kommunee MØTEPROTOKOLL Kontrollutvalet Dato: 17.09.12 Kl.: 10.00 14.30 Stad: Kommunestyresalen Saknr.: 27/12 34/12 MØTELEIAR Gro Rydland (Sp) DESSE MØTTE Ove Gjerde (Ap) Svein Lunde (Krf) møtte som vara for Helga Nøtland Auestad Johannes Koløen (H) FORFALL Helga Nøtland Auestad (Krf) Ove Raunholm (Frp) vararepresentant var innkalla, men hadde ikkje høve til å møta DESSUTAN MØTTE Deloitte AS v/tone Mari Dale Frå møtte: - Rådmann Atle Tornes i alle orienteringssakene (sak 29/12) - Leiar ved servicetorget Kristin Meland i orienteringssak nr.1 - Kontorsjef Halvard Wiik i orienteringssak nr.2 - Personalrådgjevar Sigrid Fossum i orienteringssak nr. 2 - Økonomisjef Trond Salmo i orienteringssak nr.4 - Varabrannsjef Torgeir Steien i orienteringssak nr.3 og nr.5 Hordaland fylkeskommune, sekretariat for kontrollutvalet v/ Kari Nygard. Sakliste: Saknr. Sak 27/12 Godkjenning av innkalling og sakliste 28/12 Godkjenning av protokoll frå møte 23.05.12. 29/12 Orienteringssaker 30/12 Meldingar 31/12 Sunnhordland Interkommunale Miljøverk (SIM) rapport etter selskapskontroll 32/12 Framlegg til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet for 2013 33/12 Oppstart av prosjekt innan forvaltningsrevisjon 34/12 Gjennomgang av møteprotokollar. 1
27/12 GODKJENNING AV INNKALLING OG SAKLISTE Det framkom ikkje merknader til innkalling og sakliste. VEDTAK Innkalling og sakliste vart samrøystes godkjend. 28/12 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRÅ MØTE 23.05.12 Det framkom ikkje merknader til protokoll frå møte 23.05.12. VEDTAK Protokollen frå møte 23.05.12 vart samrøystes godkjend. 29/12 ORIENTERINGSSAKER Desse orienteringssakene vart lagt fram: Nr. Frå: Orientering vedr.: 1 Rådmann / Rutinar for føring av møteprotokollar, underskrifter, referatsaker og arkivrutinar 2 Rådmann / Prosjekt nr. 1 i Plan for forvaltningsrevisjon: Personalforvaltning og HMT o System og rutinar, rekruttering,, sjukefråvær, vikarbruk og regeletterleving 3 Rådmann / Avisartikkel i BT Uroa for olja kraft Kva ansvar har Fitjar kommune i slike saker? 4 Rådmann / økonomisjef Budsjettrapport for 1. halvår og finansforvaltningsrapport 5 Rådmannn / Avisartikkel i BT Hogg skog i reservat Kva ansvar har Fitjar kommune i slike saker? 6 Rådmann / Orientering om stoda i sak om flytedokk Kontrollutvalet tek orienteringane til orientering. HANDSAMING I MØTE Nr. Frå: Orientering vedr.: 1 Rådmann / Leiar for servicekontoret Kristin Meland orienterte om rutinar for føring av møteprotokollar, underskrifter, referatsaker og arkivrutinar. Rådmann var og tilstades og supplerte orienteringa. Det kan av og til vera utfordring når det gjeld å henta inn underskrifter frå politikarar. For å få skriftlege svar på spørsmål i møte krev det og at spørsmålet er levert skrifteleg. Då vert dette lagt ved møteprotokollar. Arkivrutinane til kommunen vart og drøfta. Kontrollutvalet kom med kommentarar til orienteringa og tok informasjonen til orientering. 2
2 Rådmann / 3 Rådmann / 4 Rådmann / økonomisjef 5 Rådmannn / 6 Rådmann / Kontorsjef Hallvard Wiik og personalrådgjevar Sigrid Fossum orienterte om Personalforvaltning og HMT. Rådmann var og tilstades. Det vart orientert om: Rutinar for rekruttering ligg i personalplan Det vert nytta elektronisk skjema for jobbsøking, men dette fungerer ikkje optimalt. Sjukefråvær og melding av sjukefråvær Vikarbruk Regeletterleving i høve til arbeidstakarregister, arbeidsavtalar og lønn. Fitjar kjøper tenester hjå Stord når det gjeld lønnsarbeid. HMT-system, dokumentasjon og avvikssystem. Det vart opplyst at det er bestemt å innføra / ta i bruk Kvalitetslosen Kontrollutvalet kom med spørsmål og kommentarar som det vart svara på. Informasjonen vart teke til orientering. Varabrannsjef Torgeir Steien orienterte om Fitjar kommune sitt ansvar når det gjeld ROS (risiko, sikkerheit, forureiningsfare og brann) i samband med Midtfjellet Vindpark. Rådmann var