Kjøp av vikartjenester Saksnr. 14/00248

Konkurransegrunnlagets Del 2 Vedlegg D - Behovs - og kravspesifikasjon Kjøp av vikartjenester Saksnr. 14/00248 Endringslogg:

Innhold 1. Forventet leveringsomfang og avgrensing... 3 2. Nærmere om behovet og minimumskrav til leveransen... 3 2.1 Generelt... 3 2.1.1 Minimumskrav til leveransen - generelt... 4 2.1.2 Behov og minimumskrav helse- og omsorgsfaglig personell:... 5 2.1.3 Behov og minimumskrav renholdere:... 6 2.2 Avrop/bestilling... 6 3. Pris og honorar... 7 4. Elektronisk handel... 7 5. Evaluering av leveransen... 8 6. Kontraktsbestemmelser... 8 6.1 Generelt... 8 6.2 Spesielle kontraktsvilkår... 8 7. Tilbyders bekreftelse og signatur... 9

1. Forventet leveringsomfang og avgrensing Det skal inngås rammeavtale på vikartjenester for kommunene Gran, Jevnaker og Lunner. Avtalen skal også kunne benyttes av andre kommunale virksomheter, herunder alle offentligrettslige organer og sammenslutninger dannet av en eller flere av disse kommunene. Formålet med rammeavtale på vikartjenester er å dekke kommunenes faktiske og reelle behov for innkjøp av denne typen tjenester på en hensiktsmessig og effektiv måte. Leverandør med rammeavtale skal være kommunenes primære samarbeidspartner og tjenesteyter innenfor rammeavtalens omfang uavhengig av oppdragets størrelse og verdi. Kommunene ønsker tilbud på vikartjenester innenfor ulike stillingskategorier/fagområder, jf. punkt 2 nedenfor. Primært er det behov for vikartjenester innen helse og omsorgsfag. Kommunene utfører per i dag renhold i egenregi og har tilkallingsvikarer som i hovedsak dekker dagens vikarbehov innen renhold. Behovet for å leie inn renholdsvikarer anses derfor å være av mindre omfang men dette kan endre seg i løpet av avtaleperioden. Kommunene skal også ha mulighet til å kunne anskaffe vikartjenester innen andre stillingskategorier/ fagområder hos leverandør som tildeles rammeavtale i denne konkurransen. Men kommunene står fritt til å gjennomføre egne anskaffelser av vikarer innen andre stillingskategorier/ fagområder dersom kommunene vurderer det som mest hensiktsmessig utifra behov, omfang, økonomi, tilgjengelighet på vikarer eller andre relevante forhold knyttet til anskaffelsen. Rammeavtalene skal ha varighet på 2 år med mulighet for forlengelse med 1 år av gangen inntil total varighet på maksimalt 4 år. Kommunenes behov for vikartjenester er estimert i denne oppdragsbeskrivelsen på bakgrunn av historiske og erfaringsmessige behov. Årlig volum vil kunne variere på bakgrunn av endringer i behov, bevilgninger, organisering og andre rammevilkår. Vi gjør oppmerksom på at Kommunene ikke forplikter seg til et bestemt volum eller beløp, men til å dekke sitt faktiske behov. Historiske regnskapsdata viser at samlet verdi totalt for kommunene har variert fra ca. 1,5 til ca. 3,5 mill. kr eks.mva per år. Dersom kommunene i avtaleperioden har egen kapasitet eller kompetanse som kan ivareta oppgaver omfattet av rammeavtale avgjør kommunene om oppgavene skal løses gjennom egenregi eller som avrop på rammeavtale. Vikartjenester som er igangsatt for kommunene før kontraktsinngåelse, vil bli fullført med tidligere engasjert leverandør på oppdraget uavhengig av denne konkurransen og påfølgende inngåelse av kontrakt. Kommunene forbeholder seg retten til å benytte tilsvarende ordning ved utløp av kommende kontrakt. Informasjon om bl.a. kommunenes organisering og virksomheter er tilgjengelig på kommunenes hjemmesider. 2. Nærmere om behovet og minimumskrav til leveransen 2.1 Generelt Kommunene har i stor grad behov for kontinuitet ved levering av ytelser etter denne rammeavtalen og det er generelt tilbudte medarbeidere på rammeavtalen som skal benyttes ved avrop. Det er derfor viktig at de medarbeiderne som tilbys har nødvendig kompetanse og erfaring for utførelse av oppdrag

