1302 1901 US-SAK NR: 102/2009 SAKSANSVARLIG: JAN OLAV AASBØ SAKSBEHANDLER(E): VALBORG LIPPESTAD ARKIVSAK NR: 09/299 UNIVERSITETET FOR MILJØ- OG BIOVITENSKAP ADM.DIREKTØR Rapport om økonomiforvaltningen ved UMB Dokumenter: a) Saksframlegg Forslag til vedtak: Rapporten om økonomiforvaltningen ved UMB tas til etterretning. Ås, 9. juni 2009 Nils Dugstad adm. direktør UNIVERSITETET FOR MILJØ- OG BIOVITENSKAP UNIVERSITETSSTYRET MØTEDATO 18. JUNI 2009
2 I henhold til KDs hovedinstruks for økonomiforvaltningen ved universiteter og høgskoler 6.2, om intern kontroll, har styret «ansvar for at institusjonen har effektive og hensiktsmessige styrings- og kontrollsystemer». I UMBs interne instruks for økonomiforvaltningen, vedtatt av Universitetsstyret 27. oktober 2005, er det fastsatt i punkt 3 at «Administrerende direktør legger fram en årlig rapport om økonomiforvaltningen ved UMB». Adm. direktør legger med dette fram årets rapport om økonomiforvaltningen ved UMB. Som grunnlag for rapporten er det innhentet informasjon fra budsjettenhetene. Alle institutter og avdelinger er bedt om å utarbeide rapport om intern kontroll på økonomiområdet med spesiell vekt på områdene risiko, anskaffelser og eksternt finansiert virksomhet. Enhetenes rapporter er lagt frem på styrerommet. Rapporten gir en status og beskrivelse av økonomiforvaltningen ved UMB og er ment som en tilbakemelding og situasjonsbeskrivelse tilbake til US i adm. direktørs utøvelse av de delegerte fullmakter. Rapporten er delt i to deler: 1. Status og beskrivelse av økonomiforvaltningen ved UMB 2. Status for intern kontroll og risiko Rapporten har følgende disposisjon: 1 Status og beskrivelse av økonomiforvaltningen ved UMB... 3 1.1 Fullmakter, prinsipper, hovedregler... 3 1.2 Organisering av økonomifunksjonen... 3 1.3 Systemer og verktøy... 3 1.4 Statistikk... 4 1.5 Årsplaner, rapportering, styringsdialog... 5 2 Status for intern kontroll og risiko... 6 2.1 Risiko overordnet UMB-nivå... 6 2.2 Kort sammendrag av enhetenes viktigste risikoer... 6 2.3 Risiko knyttet til økonomiske disposisjoner... 7 2.3.1 Midlertidig ansatte som kan ha krav på fast tilsetting... 7 2.3.2 Kjøp av kraft... 7 2.3.3 Anskaffelser... 8 2.3.4 Manglende innbetaling fra kunder... 8 2.3.5 Uforutsette hendelser ved kritiske anlegg... 8 UNIVERSITETET FOR MILJØ- OG BIOVITENSKAP UNIVERSITETSSTYRET MØTEDATO 18. JUNI 2009
3 1 Status og beskrivelse av økonomiforvaltningen ved UMB 1.1 Fullmakter, prinsipper, hovedregler I instruks av 01.08.2005 om økonomistyringen ved universiteter og høyskoler fastsetter Kunnskapsdepartementet at US har ansvar for alle typer økonomihandlinger, både av strategisk og operativ art. US har i eget vedtak (oktober 2005) delegert mesteparten av denne myndigheten til adm. direktør. Adm. direktør har igjen fastsatt en operativ instruks for økonomiforvaltningen (27.10.2005) som gjelder for den mer praktiske utøvelsen av økonomifunksjonen. Økonomistyringen ved UMB følger prinsippene om rammestyring. Dette innebærer at US fastsetter budsjettrammer for hver enkelt budsjettenhet. Budsjettenhetene er ansvarlige for å overholde budsjettrammen og å gjennomføre tiltak for å bidra til UMBs måloppnåelse. Pr juni 2009 gjelder følgende regler og instrukser på økonomiområdet fastsatt av US: Reglement for bidrags- og oppdragsfinansiert aktivitet ved UMB av 17.04.2008 Instruks for økonomistyringen ved UMB av 27.10.2005 Anskaffelsesreglement for UMB av 12.05.2005 1.2 Organisering av økonomifunksjonen Økonomifunksjonen består av både lokale og sentrale enheter. Hver budsjettenhet har en økonomistab for å følge opp enhetens økonomi, støtte ledelsen ved enheten og å yte service til medarbeiderne. Sentralt ved UMB er det en egen økonomiavdeling som ledes av stabsdirektøren. Økonomiavdelingen har samordningsansvar for økonomifunksjonen ved UMB og koordiner arbeidet med regnskap, budsjett, lønn og innkjøp. Økonomiavdelingens funksjon utover å koordinere økonomifunksjonene ved UMB er å yte støtte og service til den sentrale ledelse og operative enheter, samt å være bindeledd til eksterne aktører (KD, Riksrevisjonen, systemleverandører på økonomiområdet mv). 