og tilstades. Det vart opplyst at kommunen ikkje har noko særskilt ansvar, og at tilstrekkeleg ROS-ansvar er ivareteke. Det vart og vist til informasjon som var gjeve på siste formannskapsmøte, og som ligg i referatet frå dette møte. Kontrollutvalet tek informasjonen til orientering. Økonomisjef orienterte om budsjettrapport for 1. halvår og finansforvaltningsrapport. Rådmann var og tilstades. Kontrollutvalet kommenterte at det vert rapportert på ein god måte når det gjeld økonomiarbeid, og informasjonen vart teke til orientering. Varabrannsjef Torgeir Steien orienterte om bakgrunn for det som kjem fram i avisartikkel i BT Hogg skog i reservat. Rådmann var og tilstades. Det vart drøfta kva som var Fitjar kommune sitt ansvar i slike saker. Kontrollutvalet peika på at det er viktig å kvalitetssikra avgjerder i slike saker for ettertida. Orienteringa vart teke til orientering. Rådmann orienterte om stoda i sak om flytedokk. Søknad om demontering av dokken (på staden der den ligg), er sendt til Fylkesmannen. Kommunen vil følgja aktivt opp / følgja med i korleis denne saka vert løyst. Det var ingen orienteringssaker under ymse. VEDTAK: Kontrollutvalet tek orienteringane og informasjonen til orientering. 30/12 MELDINGAR Desse meldingane vart lagt fram: Nr. Melding frå: Melding vedr.: 1 Kommunestyret Aktuelle vedtak å melda til kontrollutvalet: Vedtak i sak Plan for forvaltningsrevisjon 2012 2016 Vedtak i sak Plan for selskapskontroll 2012 2016 2 Sekretariatet Rekneskapsoversyn KUV-budsjett pr. august 2012 Kontrollutvalet tek meldingane til orientering. 3
Nr. Melding frå: Melding vedr.: 1 Kommunestyret Aktuelle vedtak frå kommunestyret vart gjennomgått og kommentert. Kontrollutvalet har merka seg at kommunestyret valde å ta ut Fitjar Kraftlag frå prioriterte prosjekt i plan for selskapskontroll. Kontrollutvalet tek meldinga til orientering. 2 Sekretariatet Rekneskapsoversyn KUV-budsjett pr. august 2012 vart gjennomgått, og det vart orientert om kva som er disponibelt for resten av året. Sekretariatet oppdaterer endelege tal til neste møte. Det må og gjerast ei vurdering på om det er naudsynt å be om tilleggsløyving i 2012. - Mail frå Ove Raunholm vedr. sak som gjeld vatn- og avlaupsplan vart delt ut og gjennomgått. Problemstillinga som er teke opp vil truleg bli løyst i løpet av hausten. Kontrollutvalet vil ha ei orientering om dette vert følgd opp i første møte i 2013. - Avisartikkel om tjuvjakt i Fitjar, på kommunen sin eigedom, vart teke opp. Det er uklare tilhøve når det gjeld kven som ansvar for å løysa slike saker. Viltnemnda er kontakta. Tjuvjakta har skjedd på kommunen sin eigedom / område. Kontrollutvalet ønskjer å få informasjon om rutinar for dette området og kva mynde viltnemnda har i slike høve. Sekretariatet syter for oppfølging av nokre av meldingane. Kontrollutvalet tek dei andre meldingane til orientering. 31/12 SUNNHORDLAND INTERKOMMUNALE MILJØVERK (SIM) RAPPORT ETTER SELSKAPSKONTROLL FORSLAG TIL INNSTILLING: PKT 1 Kommunestyret ber rådmann syta for: 1. Utarbeida forslag til eigarskapsmelding for kommunen som gjev overordna føringar for eigarstyring. 2. Samhandling med SIM IKS, med målsettinga om å etablera årleg eigarmøte mellom kommunen og SIM IKS. 3. Forslag til kommunestyret om kriterium for kva som skal vektleggast ved utnemning av styrerepresentantar til selskap kommunen har eigarskap i. 4. Å sikra praktisk opplegg og regelmessig gjennomføring av obligatorisk opplæringsprogram for styre- og generalforsamlings-representantar. 5. Forslag til kommunestyret om korleis kommunen kan etablera praksis med at kommunestyret handsamar saker som skal opp i representantskapsmøte i SIM IKS. 6. Å sikra regelmessig informasjonsutveksling mellom representantskapsmedlemmane og administrativt nivå i kommunen. 7. Å etablera rutinar som gjer det mogleg å følgja opp at SIM IKS driv i samsvar med gjeldande regelverk. 8. At det vert laga ein handlingsplan som syner korleis dette arbeidet skal følgjast opp vidare. Handlingsplanen skal leggast fram for kommunestyret, med kopi til kontrollutvalet. Frist for framlegging vert sett til 01.01.13. PKT 2 Kommunestyret ber Fitjar kommune sine eigarrepresentantar i SIM IKS syta for oppfølging av tilrådingane i kapittel 10 i rapporten: 1. At alle prosessar knytt til prissetting av tenester mellom SIM Næring og SIM Tankrenovasjon blir utført av tilsette utan eigarinteresser i SIM Tankrenovasjon AS. 4