på rammeavtalen, og med stor sannsynlighet er tilgjengelig for oppdrag gjennom hele rammeavtalens varighet. Under følger en oversikt over minimumskrav til leveransen generelt, og behov og minimumskrav innen de mest aktuelle stillingskategorier/fagområder det kan være behov for vikarer til i kontraktsperioden. Begrepet vikartjeneste og vikarer har i denne sammenheng ingen tilknytning til stillingshjemler. Vikartjeneste kan derfor benyttes både som vikariater i eksisterende stillingshjemler ved fravær og for å løse oppgaver utenfor stillingshjemler som oppdragsgiver av ulike grunner i perioder ikke har kapasitet til å ta selv. Veiledning til besvarelse av krav: Nedenfor følger krav til leveransen. Tilbyder skal besvare kravene i de grå feltene under de enkelte kravene samt signere nederst i dette dokumentet på at kravene er lest, forstått og oppfylt. Oppdragsgiver gjør oppmerksom på at slik signering binder leverandøren på samtlige krav. Forbehold til krav kan føre til avvisning av tilbudet. Evt forbehold skal samles i eget vedlegg i tråd med Del 1 Regler for anskaffelsen punkt 3.6. Oppdragsgiver ønsker en kort beskrivelse eller kommentar på punktene der det er nødvendig, også der leverandøren kan vise til bedre tilbud/løsning enn minimum. Beskrivelsen kan enten skrives inn i skjemaet eller leveres som eget vedlegg. I sistnevnte tilfelle må vedlegget henvise til de aktuelle postene i skjemaet, og beskrivelsen følge skjemaets rekkefølge. 2.1.1 Minimumskrav til leveransen - generelt Det stilles følgende generelle minimumskrav til leveransen: Personell som tilbys må kunne ivareta samtlige arbeidsoppgaver og arbeidsområder som normalt tilligger stillingen som skal dekkes, samt oppfylle gjeldende myndighetskrav relatert til denne. Vikarer skal generelt ha arbeidserfaring på det aktuelle området. I de fleste tilfeller er det en fordel om samme person gjennomfører hele oppdraget. Andelen av oppdrag som løses av samme vikar forventes å være minimum 90 % - uavhengig av oppdragets lengde og forutsatt at behov er meldt senest 3 dager på forhånd. Dette gjelder både nye bestillinger og forespørsel om forlengelse av eksisterende oppdrag. Alle vikarer skal beherske norsk, svensk eller dansk muntlig og skriftlig. Vikaren må ha tilfredsstillende muntlig og skriftlig kunnskaper i forhold til arbeidet som skal utføres. Vikarer med annet morsmål enn norsk, svensk eller dansk må ha bestått norsk prøve 3 nivå B1. Kravet gjelder for alle stillinger. Det forutsettes at vikarene har grunnopplæring i forhold til å være vikar (rutiner ved oppmøte, rutiner for å gi tilbakemelding, rutiner for timelister etc.) Opplæringsplan redegjøres for nedenfor, evt legges ved tilbudet. 1-2 opplæringsvakter/dager skal være inkludert i tilbudte priser/påslag. Dette vurderes av oppdragsgiver utifra vikarens behov for opplæring for å kunne utføre tjenesten. Leverandøren skal generelt ha gode dokumentasjons- og kommunikasjonsrutiner. Leverandøren skal ha god rutine og løsning for attestering av timelister. Tilbyder bes om å beskrive dette i tilbudet.

