Saksnr: 201533154-2 Saksbehandler: MAAN Delarkiv: ESARK-0383 Arbeidsgivers bruk av Bedriftshelsetjenestenforskriftsmessige oppgaver Organisering Bedriftshelsetjenesten har et forebyggende og helsefremmende fokus med en målsetting om å bidra til at Bergen kommune har arbeidsplasser som er gode og sikre, med medarbeidere som trives, er motiverte og har arbeidsglede. Bedriftshelsetjenesten i Bergen kommune er organisert som en egenordning, og er organisatorisk plassert i Byrådsavdeling for finans, eiendom og eierskap på myndighetsnivå 2 direkte under HR-seksjonen, med rapportering til HR-direktør Bjørg Lædre. Å være en egenordning i Bergen kommune betyr at Bedriftshelsetjenesten utfører sine oppgaver på delegert fullmakt fra arbeidsgiver, kommunaldirektør Ove Foldnes for Byrådsavdeling for finans, eiendom og eierskap. Bedriftshelsetjenesten består av følgende fagpersonell: 2 leger, hvorav den ene er leder for Bedriftshelsetjenesten, 3 sykepleiere, 1 fysioterapeut, 1 ergoterapeut, 2 yrkeshygienikere og 1 jordmor. Bedriftshelsetjenesten er en tverrfaglig sammensatt avdeling med et fagpersonell med til dels meget lang erfaring innenfor forebyggende helsearbeid. I tillegg har de fleste ansatte videreutdanning innenfor sine respektive fagområder. Sammen kjenner vi de ulike arbeidsplassene og deres særtrekk godt. Dette er kanskje et av våre viktigste fortrinn. Dagens bemanning i BHT gir et samlet erfaringsgrunnlag på i alt 122 år med kunnskap om Bergen kommune som organisasjon. Det gjør samarbeidet med ledere på tjenestestedene lettere, fordi vi er etablert og godt kjent. Samtlige ledere vet at vi kun er en telefon eller et henvendelsesskjema unna. Forankring i lov og forskrift Det er arbeidsgiver som har ansvaret for at arbeidsmiljøet i virksomheten er fullt forsvarlig. Samtidig skal arbeidstakerne bidra aktivt i utviklingen av sitt eget arbeidsmiljø. Hva regulerer så plikten til å knytte til seg godkjent bedriftshelsetjeneste? Kapittel 3 i arbeidsmiljøloven omhandler virkemidler i arbeidsmiljøarbeidet og her er Bedriftshelsetjenesten omtalt nettopp som et slikt virkemiddel. «3-3.Bedriftshelsetjeneste (1) Arbeidsgiver plikter å knytte virksomheten til en bedriftshelsetjeneste godkjent av Arbeidstilsynet når risikoforholdene i virksomheten tilsier det. Vurderingen av om slik plikt 1
foreligger skal foretas som ledd i gjennomføringen av det systematiske helse-, miljø- og sikkerhetsarbeidet. (2) Bedriftshelsetjenesten skal bistå arbeidsgiver, arbeidstakerne, arbeidsmiljøutvalg og verneombud med å skape sunne og trygge arbeidsforhold. (3) Bedriftshelsetjenesten skal ha en fri og uavhengig stilling i arbeidsmiljøspørsmål. (4) Departementet kan i forskrift gi nærmere bestemmelser om når og i hvilken utstrekning arbeidsgiver plikter å knytte til seg bedriftshelsetjeneste, om hvilke faglige krav som skal stilles til tjenesten og om hvilke oppgaver den skal utføre. (5) Departementet kan i forskrift gi bestemmelser om at bedriftshelsetjeneste etter denne paragraf må godkjennes av Arbeidstilsynet og om det nærmere innholdet i en slik godkjenningsordning.» 0 Endret ved lov 19 juni 2009 nr. 39 (ikr. 1 jan 2010 iflg. res. 19 juni 2009 nr. 822). Det er arbeidsgivers ansvar å sørge for oppfølging og kontroll av arbeidsmiljøet i egen virksomhet. Personellet i den godkjente bedriftshelsetjenesten er rådgivere. Det er arbeidsgivers ansvar å be om råd. Arbeidsgiver skal med andre ord sørge for at den godkjente bedriftshelsetjenesten: bistår arbeidsgiver, arbeidstakerne, arbeidsmiljøutvalg og verneombud med å skape sunne og trygge arbeidsforhold. har en fri og uavhengig stilling og at tjenesten ikke er underlagt arbeidsgivers instruksjonsmyndighet i faglige spørsmål. kan bistå i det omfang som er virksomhetens behov - slik at man oppfyller forskriftens krav. Bestemmelsen presiserer at arbeidsgivere som har plikt til å opprette eller knytte seg til bedriftshelsetjeneste, må bruke bedriftshelsetjeneste som er godkjent av Arbeidstilsynet, jf. 3-3 femte ledd. Forskrift om organisering, ledelse og medvirkning gir bestemmelser om hvilke bransjer / næringer som skal ha godkjent bedriftshelsetjenesten. Utvidelsen av forskrift om hvem som pliktmessig skal ha bedriftshelsetjeneste omfatter fra 2010 åtte nye næringer. For Bergen kommune gjelder utvidelsen: helsetjenester, pleie- og omsorgstjenester i institusjoner, sosiale omsorgstjenester uten botilbud, herunder er barnehagene plassert, og undervisning. Arbeidsgiverutviklingsavdelingen i KS har estimert at fra 1. januar 2010 vil kommunal sektor ha plikt til bedriftshelsetjeneste for ca. 90 prosent av de ansatte. For Bergen kommune er konsekvensen av utvidelsen med de nye bransjene med plikt til godkjent BHT, en bekreftelse på at Bedriftshelsetjenesten er en egenordning som yter bedriftshelsetjeneste etter lov og forskrift til alle ansatte i egen virksomhet, jf HAMU-sak 20/10. For å sikre faglighet og kompetanse innenfor bedriftshelsetjenesten har regjeringen også innført en obligatorisk godkjenningsordning for bedriftshelsetjenestene. 2