2. At representantskapet vurderer å inkludere følgjande endringar i selskapsavtalen for å auke moglegheita for styring og kontroll: - Pålegge styret auka rapporteringsplikt (t.d. saker av prinsipiell eller politisk karakter) - Fastsette krav til kva saker som skal handsamast i representantskapet (t.d. saker av prinsipiell karakter/rutinar i dotter- / dotterdotterselskap) jf. 7, andre ledd i IKS-lova. 3. At det blir gjennomført årleg eigarmøte mellom selskapet og dei einskilde eigarkommunane. 4. At det blir klargjort kva rolle og forpliktingar SIM Næring AS og SIM Tankrenovasjon AS skal ha ovafor morselskapet. 5. At SIM IKS sikrar at alle rutinar er oppdaterte, basert på gjeldande regelverk og i samsvar med overordna kvalitetsdokument for selskapet. 6. At SIM IKS utarbeider rutinar for korleis selskapet skal handtere innkjøp der dotter- / dotterdotterselskap er potensielle tilbydarar, og gjer rutinane kjent for eigarane. 7. At det blir avklart korleis eigarkommunane har tildelt oppdraget til SIM IKS (einerett eller eigenregi), og om krava til denne tildelingsforma er tilfredsstilt. 8. At SIM IKS gjer naudsynte endringar i sjølvkostrekneskapen slik at selskapet sin praksis blir i samsvar med retningslinjene for sjølvkost. Tone Mari Dale frå Deloitte presenterte rapporten og gjennomgjekk kva vurderingar som er gjort etter arbeidet, samt dei tilrådingar som ligg føre. Deretter vart framlegg til innstilling gjennomgått. Kontrollutvalet stilte spørsmål undervegs, og kom med synspunkt og kommentarar til innhaldet i rapporten. Det vart peika på at det er ein god rapport som gjev eit godt bilete, både av Fitjar kommune sitt arbeid med eigarskapsforvaltning, og situasjonen i SIM IKS. Konklusjonen etter drøfting var at kontrollutvalet vil ha inn tre endringar i si innstilling til kommunestyret, desse endringane er: 1. I pkt. 1, underpunkt 6 skal koma fram at det må vera informasjonsutveksling mellom representantskapsmedlemmane og både administrativt nivå og politisk nivå. 2. I pkt. 2, underpunkt 1 vil utvalet at ordet tilsette skal bytast ut med uavhengige partar. 3. Så vil kontrollutvalet ha eit eige nytt punkt som pålegg SIM IKS å implementera og ta i bruk etiske retningslinjer i selskapet. (Dette er ført opp som nytt pkt.5, slik at tilrådd pkt.5 vert pkt.6 i innstillinga osv.) Med desse endringane vart innstillinga samrøystes vedteke. Kontrollutvalet vil og at Deloitte er tilstades i kommunestyret når saka kjem opp, for å presentera rapporten og kunna svara på eventuelle spørsmål i kommunestyremøtet. INNSTILLING: PKT 1 Kommunestyret ber rådmann syta for: 1. Utarbeida forslag til eigarskapsmelding for kommunen som gjev overordna føringar for eigarstyring. 2. Samhandling med SIM IKS, med målsettinga om å etablera årleg eigarmøte mellom kommunen og SIM IKS. 3. Forslag til kommunestyret om kriterium for kva som skal vektleggast ved utnemning av styrerepresentantar til selskap kommunen har eigarskap i. 5
