Økonomi og administrasjon Flatanger. Internkontroll - overordnede styringsdokumenter i Flatanger kommune

Like dokumenter
ARBEIDSMILJØUTVALGET

Samordning og prosess

Utvalg: Levanger Arbeidsmiljøutvalg (Felles AMU Levanger og Verdal) Møtested: Levanger rådhus - Møterom 3008 Dato: Tid: 13:00 15:00

Vel møtt! Anne Kari Haugdal (sign) leder

INNHOLD 1. HMS-MÅLSETTING 2. HMS-HÅNDBOK 3. ORGANISASJONSPLAN 4. LEDEROPPLÆRING (HMS-KURS) 5. OPPLÆRING AV ANSATTE OG VERNEOMBUD

Akupunkturforeningen gir med dette ut en veileder i internkontroll på området helse, miljø og sikkerhet

Møteinnkalling. Midtre Namdal samkommune - arbeidsmiljøutvalg. Utvalg: Møtested: Kamme Greiff, Namdalshagen Dato: Tidspunkt: 08:30

Fosnes Partsammensatt utvalg

Forvaltningsrevisjonsrapport: Internkontroll og kvalitetssikring NAV

Internkontroll - Akvakultur

Omorganiseringsprosesser i Ringerike kommune

Vold og trusler. - erfaringer og eksempel på arbeid med temaet - bruk av Gaia til registrering/dokumentasjon

1 Innledning. s Systemdel.s Mål for Handlingsprogram for HMS s Organisering/ansvarsplassering s Dokumentasjonskrav. s.

Weidemannsveien barnehage - tilsyn etter forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler m.v. - varsel om pålegg

RUTINE for vurdering av arbeidsmiljøkonsekvenser som følge av endringer og omstillinger i Holtålen kommune

Retningslinjer for melding og oppfølging av avvik og/eller uønskede hendelser

Møteinnkalling. Midtre Namdal samkommune - arbeidsmiljøutvalg. Utvalg: Møtested: Kamme Greiff, Namdalshagen Dato: Tidspunkt: 08:30

Utvalg: Levanger Arbeidsmiljøutvalg Møtested: Nesset ungd.skole Dato: Tid: 13:00 15:00

MØTEINNKALLING SAKLISTE GRATANGEN KOMMUNE SENTRALADMINISTRASJON. Utvalg: Arbeidsmiljøutvalg Møtested: Gratangen rådhus Møtedato:

ARBEIDSMILJØUTVALGET

Byggherreforskriften Kursdagene 8. januar 2009

Utvalg Utvalgssak Møtedato Fosnes formannskap Fosnes kommunestyre

Plan for utvikling av kompetanse og tjenester Utvalg Utvalgssak Møtedato Namdalseid administrasjonsutvalg

Verdal kommune Møteinnkalling

Forvaltningsrevisjonsrapport: Internkontroll og kvalitetssikring NAV

Prosedyre. Prosedyre for konflikthåndtering - Veiledning og prosedyre for oppfølging av konflikter i arbeidslivet - Gjelder for: Alle ansatte

Rådmann vil under sak nr. 4/17 orienterte om Nye Verdal kommune. Verdal, 9. februar Bjørn Iversen ordfører (s)

Møteinnkalling. Nore og Uvdal kommune ,

SØRUM KOMMUNE, POSTBOKS 113, 1921 SØRUMSAND TLF Sak 4/11. Saksnummer Utvalg Møtedato 4/11 Arbeidsmiljøutvalget

HOVEDUTSKRIFT. Følgende medlemmer hadde meldt forfall: Rådmann Rune Antonsen, Lis Berit Nerli, Delta v/ragnhild Haug og FO v/hilde Trahaug-Levorsen

Generelt om lover og forskrifter vedr ansvar for HMS

Bjørn Iversen ordfører (s)

Vel møtt! Leder Bård Kotheim

Gjelder fra:

Arbeidsmiljøutvalget. Møteinnkalling. Utvalg: Møtested: Formannskapssalen, Midtre Gauldal rådhus Dato: Tidspunkt: 10:30

ARBEIDSMILJØUTVALGET

PLAN FOR HELSE, MILJØ OG SIKKERHET - AGDENES KOMMUNE

MØTEINNKALLING SAKLISTE GRATANGEN KOMMUNE SENTRALADMINISTRASJON

Kari Olafsen Aunet leder

SERTIFISØRKURS - KONSULENTENS ROLLE. Ketil Fløgstad, miljørådgiver Totalmiljø AS

Retningslinje for håndtering av avvik / uønskede hendelser

Vedlegg 3. til. Anskaffelse 13/1663. Utkast til SHA-PLAN for bygge- og anleggsplassen

Psykososialt skolemiljø - tiltaksplaner mot mobbing i skolene i Midtre Gauldal

Læringsverkstedet Buenget barnehage - tilsyn etter forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler - varsel om pålegg

Vel møtt! Leder Lise Heggdal (sign)

Utvalg: Levanger Administrasjonsutvalg Møtested: Formannskapssalen, Levanger rådhus Dato: Tid: 13:00 (før formannskapets møte)

Overhalla arbeidsmiljøutvalg

HMS-forskrifta (internkontroll) HMS i fylkeskommunen HMS-systematikk hvordan komme i gang? Case/gruppeoppgave

Generell del/overordnet del

SYSTEMHÅNDBOK. Helse, miljø og sikkerhet. Desember 1999 Oppdatert januar 2007 HMS INTERNKONTROLL. Kap: Sist dat.:

Vel møtt! Leder Bård Kotheim

Samarbeidsavtale mellom Flatanger kommune og Midtre Namdal samkommune

Bok 1-6, SHA-PLAN for bygge- og anleggsplassen Vedlegg til Konkurransegrunnlag

Midtre Namdal samkommune

Oppfølging av HAMU-sak 23/14- Organisering av verneorganisasjonen. Prosedyrer

Forfall meldes til utvalgssekretær som sørger for innkalling av varamedlemmer. Varamedlemmer møter kun ved spesiell innkalling.

ARBEIDSMILJØUTVALGET

ARBEIDSMILJØUTVALGET

KAMPANJEN TRYGG KRIMINALOMSORG - TILBAKEMELDING PÅ PÅLEGG

Vedlegg 4. Utkast til SHA-PLAN for bygge- og anleggsplassen. Kjøp av rådgivningstjenester innen vei, trafikk, vann, avløp og renovasjon

Vel møtt! Leder Anne Kari Haugdal (sign)

MØTEINNKALLING SAKSLISTE. Agdenes kommune. Utvalg: ARBEIDSMILJØUTVALGET Møtested: Rådhuset Møtedato: Tid: kl

Dyrøy kommune. Møteinnkalling. Utvalg: Arbeidsmiljøutvalget Møtested: Møterom 2, Kommunehuset Dato: Tidspunkt: 13:00

Internkontroll. for små virksomheter

Utvalg: Arbeidsmiljøutvalg Møtested: Kommunestyresalen, Verdal Dato: Tid: 13:00

Vel møtt! Leder Lise Heggdal (sign)

Revidering av permisjonsreglement i Fosnes kommune. Utvalg Utvalgssak Møtedato Fosnes Partssammensatt utvalg

INTERNKONTROLLSYSTEM FOR TJENESTEYTING TIL BARN I AVLASTNINGSBOLIG I BÅTSFORD KOMMUNE

Næring, miljø og teknisk Flatanger. Olav Ribsskog gnr 48 bnr 3,4 - Klage på Hovedutvalg for næring, miljø og teknisk sitt vedtak i sak 34/2010

BEDRIFTSHELSETJENESTEN

INTERNKONTROLL FOR LANDBRUKSTJENESTER TELEMARK SA. Innhold. 3. Prosedyre for å håndtere avvik, feil og mangler

