Oslo kommune Utviklings- og kompetanseetaten Konserninnkjøp Dialogkonferanse Invitasjon til dialog om IT-løsninger for elektronisk dokumentbehandling, arkivering og journalføring i Oslo kommune Dokumentdato 11.12.2014 Dialogkonferanse 15.1.2015 (påmeldingsfrist 6.1.2015)
Innholdsfortegnelse Innledning... 3 Bakgrunn... 3 Formål... 3 Ansvar internt i Oslo kommune... 4 Fremdriftsplan... 5 Dialogkonferanse... 5 Videre prosess... 5 Dialog... 5 Foreløpig program for dialogkonferansen 15. januar 2015... 6 Dokumentasjon... 6 Påmelding og informasjon... 6
Innledning Oslo kommune utreder alternative konsepter for IT-løsninger for dokumentbehandling, arkivering og journalføring for alle kommunens virksomheter. Etter at utredningen er gjort planlegges det gjennomført én eller flere anskaffelser for å etablere kontrakter for nye løsninger. Kommunen ønsker innspill på de alternative konseptene fra aktører i ITleverandørmarkedet som har kunnskap og erfaring med bl.a. fordeler, ulemper og gjennomførbarhet av ulike løsningstilnærminger på dette området. Blant løsningstilnærmingene det ønskes innspill på er sentralisert felles arkivsystem for alle kommunens virksomheter, «hver virksomhet sitt arkivsystem» og «felles arkivkjerne, virksomhetsspesifikke forsystemer». Noen ulike varianter av disse løsningstilnærmingene vil beskrives nærmere i den videre dialogen. Bakgrunn Av Oslo kommunes om lag 50 virksomheter, er det rundt 35 (70 %) med papirbasert sak- /arkivsystem (pr. november 2014). I tillegg er det varierende rutiner for arkivering og journalføring på tjenestesteder som er en del av en virksomhet eller bydel, men som for øvrig (geografisk og praktisk) er egne tjenestesteder, f.eks. skoler, barnehager, skolehelsetjenesten og kommunale boligbygg. Både dokumentproduksjonen og behandlingen foregår i dag elektronisk, mens arkivene i høy grad fortsatt er papirbaserte. I tillegg er det slik at sak-/arkivsystemene, også de fullelektroniske, langt på vei er bygget rundt arbeidsrutiner og tankesett om fysiske papirarkiv. Dette medfører et stort gap mellom dagens arbeidsformer (hvor all dokumentproduksjon foregår med IT-verktøy) og sak-/arkivsystemene. Utdaterte, papirorienterte arkivsystemer oppfattes som tungvint å bruke, og mye arkivverdig dokumentasjon blir kun lagret i filsystemer, e-post-systemer, prosjektverktøy og andre steder som ikke er tilstrekkelige for arkivformål. I dag må hver enkelt virksomhet bruke ressurser på planlegging, behovsdefinering, utarbeidelse av kravspesifikasjon og hver for seg ivareta de anskaffelsesfaglige hensyn og virkemidler når nye arkivløsninger skal anskaffes. Mer helhetlig løsningstilnærming og felles innkjøpsavtaler vil gjøre anskaffelser og etablering av nye systemer enklere for virksomhetene og er samlet sett mer effektivt for Oslo kommune. Formål Formålet med alternativutredningen er å finne best mulig hovedstruktur for IT-løsninger for elektronisk dokumenthåndtering, arkivering, journalføring og generell saksbehandling, f.eks. om det bør være ett stort fellessystem for dette for alle kommunens virksomheter, eller om hver virksomhet bør ha sitt eget system. Blant viktige mål med nye IT-løsninger på området er: Effektiv og god arkivering og journalføring for elektroniske tjenester og fagsystemer.
Mange elektroniske dokumenter produseres i fagsystemer, og i årene fremover vil i tillegg mye av dialogen mellom kommunen og innbyggere/næringsliv foregå gjennom elektroniske tjenester på internett. Nye arkivløsninger må håndtere dette på en god måte. Elektronisk dokumenthåndtering i hele kommunen. Nye arkivsystemer må bygges opp rundt dagens arbeidsformer og verktøy hvor all dokumentasjon produseres elektronisk. Det må være enkelt og trygt å håndtere all arkivering og korrespondanse fullstendig elektronisk. Bl.a. bør nye systemer enkelt og sikkert kunne ekspedere/sende dokumenter elektronisk, både mellom virksomheter internt i kommunen og til eksterne. Bevaring og aktiv bruk av kommunens hukommelse Elektronisk dokumentasjon er Oslo kommunes hukommelse for fremtiden. Nye ITsystemer må sørge for at verdien av arbeid ikke skal gå tapt, men kunne nyttiggjøres av andre i og utenfor kommunen. Dagens systemer dekker dette behovet til dels dårlig. Enklere og mer helhetlig systemportefølje Nåværende hypotese er at en enklere systemportefølje for kommunen som helhet kan lette gjennomføringen av de øvrige prioriteringene. Det vil kunne medføre mer effektiv drift og forvaltning, mer effektiv samhandling internt i kommunen, forenkle konsekvenser av omorganiseringer og effektivisere samarbeid med leverandører. Det er naturligvis også et viktig mål med nye IT-løsninger at gjennomførbarheten av etablering og forvaltning av dem er god. Formålet med dialogkonferansen er å innhente kompetente råd fra leverandørene i ITmarkedet om hva som er det beste og mest gjennomførbare løsningskonseptet for å nå disse målene. En rekke personer hos leverandørene har solide kunnskaper og erfaring på området, og Oslo kommune ønsker å lytte til disse før kontraktstrategi og konkurransegrunnlag utarbeides. Formålet med anskaffelsen er å etablere en eller flere kontrakter for etablering og forvaltning av nye IT-løsninger på området. Kontrakten(e) vil innrettes mot det løsningskonseptet som Oslo kommune beslutter etter dialog med markedsleverandørene og kommunens egne vurderinger. Kontraktene skal kunne brukes av alle kommunens virksomheter. I hvor stor grad kontraktene gjelder etablering og forvaltning av sentrale IT-løsninger, eller vil være felles innkjøpsavtaler som hver enkelt virksomhet vil gjøre avrop på, avhenger av hvilket løsningskonsept som besluttes gjennomført. Ansvar internt i Oslo kommune Byrådsavdeling for kultur og næring er overordnet bestiller av alternativutredning og anskaffelse av felles kontrakter. Byrådsavdeling for finans er overordnet utfører. Ansvaret som operativ utfører er delegert til Utviklings- og kompetanseetaten (UKE) ved avdeling for konserninnkjøp. Det er opprettet et prosjekt «earkiv-prosjektet» med deltagere fra ulike virksomheter i kommunen og en ekstern prosjektleder for å gjennomføre alternativutredningen og anskaffelsen. Prosjektet har en styringsgruppe bestående av representanter fra byrådsavdelingene KON og FIN samt representanter fra en del andre virksomheter i kommunen.
Fremdriftsplan Dialogkonferanse Dato Aktivitet 6. januar 2015 Påmeldingsfrist dialogkonferanse 7. januar 2015 Ytterligere bakgrunnsinformasjon sendes ut til påmeldte deltagere 15. januar 2015 Dialogkonferanse (Kl. 12.00 15.30) 16. januar 2015 Påmeldingsfrist for én-til-én-møter mellom leverandører og Oslo kommune etter dialogkonferansen 21.-23. januar 2015 Gjennomføring av én-til-én-møter Videre prosess Det er noe usikkerhet om tidsplanen for videre prosess. Dette vil bl.a. avhenge av beslutningsprosess i Oslo kommune for anbefalt løsningsalternativ og kontraktstrategi, samt tiden det vil ta å utarbeide konkurransegrunnlag for anskaffelsen. Foreløpige anslag er at kunngjøring av konkurranse vil gjøres mellom påske og sommeren 2015. Interesserte leverandører kan derfor påregne at mest sannsynlig tidsrom for tilbudsarbeid blir høsten 2015. Dialog Vi vil gjennomføre en dialogprosess med dialogkonferanse med påfølgende én-til-én-møter med de aktørene som er interesserte i dette. Man kan altså velge bare å delta på dialogkonferansen. Alle interesserte leverandører inviteres til dialogkonferanse 15. januar kl. 12.00 15.30. Sted: Oslo kommunes lokaler i Strømsveien 102 (Utviklings- og kompetanseetaten). NB! Det tas forbehold om endring av sted i tilfelle antall påmeldte blir høyere enn beregnet. Formålet med dialogkonferansen er å etablere en tidlig dialog med markedet med hensikt å presentere Oslo kommunes behov nærmere, for å informere markedet og få markedets umiddelbarere respons på modeller prosjektet har skissert så langt. Videre ønsker prosjektet i konferansen å utfordre leverandørene på områder vi mener dagens IT-løsninger har svakheter i forhold til kommunens behov. Målgruppen for dialogkonferansen er leverandører av elektronisk dokumentbehandling, arkivering og journalføring. Dette inkluderer både leverandører av standard programvare og systemintegratorer med kunnskap og erfaring på området. Andre personer med kunnskap og erfaring på området har også anledning til å melde seg på. Oslo kommune oppfordrer leverandørene til å delta i dialogen med personer med god kunnskap og erfaring med helhetlig IT-arkitektur og løsningsdesign (funksjonelt, teknisk, arkivfaglig) på området dokumenthåndtering, arkivering, journalføring, generell saksbehandling, fagsystemer og nettbaserte publikumsløsninger.
Materiale brukt i konferansen legges ut på Oslo kommunes nettsider i etterkant av konferansen. Hverken leverandører som deltar i dialogprosessen, eller ikke deltar i dialogprosessen, vil diskvalifiseres fra senere deltagelse i anskaffelsesprosessen. Foreløpig program for dialogkonferansen 15. januar 2015 12.00 12.15 Registrering 12.15 13.30 Innledning, bakgrunn Presentasjon av Oslo kommunes overordnede mål, behov, utfordringer og identifiserte løsningskonsepter 13.30 13.45 Pause 13.45 14.45 Diskusjon av alternative løsningskonsepter 14.45 15.00 Pause 15.00 15.30 Oppsummering og videre prosess Dokumentasjon Ytterligere bakgrunnsdokumentasjon vil bli sendt før konferansen til påmeldte deltagere rett etter påmeldingsfristen, om lag en uke før konferansen. Dette og øvrige dokumenter og presentasjoner brukt før og under dialogkonferansen vil også bli gjort offentlig tilgjengelig på Oslo kommunes nettsider. Påmelding og informasjon Påmelding gjøres her: https://tjenester.oslo.kommune.no/arrangement/bestilling/bestilling.aspx?arrangement=ab9fc f2e-fa83-423d-b19c-37013a23b6e5 Frist for påmelding er 6. januar 2015 Det er noe begrenset med plass, så vi ber om at det ikke meldes på flere enn 2-3 deltagere fra hver virksomhet. For spørsmål kontakt: Jan Erik Ressem jan.erik.ressem@uke.oslo.kommune.no Tlf. 932 48 238