Leverandøren skal ha gode rutiner for å håndtere en eventuell situasjon der oppdragsgiver mener en vikar ikke fungerer i arbeidssituasjonen. Oppdragsgiver ber om at det nedenfor redegjøres for aktuelle prosedyrer i en slik situasjon, der det tas hensyn til både praktiske og økonomiske perspektiv. Leverandør skal overvåke og gi råd til oppdragsgiver - for eksempel når oppdragets art, varighet og lignende kan komme i strid med lover og regler. Det kan oppstå behov for hasteleveranser, tilbyder bes å beskrive hvilken løsning som kan tilbys og angi maksimal leveringstid for hasteleveranser. Tilbyders besvarelse: Redegjør for opplæringsplan (evt vis til hvor i tilbudet denne er vedlagt): Redegjør for aktuelle prosedyrer for å håndtere situasjoner hvor vikar ikke fungerer i arbeidssituasjonen (evt vis til hvor i tilbudet denne er vedlagt): Beskriv løsning og leveringstid ved hasteleveranser (jf. også utfylling av responstider i tilbudsskjemaet): Beskriv løsning for attestering av timelister: 2.1.2 Behov og minimumskrav helse- og omsorgsfaglig personell: Vikarbehovet innen helse og omsorg fordeler seg i hovedsak på tjenester innen institusjon og hjemmebaserte tjenester og behovene innen disse to tjenesteområdene vil kunne avvike noe ift hverandre. Behovene kan ofte dekkes av personell med kortere erfaring og nyutdannede. Innen institusjon er vikarbehovet størst om sommeren (særlig uke 26-33) samt i helger. Hjemmebaserte tjenester har mest akutte behov for vikarer og oppdragene er ofte av kortere varighet. Vikarbehovet er størst om sommeren (særlig uke 26-33) samt i helger. Vikarer til følgende stillinger innen helse og omsorg skal minimum kunne tilbys over rammeavtalen: Stillingskategorier Autorisert sykepleier Autorisert sykepleier med videreutdanning, for eks. innen psykisk helsearbeid, onkologi, intensivsykepleier, eldreomsorg Autorisert vernepleier Autorisert vernepleier med videreutdanning, for eks. innen psykisk helsearbeid Autorisert hjelpepleier/helsefagarbeider/fagarbeider og omsorgsarbeider med godkjent kurs i legemiddelhåndtering (minimum Spesielle krav Norsk autorisasjon Norsk autorisasjon Norsk autorisasjon Norsk autorisasjon Norsk autorisasjon

12 timers varighet inkl. bestått eksamen) Generelle krav for alle stillingskategoriene: o Vikarer som utfører hjemmebasert omsorg skal inneha førerkort kl B. o Alt personell som skal utføre tjenestene som etterspørres skal være uten advarsler og / eller reaksjoner fra Helsetilsynet. I tilbudet skal det redegjøres for hvordan dette sikres. o Det skal gis tilbud med og uten boligtilbud fra kommunen o Må kunne avslutte et oppdrag på dagen dersom vikar ikke tilfredsstiller behovet. Tilbyders besvarelse: Redegjør for hvordan tilbyder sikrer at personell som tilbys ikke har mottatt advarsler og/eller reaksjoner fra Helsetilsynet (evt vis til hvor i tilbudet denne er vedlagt): 2.1.3 Behov og minimumskrav renholdere: Kommunene utfører per i dag renhold i egenregi og har tilkallingsvikarer som i hovedsak dekker dagens vikarbehov. Behovet for å leie inn renholdsvikarer anses derfor å være av mindre omfang men dette kan endre seg i løpet av avtaleperioden. Stillingskategori Renholdere Arbeidsoppgaver og arbeidsområder Renhold av kommunale bygg. Arbeidsoppgaver vil kunne være daglig rengjøring og periodisk rengjøring. Spesielle krav Fagbrev som renholdsoperatør, eller at det kan dokumenteres tilsvarende kompetansenivå gjennom god erfaring som renholder. Øvrige krav renholdere: o Vikarer som skal utføre renhold på kommunale bygg må inneha førerkort kl B. o For renholdere vil kravet om bestått norsk prøve 3 nivå B1 kunne fravikes hvis det kan kommuniseres tilfredsstillende på norsk. o Kvalitetsnivå på tjenesten fastsettes og bedømmes etter renholdskontrollsystemet for renhold NS Insta 800. 2.2 Avrop/bestilling Bestillinger foretas av kommunenes enheter/virksomheter som avrop på rammeavtalen. Bestillinger skal ha bestilleropplysninger (bestillers navn/referanse, avdeling, ansvarsnr og art) som påføres faktura slik at denne enkelt kan distribueres videre til bestiller for behandling. Leverandør må ha løsning for mottak av bestilling mellom kl 0700 1700, mandag fredag. Bestilling kan skje skriftlig per brev, e-post, faks, SMS, eller telefon. Alle bestillinger av oppdrag skal være bekreftet skriftlig og i tråd med rammeavtalens vilkår.