MØTEINNKALLING. Orienteringer: -Bruk av velferdsmidler Inneklima Kommunehuset/NAV SAKLISTE

Oppfølging av forvaltningsrevisjonsrapporten "IKT-sikkerhet, drift og utvikling"

SØR-VARANGER KOMMUNE Boks 406, 9915 Kirkenes Tlf Fax E-post:

STYRE/RÅD/UTVALG: MØTEROM: MØTEDATO: KL. Arbeidsmiljøutvalget Kommunestyresalen :00 VALG AV LEDER OG NESTLEDER I AMU FOR 2018

Institusjonell plan for gjennomføring av medarbeiderundersøkelse 2015 (MU-15). godkjent i Høgskolens strategiske ledergruppe- Innhold

MØTEINNKALLING. Forfall meldes til sekretariatet på epost, Varamedlemmer møter etter nærmere avtale.

SYSTEMREVISJON. ved. De funn som ble gjort ved revisjonen gav som resultat 1 avvik og 2 anmerkninger.

Bedriftens risikovurdering av anleggsarbeid. Jørn C. Evensen Regionsjef MEF region sørøst

Overordna Handlingsplan Helse, Miljø og Sikkerhet og Inkluderende Arbeidsliv

ABC i ledelse, jus og arbeidsmiljøspørsmål

Formannskapet. Møteinnkalling

Roller i arbeidslivet

Helhetlig risiko -og sårbarhetsanalyse og oppfølgingsplan

Egenkontroll. Internkontroll. 1. mars 2018

Møteinnkalling. Utvalg: Administrasjonsutvalget Møtested: Formannskapssalen, Rådhuset Dato: Tidspunkt: 10:00 11:00

Møteinnkalling GÁIVUONA SUOHKAN KÅFJORD KOMMUNE KAIVUONON KOMUUNI

Hvordan har byrådsavdelingene fulgt opp arbeidstilsynets merknader og pålegg?

Arbeidstilsynets regler og retningslinjer om arbeidsmiljøutvalg

Møteinnkalling Partssammensatt utvalg

Håndtering av varslinger og kritikkverdig informasjon. FKTs sekretariatskonferanse 20. mars 2018

Samkommunal organisering av lønn, regnskap og sentralbord. Utvalg Utvalgssak Møtedato Namsos formannskap Namsos kommunestyre

Høringsuttalelse - Sosialpolitisk plan , Midtre Namdal Samkommune. Utvalg Utvalgssak Møtedato Namdalseid formannskap Namdalseid kommunestyre

MØTEINNKALLING. Arbeidsmiljøutvalget har møte i Organisasjons- og personalavdelingens møterom kl

Å => frå? i i ÅRSHJUL FOR OPPL/ERING OG MØTER VESTLUNDVEIEN séifiamber. l.'g' 7i i 09.00

HERØY KOMMUNE MØTEINNKALLING

Kjell Hugo Dybwik (sign.) Leder

Møteinnkalling. Nore og Uvdal kommune

HERØY KOMMUNE MØTEINNKALLING

Flatanger kommune. Saksframlegg. Rådmann i Flatanger. Endring i framdriftsplan; Utredning - samkommunedeltakelse

Transkript:

Flatanger kommune Økonomi og administrasjon Flatanger Saksmappe: 2011/4714-15 Saksbehandler: Marte Elnan Saksframlegg Internkontroll - overordnede styringsdokumenter i Flatanger kommune Utvalg Utvalgssak Møtedato Flatanger Arbeidsmiljøutvalg Flatanger Administrasjonsutvalg Rådmannens innstilling Overordnede styringsdokumenter vedrørende internkontroll i Flatanger kommune godkjennes som gjeldende dokumenter. Rådmannen gis fullmakt til å sette virkningstidspunkt for internkontrollsystemet, og tilhørende overordnede dokumenter.