Godkjenningsordningen forvaltes av Arbeidstilsynet Sør-Norge med en egen godkjenningsenhet. Det er forskrift om administrative ordninger som stiller krav til kvaliteten i bedriftshelsetjenesten. For å bli godkjent må bedriftshelsetjenesten: Samlet sett være i stand til å gi en helhetlig og forebyggende bistand i det systematiske HMS-arbeidet Ha et kvalitetssikringssystem for å sikre at BHT bistår arbeidsgiver på en tilfredsstillende måte, og sikrer faglig kompetanseutvikling for BHT `ens personale Ha en sammensetning og et faglig personale som er i stand til å gi rådgivning innen følgende kompetanseområde: arbeidsmedisin /arbeidshelse, yrkeshygiene, ergonomi, psykososialt og organisatorisk arbeidsmiljø og systematisk HMS-arbeid. I tillegg er det satt krav til størrelsen av BHT, samt til størrelsen på årsverk knyttet opp til de enkelte fagområder. Bedriftshelsetjenesten i Bergen kommune ble første gang godkjent 13.08. 2010 og da for 5 år. Bedriftshelsetjenesten ble på nytt godkjent den 07.08. 2015 og igjen er godkjenningen gyldig i 5 år fra det tidspunkt søknaden ble innvilget. I vedtak om ny godkjenning fremkommer at Bedriftshelsetjenesten i Bergen kommune innfrir de krav som er satt til sammensetning av faglig personale med hensyn til kompetanse og volum, og har system som skal sikre kvalitet på tjenester og egen kompetanseutvikling. Samarbeid med arbeidsgiver I medhold av forskrift om organisering, ledelse og medvirkning, 13-2 arbeidsgivers bruk av bedriftshelsetjenesten skal «arbeidsgiver sørge for at bedriftshelsetjenesten» utfører en rekke oppgaver. Det er kommunaldirektør for Byrådsavdeling for finans, eiendom og eierskap som her er arbeidsgiver. Ved å utarbeide handlingsplaner for samarbeid mellom BHT og den enkelte byrådsavdeling i tråd med gjeldende forskrift, blir oppgavene formulert. For ytterligere å synliggjøre dette, vises til samsvarsmatrise med utgangspunkt i 13-2 på neste side. All planlagt bistand fra Bedriftshelsetjenesten tar først og fremst utgangspunkt i handlingsplanene. Dette gjøres for at bruken av BHT skal være mest mulig målrettet. Bistand mot den enkelte etat/resultatenhet / avdeling skjer videre gjennom kontakt med BHT direkte. Det er leder, gjennom sitt HMS-ansvar som bestiller de ønskede tjenester. Dette skjer primært gjennom bruk av henvendelsesskjema til BHT. Dette finnes tilgjengelig på Intranett. Dersom det er noe som haster, er vi også tilgjengelig på telefon og mail. Kontaktpunkter i organisasjonen BHT har faste kontaktpersoner som deltar i de ulike AMU-ene. Vi deltar også på personalmøter etter forespørsel. Vi deltar videre i prosjektgrupper, i styringsgrupper og lokalt i arbeidsmiljøgruppene. Vi presenterer BHT på nyansattdag, både med stands og med 3
eget foredrag. Vi presenterer også BHT sine tjenester på grunnopplæring i arbeidsmiljø, ved siden av den fagspesifikke opplæringen vi gir. Videre deltar vi i mange opplæringstiltak på konsernnivå. Leder av BHT er også tilstede og deltar på personalrådgivermøte i regi av HRseksjonen. HR-seksjonens ledermøter, som avholdes hver annen uke, er også en viktig arena for å styrke samarbeidet på alle nivå av organisasjonen. Samsvarmatrise: Bedriftshelsetjenestens oppgaver jmf 13-2 Arbeidsgivers bruk av BHT: Gjøres det av BHT? a) bistår med planlegging og gjennomføring av fysiske og organisatoriske endringer i virksomheten, herunder etablering, vedlikehold og tilrettelegging av arbeidsplasser, lokaler, utstyr og arbeidsprosesser b) bistår med utarbeidelse og endring av retningslinjer for bruk av kjemikalier, maskiner og utstyr og øvrige arbeidsprosesser c) bistår med løpende kartlegging av arbeidsmiljøet, foretar undersøkelser av arbeidsplassene og arbeidsprosessene og vurderer risiko for helsefare d) fremmer forslag om forebyggende tiltak og sammen med virksomheten arbeider med tiltak som reduserer risikoen for helseskade e) bistår i arbeidet med å overvåke og kontrollere arbeidstakernes helse i forhold til arbeidssituasjonen og foretar nødvendig oppfølging f) bistår ved individuell tilrettelegging, herunder deltakelse i dialogmøter og utarbeidelse av oppfølgingsplan i henhold til arbeidsmiljøloven 4-6 g) bistår med informasjon og opplæring om relevant helse-, miljø- og sikkerhetsrisiko og aktuelle tiltak h) bistår ved henvendelser fra arbeidstaker, verneombud og arbeidsmiljøutvalg JA JA JA JA JA JA JA JA 4
Under følger en mer detaljert beskrivelse av aktiviteter og bistand gitt fra Bedriftshelsetjenesten, knyttet til hvert av punktene i forskrift om organisering, ledelse og medvirkning 13-2 Arbeidsgivers bruk av bedriftshelsetjenesten: a) Bistår med planlegging og gjennomføring av fysiske og organisatoriske endringer i virksomheten, herunder etablering, vedlikehold og tilrettelegging av arbeidsplasser, lokaler, utstyr og arbeidsprosesser. Bedriftshelsetjenesten bistår mange enheter innenfor ergonomisk tilrettelegging av arbeidsplasser. På dette området gis det omfattende bistand til enheter som ikke omfattes av plikt til godkjent BHT, og i så måte synliggjør dette at BHT yter tjenester til alle enheter i Bergen kommune. Bedriftsfysioterapeut/ergoterapeut gjennomfører i tillegg ergonomisk undersøkelse, utredning og vurdering på individnivå, som ledd i målrettet helseundersøkelser eller konsultasjoner. Arbeidsplasskartlegginger og vurderinger blir både foretatt på individ-nivå og blant grupper av ansatte. Dette blir alltid dokumentert med en rapport til arbeidsgiver som også inneholder forslag til tiltak. Det gjennomføres funksjonsvurderinger etter henvendelse fra leder, herunder bistand til søknad om tilretteleggingstilskudd. Bedriftshelsetjenesten deltar på dialogmøter, både dialogmøte 