1.3 Systemer og verktøy UMB benytter Agresso som økonomisystem og PAGA (fra Ergo Bluegarden) som lønnssystem. UMB har anskaffet et konkurransegjennomføringsverktøy (KGV) fra Visma Unique. Verktøyet skal benyttes av den sentrale innkjøpsseksjonen som skal konkurranseutsette alle protokollpliktige kjøp > 0,1 mill kr. Denne sentraliseringen skal gjennomføres i løpet av 2009. I løpet av høsten 2009 skal Visma Unique også tas i bruk som bestillingssystem og integreres med Agresso. I løpet av 2009 vil Paga Web bli tilgjengelig som lønns- og personalsystem. Alle registreringsskjemaer på lønns- og personalområdet vil bli tilgjengelig digitalt (bl.a elektronisk lønnsslipp). UMB benytter DnB NORs systemer for betalingstransaksjoner. Pr juni 2009 har UMB tatt i bruk følgende funksjoner i Agresso utover de tradisjonelle økonomifunksjonene: reiseregning på web økonomirapportering på web prosjektadministrasjon registrering av timeforbruk på bidrags- og oppdragsfinansierte aktiviteter på web Det er omlag 700 brukere på Agresso web.
4 I årsplanen som US fastsatte for 2009 er det lagt følgende utviklingsmål for økonomifunksjonene: Resultatmål 2009 for økonomiforvaltningen Status pr juni 2009 Resultatgraden på oppdragsfinansierte Pr 30.04.09: 1,3 %. Dette er langt under målet. prosjekter skal utgjøre minst 10 % Pr 31.12.08: 13,0 % UMB skal redusere samlede ubrukte midler til Pr 31.12.08: 44,8 mill kr. Dette har sunket til ca 30 mill kroner ved utgangen av 2009 27,5 mill kr pr 30.04.09. Ut fra budsjettenhetenes prognoser forventes det en ytterligere reduksjon i 2009 UMB skal ikke få vesentlige merknader og OK kommentarer fra Riksrevisjonen Økt kvalitet i saksbehandlingen og reduserte transaksjonskostnader gjennom innføring av elektroniske støtteverktøy innenfor anskaffelser og lønns- og personalbehandling En styrking og mer jevnere fordelt kompetanse innenfor økonomifunksjonen og ledelsesnivå på områdene økonomi og intern kontroll Effekten kan først bli tatt ut i 2010 når støtteverktøyene er implementert. Når det gjelder konkurransegjennomføringsverktøyet som UMB er pålagt av Kunnskapsdepartementet å ta i bruk, er UMB imidlertid ikke blitt forespeilet at det vil medføre noen effektivisering Det gjennomføres månedlige økonomiforum både for økonomiledere og økonomimedarbeidere. Det arrangeres et årlig seminar for økonomiavdelingen og økonomiledere ved enhetene. 1.4 Statistikk Tallmaterialet under gir et bilde av omfanget: Emne 2008 2007 Antall inngående fakturaer 32 875 30 000 Antall utgående fakturaer 3 000 3 225 Antall reiseregninger 5 000 5 090 Antall prosjekter med ekstern finansiering 609 565 Antall lønns- og trekkoppgaver 4 226 4 204 Instituttene ved UMB har høy omsetning med sterkt innslag av eksterne finansieringskilder. Det største instituttet, Institutt for husdyr- og akvakulturvitenskap (IHA), har bokførte kostnader (inkl. internhusleie) på 116 mill. kroner i 2008. Figuren under viser kostnadene i 2008 og fordelingen på bevilgningsfinansiert virksomhet (BFV) inkl. husleie, Norges forskningsråd (NFR) og bidrags- og oppdragsvirksomhet uten NFR (rest-boa) blant instituttene.