For avrop/oppdrag over 100 000kr eks mva bør følgende forhold minimum avtales ved bestilling: arbeidets omfang leverandørens ytelser fremdrift bemanning kontaktpersoner timeramme fakturareferanse evt andre relevante forhold, krav e.l som avtales ifm oppdraget Leverandøren skal generelt stille etterspurt kompetanse/vikar til kommunenes disposisjon senest 3 virkedager fra kommunenes bestilling. For sommerturnus i helse og omsorg planlegges og bestilles dette 1 kvartal og leverandøren skal på forespørsel levere bemanningstilbud senest 1 april. Dersom kvalifisert personell for oppdraget ikke er stilt til disposisjon innen denne fristen står kommunen fritt til å engasjere annen leverandør. Leverandøren skal gi rask tilbakemelding i akuttsaker, og som et minimum ta kontakt i løpet av en virkedag etter å ha mottatt henvendelse fra kommunene. Dersom leverandøren 3 ganger per avtaleår ikke kan påta seg oppdrag kan kunden heve avtalen med leverandøren. Se også de generelle avtalevilkårene punkt 4. 3. Pris og honorar Det skal tilbys priser inkludert leverandørens påslag per time som skal utgjøre kommunenes samlede kostnad for tjenesten. Timepris oppgis i NOK eksklusiv merverdiavgift og skal inkludere samtlige kostnader forbundet med leveransen, slik som vikarens lønn, alle sosiale kostnader, administrasjon og fakturakostnader, skatter og avgifter og lignende. Reisetid og reiseutgifter kan kun belastes i spesielle tilfeller og kun etter avtale med bestiller. Leverandørens påslag skal oppgis i prissskjemaet. Alle kostnader i forbindelse med utførelsen av tjenestene skal som nevnt ovenfor være tatt med i tilbudte påslag/timepriser. Leverandørens generelle påslag for andre/øvrige stillingskategorier skal kalkuleres på tilsvarende måte som påslag tilbudt på de spesifikke stillingskategoriene oppgitt i tilbudsskjemaet, jf. stillingskategoriene under delomfangene A og B. Se også prisbestemmelser i de generelle avtalevilkårene. 4. Elektronisk handel Oppdragsgiver benytter og vurderer elektronisk handel som virkemiddel for økt samhandling mellom innkjøpere og leverandører, og for realisering av gevinster knyttet til effektivisering av anskaffelsesprosessen. Oppdragsgiver har innført elektronisk faktura og benytter i dag

økonomisystem fra Visma. To av kommunene er i ferd med å implementere Visma e-handel som innkjøpssystem for integrasjon med den offentlige ehandelsplattformen, mens en av kommunene vurderer å ta dette i bruk (se www.anskaffelser.no/e-handel for mer informasjon). o Leverandøren skal kunne motta ordre via ehandelsplattformen og inngå avtale om elektronisk samhandling «Samhandlingsavtale (SHA)» med oppdragsgiver dersom oppdragsgiver krever dette. o Leverandør skal sende elektronisk faktura(format: EHF) til oppdragsgiver ved avrop på rammeavtalen. Se også de generelle avtalevilkårene i utkast til rammeavtale. 5. Evaluering av leveransen Kommunene vil gjennomføre evaluering av leveransene og oppfølging av avtalte vilkår. Evaluering gjennomføres ved skriftlig tilbakemelding fra avropende enheter. Evalueringer gjennomføres normalt årlig i forkant av statusmøte med leverandøren. Aktuelle evalueringspunkter er bl.a. leveringsdyktighet, service og oppfølging, implementering, samfunnsansvar og miljø, økonomi og fakturering og e-handel. Oppdragsgiver benytter skjemaet «Evaluering av tjenesteleveranser» utarbeidet av bl.a. Direktoratet for forvaltning og IKT, NHO Service og KS. 6. Kontraktsbestemmelser 6.1 Generelt Som generelle kontraktsvilkår for anskaffelser på denne rammeavtalen er det tatt utgangspunkt i DIFIs mal «Rammeavtale for kjøp av vikartjenester». I tillegg gjelder spesielle kontraktsvilkår under punkt 6.2 nedenfor. Ved motstrid går spesielle kontraktsvilkår foran generelle vilkår. Utkast til rammeavtale er vedlagt konkurransegrunnlaget. 6.2 Spesielle kontraktsvilkår Arbeidsgiveransvar Leverandøren skal være registrert i Arbeidstilsynets register over bemanningsforetak i henhold til Forskrift 4. juni 2008 nr 541 om bemanningsforetak. Leverandøren skal ha ansvaret som arbeidsgiver. Med dette menes bl.a. ansvar for å utbetale lønn, feriepenger, arbeidsgiveravgift, eventuell sykelønn og andre lovbestemte trekk, samt kvalitetssikring av vikarer (grunnopplæring, taushetsplikt, politiattest, erfaring, system for tilbakemelding m.v.). Vikarbyrå har ansvar i forhold til at tilbudte vikarer til enhver tid innehar offentlig godkjenning/autorisasjon for utførelse av tjenesten. Fritak for solidaransvar i hele kontraktsperioden Etter at kontrakt er undertegnet av begge parter skal gyldig versjon av attest fra kemner om fritak for solidaransvar for arbeidsgiveransvar og skattetrekk sendes kommunene innen 2 uker etter kontraktsinngåelsen. Avtalen vil ikke være gyldig før attest er mottatt. Leverandøren har plikt til å sende oppdragsgiver ny gyldig attest i god tid før gyldighet for forrige attest utløper. Ansvar i arbeidstiden