1 som er arbeidsgivers ansvar, og dialogmøte 2 som er NAV sitt ansvar. For dialogmøte 1 har vi etablert en egen dialogmøtepoliklinikk i BHT sine lokaler der arbeidsgiver selv kan bestille tidspunkt for møtet. Hvis problemstillingen er muskel/skjelettlidelser, er det som oftest bedriftsfysioterapeut/ ergoterapeut som deltar. Bedriftshelsetjenesten deltar som rådgivere i ulike innkjøpsgrupper ved utarbeidelse av kravspesifikasjoner, f. eks. til ulikt ergonomisk utstyr. Vi bistår også arbeidsgiver ved planlegging og gjennomføring av nybygg og rehabilitering for å ivareta ergonomiske prinsipper, eksempelvis å sikre god arbeidsflyt i sentralbordfunksjonen, og å få bedre utnyttelse av areal til et visst antall kontorplasser i en enhet. Det er etablert et eget show-rom til utprøving av ulike kontorstoler i våre lokaler. Dette for å gi bedre effektivitet i veiledningen av hvilke kontorstol som er best egnet til den ansattes helsemessige behov. Flere arbeidsplasser ønsker å benytte seg av ulike former for "langturnus" ordninger. Bedriftshelsetjenesten har over de siste årene gjennomført systematiske evaluering i flere enheter, av de helse- og arbeidsmiljømessige konsekvensene av disse turnusordningene. Dette har vært avgjørende for at langturnus har blitt godkjent av Arbeidstilsynet, og deretter blitt videreført. Yrkeshygienikerne bistår arbeidsgiver ved å identifisere og kartlegge kjemiske, fysiske og biologiske arbeidsmiljøfaktorer for å forhindre at disse faktorene gir opphav til helsebelastninger. Det brukes en rekke metoder for å identifisere og kartlegge ulike 5
eksponeringer, de utfører risikovurdering på bakgrunn av målingene, og det foreslås forebyggende tiltak for å redusere eksponeringer. De gir også råd og veiledning om personlig verneutstyr og bruk av dette. Bedriftshelsetjenesten deltar i et tverrfaglig HR-team som gir bistand innenfor planlagte omstillinger. Samtidig gir BHT bistand i de mer direkte omstillingsprosessene. b) bistår med utarbeidelse og endring av retningslinjer for bruk av kjemikalier, maskiner og utstyr og øvrige arbeidsprosesser Bergen kommune bruker kjemikaliesystemet Eco- Online som er et nettbasert dataregister for Sikkerhetsdatablad / stoffkartotek. Yrkeshygienikerne har etter at tjenestestedene selv har kartlagt sine kjemikalier, ansvar for å opprette og vedlikeholde stoffkartoteket i Eco - Online. Det planlegges et sterkere fokus nettopp på Eco-online som hjelpeverktøy innenfor kjemikalieregistrering. Bedriftshelsetjenesten deltar i ulike arbeidsgrupper som nedsettes, både på sentralt og lokalt nivå. BHT bidrar da med faglige innspill og prøver spesielt å vektlegge de helsemessige sidene, og konsekvensene for arbeidstakerne av ulike valg som gjøres. Spesielt har dette vært gjeldende innenfor utarbeidelse av flere retningslinjer som f. eks. Retningslinje for gravide arbeidstakere som ikke kan utføre sitt ordinære arbeid Retningslinje for ansattes håndtering av trussel- og voldssituasjoner i arbeid med brukere som besitter våpen i sitt hjem Rutine for forhåndstesting av personell som har vært / kan ha vært utsatt for MRSA smitte En veiledning for håndtering av vold, trakassering og trusler i bergensskolen Håndtering av mobbing og trakassering i Bergen kommune Hvordan skal gravide i kloakkrenseanlegg ivaretas? Det er inngått rammeavtale med optiker som vurderer behovet for dataarbeidsplassbriller slik forskrift beskriver, og på den bakgrunn er det utarbeidet retningslinjer for kjøp av dataarbeidsplassbrille Listen over er ikke uttømmende. 6
c) bistår med løpende kartlegging av arbeidsmiljøet, foretar undersøkelser av arbeidsplassene og arbeidsprosessene og vurderer risiko for helsefare Bedriftshelsetjenesten gjennomfører kartlegging av organisatorisk og psykososialt arbeidsmiljø med en rekke ulike metoder, alt etter hva bestillingen går ut på. Alle typer oppdrag starter med et formøte som i seg selv er en kartlegging for å avdekke status og behov. Etter gjennomført oppdrag skrives det en rapport som oversendes arbeidsgiver. I den fremgår en vurdering av mulig helsefare basert på en risikovurdering, og avslutningsvis fremmes forslag til forebyggende tiltak. Bergen kommune gjennomfører medarbeiderundersøkelse hvert år. Dette er en systematisk kartlegging av arbeidsmiljøet på alle arbeidsplassene i Bergen kommune. I utgangspunktet skal den enkelte enhet følge opp resultatene selv, men der det er ønskelig med faglig "drahjelp" kan leder henvende seg til BHT for bistand. BHT bistår da gjerne med prosessarbeid i grupper på de enkelte tjenestestedene. Felles for alle henvendelser innenfor dette fagfeltet, er at vi i meget stor grad tilpasser metodikken vi benytter i forhold til bestillingen. Bedriftshelsetjenesten omtaler denne tilpasningen som "skreddersøm". I løpet av de senere år har det vært foretatt kartlegging og risikovurdering av inneklimarelaterte helseplager for de ansatte innenfor samtlige skolebygg. Det har vært gjennomført støymåling av en rekke barnehager som har resultert i en felles rapport som omhandler støysituasjonen i alle de kommunale barnehagene. Det har også blitt gjennomført omfattende kartlegginger og risikovurdering av mellommenneskelige og organisatoriske forhold på flere enheter, etter pålegg fra Arbeidstilsynet. I Bergen kommune har vi en egen bedriftsjordmor som gir bistand til gravide arbeidstakere. Dette