Dokumenter i saken Type Dato Tittel Adressat X 30.05.2011 Hva er internkontroll og hensikten med den? X 30.05.2011 Måldokument X 30.05.2011 Retningslinjer for intern varsling av kritikkverdige forhold X 30.05.2011 Verneområder og verneombud X 30.05.2011 Funksjonsbeskrivelse - Flatanger Arbeidsmiljøutvalg X 30.05.2011 Funksjonsbeskrivelse - verneombud X 30.05.2011 Arbeidsmiljøutvalg X 30.05.2011 Lover og forskrifter X 30.05.2011 Prosedyre for avvikshåndtering X 30.05.2011 Avviksskjema X 30.05.2011 Prosedyre for kartlegging av risiko X 30.05.2011 Prosedyre for forebygging og håndtering av vold og trusler X 30.05.2011 Involvering av medarbeidere... X 30.05.2011 Prosedyre for kontinuerlig forbedring S 30.05.2011 Internkontroll - overordnede styringsdokumenter i Flatanger kommune Vedlegg 1 Hva er internkontroll og hensikten med den? 2 Måldokument 3 Lover og forskrifter 4 Verneområder og verneombud 5 Arbeidsmiljøutvalg 6 Funksjonsbeskrivelse - verneombud 7 Funksjonsbeskrivelse - Flatanger Arbeidsmiljøutvalg 8 Retningslinjer for intern varsling av kritikkverdige forhold 9 Prosedyre for avvikshåndtering 10 Avviksskjema 11 Prosedyre for kartlegging av risiko 12 Prosedyre for kartlegging av risiko - kartleggingsskjema 13 Prosedyre for forebygging og håndtering av vold og trusler 14 Prosedyre for forebygging og håndtering av vold og trusler - sjekkliste arbeidsgiver 15 Prosedyre for forebygging og håndtering av vold og trusler - sjekkliste Saksopplysninger

Internkontroll er systematiske tiltak som skal sikre at en virksomhet planlegger, organiserer, utfører og vedlikeholder sine aktiviteter i samsvar med de til en hver tid gjeldende lov og regelverk. Krav om internkontroll finnes på en rekke områder; for eksempel etter matloven, HMSlovgivningen, helselovgivningen, barnevernloven, sosialtjenesteloven og etter lovgivning om personvern og informasjonssikkerhet. Felles for disse ovenfornevnte områdene er at det gjennom lovverket stilles forskjellige sikkerhets- og kvalitetsbetingelser for produksjon, produkter og tjenester. Det stilles også krav til lokaler, verneinnretninger og tilrettelegging av arbeidet for å sikre ytre miljø og gi trygghet for dem som gjør jobben. Forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter (internkontrollforskriften) sier at den som leder virksomheten plikter å sørge for systematisk oppfølging av krav regelverket stiller til HMS i sin bedrift. Dette skal gjøres i samarbeid med arbeidstakerne og deres representanter. Hensikten med systemet er å sikre at problemer oppdages og tas hånd om i tide. Internkontroll er kvalitetssikring. Selve gjennomføringen av tiltakene er selvfølgelig den viktigste delen av helse-, miljø og sikkerhetsarbeidet, men det er også strenge krav til skriftlig dokumentasjon av prosedyrer og beskrivelser. Det skal bl. a. være skriftlige beskrivelser av: hvilke mål virksomheten har for helse, miljø og sikkerhet. hvordan virksomheten er organisert, blant annet fordeling av ansvar og oppgaver innenfor HMS. hvordan kartlegging av risiko er gjennomført (brev, rapporter, måleresultater og lignende). hva som skal gjøres, når og av hvem, for å fremme helse, miljø og sikkerhet (handlingsplan). rutine for å håndtere feil og mangler. hvordan HMS-rutinene gjennomgås for å sikre at de fungerer etter hensikten. Vurdering I Flatanger kommune har vi hatt Håndbok for internkontroll siden 90 tallet, dette i form av en grønn samleperm rundt om på virksomhetene. Innholdet i denne permen var ment å være en overordnet generell håndbok som skulle glede likt for alle avdelinger og alle ansatte. Det har vært en utfordring å holde denne permen oppdatert til en hver tid, og behovet for evaluering og oppdatering har etter hvert vokst seg stort. I 2009 ble det påstartet evaluering/ revisjon av internkontrollpermen. Dette arbeidet foregikk da i rådmannens ledergruppe, med ekstern veiledning og bistand fra konsulent i miljørettet helsevern Per Erik Arnø i Midtre Namdal Samkommune.

