Konkurransegrunnlag for anskaffelse av: Røyke-, salgs- og skjenkekontrolltjenester i Hammerfest kommune Kunngjort i DOFFIN-basen 15.10.07 1
Regler og prosedyrer for leveransen Anskaffelsen er omfattet av lov om offentlige anskaffelser 16. juli 1999 nr. 69 (LOA) og forskrift om offentlig anskaffelser 2006-04-07 nr. 402 (FOA). For denne anskaffelsen gjelder FOA del I. Denne anskaffelsen følger prosedyren for åpen anbudskonkurranse, jf. FOA 4-2 a. Det er ikke anledning til å forhandle i denne prosedyren, og TJENESTEYTEREN må derfor synliggjøre sin kvalitet og tilbudt løsning i henhold til kravspesifikasjonen gjennom tydelig og grundig dokumentasjon som bekrefter og viser at kravene i konkurransegrunnlaget er innfridd. Anskaffelsen er kunngjort i DOFFIN-basen den 15. oktober 2007. 1.1 Planlagt fremdrift Det er lagt opp til følgende tidsrammer for gjennomføring av konkurransen frem til kontrakt inngås. Datoene nedenfor med unntak av tilbudsfristen er foreløpige og kan bli endret. Planlagte milepæler Frister Tilbudsfrist 22.11.07 Oppdragsgiver gir skriftlig melding om valg av 06.12.07 TJENESTEYTER Frist for eventuell klage på valg av TJENESTEYTER 13.12.07 Kontrakt inngås 14.12.07 1.2 Tilleggsopplysninger TJENESTEYTERENE kan be om tilleggsopplysninger til konkurransegrunnlaget fra OPPDRAGSGIVER. Forespørsel om tilleggsopplysninger som er fremsatt i tilstrekkelig tid før tilbudsfristen vil besvares av OPPDRAGSGIVER senest 6 dager før tilbudsfristens utløp, jf. FOA 8-2 (2). Svaret sendes til samtlige som har mottatt konkurransegrunnlaget. 1.3 Kontaktperson hos oppdragsgiver: Navn Postadresse Gateadresse E-post Anne Sundøy Hammerfest kommune, Sentraladministrasjonen, Postboks 1224K, 9600 Hammerfest Hammerfest kommune, Sentraladministrasjonen, Rådhuset, 9600 Hammerfest anne.sundoy@hammerfest.kommune.no Skriftlig henvendelse om tilleggsopplysninger merkes røyke-, salgs- og skjenkekontroller. 1.4 Endring i konkurransegrunnlaget Innen tilbudsfristens utløp kan OPPDRAGSGIVER foreta endringer som ikke er vesentlige i konkurransegrunnlaget, jf. FOA 8-2 (1). Alle endringer vil umiddelbart sendes alle som har mottatt konkurransegrunnlaget. Oppdragsgiver kan gi en forlengelse av tilbudsfristen dersom endringer kommer så sent at det blir vanskelig for TJENESTEYTERENE å ta hensyn til det i tilbudet. 2
2 Krav til TJENESTEYTERens kvalifikasjoner 2.1 Obligatoriske og ufravikelige krav Dokumentasjon Skatteattest for merverdiavgift Skatteattest for skatt HMS-egenerklæring Skatteattester TJENESTEYTERER skal fremlegge skatteattester for merverdiavgift og skatt (skjema RF- 1244). Skatteattestene for både skatt og merverdiavgift kan bestilles fra TJENESTEYTERENS lokale skatteoppkreverkontor eller skattefogdkontor. Attestene skal foreligge innen tilbudsfristens utløp og skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra tilbudsfristens utløp. HMS-egenerklæring TJENESTEYTERER skal framlegge en egenerklæring om at TJENESTEYTEREN oppfyller, eller ved eventuelt tildeling av kontrakt vil oppfylle, lovbestemte krav i Norge når det gjelder helse, miljø og sikkerhet. Egenerklæringen skal foreligge innen tilbudsfristens utløp. Skjema for HMS-egenerklæring. 