gjøres gjennom et bevisst samarbeid med leder, der trekantsamtaler ute på den gravides arbeidsplass er det fremste virkemiddelet. Tilretteleggende tiltak blir gjennomgått, svangerskapspenger blir aktivt brukt der dette vurderes å være riktig, og det utarbeides en egen oppfølgingsplan for den gravide. På denne måten har Bedriftshelsetjenesten ved bedriftsjordmor skaffet seg solid kunnskap om situasjonen, både til de gravide ansatte i Bergen kommune og ikke minst til ledernes mulighet for å drive en tilretteleggende ledelse. Innenfor barnehager har bedriftshelsetjenesten en satsning som er kjent under "Støy og ergonomi- hånd i hånd". Dette er et tretrinnskonsept: Først observasjon / kartlegging av barnehagen ved Bedriftshelsetjenesten, en undervisningsdel på omlag 2,5 t, til slutt opplæring og oppfølging av 2-4 nøkkelpersoner i barnehagen som bedriftshelsetjenesten vil ha et løpende samarbeid med videre. Personell fra Bedriftsheltjenesten observerer personalet i de forskjellige arbeidssituasjonene, og har deretter en dialog rundt hvordan de utfører arbeidet. Det gir en synliggjøring av i hvilken grad ansatte er opptatt av hvordan de utfører arbeidet, og om de benytter hjelpemidler. For å illustrere de ansattes arbeidsmetoder og teknikker i de forskjellige arbeidsoppgavene, tar Bedriftshelsetjenesten bilder i barnehagen som blir vist i undervisningen. Konseptet forplikter nøkkelpersoner og de 7
ansatte til aktivt å innarbeide de tiltakene de setter i gang, både i forhold til støy og ergonomi. Læringsmålet er å øke bevisstheten og fokuset blant de ansatte på ergonomi og støy for å forebygge muskel- og skjelettplager, samt bidra til en helsefremmende og forebyggende arbeidsplass. Bedriftshelsetjenesten gjennomfører IA-relaterte samtaler med fokus på bedre mestring for den enkelte. For at dette skal oppleves som meningsfylt, etableres kontakt med leder i forkant om hva som er mulig å få til av tilretteleggende tiltak innenfor en forsvarlig drift. Oppsummert kan en si at alt Bedriftshelsetjenesten gjør og alt vi bidrar med, er ulike typer kartlegginger, både på gruppe og på individnivå. En annen rød tråd som følge av en slik tilnærming, er at vurdering av risiko for helsefare er en av våre hovedoppgaver. d) fremmer forslag om forebyggende tiltak og sammen med virksomheten arbeider med tiltak som reduserer risikoen for helseskade Det er vanskelig å skille dette punktet fra beskrivelsen under punkt c), med unntak av presiseringen «fremmer forslag om forebyggende tiltak». Derfor bør de to punktene c) og d) sees i sammenheng. Bedriftshelsetjenesten avslutter alle oppdrag med forslag om forebyggende tiltak i en rapport til tjenestestedsleder. Her fremgår også en vurdering av mulig helsefare. Basert på en risikovurdering fremmes også forslag til forebyggende tiltak. Vurdering av risiko for helsefare er med dette en kjerneoppgave for BHT sin virksomhet. For å fremheve at vi samarbeider med virksomheten om forebyggende tiltak, arrangeres et tilbakemeldingsmøte etter gjennomførte oppdrag av noe størrelse. Dette er viktig nettopp for å kunne melde tydelig tilbake at de foreslåtte forebyggende tiltakene vil kunne redusere risikoen for mulig helseskade. Er saken enda større, blir rapporten også behandlet i byrådsavdelings AMU, og på den måten blir enda flere kjent med de helsemessige vurderingene som BHT har gjort. Bedriftshelsetjenesten har i tillegg definerte satsningsområder som vi har foreslått og fått godkjenning for av arbeidsgiver ved HR direktør Bjørg Lædre. Begrepet satsingsområde er valgt fremfor ordet prosjekt. Et prosjekt har en start og et slutt tidspunkt, mens begrepet satsning er noe som vedvarer over tid. Forebyggende og helsefremmende arbeid kjennetegnes ved at det ofte tar tid før en ser resultater, og utholdenhet er derfor en viktig egenskap innenfor dette arbeidsfeltet. Innenfor satsningsområdene står samarbeidet med virksomheten dvs. med leder / ledelse sentralt, enten det gjelder hele eller deler av Bergen kommune. Foruten satsningen «Støy og ergonomi-hånd i hånd» som allerede er beskrevet, har vi for tiden fokus på mestring. Det være seg i form av kurs i mestring av belastning, (KIB-kurs), 8
løsningsfokusert oppfølging av sykmeldte, seminar om stressmestring for å redusere risiko for helseskader og samspillseminar for å bedre samarbeid og trivsel. «Kurs i mestring av belastning», er et kognitivt basert kurs for voksne, utarbeidet for personer som ønsker å bedre evnen til å mestre belastninger, både i arbeidsliv og privatliv. Belastninger kan være arbeidsrelaterte, personlige eller begge deler, og får konsekvenser både følelsesmessig, tankemessig og fysisk. Målet med kurset er å gi deltakerne kunnskap om metoder og teknikker som de kan bruke til selv å mestre belastningene de møter i hverdagen på en bedre måte. På kurset lærer deltagerne en ny måte å forholde seg til belastninger på, og til å håndtere disse. Kurset gjennomføres med maksimalt 12 deltakere. Det finner sted i Bedriftshelsetjenestens lokaler og går over ti ganger. Kursene gjennomføres i arbeidstiden mellom klokken 12.30 og 15.00. I tillegg blir det hjemmelekse i form av å trene på det som har vært tema. Påmelding til kurset skjer gjennom leder. Årsaken til det er at kurset blir gjennomført i arbeidstiden. Det blir også gjennomført en forhåndssamtale med dem som er påmeldt før de kan begynne