Nyheter i modul Felleskostnader /Preliminær debitering Incit Xpand dekker nå funksjonalitet for håndtering av felleskostnader for Næring i tillegg til Bolig. Avregning basert på areal Visualisering av Eiers kostnader Større fleksibilitet av Fordelingsnøkler
«Metoder» som dekkes av Felleskost Normal fordeling, hvor alle leietakere deltar på alle kostnader Skjevfordeling, noen leietakere skal betale mer/mindre enn andre Unntak, noen leietakere skal ikke være med på å dele på kostnaden Fast pris Fordeling av kostnader mellom Leietaker og Eier Ledighetshåndtering; fordeling av kostnader mellom eier og leietaker ved ledighet
Hva er Felleskostnader Kostnader forbundet med den generelle driften av eiendommen, og belastes leietakerne i tillegg til husleie etter faktisk bruk (brukeravhengige driftskostnader). De funksjoner som kostnadene skal dekke må være felles for leietakerne. Ved felleskostnader er prinsippet kostnadsdekning. Med unntak av administrasjonspåslag, skal det ikke være noen økonomisk fortjeneste eller påslag for noen av partene i leieforholdet. Leietaker og Eier kan avtale at Eier skal dekke deler av Leietakers felleskostnader og i tilfeller med ledige lokaler så kan Eier måtte betale ledige lokalers fellesutgifter. Eksempel: Forvaltningskostnader som er relatert til drift og vedlikehold av fellesarealer og fellestjenester. Vaktmestertjenester Skatter/avgifter Energi felles Snørydding/feiing etc Heis VVS-anlegg Kantinekostnader
Leietakerkostnad / Eierkostnad Leietakerkostnader Kostnader knyttet til intern drift av leietakers eksklusivt areal. Slike kostnader dekkes regelmessig direkte av leietaker. Eksempel: Renhold Eget strømabonnement Indre vedlikehold. Eierkostnader Kostnader som eier har ved å eie og drifte eiendommen og som ikke dekkes gjennom felleskostnadene. Eksempel: Utvendig vedlikehold (tak og fasader) Utskiftinger av tekniske anlegg Bygningsforsikring Forvaltningshonorar (kostnader knyttet til administrasjon av eiendomsselskapet og eiendommen, kostnader til regnskapsførsel etc samt administrasjon og oppfølgning av leieforholdene og andre eierfunksjoner.
Fordelingsnøkkel - fordeling av felleskostnader Det er utleier som fastsetter fordelingsnøkkelen. Det anbefales at fordelingsnøkkelen normalt baseres på Eiendommens bruttoarealer (BTA) oppmålt etter NS 3940. BTA= Bruttoareal er areal inkludert yttervegger og summeres for alle plan i en bygning. BTA/Bruttoareal omfatter alle måleverdige deler begrenset av utside yttervegger i gulvhøyde og inkluderer utvendig ferdig overflate. Mot tilgrensende bruksenheter og fellesarealer regnes brutto for en bruksenhet til midt i delevegger. De ulike fordelingsnøkler: Arealbasert fordelingsnøkkel Bruksbasert fordelingsnøkkel Unntak fra fordeling
NS 3940
Økonomi Leie Forvaltning Felleskostnader Prosess: Budsjettere Felleskostnader Kontroll av kostnader og fordelingsnøkkel IKKE OK OK Opprett/Bearbeid kostnadsbudsjett Opprett/Oppdater fordelingsnøkler Forslag felleskostnader Foreta korrigeringer Utsendelse budsjett leietaker Opprett fakturalinjer Opprett/Verifiser kostnadsoversikt Neste prosess: Avregne Felleskostnader
Opprett/Bearbeid kostnadsbudsjett Oppretter nytt budsjett ved å hente inn fjorårets kostnader. Kan justere beløp Kan legge til nye kostnader Kan øke/redusere kostnader % vis
KlikkFelleskostnader for å komme tilbake til oversiktsbildet Opprett/oppdater fordelingsnøkler Arealbasert/Forbruksbasert/Fast pris Med hvilket grunnlag skal en kostnad fordeles? Fordelingsandel leietaker/eier Hvem skal bære kostnadene? Ledighetshåndtering Hvem skal bære kostnadene? 1/7
