Dato Onsdag 17.08.2016 kl. 19.00 Hvor Nils August Brødsjø Møteleder Jan Trøa Referent August Brekkhus Deltakere Jan Trøa, Nils August Brødsjø, Anne Helene Lindseth, Ragnhild Molstad, August Brekkhus SAKSLISTE NR SAK ANSVARLIG 1 Gjennomgang av forrige styremøtereferat Alle 2 Skilting Jan / Nils 3 Brev til KLP / Skanska vedr. kvalitet og standard Jan 4 Resterende arbeid og fakturering - Norsk Bygningskontroll Jan / Nils 5 Gartneravtale for grøntarealene Ragnhild / Anne 6 Oppsummering av møte med brannvesenet Anne / Nils 7 HMS Alle 8 Reklamasjoner fellesarealer Jan / Nils 9 Nye reklamasjoner Jan / Nils 10 Effekt av sol-/vindusfilm i oppganger Alle 11 Ordensregler i garasje Alle 12 Låsesystem / ringeklokke / adgangssystem August 13 Kontakt med Bærum Kommune vedr. "Rema 1000-tomten" Alle 14 Salg og eierskifte av leiligheter - informasjon Alle 15 Forlengelse av avtaler med OBOS Alle 16 Heiavtale med Kone Alle 17 Sommertreff på taket Alle 18 Annet Alle Sak 1: Gjennomgang av forrige styremøtereferat Beslutning Forrige styremøtereferat godkjent etter gjennomgang. Saker med behov for videre oppfølgning er lagt til under sakslisten i dette referatet.
Sak 2: Skilting Garasje-, post-, og dør- skilt har blitt levert og montert. Det anbefales at dørskiltet monteres ved siden av døren over ringeklokken. Ved behov for hjelp eller veiledning med montering, kontakt styret. Styret ser nærmere på skilting av adresse- og oppgangsnummer ved hovedinngangene. Kostnaden for skilt i garasjen faktureres KLP da styret mener at dette naturlig følger med hver enkelt parkeringsplass. Brukerne eier ikke parkeringsplassene, har kun en bruksrett. Jan ser nærmere på skilting av adresse- og oppgangs- nummer ved hovedinngangene. Sak 3: Brev til KLP / Skanska vedr. kvalitet og standard Det ble på ekstraordinært sameiermøte 17/03-16 bestemt at det skal innhentes juridisk og teknisk ekspertise som skal engasjeres for å vurdere om sameiet har fått boliger av tilfredsstillende standard ift. hva som er lovet i prospekter og leveransebeskrivelser. Styret vil til å starte med utforme et brev som sendes til KLP / Skanska. Eksempler på standarder av lav kvalitet som vil inkluderes i brevet er vinduer, persienner, dører, trinnlyd og varmestyring. Sak 4: Resterende arbeid og fakturering - Norsk Bygningskontroll Norsk Bygningskontroll ble innleid til å bistå med alt arbeid knyttet til ettårsbefaring av fellesarealer, samt ettårsbefaring i enkelte leiligheter. Alle bebobere som ønsket å benytte seg av bistand fra Norsk Bygningskontroll under ettårsbefaring skal ha blitt fakturert denne kostnaden. Arbeidet knyttet til ettårsbefaring av fellesarealer er avsluttet. Av det som er fakturert er det 12 arbeidstimer som er noe uklare. Dette vil avklares snarest med Norsk Bygningskontroll. Sak 5: Gartneravtale for grøntarealene Gartneravtalen mellom Skanska og Sport & Grønt utløper til høsten. Hagegruppen gis mandat til å innhente tilbud fra ulike anleggsgartnere for vedlikehold av grøntarealene. Styret vil definere ulike kriterier til en avtale samt ta den endelig beslutningen på hvem sameiet inngår avtale med. Pris vil være hovedkriterie til avtalen. Styret vil følge opp kostnadene nøye og sørge for et nøkternt pengebruk siden vi ikke kjenner til kostnader knyttet til vedlikehold av grøntarealene. Hagegruppen ledes av Ragnhild og i samarbeid med Anne vil det snarlig avgjøres hvem hagegruppen består av (4-5 personer). Det skal være deltakere fra alle lameller og etasjer.
Sak 6: Oppsummering av møte med brannvesenet Det ble den 04/08-16 avholdt møte med brannveseet v/ Branninspektør Egil Stensrud. Tilbakemeldingene fra brannvesenet var at de stort sett er fornøyd, og at Fornebu Panorama er et godt brannsikret prosjekt. Brannvesenet ytret for øvrig ønske om at det henges opp en branninnstruks ved hovedinngangene. Skilt- og parkeringsgruppen vil se nærmere på utforming og montering av branninnstruks. Sak 7: HMS Styret ønsker å redegjøre for hva som har blitt gjort den siste tiden rundt HMS: Sjekket opp at vannkvaliteten er innenfor tilfredsstillende verdier Fulgt opp evakueringsplan og hatt møte med brannvesenet Lokalisert hvilke beboere som har behov for assistanse ved evakuering. Beboere som ennå ikke har meldt ifra om et slikt behov, bes melde ifra om dette til mailto:post@fornebupanorama.net Styret vil se nærmere på om det skal kjøpes inn og monteres hjertestarter i lamellene. Følge opp beslutning i sak 6 om utvikling av branninstruks Kartlegge åpnings- og lukke- tider for samtlige fellesdører i FPS1 og benytte dette i reklamasjonsoppfølgingen mot KLP og Skanska Sak 8: Reklamasjoner fellesarealer Styret vil følge opp reklamasjoner som ikke er utbedret samt se nærmere på FDV dokumentasjon. Styret har laget en logg over alle reklamasjoner. Så fort alle reklamasjoner er samlet og avklart, vil loggen legges ut på www.fornebupanorama.net sammen med en oppsummering og annen info om reklamasjoner. Sak 9: Nye reklamasjoner Det er avdekket en ny reklamasjon som påvirker alle leiligheter. Vinduskarmene tåler ikke vann. Alle må være obs. på at karmer og foringer er laget av MDF (spon) som ikke tåler vann. Reklamasjonen føres opp under den generelle reklamasjonsprosessen. Jan / Nils sjekker opp FDV dokumentasjon.