på kurset. Dette er for å sikre at kurset er rett tilbud for den enkelte. Innenfor «løsningsfokusert oppfølging av sykmeldte», gir BHT bistand til å kartlegge det som fremmer og hemmer tilstedeværelsen og arbeidsgleden hos en medarbeider som har høyt sykefravær. Bedriftshelsetjenesten kan bistå i denne kartleggingen og være en nøytral samarbeidspartner i dialogen mellom leder og arbeidstaker samt andre mulig bidragsytere. Dette er et tilbud tilknyttet individuell oppfølging. Målet er å bidra til å inkludere arbeidstakere med redusert arbeidsevne og forebygge ekskludering fra arbeidslivet samt at arbeidstaker skal få et eierforhold til egen rehabiliteringsprosess. Forutsetning er at både leder og arbeidstaker er motivert for å gjennomføre en slik prosess. Seminar om stress og mestring av belastning: Det settes fokus på hvordan vi forholder oss til belastning, valg av mestringsstil og strategier for stressmestring både individuelt og på arbeidsplassen. I gruppearbeid jobbes det med å definere belastninger i arbeidsmiljøet og å finne tiltak for å forebygge og redusere disse. Resultatene de ansatte kommer fram til på seminaret skal jobbes videre med, forankres og holdes levende i enheten etter seminaret. På noen arbeidsplasser er det behov for å utvikle samspillet fordi det er faktorer som hindrer det mellommenneskelige samarbeidet, og da kan samspillseminaret virke klargjørende og være med å starte opp en prosess der samspillet kan forbedres. Ved å komme inn på et tidlig tidspunkt kan helseplager og redusert trivsel blant de ansatte forebygges. Spørsmål som kan stilles er: Hva kan jeg bidra med for å gjøre samspillet bra? Hva betyr begrepet "medvirkningsplikten" for meg? Forskjellighet til glede og besvær. Hvordan gjøre hverandre gode? Avklaring av forventninger til hverandre, både de uttalte og de uuttalte. Utvikling av samspillsregler. Resultatene de ansatte kommer fram til på seminaret skal jobbes videre med, forankres og holdes levende i enheten etter seminaret. 9
Samspillseminaret egner seg ikke like godt på arbeidsplasser som er preget av alvorlige konflikter og store mellommenneskelige problemer. Der må det gjennomføres andre tiltak som er målrettet mot det problemet som finnes. Andre oppgaver som BHT utfører, er veiledning til ansatte i mestring etter vold og trussel hendelser, og bistand til kartlegging i tilknytning til mobbing / trakasseringspåstander, samt bistand med ulike metoder ved konflikthåndtering. Et annet forebyggende tiltak er vaksinering av en gruppe ansatte mot eksempelvis Hepatitt B. Dette skjer på forespørsel fra leder, etter en lokalt gjennomført risikovurdering. Også bedriftsjordmors bistand er bygget på prinsippet om tydelig lederforankring. Bedriftsjordmor gjennomfører trekantsamtaler med den gravide, dennes leder og bedriftsjordmor. På den måten blir det lettere å iverksette forebyggende tiltak som reduserer risikoen for helseskade raskt, kanskje allerede i løpet av samtalen / møtet. Individuelle samtaler avsluttes med forslag om forebyggende tiltak, i den hensikt å redusere risikoen for helseskade. Dette er ikke mulig å få til uten en tydelig lederforankring. e) bistår i arbeidet med å overvåke og kontrollere arbeidstakernes helse i forhold til arbeidssituasjonen og foretar nødvendig oppfølging Bedriftshelsetjenesten tilbyr målrettet helseundersøkelse etter lov og Arbeidstilsynets forskrifter. Det er et oppfølgingsansvar som BHT tar på vegne av arbeidsgiver. Til hjelp i dette arbeidet har Bedriftshelsetjenesten utarbeidet et eget oppfølgingssystem i form av «Oversikt over pålagte oppgaver og et helsemessig oppfølgingssystem for yrkesgrupper i Bergen kommune». Våre største arbeidstakergrupper som får målrettet helseundersøkelse med regelmessig mellomrom, er røykdykkerne i Bergen Brannvesen, de ansatte innenfor vann og avløp, driftspersonell (ulike håndverkere), parkansatte, asbestoppfølging, ansatte som jobber på Byarkivet i et miljø med inertluft, støyutsatte grupper, nattevaktene med flere. Til sammen omfatter helseundersøkelser av ansatte i disse yrkesgruppene vel 1500 ansatte. En svært omfattende arbeidsoppgave som BHT gjennomfører på vegne av arbeidsgiver, er å helsemessig sertifisere røykdykkerne i Bergen Brannvesen til aktiv røykdykkertjeneste. Det er krav i egen forskrift både til frekvensen på helseundersøkelsen som de ansatte skal gjennomgå, og til innholdet i denne. Røykdykkere skal helse-sertifiseres ved ansettelse, når de er 35 år og fra og med 40 års alder skal alle ansatte i aktiv røykdykkertjeneste gjennomgå helseundersøkelse hvert annet år, og fra 50 års alder gjennomføres årlig helseundersøkelse. Utrykningsstyrken i Bergen Brannvesen har en så høy gjennomsnittsalder at dette innebærer et stort antall ansatte som gjennomgår sertifisering hvert år. Innholdet i undersøkelsen er mer omfattende enn for andre yrkesgrupper, og i denne inngår EKG, lungefunksjonsundersøkelse, hørselskontroll, urin og blodprøve og en grundig legeundersøkelse. I etterkant av undersøkelsen har bedriftslegen ofte et omfattende arbeid med henvisninger til spesialist for å avklare helsemessige forhold, og samarbeid med 10