5 1.5 Årsplaner, rapportering, styringsdialog UMBs finansieringssystem overfor instituttene (budsjettmodellen) fordeler budsjettmidler basert på oppnådde resultater innenfor undervisning og forskning. I 2009 ligger det 267 mill kroner i budsjettmodellen overfor instituttene. US vedtar hvert år en årsplan som er en budsjettfordeling og målstyringsdokument. UMB utarbeider resultatmål med tilhørende tiltak innenfor målstrukturen KD har fastlagt og innenfor de overordnete strategier US har gjort gjeldende for UMB. Tilsvarende utarbeider budsjettenhetene årsplaner for sine virksomhetsområder. KD praktiserer tertialrapportering overfor institusjonene i sektoren. UMB har også lagt opp til tertialrapportering internt. Etter hvert tertial legger adm. direktør fram tertialrapport til US. Budsjettenhetenes tertialrapporter går også til US. UMBs ledelse gjennomfører hver vår (april/mai) en styringsdialog med den enkelte budsjettenhet hvor enhetens oppfølging av UMBs overordnete strategier og tjenesteproduksjonen innenfor utdanning, forskning og formidling står sentralt.
6 2 Status for intern kontroll og risiko 2.1 Risiko overordnet UMB-nivå På overordnet UMB-nivå er det utført en risikoanalyse. Ut fra den er det fokusert på fire gjennomgående risikoer som skal følges opp særskilt. Budsjettenhetene har supplert risikoanalysen, i den grad det er relevant, med lokale risikoforhold som er vesentlig for måloppnåelse i 2009. UMBs gjennomgående risikoer Navn Risiko Studentrekruttering Risiko for dårlig studentsøkning til store deler av UMBs studieprogram som følge av endring i ungdoms studiesøkning og preferanser, og at UMB ikke er i stand til å omstille undervisningstilbudet når studiesøkning, samfunnets behov og utdanningens relevans endres. Økonomi Risiko for at flere budsjettenheter, spesielt med bakgrunn i økte lønnskostnader, kommer i en langsiktig økonomisk ubalanse. Bygg og Risiko for at standarden på UMBs bygningsmasse og tilbudet av infrastruktur forskningsinfrastruktur ikke holder en akseptabel standard for undervisning, UMB/NVHsamordning forskning og administrativ virksomhet. Risiko for at uklare ledelsesstrukturer i samordningsprosessen UMB/NVH og at ledelsen ikke har tilstrekkelig fokus på den ordinære virksomheten ved UMB fører til økt ressursbruk og økt tidsbruk. Risiko for manglende oppslutning om samordningsprosessen. Risikobilde pr juni 2009: Studentrekruttering: Risikoen for manglende studentrekruttering er redusert på grunn av finanskrisen. Krisen har ført til at flere ungdommer søker høyere utdanning og dette kommer også UMB til gode. Dette har blant annet ført til god søkning på opptaket for høsten 2009. Økonomi: Risikoen er fortsatt høy på grunn av stor økning i lønnskostnadene. Økningen i lønnskostnadene ble underkompensert i Statsbudsjettet for 2008. Lønnsoppgjøret pr 1. mai 2009 var imidlertid lavere enn budsjettert og vil bidra til å dempe risikoen noe. 2.2 Kort sammendrag av enhetenes viktigste risikoer Følgende risikoområder kan fremheves fra enhetenes årsplaner samt notat vedrørende risiko: varierende studenttilstrømning og derav risiko for instituttenes økonomi risiko for dårlig økonomi pga økte lønnskostnader risiko for manglende oppdrag fra NFR og eksterne oppdragsgivere risiko for manglende gjennomføring av undervisning og prosjekter der det er små og sårbare fagmiljøer risiko for manglende kvalifiserte søkere ved rekruttering til stillinger eller feil rekruttering