Opprett/oppdater fordelingsnøkler Arealbasert fordelingsnøkler BTA Ulik håndtering per Eiendomstype Fellesarealpåslag Fast påslag fellesareal uavhengig av det faktiske påslaget. (Eksempel 25% for Eiendomstype: Kjøpesenter) Faktisk påslag: Beregnes utfra andel Fellesareal og andel utleieobjekter Bruksbasert fordelingsnøkkel Forbruk basert eksempelvis på antall ansatte, biler, arbeidsplasser, KWh/år etc. Fast pris per kvm 2/7
3/7
Opprett/oppdater fordelingsnøkler Fordelingsandel Leietaker og Eier (Gårdeier) Beløp/Prosent: Dersom en leietaker skal betale større andel enn øvrig av total kostnad. Øvrige Leietakere deler restkostnaden Vekt: Vekt>1 så skal leietaker betale mer enn normalkost Vekt<1 så skal leietaker betale mindre enn normalkost Maksbeløp: Leietaker skal ikke betale mer enn maksbeløp Betales av eier: % av leietakers andel av kostnad Ledighetshåndtering: Andel Eier og Leietakers kostnad ved ledighet av lokaler 4/7
5/7
Opprett/oppdater fordelingsnøkler Ledighetshåndtering Ledige leieobjekt blir automatisk opprettet med tomgangsleie I utgangpunktet eiers kostnad Innstillinger for fordeling av ledighetskostnad Bestemmes per artikkel Eksempel: Ledige objekter skal ha 50% av kostnadene Ledighet under 5% av totalareal skal belastes de andre leietakerne 6/7
7/7
Forslag felleskostnader
Kontroll av kostnader og fordelingsnøkkel Forvalter/Eiendomssjef/Kontraktsansvarlig gjennomgår det klargjorte forslaget til kostnadsbudsjett og leietakers fordelingsnøkler. Ved behov for endring: Budsjett og/eller fordelingsnøkkel justeres Ingen endring: Budsjett og fordelingsnøkkel godkjennes
Utsendelse budsjett leietaker Budsjett som viser: Leietaker Leiefohold/kontraktsnummer Perioden budsjett gjelder Spesifisert kostnadsoversikt Aktuelle fordelingsnøkler Forventet felleskostnad Budsjettet skal kunne sendes til Leietaker som informasjon
Opprett fakturalinjer Fakturalinjer opprettes og legger seg automatisk på respektive leiekontrakt/leieobjekt
Økonomi Leie Forvaltning Felleskostnader Prosess: Avregne Felleskostnader Bearbeid kostnader Oppdater fordelingsnøkler (eks. endringer leietaker, areal, avgiftsstatus etc) Kontroll av kostnader og fordelingsnøkke l Foreta avregning/utkas t felleskostnader IKKE OK IKKE BEHOV FOR REGNSKAPSMESSI G KORRIGERING OK Foreta korrigeringer; Fordelingsnøkle r/kostnader BEHOV FOR REGNSKAPSMESSI G KORRIGERING Foreta endelig avregning Utsendelse Avregningsbrev leietaker Opprett Faktura/kreditfaktur a/regnskapsbilag Àjourfør regnskapstall Foreta korrigeringer
À jourfør regnskapstall Benytter Incit Xpand Regnskap: Kostnader er à jour Benytter annet Regnskapssystem: Xpand Regnskap oppdateres via integrasjon til Regnskapssystemet Kostnader legges inn manuelt i modulen felleskostnader
Bearbeid kostnader Kostnader kan registreres direkte i modulen manuelt uten oppdatering av regnskap Kostnader kan justeres både de maskinelt og manuelt registrerte 1/2
2/2
Oppdater fordelingsnøkkel Oppdatering Leieobjekt/Leiekontrakt Fordelingsnøkler kan justeres Justering av enkelte verdier i felt Kolonner som viser eiers andel per artikkel per leieobjekt 1/3
2/3
3/3
Foreta endelig avregning Foretar avregning ved å markere den/de kontrakter som skal avregnes Hjelpeverktøy for å ha oversikt over hvilke eiendommer, kontrakter som er avregnet og ikke via statusfelter, fargekoder og egen favoritt for Avregning.
Utsendelse Avregningsbrev leietaker Avregningsbrev sendes leietaker med oversikt over: Leietaker Leiefohold/kontraktsnummer Perioden avregningen gjelder for Spesifisert kostnadsoversikt Aktuelle fordelingsnøkler Avregnet felleskostnad Beløp innbetalt à konto i perioden Beløp til gode/skyldig
Opprett Faktura/kreditfaktura/regnskapsbilag Faktura, kreditfaktura eller regnskapsbilag opprettes MVA-håndtering: MVA-pliktig kunde: MVA-beløp spesifiseres og bokføres på mva-konto Ikke-MVA pliktig kunde: MVA kostnad spesifiseres og bokføres ikke på mva-konto