fastlegen til den ansatte. En helsemessig sertifisering omfatter tett kontakt og samarbeid med arbeidsgiver i brannvesenet fordi ansatte som ikke klareres må tas ut av tjenesten enten midlertidig eller på permanent basis, fordi man ikke fyller helsekravene til røykdykker tjeneste. For øvrig skal sies at også brannmestre og ansatte i brannforebyggende avdeling gjennomgår regelmessig helseundersøkelse i BHT, blant annet med bakgrunn i krav i forskrift om asbestoppfølging. Den målrettede helseundersøkelsen av andre yrkes grupper der det er krav i forskrift om slik undersøkelse, inkluderer lungefunksjons- og hørselsundersøkelse. I tillegg gjennomføres vaksinasjon av risikoutsatte arbeidstakergrupper, det være seg tetanus, polio, hepatitt A og hepatitt B vaksine, alt etter gjennomført risikovurdering av eksponeringsforhold. Vi gjennomfører også helsesamtaler med utgangspunkt arbeidsrelaterte problemstillinger. I tillegg gjennomføres arbeidsmedisinske konsultasjoner og utredninger. Det blir foretatt nødvendig oppfølging ved at det blir henvist til spesialist eller yrkesmedisinsk avdeling, ved arbeidsmedisinske problemstillinger. Vi gir bistand i AKAN saker, herunder ved inngåelse av både frivillige og ordinære AKAN avtaler og henviser til behandlingsinstitusjoner. Ved målrettede helsekontroller er det alltid fokus på kjemiske, biologiske og fysiske arbeidsmiljøfaktorer, herunder kartlegging av risiko og veiledning i helseforebyggende tiltak, samt en nærmest kontinuerlig påminnelse om bruk av personlig verneutstyr. De helsemessige konsekvensene av mulig eksponering av kjemiske, biologiske og fysiske agens blir vurdert av bedriftslegen ved hver konsultasjon. Vi har også oversikt over ansatte som blir eksponert for asbest og følger dem særskilt opp i henhold til forskrift. Bergen kommune er stor. Vi har derfor utviklet et eget oppfølgingssystem av nattevaktene. Vi underviser i de helsemessige konsekvensene av å arbeide på natt, både ovenfor de ansatte selv og deres ledere. Videre tilbys en individuell oppfølging av alle nattevaktene gjennom spørreskjema, blodprøve for å kartlegge risikoprofilen deres, og tilbud om individuell samtale/ konsultasjon. Bedriftshelsetjenesten har over mange år satt fokus på støyutsatte arbeidstakergrupper i Bergen kommune. Det er gjennomført et stort støyprosjekt i alle de kommunale barnehagene. Prosjektet har bestått av undervisning i helsemessige konsekvenser av støy og forebyggende tiltak for å redusere støy. Det er også gjennomført støymålinger i nærmere halvparten av barnehagene. Med dette som bakgrunn har vi kunnet si noe på generelt grunnlag om støybelastningen de ansatte blir utsatt for. Dette prosjektet var et tverrfaglig samarbeidsprosjekt og det er nå fulgt opp med en satsning der ergonomiske utfordringer og støy på ny er gitt oppmerksomhet i barnehagene. Dette for å understreke at det også må organisatorisk oppmerksomhet og endringer til for at de ansatte skal få en bedre hverdag hva gjelder støyforholdene. 11
f) bistår ved individuell tilrettelegging, herunder deltakelse i dialogmøter og utarbeidelse av oppfølgingsplan i henhold til arbeidsmiljøloven 4-6 Igjen er det krevende å kommentere dette punktet særskilt, idet det allerede er blitt omtalt en rekke ganger. Bedriftshelsetjenesten forsøker hele tiden å møte arbeidsgivers behov, slik at da deltakelse fra BHT i dialogmøte var lovpålagt, etablerte vi dialogmøtepoliklinikk 3 hele dager hver uke. Etter at lovkravet falt fra har vi redusert dette tilbudet, og frigitt ressurser til andre oppgaver som «KIB-kurs» og «Løsningsfokusert oppfølging av sykmeldte». Vi tilbyr individuelle samtaler, rådgivning / veiledning til ansatte som utsettes for uheldige hendelser og belastninger, men også ovenfor ledere som skal ivareta sine ansatte på best mulig måte. I det hele tatt er rådgivning og veiledning av ledere en viktig og sentral arbeidsoppgave for BHT. g) bistår med informasjon og opplæring om relevant helse-, miljø- og sikkerhetsrisiko og aktuelle tiltak Et godt og systematisk HMS arbeid er selve grunnlaget for et utviklende og trygt arbeidsmiljø for de ansatte. Et systematisk HMS-arbeid styrker også kvaliteten på tjenestene vi skal levere og bidrar til et godt omdømme for Bergen kommune. Det er leders ansvar, i samarbeid med tillitsvalgte, verneombud og øvrige ansatte, å sikre at HMS-arbeidet inngår som en naturlig del i virksomhetens arbeid. Arbeidsmiljøloven regulerer forholdet mellom arbeidstaker og arbeidsgiver. Loven slår fast at HMS er et lederansvar og at den enkelte ansatte har en medvirkningsplikt. HMS er dermed alles ansvar. Å skape et godt arbeidsmiljø krever deltakelse, ansvar og engasjement både fra ledere og den enkelte ansatte. Dette er kjernen i all undervisning BHT gjennomfører. Ansvaret for grunnopplæringen i arbeidsmiljø er overført til HR-seksjonen ved HMS-rådgiver. Bedriftshelsetjenesten er imidlertid en viktig bidragsyter innenfor de helserelaterte emnene og underviser i disse emnene på alle grunnkurs. For at vi skal kunne nå flest mulig ansatte, tilbyr vi undervisning og seminar innenfor alle temaer på det forebyggende og helsefremmende området, der vi kontinuerlig utvikler nye tilnærmingsmåter. I tillegg har vi standardisert undervisning innenfor temaene nattarbeid, støy og hygiene, ergonomi og fokus på forflytning på sykehjem, dagsenter, bofellesskap eller i barnehager, smitteforebyggende arbeid, konfliktforebygging, eget arbeidsmiljøkurs for tolkene som yrkesgruppe, oppfølging av sykmeldte, AKAN og rusforebygging med mer. Forekomst av trussel og volds episoder som ansatte utsettes for, synes også å øke. Bedriftshelsetjenesten har lenge arbeidet med risikovurderingsmetoder innenfor dette arbeidsområdet. Det å kunne nyttiggjøre seg statistikkverktøyet NSD-stat som analyseverktøy har vært avgjørende for flere av de arbeidsstedene vi samarbeidet med. 12