Dette var et svært omfattende arbeid, og for å komme i havn, ble arbeidsgruppen i 2011 redusert til å bestå av rådmannen, rådgiver personal og konsulent i miljørettet helsevern. Ved behov har andre i ledergruppen deltatt i arbeidsgruppen. AMU har også gjentatte ganger blitt orientert underveis i prosessen. Formålet var og er fortsatt å utarbeide overordnede styringsdokumenter for Flatanger kommune, og da i hovedsak dokumenter etter HMS-lovgivningen. Når det gjelder internkontroll f. eks. etter matloven, helselovgivningen, barnevernloven, og sosialtjenesteloven vil dette arbeidet i hovedsak bli gjennomført på etatsnivå. Det nye internkontrollsystemet skal, når det er ferdig, legges ut som elektroniske dokumenter på intranettsidene til kommunen. Dette vil øke tilgjengeligheten, samt at det vil være enklere å holde det oppdatert til en hver tid. Det gjenstår fortsatt en del dokumenter før vi kan si at vi oppfyller lovkravet, men det er nå gjort et valg om å legge fram de dokumenter som er ferdige pr. dato. Vedlagt denne saken følger 13 overordnede dokumenter: Hva er internkontroll og hensikten med den? Måldokument HMS lover og forskrifter Verneområder og verneombud Arbeidsmiljøutvalg Funksjonsbeskrivelse verneombud Funksjonsbeskrivelse Flatanger Arbeidsmiljøutvalg Retningslinjer for intern varsling av kritikkverdige forhold Prosedyre for avvikshåndtering Avviksskjema Prosedyre for kartlegging av risiko m/ tilhørende kartleggingsskjema Prosedyre for forebygging og håndtering av vold og trusler m/ 2 tilhørende sjekklister Involvering av medarbeidere i rullering og revidering av kommunens internkontrollsystem Dokumentstrukturen/ innholdsfortegnelsen er ikke ferdig på nåværende tidspunkt, dette er årsaken til at innholdet i headingen på dokumentene ikke er fullstendig pr. dato. Dette er imidlertid et administrativt anliggende og skal derav ikke gjennom behandling i partssammensatte utvalg. Dokumentene som gjelder arbeidsmiljøutvalget og vernetjenesten ble presentert i et møte hvor alle verneombud og hovedtillitsvalgte var invitert. Disse dokumentene ble i etterkant av dette møtet sendt ut på høring i de samme gruppene, og ved fristens utløp var det ikke kommet inn noen endringsforslag. Andre dokumenter er drøftet både i arbeidsgruppen og rådmannens ledergruppe. Når det gjelder implementering av dokumentene og opplæring i bruk av systemet rundt om på virksomhetene i kommunen, vil dette arbeidet starte først når alle nødvendige og grunnleggende dokumenter er ferdige. Når det gjelder virkningstidspunkt for dokumentene og deres innhold bes det om at rådmannen gis fullmakt til å bestemme iverksettelsesdato.

Dette begrunnes med at det vil være en stor fordel dersom alle overordnede dokumenter er ferdigstilt og at systemet er implementert i organisasjonen før iverksettelse. Rune Strøm Rådmann Marte Elnan Rådgiver personal