4. Å sikra praktisk opplegg og regelmessig gjennomføring av obligatorisk opplæringsprogram for styre- og generalforsamlings-representantar. 5. Forslag til kommunestyret om korleis kommunen kan etablera praksis med at kommunestyret handsamar saker som skal opp i representantskapsmøte i SIM IKS. 6. Å sikra regelmessig informasjonsutveksling mellom representantskapsmedlemmane og administrativt og politisk nivå i kommunen. 7. Å etablera rutinar som gjer det mogleg å følgja opp at SIM IKS driv i samsvar med gjeldande regelverk. 8. At det vert laga ein handlingsplan som syner korleis dette arbeidet skal følgjast opp vidare. Handlingsplanen skal leggast fram for kommunestyret, med kopi til kontrollutvalet. Frist for framlegging vert sett til 01.01.13. PKT 2 Kommunestyret ber Fitjar kommune sine eigarrepresentantar i SIM IKS syta for oppfølging av tilrådingane i kapittel 10 i rapporten: 1. At alle prosessar knytt til prissetting av tenester mellom SIM Næring og SIM Tankrenovasjon blir utført av tilsette utan eigarinteresser i SIM Tankrenovasjon AS. 2. At representantskapet vurderer å inkludere følgjande endringar i selskapsavtalen for å auke moglegheita for styring og kontroll: o Pålegge styret auka rapporteringsplikt (t.d. saker av prinsipiell eller politisk karakter) o Fastsette krav til kva saker som skal handsamast i representantskapet (t.d. saker av prinsipiell karakter/rutinar i dotter- / dotterdotterselskap) jf. 7, andre ledd i IKS-lova. 3. At det blir gjennomført årleg eigarmøte mellom selskapet og dei einskilde eigarkommunane. 4. At det blir klargjort kva rolle og forpliktingar SIM Næring AS og SIM Tankrenovasjon AS skal ha ovafor morselskapet. 5. At SIM IKS syter for at etiske retningslinjer for selskapet vert implementert og teke i bruk. 6. At SIM IKS sikrar at alle rutinar er oppdaterte, basert på gjeldande regelverk og i samsvar med overordna kvalitetsdokument for selskapet. 7. At SIM IKS utarbeider rutinar for korleis selskapet skal handtere innkjøp der dotter- / dotterdotterselskap er potensielle tilbydarar, og gjer rutinane kjent for eigarane. 8. At det blir avklart korleis eigarkommunane har tildelt oppdraget til SIM IKS (einerett eller eigenregi), og om krava til denne tildelingsforma er tilfredsstilt. 9. At SIM IKS gjer naudsynte endringar i sjølvkostrekneskapen slik at selskapet sin praksis blir i samsvar med retningslinjene for sjølvkost. 32/12 FRAMLEGG TIL BUDSJETT FOR KONTROLL- OG TILSYNSARBEIDET FOR 2013 FORSLAG TIL VEDTAK Kontrollutvalet godkjenner budsjettforslaget slik det ligg føre. Budsjettforslaget vert å sende til kommunestyret i Fitjar kommune for vidare handsaming. HANDSAMING I MØTE: Framlegg til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet vart drøfta. Postane vart gjennomgått og kommentert. Sekretariatet får i oppdrag å undersøkja om det er rette satsar for møtegodtgjersle og tapt arbeidsforteneste som er lagt inn. Det kom ikkje framlegg til endringar, og budsjettframlegget vart samrøystes vedteke. Saka vert å senda vidare til kommunestyret via formannskapet. 6
VEDTAK Kontrollutvalet godkjenner budsjettforslaget slik det ligg føre. Budsjettforslaget vert å sende til kommunestyret i Fitjar kommune for vidare handsaming. 33/12 OPPSTART AV PROSJEKT INNAN FORVALTNINGSREVISJON 1. Kontrollutvalet ber Deloitte gjennomføra forvaltningsrevisjon innan.. 2. Deloitte vert beden om å levera forslag til prosjektplan i tråd med dei føringar utvalet har gjeve, inkludert føremål, problemstillingar, ev. avgrensingar, samt ressursbruk for prosjektet. 3. Forslag til prosjektplan skal leverast til sekretariatet innan 4. Prosjektplanen skal handsamast i neste møte i kontrollutvalet. HANDSAMING I MØTE Det vart drøfta om saka burde utsetjast til neste møte. Framlegg om å utsetja saka vart samrøystes vedteke. VEDTAK: Sak om oppstart av prosjekt innan forvaltningsrevisjon vert utsett til neste møte. 34/12 GJENNOMGANG AV MØTEPROTOKOLLAR FORSLAG TIL VEDTAK Kontrollutvalet tek møteprotokollane til orientering Møteprotokollar vart gjennomgått og enkelte saker vart kommentert. Det var ikkje saker ein ønskte å følgja vidare opp på noverande tidspunkt. Forslag til vedtak vart samrøystes vedteke. VEDTAK Kontrollutvalet tek møteprotokollane til orientering YMSE Det var ingen saker å ta opp under ymse. Gro Rydland Møteleiar Kari Nygard Sekretær 7