I Bergen kommune er det for tiden stort fokus på risikovurdering, og også her bistår vi med vår kompetanse på enheter som ønsker vår hjelp. BHT tilstreber også å være tilstede ved tilsynsbesøk fra Arbeidstilsynet. For å bli varslet tidlig om tilsynsbesøk har vi fått til en ordning der Arbeidstilsynet setter oss i kopifeltet når de varsler tilsyn til enhetene. På denne måten kan vi sette av tid til å delta på selve tilsynsmøtet. h) bistår ved henvendelser fra arbeidstaker, verneombud og arbeidsmiljøutvalg En representant fra Bedriftshelsetjenesten deltar i de ulike arbeidsmiljøutvalgene, slik arbeidsmiljølovens 7-1 beskriver. I tillegg deltar leder for BHT i Hovedarbeidsmiljøutvalget. Dette fungerer som et overordnet, koordinerende arbeidsmiljøutvalg og behandler arbeidsmiljøsaker som omhandler hele Bergen kommune. Arbeidsmiljøsaker som angår den enkelte virksomhet/avdeling behandles i de respektive arbeidsmiljøutvalgene. Ved direkte henvendelse fra arbeidstakere gjennomfører vi en kartleggingssamtale og resultatet av denne er avgjørende for veien videre. Dersom arbeidstaker ikke ønsker at leder skal vite om henvendelsen, gjelder taushetsplikten og det vi har snakket med arbeidstaker om, forblir hos oss. Dette kan selvsagt begrense forslag til tiltak idet arbeidsgiver ikke blir involvert, men det er arbeidstaker som avgjør hvordan problemstillingen skal håndteres videre. For henvendelser fra verneombud gjelder mye det samme. Vi opplever innimellom at arbeidsgiver delegerer til verneombudet å ta kontakt med BHT. Derfor blir leders involvering og linjevei alltid forsøkt kartlagt. Verneombudets rolle som verneombud for alle blir også fremhevet. Henvendelser fra arbeidsmiljøutvalg resulterer ofte i at saken blir en prioritert oppgave fra BHT sin side. Dette fordi saken allerede er belyst i arbeidsmiljøutvalget og gjennom henvendelsen settes det fokus på behovet for ytterligere bistand. Tilbakemeldinger fra Bedriftshelsetjenesten Forskrift om organisering, ledelse og medvirkning 13-3 Planer, årsrapporter og meldinger, gir klare føringer for at arbeidsgiver, i samarbeid med bedriftshelsetjenesten skal utarbeide følgende dokumentasjon som skal inngå i virksomhetens systematiske HMS-arbeid: a) planer og årsrapporter for bedriftshelsetjenestens bistand i virksomheten b) periodevise meldinger og resultater av kartlegginger, risikovurderinger, målinger o.l. som beskriver helsefarlige arbeidsforhold, forslag til forebyggende tiltak og resultater c) rutiner for utarbeidelse av oppfølgingsplaner og tilretteleggingstiltak 13
Det utarbeides periodevise handlingsplaner som beskriver samarbeidet mellom Bedriftshelsetjenesten og den enkelte byrådsavdeling, eventuelt etat. Handlingsplanene skal, etter gjennomførte risikovurderinger, beskrive de områder, oppgaver og tiltak partene ønsker å benytte bedriftshelsetjenestens kompetanse på innenfor den valgte perioden. Dette gjøres for at bruken av BHT skal være mest mulig målrettet. Bistand mot den enkelte etat/resultatenhet / avdeling skjer videre gjennom kontakt med BHT direkte. Det er leder, gjennom sitt HMS-ansvar som bestiller de ønskede tjenester. Dette skjer primært gjennom bruk av henvendelsesskjema til BHT. Det utarbeides årsrapport til byrådsavdelingene etter forespørsel. Årsrapport til Hovedarbeidsmiljøutvalget (HAMU) for Bedriftshelsetjenestens bistand på konsernnivå, skal utarbeides etter en til hver tid gjeldende instruks. Bedriftshelsetjenesten utarbeider alltid rapporter i de saker hvor bedriftshelsetjenesten er bedt om å utrede arbeidsmiljøspørsmål. Rapportene sendes bestiller ved ansvarlig leder etter avsluttet oppdrag. Her fremgår også en vurdering av mulig helsefare. Basert på en risikovurdering fremmes også forslag til forebyggende tiltak. For å fremheve at vi samarbeider med virksomheten om forebyggende tiltak, arrangeres et tilbakemeldingsmøte etter gjennomførte oppdrag av noe størrelse. Dette er viktig nettopp for å kunne melde tydelig tilbake at de foreslåtte forebyggende tiltakene vil kunne redusere risikoen for mulig helseskade. Tilbakemeldinger i enkeltsaker kan også gis muntlig fra bedriftshelsetjenesten. Her blir dokumentasjonsplikten ivaretatt gjennom journalnotat i arbeidstakers journal. Ut over det bidrar Bedriftshelsetjenesten som pådrivere ved at oppfølgingsplaner og tilretteleggingstiltak blir etterspurt. I tillegg utarbeider bedriftsjordmor alltid en individuell oppfølgingsplan, uavhengig av om den gravide er sykmeldt eller ikke. Helseovervåkning og meldeplikt Det stilles i forskrift om organisering, ledelse og medvirkning, 14-1 krav til helseovervåking av arbeidstakergrupper som utsettes for spesielle risikoforhold. I tillegg stilles det krav til at helseundersøkelsen skal gjennomføres av kompetent lege. For Bergen kommune sin del gjelder dette arbeidstakere som utsettes for: Farlige kjemikalier, støv med asbestfiber, biologiske faktorer, støy eller mekaniske vibrasjoner, ioniserende stråling og arbeid under vann eller økt omgivende trykk. Det er dette som tidligere er blitt omtalt som målrettede helseundersøkelser. Dette gjøres i henhold til BHT`s eget oppfølgingssystem «Oversikt over pålagte oppgaver og et helsemessig oppfølgingssystem for yrkesgrupper i Bergen kommune.» 14