7 risiko for at sammenslåingen med NVH krever for mye fokus på bekostning av ordinær virksomhet 2.3 Risiko knyttet til økonomiske disposisjoner 2.3.1 Midlertidig ansatte som kan ha krav på fast tilsetting Bortfall av inntekter eller vesentlig reduksjon i tilslaget på søknader til NFR og EUs rammeprogram, kan få som konsekvens at UMB ikke har økonomi til å lønne flere av de som i dag er midlertidig tilsatt for et bestemt tidsrom eller som skal utføre et bestemt oppdrag (eksternfinansierte prosjekter) Hvis prosjektet er tidsbegrenset og under fire år fratrer arbeidstakeren uten oppsigelse, med en måneds varsel. Etter fire års tjeneste vil en midlertidig tilsatt i begge tilfeller, dvs. ved tidsbegrenset oppdrag eller et bestemt oppdrag, oppnå det samme oppsigelsesvernet som en fast tilsatt, såkalt sterkt oppsigelsesvern. Med sterkt stillingsvern siktes det til at tjenestemenn med mer 4 års midlertidig tjeneste kun kan sies opp dersom stillingen inndras eller arbeidet faller bort. Bortfall av oppdragsinntekter sidestilles med at arbeidet faller bort. Bortfall av eksterne midler gir derfor saklig grunn for å si opp en midlertidig tilsatt som er tilsatt på oppdrag som er eksternfinansiert. I praksis gjelder dette undervisnings- og forskerstillinger. Arbeidstaker må sies opp med 6 måneders frist. Fortrinnsrett og ventelønn kan ikke gjøres gjeldende av midlertidig tilsatt undervisnings- og forskningspersonale som er tilsatt for å utføre oppdrag som er eksternt finansiert. Oppsigelsesprosesser er alltid tunge og ressurskrevende for organisasjonen og medfører risiko for tap av renommé og kompetanse. Det kan derved også innebære en risiko for UMBs leveringsdyktighet. Ved UMB er 137,6 årsverk ekstern finansiert, hvorav 79,7 årsverk er rekrutteringsstillinger og 38 årsverk er undervisning og forskerstillinger. UMB har mange ansatte i utdanningsstillinger på åremål (stipendiater, vitenskapelig assistenter, postdoktorstillinger). Normalt er åremålsperioden fra to til fire år. Tilsatte i utdanningsstillinger på åremål opparbeider seg Ikke sterkt stillingsvern etter fire år. Dersom en tjenestemann er tilsatt på åremål må han fratre uten oppsigelse selv om den sammenhengende perioden overstiger fire år. Tilsatte i utdanningsstillinger på åremål opparbeider seg ikke sterkt stillingsvern etter fire år. Tilsatte i utdanningsstillinger på åremål kan ikke påberope seg fortrinnsrett og har ikke rett til ventelønn. UMB anser ikke midlertidig ansatte i utdanningsstillinger på åremål for å utgjøre en stor utgiftsrisiko, så fremt tilsettingsmyndighet følger regelverket for slike stillinger. Antall midlertidig tilsatte i utdanningsstillinger (rekrutteringsstillinger) ved UMB er 185,5 (DBH-tall for 2008). 2.3.2 Kjøp av kraft I forbindelse med kraftkjøp er det forskjellige typer risiko. Den største risikofaktoren er pris. Kraftmarkedet er svært variabelt, og det er derfor hensiktmessig med prissikring. UMB har prissikret 50 % av sitt antatte volum i perioden 29. september 2008 til 28. september 2009 på 31,25 øre/kwh i henhold til kontrakt med Ishavskraft datert 7. september 2007. De resterende 50 % er i utgangspunktet satt til spotpris, men kan låses til fastpris etter anbefalinger fra energimegler Bergen Energi. UMB har etter råd prissikret de resterende 50 % til 37,62 øre/kwh i perioden 1. januar 2009 til 28. september 2009. UMB har ingen valutarisiko da alle kjøp er gjort i norske kroner. Kraftleverandøren har valutarisikoen (men har også sikret seg).
