institutt må være premissleverandør for utviklingen i større grad Fakultetene må delta i nasjonale FS forum FS som teknisk støttesystem legger føringer for hvordan studiestrukturen presenteres i Utdanningsplanen/stud.web Ikke tilstrekkelig integrasjon mellom FS og Stud.web For stort fokus på det tekniske i støttesystemene og ikke funksjonaliteten Organisering Uklare kommunikasjonskanaler og rollefordeling Ubalanse i dimensjonering av studieseksjonen ifht alle oppgavene de har ansvar for Ønsker større handlingsrom Varierende vilje til assistanse, spesielt på FS og noen institutt. Ansvarsområder er ikke avklart Uoversiktlig informasjonsflyt både vertikalt og horisontalt. Må oppsøke informasjon selv Må diskutere mer inngående konsekvenser av vedtakene som blir gjort Ønsker bedre møtestruktur Ønsker en tydligere stillingsbeskrivelse/ansvarsområde. Mangler også opplæringsopplegg. Dette bør formaliseres Når beslutninger som har innvirkning på rutiner og prosess fattes må man sørge for at alle er inneforstått med hva som er bestemt Lang saksbehandlingstid på enkelte institutt

10 Identifiserte forbedringsområder i prosessene Fra WS med instituttrepresentantene (s1) Opptak Behandling av innpassingssaker (master) tar mye tid. Alle som ikke har bachelor fra NTNU må behandles enkeltvis Instituttene vet ikke hva som står i brevet som SA sender til studenter ved opptak eller når det er sendt SA har overprøvd instituttets faglig vurdering av realkompetanse uten begrunnelse Personer på Opptakskontoret lager rutinene for vurdering av realkompetanse. For personavhengig Opptakskontoret er først ferdig med opptaket i slutten av juli. Med resttorg, suppleringsopptak etc blir studentene for sent tatt opp til studiene Støtte til undervisning og veiledning Korte tidsfrister fra SA ifht studieplanarbeidet. Man må også planlegge for langt frem i tid før man har oversikt over tilgjenglige ressurser. Frustrerende for studiekonsulentene når de vet at de sannsynligvis må gjøre det samme arbeidet på nytt i etterkant Paradoks at fristene blir tidligere og tidligere når det er utviklet systemer som skulle lette studieplanarbeidet For kort tid fra EpN åpnes til frist for innlegging. Fristen ble endret i år, men har ikke fått informasjon om dette. Faglærerne får ikke lov til å legge inn noe på EpN. Administrasjonen må registrere og godkjenne alt (i samarbeid med faglærere) Vet ikke hvilket system man skal bruke for timeplanleggingen eller når fristen er Vanskelig å få gjennomslag for forsøk på tilrettelegging for studenter. F.eks unngå undervisning etter kl. 16 for studenter med små barn Mye arbeid med innpassing av utenlandske studier og man får bare omfangsvurdering fra Internasjonal seksjon Veiledning: Må veilede om alt fra A til Å og de må behandle saker de føler at de ikke har kompetanse på Utfordring at administrasjonen ikke har tilgang til It's learning Alle institutt har egne systemer på hvordan de behandler timeføring (produksjon av arbeidstimer for undervisningen) KVASS: Vanskelig å få inn rapporter fra faglærer og man har ikke nok tid til å følge opp.det er også vanskelig å skaffe studenter til referansegrupper på enkelte institutt Saksbehandling: De har ikke vedtaksmyndighet i sakene de behandler, vurderer og følger opp. Studentene må vente lenge på svar, siden saken skal innom mange instanser. Instituttene ønsker utvidet ansvar mtp vedtaksmyndighet Eksamen Ikke enhetlig informasjon fra SA. De ga beskjed om ulik dato på samme eksamen på Gløshaugen og Dragvoll (fellesemne). Fører til mye eksstraarbeid Behov for bedre gjennomslagspapir på eksamensbesvarelsene. I dag må de kopiere alle besvarelser Får beskjed om eksamenslokaler bare 3 dager før eksamen. Fører til mange henvendelser fra studenter og faglærere Studenter sendes fram og tilbake mellom eksamenskontoret og instituttet. Studenter blir kasteballer i systemet For mye ansvar blir overlatt til eksamensvakter (ofte pensjonister) som ikke kjenner systemet Sensur og vitnemål Vanskelig å overholde sensurfrist pga for korte frister Økende omfang av klagesaker. Vanskelig å overholde frister bl.a. pga ferieavvikling. Det kan derfor være vanskelig å få tak i sensorer på store emner, siden de "aldri" blir ferdig med sensureringen pga mange klage/begrunnelsessaker Oppfølging etter studieslutt Alumni stiller krav om at instituttet skal bruke ca. en 20 % stilling til dette arbeidet, men dette har de ikke tid til. Gjennomgående Instituttene har mange oppgaver og for få ressurser. Veldig mye brannslokning som er tidkrevende. Mindre tid til oppgaver som hører til stillingen Behov for felles årshju/flytplan for NTNU. I dag er det ofte for korte tidsfrister, men dette kan være ok hvis man vet om det på forhånd. Behov for klargjøring av ansvarsområder Der er for lite fokus på internasjonalisering og de har ikke nok tid til dette arbeidet