14-2 omhandler registrering og varsling av arbeidsulykke og yrkessykdom. Arbeidsmiljølovens 5-3 gir leger plikt til å melde fra til Arbeidstilsynet om sykdom som legen antar skyldes arbeidstakerens arbeidssituasjon. Dersom arbeidstaker samtykker, skal arbeidsgiver underrettes om sykdommen. Arbeidsgiver skal på sin side registrere meldingene hvis sykdommen antas å skyldes arbeidet. 14-3 omhandler legens meldeplikt i bygge- og anleggsvirksomhet. 14-4. Undersøkelse av arbeidstakeres syn ved arbeid ved dataskjerm. Bergen kommune har inngått rammeavtale med egen optiker som ivaretar det at arbeidstaker skal få tilbud om synsundersøkelse og deretter egnet dataarbeidsplassbrille hvis det viser seg nødvendig. 14.5 Arbeidsgivers oppfølging av helseundersøkelsene. «Dersom det ved helseundersøkelse påvises sykdom eller annen helseeffekt, som legen mener kan skyldes påvirkning i arbeidet, skal arbeidsgiver iverksette nødvendige tiltak, og om nødvendig omplassere arbeidstaker til annet arbeid.» Hensikten med helseundersøkelsen er primært å forebygge skade og å forhindre at oppstått skade forverres. Dersom helseundersøkelsene påviser sykdom eller skade på arbeidstakere som undersøkende lege mener kan ha sammenheng med arbeidet, eller forholdene på arbeidsplassen, må arbeidsgiveren iverksette de tiltakene som anses nødvendig for å fjerne eller redusere risikoen. Ved vurdering av hvilke tiltak som må iverksettes, er blant annet rapporter etter helse- og miljøundersøkelser fra bedriftshelsetjenesten viktige å bruke. 14-6. Krav til leges kompetanse «Lege som gjennomfører helseundersøkelse skal ha nødvendig kompetanse på det området undersøkelsen gjelder.» I Bedriftshelsetjenesten er det foruten leder av BHT, som også er lege, ansatt en bedriftslege som er spesialist i indremedisin og lungesykdommer. 14-7. Arbeidsgivers dekning av utgifter til helseundersøkelse «Arbeidsgiver skal dekke utgifter som ikke dekkes av folketrygden i forbindelse med helseundersøkelser som arbeidsgiver skal påse arbeidstakerne gjennomgår etter dette kapittel.» Oppsummering Det kom nye regler om arbeidsgivers plikt til å knytte til seg godkjent Bedriftshelsetjeneste i 2010. Samtidig utvidet myndighetene «bransjeforskriften», slik at innenfor kommunal sektor ble nesten alle ansatte omfattet av bransjer med plikt til bruk av godkjent BHT. Dette ble 15
gjort for å styrke det systematiske HMS-arbeidet, samtidig som kvaliteten på tjenestene levert av Bedriftshelsetjenestene ble sikret gjennom nye krav om godkjenning. Bedriftshelsetjenesten i Bergen kommune ble første gang godkjent i august 2010. Etter en ny og omfattende søknad ble Bedriftshelsetjenesten igjen godkjent i august 2015, også denne gang for en 5 års periode. Det er arbeidsgivers ansvar å sørge for oppfølging og kontroll av arbeidsmiljøet i egen virksomhet. Her har den godkjente Bedriftshelsetjenesten en viktig rolle som rådgiver, og er et virkemiddel i det systematiske forebyggende helse- og miljøarbeidet. I medhold av forskrift om organisering, ledelse og medvirkning, 13-2 arbeidsgivers bruk av bedriftshelsetjenesten skal «arbeidsgiver sørge for at bedriftshelsetjenesten» utfører en rekke oppgaver. Dette har Bedriftshelsetjenesten i Bergen kommune fulgt opp ved å utarbeide handlingsplaner for samarbeid mellom BHT og den enkelte byrådsavdeling der Bedriftshelsetjenesten tilbyr tjenester i tråd med gjeldende forskrift. Saksfremstillingen gir en mer detaljert beskrivelse av aktiviteter og bistand gitt fra Bedriftshelsetjenesten, knyttet til hvert av punktene i forskrift om organisering, ledelse og medvirkning 13-2 Arbeidsgivers bruk av bedriftshelsetjenesten. Dersom det vurderes nødvendig med annen bistand fra BHT inn mot den enkelte etat/ resultatenhet/ avdeling, skjer dette gjennom kontakt med BHT direkte. Det er leder, gjennom sitt HMS-ansvar som bestiller de ønskede tjenester. Dette skjer primært gjennom bruk av henvendelsesskjema til BHT. Dersom det er noe som haster, er vi også tilgjengelig på telefon og mail. Bedriftshelsetjenesten gir alltid tilbakemeldinger etter endt oppdrag. Bedriftshelsetjenesten utarbeider rapporter i de saker hvor bedriftshelsetjenesten er bedt om å utrede arbeidsmiljøspørsmål. Rapportene sendes bestiller ved ansvarlig leder etter avsluttet oppdrag. Her fremgår også en vurdering av mulig helsefare. Basert på en risikovurdering fremmes også forslag til forebyggende tiltak. De andre måtene å gi tilbakemelding på, er skissert i saken. Det stilles i 14 krav til helseovervåking og saken beskriver hvordan dette følges opp i Bergen kommune. Likeledes er det plikt for leger å melde fra til Arbeidstilsynet om sykdom som legen antar skyldes arbeidstakers arbeidssituasjon. Når arbeidsgiver, etter en helseundersøkelse blir varslet om påvist sykdom eller skade hos en ansatt, skal arbeidsgiver iverksette nødvendige tiltak, og om nødvendig omplassere arbeidstaker til annet arbeid. Ved denne paragrafen har Bedriftshelsetjenesten en mulighet til å melde fra om helsesvikt på en tydelig og for arbeidsgiver, påregnelig måte. ****** Ikke skriv eller endre det som står ******* ****** på de 4 linjene. ******* ****** Elektronisk godkjenning ******* ****** flettes inn her ******* 16