2.2 TJENESTEYTERENS organisatoriske og juridiske stilling Kvalifikasjonskrav Det kreves at TJENESTEYTEREN har et lovlig etablert foretak Dokumentasjon Firmaattest fra Brønnøysundregistrene eller tilsvarende register i det land foretaket er registrert 2.3 TJENESTEYTERENS økonomiske og finansielle stilling Kvalifikasjonskrav Det kreves tilstrekkelig økonomi for å kunne gjennomføre den aktuelle kontrakten Dokumentasjon Foretakets siste årsberetning og nyere opplysninger som har relevans til foretakets regnskapstall Foretakets årsregnskap eller utdrag fra dette for 2006 og foreløpige tall for 2007 Det kan også legges ved annen dokumentasjon som vil være relevant for å vise TJENESTEYTERENS økonomiske stilling 2.4 TJENESTEYTERENS faglige kvalifikasjoner Kvalifikasjonskrav Det kreves at TJENESTEYTEREN har relevant erfaring fra leveranse av de tilbudte tjenestene. Dokumentasjon Oversikt over de viktigste tjenesteavtaler de siste 3 årene, inkludert hvilken kunde, størrelse og verdi på tjenestene, tidspunkt, en beskrivelse av tjenestene og referansepersoner hos de ulike kundene. 3
3 Krav til tilbudet 3.1 Levering av tilbudet Tilbud skal gis på grunnlag av de dokumenter som er angitt i dette konkurransegrunnlaget. Tilbudet skal være skriftlig og inneholde et tilbudsbrev som skal være datert og undertegnet av bemyndiget person. I tilbudsbrevet skal det klart fremkomme hvem som er TJENESTEYTERENS kontaktperson samt kontaktpersonens stilling, telefonnummer og e- postadresse. Forsendelsen skal være merket: Tilbud avtale om røyke-, salgs- og skjenkekontroller. Tilbudet kan leveres direkte til leveringsadressen eller sendes med post. 3.2 Utforming av tilbudet Komplett tilbud skal ha følgende disposisjon og bestå av følgende punkter: Tilbudsbrev. Det skal i tilbudsbrevet opplyses om hvorvidt alle krav er imøtekommet og hvorvidt tjenestene kan leveres Dokumentasjon på krav til TJENESTEYTERENS kvalifikasjoner Skatteattester for skatt og merverdiavgift (RF1244) HMS-egenerklæring Organisatorisk og juridisk stilling Økonomisk og finansiell stilling Faglige kvalifikasjoner 3.3 Tilbudsfrist Siste frist for mottak av tilbud er 22.11.2007 kl. 12.00. Tilbudet skal være mottatt av OPPDRAGSGIVER på innleveringsstedet, jf. punkt 3.5, før utløpet av tilbudsfristen. Tilbud som mottas for sent vil bli avvist. 3.4 Vedståelsesfrist TJENESTEYTEREN er bundet av tilbudet til 17.01.2008 kl 12.00. 3.5 Innleveringssted Tilbudet bes sendes eller leveres til: Postadresse: Gateadresse: Hammerfest kommune, v/anne Sundøy Hammerfest kommune, v/anne Sundøy Postboks 1224 K Rådhuset 9600 Hammerfest 9600 Hammerfest 3.6 Alternative tilbud Alternative tilbud vil ikke bli vurdert, jf. FOA 11-4. 3.7 Tilbud på deler av oppdraget Det er ikke anledning til å gi tilbud på ett eller flere av områdene. 3.8 Endre og tilbakekalle tilbud Et tilbud kan tilbakekalles eller endres inntil tilbudsfristens utløp, jf. FOA 11-5. Tilbakekalling skal skje skriftlig. Endring av tilbudet er å betrakte som et nytt tilbud og skal utformes i samsvar med punkt 3.1 og 3.2. 4