Sak 10: Effekt av sol-/vindusfilm i oppganger Det ble i slutten av juni / starten av juli montert sol-/vindusfilm i oppgangene til lamellene. Temperaturstudie er foretatt og en ser betydelig forbedring. Sol-/vindusfilm er ikke montert i oppgang 205A, men styret mener vi har en avtale om dette sjekkes opp med KLP. Sak 11: Ordensregler i garasje Det refereres til sameiets vedtekter og styret ønsker å presisere at løsøre ikke skal oppbevares i garasjen. Årsaken er at åpent plasserte verdigjenstander kan tiltrekke seg ubudne gjester som kan fristes til å bryte seg inn i bilene. Ladepunkt for el- og hybridbil skal avklares på forhånd med Fornebu Senter v/ Driftssjef Geir Teigo. Styret har hengt opp informasjon om dette i oppgangene til garasjene. Dekk og annet løsøre må oppbevares i bod eller på dekkhotell. For beboere med spørsmål om ladepunkt for el- eller hybridbil, kan August kontaktes. Sak 12: Låsesystem / ringeklokke / adgangssystem Det er ytret ønske om en oversikt over beboere og tilhørende lamellnummer ved ringeklokken. Det er antydninger til rustdannelser rundt/på låsene. Det er ytret ønske om et nytt adgangssystem. August ser nærmere på om det er mulig å programmere inn etternavn på visningen til adgangssystemene ved hovedinngangene, fremfor at det henges opp en oversikt. Styret sjekker opp rustdannelsene og tar dette opp med KLP. Det forrige styret påtok seg oppgaven med å innhente tilbud på en annen type adgangssystem. Tilbudene ble avslått pga pris målt opp mot nytteverdien. Det nåværende styret vil se nærmere på tilgjengelige programmeringer og oppdateringer for dagens system, samt ha øynene åpne for nye adgangssystem og kartlegge markedet. Dagens system er for øvrig et godt system og er tilstrekkelig i forhold krav til sikkerhet fra forsikringsselskapet sin side.
Sak 13: Kontakt med Bærum Kommune vedr. "Rema 1000-tomten" Det er varslet oppstart av planarbeidet av "Rema 1000-tomten". Tomten ligger i den sørvestre enden av Senteret, se rødt på kartet. Hensikten er å utarbeide en reguleringsplan med sikte på forretning, kontor og bolig. Saken kan følges på Bærum Kommunes hjemmeside under "kunngjøringer" og "oppstart av planarbeid". Det er etablert kontakt med Bærum Kommune v/ Ole Kristian Udnes, varaordfører og leder av Planutvalget. Styret vil følge opp planarbeidet og evt. vurdere om det skal sendes inn merknad(er). Styret vil så langt det lar seg gjøre følge med på andre arealplaner på Fornebu som har innvirkning på sameiet. Sak 14: Salg og eierskifte av leiligheter - informasjon Styret blir gjennom OBOS informert om eierskifte. Styret ønsker å bli informert om leietakere slik at disse kan kontaktes ved behov. Personer som driver med utleie, må sørge for at leietaker får informasjon om sameiets husordensregler, nettside og annen relevant informasjon, samt innføring i hvordan branntablå etc. fungerer. Sak 15: Forlengelse av avtaler med OBOS Flere av avtalene med OBOS må forlenges. Sameiet har flere avtaler med OBOS, blant annet vaktmester, forretningsfører, dørmatter og rengjøring. Styret vil utover høsten se nærmere på behovet for avtalene med OBOS, se i detalj på de tjenestene vi kjøper samt vurdere dem opp mot hva vi får levert. Styret vil for øvrig kontinuerlig følge og opp vurdere alle avtaler på generelt basis. Sak 16: Heisavtale med Kone Styret har mottatt utkast til avtale med Kone for alarmuttrykning. Prisen for alarmuttrykning er redusert ift. prisen forhandlet frem av det forrige styret, hvor det ikke ble inngått tilleggsavtale. Avtalen vil snarlig inngås og inneholder blant annet:
24/7 helpdesk. Toveiskommunikasjon mellom heis og Kone Customer Care Center. Nødevakuering av personell. Sak 17: Sommertreff på taket Forrige sommertreff var en suksess, og det er ytret ønske om å arrangere ett nytt treff før sommeren er over. Nytt treff avholdes tirdag 30. august kl. 18.00 mellom lamell 3 og 4. Styret stiller med kull og oppvarmet grill. Ønsket mat og drikke medbringes selv. OBS! Med forbehold om fint vær. Sak 18: Annet Styret kommer ikke til å opprette en gruppe på Facebook for sameiet. Dog står beboere fritt til på eget initiativ å opprette og administrere en gruppe. Styret ønsker å minne om husordensreglene og det å ta hensyn til andre naboer. Husreglene finnes på sammeiets hjemmeside her. Møte var hevet kl. 22.15 Dato for neste styremøte Torsdag 08.09.2016 kl.20.00 (Ragnhild)