Bergen Energi har på oppdrag sendt ut ny anbudskonkurranse for kraftlevering fra 1. januar 2010 til 31. desember 2012. Dette innebærer at vi pr d. d ikke har avtale om kraftkjøp i perioden 29. september 2009 til 31. desember 2009. Totalt volum el.energi: ca. 18 GWh Kjøp av biopelletsvarme: Statoil Trepellets eier biopelletskjelen som leverer energi til UMBs fjernvarmenett. UMB leier i dag biopelletskjelen inkludert drifting fra Statoil Trepellets og kjøper selv inn trepellets til avtalt fastpris på 1430 kr/tonn. Dette tilsvarer ca 48,00 øre/kwh. Avtalen med Statoil Trepellets forutsetter at det forhandles ny pris for fyringssesongen 2009/2010. Alle priser er eks. mva. Totalt volum pellets: ca. 8-10 GWh. Grunnet stor usikkerhet om framtidig utvikling på energipris, lav oljekurs, finanskrisen og diverse problemer med eksport av el.energi har markedet vært synkende og vi har blitt rådet til å vente med inngåelse av nye prissikringer. 8 2.3.3 Anskaffelser Alle anskaffelser over 0,1 mill kr, som ikke ligger innenfor rammeavtaler, skal konkurranseutsettes. Det stilles få formalkrav til hvordan kjøpet konkurranseutsettes, men det er et absolutt krav at anskaffelsesprosessen protokollføres for å dokumentere at den har vært konkurranseutsatt. Det er viktig at ledere tar et aktivt kontrollansvar slik at UMB praktiserer innkjøpsbestemmelsene på en riktig måte. Kompleksiteten i innkjøpsbestemmelsene øker med stigende beløp. For å finne en rimelig balanse mellom kompetanse og praktisk utøvelse, har adm. direktør lagt til grunn følgende: anskaffelser < 0,1 mill kroner gjennomføres av budsjettenheten anskaffelser > 0,1 mill kroner gjennomføres av den sentrale innkjøpsfunksjonen i samarbeid med brukermiljøene og budsjettenheten Med sentraliseringen av innkjøp over kr 100 000 samt innføringen av et konkurransegjennomføringsverktøy, legger UMB til grunn at risikoen for regelbrudd ved anskaffelser vil bli vesentlig redusert. 2.3.4 Manglende innbetaling fra kunder UMB har som utgangspunkt at kundene skal forskuddsfaktureres. For øvrig er det rutine for oppfølging av ubetalte fakturaer med purringer og oversendelse til inkasso. Av kundefordringene pr 31.12.08 utgjorde utestående fakturaer med forfalldato eldre enn et halvt år 0,01 %. Per dags dato er det tre fordringer på til sammen 1,7 mill. kroner som kan synes noe usikre. Det arbeides med å avklare disse fordringene. 2.3.5 Uforutsette hendelser ved kritiske anlegg UMBs drift er avhengig av at store driftsanlegg fungerer til enhver tid. Eksempler på slike anlegg er pilotanlegget ved IKBM, FôrTek, tomografen ved IHA, fiskefjøset, verkstedet ved IMT og anleggene til SKP og SHF. UMB har ikke satt av midler til uforutsette utgifter i denne forbindelse, og et driftsavbrudd/sammenbrudd ved disse vil være kritisk for UMBs primærvirksomhet og
leveringsdyktighet overfor eksterne kunder. Som statlig forvaltningsorgan er UMB selvassurandør og kan ikke forsikre seg mot risikoen. Midler til utbedring av anlegg etter havari må derfor bevilges i hvert enkelt tilfelle. 9