11 Identifiserte forbedringsområder i prosessene Fra WS med instituttrepresentantene (s2) Støttesystemer Føler at støttesystemene ikke er laget for dem og at saksbehandling tar lengre tid når nye systemer innføres. Systemene blir mer til hinder enn hjelp i arbeidshverdagen Systemene har lett for å bli valgt basert på behov fra de overordnede avdelingene/nivåene. Instituttene blir ikke involvert i prosessen Manglende brukervennlighet i nye systemer som kjøpes inn. Instituttene ønsker å bli mer involvert i utviklingsfaser/ innkjøp - ikke bare bli informert i etterkant. De er overrasket over hvor lite brukervennlighet blir vektlagt ved innkjøp av nye system Ønsker enklere prosess for å få tilpasse FS i forhold til behov. De opplever å ikke få dialog når de kommer med løsningsforslag. Dette ville sikret bedre faglig og administrativ kvalitet Ansatte på HF har ikke mulighet for autoreply på mailen når de ikke er på kontoret. HF har egen server og er ikke koblet til NTNU serveren. De må derfor bestille Autoreply fra IT, og dette tar tid. FS må forenkles og oppdateres. SA har sett på det som sitt system. Derfor har det blitt få tilrettelegginger mot det faktiske behovene på instituttnivåene Administrasjonen har i utgangspunktet ikke tilgang til informasjonen på It's learning selv om de er studiekonsulent for faget. Må snike til seg tilgang ved å opprette/registrere seg som lærer i FS Uklart hvem har ansvar for it's learning Behov for felles system for å koble personressurser til undervisningsbehov Intern organisering Manglende kompetanse på personalsiden hos instituttledelsen Ønsker brukerstøtte på instituttnivå Ansatte på instituttene mangler tydelige stillingsbeskrivelser. I dag føler de at de skal kunne alt Sterkt tidspress fører til at de nedprioriterer kurs og opplæring Kompetanse ligger på individnivå, noe som gjør organisasjonen sårbar. Pt. fins ingen gode rutinebeskrivelser. De ønsker en samkjøring av rutiner og utarbeidelse av bedre rutinebeskrivelser Arbeidsoppgavene er for personorientert. Det er derfor behov for mer utveksling Bør være et jevnlig tilbud om kurs i alle støttesystemer. I dag er det ingen opplæring i støttesystemene for nyansatte. Utpreget bruk av personlige kontakter for å få gjennomført opplæring Samarbeid Ønsker en større bevisstgjøring av servicefunksjon. F.eks skal studentservice være et servicesenter for instituttene Problem at instituttnivået ikke blir involvert i forkant/implementeringen av nye rutiner Ønsker større brukermedvirkning på utfordringer som omhandler de oppgavene som instituttene utfører Ønsker å opprette samarbeidsforum hvor instituttene er involvert i saker som angår dem Ønsker forum for meningsutveksling oppover i systemet (med de som administrerer dem) Behov for tydelige kommunikasjonskanaler Behov for tydelige ansvarsområder både på institutt/fakultet/sa Bedre informasjonsflyt mellom alle nivå Kultur Dragvoll vs Gløs Forskjell på studiekulturen mellom Dragvoll og Gløs. På Gløs er det ofte fakultetene som "eier" studentene og styrer butikken, mens på Dragvoll er det instituttene som "eier" studentene Manglende kunnskap om og forståelse av hverandres studiestruktur. Dragvoll-miljøene har i forbindelse med opprettelsen av NTNU arvet NTHstrukturer. Alt er tilpasset Gløshaugen-fag. Dragvoll-miljøene er tvunget inn under Gløshaugen-regimet. Spesielt gjelder dette for studieplanarbeidet. Vanskelig for Dragvoll-miljøene å planlegge timeplanen så lang tid i forkant som de gjør på Gløshaugen

12 Oppsummering av de viktigste forbedringsområdene i et PTO perspektiv Perspektiv Evaluering Kommentarer DRAFT Prosesser Teknologi Organisasjon Kompetanse Målstyring & ledelse Det er for stort fokus på realfag og teknologi i sentralt rekrutteringsforum. Det er vanskelig å få gjennomslag for HF sitt studietilbud i forumet Opptaksprosessen er preget av mye samhandling mellom personer og nivå. Dagens organiseringen er en ulempe for prosessen Opptakskontoret er først ferdig med opptaket i slutten av juli. Med resttorg, suppleringsopptak etc blir studentene for sent tatt opp til studiene Usikre på hvilken informasjon som er gitt til studentene i opptaket. Får ikke kopi av brev som SA sender ut til studentene ved tildeling av studieplass. For lang saksbehandling på Internasjonal seksjon ifht omfangsvurdering ved innpassings- og godkjenningssaker Eksamensplanleggingen er preget av dårlig koordinering fra sentralt Instituttene har ikke vedtaksmyndighet i sakene de behandler, vurderer og følger opp. Instituttene ønsker utvidet ansvar mtp vedtaksmyndighet Hvem skal stille krav til hvordan FS skal utvikles? Fakultet og institutt må i større grad være premissleverandør for utviklingen Føler at støttesystemene ikke er laget for dem og at saksbehandling tar lengre tid når nye systemer innføres Utfordring at administrasjonen ikke har tilgang til It's learning Behov for felles system for å koble personressurser til undervisningsbehov EpN fungerer bra Ubalanse i dimensjonering av studieseksjonen ifht alle oppgavene de har ansvar for Uoversiktlig informasjonsflyt både vertikalt og horisontalt. Må oppsøke informasjon selv Ønsker tydeligere stillingsbeskrivelse/ansvarsområde Behov for felles årshjul/flytplan for NTNU Manglende kunnskap om og forståelse av hverandres studiestruktur mellom Gløshaugen og Dragvoll Liten opplæring av ansatte om det å være studieveileder. Ønsker seg mer opplæring internt på fakultetet Eksamenskontoret har for dårlig kunnskap om fagstrukturen på HF ifht utskriving av vitnemål Mangelfull opplæring i FS. FS gruppen har siv.ing som ansvarsomr. og prioriterer ikke andre grupper like mye Kompetanse ligger på individnivå, noe som gjør organisasjonen sårbar. Pt. fins ingen gode rutinebeskrivelser Liten grad av måling/oppfølging av strategier på prosessnivå