4 Oppdragsgivers behandling av tilbudene 4.1 Avvising av TJENESTEYTERer Oppdragsgiver skal etter FOA 11-10 (1) avvise TJENESTEYTERER som: ikke oppfyller krav som er satt for TJENESTEYTERENS deltakelse i konkurransen, jf. punkt 2 med forbehold av FOA 12-3 har unnlatt å innlevere skatteattester jf. FOA 8-7 med forbehold av FOA 12-3 har unnlatt å innlevere HMS-egenerklæring jf FOA 8-8 med forbehold av FOA 12-3 OPPDRAGSGIVER kjenner til er rettskraftig dømt for deltakelse i en kriminell organisasjon eller for korrupsjon, bedrageri eller hvitvasking av penger, og der ikke allmenne hensyn gjør det nødvendig å inngå kontrakt med TJENESTEYTEREN Oppdragsgiver kan også avvise TJENESTEYTERER dersom noen av vilkårene i FOA 11-10 (2) er tilstede. 4.4 Avvising av tilbud Oppdragsgiver skal etter FOA 11-11 (1) avvise tilbudet når det: ikke er levert innen fastsatte frister ikke er i samsvar med FOA 11-2 første og annet ledd er et alternativt tilbud avgitt i strid med pkt 3.8 ovenfor og FOA 11-4, inneholder vesentlige avvik fra kravspesifikasjon i konkurransegrunnlaget på grunn av avvik, forbehold, feil, ufullstendigheter, uklarheter eller lignende kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal bedømmes i forhold til de øvrige tilbudene Oppdragsgiver kan også etter FOA 11-11 (2) avvise tilbudet når det: ikke inneholder alle de opplysninger, oppgaver mv. som er forlangt ikke oppgir prisen slik som forutsatt i konkurransegrunnlaget virker unormalt lavt i forhold til ytelsene som tilbys ikke er undertegnet 4.5 Avklaring og retting av åpenbare feil Oppdragsgiver har adgang til å be om avklaringer av tilbudene innenfor rammen av FOA 12-1 (2). Videre kan OPPDRAGSGIVER rette åpenbare feil i tilbudet, dersom det ikke er tvil om hvordan feilen skal rettes, jf. FOA 12-1 (3). 5 Avgjørelsen av konkurransen 5.1 Tildelingskriterier Tildelingen skjer på grunnlag av hvilket tilbud som er det økonomisk mest fordelaktige, basert på følgende kriterier: Kvalitet på tilbudte tjenester vurdert på basis av dokumentasjon av hvordan de tilbudte tjenestene møter kravene i konkurransegrunnlaget Pris for hvert enkelt type kontroll og total pris Forbehold til kontrakten som har økonomisk og/eller risikomessig konsekvens for OPPDRAGSGIVER Kriteriene er oppgitt i prioritert rekkefølge. 5
5.2 Innstilling på kontraktstildeling Alle deltakerne vil samtidig og i rimelig tid før kontrakt inngås få skriftlig melding om hvilken TJENESTEYTER OPPDRAGSGIVER vil tildele kontrakt, jf. FOA 13-3 (1). Med kontrakt er inngått menes tidspunktet da begge parter undertegner kontrakten. Meldingen vil inneholde en begrunnelse for valget og gi en frist for TJENESTEYTEREN til eventuelt å klage over beslutningen. 5.3 Avlysing av konkurransen og totalforkastelse Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å avlyse konkurransen dersom det foreligger saklig grunn, jf. FOA 13-1 (1). Oppdragsgiver kan forkaste alle tilbudene dersom resultatet av konkurransen gir saklig grunn for det, jf. FOA 13-1 (2). 5.4 Oppdragsgivers opplysningsplikt Oppdragsgiver skal gi skriftlig melding med en kort begrunnelse, jf. FOA 11-14, dersom: TJENESTEYTEREN eller tilbudet avvises OPPDRAGSGIVER beslutter å forkaste samtlige tilbud eller avlyse konkurransen, TJENESTEYTEREN kan skriftlig anmode om en nærmere begrunnelse for hvorfor tilbudet er avvist eller ikke ble valgt, jf. FOA 11-14 (4). Oppdragsgiver vil svare på denne henvendelsen senest 15 dager etter at anmodningen er mottatt. 6