Oppdragsgiver er ansvarlig for å lede vikarene i det daglige arbeidet, og skal påse at de følger gitte instrukser og arbeidsreglement. Leverandørens medarbeidere som leies ut til oppdragsgiver skal følge oppdragsgivers reglement og instrukser på arbeidsplassen, samt arbeide under oppdragsgivers ledelse og kontroll. Arbeidstid og overtid Vikaren skal følge den arbeidstid som gjelder hos oppdragsgiver. Vikaren vil ikke kunne benytte seg av eventuell fleksitidsordning. Endring i arbeidstiden, etter at arbeidstiden er oppsatt / avtalt, skal varsles med minimum 2 uker (jmf AML 10-3). Der byrået viser til avtale(r) med byråets tillitsvalgte om avvik fra grunnreglene i lovteksten, eller til dispensasjon fra Arbeidstilsynet / andre instanser, skal kopi av avtalen(e) / dispensasjonen(e) ligge ved anbudet. Boforhold Leverandøren skal sikre at vikarene har tilfredsstillende boforhold. Politiattest Leverandøren skal fremlegge nødvendig dokumentasjon på at vikarer som tilbys innen stillingskategorier/fagområder hvor det er lovpålagte krav om politiattest har levert politiattest. Politiattestene skal dokumentere at tilbudte vikarer oppfyller lovpålagte krav som stilles til personell som skal utføre tjenester innenfor de ulike stillingskategorier/fagområder. Det stilles herunder krav om politiattest iht barnehageloven, opplæringsloven, helsepersonelloven, helse- og omsorgstjenesteloven og eventuelt andre aktuelle lover relatert til tjenester som skal leveres over rammeavtalen. Innsynsrett Oppdragsgiver kan kreve at leverandøren dokumenterer hvilke lønns- og arbeidsvilkår de ansatte har. Oppdragsgiver har rett til innsyn i relevante dokumenter, som timelister og lønnsslipper. Oppdragsgiver har rett til å foreta andre undersøkelser for å gjennomføre kontroll med at kravene til lønns- og arbeidsvilkår overholdes. Leverandøren plikter å ha tilsvarende bestemmelse i sine kontrakter med eventuelle underleverandører, og skal gjennomføre nødvendige kontroller hos sine underleverandører for å påse at plikten overholdes. Eiendomsrett/bruksrett Oppdragsgiver har full opphavs- og eiendomsrett til alt grunnlagsmateriale og ethvert resultat av arbeid utført av leverandørens vikarer for oppdragsgiver. Rekruttering Byrået skal ikke drive aktiv kampanje i kommunen for å rekruttere personell. Ordinær stillingsutlysning aksepteres. 7. Tilbyders bekreftelse og signatur Leverandøren skal signere på at samtlige av kravene i denne oppdragsbeskrivelsen/ kravspesifikasjonen er forstått og oppfylt. (Evt forbehold og avvik skal klart fremgå av tilbudet i tråd med bestemmelser i konkurransegrunnlagets del 1 Regler for anskaffelsen punkt 3.6.) Signatur: Dato: