Møteprotokoll Kontrollutvalget Fredrikstad Møtedato: 09.12.2015, Tidspunkt: fra kl. 15:00 til kl. 17:50 Møtested: Rådhuset, møterom Østfold 2. etg Fra til saksnr.: 15/34 15/41 Frammøteliste Medlemmer Møtt Varamedlemmer Ingrid I Willoch, leder X Terje Moland Pedersen, nestleder X Marit Werner Haabeth X Håkon Aleksander Røssum X Odd Bergsdøl X Merknader Antall stemmeberettigede fremmøtte 5 av 5. Møtende fra sekretariatet: Anne-Karin F Pettersen og Bjørn Gulbrandsen Møtende fra revisjonen: administrerende direktør Laila Nagelhus, seksjonsleder Anders Svarholt, seksjonsleder Jolanta Betker, forvaltningsrevisorene: Lene Brudal, Constance Hauser og Lene Longva Stavem Møtende fra administrasjonen: rådmann Ole-Petter Finess, kommunalsjef Arne Rekdal Olsen til sak 15/34, virksomhetsleder Vei Lasse Henriksen til sak 15/36, Ordfører Jon-Ivar Nygård til kl. 16:20 Innkalling og dagsorden: Kontrollutvalgets møter er åpne. Dersom utvalget bestemmer at et møte, eller deler av et møte likevel skal holdes for lukkede dører, da skal avgjørelsen føres i møteboken og hjemmelen for avgjørelsen skal framgå (jf. Kl. 30 pkt. 4) Hvis møtelederen eller kontrollutvalget krever det, skal debatten om lukking av et møte holdes i lukket møte. Avstemningen skal skje i åpent møte (jf. Kl. 31a) Ved åpningen av møtet varslet leder at det ved behandlingen av sak 15/36 ville bli foreslått at denne saken ble behandlet i lukket møte. Før behandling av saken ble det for åpne dører vedtatt at saken skulle behandles for lukkede dører (hjemmel: Kl. 31 pkt. 4, Jf. Offl. 13, Forvl. 13, første ledd, pkt.1). Nærmere begrunnelse er gitt under sak 15/36.. Ingrid I Willoch, leder. Terje Moland Pedersen, nestleder
Kontrollutvalget Fredrikstads møte 09.12.2015 Sakliste PS 15/34 Forvaltningsrevisjonsrapport Minoritetsspråklige barn PS 15/35 Forvaltningsrevisjonsplan 2016-2017 PS 15/36 PS 15/37 PS 15/38 Revisjonsnotat vedrørende rammeavtale Uavhengighetserklæringer fra oppdragsansvarlige revisorer Rutine for godkjenning av kontrollutvalgets protokoller PS 15/39 Møteplan 1. halvår 2016 PS 15/40 PS 15/41 Referater og meldinger Eventuelt PS 15/34 Forvaltningsrevisjonsrapport Minoritetsspråklige barn 1. Kontrollutvalget tar forvaltningsrevisjonsrapport «Minoritetsspråklige barn», til etterretning. Kontrollutvalget finner det positivt at kommunen har iverksatt, og satset på, flere ulike tiltak til minoritetsspråklige barn og at tiltakene tilrettelegges og tilpasses på ulike måter for å møte brukergruppen. Kommunen har satt som mål å kartlegge og evaluere ressursbruk og resultat av iverksatte tiltak. Det er usikkert i hvilken grad dette er gjennomført. Kontrollutvalget merker seg at revisjonen stiller spørsmål ved om evaluering knyttet til norskopplæringen blir gjort i tilstrekkelig grad. Samtidig har kontrollutvalget forståelse for at det kan være en utfordring å finne språkkartleggingsvektøy som ivaretar det tospråklige perspektivet. Kontrollutvalget slutter seg til revisjonens anbefalinger: Det bør sikres at de ansatte ved helsestasjonene har oversikt over hvilke språktilbud det enkelte barn benytter seg av for å kunne gi tilpasset og relevant informasjon til Ansatte ved både helsestasjonen og barnehagene bør informere foreldre om at det tar inntil 5-7 år å lære et undervisningsspråk. Kommunen bør vurdere om innsats knyttet til språkopplæring også bør tilrettelegges for barn under 4 år sett i lys av tiden det tar for et barn å lære et undervisningsspråk. Det bør sikres at alle minoritetsspråklige foreldre er kjent med søknadsprosessen for tildeling av barnehageplass. Barnehagene bør vurdere å etablere «nye» møtearenaer for å inkludere minoritetsspråklige Kommunen bør tydeliggjøre sine forventinger og mål, og konkretisere på hvilken måte evaluering skal gjennomføres. 2. Kontrollutvalget foreslår for bystyret at rådmannen rapporterer om sin oppfølging til «rett utvalg». Kontrollutvalget vil selv rapportere til bystyret om rådmannens oppfølging i sin
årsmelding for 2016. 3. Rapporten sendes til bystyret med følgende innstilling 1. Bystyret tar forvaltningsrevisjonsrapport «Minoritetsspråklige barn», til etterretning Bystyret finner det positivt at kommunen har iverksatt, og satset på, flere ulike tiltak til minoritetsspråklige barn og at tiltakene tilrettelegges og tilpasses på ulike måter for å møte brukergruppen. Kommunen har satt som mål å kartlegge og evaluere ressursbruk og resultat av iverksatte tiltak. Det er usikkert i hvilken grad dette er gjennomført. Bystyret merker seg at revisjonen stiller spørsmål ved om evaluering knyttet til norskopplæringen blir gjort i tilstrekkelig grad. Samtidig har bystyret forståelse for at det kan være en utfordring å finne språkkartleggingsvektøy som ivaretar det tospråklige perspektivet. Bystyret ber derfor rådmannen om at: Det sikres at de ansatte ved helsestasjonene har oversikt over hvilke språktilbud det enkelte barn benytter seg av for å kunne gi tilpasset og relevant informasjon til Ansatte ved både helsestasjonen og barnehagene informerer foreldre om at det tar inntil 5-7 år å lære et undervisningsspråk. Kommunen vurderer om innsats knyttet til språkopplæring også bør tilrettelegges for barn under 4 år sett i lys av tiden det tar for et barn å lære et undervisningsspråk. Det sikres at alle minoritetsspråklige foreldre er kjent med søknadsprosessen for tildeling av barnehageplass. Barnehagene etablerer «nye» møtearenaer for å inkludere minoritetsspråklige Kommunen tydeliggjør sine forventinger om mål og ressursbruk, og konkretiserer på hvilken måte evaluering skal gjennomføres. 2. Bystyret ber rådmannen om å rapportere om sin oppfølging til <utvalg> innen < dato>. Forvaltningsrevisor Lena Longva-Stavem gjennomgikk rapportens hovedfunn og konklusjoner. Kontrollutvalget var enige om at Oppvekstutvalget er rett utvalg til å følge opp rapporten. Vedtaket ble ellers som innstillingen 1. Kontrollutvalget tar forvaltningsrevisjonsrapport «Minoritetsspråklige barn», til etterretning. Kontrollutvalget finner det positivt at kommunen har iverksatt, og satset på, flere ulike tiltak til minoritetsspråklige barn og at tiltakene tilrettelegges og tilpasses på ulike måter for å møte brukergruppen. Kommunen har satt som mål å kartlegge og evaluere ressursbruk og resultat av iverksatte tiltak. Det er usikkert i hvilken grad dette er gjennomført. Kontrollutvalget merker seg at revisjonen stiller spørsmål ved om evaluering knyttet til norskopplæringen blir gjort i tilstrekkelig grad. Samtidig har kontrollutvalget forståelse for at det kan være en utfordring å finne språkkartleggingsvektøy som ivaretar det tospråklige perspektivet.
Kontrollutvalget slutter seg til revisjonens anbefalinger: Det bør sikres at de ansatte ved helsestasjonene har oversikt over hvilke språktilbud det enkelte barn benytter seg av for å kunne gi tilpasset og relevant informasjon til Ansatte ved både helsestasjonen og barnehagene bør informere foreldre om at det tar inntil 5-7 år å lære et undervisningsspråk. Kommunen bør vurdere om innsats knyttet til språkopplæring også bør tilrettelegges for barn under 4 år sett i lys av tiden det tar for et barn å lære et undervisningsspråk. Det bør sikres at alle minoritetsspråklige foreldre er kjent med søknadsprosessen for tildeling av barnehageplass. Barnehagene bør vurdere å etablere «nye» møtearenaer for å inkludere minoritetsspråklige Kommunen bør tydeliggjøre sine forventinger og mål, og konkretisere på hvilken måte evaluering skal gjennomføres. 2. Kontrollutvalget foreslår for bystyret at rådmannen rapporterer om sin oppfølging til Oppvekstutvalget. Kontrollutvalget vil selv rapportere til bystyret om rådmannens oppfølging i sin årsmelding for 2016. 3. Rapporten sendes til bystyret med følgende innstilling 1. Bystyret tar forvaltningsrevisjonsrapport «Minoritetsspråklige barn», til etterretning Bystyret finner det positivt at kommunen har iverksatt, og satset på, flere ulike tiltak til minoritetsspråklige barn og at tiltakene tilrettelegges og tilpasses på ulike måter for å møte brukergruppen. Kommunen har satt som mål å kartlegge og evaluere ressursbruk og resultat av iverksatte tiltak. Det er usikkert i hvilken grad dette er gjennomført. Bystyret merker seg at revisjonen stiller spørsmål ved om evaluering knyttet til norskopplæringen blir gjort i tilstrekkelig grad. Samtidig har bystyret forståelse for at det kan være en utfordring å finne språkkartleggingsvektøy som ivaretar det tospråklige perspektivet. Bystyret ber derfor rådmannen om at: Det sikres at de ansatte ved helsestasjonene har oversikt over hvilke språktilbud det enkelte barn benytter seg av for å kunne gi tilpasset og relevant informasjon til Ansatte ved både helsestasjonen og barnehagene informerer foreldre om at det tar inntil 5-7 år å lære et undervisningsspråk. Kommunen vurderer om innsats knyttet til språkopplæring også bør tilrettelegges for barn under 4 år sett i lys av tiden det tar for et barn å lære et undervisningsspråk. Det sikres at alle minoritetsspråklige foreldre er kjent med søknadsprosessen for tildeling av barnehageplass. Barnehagene etablerer «nye» møtearenaer for å inkludere minoritetsspråklige Kommunen tydeliggjør sine forventinger om mål og ressursbruk, og konkretiserer på hvilken måte evaluering skal gjennomføres. 2. Bystyret ber rådmannen om å rapportere om sin oppfølging til Oppvekstutvalget innen < bystyret setter inn dato>.
PS 15/35 Forvaltningsrevisjonsplan 2016-2017 1. Kontrollutvalget vurderer det slik at følgende områder bør være gjenstand for forvaltningsrevisjon i perioden 2016-2017: (Legges fram uten innstilling fra sekretariatet. Overordnet analyse lister opp tema som kan være aktuelle (se vedlegg 1). 2. Kontrollutvalgets forslag til prioriteringer innarbeides i Forvaltningsrevisjonsplan 2016-2017, pkt. 3.1. 3. I hht. KL 77 pkt. 6 oppfordrer kontrollutvalget rådmannen til å avgi uttalelse til bystyret hvis rådmannen finner det hensiktsmessig. 4. Kontrollutvalgets forslag til Forvaltningsrevisjonsplan 2016-2017, sendes til bystyret til politisk behandling. 5. Kontrollutvalget innbyr bystyret til å fatte følgende vedtak: 1. Det skal i perioden 2016-2017 gjennomføres forvaltningsrevisjon i henhold til kontrollutvalgets forslag til Forvaltningsrevisjonsplan 2016-2017 (jf. pkt. 3.1 i planen). 2. Rammetimetallet til forvaltningsrevisjon settes til 1625 timer per år (I henhold til avtale mellom eierne av revisjonen). 3. Kontrollutvalget gis fullmakt til å foreta nærmere planlegging av forvaltningsrevisjonen, herunder vedta de enkelte undersøkelser/prosjektplaner og inngå avtaler gjennomføring med revisjonen. 4. Kontrollutvalget skal fortløpende sende forvaltningsrevisjonsrapporter til bystyret. Kontrollutvalget skal også rapportere resultatene av forvaltningsrevisjonen i årsmeldingen som sendes til bystyret. 5. Bystyret delegerer til kontrollutvalget å vurdere eventuelle behov for endringer i planen i planperioden. Rådmannens kommentarer til Overordnet analyse ble ettersendt til kontrollutvalget per mail 7.12 2015. Kontrollutvalget ønsker å videreføre prosjektet «Minoritetsspråklige barn» i ny plan, ved å fokusere på integrering og språkopplæring for minoritetsspråklige barn i grunnskolen. Kontrollutvalget var enige om at dette prosjektet skal gjennomføres først. Kontrollutvalget diskuterte forslagene til prosjekt i «overordnet analyse» og ble enige om hvilke øvrige prosjekter som skal prioriteres i perioden 2016-2017
1. Kontrollutvalget vurderer det slik at følgende områder bør være gjenstand for forvaltningsrevisjon i perioden 2016-2017: 1 Integrering og språkopplæring for minoritetsspråklige barn i grunnskolen 2 Offentlige anskaffelser med vekt på kontraktsoppfølging 3 Refusjoner 4 Spesialundervisning (skole) og spesialpedagogiske tiltak (Bh) 5 Barnevernets oppfølging av barn i hjelpetiltak, institusjon og fosterhjem 6 Forebyggende arbeid i hjelpetjenestene 7 Startlån 2. Kontrollutvalgets forslag til prioriteringer innarbeides i Forvaltningsrevisjonsplan 2016-2017, pkt. 3.1, og beskrives nærmere der. 3. I hht. KL 77 pkt. 6 oppfordrer kontrollutvalget rådmannen til å avgi uttalelse til bystyret hvis rådmannen finner det hensiktsmessig. 4. Kontrollutvalgets forslag til Forvaltningsrevisjonsplan 2016-2017, sendes til bystyret til politisk behandling. 5. Kontrollutvalget innbyr bystyret til å fatte følgende vedtak: 1. Det skal i perioden 2016-2017 gjennomføres forvaltningsrevisjon i henhold til kontrollutvalgets forslag til Forvaltningsrevisjonsplan 2016-2017 (nærmere beskrivelse jf. pkt. 3.1 i planen). 1 Integrering og språkopplæring for minoritetsspråklige barn i grunnskolen 2 Offentlige anskaffelser med vekt på kontraktsoppfølging 3 Refusjoner 4 Spesialundervisning (skole) og spesialpedagogiske tiltak (Bh) 5 Barnevernets oppfølging av barn i hjelpetiltak, institusjon og fosterhjem 6 Forebyggende arbeid i hjelpetjenestene 7 Startlån 2. Rammetimetallet til forvaltningsrevisjon settes til 1625 timer per år (I henhold til avtale mellom eierne av revisjonen). 3. Kontrollutvalget gis fullmakt til å foreta nærmere planlegging av forvaltningsrevisjonen, herunder vedta de enkelte undersøkelser/prosjektplaner og inngå avtaler gjennomføring med revisjonen. 4. Kontrollutvalget skal fortløpende sende forvaltningsrevisjonsrapporter til bystyret. Kontrollutvalget skal også rapportere resultatene av forvaltningsrevisjonen i årsmeldingen som sendes til bystyret. 5. Bystyret delegerer til kontrollutvalget å vurdere eventuelle behov for endringer i planen i planperioden.
