Tilbudsforespørsel på NATO Winter Survival Course FLO DA Felles og støtte
Innholdsfortegnelse 1 INNLEDNING... 4 1.1 ANSKAFFELSENS FORMÅL... 4 1.2 INNHOLD OG OVERSIKT... 4 2 AVTALENS VARIGHET... 4 3 BESKRIVELSE AV LEVERANSEN... 4 3.1 KURSET... 4 3.2 KRAV TIL UTENDØRS TERRENG... 5 3.3 LOGISTIKK... 5 3.4 HISTORIKK... 5 3.5 AVTALER MED GRUNNEIERE... 5 4 ANSKAFFELSESPROSEDYRE... 6 5 GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN... 6 5.1 FRISTER... 6 5.1.1 Tentativ fremdriftsplan... 6 5.1.2 Tilbudsfrist... 6 5.1.3 Vedståelsesfrist... 6 5.1.4 Forbehold og avvik... 6 5.2 KOMMUNIKASJON... 6 5.2.1 Kontaktpersoner... 6 5.2.2 Regler for kommunikasjon... 7 5.3 ETIKK... 7 5.4 OFFENTLIGHETSLOV... 7 6 AVTALEVILKÅR... 7 6.1 AVBESTILLING... 7 6.2 LEVERINGSTID... 8 6.3 PRIS OG FAKTURA... 8 7 KVALIFIKASJONSKRAV... 8 7.1 TILBYDERS ORGANISATORISKE OG JURIDISKE STILLING... 8 8 TILDELINGSKRITERIER... 8
9 TILBUDET... 9 9.1 TILBUDETS INNHOLD... 9 9.2 ADRESSE OG LEVERINGSSTED FOR TILBUDET... 9 9.3 BESKYTTELSE AV TILBUD PÅ E-POST... 9 9.4 DELTILBUD OG ALTERNATIVE TILBUD... 9 9.5 AVVISNING AV TILBUDENE... 9
1 Innledning 1.1 Anskaffelsens formål Tilby de nødvendige fasiliteter for at Oppdragsgiver får dekket sine behov i forbindelse med og får gjennomført øvelse «NATO Winter Survival Course» i januar og februar 2017. Anskaffelsen vil bli formalisert ved en innkjøpsordre medfølgende vedlegg som beskrevet i pkt. 1.2 Omfanget av anskaffelsen er beskrevet i pkt. 3. 1.2 Innhold og oversikt Forespørselen inneholder følgende: Dette hoveddokumentet inneholder en beskrivelse av konkurransen, avtalens omfang, kvalifikasjonskrav og tildelingskriterier. I tillegg er følgende vedlagt: Vedlegg: Blankett 5002 - Alminnelige vilkår ved anskaffelser A Vedlegg: Teknisk kravspesifikasjon B Vedlegg: Tilbudsbrev C Vedlegg: Etisk egenerklæringsskjema D Vedlegg: Leverandørens samfunnsansvar E Ved motstrid gjelder dokumentene rangert i overstående rekkefølge. 2 Avtalens varighet Avtalen omhandler enkeltkjøp, og vil være fullbyrdet ved mottatt leveranse og etterfølgende betaling. 3 Beskrivelse av leveransen 3.1 Kurset Kurset skal avholdes i et historisk område med variert terreng og sikker tilgang på vinterforhold i gjennomføringsperioden. NWSC gjennomføres som to overlevelseskurs med fokus på vintertjeneste, tilpasset allierte flyvere med begrenset erfaring med arktiske forhold. I tillegg til dette, arrangeres det en observatørhelg, der General Inspektøren for Luftforsvaret («GIL»)ber inn utenlandske attacheer og Luftforsvarets øverste ledere til å observere og «delta» på øvelsen. De inviterte har anledning til å ta med seg familiene sine, slik at de også får ta del /observere øvelsen, samtidig som de har mulighet til å oppleve gode norske vinterforhold med mye snø, og temperatur ned mot minus 25-30C. Dette utgjør ett stort antall personer, i tillegg til instruktører og elever på NWSC. Så hotellet må fasilitere for godt over 100 personer i en kort periode under øvelsens varighet. Observatørhelgen inkluderer en messemiddag, i tillegg til de andre fastsatte måltider (frokost, lunsj og middag).
3.2 Krav til utendørs terreng Tilgang på varierte terrengtyper er avgjørende for gjennomføringen av treningen. Det undervises i overlevelse i skog-, vidde- og alpint terreng. Det er få områder som kombinerer alle disse terrengtypene og samtidig lar Forsvaret trene innenfor en praktisk radius. For å sikre at elevene er klare for vinteroperasjoner og trening inneværende år gjennomføres kursene i januar måned. En gjennomføring senere på året vil får store konsekvenser for annen aktivitet ved LFTS SERE. LFTS SERE har ikke kapasitet til å gjennomføre to parallelle kurs. På grunn av mørketid i Nord- Norge i perioden er det en stor fordel å gjennomføre treningen så langt sør som mulig. Dette gir lengre dager med dagslys, som igjen gir mer effektiv trening. 3.3 Logistikk Nærhet til Gardermoen medfører billigst mulig reise for elever og relativt kort reisetid. Under deler av øvelsen benyttes helikopter. Det ligger store merkostnader i en flytting av aktiviteten utenfor rekkevidde ift. militære transporthelikoptres operasjonsradius uten bruk av etterfylling av drivstoff. Gjennomføringen krever et stort logistikkapparat. Det forflyttes svært mye materiell opp til treningsområdet (bl.a. 9 kjøretøy, komplett PBU for 50 elever osv.), fra Rygge flystasjon. Desto kortere denne avstanden kan bli, desto lettere (og billigere) blir logistikken. 3.4 Historikk Tradisjonelt ble NATO Winter gjennomført ved Spåtind Høyfjellshotell (Synnfjell i Nordre Land kommune) og det nærliggende området. Etter omregulering av området til Nasjonalpark ble treningsområdet utilgjengelig for militær øvingsaktivitet. Derfor ble det i 2010 startet er arbeid med å finne alternativt område for aktiviteten. Med utgangspunkt i Gaustatoppen i Tinn kommune ble det identifisert potensielle øvingsområder på sørsiden av Rjukan og Vemork. Her er det god tilgang på barskog og relativt ukomplisert terreng på en høyde av ca. 1000m (MSL), videre vest- og nordvest ligger Hardangervidda. Gaustatoppen, med sine 1800moh., gir alpint terreng med svært varierende kompleksitet og vanskelighetsgrad. Høyden over havet og værhistorikk gir oss en relativt stor sikkerhet ift. snø i treningsperioden. Rjukan har en rik krigshistorie med aksjonen mot tungtvannsproduksjonen ved Vemork som et høydepunkt. Detter gir en meget spennende ramme rundt vår egen trening i samme område. 3.5 Avtaler med grunneiere Det er gjort avtaler med Fylkesmannen i Telemark og Tinn kommune. Det behøves også avtaler med lokale grunneiere for bruk av de aktuelle treningsområdene. Leverandøren av kurset forplikter seg til å inngå slike avtaler. Dersom Tilbyder ikke kan gi denne garantien i sitt tilbud, vil dette være et vesentlig forbehold mot kontraktens vilkår som vil medføre avvisning av tilbudet, ettersom kurset ikke vil kunne oppfylles. Oppdragsgiver vil bistå med spesifiseringer etter avtalens inngåelse.
4 Anskaffelsesprosedyre Konkurransen gjennomføres i henhold til lov av 16. juli 1999 nr. 69 om offentlige anskaffelser (LOA) og forskrift om offentlige anskaffelser av 7. april 2006 nr. 402 (FOA) samt de bestemmelser som fremgår av dette konkurransegrunnlaget. Konkurransen gjennomføres i henhold til forskriftens Del I og II, anskaffelser mellom kr 500 000,- og 1 000 000,- eks mva. FLO DA Felles og Støtte, heretter kalt Oppdragsgiver har som intensjon å tildele kontrakt basert på evaluering av de innkomne tilbud slik de foreligger. Kontrakt tildeles det tilbudet lavest pris. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å foreta avklaringer og forhandlinger, men forplikter seg ikke til dette. Leverandører som inngir tilbud i denne konkurransen omtales heretter som «Tilbyder». 5 Gjennomføring av konkurransen 5.1 Frister 5.1.1 Tentativ fremdriftsplan Hendelse Forventet dato Sendt til Doffin Torsdag 25.08.2016 Tilbudsfrist Onsdag 31.08.2016 kl. 13.00. Evaluering og tildeling av leveransen Onsdag 31.08.2016 kl. 13.00. 5.1.2 Tilbudsfrist Tilbudet skal være mottatt av Oppdragsgiver senest Mandag 29.08.2016 kl. 10.00. 5.1.3 Vedståelsesfrist Tilbudet skal være gyldig fram til 12.09.2016 kl. 12.00. 5.1.4 Forbehold og avvik Vesentlige forbehold og avvik vil føre til avvisning av tilbudet. Eventuelle forbehold og avvik skal angis presist og entydig. Forbehold og avvik skal på en klar og utvetydig måte referere til relevant vedlegg og punkt i konkurransegrunnlaget, og skal gjøres rede for i tilbudsmappen. Tilbyder skal tydelig angi hvilke konsekvenser eventuelle forbehold og avvik har for ytelsen, prisen og/eller andre forhold ved tilbudet. 5.2 Kommunikasjon 5.2.1 Kontaktpersoner Henvendelser vedrørende denne forespørselen skal rettes til:
Merkantil saksbehandler: Anne-Berit Østby Urke Telefon: 63 90 81 17 / 97959180 E-post: aurke@mil.no 5.2.2 Regler for kommunikasjon 5.3 Etikk All kommunikasjon skal foregå skriftlig pr e-post til merkantil saksbehandler. Forespørsel 2016030565 skal benyttes i emnefeltet ved alle henvendelser. Eventuelle spørsmål som skal besvares vil bli anonymisert og besvart til alle Tilbydere for å sikre at alle inviterte Tilbydere gis like konkurransevilkår. Oppdragsgiver ber tilbyder studere vedlegg D og E, vedrørende samfunnsansvar og etikk. Disse bestemmelsene gjelder for hele tilbuds- og kontraktsperioden og kan etter omstendighetene bli gjort gjeldende også etter kontraktens utløp. 5.4 Offentlighetslov Lov om rett til innsyn i dokument i offentlig verksamd (offentlighetslova) 23 (3) medfører at det ikke er et allment unntak fra offentlig innsyn i tilbud etter at valg av leverandør er gjort. Tilbydere må klart angi i sine tilbud hva de regner som tekniske innretninger og fremgangsmåter samt drifts- eller forretningsforhold som det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde, og som derfor kan unntas innsyn. Dette kan løses ved at Tilbyderne leverer et ekstra tilbudseksemplar som er ferdig sladdet eller på annen måte klart angir hva de anser som unntatt offentlighet. Oppdragsgiver gjør oppmerksom på at informasjon fra Tilbyder bare er veiledende, da Oppdragsgiver er forpliktet til å gjøre en selvstendig vurdering av innsynskrav opp mot lovverket, jf. offentleglova 29. 6 Avtalevilkår Tilbudet og kontrakten skal baseres på blankett 5002 «Alminnelige vilkår ved anskaffelsen» med mindre annet fremgår i dette dokumentet, jfr. vedlegg A. 6.1 Avbestilling Kursets omfang avhenger til dels av antall påmeldte deltakere. Både personer og hele deler av kurset kan bli avbestilt, både i god tid før, rett før og under øvelsen. Antall dager før Prosent av opprinnelig kostnad som belastes Oppdragsgiver 30 eller fler dager før Intet gebyr Mellom 10 og 30 dager 40 % Mellom 5 og 10 dager før 20 % 0-5 dager før 30 %
6.2 Leveringstid Leveransen skal være levert innen: se datoer i Kravspesifikasjonen 6.3 Pris og faktura Pris skal oppgis, eks mva. Prisen skal være inkludert alle kostnader og utgifter. Faktura- og ekspedisjonsgebyr aksepteres ikke. Faktura skal være netto pr. 30 dager etter leveranse av godkjent faktura og kontrasignert innkjøpsordre. 7 Kvalifikasjonskrav 7.1 Tilbyders organisatoriske og juridiske stilling Tilbyder skal ha et lovlig etablert foretak. Dokumentasjonskrav for norske Tilbydere: - Kopi av firmaattest som er registrert i Brønnøysundregisteret. - Skatteattest for mva og arbeidsgiveravgift, ikke eldre enn 6 mnd. 8 Tildelingskriterier Forsvaret vil tildele kontrakt til Tilbyderen med lavest pris. Tildelingskriterier Momenter Vekt % Pris - Pris pr. person på enkeltrom 30 % - Pris pr. person i dobbeltrom 70 % Prisene skal være inkludert alle måltider og bruk av fasiliteter som nevnt i kravspesifikasjonen og dokumentene ellers. Laveste pris gis full score, øvrige tilbud gis forholdsmessige poeng basert på lineær metode. 100 % Total vekt 100 %
9 Tilbudet 9.1 Tilbudets innhold Dokumentasjon for: Tilbudsbrev Firmaattest og skatteattest Utfylt kravspesifikasjon Besvarelse av tildelingskriterier Eventuelle forbehold og avvik Etisk egenerklæring Leverandørens samfunnsansvar 9.2 Adresse og leveringssted for tilbudet Tilbud, scannet og signert sendes på e-post til: FLO Driftsanskaffelsesavdelingen Felles og støtte E-postadresse: aurke@mil.no og gforseth@mil.no 9.3 Beskyttelse av tilbud på e-post Tilbudet skal passordbeskyttes. Passordet skal sendes til merkantil saksbehandler 10 minutter etter tilbudsfristens utløp. 9.4 Deltilbud og alternative tilbud Oppdragsgiver ønsker kun en leverandør for hele leveransen. Det er derfor ikke tillatt å gi tilbud på kun deler av forespørselen. Det er ikke tillatt å levere alternative tilbud. 9.5 Avvisning av tilbudene Forsvaret forbeholder seg retten til å avvise tilbud som er forsinket eller tilbud som er mangelfulle. Vedlegg: Alminnelige vilkår ved anskaffelser (Blankett 5002) B Vedlegg: Teknisk kravspesifikasjon C Vedlegg: Tilbudsbrev D Vedlegg: Etisk egenerklæringsskjema E Vedlegg: Leverandørens samfunnsansvar F Vedlegg: Prisskjema Vedlegg: Firmaattest
Vedlegg: Skatteattest Vedlegg: Hvordan passordbeskytte tilbudet