PS 15/36 Revisjonsnotat vedrørende rammeavtale Sekretariatet anbefaler Kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Kontrollutvalget tar revisjonsnotatet vedrørende rammeavtale, til etterretning Kontrollutvalget påpeker viktigheten av at kommunen til enhver tid har tilfredsstillende rutiner ved oppfølging av rammeavtaler. Kontrollutvalget merker seg at rådmann vil iverksette tiltak for å imøtekomme notatets anbefalinger. 2. Kontrollutvalget inviterer rådmannen til møte 17. februar 2016 for å få en redegjørelse om kommunens tiltaksplan på revisjonens anbefalinger til rammeavtaler. 3. Kontrollutvalget ber samtidig revisjonen om en orientering om den utvidede kontrollen av fakturaer i tilknytning til seksjon Regulering og teknisk drift, (kontrollutvalgets vedtak i sak 15/7) Møtet var lukket under behandlingen av denne saken: Begrunnelse: leder og nestleder har hatt møte med varsler som de ønsket å informere kontrollutvalget om. Av hensyn til varslers fortelling og anonymitet og ble møtet lukket med følgende hjemmel: Kl. 31 pkt. 4, Jf. Offl. 13, Forvl. 13, første ledd, pkt.1 På grunnlag av opplysninger som framkom, bestemte kontrollutvalget at saken skulle sendes tilbake til revisjonen for videre undersøkelser. Kontrollutvalget sender saken tilbake til revisjonen for videre undersøkelser PS 15/37 Uavhengighetserklæringer fra oppdragsansvarlige revisorer 1. Uavhengighetserklæring fra oppdragsansvarlige revisorer, tas til etterretning Vedtaket ble som innstillingen 1. Uavhengighetserklæring fra oppdragsansvarlige revisorer, tas til etterretning PS 15/38 Rutine for godkjenning av kontrollutvalgets protokoller 1. Kontrollutvalget medlemmer, eller minimum leder og nestleder «forhånds godkjenner» protokollen på e-post. 2. Protokollen sendes ut og publiseres på hjemmesiden. 3. 4. Protokollen godkjennes formelt i neste møte. Protokollen undertegnes da av leder og nestleder. Ved fravær undertegnes protokollen av en/to tilstedeværende medlemmer i det aktuelle møtet. Kontrollutvalget velger da hvem dette skal være.
Vedtak ble som innstillingen 1. Kontrollutvalget medlemmer, eller minimum leder og nestleder «forhånds godkjenner» protokollen på e-post. 2. Protokollen sendes ut og publiseres på hjemmesiden. 3. 4. Protokollen godkjennes formelt i neste møte. Protokollen undertegnes da av leder og nestleder. Ved fravær undertegnes protokollen av en/to tilstedeværende medlemmer i det aktuelle møtet. Kontrollutvalget velger da hvem dette skal være. PS 15/39 Møteplan 1. halvår 2016 1. Med forbehold om endringer, fastsetter kontrollutvalget følgende møtedager for sin virksomhet i 1. halvår 2016: 17. februar 30. mars 18. mai (regnskapsmøte) 15. juni Møtestart kl. 15.00 Kontrollutvalgets møteplan 1. halvår 2016 ble bestemt slik: Onsdag 17. februar Tirsdag 29. mars Tirsdag 24. mai (regnskapsmøte) Onsdag 22. juni 1. Med forbehold om endringer, fastsetter kontrollutvalget følgende møtedager for sin virksomhet i 1. halvår 2016: Onsdag 17. februar Tirsdag 29. mars Tirsdag 24. mai (regnskapsmøte) Onsdag 22. juni Møtestart kl. 16.30 PS 15/40 Referater og meldinger 1. Referater og meldinger tas til orientering Vedtak ble som innstilling 1. Referater og meldinger tas til orientering
PS 15/41 Eventuelt Kontrollutvalget fikk utdelt årsplan for 2016 Det ble bestemt at Ingrid Willoch og Marit Haabeth drar på kontrollutvalgskonferansen på Gardermoen 3-4 februar. Sekretariatet melder dem på. Ingrid Willoch og Marit Haabeth drar på kontrollutvalgskonferansen på Gardermoen 3-4 februar